Как писать служебные записки руководству образец

Инструкция: составляем служебную записку

Служебная записка — это внутренний документ учреждения, цель которого — донести до руководства и других сотрудников важную информацию и побудить к принятию определенных решений. Это способствует усовершенствованию процесса управления ресурсами организации, эффективности ее работы.

В каких случаях составляется и кем

В любой организации возникает ситуация, когда сотрудники оповещают руководство о возникших проблемах, просят пояснить возникшие обстоятельства или предлагают пути решения рабочих вопросов. Для этого и используют образец, как правильно написать служебную записку. Они бывают:

Причиной создания является инициатива сотрудников или устное или письменное указание руководителя.

Требования к документу

В перечне первичных учетных документов, применяемых государственными учреждениями, определяемых Приложением № 1 Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, нет унифицированной формы, чтобы составлять эту бумагу. Она пишется в произвольной форме на чистом листе бумаги формата А4. При необходимости в организации с разветвленной структурой возможна разработка этого бланка.

Образец формы служебной записки содержит реквизиты, позволяющие быстро сориентировать пользователей в сути документа, его источнике, актуальности даты и порядковом номере. Этот документ не подлежит обязательной регистрации. Но организация может решить их регистрировать, например, для контроля.

Важные особенности и формулировки

В деловом поведении, особенно у госслужащих, должна соблюдаться этика. Служебная записка «Довожу до вашего сведения» не отвечает требуемым высоким этическим нормам. Написать о нарушении трудового распорядка можно проще, пропустить в докладной фразу «довожу до вашего сведения» и сразу начать излагать факты и суть происшествия. Например: «Вчера, 13.09.2019, было сорвано занятие в учебном классе из-за…».

Если в учреждении принят электронный документооборот, образец, как писать служебную записку в электронном виде не имеет существенных отличий. При отправке по электронной почте запросите уведомление о том, что письмо прочитано адресатом.

Пошаговое составление

Правило работы со служебной запиской состоит из нескольких шагов:

Если директор не написал отказ, только его положительная резолюция является основанием для принятия каких-либо мер или выполнения работ.

Рассмотрим ситуацию, когда заместитель директора сост авляет служебку на имя руководителя учреждения. Допустим, ему необходимо получить разрешение для доступа сотрудников сторонних фирм на территорию школы до заключения договора на поставку оборудования. При прочтении директор поставит резолюцию о том, что надо составить список лиц для доступа, или отдаст распоряжение подготовить временные пропуска. Вот пример, как пишется служебная записка: «Прошу разрешить ООО «Спортивный инвентарь» доступ на территорию школы 2 сентября 2020 года в 14-00. Это необходимо для подписания договора поставки спортивного инвентаря, который необходим для подготовки к соревнованиям».

Пример написания служебной записки для бюджетной организации

Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»

Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

«02» сентября 2020 г.

В связи с подготовкой к городским соревнованиям по конкуру прошу предоставить доступ в тренировочные секции школьной команде по конкуру в составе:

Преподаватель верховой езды

Образец служебной записки «Довожу до вашего сведения»

Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»

Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

«02» сентября 2020 г.

Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 2 сентября, была сорвана лекция о вреде табака лошадям. Сидоров С.С., отвечающий за техническое оснащение, не настроил вовремя проектор, из-за чего оказалось невозможным продемонстрировать презентацию и слайды, наглядно показывающие губительное воздействие капли никотина на среднестатистическую лошадь.

При попытке выяснить причины случившегося оказалось, что Сидоров С.С. находился в курительной комнате, где смотрел видеоролики про лошадей, а про важную лекцию он забыл.

Прошу применить к Сидорову С.С. взыскание в виде выговора.

Преподаватель верховой езды

Как и сколько хранить

Документы в организации, законченные делопроизводством, помещаются в архив на разные сроки хранения в зависимости от их вида и типа. В 2020 г. актуальным остается перечень видов документов с указанием сроков хранения из Приказа Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 с изменениями от 16.02.2016.

Объяснительные, докладные и другие служебные записки хранятся вместе с другими документами, образующимися в процессе деятельности государственных организаций, — перепиской, актами, заявками о выдаче пропусков, заявлениями об утере удостоверений и др. Срок хранения их в архиве — 5 лет.

Источник

Как написать служебную записку: примеры и образцы

Не всегда достаточно сообщить руководству о какой-то проблеме устно. Более эффективный способ коммуникации — служебная записка, которую в дальнейшем используют в качестве основания для принятия необходимого управленческого решения.

Когда и для чего составляют записки

Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях такие записки часто используют. Поэтому секретарю и работникам кадровых служб необходимо понимать, как правильно написать служебную записку руководителю, чтобы донести эту информацию до коллег.

Содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют. Потребность в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в ней пишут не только о плохом, но и делают рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия.

Написать такое письмо вправе любой сотрудник. Обычно в нем две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему.

Взяться за ручку стоит, если:

В целом служебная записка — это доказательство того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. Она подтверждает, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решение по проблеме. Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста.

Виды писем

Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды:

Таким образом, существуют различные виды служебных записок, но обычно в них содержится информация, касающаяся рабочих моментов.

Как оформить (образец по ГОСТу)

Коммерческие компании вправе вводить и использовать у себя самые разные шаблоны письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства, поскольку унифицированная форма служебной записки законом не установлена.

Вместе с тем на федеральном уровне утвержден ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (см. Приказ Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст), который рекомендует включать в служебные записки следующие реквизиты:

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим образец служебного письма, подготовленный с учетом рекомендаций ГОСТа по расположению обязательных реквизитов.

Пример 1

Такой вид расположения реквизитов в документе называют угловым. Но их разрешается разместить на листе и по-другому.

Пример 2

На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта правильные.

Есть и третий вариант.

Пример 3

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Правила составления

Написание шапки документа почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (разрешается указывать имя и отчество полностью). Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса. Ниже указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О.

Следующее — указать название документа: служебная или докладная записка, в зависимости от того, как введено в организации (ИП).

Первая фраза, с которой часто начинают основной текст, — «довожу до Вашего сведения». Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.

Писать следует кратко, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений. Это поможет адресату быстрее разобраться в вопросе, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.

Образцы для разных случаев

Документ составляется на стандартном листе формата А4. Если текст большой и не помещается на одном листе, воспользуйтесь другим. Писать на обороте не рекомендуется, но это допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные нумеруются. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.

Рассмотрим, как выглядят служебные записки в различных ситуациях.

Подтверждение командировки

Премирование

Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов. В примере ниже непосредственный начальник ходатайствует перед вышестоящим коллегой об увеличении премиального вознаграждения.

Директору ООО «PPT.ru»

Петрову Петру Петровичу

от начальника отдела продаж

Пэпэтэшина Петра Петровича

Об увеличении премиального вознаграждения

Довожу до Вашего сведения, что менеджер отдела продаж Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в июне 2022 года более чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.

Начальник отдела продаж Пэпэтэшин П.П.

Отсутствие на рабочем месте

Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Перед вами пример написания служебной записки, из которого видно, что непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.

Списание товарно-материальных ценностей

Если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. В пакет документов включают и представленный ниже документ.

Необходимость ремонта оборудования

С помощью докладной часто сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.

Отзыв из отпуска

Перевод на удаленную работу

Все чаще организации переводят сотрудников на удаленный формат работы. Если руководитель сам пока не хочет этого делать, сотрудник вправе попросить об изменении формата работы на определенный срок или постоянно.

Составляют ли в электронном виде

Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет, и надо сказать пару слов об электронных докладных. Правила их оформления практически не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

Желательно, чтобы документы для внутренней деловой переписки в самой компании каким-то образом отделялись от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы. Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции. В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.

Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

Срок хранения

Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения. В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 ), необходимо обеспечить хранение бланков от года до 5 лет в архиве организации или предприятия.

На основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия срок хранения отдельных документов продлевается. Делается это, если имеется необходимость хранить конкретные документы в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах).

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

Скачать пример служебки об отсутствии на рабочем месте

Скачать образец записки о подтверждении командировки

Источник

Что такое служебная записка

Зачем и когда ее нужно писать

Ежедневно сотни работников пишут служебные записки на имя руководителей.

Вообще, это своеобразный документ: ни в одном законе нет термина «служебная записка». В некоторых организациях писать их в принципе не принято. В других — служебные записки есть, но называют их по-своему : например, «докладные записки» или «рапорты».

Ничего не мешает компаниям самостоятельно определять, что они считают служебной запиской и как ее составлять. Например, ЦИК России в своей инструкции по делопроизводству пишет, что служебная, или докладная, записка — «это внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя».

