Как проверить электронную трудовую книжку

Перейти на электронную трудовую или нет?

Работаю по найму. Всех сотрудников приглашают выбрать, переходят они на электронные трудовые книжки или остаются с обычными бумажными. Расскажите, какие плюсы, минусы и подводные камни есть в обоих случаях?

Бумажная как-то роднее, материальнее: есть подтверждение моей работы на бумаге. А эксперты Т—Ж что скажут?

Этот материал обновлен 24.08.2021

Если у вас есть сомнения, то не спешите отказываться от бумажной трудовой книжки. Сделать это вы всегда успеете. Все-таки трудовая книжка — это важный документ, который подтверждает трудовой стаж.

В ближайшие пару лет будет понятно, столкнутся ли с проблемами при подтверждении стажа или получении пенсии те работники, которые перешли на электронные трудовые. Исходя из этого, вы сможете сделать более взвешенный выбор.

Что такое электронная трудовая книжка

По составу сведений электронная трудовая книжка не сильно отличается от бумажного аналога. Так, в ней есть следующая информация о трудовой деятельности:

В отличие от бумажной трудовой книжки, в электронной версии есть СНИЛС работника. Но в электронной трудовой нет информации о награждениях. Также в нее не вносятся данные, которые могут быть важны для некоторых категорий работников. Например, работодатель в форме СЗВ-ТД не передает в ПФР информацию о том, что работник принят для работы вахтовым методом, а только отражает информацию о работе в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, что важно для назначения досрочной пенсии. В бумажной трудовой книжке эта информация отражается, то есть все сведения находятся в одном месте.

Где посмотреть сведения из электронной трудовой

Получить выписку из электронной трудовой книжки можно в любое удобное время в личном кабинете на портале госуслуг. Выписка выдается по форме СТД-ПФР и подписывается электронной подписью сотрудника ПФР. По юридической значимости такой документ равен бумажному.

Если в выписке указаны не все сведения или она пустая, значит, работодатель не передал или не успел передать сведения. Либо в 2020 году у работника не было никаких изменений в трудовой деятельности — подавать сведения было не о чем.

При необходимости можно получить форму СТД-ПФР на бумаге. Запросить ее можно в любом отделении ПФР или МФЦ без привязки к месту жительства или работы.

Обратите внимание, что работодатель не обязан выдавать форму СТД-Р ни во время работы, ни при увольнении сотрудника, на которого ведется бумажная трудовая книжка.

Плюсы электронной трудовой книжки

Быстрый доступ к информации. Вы в любое время можете посмотреть, какие сведения работодатель передал в ПФР. Бумажная трудовая книжка хранится у работодателя. Чтобы получить из нее выписку или сделать копию, необходимо обратиться в отдел кадров, написать заявление и подождать до трех рабочих дней.

Дистанционное оформление пенсий. ПФР сможет оформить пенсию по данным лицевого счета без дополнительных документов.

Упрощенное получение соцвыплат. Чтобы назначить пособия и прочие выплаты, госорганы получат данные о вашей трудовой деятельности по каналам межведомственного взаимодействия. Вам не придется тратить время на то, чтобы нести в госорган заверенную копию трудовой.

Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства. Например, чтобы устроиться на дистанционную работу, можно будет отправить работодателю по электронной почте форму СТД-ПФР или СТД-Р как подтверждение стажа.

Меньше ошибок. Такое преимущество электронной трудовой книжки называет ПФР. Видимо, подразумевается, что отчет СЗВ-ТД унифицированный, поэтому работодатели будут проявлять меньше самодеятельности в отличие от заполнения бумажной трудовой.

Высокий уровень безопасности и сохранности данных. Как известно, бумажная трудовая книжка может потеряться, сгореть или испортиться. С электронной трудовой книжкой вероятность потери данных ниже.

Минусы электронной трудовой книжки

Нет информации о трудовом стаже до 2020 года. Пожалуй, это основной недостаток электронной трудовой книжки. Несмотря на то что работодатель сдает в ПФР форму СЗВ-СТАЖ с информацией о трудовом стаже сотрудника, не исключено, что стаж до 2019 года включительно все равно придется подтверждать бумажной трудовой. То есть работнику, который отказался от бумажной трудовой книжки, нужно будет хранить ее у себя дома и при необходимости предъявлять новому работодателю, если он попросит подтвердить стаж, или в госорганы.

В электронной трудовой книжке нет сведений о награждениях. Многие работники с большим стажем стремятся получить звание ветерана труда, для которого помимо стажа требуется информация о государственных или ведомственных наградах. Подтверждать это работники привыкли записью в разделе о награждениях трудовой книжки. В электронной трудовой таких сведений нет, поэтому придется подтверждать награждение другими документами. Например, выписками из приказов, самими грамотами и т. д.

Есть риск, что данные потеряются. Хотя ПФР заявляет о надежности своих информационных систем, полностью исключать риск утраты данных все же нельзя. А если оставить бумажную книжку, данные в ней точно сохранятся.

Также нельзя исключить риск утечки персональных данных к злоумышленникам.

Дублирование записей в электронной и бумажной трудовой. Непонятно, каким сведениям будет отдаваться приоритет в случае противоречий между бумажной трудовой книжкой и электронной.

Плюсы бумажной трудовой книжки

Привычный формат. Все знают, как выглядит бумажная трудовая и какие сведения в ней можно найти.

Подтверждает весь трудовой стаж работника. В отличие от электронной версии в бумажной трудовой книжке есть все сведения с момента начала трудовой деятельности работника.

Есть данные о награждениях и поощрениях. В бумажную трудовую работодатели вносят информацию о значимых награждениях за время работы.

Минусы бумажной трудовой книжки

Можно потерять или испортить. Трудовые книжки теряют или повреждают как работники, так и работодатели. В результате приходится тратить много времени на сбор документов, чтобы оформить дубликат.

Бумажная трудовая морально устарела. Учитывая перевод многих сотрудников на дистанционную работу в условиях пандемии, оформление различных выплат и оказание госуслуг онлайн, использовать электронную трудовую книжку стало удобнее, чем бумажную.

Плата за оформление документа. Работодатель вправе брать с сотрудника деньги, пусть и небольшие, за оформление новой трудовой книжки или вкладыша в нее. Никаких расходов на ведение электронной трудовой работник не несет.

Стоит ли отказываться от бумажной трудовой книжки

До 31 декабря 2020 года работник должен подать работодателю одно из заявлений: о сохранении бумажной трудовой или ведении сведений о его трудовой деятельности только электронно. Если вы сейчас решите оставить бумажную трудовую, то потом сможете передумать и отказаться от нее. А если выберете только электронную трудовую, то назад пути не будет. Поэтому, на мой взгляд, не стоит спешить отказываться от бумажной трудовой книжки.

Наиболее рискованно отказываться от бумажной трудовой, если у вас большой стаж или есть право на досрочную пенсию.

Если же стаж небольшой, то, думаю, вы ничем не рискуете. В первой версии закона об электронных трудовых книжках было положение, что от бумажной трудовой полностью откажутся к 2027 году. Из принятой редакции закона это положение убрали, но не исключено, что к идее полностью отказаться от бумажной трудовой законодатели еще вернутся. Тогда это все равно придется сделать.

Продолжать вести бумажную трудовую книжку нет смысла тем, кто уже оформил пенсию или на российскую пенсию не претендует, например иностранным работникам при работе по патенту.

Что делать? Читатели спрашивают — эксперты отвечают

Источник

Выясняем трудовой стаж работника, отказавшегося от бумажной трудовой

В скором времени электронные трудовые книжки станут нормой. Работники при приеме на работу будут предоставлять не бумажную «корочку», а просто распечатку А4 с формой СТД-Р.

СТД-Р – документ, который работодатель обязан выдать сотруднику в день увольнения или по требованию.

В бланке СТД-Р две части. В первой части СТД-Р указываются:

Во второй части СТД-Р указывают сведения о трудовой деятельности в виде таблицы. Внешне эта таблица выглядит почти также, как в бумажной трудовой.

Как узнать трудовой стаж работника без бумажной трудовой книжки

Получив бумажную трудовую книжку, работодатель видит весь трудовой путь нового работника. Кадровик или бухгалтер могут легко просчитать общий трудовой стаж работника. С формой СТД-Р так не получится. Она содержит информацию только от прежнего работодателя.

Каждый работодатель заполняет СТД-Р за себя. Всю информацию о трудовой деятельности работника аккумулирует ПФР на основании сведений из отчетов работодателей.

В тоже время бухгалтеру необходимо знать страховой стаж работника для расчета и выплаты больничных.

Чтобы получить всю нужную информацию, бухгалтеру придется попросить работника, обратиться в ПФР и запросить у них сведения о трудовой деятельности. По законодательству работодатель сам это сделать не может. Организация не вправе обращаться в ПФР с запросами о трудовом стаже работников.

Работник может запросить сведения о своей трудовой деятельности напрямую в ПФР, через МФЦ, на сайте Госуслуги.

Работник получает от ПФР данные в форме СТД-ПФР, где есть вся информация о трудовом стаже.

Какими документами можно подтвердить страховой стаж

Согласно Правилам подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам, которые утверждены приказом Минтруда России от 09.09.2020 № 585н, документами, которые подтверждают страховой стаж являются:

Если трудовой книжки нет, формы СТД-ПФР тоже нет, подтвердить страховой стаж можно:

На практике большинство бухгалтеров предпочтет получить не трудовые договора и справки, а документы из официальных инстанций. Вышеперечисленные документы помогут работнику исправить сведения о его трудовой деятельности, обратившись в ПФР.

Источник

Ликбез про электронные трудовые книжки

Свершилось, с 1 января 2020 в России введена электронная трудовая книжка. Но от бумаги мы избавляемся только сейчас.

— Что это за штука?
Это запись в базе данных, в которой лежит то же самое, что в вашей бумажной трудовой книжке, только в одном месте в хранилище ПФР. Теперь будет меньше логистики с перемещением этих книжек, сложнее будет утерять старую с записью про увольнение по статье, да и в кадрах не надо будет хранить бумагу 75 лет.

— И уже работает?
Пока нет. Во-первых, всё уже делается с 1 января 2020, но можно решать про оставить ли себе бумажную до 31 декабря 2020. Закон уже работает, административно-техническая база есть, но нужно пройти ещё несколько стадий. Первая стадия — работодатели должны уведомить всех сотрудников об этой особенности до конца июня 2020. Вторая — до 31 декабря 2020 нужно выбрать, хотите вы всё по-старинке, в бумаге, или в электронном виде. UPD: уже можно уведомлять до осени.

— Стоп-стоп, осталась неделя на уведомление? И это ведь государство, и письмо в общий телеграм-чат за документ не считается?
Верно. Уведомлённым считается человек, который прочитал где-то что-то и расписался, то есть как минимум прибыл в офис или отправил такой документ в офис. Либо же уведомлённым считается человек, который получил заказное письмо с описью вложения, где в описи и указано это самое уведомление.

— И что дальше?
Мы уже сделали рассылку словами, и теперь отправляем официальные заказные письма курьерами и почтой. После того, как все будут уведомлены, наступит следующий этап — нужно будет написать или осознанно не написать заявление с выбором типа ведения трудовой книжки до конца рабочего дня 31 декабря 2020.

— Какие есть варианты?

За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.

— Каким документом это регламентируется?
Документами: Федеральным законом от 16.12.2019 N 439-ФЗ и статьей 66 пунктом 1 Трудового кодекса РФ. На деле там всё ещё сложнее, но вот здесь есть хороший список документов.

