Как сделать импорт excel
Учебник: импорт данных в Excel и создание модели данных
Аннотация. Это первый учебник из серии, который поможет ознакомиться с программой Excel и ее возможностями объединения и анализа данных, а также научиться легко использовать их. С помощью этой серии учебников вы научитесь создавать с нуля и совершенствовать рабочие книги Excel, строить модели данных и создавать удивительные интерактивные отчеты с использованием надстройки Power View. В этих учебниках приводится описание возможностей средств бизнес-аналитики Майкрософт в Excel, сводных таблиц, Power Pivot и Power View.
Примечание: В этой статье описаны модели данных в Excel 2013. Тем не менее те же функции моделирования данных и Power Pivot, которые впервые представлены в Excel 2013, также относятся к Excel 2016.
Вы узнаете, как импортировать и просматривать данные в Excel, строить и совершенствовать модели данных с использованием Power Pivot, а также создавать с помощью надстройки Power View интерактивные отчеты с возможностью публикации, защиты и предоставления общего доступа.
Учебники этой серии
Импорт данных в Excel 2013 и создание модели данных
В этом учебнике вы начнете работу с пустой книги Excel.
Разделы учебника
В конце учебника есть тест, с помощью которого можно проверить свои знания.
В этой серии учебников используются данные об олимпийских медалях, странах, принимающих олимпийские игры, а также спортивных мероприятиях. Порядок учебных учебников. Кроме того, в учебниках используется Excel 2013 с Power Pivot включены. Дополнительные сведения об Excel 2013 можнонайти здесь. Чтобы получить инструкции по Power Pivot, щелкните здесь.
Импорт данных из базы данных
Начнем работу с учебником с пустой книги. В этом разделе вы узнаете, как подключиться к внешнему источнику данных и импортировать их в Excel для дальнейшего анализа.
Сначала загрузим данные из Интернета. Эти данные об олимпийских медалях являются базой данных Microsoft Access.
Чтобы скачать файлы, которые мы используем во время этой серии учебников, перейдите по следующим ссылкам: Скачайте каждый из четырех файлов в папку, которую можно легко найти, например «Загрузки» или «Мои документы», или в новую папку:
> OlympicMedals.accdb Access
>OlympicSports.xlsx Excel
>Population.xlsx Excel
> DiscImage_table.xlsx Excel
Откройте пустую книгу в Excel 2013.
Выберите пункт ДАННЫЕ > Получение внешних данных > Из Access. Лента динамически изменяется по ширине книги, поэтому команды на ленте могут выглядеть не так, как в представленных ниже окнах. В первом окне показана лента при развернутой книге, а во втором ширина книги изменена таким образом, что она занимает лишь часть окна.
Выберите файл ОлимпийскиеМедали.accdb и нажмите кнопку Открыть. Появится окно «Выбор таблицы», в котором отобразятся таблицы, найденные в базе данных. Таблицы в базе данных похожи на листы или таблицы в Excel. Установите флажок Разрешить выбор нескольких таблиц. Затем нажмите кнопку ОК.
Появится окно «Импорт данных».
Примечание: Обратите внимание на то, что в нижней части окна есть возможность добавить эти данные в модель данных,показанный на следующем экране. Модель данных создается автоматически при одновременном импорте или работе с двумя или более таблицами. Модель данных интегрирует таблицы, позволяя анализировать их с помощью стеблей, Power Pivot и Power View. При импорте таблиц из базы данных существующие связи между ними используются для создания модели данных в Excel. Модель данных в Excel прозрачна, но ее можно просматривать и изменять непосредственно с помощью Power Pivot надстройки. Модель данных подробно рассмотрена далее в этом учебнике.
Выберите параметр «Отчет в таблице», который импортирует таблицы в Excel и готовит таблицу для анализа импортируемых таблиц, и нажмите кнопку «ОК».
После завершения импорта данных будет создана сводная таблица на основе импортированных таблиц.
Теперь, когда данные импортированы в Excel и автоматически создана модель данных, можно приступить к их просмотру.
Просмотр данных в сводной таблице
Просматривать импортированные данные удобнее всего с помощью сводной таблицы. В сводной таблице можно перетаскивать поля (похожие на столбцы в Excel) из таблиц (например, таблиц, импортированных из базы данных Access) в разные области, настраивая представление данных. Сводная таблица содержит четыре области: ФИЛЬТРЫ, СТОЛБЦЫ, СТРОКИ и ЗНАЧЕНИЯ.