Несмотря на множество названий, у этих документов одна функция — в служебной записке работник организации информирует руководство о какой-то проблеме и, возможно, о способах ее решения, либо что-то объясняет.

Расскажу, для чего обычно составляют служебные записки, как это правильно сделать, а также приведу образцы на все случаи жизни.

Скидка 35% на все курсы Учебника

Что такое служебная записка

Несмотря на то что служебная записка — это способ передачи информации от работника к руководителю, в трудовом кодексе прямых упоминаний о таком документе нет. Соответственно, и каких-либо строгих требований к составлению и оформлению служебных записок закон не устанавливает. Более того, он не обязывает сотрудника их писать, а руководителя — принимать потом какие-то меры.

При этом служебная записка позволяет реализовать право работника незамедлительно сообщить работодателю либо непосредственному руководителю о ситуациях, когда необходимо срочное вмешательство последнего. Например, если есть угроза жизни и здоровья людей, либо что-то может повлиять на сохранность имущества работодателя, либо есть факты нарушения других прав, то уведомить об этом руководство — обязанность сотрудника, которая закреплена в статье 21 трудового кодекса.

Для чего составляют служебную записку

Служебная записка позволяет обмениваться служебной информацией. Объясню на примере.

Иван работает на предприятии и видит, что работу можно улучшить, — так компания будет зарабатывать больше денег, а сам сотрудник сможет претендовать на повышение зарплаты. Иван может просто рассказать о своих предложениях всем окружающим. Но когда дойдет до награждения, не факт, что о рационализаторе вспомнят и он попадет в число поощренных.

Чтобы подтвердить свое авторство идеи, Иван может написать служебную записку о том, как все улучшить.Тогда он сможет документально подтвердить, что все предложения принадлежат ему и его стоит за это поощрить.

Естественно, это не единственное, для чего нужны служебные записки. Кроме всего прочего, при помощи таких документов работник предприятия может:

Кто может написать служебную записку

Служебную записку может составить любой сотрудник. Никаких ограничений в зависимости от должности или подчиненности нет. Но существует несколько правил, которые прежде всего продиктованы здравым смыслом. Самая лучшая служебная записка — та, которую не нужно писать.

Например, трое друзей создали торговую компанию и работают в ней же. Они хорошо знают друг друга, а все проблемы решают за чашкой чая, причем иногда даже в нерабочее время. Все, что делает кампания, им хорошо знакомо, потому что они одновременно и руководители, и исполнители. В этом случае никакие служебные записки просто не нужны — любой вопрос можно решить звонком по телефону. Лишняя бюрократия будет только мешать.

Но если со временем компания вырастет, работников станет больше, соответственно, и проблем тоже. Друзья превратятся в генерального директора, его заместителя и главного инженера. Удержать все проблемы в голове руководству станет невозможно. Возникнет необходимость фиксировать как сами проблемы, так и способы их решения. В этом случае понадобятся служебные записки.

На практике чаще всего служебные записки, докладные или рапорты — следующий этап после того, как на предприятии появляется первый человек, который отвечает за делопроизводство — например, секретарь. Но возможны и другие варианты — например, прием и учет служебных записок может вести и сам руководитель.

Еще служебные записки часто фигурируют в судебных разбирательствах в качестве доказательств.

Вот пример из суда. Мужчину уволили с военной службы, и он пытался доказать, что это было незаконно. Истец утверждал, что подавал обращения, рапорты и служебные записки на имя руководителей, которые те должным образом не рассмотрели.

Суд выяснил, что на каждую служебную записку мужчина получил ответ. А то, что содержание ему не понравилось, еще не означает, что начальство плохо разобралось. Руководители не обязаны удовлетворять все требования работников, даже если они изложены в служебных записках. А раз так — увольнение законно.

Должен ли руководитель составлять документ. Как правило, сам руководитель не составляет служебную записку, так как он ее получатель. Конечно, теоретически начальник может составить такой документ, но писать записку самому себе нелогично.

Что касается общения с подчиненными, то руководитель, как правило, пользуется другими документами — например, приказами или распоряжениями.

Правила оформления служебной записки

Ежемесячно несколько десятков тысяч пользователей «Яндекса» ищут, как правильно оформить служебную записку. Но обязательных правил для всех граждан и организаций не существует.

Правда, есть специальный гост, в котором описаны в том числе и рекомендации по оформлению документов. Но госты, как и другие документы национальной системы стандартизации, применяются добровольно — за исключением случаев, когда это прямо предписано законом.

Однако ни в одном законе не сказано, что граждане должны применять госстандарты, чтобы общаться с работодателем, руководителем или коллегами. А раз нет общих для всех государственных стандартов, то работодатель вправе сам устанавливать их для своих подчиненных. Поэтому любой, кто пишет служебную записку, может руководствоваться правилами деловой переписки, которые установлены внутри организации.

Тем не менее есть и сложившиеся общепринятые нормы, которые помогут сделать документ понятным и доступным для всех. Расскажу о них подробнее.

Структура и реквизиты служебной записки. Вот стандартное содержание служебной записки:

Все эти реквизиты необязательные. Скажем, если в организации меньше десяти сотрудников, автор служебной записки может не указывать свою должность — главное, чтобы начальник понял, кто автор документа.

Если руководитель один, на него завязано решение всех вопросов и он не сторонник излишней бюрократии, то можно не указывать и его ФИО. Главное, чтобы он сам не возражал.

Структура записки также зависит только от внутренних правил организации либо от обычаев ведения деловой переписки в ней.

Требования к внешнему виду. Если в организации нет установленных локальным нормативным актом форм служебных записок, работник может писать как и на чем ему удобно: на тетрадном листке в клетку или на бумаге формата А4. У всех вариантов будет одинаковая юридическая сила.

Составляют ли в электронном виде. Еще несколько лет назад большинство служебных записок писали только на бумаге. Но чисто бумажный документооборот в компаниях и у ИП постепенно уступает место электронному.

При этом работодатель может устанавливать правила для служебных записок. Например, к официальному документу могут приравнять электронное письмо или даже сообщение в мессенджере.

Есть организации, в которых делают так: служебную записку надо написать от руки, подписать, а потом сфотографировать и отправить через мессенджер. Подобный порядок не закреплен локальным нормативным актом, но он прижился и всех устраивает. А раз так, то подобные записки легитимны.

Если понадобится использовать служебную записку как доказательство в суде, представить ее можно в любой форме. Но решение о том, можно ли ее считать доказательством, будет принимать суд.

Что будет, если записка не соответствует правилам. Руководство любой организации вправе требовать от работников соблюдения локальных нормативных актов. Если служебная записка оформлена с нарушениями, документ могут не принять, и его придется переделать по внутренним правилам.

Порядок рассмотрения

Отвечать на служебную записку подчиненного и принимать по ней меры — это не обязанность руководителя, а его право. Иными словами, он может и никак не отреагировать.

Например, слесарь просит начальника выдать ему двести болтов. Начальник может дать работнику развернутый ответ на бумаге. А может просто поставить на записке резолюцию «Выдать», и тогда слесарь вместе с запиской отправится на склад и получит желаемое. Но возможно, руководитель просто выбросит докладную, и это не будет считаться нарушением.

Регистрация и маршруты движения записок. Служебные записки регистрируют в соответствии с правилами конкретной организации.

Маршрут движения записки зависит от конкретной ситуации. Если надо быстро получить результат, то самый эффективный и быстрый вариант — напрямую от работника к руководителю. Чем меньше бюрократии, тем выше эффективность: начальник быстро получит записку, ознакомится с ней и сможет принять решение.

Если же надо использовать служебную записку как доказательство — например, в суде или во время служебной проверки — лучше выбрать бюрократический путь. В этом случае записку обязательно надо зарегистрировать, например, у секретаря, а себе оставить один экземпляр с регистрационным номером или с отметкой секретаря о приеме. Если начнется разбирательство, документ можно использовать в качестве доказательства.

Сроки рассмотрения. На практике служебную записку рассматривают сразу после того, как она поступит к руководителю. Но решение о том, стоит ли вообще в связи с ней что-либо делать, принимает тот, кому адресован документ. При этом в законе конкретных сроков рассмотрения нет.

Образцы и особенности оформления для разных случаев

Формулировки в каждом случае зависят от конкретной ситуации. Когда служебная записка необязательна — ее заменяют другие документы. Приведу примеры.

Об отзыве из отпуска. Если руководитель сам хочет отозвать сотрудника из отпуска, он должен сначала получить согласие работника, после чего можно оформлять приказ на отзыв. Дополнительные служебные записки не нужны.

Но бывает, что инициатор отзыва — не руководитель, а коллега отпускника, например начальник отдела или старший менеджер. В этом случае он может подготовить служебную записку на имя руководителя и обосновать в ней необходимость отзыва сотрудника из отпуска.