— Как быстро можно забрать физическую трудовую после заявления на ЭТК?
Сначала было тем же днём, то есть в момент подписания заявления, но теперь в течение 3 рабочих дней. Поэтому приходите хотя бы 30-го декабря, а не в 17:59 31-го, если вы испытываете к отделу кадров хоть какие-то хорошие чувства.

По мнению Минтруда России, срок выдачи аналогичен сроку, установленному ч. 1 ст. 62 ТК РФ, — не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления (ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ, Письмо от 13.03.2020 N 14-2/В-260). Ранее министерство придерживалось другого мнения: трудовая книжка выдается в день подачи указанного заявления, которое подтверждает факт выдачи документа на руки (Письмо от 12.02.2020 N 14-2/В-150). Учитывая, что специальная норма ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ не устанавливает напрямую трехдневный срок выдачи, во избежание возможных рисков нарушения прав работника рекомендуем выдавать трудовую книжку в день подачи заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

Срок хранения невостребованных трудовых книжек – 50 лет, если они завершены в 2003 году и позже, и 75, если до 2003 года (ст. 22.1 ФЗ Об архивном деле в РФ)

— Что будет в этой трудовой книжке?
Поначалу ничего. С 1 января 2020 кадры передают в ПФР информацию: прием, перевод, увольнение. При этом все старые данные из трудовой никак не передаются организацией. Тем не менее, у ПФР они есть, поскольку везде вы платили налоги. Электронная трудовая книжка формируется у лиц, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2020 года.

Вообще, для передачи в ПФР сведений о трудовой деятельности работников работодателю нужно составлять отчетность по форме СЗВ-ТД. Форма СЗВ-ТД заполняется при трудоустройстве, переводе на другую работу, увольнении, подаче заявления о выборе способа ведения трудовой книжки. То есть есть последний сегмент данных в любом случае ещё раз попадёт в ПФР. В отчетность по форме СЗВ-ТД нужно вносить практически ту же информацию, что и в трудовую книжку. Данные о приёме и увольнении не позднее следующего рабочего дня после приказа, а о переводе, подаче заявления, предоставлении сведений о трудовой деятельности данные отправляются не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Работодатель должен предоставлять форму в электронном виде усиленной квалифицированной электронной подписью.

Благодаря СЗВ-ТД (и до этого СЗВ-К), государство всё про вас знает. Пенсионный фонд считает ваши пенсионные баллы, и это значит, что видит все выплаты вам, облагаемые налогом. То есть то, что работодатель показывал государству, в базе данных уже есть, но там данные, не совсем как в трудовой. Но достаточные, чтобы сравнить и разобраться.

— Что должна сделать компания

— Что, если я написал заявление на электронную, но не пришёл за бумажной?
Её призрак будет преследовать вас вечно вместе с призраком кадровика. Нужно будет забрать, иначе есть шансы со временем обнаружить её на почте.

— А ПФР в своих базах данных точно ничего не потеряет и не перепутает?
На офсайте написано: «Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределённых системах хранения, что исключает риск потери данных». Поэтому настоятельно рекомендую хранить бумажную книжку и вкладывать в неё все бумажки, получаемые при увольнении.

— Что это за бумажки при увольнении?
При увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у работодателя есть такая возможность). В случае сохранения бумажной трудовой книжки, данные будут фиксироваться в ней. То есть вам дадут некий документ, который докажет последний отрезок работы.

— Погодите, а как показывать электронную книжку при приёме на работу?
Можно получить справку о своей трудовой деятельности или просто открыть книжку в личном кабинете ПФР и напечатать. Кадровый отдел получит доступ ко внесению данных после вашего поступления на работу. Вносится:

— Где можно получить документ про то, где я работал с новой книжкой?
У последнего работодателя, в ПФР и МФЦ физически, в личному кабинете ПФР и ЕПГУ в электронном виде.

UDP: После публикации перенесли сроки:

Срок уведомления работников в выборе формата трудовой книжки перенесли по 31 октября 2020 года включительно (п. 2 постановления Правительства от 19.06.2020 № 887). Напомним, что раньше срок уведомления был установлен не позднее 30 июня 2020 года.

Источник

Зачем нужна электронная трудовая книжка?

С 1 января 2020 года любой работающий человек может оформить электронную трудовую книжку. В ней будет отражаться история его трудовой деятельности начиная с 2020 года. Посмотреть электронную трудовую книжку можно в личном кабинете на портале Пенсионного фонда и на портале госуслуг.

Трудовая книжка нужна для подсчета стажа, для решения спорных моментов при начислении пенсии либо для поиска новой работы. Сейчас за копией трудовой необходимо обращаться к работодателю, и порой этот процесс занимает несколько дней. А если человек еще и работает удаленно, то ему придется потратить время на то, чтобы доехать до отдела кадров.

Все эти вопросы снимает электронная трудовая книжка. Если вам потребуется бумажная выписка из нее, то ее можно получить у работодателя, в управлении Пенсионного фонда России либо в любом центре госуслуг «Мои документы».

Вашу прежнюю бумажную книжку выдадут на руки, так что сведения о стаже до 2020 года тоже всегда будут под рукой.

Телефон Горячей линии: 8 (495) 870-44-44

В ней сохраняются практически все сведения, которые есть в бумажной трудовой книжке: информация о работнике, даты приема и увольнения, место работы, вид мероприятия (прием, перевод, увольнение), должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение, вид работы, основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа) и причины прекращения трудового договора.

Первое. Вы сами вправе решить, переходить на новый формат или нет. Без согласия работника книжка в электронный вид переводиться не будет. Вы можете сохранять ее в бумажном виде столько, сколько это необходимо

Второе. Какое бы решение вы ни приняли, о нем следует сообщить руководству, подав заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной версии. Это надо сделать до 31 декабря 2020 года включительно.

Важно! Начиная с 2021 года новые бумажные книжки заводиться не будут. Это значит, что человек, впервые устроившийся на работу в 2021 году и позже, сможет оформить только электронную трудовую книжку.

В отдельных случаях вы вправе подать заявление в любое время. Случай считается исключительным, если вы по состоянию на 31 декабря 2020 года:

Бумажная трудовая книжка никуда не исчезнет. Вам ее выдадут на руки, так что сведения о работе до 2020 года тоже всегда будут с вами.

При сохранении бумажной трудовой книжки работодатель будет вносить данные одновременно в две версии — электронную и бумажную. В дальнейшем вы сможете подать заявление и перейти на электронную книжку.

Переход россиян на электронный формат электронных книжек начался с 1 января 2020 года. Каждый работник вправе самостоятельно решить, будет он оформлять электронную трудовую или сохранит бумажный вариант. Переход к новому формату осуществляется добровольно и только с согласия человека.

Ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло какое-либо кадровое мероприятие — прием, перевод, увольнение или подача заявления о выборе формата трудовой книжки, работодатель обязан сообщить об этом в Пенсионный фонд России. На основе поступившей информации и будут формироваться электронные трудовые книжки россиян.

Если работодатель подает сведения о своем сотруднике впервые, то он одновременно предоставляет информацию и о его трудовой деятельности на 1 января 2020 года, если в этот период человек уже работал у него.

С 1 января 2021 года работодатель подает сведения о трудовой деятельности в Пенсионный фонд не позднее рабочего дня, следующего за днем подписания документа о приеме на работу или увольнении, и не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем подписания документов о переводе.

Сотрудники, не имевшие возможности до 31 декабря 2020 года подать заявление, вправе сделать это в любое время. К ним, в частности, относятся:

Если сам работник не сделал выбора и никак не сообщил о своей воле, то работодатель обязан подавать в Пенсионный фонд РФ сведения о трудовой деятельности в электронном виде и продолжать вести бумажную трудовую книжку в установленном порядке.

Если работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель выдает ему бумажную книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о переходе на электронную книжку.

Работника необходимо предупредить о том, что выданная ему бумажная книжка сохраняет свою силу и продолжает использоваться наравне с электронной. Работнику следует хранить бумажную книжку, поскольку в электронной версии фиксируются только сведения о трудовой деятельности начиная с 2020 года.

Для тех, кто впервые поступает на работу после 31 декабря 2020 года, сведения о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде. Оформляться бумажная трудовая книжка не будет.

При заключении трудового договора работник предъявляет работодателю: сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде вместе с трудовой книжкой или взамен ее.

Если работник выявил неверную или неполную информацию в своей электронной трудовой книжке, работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить или дополнить сведения и передать их для хранения в Пенсионный фонд.

Если работник перешел на электронную версию и ему необходима какая-либо информация из трудовой книжки, он подает заявление. Работодатель обязан предоставить сведения так, как просит работник в своем заявлении: на бумажном носителе, в электронном виде либо предоставить выписку, подписанную усиленной квалифицированной электронной подписью (если она имеется). Работодатель обязан сделать это не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления. При увольнении сведения предоставляются в день прекращения трудового договора.

Источник

Войти на сайт с помощью

Как посмотреть электронную трудовую книжку

Сегодня многие из наших граждан перешли на электронные трудовые книжки, которые хранятся в ПФР. А можно ли с ними ознакомиться? На этот и другие вопросы отвечают в Государственной инспекции труда в КЧР:

– Работники не лишены возможности ознакомиться с содержанием электронных трудовых книжек. Законом предусмотрено несколько способов, как работнику посмотреть электронную трудовую книжку:

Ответом на запрос будет выписка из ЭТК. Она может быть в электронном или бумажном формате. Бумажные варианты предоставляют ПФР, МФЦ и работодатель. Электронная выписка доступна на сайте ПФР, портале Госуслуги и у работодателя.

Сведения о трудовой деятельности в электронном виде заверяются ЭЦП и являются официальным документом, т. е. имеют такую же юридическую силу, что и бумажная выписка с печатью и подписью должностного лица.

Получение выписки у работодателя имеет нюансы. Он может предоставить сведения о трудовой деятельности только на своем предприятии, данные других работодателей ему недоступны. Получить полную информацию о трудовом стаже на всех местах работы можно только в ПФР, МФЦ и на Госуслугах.

Напомним, что ЭТК содержит информацию о стаже с 01.01.2020. Данные за предыдущие годы есть только в старой традиционной книжке, в цифровую форму они не включаются.

Рассмотрим подробнее способы получения электронных документов:

Получение сведений онлайн

Самый простой и быстрый способ ознакомиться с записями в ЭТК – получить электронную выписку на сайте ПФР или портале Госуслуги. Учетная запись на Госуслугах необходима в обоих случаях.

На сайте ПФР надо зайти в личный кабинет гражданина, авторизовавшись через портал Госуслуги, и выбрать соответствующий запрос.

Результат будет готов практически сразу. Полученные сведения можно распечатать или сохранить на своем компьютере. Также они сохранятся в личном кабинете, где их можно будет посмотреть в любой момент.

Чтобы посмотреть электронную трудовую книжку на Госуслугах, нужна подтвержденная учетная запись на портале. Найти нужную услугу можно двумя путями:

Ожидание ответа займет не более 5 минут.

Где посмотреть электронную трудовую книжку в Госуслугах

В разделе «Уведомления» надо найти свой запрос сведений о трудовой деятельности и открыть его, внутри будут полученные файлы выписки из ЭТК. Их можно сохранить на компьютере или отправить по электронной почте.