Возможно, придется поэкспериментировать, чтобы определить, в какие области следует перетащить поле. Можно перетаскивать из таблиц любое количество полей, пока представление данных в сводной таблице не примет нужный вид. Не бойтесь перетаскивать поля в любые области сводной таблицы — это не повлияет на базовые данные.
Рассмотрим в сводной таблице данные об олимпийских медалях, начиная с призеров Олимпийских игр, упорядоченных по дисциплинам, типам медалей и странам или регионам.
В разделе Поля сводной таблицы разверните таблицу Medals, щелкнув расположенную рядом с ней стрелку. В развернутой таблице Medals найдите поле NOC_CountryRegion и перетащите его в область СТОЛБЦЫ. Аббревиатура NOC обозначает Национальный олимпийский комитет — организационную единицу уровня страны или региона.
Затем перетащите виды спорта из таблицы Disciplines в область СТРОКИ.
Давайте отфильтруем дисциплины, чтобы отображались только пять видов спорта: стрельба из лука (Archery), прыжки в воду (Diving), фехтование (Fencing), фигурное катание (Figure Skating) и конькобежный спорт (Speed Skating). Это можно сделать в области Поля сводной таблицы или в фильтре Метки строк в самой сводной таблице.
Щелкните в любом месте таблицы, чтобы выбрать ее. В списке полей pivotTable, в котором будет расширена таблица Disciplines, наведите курсор на поле Discipline, а справа от поля появится стрелка списка. Щелкните стрелку вниз, щелкните (Выделитьвсе), чтобы удалить все выбранные фигуры, а затем прокрутите список вниз и выберите archery, Diving, Fencing, Figure Skating и Speed Skating. Нажмите кнопку ОК.
Либо щелкните в разделе сводной таблицы Метки строк стрелку раскрывающегося списка рядом с полем Метки строк, нажмите кнопку (Выбрать все), чтобы снять отметку со всех выбранных параметров, а затем прокрутите вниз и выберите пункты Archery, Diving, Fencing, Figure Skating и Speed Skating. Нажмите кнопку ОК.
В разделе Поля сводной таблицы перетащите поле Medal из таблицы Medals в область ЗНАЧЕНИЯ. Поскольку значения должны быть числовыми, Excel автоматически изменит поле Medal на Count of Medal.
В таблице Medals снова выберите поле Medal и перетащите его в область ФИЛЬТРЫ.
Давайте отфильтруем сводную таблицу таким образом, чтобы отображались только страны или регионы, завоевавшие более 90 медалей. Вот как это сделать.
В сводной таблице щелкните стрелку раскрывающегося списка рядом с полем Метки столбцов.
Выберите Фильтры по значению, а затем — Больше.
Введите 90 в последнем поле (справа). Нажмите кнопку ОК.
Сводная таблица будет иметь следующий вид:
Не затрачивая особых усилий, вы создали сводную таблицу, которая содержит поля из трех разных таблиц. Эта задача оказалась настолько простой благодаря заранее созданным связям между таблицами. Поскольку связи между таблицами существовали в исходной базе данных и вы импортировали все таблицы сразу, приложение Excel смогло воссоздать эти связи в модели данных.
Но что делать, если данные происходят из разных источников или импортируются не одновременно? Обычно можно создать связи с новыми данными на основе совпадающих столбцов. На следующем этапе вы импортируете дополнительные таблицы и узнаете об этапах создания новых связей.
Импорт данных из таблицы
Теперь давайте импортируем данные из другого источника, на этот раз из существующей книги, а затем укажите связи между существующими и новыми данными. Связи по возможности анализируют коллекции данных в Excel и создают интересные и иммерсивные визуализации на их импорт.
Начнем с создания пустого листа, а затем импортируем данные из книги Excel.
Вставьте новый лист Excel и назовите его Sports.
Перейдите к папке, в которой содержатся загруженные файлы образцов данных, и откройте файл OlympicSports.xlsx.
Выберите и скопируйте данные на листе Sheet1. При выборе ячейки с данными, например, ячейки А1, можно нажать клавиши Ctrl + A, чтобы выбрать все смежные данные. Закройте книгу OlympicSports.xlsx.