На обучение сотрудников. Если обучение — инициатива руководства, тоже можно начинать с уведомления работника.

Но если обучение — желание самого сотрудника, то он может обратиться со служебной запиской на имя начальника.

О самоизоляции. Чтобы уйти на самоизоляцию, достаточно предписания Роспотребнадзора, которое получает работник. Никакие служебные записки в такой ситуации законом не предусмотрены.

А вот сообщить начальству о том, что работники самоизолировались, можно и служебной запиской.

На совмещение должностей. Сама процедура совмещения прописана в статье 60.2 трудового кодекса, и никакие служебные записки в ней не упоминаются.

Но в докладной записке можно попросить начальника о том, чтобы он предложил определенному сотруднику совместить должности — это может сделать, например, начальник отдела.

На отгул. Хотя в трудовом кодексе нет понятия «отгул», так обычно называют дополнительный день отдыха. Служебная записка тут тоже не нужна — работник пишет заявление на имя руководителя.

Но можно ходатайствовать о предоставлении работнику дополнительного выходного дня, например, в качестве поощрения. Трудовой кодекс этого не запрещает.

О необходимости увольнения сотрудника и проведения служебной проверки. При всем своем желании работодатель не вправе уволить сотрудника на основании служебной записки. Составлять такой документ не имеет смысла.

Зато служебной запиской можно инициировать проведение служебной проверки — и по ее итогам, возможно, сотрудника уволят. Даже если в служебной записке не упоминать о необходимости служебной проверки, ее все равно придется проводить: это требование закона.

О командировке. В этом случае задача служебной записки — обосновать необходимость командировки, указать ее сроки и кого нужно в нее отправить.

О выплате премии. В служебной записке о выплате премии нужно указать, кому ее выплатить и за что. Можно ссылаться на конкретные результаты работы.

О списании ТМЦ. Такую служебную записку пишут, если товар испортился, у него истек срок годности или он был поврежден — продавать его уже нельзя.

Сначала нужно списать товар, а чтобы руководитель принял решение об этом, можно объяснить ему причины в служебной записке.

О необходимости ремонта оборудования. Бывает, что имущество предприятия сломалось или износилось, но его можно отремонтировать. В этом случае в служебной записке должны быть конкретные предложения по ремонту.

На закупку оборудования. При закупке нового оборудования служебная записка должна объяснить начальнику, зачем это нужно и что может дать предприятию.

О переводе на дистанционную работу. В этом случае служебная записка должна также содержать обоснование, зачем переводить сотрудника на дистанционку.

Дистанционная работа не обязательно связана с коронавирусом или ограничительными мерами — иногда она позволяет сэкономить деньги и повысить производительность.

Источник

Как написать служебную записку

Закон требований о том, как написать служебную записку, не содержит. И иногда это приводит к замешательству работника, впервые столкнувшегося с такой необходимостью. Как при работе по трудовому договору впервые в жизни. Так и при смене работы, трудоустройстве в новой организации (у нового работодателя).

Конечно, первым делом нужно узнать у кадрового подразделения, существует ли локальный акт работодателя (приказ, положение и т.п.) с требованиями к такого рода документу. Если их нет, в качестве образца можно воспользоваться нашим примером.

Служебная записка

Пример как написать служебную записку

Служебная записка

о проведении встречи с представителем ООО «КрайВодСнаб»

Сообщаю, что 11.05.2022 г. в соответствии с Вашим поручением от 01.05.2022 года проведена встреча с представителем ООО «КрайВодСнаб».

Участники встречи: со стороны ООО «КрайВодСнаб» — коммерческий директор Романов Петр Александрович, со стороны ООО «Сибит» — руководитель отдела по работе с клиентами ЮФО Андреев Руслан Викторович. Цель проведения встречи — ознакомление со сметой на производство строительных работ, заключение договора.

Результаты встречи: участники подписали договор строительного подряда № 47/12 от 11.05.2022 г. на сумму 1 250 000 (один миллион двести пятьдесят тысяч) рублей, по которому ООО «Сибит» берет на себя обязательство строительства и ввода в эксплуатацию линейного объекта — водопровода, а ООО «КрайВодСнаб» обязуется принять работу и оплатить ее стоимость.

Место проведения встречи: комната для переговоров в гостинице «Центр города». Расходы на аренду комнаты и буфетное обслуживание составили 12 000 (двенадцать тысяч) рублей. Документы, подтверждающие расходы, прилагаю.

В связи с изложенным прошу возместить произведенные расходы.

13.05.2022 г. Андреев/ Андреев Р.В.

Как оформить служебную записку

О правилах оформления служебной записки информацию мы разместили отдельно. Раскрыли требования ГОСТа о шрифтах, двусторонней печати, размерах полей и т.п. Если в Вашей организации руководитель не счел важными иные требования. И не оформил свои пожелания в виде локального нормативного акта. Тогда необходимо применять именно локальный акт и требования руководителя.

Служебная записка обычно никогда не оформляется на бланке организации. Справочные данные работодателя используют на письмах, которые предназначены третьим лицам. Поэтому записка начинается с адресата — кому. Это может быть руководитель организации (директор), начальник отдела (кадрового, бухгалтерии, где трудится работник) и т.п. Адресата составитель служебной записки указывает в крайнем правом углу листа. А в левом углу тот, кому адресована записка, поставит свою резолюцию. Составитель документы оставляет этот угол свободным от записей.

Что использовать за образец служебной записки

Содержание же докладной записки по любому вопросу структурировано:

По своему назначению и структуре документ очень похож на заявление работника. Например, заявление на очередной отпуск, на уольнение по состоянию здоровья и т.п. Тем не менее они разные. Заявление призвано способствовать работнику реализовать трудовые права. А служебная записка — инструмент взаимодействия внутри организации, чаще обусловлена деловыми целями.

Источник

Служебная записка. Примеры, образцы

Внутренняя документация обычно вызывает больше всего вопросов и недоумения, поскольку официально не регламентируется законодательными актами. В различных сферах деятельности могут действовать отличающиеся правила для написания служебных, докладных, объяснительных записок. Служебная записка является одной из самых распространенных форм внутренней деловой корреспонденции. Чем она отличается от других внутренних документов, какие элементы для нее обязательны или могут варьироваться, в каких случаях она может оказаться необходимой, мы постараемся разъяснить в этой статье. Также будут приведены образцы написания служебных записок, составленных для различных целей.

Служебная записка: суть документа

Служебная записка представляет собой одну из форм письменной коммуникации внутри организации. Специфическим отличием этого вида корреспонденции является «горизонтальная» направленность – общение осуществляется между сотрудниками, не связанными отношениями подчинения, то есть равными по служебному статусу.

СПРАВКА! Если записка направлена вышестоящему по должности сотруднику, она будет именоваться не служебной, а докладной.

Этот документ относится к информационно-справочным, то есть заключает в себе освещение того или иного вопроса, который отправитель не может разрешить без получателя (другого сотрудника либо подразделения фирмы). В некоторых случаях задача может быть чисто информационной: получатель ставится в известность о тех или иных фактах.

Цель служебной записки

Главная цель, которую преследует любая внутренняя корреспонденция – оперативное управление, то есть наиболее быстрое и эффективное решение любых возникших вопросов и/или проблем. Особенности служебной записки в том, что она призвана:

Что обязательно есть в служебной записке, а чего быть не может

Поскольку служебная записка – вспомогательный документ, она не регламентируется обязательными правилами и нормами, изложенными в ОКУД или других нормативных актах. При ее написании удобно принимать во внимание правила РФ «Унифицированные системы документации» ГОСТ Р 6.30-2003 г.

К СВЕДЕНИЮ! Руководителям рекомендуется разработать собственную инструкцию по оформлению внутренней корреспонденции, создать унифицированный бланк или шаблон и закрепить эти указания соответствующим приказом.

Обязательные реквизиты служебной записки во многом сходны с теми, что необходимы в любом деловом документе.

Возможные дополнительные элементы могут предусматривать:

В служебных записках исключены:

Обоснованием такого ограничения является равнозначность статуса адресата и отправителя. Тем не менее, служебная записка, не являясь прямым распоряжением, может стать основанием для важных управленческих решений, что может выразиться и в издании приказа.

Оформление

К служебным запискам применимы требования к оформлению, действительные для всей документации в данной организации. Удобно, когда они закреплены в локальных нормативных актах. Обычно они соответствуют общепринятым нормам делопроизводства:

Служебная записка онлайн

Если организация имеет в достаточной степени компьютеризированный документооборот, то служебные записки могут пересылаться не в бумажном, а в электронном виде. Иногда это даже проще и удобнее, ведь бумажный носитель может быть утерян или испорчен, а электронный текст надежно сохраняется в памяти компьютера. При направлении текста служебной записки по Интернету стоит учитывать несколько дополнительных моментов.