Как посмотреть трудовую книжку в электронном виде у работодателя

Если вас интересуют записи только по текущему месту работы и в полной выписке из ЭТК нет необходимости, можно запросить сведения у работодателя. Для этого надо подать письменное заявление, в котором указывается требуемый формат выписки (электронный или бумажный).

Но следует иметь в виду, что ЭТК в электронном виде работодатель выдаст только при наличии у него усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). При ее отсутствии выдается бумажный вариант.

Внимание! Если вы не отказались от бумажной книжки, выдавать сведения из ЭТК работодатель не обязан (письмо Минтруда РФ от 16.06.2020 № 14-2/ООГ-8465).

В течение трех рабочих дней вам выдадут форму СТД-Р с информацией о вашей трудовой деятельности в организации (ст. 66.1 ТК РФ).

При увольнении форма СТД-Р выдается в обязательном порядке всем сотрудникам, перешедшим на ЭТК. Запрос работника в этом случае не требуется. Если впоследствии вы потеряете документ, в повторной выдаче вам могут отказать. Предоставлять сведения из ЭТК уволенным сотрудникам работодатель не обязан.

В такой ситуации лучше обратиться в ПФР, на Госуслуги или в МФЦ и получить полную выписку.

Как посмотреть ЭТК, если нет учетной записи на Госуслугах

Для тех, кто не зарегистрирован на Госуслугах или по техническим причинам не может получить выписку онлайн, рассказываем, где можно посмотреть электронную трудовую книжку в этом случае.

Можно получить бумажную выписку из ЭТК в ПФР или МФЦ. Для этого придется посетить ближайшее отделение ПФР или МФЦ, обращаться по месту регистрации не нужно. Порядок выдачи сведений из ЭТК утвержден постановлением Правления ПФР от 21.01.2020 № 46па.

Источник

Как посмотреть свою электронную трудовую книжку

В 2020 году начался переход на электронные трудовые книжки. С этого момента сведения о трудовой деятельности гражданина хранятся в ПФР в цифровом виде. ЭТК обеспечивает возможность постоянного доступа к этой информации.

Какие сведения хранятся в ЭТК

В электронной трудовой книжке хранятся те же сведения о работнике, что и в классическом бумажном варианте:

данные о работнике;

даты приёма, увольнения и перевода на другую должность;

название мероприятия (приём, перевод, увольнение);

должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;

вид поручаемой работы;

дата, номер и вид документа;

причины прекращения трудовой деятельности.

Электронная трудовая книжка хранит сведения о трудовой деятельности, начиная с 1 января 2020 года. Информация о предыдущем трудовом стаже хранится в бумажной трудовой книжке.

Где можно ознакомиться с ЭТК

Ознакомиться с информацией, которая хранится в электронной трудовой книжке можно четырьмя способами:

в отделении МФЦ;

с помощью запроса в ПФР.

Данные предоставляются в формате выписки в электронном или бумажном формате. МФЦ выдают только бумажный вариант, «Госуслуги», работодатель и ПФР могут выдавать как бумажную, так и электронную выписку.

Работодатель может предоставить сведения из электронной трудовой книжки своего сотруднику только о текущем месте работы. Информацию о работе в других организациях таким способом получить нельзя.

Как получить сведения

Госуслуги

Для получения услуги необходимо проделать следующие шаги:

Зарегистрируйтесь и авторизуйтесь на портале «Госуслуги».

Нажмите «Отправить запрос» или «Получить услугу».

Проверьте сведения о застрахованном лице и при необходимости измените их.

Нажмите «Подать заявление».

Выписка о трудовой деятельности будет готова через несколько минут. Ознакомится с результатом можно будет в разделе «Мои заявления».

Чтобы получить услугу, предварительно нужно зарегистрироваться на «Госуслугах». После этого нужно выполнить следующие шаги:

Авторизуйтесь на сайте ПФР с помощью

Перейдите на страницу получения выписки.

Сведения будут предоставлены в течение нескольких секунд в формате PDF. При необходимости документ можно скачать и использовать в качестве справки.

Также гражданин может лично посетить территориальное отделение ПФР для получения бумажной выписки.

Работодатель

Работодатель может предоставить сведения о трудовой деятельности по текущему месту работы. Однако, работодатель не обязан предоставлять эти данные, если работник не отказался от бумажной трудовой книжки.

Для того чтобы получить информацию из ЭТК, работник должен подать письменное заявление, в котором будет указан формат предоставления данных: бумажный или электронный.

Важно: работник может получить данные от работодателя в электронном формате, только при наличии КЭП — квалифицированной электронной подписи.

Информацию работодатель предоставит в течение 3-х рабочих дней в формате СТД-Р — сведения о трудовой деятельности.

Получить сведения о трудовой деятельности можно в цифровом и бумажном виде. Быстрее всего получить услугу на сайте ПФР или «Госуслугах», однако выписку также выдают в отделениях МФЦ и ПФР и на месте работы.

Источник

Работник устраивается без трудовой, как узнать подавал ли он заявление о переходе на электронный формат

В ПФР есть сведения о дате подачи работником заявления о переходе на электронную трудовую. Эти данные указаны в форме СЗВ-ТД, которую работодатель сдает в фонд.

У бухгалтера или кадровика могут возникнут сомнения в необходимости оформить новую бумажную трудовую книжку взамен утерянной работнику со стажем, когда он по возрасту явно не может быть молодым специалистом, впервые поступившим на работу.

По статье 66 ТК РФ трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Работник со стажем обязан при приеме на работу предъявить:

Если работник просит оформить новую бумажную трудовую по причине ее утраты, потери и т.п. есть смысл проверить не писал ли он ранее заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в электронной форме в соответствии со статьей 66.1 Кодекса.

Как проверить какой формате трудовой должен быть у работника: бумажный иди электронный

Если в работника нет бумажной трудовой и нет СТД-Р от прежнего работодателя, сведения о трудовой деятельности он может получить в ПФР.

Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-ПФР, которые хранятся в электронном формате, работник может в ПФР:

В форме, полученной от ПФР есть данные о переходе работника на предоставление сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Кроме того, работодатель направляет в ПФР сведения о трудовой деятельности работника по форме «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)», которая утверждена постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 г. № 730п.

Порядок заполнения формы СЗВ-ТД предусматривает передачу в ПФР сведений о дате подачи работником заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

Таким образом, в ПФР есть сведения о дате подачи работником заявления о переходе на электронную трудовую.

В случае отсутствия у принимаемого на работу сотрудника бумажной трудовой в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица оформить дубликат трудовой книжки.

О переходе на электронные трудовые: напоминание

Молодым специалистам, которые впервые поступают на работу после 31.12.2020, можно оформить только электронную трудовую в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ, бумажные трудовые книжки им не оформляют. Если принимается на работу сотрудник, уже имеющий опыт работы и потерявший свою трудовую, ему нужно оформить дубликат.

По 31 декабря 2020 года включительно каждый работник мог подать письменное заявление о продолжении ведения его бумажной трудовой книжки в соответствии со статьей 66 ТК РФ или о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в электронной форме в соответствии со статьей 66.1 Кодекса.

Если работник не подал ни одно из заявлений до 31 декабря 2020 г., организация, в которой он работает, продолжает вести его трудовую книжку в бумажном виде.

Бератор нового поколения
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА

То, что нужно каждому бухгалтеру. Полный объем всегда актуальных правил учета и налогообложения.

Источник

Где посмотреть данные электронной трудовой книжки

До конца 2020 года работникам надо было оповестить своих работодателей о желании перейти на электронную трудовую книжку (ЭТК) или продолжить ведение бумажной трудовой. С 2021 года при первом трудоустройстве работникам заводятся только электронные трудовые. Теперь у многих работников возник вопрос – если моя трудовая книжка в электронном виде, найти данные о периодах работы я смогу самостоятельно или надо всегда обращаться к работодателю?

Владельцам электронных трудовых дается право контролировать правильность внесения в этот документ записей, они могут получить выписку о стаже. Электронная выписка из трудовой книжки заверяется ЭЦП, поэтому документ обладает такой же юридической силой, как и бумажный аналог. Как посмотреть электронную трудовую книжку работника – расскажем далее.

Электронная трудовая книжка – где посмотреть

В каких случаях может потребоваться выписка из электронной трудовой:

Если на сотрудника ведется трудовая книжка в электронном виде, где посмотреть данные о стаже – все возможные варианты перечислены в ст. 66.1 ТК РФ:

Расскажем подробнее, как и где можно посмотреть электронную трудовую книжку в каждом из указанных случаев.

Как получить сведения через работодателя

Запросить сведения из ЭТК можно по последнему месту работы, но в этом случае данные будут получены только за период работы именно у этого работодателя. Доступа к сведениям о работе в других местах у него нет.

Если ведется трудовая книжка онлайн, посмотреть данные из нее по последнему месту работы можно по следующему алгоритму:

Как посмотреть трудовую книжку в электронном виде, если обратиться в МФЦ

В этом случае необходима личная явка физлица в отделение МФЦ или подача соответствующего заявления через представителя. Итогом становится получение заверенной бумажной версии выписки из трудовой. При этом важно не перепутать виды услуг – заказывать надо именно сведения о трудовой деятельности из электронной трудовой книжки, а не извещение о состоянии лицевого счета в ПФР.

Как посмотреть электронную трудовую книжку при обращении в Пенсионный фонд

Реализовать свое право на доступ к информации можно двумя способами:

Услуга по предоставлению выписки из электронной трудовой оказывается по экстерриториальному принципу, то есть отсутствует привязка к месту проживания заявителя или к месту его фактической работы. Получить документ можно как на бумажных носителях, так и в электронном формате. Регламент предоставления сведений о стаже прописан в Постановлении Правления ПФ от 21.01.2020 г. № 46па.

Электронная трудовая книжка – где посмотреть в Госуслугах

Сначала надо авторизоваться на портале Госуслуг или зарегистрироваться на нем, если учетная запись ранее не создавалась. Далее выбирается нужная услуга, найти ее можно двумя способами:

Результатом оказания услуги становится получение документа, заверенного усиленной ЭЦП, в «Личный кабинет» на портале. Выписка появится в разделе уведомлений. Можно не только посмотреть электронную трудовую книжку на Госуслугах, но и сохранить ее на компьютер или распечатать.

Особенность варианта с оформлением выписки через Госуслуги в том, что результатом станет получение только электронной версии документа, заказать форму на бумажном носителе через портал невозможно.

Где посмотреть данные электронной трудовой книжки мы выяснили, но как быть при выявлении ошибок в полученной выписке? Если работник обнаружил неточности или отсутствие информации о последней работе, он может обратиться к своему работодателю с просьбой устранить недочеты. При отсутствии информации за периоды до 2020 года гражданин может обратиться с бумажной трудовой в любое отделение ПФР для переноса из нее недостающих сведений в систему.

Источник

Как перейти на электронные трудовые книжки

Рассказать сотрудникам и не получить штраф от Роструда

В 2020 году в России начался переход к электронным трудовым книжкам.

С 2020 года сведения о том, что человека приняли на работу, повысили или уволили, передаются в Пенсионный фонд РФ в электронной форме. Переход с обычных трудовых книжек на электронные продолжается и в 2021 году.

Рассказываем, как это происходит.

Что такое электронная трудовая книжка

Специального термина «электронная трудовая книжка» в законодательстве нет. Так называют новый способ хранения сведений о том, где и кем работают люди. Раньше трудовой книжкой называли бумажную книжечку серо-зеленого цвета, в которую работодатели записывают, когда приняли кого-то на работу, перевели на другую должность или уволили. Теперь работодатели передают все это в ПФР в электронном виде, а бумажные трудовые в некоторых случаях могут не вести.

Какого-то отдельного документа вроде оцифрованной трудовой, где бы хранились все сведения о работе человека, нет. Есть база данных, из которой можно сформировать выписку на конкретного человека. Это и называют электронной трудовой книжкой.

Новый порядок действует с января 2020 года. Теперь каждый сотрудник может отказаться от бумажной трудовой, так как все сведения о его работе государство хранит в электронном виде. С 1 января 2021 года тем, кто впервые устроится на работу, трудовые в виде серо-зеленой книжки вообще не заводят.

ФЗ 439-ФЗ от 16.12.2019 — как формируются сведения о работе в электронном виде

В чем польза для работодателя. Работодателям проще вести учет в электронном виде, вносить исправления и заверять копии, чем заполнять бумажные книжки. С цифровыми трудовыми книжками можно не переживать, что они потеряются или испортятся, а Роструд во время проверки решит, что они неправильно оформлены или не так хранятся.

В чем польза для работников. Работающий или когда-то работавший человек сможет в любой момент заказать сведения о своей работе в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда РФ или на портале госуслуг. Если работодатель исчезнет вместе с трудовыми, сведения о работе все равно можно будет подтвердить.

Что нужно делать работодателям

С переходом на электронные трудовые книжки у компаний появилась обязанность отправлять в ПФР отчет по новой форме, если приняли кого-то на работу, уволили, перевели на другую должность или получили от сотрудника заявление о том, хочет ли он сохранить бумажную трудовую книжку.

За не сданный вовремя отчет о трудовой деятельности или ошибки в отчете ПФР может выписать штраф от 300 до 500 Р директору или другому сотруднику компании, который обязан сдавать такие отчеты, или ограничиться предупреждением.

Что проверить в локальных актах

Локальные акты — это внутренние документы компании, которые регулируют ее работу вместе с трудовым кодексом. Они не могут ему противоречить, но могут детализировать. В зависимости от размера компании таких документов может быть больше или меньше. Обычно принимают правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании и другие акты. У микропредприятий их может не быть вообще, закон это допускает.

Если есть отдельные положения о порядке приема сотрудников на работу, перевода на другую работу, увольнения, их тоже нужно проверить.

Вот что изменилось из-за перехода на электронные трудовые книжки:

В отдельном приказе можно определить сотрудника, ответственного за направление отчетов в ПФР. Это может быть сотрудник кадровой службы или бухгалтерии.

Курс о больших делах

Как сдавать отчет о трудовой деятельности сотрудников в ПФР

С 2020 года все работодатели сдают в пенсионный фонд новый вид отчетности — сведения о трудовой деятельности. Это основа для формирования электронных трудовых книжек. ПФР собирает все сведения о том, где, когда и кем работал сотрудник, в единую базу данных.

Отчет сдают по форме СЗВ-ТД. Он подается по всем сотрудникам, занятым по трудовым договорам, включая декретниц, иностранных граждан, тех, кто работает дистанционно и по совместительству, то есть сразу у нескольких работодателей. Если сотрудники работают по гражданско-правовым договорам, отчет СЗВ-ТД по ним подавать не нужно.

Сведения о трудовой деятельности включают:

Вот какие сведения о работе нужно включить в отчет:

Отчет подается в ПФР, если у сотрудника изменились какие-то сведения из перечисленных. Например, он устроился на работу или получил повышение. Если ничего не меняется, не нужно сдавать пустые отчеты или дублировать сведения из предыдущих.

Срок отправки отчета зависит от того, что произошло с сотрудником:

Форма для отчета утверждена ПФР, она едина для всех организаций и всех ИП с сотрудниками. Порядок подачи такой же, как и по обычной отчетности в ПФР: компании, в которых меньше 25 человек, могут сдавать отчет в бумажном или электронном виде, остальные сдают только в электронном.

Отчеты по форме СЗВ-ТД сдают только с 2020 года, для сведений о работе за прошлые годы предусмотрели вот такие правила:

Когда сотрудники должны подать заявления

Отказаться от бумажной трудовой книжки сотрудник может в любой момент, подав заявление. Сотрудники с опытом официальной работы, которые сейчас не работают по трудовой, могут сделать выбор, когда устроятся на работу. Люди, которые будут устраиваются на работу после 1 января 2021 года впервые, никаких заявлений вообще не подают. Работодатель по умолчанию заводит им электронную трудовую.

Если сотрудник решит оставить бумажную трудовую книжку, он имеет право передумать и перейти на электронную позже. Но если он откажется от бумажной трудовой, вернуться к ней не получится.

Что делать с сотрудниками, которые отказались от бумажных трудовых

Если сотрудник подает заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, работодателю следует:

Выдать трудовую книжку сотруднику, который перешел на электронный формат, нужно в течение трех рабочих дней после того, как он подал заявление. Такой же срок установлен для выдачи сотрудникам документов, связанных с их работой. Если сотрудник согласен, трудовую можно отправить ему по почте заказным письмом.

Сотрудник забирает свою трудовую книжку домой и дальше может использовать ее, чтобы подтвердить сведения о работе до 2020 года. Трудовую книжку лучше не выбрасывать, не сжигать и не терять, на случай если у ПФР что-то куда-то пропадет.

Что делать с сотрудниками, которые сохранят бумажные трудовые

Трудовые книжки нужно продолжить вести и хранить, как обычно, в двух случаях:

Если сотрудник подал заявление до конца 2020 года, работодатель должен был сообщить об этом в ПФР в очередном отчете СЗВ-ТД.

Если до 31 декабря 2020 года сотрудник не сообщил о своем выборе, считается, что он не хочет ничего менять, — до тех пор, пока сам не передумает. Для таких нужно продолжить вести трудовые книжки. В ПФР дополнительно ничего сообщать не нужно.

Вот что еще должен делать работодатель:

Если сотрудник передумает, он сможет написать заявление об отказе от трудовой книжки в любой момент и забрать ее себе.

Кому оформлять трудовую книжку при приеме на работу

Если человек впервые устраивается на работу в 2021 году, бумажную трудовую заводить не нужно. Если опыт работы у нового сотрудника уже есть, работодатель должен проверить по записям в СТД-Р или в бумажной трудовой, что он решил насчет трудовой книжки. Если он от нее отказался, заводить новую или продолжать старую не придется. Если же он сохранил трудовую книжку, работодатель продолжает ее вести.

Подать заявление о переходе на электронную трудовую можно только работодателю, а перед этим трудовые отношения следует правильно оформить. Не исключено, что этот порядок упростят или у Роструда будет какой-то другой взгляд на эту проблему. Расскажем об этом, когда появится практика.

Как проверить, что выбрал сотрудник. Новый сотрудник может не помнить, подавал он прежнему работодателю какое-то заявление или нет. Если у него нет трудовой книжки, по записи в которой это можно определить, попросите его при приеме на работу представить сведения о своей трудовой деятельности.

В справке с такими сведениями есть специальная отметка о том, что сотрудник решил насчет бумажной трудовой и когда подал заявление. Получить такую справку человек может в ПФР или у бывшего работодателя. Новый работодатель не может сам запросить ее в ПФР, это персональные данные человека, они под защитой.

Как сделать выписку из электронной трудовой

Электронная трудовая книжка — это не какой-то отдельный документ, а совокупность записей в базе данных со сведениями о работе того или иного человека. Выписку из этой базы данных могут выдать работодатель или ПФР.

Работодатели включают в выписку сведения о работе человека в компании с момента трудоустройства и до обращения за выпиской, а в выписке из ПФР будут данные по всем работодателям, которые передали сведения, начиная с января 2020 года.

Скачать бланк справки СТД-РRTF, 114 КБ

Вот как выглядит выписка из электронной трудовой книжки:

Работодатели выдают выписки со сведениями о трудовой деятельности только тем сотрудникам, которые отказались от бумажных трудовых. Работодатель обязан выдать выписку в двух случаях:

В справке СТД-Р будут все сведения о работе у текущего работодателя:

В каком виде получать выписку, определяет сотрудник. Он имеет право попросить выдать ему выписку СТД-Р в электронном или бумажном виде. На то, чтобы ее выдать, у организации есть 3 рабочих дня.

Чтобы заверить электронную выписку, работодателю нужна усиленная квалифицированная электронная подпись. Если ее нет, нужно сообщить об этом сотруднику и предложить получить справку в бумажном виде или заказать в ПФР.

Бумажную выписку можно выдать на руки или отправить почтой по просьбе сотрудника. Это актуально для дистанционной работы, сотрудников в декрете и на больничном. В заявлении о выдаче справки нужно указать, в каком виде ее выдавать и куда высылать.

Как получить выписку в пенсионном фонде

С 2020 года сведения о трудовой деятельности можно получить не только у работодателя, но и в ПФР или заказать на сайте госуслуг. Это особенно удобно, если человек давно не работает, а для каких-то пособий нужна выписка из трудовой.

Выписку из ПФР могут получить и те, кто отказался от трудовой книжки, и те, кто продолжает ее вести, — данные работодатели передают по всем сотрудникам.

Объем сведений в справке СТД-ПФР не ограничен периодом с 2020 года. Из информационных ресурсов пенсионного фонда должна подгружаться информация о трудовой деятельности работника до 31 декабря 2019 года. Однако в ней указывается только наименование работодателей и периоды работы у них.

Если нужно проверить, платил ли работодатель за сотрудника пенсионные взносы, нужно заказать извещение о состоянии лицевого счета в ПФР.

Как получить электронную выписку. ПФР может выдать выписку в электронном виде или в бумажном, если нужен документ со штампом:

Чтобы заказать электронную выписку, нужна регистрация на сайте госуслуг. Это бесплатно. На выписке будет стоять электронная подпись сотрудника ПФР — такая выписка равнозначна бумажной.

Чтобы получить выписку на сайте госуслуг, нужно заполнить и подать заявление. Для этого достаточно авторизоваться на портале, личные данные подтягиваются автоматически. Выписку высылают на почту, которая указана в личном кабинете портала госуслуг.

Чтобы получить выписку на сайте ПФР, достаточно зайти в личный кабинет, авторизоваться по данным от портала госуслуг и подать заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Выписка откроется прямо на экране, ее также можно скачать в виде PDF-файла.

Как получить бумажную выписку. Иногда выписку нужно принести и показать кому-то или приложить к пакету документов, тогда электронный вариант не подходит. Выписку в бумажном виде и с подписью уполномоченного лица можно получить в ближайшем отделении ПФР или МФЦ. Объем сведений в ней будет такой же, как и в выписке, заказанной на портале госуслуг или в личном кабинете ПФР.

Источник

Электронная трудовая книжка: особенности оформления и ведения

С 1 января 2020 года, согласно Федеральному закону № 439-ФЗ, все работодатели формируют сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде. Закон регламентирует правила, сроки, формы предоставления отчётности. Как оформить электронную трудовую книжку, по каким правилам осуществлять ее ведение, как принять работника без стажа — эти и другие вопросы рассмотрим в статье.

Что такое электронная трудовая книжка?

Это информация о трудовой деятельности работника. Она зашифрована и размещена на электронных ресурсах Пенсионного фонда РФ.

Кто может видеть электронную трудовую книжку:

Работодатель составляет отчёт по форме СЗВ-ТД, образец которой утверждён ТК РФ, и направляет сведения в ПФР. Доступ к информации имеют уполномоченные сотрудники ПФР.