Служебная записка вместо командировочных документов

После того, как Постановлением Правительства РФ № 1595, вступившим в силу 08.01. 2015 г., отменены командировочные удостоверения, служебное задание и отчет о выполненных в процессе командировки задачах, служебная записка является важным документом, помогающим подтвердить использование командировочного времени и ресурсов. Если руководство не прописало такого требования в локальном акте, то использование в этой цели служебной записки не является обязательным. Тем не менее, такой документ может быть единственным подтверждением факта поездки и использования сотрудником транспортного средства той или иной формы собственности. Если сотрудник отправляется в поездку не на общественном, а на личном, арендованном или служебном транспорте, служебную записку у него, вероятнее всего, обязательно потребуют по возвращении из командировки. Она станет основой для вычисления суточных, которые предстоит выплатить вернувшемуся сотруднику, а также подтвердит понесенные им расходы на питание, проживание и обслуживание транспортного средства.

Содержание «командировочной» служебной записки

В свободной форме сотрудник предоставляет следующую информацию о своей командировке:

Документ подается сначала в бухгалтерию организации, а затем – на визирование руководству.

Зачем писать, если можно сказать?

Некоторые сотрудники считают составление служебных записок обычной формальностью, а время, потраченное на их составление, использованным впустую. Но во многих ситуациях служебная записка может оказаться не просто наиболее эффективным средством решения возникшей проблемы, но и абсолютно незаменимым звеном в цепочке необходимых доказательств. Это происходит тогда, когда доведенную до сведения определенного лица информацию нужно задокументировать. Такая надобность может возникнуть при следующих ситуациях.

НАПРИМЕР. Налоговая насчитала компании штраф за неуплату налога на материальный актив (рекламные материалы). На основании служебных записок отдела рекламы было установлено, что данные материалы (в записках они перечислены) использовались меньше одного года, а значит, не могут быть отнесены к материальным активам.

Примеры написания служебных записок

Командировочная служебная записка

Генеральному директору ООО «Климатконтрольтех»
Нерубасскому Сергею Николаевичу
от Тюльпанова Александра Львовича,
занимающего должность менеджера
по обслуживанию оборудования отдела сервиса

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
о командировке в г. Тулу.

Довожу до Вашего сведения, что в соответствии с приказом № 27 от 10.09.2016 г. 11 сентября 2016 года я отбыл в командировку из г. Москвы в г. Тулу на личном легковом автомобиле (Skoda Octavia, государственный регистрационный номер А869АВ 267 RUS). Обратно в г. Москву я вернулся 16 сентября 2016 года в 19:00.
Фактический срок моей командировки составил 6 календарных дней.
Прилагаю следующие подтверждения путевых издержек:
– Путевой лист от 11.09.2016 г. на 1 печатном листе.
– Копии кассовых чеков АЗС «Роснефть» от 11.09.2016 г. (трасса Москва-Тула) и от 16.09.2016 г. (г. Тула).
– Квитанция гостиницы «Профит» от 16.09.2016 г.

Менеджер по обслуживанию оборудования сервисного отдела Тюльпанов А.Л. Тюльпанов (подпись) 17.09.2016 г.

Служебная записка о выдаче продукции

Отдел трейд-маркетинга
Пионтковская Регина Семеновна, начальник отдела
Начальнику отдела продаж
ООО «Миракль»
Ветрову Сергею Афанасьевичу

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
№ 11-ЦН от 23.08.2016
о выдаче продукции.

Прошу Вас провести согласование проведения акции по ТМ «Фрутоняня», имеющей целью увеличение розничных продаж соков данной торговой марки и рост дистрибуции.
Акция планируется к проведению в период с октября по ноябрь 2016 года в г. Рязани и г. Владимире на базе розничных торговых точек. Механизм акции предусматривает дополнительный подарок в виде 1 пачки сока ТМ «Фрутоняня» при покупке более 3 упаковок. Призовой фонд планируется распределить следующим образом:
– г. Рязань – 500 пачек по 200 мл;
– г. Владимир – 350 пачек по 200 мл.

Остаток продукции, не принявший участия в акции, должен быть возвращен на склад. Руководитель отдела трейд-маркетинга Пионтковская Р.С.Пионтковская (подпись) 23.08.2016 г.

Источник

Образец написания служебной записки с примерами

Служебная записка — вид деловой корреспонденции более популярна на больших производствах, где много подразделений, соответственно огромное количество работников. Смысл в том, что этот документ служит некой коммуникацией в системе контроля работы организации. В маленьких фирмах он чаще всего является докладной о каких-то событиях, на которые требуется реакция руководства.

Что такое служебная записка

Служебная записка образец – форма внутреннего документооборота компании, что призвана передать информацию от одного подразделения или сотрудника к другому с целью быстрого разрешения производственных конфликтов или усовершенствования рабочих процессов.

Данный документ позволяет в сжатые сроки проинформировать руководство о появлении некой проблемы или ситуации, внести предложение об их разрешении. Помимо этого, он ответственность работника в ситуации с решением рабочих моментов.

Кто составляет служебную записку

Как писать образец служебной записки, должен знать каждый работник предприятия. Ее составляют руководителям, возможно также на имя других работников в рамках их компетентности. То есть, если даже рядовой подчиненный может быть задействован в решении возникшей ситуации, согласно которой составлен документ, то письмо адресуется ему.

Виды служебных записок

Письма касательно рабочих вопросов бывают разного характера, а также имеют разную цель. Поэтому видов таких документов очень много. Согласно виду можно понять, как пишется образец служебной записки.

Основные из них:

Важно: указанный вид документа составляется по всевозможным рабочим процессам либо вопросам.

Как правильно пишется служебная записка

Самое главное, документ должен быть краток. Только факты: суть ситуации, пути ее разрешения. Примечательно, что текст образца служебной записки – это всего лишь 5-7 строчек.

Никакой унифицированной согласованной формы для правильного написания документа не существует. Ее пишут абсолютно в свободном варианте.

Правильность оформления образца служебной записки состоит в том, чтобы донести суть возникшего вопроса до компетентных специалистов для дальнейшего ее решения. Такая докладная еще и показывает, что работник, написавший ее, смог заметить сложности, тем самым продемонстрировав себя очень ответственным работником. При конфликтах либо спорах внутри предприятия правильно составленный документ поможет определить виновников.

Также такие письма часто сопровождают расходную деятельность предприятия: при покупке техники, оплате транспорта, начислении премиальных. Поскольку речь идет о деньгах фирмы, докладные необходимо беречь по примеру других документов первичной важности. Они могут понадобиться при проверке налоговиками.

Строгой формы, как писать образец служебных записок, нет. Каждый пишет ее согласно своему усмотрению. Но фирма может подготовить свой шаблон. Подпись того, кто пишет, на ней обязательна. Сам же документ можно составить от руки, либо напечатать. Пишется документ в одном экземпляре, но копии делать никто не запрещает.

Основные требования к написанию документа: наименование фирмы, дата, должность, ФИО автора с адресатом.

Инструкция по написанию служебной записки

Образец служебной записки пишется согласно стандартной структуре. Заполняется шапка, содержание, концовка документа.

Стандартная инструкция, как правильно написать образец служебной записки, выглядит так:

Бланки для скачивания

Сейчас повсюду действует электронный документооборот, ее вполне можно оформить в электронном формате, чтобы отослать по e-mail.

Источник

Служебное письмо: правила оформления и рекомендации по составлению

Что же такое служебное письмо

Письмо – это общее название очень разных по своему содержанию документов, которые служат средством связи между совершенно разными структурами и организациями в процессе их деятельности.

Письма – это бумаги, объединенные в одну большую группу по способу передачи — почтой. В любой организации скапливается огромное их количество. Они подразделяются на исходящие и входящие.

В письмах можно изложить очень большое количество информации: пожелание, приветствие, все что угодно. Его оформляют на специализированных бланках формата А4. В тех случаях, когда письмо небольшое и не содержит больше семи строчек, допустимо использовать формат А5.

Любой документ должен быть датирован, а значит, и письмо тоже. Его датой является день подписания.

Образцы для разных случаев

Образец как писать служебную записку директору о подтверждении командировки

Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.

Записка о выплате премии

Непосредственный начальник вправе ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

от начальника отдела продаж ООО «Домострой»

Об увеличении премиального вознаграждения

Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2021 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.

Начальник отдела продаж Настина И.А.

Докладная об отсутствии на рабочем месте

Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Перед вами пример написания служебной записки, из которого видно: непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.