Как и где посмотреть электронную книжку может работник:

обратиться непосредственно в ПФР

заказать справку в МФЦ или получить сведения на Госуслугах;

запросить информацию у работодателя в любое время в период работы или при увольнении.

В первых двух вариантах работник получает справку по форме СТД-ПФР, где содержится полная информация о трудовой деятельности с начала 2020 года. Справку подписывает уполномоченный сотрудник ПФР с помощью ЭЦП. Работодатель же заполняет, заверяет и выдаёт справку по форме СТД-Р в день увольнения или в срок до 3 дней по запросу работника.

Особенности перехода на электронные трудовые книжки

Вопрос, кому нужна электронная трудовая книжка, уже не рассматривается: переход на эту систему осуществили все работодатели с 1 января 2020 года. При этом сохранилась обязанность работодателей вести бумажные трудовые книжки, вносить в них все изменения, если работник отказался полностью перейти на электронный формат.

Возможность определиться с форматом и принять решение всем трудящимся была предоставлена до 2021 года. Работодатели предлагают своим работникам полностью перейти на электронную ТК и отказаться от бумажной. Работник может подумать, нужна ли ему бумажная ТК, и принять решение:

Если он выбрал отказ от бумажной версии, то должен подкрепить своё решение письменным заявлением в ПФР. Работодатель при этом делает в ТК соответствующую запись о переходе на электронную ТК и возвращает её работнику. С этого момента с него снимается ответственность за хранение и ведение бумажной ТК, согласно ч. 3 ст. 2 Закона 439-ФЗ.

Если работник предпочитает продолжить вести бумажную ТК, работодатель, как и прежде, вносит в неё данные и обеспечивает бережное хранение. При этом параллельно он ведёт электронную ТК и предоставляет работнику возможность получить при необходимости копию, то есть справку по форме СТД-Р.

Если работник не перешёл на электронную ТК и сохранил бумажную, он может изменить своё решение в любой момент у текущего или следующего работодателя. Тем, кто впервые оформляет трудоустройство, с 1 января 2021 года делают только электронную трудовую книжку.

Как завести электронную трудовую книжку?

Для каждого работника создаётся индивидуальный отчёт по форме СЗВ-ТД, в который далее вносят изменения. СЗВ-ТД формируется и для внешних и внутренних совместителей, и для удалённых сотрудников. Исключением являются лица, работающие по договорам на оказание услуг и ГПХ.

В отчёте работодатель указывает свой регистрационный номер в ПФР, название компании, ИНН, КПП, а также данные сотрудника — ФИО, дату рождения, СНИЛС. Обязательно указывают дату приёма на работу и все важные изменения в процессе трудовой деятельности (смена должности, новая специальность или квалификация), вносят отметку об увольнении. Указывают основания для оформления кадрового события, например, данные приказа.

Как подавать отчёт в ПФР?

Если количество работников юрлица превышает 25 человек, отчёты направляются только в электронном виде, в обязательном порядке заверенные ЭЦП. Организациям и ИП с численностью сотрудников до 25 человек СЗВ-ТД можно подавать как в электронном, так и в бумажном виде. Бумажный документ заверяется подписью руководителя юрлица или его доверенного лица, а в случае с ИП — личной подписью.

Отчитаться перед ПФР работодатель обязан на следующий день после издания приказа о приёме на работу или увольнении. Также необходимо отчитываться ежемесячно до 15 числа о наличии или отсутствии изменений. За нарушение сроков предусмотрены штрафы по ч.2 ст. 15.33.2 КоАП РФ.

Прием нового сотрудника

При оформлении сотрудника необходимо проверить, подавал ли он заявление об отказе от бумажной ТК по предыдущему месту работы. Далее порядок действий такой:

Если подавал заявление, то нужно найти соответствующую запись в бумажной ТК и начать формировать электронные данные на основе СТД-Р или СТД-ПФР.

Если работник сохранил бумажную ТК, нужно сделать запись о приёме на работу в ней, вести её и хранить в обычном порядке, а также одновременно формировать электронные данные.

Если у нового работника нет трудового стажа, работодатель заводит только электронную ТК.

Увольнение работника

Работодатель обязан в день увольнения выдать СТД-Р работнику, который перешёл на электронную ТК. Также он может, но не обязан предоставлять СТД-Р работникам, которые сохранили бумажную ТК.

По сути, электронная трудовая книжка очень удобна для работодателя. Сложности могут возникнуть из-за сроков подачи отчётности. Например, когда за один день нужно сделать перевод целого подразделения, успеть подать отчёт за всех крайне тяжело. Значительно упрощает процесс сервис «СФЕРА Отчётность». Вы можете быстро отправлять отчёты по форме СЗВ-ТД в ПФР в электронном формате, подписанные ЭЦП. Сервис всегда доступен онлайн.

Источник

Электронная трудовая книжка: ответы на популярные вопросы

С какой даты вводятся электронные трудовые книжки на территории Российской Федерации?

&#160— Ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде началось с 1 января 2020 года.

Вместе с тем термина «электронная трудовая книжка» ТК РФ не содержит. Статья 66.1 ТК РФ говорит о сформированной работодателем в электронном виде основной информации о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (сведения о трудовой деятельности). Сведения о трудовой деятельности ведутся работодателем только в электронном виде.

Какие сведения вносятся в электронную трудовую книжку?

&#160— Это информация о работнике, месте его работы, его трудовой функции, переводах работника на другую постоянную работу, об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора, об установлении второй и последующей профессии или иной квалификации, а также другая предусмотренная ТК РФ или иным федеральным законом информация.

При этом информация, содержащаяся в сведениях, в основном повторяет информацию, содержащуюся в трудовой книжке.

В трудовую книжку в бумажной форме сведения о награждении вносятся, а в ЭТК — нет. Почему?

&#160— В сведения о трудовой деятельности информация о награждении за успехи в работе не вносится, потому что такая обязанность работодателя законодательством РФ не установлена. Представляемая работодателем в ПФР форма «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)» также не содержит раздела для указания сведений о награждении за успехи в работе.

Что должен сделать работодатель в связи с введением электронной трудовой книжки?

&#160— До конца 2020 года работодатели должны:

Источник: Ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде», п.2 постановления Правительства РФ от 19 июня 2020 № 887 «Об особенностях правового регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений в 2020 году»

Нужно ли рассылать уведомление о формировании сведений о трудовой деятельности в электронном виде внешним совместителям, если трудовые книжки на них ведут на основной работе? Необходимо ли от них получать заявления на ведение бумажных трудовых книжек, если книжки ведутся в основной организации?

&#160— Нет, не нужно. При оформлении трудовых отношений по совместительству работник трудовую книжку не представляет. В связи с тем что работодатель не ведёт трудовые книжки работников-совместителей, уведомлять их о переходе на ЭТК и получать заявления на ведение бумажных трудовых книжек нет необходимости.

Уведомления о переходе на электронные трудовые книжки с подписью работника об ознакомлении нужно хранить в личных делах? Подшивать ли их к делу при увольнении сотрудника? Хранить ли их в отдельных папках?

&#160— Хранить уведомления работодатель вправе как в личном деле, так и в общей папке.

Разъясните порядок действий работодателя с заявлениями о выборе способа ведения трудовой книжки. После выдачи трудовой книжки на руки работнику заявление о выборе ЭТК вкладывается в трудовую книжку или хранится у работодателя, которому подано заявление? Какой срок и порядок хранения такого заявления? Где хранится заявление о выборе бумажной трудовой книжки? Если оно остается у прежнего работодателя, то как новый работодатель узнает о том, что работник уже сделал выбор о продолжении ведения бумажной трудовой книжки и дату этого заявления, ведь в данном случае СТД-Р работник не предоставляет?

&#160— Если гражданин не впервые поступает на работу, то при заключении трудового договора он обязан предъявить работодателю трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой или взамен трудовой книжки.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения утверждён Приказом Росархива от 20.12.2019 № 23. В настоящее время заявления о выборе способа ведения трудовой книжки в этот перечень не внесены. Вероятно, работодателю следует определить срок хранения указанных заявлений самостоятельно — не менее 5 лет.

Что делать, если работник в отпуске или на больничном и поэтому не успевает обратиться к работодателю с заявлением о сохранении бумажной трудовой книжки?

&#160— Если работники, которые по состоянию на 31.12.2020 не исполняли свои трудовые обязанности, но за которыми сохранялось место работы, в том числе на период временной нетрудоспособности и отпуска, не имели возможности обратиться к работодателю с заявлениями о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со ст. 66 ТК РФ или о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ до 31.12.2020, они могут сделать это в любое другое время после этой даты.

Если работник не подаст до 31 декабря 2020 года заявление о выборе формата трудовой книжки и не подпадёт под категорию лиц, имеющих право написать заявление в любое время (ч. 6 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ), означает ли это, что он в дальнейшем не сможет отказаться от ведения бумажной трудовой книжки?

&#160— Нет, не означает. Даже если работник не относится к тем лицам, которые могут написать заявление в любое время, возможность в последующем отказаться от ведения трудовой книжки у работника сохраняется.

В случае если работник до 31.12.2020 не подал работодателю заявление о продолжении ведения бумажной трудовой или о предоставлении сведений о трудовой деятельности, работодатель продолжает вести его трудовую книжку в соответствии со статьёй 66 ТК РФ.

Пунктом 4 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ прямо предусмотрено, что для работника, воспользовавшегося своим правом на дальнейшее ведение работодателем трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям (пункт 4 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ).

При этом работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки, имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности (пункт 5 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ).

Источник: Письмо Минтруда РФ от 11.02.2020 № 14-2/В-141

Если работник решил перейти на электронную трудовую книжку и подал соответствующее заявление, может ли он впоследствии вернуться к бумажной версии?

&#160— Закон не предусматривает возможности отозвать заявление о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 ТК РФ или обратиться с заявлением о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со статьёй 66 ТК РФ взамен ранее поданного заявления о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 ТК РФ.

Вправе ли работник отозвать такое заявление в срок до 31 декабря 2020 года? Или выбор в пользу ЭТК уже нельзя изменить, даже несмотря на установленный в законе срок?

&#160— Отзыв заявления о переходе на электронную трудовую книжку законодательством не предусмотрен.

В какие сроки нужно выдать работнику бумажную трудовую книжку, если он выбрал ЭТК?

&#160— Действующим законодательством не предусмотрена специальная норма, регулирующая сроки выдачи трудовой книжки в случае подачи работником заявления на предоставление сведений о трудовой деятельности.

В случае выбора работником предоставления ему сведений о трудовой деятельности для выдачи трудовой книжки допустимо применение части 1 статьи 62 ТК РФ, согласно которой по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трёх рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой.

При выдаче трудовой книжки в неё вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 ТК РФ.

Источники: онлайнинспекция.рф и Письмо Минтруда РФ от 13.03.2020 № 14-2/В-260

Какую запись нужно сделать в бумажной трудовой книжке при её выдаче работнику при переходе работника на ЭТК?

&#160— В данном случае необходимо руководствоваться буквальным содержанием ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ и сделать следующую запись в трудовой книжке работника:

Кроме того, для целей инвентаризации рекомендуем издать приказ о прекращении ведения и хранения трудовой книжки и о выдаче её работнику. Реквизиты этого приказа в трудовой книжке указывать не нужно.

Как правильно внести запись в трудовую книжку о том, что подано заявление о ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде?

&#160— Минтруд рекомендует вносить запись в том же порядке, как и при увольнении.

Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.

Документом, подтверждающим выдачу трудовой книжки на руки, является заявление работника.

При выдаче трудовой книжки в неё вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса.

В трудовой книжке записи осуществляются в следующем порядке:

Кроме того, в графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» книги учёта движения трудовых книжек, утверждённой постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, делается запись: «Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ)», а также работник расписывается в получении трудовой книжки.

Заявление о выбранном способе подается работником только после выдачи работодателем уведомления.

Источник: Письма Минтруда России от 12.02.2020 № 14-2/В-150, от 16 марта 2020 г. № 14-2/В-267

Как отразить в журнале учёта трудовых книжек и вкладышей в них выдачу бумажной трудовой книжки работнику на руки, если он пожелал перейти на электронную трудовую книжку?

&#160— В этом случае книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них заполняется обычным способом: записи делаются в столбцах № 12 «Дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)» и № 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки».

Можно ли использовать свою форму журнала регистрации выдачи трудовых книжек работникам в связи с решением работника перейти на предоставление ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ? В унифицированной форме журнала учёта движения трудовых книжек нет соответствующей графы для внесения предложенной Минтрудом записи: «Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».

&#160— Можно. В настоящее время ответственности за нарушение рекомендаций Минтруда в части оформления унифицированной формы журнала учёта движения трудовых книжек при выдаче трудовой книжки работнику в связи с его решением отказаться от ведения бумажной трудовой книжки не установлено.

Нужно ли заводить новый журнал учёта выдачи трудовых книжек для выдачи СТД-Р? Каким документом работодатель должен подтверждать выдачу СТД-Р работнику?

&#160— Нет, это не обязательно. Трудовое законодательство не устанавливает требования о ведении какого-либо журнала предоставления работнику сведений о его трудовой деятельности. Способ подтверждения предоставления указанных сведений зависит от способа их предоставления (на бумажном носителе или в форме электронного документа).

Должен ли работодатель вносить в электронную трудовую книжку сведения о работе по внутреннему совместительству?

&#160— Да, должен. Каких-либо исключений по внесению сведений в электронной форме о работе сотрудника по совместительству нормами действующего законодательства не установлено.

Как работнику получить сведения из своей электронной трудовой книжки?

&#160— Сведения о трудовой деятельности ведутся работодателем только в электронном виде. При необходимости сведения могут быть получены работником (лицом, имеющим стаж работы по трудовому договору) на бумаге. Предоставить их может нынешний или бывший работодатель (по последнему месту работы), а также управление Пенсионного фонда России или многофункциональный центр госуслуг (МФЦ). Услуга предоставляется бесплатно, без привязки к месту жительства или работы работника (лица, имеющего стаж работы по трудовому договору).

В какой срок работник имеет право получить у работодателя сведения ЭТК за период работы у данного работодателя?

&#160— В период действия трудового договора работник может получить сведения о трудовой деятельности в течение трёх дней после подачи заявления, а при увольнении — в день прекращения трудового договора.

Что делать, если работодатель указал неправильную информацию в электронной трудовой книжке?

&#160— Следует обратиться с письменным заявлением к работодателю, который обязан исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности и представить их в Пенсионный фонд Российской Федерации.

До какого года работник имеет право на сохранение бумажной трудовой книжки?

&#160— Право работника на дальнейшее ведение работодателем трудовой книжки в соответствии со ст. 66 ТК РФ не ограничено во времени и сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям. Работодатель освобождается от обязанности по ведению трудовой книжки в соответствии со ст. 66 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) только после её выдачи работнику, согласившемуся с формированием сведений о его трудовой деятельности в электронном виде. Поэтому непоступление от работника в срок до 31 декабря 2020 года письменного заявления о продолжении ведения его трудовой книжки в порядке ст. 66 ТК РФ не освобождает работодателя от выполнения обязанности по её ведению и хранению.

Если работник не подал заявление, сохраняется ли за ним право пользоваться трудовой книжкой при смене работы? Вправе ли новый работодатель отказать в ведении трудовой книжки?

&#160— Нет, новый работодатель отказать в ведении трудовой книжки на бумажном носителе не может.

За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям (п. 4 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

При этом работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки, имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности (пункт 5 статьи 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Источник: Письмо Минтруда РФ от 10.02.2020 г. № 14-2/В-136

Как оформлять трудовые книжки работникам, которые устраиваются впервые?

&#160— Сведения о трудовой деятельности работников, устраивающихся впервые на работу с 1 января 2021 года, должны формироваться только в электронном виде. До этой даты работник, устраивающийся на работу впервые, вправе сделать выбор как в пользу трудовой книжки, которая ведётся в соответствии со ст. 66 ТК РФ, так и в пользу сведений о трудовой деятельности, формируемых в электронном виде.

В том случае если работник, проработавший у работодателя свыше пяти дней, не сделает такой выбор, работодатель обязан оформить ему трудовую книжку в порядке ст. 66 ТК РФ.

Должен ли работодатель вносить в электронную трудовую книжку сведения о работе по совместительству?

&#160— Да, должен. Работа по совместительству является одной из форм трудовой деятельности. В соответствии с положениями Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования», в сведения о трудовой деятельности работодатель обязан включить известную ему информацию о внешнем совместительстве работника.

При приёме на работу работодателю нужно предъявлять трудовую книжку в бумажном виде или только в электронном виде? Ведь работодатель освобождается от ответственности за её ведение и хранение.

&#160— Если работник перешёл на трудовую книжку в электронном виде, то работодатель, по нашему мнению, не обязан требовать трудовую книжку в бумажном виде. Но работник вправе предъявить работодателю трудовую в бумажном виде для исчисления трудового стажа работника.

Если на работника велась ЭТК, то что он должен предъявить новому работодателю при устройстве на новую работу?

&#160— При устройстве на новое место работы работник предоставляет сведения о трудовой деятельности либо в форме электронного документа с электронной подписью, либо на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.

Я бы хотела, чтобы на новом рабочем месте у меня уже велась электронная трудовая. Должна ли я предоставлять на новую работу старую трудовую в бумажном виде?

&#160— Да, вы должны предоставить работодателю бумажную трудовую книжку. Однако после внесения записи о том, что вы подали указанное заявление, он вам её вернёт.

В соответствии со ст. 66 ТК РФ работодатель ведёт трудовые книжки на сотрудников, проработавших свыше 5 дней. Нужно ли вносить информацию в ЭТК на сотрудника, который проработал 2 дня и уволился? Ведь получается, что в бумажную трудовую мы не вносим информацию об этом?

&#160— Факт того, что работодатель отразит в сведениях о трудовой деятельности работника в электронной форме информацию о его работе в том числе продолжительностью до 5 дней, не является нарушением части 3 статьи 66 ТК РФ, поскольку статья 66 ТК РФ не регулирует порядок заполнения сведений о трудовой деятельности работника.

Если работник решил сохранить бумажную трудовую, а потом поменял работу, нужно ли ему писать новому работодателю ещё одно заявление о сохранении трудовой книжки?

&#160— Нет, не нужно. За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем трудовой книжки в соответствии со статьёй 66 Трудового кодекса Российской Федерации, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.

Что делать с книгой учёта движения бумажных трудовых книжек и вкладышей в них после перехода всех сотрудников на ЭТК?

&#160— Когда все записи в книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них завершены, все учтённые в ней трудовые книжки и вкладыши в них выданы работникам, процедура их дальнейшего учёта и хранения подлежит прекращению, а книга – передаче на архивное хранение.

Порядок оформления прекращения ведения книги учёта законом не регламентирован. По мнению ведомства, для корректного оформления прекращения ведения книги учёта лицу, ответственному за учёт и хранение трудовых книжек, необходимо выполнить следующее:

Что делать, если работник устраивается на работу с бумажной трудовой книжкой, а книга учёта трудовых книжек и вкладышей в них «закрыта»?

&#160— В данном случае необходимо оформить новую книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них либо возобновить ведение старой книги (на усмотрение работодателя).

Работник выбрал бумажную версию трудовой книжки. Он увольняется. Обязан ли работодатель выдать СТД-Р такому работнику? Или СТД-Р выдаётся только при увольнении работнику, который отказался от бумажной трудовой и перешёл на электронную?

&#160— В этом случае выдавать работнику СТД-Р не требуется. СТД-Р выдаётся при увольнении работнику, который отказался от бумажной трудовой книжки и перешёл на ЭТК.

После сокращения для выплаты пособия за второй и последующий месяцы бывший работник предоставлял трудовую книжку без записи о трудоустройстве. Как бывший работник, в связи с переходом на ЭТК, будет подтверждать свой статус безработного, если он может устроиться на работу без записи в трудовой книжке, оформив её электронно?

Увольняемому в связи с сокращением работнику работодатель должен выплатить:

Для получения сохранённого среднего заработка (выходного пособия за второй месяц) требуется подтверждение, что вы не трудоустроены. В этом случае вы должны представить работодателю соответствующее письменно оформленное заявление и трудовую книжку, в которой отсутствует запись о трудоустройстве.

В случае представления решения службы занятости о сохранении среднего заработка за третий месяц у работодателя возникает обязанность выплатить вам этот заработок. Выплата среднего заработка за третий месяц производится только при условии, что вы встали на учёт в службу занятости в течение двух недель с момента увольнения.

В случае отказа работника от ведения трудовой книжки в бумажном формате в данном случае работник должен представить сведения о трудовой деятельности.

Формы и формат сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица утверждены Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п.

Источник

Как узнать номер электронной трудовой книжки

В последние годы документооборот массово переходит в электронный вид. Это удобно и полезно. Во-первых, экономится бумага, которая создаётся из долговосполняемого ресурса — древесины. Во-вторых, электронные документы в большинстве случаев лишают граждан необходимости посещать государственные учреждения. А именно стоять в очереди и вообще выходить из дома — проделать многие операции становится доступным дистанционно.

Но многие всё ещё не привыкли к электронным документам, и до сих пор не научились правильно ими пользоваться, несмотря на то, что с ними часто приходится сталкиваться. В этой статье решим один из вопросов, который связан с электронными документами — узнаем номер электронной трудовой книжки и где посмотрим сведения о ней.

Номер электронной трудовой книжки

Такого документа, как электронная трудовая книжка не существует. Данный термин был введён для того, чтобы гражданам было легче перейти на электронный документооборот, свидетельствующий об их трудовом стаже. То, что сейчас именуется электронная трудовая книжка, правильно называть сведения о трудовой деятельности. Но, так как все привыкли к первому термину, в этой статье мы будем использовать именно его.

Сведения о трудовой деятельности содержат данные о том, где, в какой период и в какой должности работал человек. Эти данные используются для доказательства своего стажа при оформлении пенсии или устройстве на другую работу.

Так как понятия электронная трудовая книжка не существует, не существует и её номера. Поэтому найти номер этого документа нельзя. Но увидеть сведения о своей трудовой деятельности, проверить их правильность или использовать в своих целях, доступно каждому гражданину. И для этого есть несколько способов.

Как увидеть электронную трудовую книжку через Госуслуги

Госуслуги — это самый простой способ увидеть электронную трудовую книжку и получить данные о своей трудовой деятельности. Для этого не потребуется выходить из дома и тратить много времени. Всё, что нужно — иметь подтверждённый профиль на Госуслугах и доступ в интернет через смартфон или компьютер. Далее покажем пошагово, как получить доступ к электронной трудовой книжке через Госуслуги на смартфоне. На компьютере принцип будет такой же.