Записка о списании ТМЦ

В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Как происходит списание ТМЦ, читайте в статье «Как составить образец акта списания материальных ценностей». В пакет документов включают и представленный ниже документ.

Письмо о необходимости ремонта оборудования

С его помощью сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.

Письмо об отзыве из отпуска

Докладная о самоизоляции

Все, кто вернулся из-за рубежа или контактировал с лицом, которое потенциально заражено коронавирусом, обязаны соблюдать режим самоизоляции. Чтобы нахождение дома не расценивалось как прогул — о вынужденном затворничестве следует предупредить работодателя. Здесь пригодится служебная записка о необходимости самоизоляции сотрудника, ее составляют и отправляют в электронном виде.

Письмо о переводе на удаленную работу

В связи с распространением коронавирусной инфекции многие организации переходят или уже перешли на удаленный формат работы. Если руководитель пока не стремится к этому — сотрудником оформляется служебная записка на удаленную работу с просьбой перевести его на более безопасный режим.

Остается добавить, что любой документ составляется на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим. Писать на обороте не рекомендуется, хотя это допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные нумеруются. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.

Оформление служебного письма

Письмо строят по определенной схеме:

Возможен и такой вариант, когда служебное письмо содержит только заключительную часть без каких-либо объяснений.

Как правило, письма не имеют больших объемов, обычно это примерно одна страница.

Как правильно оформить: заполнение СЗ по ГОСТу

Сейчас действует ГОСТ Р 6.30-2003 по документации, однако с 01.07.2017 он утрачивает силу, поскольку приняли ГОСТ Р 7.0.97 – 2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу”.

“Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Стандарт в общих чертах определяет особенности и нормы для конкретного объекта (в нашем случае – документация).

Новый ГОСТ содержит упоминание служебных записок (например, пункт 5.15).

Оба стандарта имеют рекомендательный характер и исполняются на добровольной основе. Однако если в локальном акте организации сделана ссылка на ГОСТ, то его необходимо соблюдать.

Вступающий в силу ГОСТ содержит более детальное регулирование, в него включены новые разделы.

Цель составления

Целью любого письма являются побудительные мотивы. А значит, содержание должно быть четким, понятным, кратким, без лишней и ненужной информации. Есть несколько правил, которые нужно выполнять при оформлении документа.

Служебное деловое письмо посвящается какому-то одному вопросу. Это упрощает их дальнейшую обработку, что позволяет ускорить исполнение внутри организации.

Текст излагается в третьем лице и единственном числе. Например: «В ближайшее время школа планирует…».

Право подписи любого служебного документа, а значит, и писем, имеет руководитель организации, а во время его отсутствия полномочия передаются временно исполняющему обязанности директора.

В настоящее время служебное письмо можно отправить не только почтой, есть еще телеграф, факсимильная связь, ну и, конечно же, интернет-почта, которая является наиболее удобным и востребованным вариантом.

Для каких целей необходим документ этого типа

Служебная записка представляет собой разновидность докладной. Это документ информационно-справочного типа, необходимый для информационного обмена и взаимодействия внутри организации между отделами, структурными подразделениями одного управленческого уровня (на горизонтальном уровне). То есть, если обратиться к руководителю или специалисту другого отдела, то составляется именно служебная записка, а если обращение происходит к начальнику вышестоящего уровня, то будет использоваться уже докладная. Разница между ними только в этом.

Документ составляется в письменной или электронной форме в том случае, если для решения какого-либо вопроса или проблемы недостаточно устного заявления, когда обращение нужно задокументировать. Для специалистов и персонала вовремя составленные письменные служебные записки могут принести пользу в том смысле, что они будут доказывать усилия конкретного специалиста в разрешении той или иной проблемы.

Служебная записка используется сугубо для коммуникации внутри деловой организации и необходима в том случае, если решение конкретного вопроса зависит от сотрудника (начальника) другого отдела.

Например, составляются такие документы для:

В тексте в достаточной лаконичной и понятной форме излагается различная информация, просьбы, заявки, предложения.

Традиционно документы составляются в письменной форме на бумажном листе А4, однако с развитием электронного документооборота в компаниях все чаще служебные записки заполняются в электронной форме на компьютере. Это имеет свои достоинства, например, возможность рассмотреть тот или иной вопрос оперативно и без задержек.

Внимание! Документ может быть написан в произвольной форме, поскольку законы России не предусматривают никаких обязательных требований к его составлению или оформлению.

Определенная специфика может быть закреплена в правилах делопроизводства конкретной организации, но в любом случае такие бумаги составляются примерно по одному типажу.

Требования к составлению и оформлению документа

Каким бы способом не отправлялся документ, составление служебного письма подчинено единым требованиям оформления. Они несложные и знание определенных нюансов может когда-то пригодиться.

Давайте рассмотрим, как правильно написать служебное письмо. Пример приведен ниже.

Вот так оформляется подобное письмо.

Реквизиты письма

Служебное письмо – общее название большой группы деловых документов, которые необходимы для общения учреждений между собой и с обычными гражданами. Они содержат обязательные элементы в оформлении.

Реквизиты служебного письма:

Кроме того, правильно должны быть указаны отдельные составные части реквизитов:

В том случае, когда письмо адресовано нескольким людям или организациям, вначале указывают основного получателя (его адрес), а затем уж остальных.

Образец служебной записки «Довожу до вашего сведения»

Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»

Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

«02» сентября 2021 г.

Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 2 сентября, была сорвана лекция о вреде табака лошадям. Сидоров С.С., отвечающий за техническое оснащение, не настроил вовремя проектор, из-за чего оказалось невозможным продемонстрировать презентацию и слайды, наглядно показывающие губительное воздействие капли никотина на среднестатистическую лошадь.

При попытке выяснить причины случившегося оказалось, что Сидоров С.С. находился в курительной комнате, где смотрел видеоролики про лошадей, а про важную лекцию он забыл.

Прошу применить к Сидорову С.С. взыскание в виде выговора.

Преподаватель верховой езды

Классификации служебных писем

Служебные письма могут быть классифицированы по совершенно разным признакам, которые могут быть связаны с назначением, содержанием, значимостью, срочностью, статусом адресата.

Вообще все деловые письма можно разделить на такие виды:

Такая классификация является наиболее универсальной. Давайте рассмотрим подробнее некоторые разновидности делового письма.

Что такое докладная записка?

По сути, докладная записка является письменным обращением к руководителю с донесением каких-либо сведений и информации, касающейся рабочего процесса.

Лицо, докладывающее о тех или иных фактах, связанных с производством или, например, о нарушениях трудовой дисциплины, высказывает свое мнение о необходимости принятия конкретных мер.

Так, начальник структурного подразделения вправе довести до сведения работодателя:

Приходим к выводу, что докладная записка – письменно доложенная информация вышестоящему должностному лицу, полномочному принять конкретные меры для разрешения сложившейся ситуации.

Докладная записка всегда адресуется вышестоящему лицу

Сопроводительное письмо

Сопроводительное служебное письмо – документ, с помощью которого информируют получателя о том, что к нему направлены какие-либо бумаги, возможно, что-то разъясняется или уточняется. Такое письмо не содержит адресной части.

Как правило, такой документ начинается словами: «Направляем Вам…», «Сообщаем Вам…»

Может вместе с тем содержаться и какая-либо дополнительная информация относительно производственной или управленческой ситуации. Например: «В соответствии с договоренностями…»

Текст такого документа может содержать пояснения или просьбы относительно тех материалов, что приложены к сопроводительному письму. Оформляется оно на бланке. Кроме всех вышеуказанных реквизитов, в нем должна быть отметка о присутствии приложений.

Пример написания служебной записки для бюджетной организации

Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»

Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

«02» сентября 2021 г.

В связи с подготовкой к городским соревнованиям по конкуру прошу предоставить доступ в тренировочные секции школьной команде по конкуру в составе:

Преподаватель верховой езды

Информационное письмо

Такой вид письма очень распространен. В нем отправителю сообщается информация официального характера. Как правило, такие письма довольно типичны и рассылаются управленческими структурами в подведомственные организации. В них могут быть указаны отдельные законодательные положения, предложения и рекомендации.

Кстати, информационные письма могут иметь приложения. Объемы документа, как правило, не превышают нескольких страниц. Подписываются они руководителем предприятия.

Результат рассмотрения докладной

Изучив изложенные документально факты, руководитель принимает решение, сделав письменную резолюцию.

Так, если до сведения директора доведена информация о прогулах подчиненного, приложен акт об отказе давать письменные объяснения, руководитель отписывает поданную докладную инспектору кадровой службы для подготовки приказа об увольнении.