Рекомендуем посмотреть это видео:

Как получить электронную трудовую книжку в МФЦ

Многофункциональные центры, размещённые во всех населённых пунктах, часто оказывают вспомогательные услуги в работе с порталом Госуслуги. Поэтому, если у вас нет профиля на Госуслугах или не удалось получить сведения о вашей трудовой деятельности, то обратитесь в ближайший МФЦ.

Как получить электронную трудовую книжку в Пенсионном фонде

В Пенсионом фонде можно получить сведения о трудовой деятельности в течение всего трудового стажа. Сделать это можно двумя способами:

В первом случае вам понадобится профиль на сайте ПФ. Войти в него можно через имеющийся профиль на Госуслугах. В результате вы получите сведения о вашей трудовой деятельности в электронном виде, который можно использовать как есть, либо распечатать.

Как получить электронную трудовую книжку у работодателя

Сведения о трудовой деятельности работника содержатся также и у работодателя. Для того чтобы их получить, обратитесь к своему работодателю с электронным или бумажным заявлением, написанным в свободной форме. Работодатель или его представитель получит сведения о вашей трудовой деятельности, и распечатает их. Он должен будет заверить данный документ подписью и печатью.

Обратите внимание, что каждый работодатель владеет сведениями о трудовой деятельности работника только в своей компании. Поэтому он сможет предоставить данные только о вашей работе в его организации. О том, как вы работали в других местах у него сведений нет. Поэтому, если нужны сведения обо всём стаже, то придётся походить по каждому работодателю.

Независимо от того, где будут получены сведения о трудовой деятельности или электронная трудовая книжка, они выдаются бесплатно и имеют одинаковую юридическую силу.

Источник

Как получить сведения из своей электронной трудовой книжки. 4 способа оформления выписки

– С этого года я перешел на трудовую электронную трудовую книжку вместо бумажной. Где можно ее проверить и узнать, какие сведения внес в нее работодатель? Вдруг я решу увольняться, а работодатель не внесет в трудовую книжку какие-либо важные сведения о моем повышении и прочую информацию?

– Работники, которые перешли на электронную трудовую книжку, могут проверить сведения несколькими способами: на сайте Госуслуг, в отделении ПФР, в МФЦ или у работодателя.

👩‍💻 Лица, имеющие доступ к электронной трудовой книжке

Если работник не передал работодателю заявление о переходе на электронную трудовую книжку, то Пенсионный фонд будет вносить записи в электронную книжку на основании сведений, переданных работодателем. Но эта информация предназначена исключительно для внутренней работы и доступ к ней никто не получит, включая работника.

Но при передаче заявления о переходе на электронный формат работодатель уведомит об этом ПФР по форме СЗВ-ТД. С этого момента работник сможет ознакомиться с информацией в трудовой книжке. Никому более доступ к информации из электронной трудовой книжки не предоставят.

🖌 Сведения, хранящиеся в документе

Информацию для электронных трудовых книжек передает работодатель на основе кадровой документации. Эти сведения регулярно передаются в Пенсионный фонд по форме СЗВ-ТД, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 25 декабря 2019 г. № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений».

В результате обмена информацией у работодателя и в ПФР остается на хранении одинаковая информация о важных фактах трудовой деятельности работника по требованиям Трудового кодекса: о трудоустройстве, занимаемой должности, повышении, переводе, увольнении и пр. Все те сведения, которые содержит сегодня бумажная трудовая книжка – есть и в ее электронном аналоге.

👇 Как и где посмотреть электронную трудовую книжку

Сегодня работникам доступно четыре способа получения информации из электронной трудовой книжки, включая дистанционные (через портал Госуслуги и ПФР). Услуга предоставляется бесплатно, а сроки получения выписки зависят от выбранного способа для формирования запроса.

Преимуществом получения сведений из электронной книжки через сайт ПФР и портал Госуслуги является то, что документ формируется максимально быстро – в тот же день.

На Госуслугах

Сведения о трудовой деятельности в электронном формате граждане смогут получить в личном кабинете на портале Госуслуги. Полученный документ заверяется электронной подписью и имеет равную юридическую силу с бумажной версией.

Чтобы ознакомиться с информацией, которая содержится в электронной трудовой книжке, нужна подтвержденная учетная запись.

Для получения выписки необходимо придерживаться следующего порядка действий:

После формирования запроса в личный кабинет на портале Госуслуги поступит выписка, включающая сведения о трудовой деятельности после 1 января 2020 года (сведения о работе до указанной даты содержатся только в бумажной версии трудовой книжки). Если в выписке указаны не все данные или она пустая, то на это может быть две причины:

На сайте ПФР

Порядок получения сведений из электронной книжки в дистанционном формате будет следующим:

Выписку из электронной трудовой книжки следует отличать от выписки о состоянии индивидуального лицевого счета (ИЛС): это два разных документа. Выписка из ИЛС – это таблица с суммами страховых взносов, которые перечислили все работодатели в ПФР. Сведения можно использовать, чтобы проверить работодателя на добросовестность: действительно ли он отчисляет взносы и в каком размере.

Источник

Как проверить электронную трудовую книжку

Как проверить трудовой стаж работника, если он перешел на электронную трудовую книжку?

Вопрос аудитору

Приняли на работу сотрудника, который у прежнего работодателя подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Может ли наша организация как-либо проверить предоставленные работником при трудоустройстве сведения о его трудовой деятельности, если предоставлять бумажную трудовую книжку он отказывается?

При приёме на работу сведения о трудовой деятельности работника работодатель может получить только от него. Самостоятельно получить эти сведения из других источников работодатель не может. Объясняется это следующим.

Согласно ч. 1 ст. 65 ТК РФ при заключении трудового договора работник обязан представить работодателю трудовую книжку либо сведения о трудовой деятельности.

Сведения о трудовой деятельности включают информацию о работнике, месте его работы, описание его трудовой функции, информацию о переводах на другую постоянную работу, об увольнении с указанием основания и причины прекращения трудового договора и пр.

Действующие сегодня правила позволяют получить эти сведения только самому работнику. Так, в соответствии с ч. 4 ст. 66.1 ТК РФ лицо, имеющее стаж работы по трудовому договору (т.е. работник), может получать сведения о трудовой деятельности:

Работодатель может получить такие сведения только от работника, но проверить их подлинность он не сможет.

Источник

Что такое электронная трудовая книжка и как ее посмотреть

Электронная трудовая книжка это удобный сервис сбора данных о трудовом опыте и стаже российских граждан. Благодаря ему при потере или порче бумажной книжки можно воспользоваться электронной версией. Просматривать сведения и запрашивать выписку из электронной книжки разрешается в любое время в онлайн-формате.

Электронная трудовая книжка

Для заведения ЭТК достаточно обратиться к работодателю, а для просмотра — завести личный кабинет на сайте ПФР или запрашивать из нее выписку иными разрешенными способами. Такая выписка подойдет при запросе множества услуг: социальное обслуживание, кредитование и пр.

Что это такое?

О введении в оборот подобного сервиса шли разговоры несколько последних лет. И по итогу возможность пользоваться таким сервисом открылась с начала 2020 года.

Электронная книжка предлагает бесплатный просмотр сведений о своей деятельности и стаже, подвижках по должности в любой момент времени.

Такие сведения отсылает в ПФР работодатель по заявлению работника. Значит пользование услугой пока имеет добровольный характер. Заведение электронной книжки не означает обязательного отказа от обычной. Пользоваться последней разрешается в привычном режиме. А отказавшись от бумажной трудовой, человек получить ее на руки. Даже после этого она будет служить официальным документом об опыте и стаже человека.

Преимущества

Список преимуществ широкий. И пока что их разрешается оценить, имея одновременно с ЭТК и бумажный экземпляр книжки. Если человеку просто интересно уточнить информацию по датам трудоустройства, точного наименования должности, своего структурного подразделения и т.д., разрешено обратиться к электронной версии книжки.

Запрашиваемая из электронной книжки выписка может пригодиться для обращения во множество сторонних структур.

Например, при необходимости взять кредит или оформить льготы можно заранее заказать эту выписку в личном кабинете ПФР или Госуслуг, лично у работодателя и при посещении МФЦ.

Другие важные преимущества:

Отмечается и неплохой уровень безопасности для личных сведений граждан.

Недостатки

Информация о трудоустройстве до 2020 года здесь отсутствует и это основной минус для россиян с большим трудовым опытом. Но для молодых специалистов, поступивших работу впервые в этот период, это не столь важно. Но именно из-за первой категории работников электронная книжка пока является добровольным для пользования сервисом. В последующем будет возможно полностью перейти на такой формат фиксации сведений о рабочей деятельности граждан.

Также в ЭТК отсутствуют сведения о награждениях, которые не просто отражают рост сотрудника и его развитие в профессии.

Работники старой закалки подтверждали такими записями свое желание получить статус ветерана труда. Здесь кроме выработки по годам нужно также предоставлять сведения о наградах.

Также пользователи боятся за кражу и потерю данных, но ПФ заверяет о надежности системы по обоим параметрам. И пока никаких сбоев не происходило.

Где и как посмотреть трудовую книжку в электронном виде

Посмотреть саму книжку через интернет разрешается на сайте ПФР.

А получить выписку отсюда — по разным каналам. В том числе через Госуслуги. Нужно только не перепутать две разные услуги, предлагаемые этим порталом: заказ извещения о состоянии лицевого счета ПФР и выписка из ЭТК. Первая предлагалась к формированию задолго до появления электронных книжек. В ней представлены сведения об отчислениях в ПФР от работодателей.

Сайт ПФР

На сайте ПФ для просмотра электронной трудовой придется зарегистрировать личный кабинет пользователя.

Процесс не отличается сложностью, зато предоставляет массу возможностей для пользователя.

В кабинете разрешается просматривать не только информацию о трудоустройстве и стаже, но также информацию о пенсии, назначенных социальных льготах (если они проходят и выдаются через систему ПФ, а не другие государственные и муниципальные службы).

У работодателя

Несмотря на наличие электронных книжек, не запрещается обращаться к работодателю для получения отсюда выписки. Представитель работодателя или сам руководитель не будет предоставлять на компьютере доступа в личный кабинет ПФР (за исключением личной инициативы). Сделать это можно на своем персональном компьютере. Но запросить бумажную выписку электронной версии книжки разрешается у кадровика. Она будет точно такой же, как и на сайте ПФ. Достаточно подойти к специалисту и сказать, что вам нужна справка формата СТД-Р.

Получение электронной трудовой книжки

Завести такую трудовую книжку можно через работодателя, у которого человек имеет официальное трудоустройство.

Неофициальный работодатель не станет отсылать в ПФР информацию о сотруднике, который работает на предприятии фактически незаконно (без отчисления по нему налогов).

Соответственно книжки в этой ситуации быть не может. Либо она была заведена другим работодателем ранее, но тогда сведения о последующем официальном трудоустройстве в нее не войдут.

Процедура перехода

Алгоритм действий следующий:

При переходе на электронную книжку в бумажной проставляется информация об этом и последующие записи сюда не вносятся. Книжка выдается на руки сотруднику.

Если имеется стаж до 1 января 2020, человек может предъявлять для его отражения бумажную книжку, а после этой даты (или же конкретной даты перехода) — уже электронную.

Из ЭТК можно запрашивать выписку или справку формате СТД-Р. Делается это непосредственно у работодателя, в ПФР, через портал Госуслуг или МФЦ. То есть онлайн или лично.

Заявление

Унифицированных бланков не предусмотрено. Написать такое заявление можно в свободном формате.

Образец заявления

Рекомендуемые информационные блоки для включения в заявление:

Документ отдается специалисту, занимающемуся на предприятии кадровым учетом.

Популярные вопросы

Вопросов по новому формату ведения книжек с рабочей деятельностью граждан очень много. Дальше приведены ответы на наиболее частые из таковых.

Стоит ли переходить на электронную трудовую книжку?

Пока что это достаточно спорный вопрос. Электронные книжки начали вести с января 2020 года. Если имеется стаж до этого момента, то отказываться от трудовой книжки не совсем резонно. Скорее это актуально для людей с малым стажем. Но и в этом случае следует хорошо подумать на счет отказа от письменной версии трудовой книжки. После отказа вернуть прежний распорядок уже не получится. Придется остаться только с электронной трудовой.

Возможность одновременного ведения двух видов книжек имеется.

По заявлению работника работодатель просто вынужден заниматься отправкой отчетов для формирования ЭТК. Заполненная бумажная книжка по-прежнему будет храниться в сейфе у кадровика (условно).

У кого имеется доступ к электронной трудовой книжке?

Ни у кого нет свободного доступа по просмотру информации помимо самого работника. Сведения отправляет работодатель, формирует ЭТК Пенсионный фонд, запрашивают сюда данные МФЦ или портал Госуслуг, а также сам работник. Но посмотреть книжку на сайте ПФ может только ее владелец через личный кабинет.

Есть ли отличия в выписке состояния лицевого счета между бумажной и электронной версией?

Таких расхождений быть не должно. Электронная версия при наличии бумажной полностью повторяет последнюю. Именно на основании сведений с лицевого счета электронной трудовой книжки можно будет в дальнейшем оформлять пенсию на сайте ПФР. Если и случаются какие-то задержки в отражении актуальных данных, то они краткосрочны.

При желании получить в электронном виде сведения о состоянии своего лицевого счета, лучше обращаться за другой услугой. Она представлена на сайте Госуслуг. Это запрос извещения о состоянии ЛС в ПФР.

Какую книжку предъявлять при трудоустройстве?

Этот вопрос на момент прохождения собеседований можно обсудить с потенциальным работодателем. Но по факту при наличии текущего трудоустройства очень удобно предъявить на собеседовании официальную выписку. Желание уйти с прежнего места работы останется в тайне от руководства (на тот случай, если не получится найти новое место).

На момент трудоустройства человек предъявляет имеющийся у него формат книжки.

Если нет бумажной, значит новый работодатель будет ориентироваться на выписку и отправлять в последующем в ПФ сведения о новом трудоустройстве (и изменении сведений) по человеку.

Заключение

Электронная трудовая книжка это удобный сервис для самих работников. По нему пока остается ряд открытых вопросов. Актуальность сервиса можно будет оценить полноценно через некоторый отрезок времени. Пока что система с января 2020 года не дает сбоев, а удобство использования ЭТК при параллельном ведении бумажной версии совершенно очевидно.

Источник

Где посмотреть свою электронную трудовую книжку❔👀

Всегда полезно проверить, как там Пенсионный фонд (ПФР) ведёт вашу электронную трудовую книжку. Какие сведения подал работодатель? Не забыл ли включить перевод на вышестоящую должность? При трудоустройстве на новую работу у вас запросто могут попросить распечатку электронной трудовой книжки. Лучше проверить её заранее, чтобы без сюрпризов. Поговорим же о том, как посмотреть свою электронную трудовую книжку, и о других важных сопутствующих вопросах.

1. У кого есть доступ к электронной трудовой книжке?

Первое, оно же главное. ПФР ведёт на вас электронную трудовую книжку, основываясь только на тех данных, что получает от работодателя. Так что от добросовестности последнего в этом деле многое зависит. По закону он должен уведомлять ПФР о любых ваших кадровых событиях (приём, перевод, увольнение и др.) по форме СЗВ-ТД. И вот как только ПФР получит от работодателя первую форму СЗВ-ТД, так и книжка ваша станет доступна для просмотра. Причём для просмотра только вами, и никто другой доступа к ней иметь не будет! Т.е. форма СЗВ-ТД выступает здесь в роли триггера.

Итак, работники, имевшие в 2020 году какие-нибудь кадровые события, о которых работодатель уведомил ПФР, могут запросить выписку из электронной трудовой книжки четырьмя способами:

Далее о каждом способе поподробней (кроме МФЦ, с которым и так всё понятно).

2. Электронная трудовая книжка на «Госуслугах»

Собственно, то, о чём мы уже говорили:

Минкомсвязи сообщает, что теперь граждане РФ смогут получать сведения о своей трудовой деятельности в электронном виде в личном кабинете на «Госуслугах».

Документ будет заверен электронной подписью ПФР и будет являться юридически значимым документом.

Физлица могут получить сведения о трудовых событиях (приеме на работу, переводе на новую должность, увольнении) в электронном виде только после того, как […] работодатель в установленном порядке предоставит форму сведений о трудовой деятельности граждан (форма СЗВ-ТД) в ПФР с данными о трудовой деятельности сотрудника. Данные, которые были внесены в трудовую книжку до введения электронной трудовой, в личном кабинете не отображаются.

Заказ через «Госуслуги»

Обратите внимание на заключительную фразу из цитаты с сайта Минкомсвязи выше: «Данные, которые были внесены в трудовую книжку до введения электронной трудовой, в личном кабинете не отображаются», – мы к ней ещё вернёмся.

3. Электронная трудовая книжка на сайте ПФР

Заказ через сайт ПФР

Что на «Госуслугах», что на сайте ПФР заказанный документ приходит быстро, в тот же день. Как он выглядит, покажу в разделе 5 статьи ниже 👇

4. Электронная трудовая книжка у работодателя

Откуда берутся данные для электронной трудовой книжки на «Госуслугах» и в ПФР? От работодателя – именно он обязан направлять в ПФР данные о любых ваших кадровых событиях по специальной форме СЗВ-ТД. А раз работодатель является первоисточником этих данных, то логично заключить, что и он может давать работнику доступ к электронной трудовой книжке. Здесь, правда, есть целых два нюанса:

Помните, говорили в самом начале, что целиком электронная трудовая книжка доступна для просмотра только вами, и никто другой доступа к ней иметь не будет? Так что хотите – собирайте по мини-выписке от каждого работодателя, а хотите – получите сразу полную выписку через «Госуслуги» или ПФР. Можно для верности совмещать.

Получение через работодателя (форма СТД-Р)

Выглядит это, например, так:

Как мы помним из цитаты с сайта Минкомсвязи, «данные, которые были внесены в трудовую книжку до введения электронной трудовой, в личном кабинете не отображаются» – т.е. в любом случае данные в вашей электронной книжке будут лишь с 2020 года*. Здесь, правда, есть некоторые нюансы, но мы их касаться не будем, дабы не уходить в излишнюю энциклопедичность.

5. Чем выписка из электронной трудовой книжки отличается от выписки о состоянии индивидуального лицевого счёта?

Уточним, чтобы не было путаницы. На «Госуслугах» и на ПФР можно заказать два похожих документа, которые легко перепутать:

Извещение (выписка) о состоянии лицевого счёта – скучная длинная таблица с суммами страховых взносов, выплаченных всеми вашими работодателями в ПФР. Мы её здесь приводить не будем. Можно использовать для проверки факта отчислений этих взносов и чтобы прикинуть размер будущей пенсии.

А вот выписка из электронной трудовой книжки, которую «Госуслуги» или ПФР пришлют вам на электронную почту – как раз то, что нам нужно. Она очень похожа на упоминавшуюся в разделе 4 выше 👆 форму СТД-Р. Называется – только не запутайтесь! – СТД-ПФР:

У меня, как видите, в электронной трудовой книжке ничего нет именно потому, что по мне никакие сведения в ПФР ещё не подавались. А если бы подавались, то данные в ней на картинке выше почти ничем не отличались бы от данных из обычной бумажной трудовой ни по форме, ни по сути.

6. Какую книжку – электронную или бумажную – предъявлять при трудоустройстве?

Тем, кто внимательно прочитал предыдущие разделы, не составит труда ответить на этот вопрос. Всё зависит от того, перешёл ли работник на электронную книжку, или нет.

Если не перешёл, т.е. продолжает пользоваться бумажной книжкой, то для такого работника вообще ничего не меняется: как хранилась бумажная книжка у работодателя, так и продолжает храниться, как не знал раньше такой работник ни про СТД-Р, ни про СТД-ПФР, так и впредь знать не будет. Соответственно, и при трудоустройстве такой работник будет предъявлять свою краснокожую паспортину бумажную трудовую книжку.

Если перешёл, то бумажная книжка выдаётся ему на руки, как при увольнении, только последняя запись в ней, конечно, будет не про увольнение, а про переход на электронную книжку.

А дальше получается интересно: в бумажной книжке стаж будет до момента выдачи на руки (условно до 2020 года), а в электронной, как мы помним, стаж будет только с момента перехода на неё (условно с 2020 года). Подчеркну, что в электронных базах ПФР данные-то хранятся за все периоды, но до электронных книжек работодатель подавал их в ПФР в другом формате. Поэтому при выдаче работнику выписки из электронной трудовой книжке (форма СТД-ПФР) в неё включаются лишь сведения с момента перехода на электронную книжку *. Но за старые данные волноваться не стоит – они также хранятся в ПФР. В крайнем случае, всегда можно заказать Извещение о состоянии лицевого счета в ПФР, как говорилось в разделе 5 выше 👆, и проверить свои старые начисления.

* UPD от 04.07.2020: на обсуждении находится законопроект о включении в электронную трудовую книжку вообще всех периодов трудовой деятельности работников, в т.ч. и до 2020 года. Будем следить за его судьбой.

** UPD от 09.10.2020: ещё и второй аналогичный законопроект нарисовался. В СТД-ПФР предлагают вносить данные с 2002 года.

Как бы то ни было, очевидно, что вашему новому работодателю нужно будет видеть весь ваш стаж, и до 2020 года, и после. А потому вам нужно будет предъявлять при трудоустройстве и выписку из электронной трудовой книжки, и бумажную трудовую книжку. При этом бумажная книжка не будет оставаться у работодателя, как раньше было – вы её просто разово предъявляете кадровику для внесения данных о вашем стаже в электронную систему, и всё. Храниться она, конечно, будет у вас.

Описанный порядок предъявления документов подтвердил и сам ПФР в официальной информации у себя на сайте:

7 Вопрос: На основании чего исчислять стаж для расчета выплат по больничному листу, доплат за стаж работы, а также в иных случаях, когда необходимы сведения о стаже за периоды до 01.01.2020?

Ответ: Работник предъявляет работодателю трудовую книжку (за периоды до 01.01.2020) и одну из форм СТД-Р или СТД-ПФР (за периоды, начиная с 01.01.2020).

В случае если работник не представил при поступлении на работу соответствующие документы и при наступлении страхового случая, общий трудовой стаж определяется из фактически осуществленной трудовой деятельности.

Работникам, желающим углубить свои знания об электронных трудовых книжках, рекомендуется статья Электронная трудовая книжка: главное.

Ну и также не стоит проходить мимо материала Электронные больничные: как избежать конфликтов. А желающим получить исчерпывающие знания о пособии по безработице рекомендую статью-энциклопедию Как начисляется и выплачивается пособие по безработице.

Читайте на здоровье, оставляйте комментарии, делитесь статьёй с друзьями и подписывайтесь на рассылку КадроДела ниже 👇, чтоб ничего не пропустить!

Источник