Претензионное письмо (рекламационное)

Это деловое письмо, в котором содержится информация об обнаружении несоответствия, например, товара тем нормам, что заявлены в договоре. Целью такого документа является возмещение убытков, имевших место при нарушениях норм договора. Претензия обязательно оформляется в письменном виде. Единой формы подобного письма на практике нет, но есть обязательные элементы, которые должны быть соблюдены.

В претензии должны быть такие сведения:

Претензия направляется заказным письмом или же письмом с уведомлением о вручении. В нем прилагаются ксерокопии всех документов, которые подтверждают правоту отправителя. Квитанцию почты лучше сохранить.

Письмо всегда начинается фразой: «Направляем Вам претензию…»

Как и сколько хранить

Документы в организации, законченные делопроизводством, помещаются в архив на разные сроки хранения в зависимости от их вида и типа. В 2021 г. актуальным остается перечень видов документов с указанием сроков хранения из Приказа Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 с изменениями от 16.02.2016.

Объяснительные, докладные и другие служебные записки хранятся вместе с другими документами, образующимися в процессе деятельности государственных организаций, — перепиской, актами, заявками о выдаче пропусков, заявлениями об утере удостоверений и др. Срок хранения их в архиве — 5 лет.

Письмо-извещение

Такой документ информирует о мероприятиях (общественных). Письма рассылаются большому количеству организаций или людей для их привлечения, участия. Они могут информировать не только о проведении мероприятий, месте и времени, но и одновременно и зазывать для участия. В письме могут содержаться приложения, например, анкета участника, программа мероприятия. Как правило, оно отправляется целому списку получателей, а значит, адресат не указывается. Подписывается письмо человеком, который поставлен быть ответственным за проведение мероприятия.

Как составить: правила оформления

Этот документ может иметь произвольную форму и для него нет стандартного бланка. Однако на практике сформировались правила, согласно которым составляют такого рода документы.

Для того, чтобы оформить служебную записку, нужно в её тексте употребить следующие реквизиты:

Важно заметить, что такие документы можно оформлять не только в бумажном, но и в электронном виде. При этом можно достигнуть большей степени оперативности.

В электронном виде служебная записка составляется по таким же правилам, как и бумажная. Однако, небольшая разница всё же существует. Поскольку данный документ фактически представляет собой электронное письмо, в нём нет необходимости указывать адресат обращения внутри текста.

Например, в строке «кому» можно указать фамилию, имя и отчество получателя, а в «тема» его должность и подразделение. Кроме этого, в большинстве случаев при отправлении письма есть возможность вставлять подпись в автоматическом режиме.

Источник

Пишем служебную записку по правилам и образцу

Служебная записка относится к одной из разновидностей внутренних документов компании.

Ее направление от руководителя одного подразделения к другому практикуется достаточно широко, а во время возможных проверок документ является обоснованием определенных обстоятельств и часто запрашивается органами контроля.

С помощью данной статьи мы рассмотрим основные виды служебных записок, наглядно увидим и научимся писать грамотно и без ошибок.

Нормативы регулирования законности документа

Упоминания названого документа в ОКУД ОК 011-93, (Общероссийском классификаторе управленческой документации) нет, но в документах по трудовому праву присутствуют ссылки и на служебную записку, наравне с докладной.

Рекомендации о том, как составить докладную (аналогично – и служебную записку), внесены в Федеральный закон №184 от 27 декабря 2002 года. Его последняя редакция содержит изменения и дополнения, регламентированные Федеральным законом от 5 апреля 2016 года под №104.

Основное несходство служебной и докладной записки проявляется в том, что первая из них обеспечивает управленческую связь между руководителями равнозначных структурных подразделений, т. е. – управление на горизонтальном уровне. Вторая записка обеспечивает вертикальный уровень управления.

По ГОСТу

При оформлении служебной записки нужно учитывать требования к внутренней документации, изложенные в ГОСТ 6.30–2003. Нормативный документ, озаглавленный как «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» предусматривает:

Подробнее о том, что такое служебная записка и как ее оформить поГОСТу, читайте тут, а более детально о правилах оформления служебных записок по ГОСТу узнайте в этом материале.

Основные требования

Служебная записка призвана решать оперативные вопросы в сфере управления, при этом в нее включаются лишь те из них, которые не могут быть решены устно. Вторая особенность документа – его содержание может стать обоснованием для принятия важного решения в сфере управления, но может быть исключительно принято к сведению. Служебная записка может быть объяснительного характера или в виде жалобы на сотрудника (более детально о том, как писать служебную записку директору по образцу, а также как правильно оформить объяснительную, читайте тут).

Независимо от вида служебной записки ее реквизитами должны быть:

Подпись оформившего служебную записку лица проставляется внизу листа с указанием его должности и расшифровкой личных данных (фамилии, инициалов). Далее можно скачать шаблон служебной записки в формате word.

Какое должно быть содержание?

Требования к бланкам внутренних документов (в т. ч. – и к служебной записке) регламентированы в разделе 4 Государственного стандарта России 6.30-2003, где предусмотрено:

Оформление служебной записки может производиться на специально разработанном в компании бланке внутреннего документа. При этом расположение заголовочной части может быть как продольным, так и угловым. При изложении очень большого текста необходимо перейти на заполнение другого листа, прописывание текста на обороте не принято.

Содержанием деловой бумаги может быть изложение темы:

Как начать?

Свободное изложение темы вовсе не означает, что стиль написания служебной записки должен отличаться от других деловых бумаг. Именно деловым стилем совершается переписка на горизонтальном уровне.

Чтобы правильно написать служебное письмо по образцу формы, необходимо придерживаться следующих правил:

Заключают документ данные автора, например, «Начальник отдела кадров Васильева А.С.» и ставится ее подпись.

Типичные ошибки

Ведение деловой переписки предполагает выполнение определенных грамматических норм и требований этикета. При составлении внутренних служебных записок стандартного управленческого документооборота в компании, организации должно исключать их написание с типичными ошибками.

К таковым возможно отнести следующие:

Грамотно составленные служебные записки обеспечивают эффективность и оперативность принятия управленческих решений.

Как оформить?

Составить официальную деловую бумагу можно как в письменном, так и в электронном виде. При написании первой разновидности необходимо использовать описанные выше правила.

Применительно к служебке, ее вариант в электронном виде нужно писать аналогично составленному письменно вручную.

Исключением будут два пункта:

Отправив электронную версию документа нужно запросить подтверждение его получения, что при определенных обстоятельствах сможет доказать время отправки.

Пример написания

Бухгалтерия Начальнику подразделения информационных технологий ООО «ЦНБТИ»

о необходимости ремонта компьютера

01.10.2016 №4 г. Пушкино

Ставлю вас в известность, что в последние две недели в компьютере, закрепленном за бухгалтером по начислению заработной платы Тимченко Людмилой Петровной, систематически происходят сбои в его работе. Компьютер находится в эксплуатации с 20 марта 2013 года и один раз подвергся ремонту.

В связи с изложенными фактами прошу произвести его ремонт, либо заменить на аналогичный.

Заместитель главного бухгалтера Вивдич Д. И.

Подобнее о том, когда нужна служебная записка о неисправности, на приобретение или замену компьютера и как ее составить по образцу,читайте тут.

Скачать пример написание служебной записки можно далее.

Что делать, если письмо заполнено неправильно?

Результативность управленческого воздействия служебной записки будет зависеть от того, насколько точно соблюдены нормы закона и стандарта когда составляли документ. Несоблюдение правил не только не принесет желаемого эффекта, но и отрицательно скажется на имидже компании, организации.

Деловая бумага выполнит свое назначение, если содержание написанного тщательно осмыслено, а языковые требования будут соответствовать принятым нормам. В противном случае адресат проигнорирует послание, даже не уведомив работника. Рабочее время будет потеряно непродуктивно, согласованность между структурными подразделениями компании нарушена.

Служебная записка, используемая внутри компании, организации в качестве средства коммуникации, широко применяется в том случае, когда решение проблемы зависит от руководителя другого подразделения. Намного облегчит составление документа разработанная на предприятии инструкция с ее оформления.

Источник

Служебная записка

У многих сотрудников, трудящихся в организациях, рано или поздно возникает ситуация, когда необходимо обратиться к руководству. А делать это надо путем официального письменного обращения. Для этой цели в трудовом законодательстве предусмотрена служебная записка. Через неё человек выражает пожелание или просит о чем-либо. Но, важно понимать, что составить записку нужно грамотно, чтобы она «носила» статус документа, и, при необходимости, выступила в качестве доказательства или подтверждения.

В статье расскажем, как правильно написать служебную записку, что она должна содержать. Раскроем особенности ее составления.

Внешний вид документа и описание его полей

Записка служебная – это разновидность внешнего или внутреннего штатного документа предприятия. Её внешний вид и форма зависят от адресата и функциональности. То есть, служебная записка руководителю, например, существенно будет отличаться от обращения к кадровику или другому служащему более низкого статуса. Составить её можно не только в форме обращения к директору, но и в виде доклада. В качестве реакции на непредвиденное поведение сотрудника. И подобное «донесение» не будет считаться докладной, если оформить его грамотно, как служебную записку.

Чаще всего служебные записки адресуются вышестоящим лицам, так как связаться с руководителями простым служащим бывает трудно – то директора нет на месте, то он не в настроении. А как же работнику достучаться до руководства? Ответ один: путем передачи служебной записки. В ней можно отразить не только просьбу, но и обращение, и претензию.

Виды записок бывают разными.

В зависимости от функции выделяют следующие разновидности:

Например, служебная записка на сотрудника должна быть составлена в виде докладной. А в случае требования от вас пояснений по конкретной внештатной ситуации, обращение составляется в виде пояснительной или объяснительной.

В записках обычно отражают проблемы технического или хозяйственного характера, описывают спорные ситуации или дают пояснение своему поведению. Главной особенностью служебных записок является то, что в них не только освещают проблему, но и подробно ее описывают, предлагают варианты решения.

Форма служебной записки может быть произвольной, но только письменной. Конкретного требования к ее внешнему виду закон не предусмотрел. Можно составить документ на одном или нескольких листах. Это зависит от размера текста. Главное – грамотно и четко описать проблему и предложить (если знаете) путь её разрешения.

Но, написать текст – мало. Записку нужно передать уполномоченному сотруднику для регистрации. На предприятиях документ отдают секретарям. При этой процедуре важно, чтобы записка была зарегистрирована в присутствии сотрудника, который является автором. В противном случае обращение может не попасть к адресату.

Чтобы избежать нелепых ситуаций, юристы рекомендуют составлять обращения двумя экземплярами. Один передавать секретарю, второй оставить при себе. При этом нужно попросить регистрирующее лицо поставить отметку о принятии и на вашей записке. Такая отметка должна содержать дату принятия и должность лица, обязующегося направить документ руководству. Таким образом, в случае утери, у вас будет текст, подтверждающий наличие документа.

Поля служебных записок обычно не используются. Так как вся информация прописывается на страницах.

Подпись составителя должна быть обязательно. Кроме этого ставится дата составления. А секретарь ставит дату принятия и свою подпись.

Если на предприятии предусмотрен электронный документооборот, записку можно сформировать в компьютере и направить адресату на электронную почту. Такая система сейчас набирает популярность, так как у нее большой плюс: попадает непосредственно адресату. В результате этого, вопрос будет рассмотрен оперативно и разрешится в разы быстрее. В электронной форме записка составляется также как и в письменной.

Срок служебной записки не ограничен. Она будет актуальной до тех пор, пока не попадет в руки надлежащему лицу, а конфликт не будет разрешен.

Наемных служащих обычно не обучают составлению документации. Поэтому, большинство не представляют, как правильно написать служебную записку.

Структура обращения должна содержат «шапку», основную часть и заключение. Первая страница должна начинаться с «шапки». Ее рекомендуется списать с заявления о приеме на работу или любого другого документа, где есть достоверные сведения о компании. Сначала прописывается название документа: «Служебная записка (пояснительная)», к примеру. Ниже надо написать, кому адресована: должность этого лица, в какой организации или подразделении служит. Напротив вписать свои данные: кто обращается, должность.

В основной части своими словами, в произвольном выражении описывается суть обращения. Поясняются проблемы, даются подробные объяснения (в зависимости от назначения записки).

В заключение можно добавить методы разрешения ситуации. Например: «Предлагаю увеличить производительность путем принятия в подразделение новых сотрудников-специалистов…».

Чтобы документ имел статус официального, обязательно указываются реквизиты: присваивается номер и ставится дата.

Бывают ситуации, когда записка необходима с целью коммуникации с другой организацией. Такое обращение называют «внешним». С помощью таких записок предприятия передают сведения друг другу. Например, при желании сотрудничать. Либо предъявить претензию конкурирующей фирме.

Изменения в служебной записке

Так как этот документ составляется по общим правилам организации, изменения в нём тоже осуществляются по этим правилам. Для внесения изменения не следует переписывать составленное обращение. Нужно написать отдельный текст на листе А4 и назвать его «Изменения в служебную записку». В этом тексте должна содержаться информация о том, к какой записке относятся изменения (номер, дата составления), кому адресована и по каким вопросам. При этом не обязательно переписывать всё содержание записки, достаточно кратко описать ситуацию.

После основного текста добавить абзац, в котором прописать об изменении: «Прошу изменить сведения…». И, подробно сформировать, какую информацию необходимо изменить. В конце поставить дату и год составления. Подкрепить подписью: ФИО и расшифровка.

Для чего необходима служебная записка

Служебные записки нужны для коммуникации сотрудников с руководством. Руководители разных подразделений одного предприятия тоже могут часто «общаются» через подобные обращения. Служебная записка директору помогает разрешать конфликты, повышать производительность, способствует более качественной организации труда. То есть, упорядочивает рабочую структуру.

Пользуясь служебными записками, служащим не приходится тратить рабочее время на визиты к начальству. Достаточно составить обращение вне рабочего времени и передать его уполномоченному лицу.

Где используются

Использовать записки принято внутри трудовой структуры или за её границами. То есть между организациями. С помощью таких обращений общаются подчиненные с руководителями, подразделения одного предприятия.

У многих работников часто возникает вопрос: «зачем нужно писать, если можно обращаться к директору словесно?». Так поступать, конечно, не запрещено, но где гарантия, что ваш вопрос решится, и вы получите полноценный ответ на обращение? А письменная форма – это все же документально подтвержденный факт. При возникновении серьезных проблемных ситуаций, записка будет гарантом того, что вас услышат.

Примеры для скачивания

Несмотря на то, что к составлению служебной записки нет особых требований, написать ее самостоятельно порой непросто. Чтобы не тратить время на придумывание «правильных формулировок» предлагаем вам скачать образец служебной записки на нашем сайте.

Источник

Служебная записка: что это и как пишется, образец документа

Для передачи приказов внутреннего назначения при обращении сотрудников к руководству и наоборот используются служебные записки. Законодательством не определен термин, который позволяет определять собственный порядок оформления. Такой документ считается внутренним для объекта/предприятия, имеет разные названия: докладная записка, рапорт и др.

Что такое служебная записка

С другой стороны начальство также часто использует служебные записки, чтобы донести до нижестоящих должностных лиц и простых сотрудников о новшествах, изменениях, предложениях, проблемах. Такой документ содержит объяснения по возникающим вопросам. Эта бумага позволяет сотрудникам реализовать свое право незамедлительно обратиться к директору при возникновении острой ситуации, требующей участия руководства.

Эта бумага позволяет незамедлительно обратиться к директору при возникновении острой ситуации

Закон не обязывает писать служебные записки, а также следовать указаниям, изложенным в них.

При оформлении сотрудник должен учитывать основания, которые могут вынудить к написанию служебного документа:

Какие существуют виды

Существует несколько разновидностей документов, которые действуют в рамках внутреннего порядка работы компании. Они отличаются по цели написания. Такие служебные документы пишутся:

Иногда написание внутреннего документа не является необходимым, так как повод для его создания уже содержит трудовой кодекс, как при совмещении должностей (ст. 60.2). Но служебный внутренний документ все же составляется для того, чтобы предоставить такую возможность, если руководитель ее пока не увидел по причине сильной занятости.

Учитывая, что правила оформления служебной записки определяются регламентом отдельно взятой компании, могут вноситься изменения в тот или иной вид официальной бумаги. При необходимости они объединяются.

Отличия от докладной и объяснительной

Без четкого понимания того, как пишется документ, сложно составить его по тому или иному поводу. Две разновидности часто встречаются в делопроизводстве компании: докладная и объяснительная.

Отличие служебной от докладной записки

Служебные бумаги имеют существенные отличия, что проявляется в содержании. В официальных источниках используются различные названия для одной и той же бумаги делопроизводства. Так, в ЦИК РФ часто звучит определение служебной (докладной) записки при подаче той или иной информации.

Название документ получает в зависимости от содержания, формат же существует только один.

Кто может написать служебную записку

Нет ограничений по должности при написании такой бумаги. Ее составляют простые работники или руководители низшего, среднего и высшего звена. Бланк служебной записки один для всех случаев, но есть ряд правил, позволяющих придерживаться устоявшегося порядка:

Как правильно составить служебную записку

Как уже было сказано, нет установленных рамок для написания такого документа. Но на каждом предприятии формируются собственные правила, что обусловлено частым использованием «служебки» для разных целей внутри компании. Тогда следует придерживаться общепринятого на предприятии формата.

За основу берутся рекомендации по делопроизводству, изложенные в ГОСТ Р 7.0.97-2016. Из него можно узнать порядок написания реквизитов служебной записки (берется на основе общих правил ГОСТа).

За основу берутся рекомендации по делопроизводству, изложенные в ГОСТ Р 7.0.97-2016

[blockquote_gray”]Возможно, вам так же будет интересно узнать более подробно о составлении анкеты при приеме на работу. Об этом можно прочитать здесь.[/blockquote_gray]

Образец служебной записки

Если служебная бумага составляется несколькими людьми, все они ставят подпись (в столбец).

Образец «служебки» можно скачать, он есть в свободном доступе. В примере можно увидеть официальный формат текста, например, основная часть часто начинается так: «Довожу до вашего сведения», «Прошу выдать/предоставить мне», «В связи с» и т. д. Можно писать записку на листке формата А4 или же тетрадном листке в клетку – зависит от особенностей делопроизводства компании.

[attention type=yellow]Пример написания служебной записки – скачать.[/attention]

Срок хранения служебной записки

В Росархиве есть правила сбережения документов внутреннего назначения компании. Длительность хранения меняется в зависимости от вида служебной бумаги. Распространенные случаи:

Как подавать служебную записку в электронном виде

Если регламент предприятия определяет такую возможность, обращение подается в электронном формате. Главное правило при организации процесса приема и учета – выбор электронной подписи. Часто используется комбинация идентификатора и пароля.

Важно, чтобы можно было проследить, кем и когда документ составлен, принят, а также увидеть, были ли корректировки после написания, причем без использования программного обеспечения. Только в этом случае обращение будет иметь вес и станет аналогом документа, составленного на бумаге.

Если регламент предприятия определяет такую возможность, обращение подается в электронном формате

Порядок рассмотрения

Ответ дается на усмотрение адресата (чаще – руководителя). Но есть порядок приемки, который не нарушается:

Таким образом, служебная бумага не является частью делопроизводства, на многих предприятиях не принято использовать такую форму обращения. Общий порядок оформления может отличаться от правил отдельно взятой компании. Как именно писать записку, нужно уточнять у себя на предприятии.

Приходилось ли вам писать служебную записку?

Видео по теме

Источник

Как написать служебную записку руководителю образец

Служебная записка. Образец написания

Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций. Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом. Этот документ позволяет оперативно решать любые вопросы: хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д.

Кто может писать служебную записку

Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой. Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.

Для чего нужна служебная записка

Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.

В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае.

Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий.

Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета. В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д. В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).

Основные правила написания служебной записки

Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии. Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора. Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц. Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.

Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения

Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.

Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.

После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.

Инструкция по написанию служебной записки

Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно.

Общие понятия и общие требования к любой служебной записке. Резюме

Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании. Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации. Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать. Для этого в документе нужно указать следующие пункты:

Начинается записка «шапкой», в которой прописываются данные о лицах, участвующих в коммуникации, наименование организации. Нужно также прописать информацию в компании. В завершении записки требуется указать дату, подпись и ее расшифровку.

В последнее время практикуются служебные записки, которые отправляются через электронную почту. Однако классическим вариантом является письменное составление.

Можно сказать, что составление таких записок — способ коммуникации между работниками одного уровня. К примеру, они могут отправляться от руководителя отдела генеральному директору. Обычно руководитель отдела просит за своих сотрудников. Если рядовые сотрудники составляют записку, она будет считаться докладной. От правильного составления служебной записки зависит, будут ли приняты просьбы отправителя. Получатель должен хорошо понимать, что у него просят и почему. Нужно прописывать всю официальную информацию, но делать это кратко и емко.

Служебная записка от работника: цели и образец

Служебную записку составляет работник на имя своего непосредственного руководителя или на имя начальника другого подразделения. Она позволяет в короткое время:

Также она является доказательством того, что специалист, обнаруживший проблему в рабочем процессе, не пустил ситуацию на самотек, а оповестил о ней свое руководство, чтобы оно приняло оперативное решение. То есть не бездействовал.

Виды записок

Кроме того, служебная записка (образец представлен далее) может сопровождать пересылку пакета документов между отделами, подразделениями, департаментами внутри организации (для сторонних организаций необходимо готовить сопроводительные письма). Также ее можно направлять работникам с требованием объяснить причину отсутствия на рабочем месте.

В служебной записке могут содержаться любые вопросы, касающиеся рабочих моментов.

Правила составления

Пример служебной записки

Составленный документ следует зарегистрировать у секретаря предприятия как входящую корреспонденцию. После этого вы можете быть уверены в том, что директор получит служебную записку и ознакомится с ней лично.

Как подавать в электронном виде

Такой способ передачи экономит бумагу и время сотрудников. В этом случае документ составляется так же, как и на бумажном носителе. Желательно, чтобы на нем стояла электронная подпись отправителя. Чтобы удостовериться в том, что отправленный документ прочитан руководителем, при отправке следует запросить «уведомление о прочтении почтового отправления», поставив галочку в форме отправки.

Образец документа

При этом нужно не только грамотно изложить факты, но и правильно оформить документ. Его составление часто вызывает затруднения, особенно при отсутствии опыта. Но это не трудно сделать, если у вас перед глазами есть примеры. Именно поэтому мы подготовили образцы, ознакомившись с которыми вы сможете правильно оформить документ.

Как написать служебную записку: примеры и образцы

Служебная записка — это одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии. При ее составлении следует придерживаться определенных правил.

Для чего составляют

Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют. Потребность в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

Написать такое письмо вправе любой сотрудник. Обычно в нем две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если:

В целом, что такое служебная записка — это доказательство того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста. Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решение по проблеме.

Виды писем

Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды:

Таким образом, существуют многочисленные виды и образцы служебных записок, в них содержится любая информация, касающаяся рабочих моментов.

Как оформить (образец по ГОСТу)

Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных шаблонов письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Хотя унифицированная форма служебной записки законом не установлена, она обязана соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов”. То есть в ней должны присутствовать следующие реквизиты:

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример служебного письма, варианты его написания.

Пример 1

Такой вид расположения реквизитов в документе называют угловым. Но их разрешается разместить на листе и по-другому.

Пример 2

На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта — правильные.

Пример 3

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Правила оформления

Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О. Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.

Первая фраза, которой обычно открывается образец служебной записки: довожу до вашего сведения, это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.

Писать следует кратко, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.

Образцы для разных случаев

Образец как писать служебную записку директору о подтверждении командировки

Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.

Записка о выплате премии

Непосредственный начальник вправе ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

от начальника отдела продаж ООО «Домострой»

Об увеличении премиального вознаграждения

Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2020 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.

Начальник отдела продаж Настина И.А.

Докладная об отсутствии на рабочем месте

Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Перед вами пример написания служебной записки, из которого видно: непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.

Записка о списании ТМЦ

В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Как происходит списание ТМЦ, читайте в статье «Как составить образец акта списания материальных ценностей». В пакет документов включают и представленный ниже документ.

Письмо о необходимости ремонта оборудования

С его помощью сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.

Письмо об отзыве из отпуска

Докладная о самоизоляции

Все, кто вернулся из-за рубежа или контактировал с лицом, которое потенциально заражено коронавирусом, обязаны соблюдать режим самоизоляции. Чтобы нахождение дома не расценивалось как прогул — о вынужденном затворничестве следует предупредить работодателя. Здесь пригодится служебная записка о необходимости самоизоляции сотрудника, ее составляют и отправляют в электронном виде.

Письмо о переводе на удаленную работу

В связи с распространением коронавирусной инфекции многие организации переходят или уже перешли на удаленный формат работы. Если руководитель пока не стремится к этому — сотрудником оформляется служебная записка на удаленную работу с просьбой перевести его на более безопасный режим.

Остается добавить, что любой документ составляется на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим. Писать на обороте не рекомендуется, хотя это допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные нумеруются. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.

Составляют ли в электронном виде

Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет. Следовательно, обязательно надо изучить не только образец, как написать служебную записку от руки, но сказать пару слов об электронных докладных. Они уже существуют, и правила их оформления практически не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы. Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции. В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.

Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке письма, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

Срок хранения

Любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет срок хранения. В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.

Срок хранения отдельных документов продлевается, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия. Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах). Есть особенность по установлению срока хранения документов, оформленных в электронном виде. Период обеспечения их обязательной сохранности устанавливается отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.

Источник