На листе Sports поместите курсор в ячейку А1 и вставьте данные.
Нажмите клавиши Ctrl + T, чтобы отформатировать выделенные данные в виде таблицы. Кроме того, можно отформатировать данные в виде таблицы через ленту, выбрав команду ГЛАВНАЯ > Форматировать как таблицу. Поскольку у данных есть заголовки, установите флажок Таблица с заголовками в окне Создание таблицы, как показано ниже.
Форматирование данных в виде таблицы имеет много преимуществ. Таблице можно присвоить имя, чтобы ее было легче идентифицировать. Также можно установить связи между таблицами, позволяющие просматривать и анализировать данные в сводных таблицах, Power Pivot и Power View.
Присвойте таблице имя. В области «> КОНСТРУКТОР > Свойства» найдите поле «Имя таблицы» и введите «Спорт». Книга будет выглядеть так же, как на следующем экране.
Импорт данных с помощью копирования и вставки
Теперь, когда данные из книги Excel импортированы, давайте сделаем то же самое с данными из таблицы на веб-странице или из любого другого источника, дающего возможность копирования и вставки в Excel. На следующих этапах мы добавим из таблицы города, принимающие Олимпийские игры.
Вставьте новый лист Excel и назовите его Hosts.
Выделите и скопируйте приведенную ниже таблицу вместе с заголовками.
Импорт или связывание данных в книге Excel
Существуют различные способы переноса данных из книги Excel в базы данных Access. Можно скопировать данные с открытого листа и вставить их в таблицу Access, импортировать лист в новую или существующую таблицу либо связать лист с базой данных Access.
В этой статье приведено подробное описание процедуры импорта или связывания данных Excel с классическими базами данных Access.
В этой статье
Общее представление об импорте данных из Excel
Если требуется сохранить данные одного или нескольких листов Excel в Access, следует импортировать содержимое листа в новую или существующую базу данных Access. При импорте данных в Access создается их копия в новой или существующей таблице, а исходный лист Excel не изменяется.
Стандартные сценарии импорта данных Excel в Access
Опытному пользователю Excel требуется использовать Access для работы с данными. Для этого необходимо переместить данные из листов Excel в одну или несколько новых таблиц Access.
В отделе или рабочей группе используется Access, но иногда данные поступают в формате Excel, и их необходимо объединять с базами данных Access. Требуется выполнить импорт полученных листов Excel в базу данных.
Пользователь применяет Access для управления данными, однако получает еженедельные отчеты от остальных участников команды в виде книг Excel. Требуется организовать процесс импорта таким образом, чтобы данные импортировались в базу данных каждую неделю в заданное время.
Первый импорт данных из Excel
Сохранить книгу Excel в виде базы данных Access невозможно. В Excel не предусмотрена функция создания базы данных Access с данными Excel.
При открытии книги Excel в Access (для этого следует открыть диалоговое окно Открытие файла, выбрать в поле со списком Тип файлов значение Файлы Microsoft Office Excel и выбрать файл) создается ссылка на эту книгу, но данные из нее не импортируются. Связывание с книгой Excel кардинально отличается от импорта листа в базу данных. Дополнительные сведения о связывании см. ниже в разделе Связывание с данными Excel.
Импорт данных из Excel
В этом разделе описано, как подготовиться к операции импорта, выполнить ее и как сохранить параметры импорта в виде спецификации для повторного использования. Помните, что данные можно одновременно импортировать только из одного листа. Импортировать все данные из книги за один раз невозможно.
Подготовка листа
Найдите исходный файл и выделите лист с данными, которые требуется импортировать в Access. Если необходимо импортировать лишь часть данных листа, можно задать именованный диапазон, содержащий только те ячейки, которые требуется импортировать.
Определение именованного диапазона (необязательно)
Перейдите в Excel и откройте лист, данные из которого нужно импортировать.
Выделите диапазон ячеек, содержащих данные, которые необходимо импортировать.
Щелкните выделенный диапазон правой кнопкой мыши и выберите пункт Имя диапазона или Определить имя.
В диалоговом окне Создание имени укажите имя диапазона в поле Имя и нажмите кнопку ОК.
Имейте в виду, что в ходе одной операции импорта можно импортировать лишь один лист. Чтобы импортировать данные нескольких листов, операцию импорта следует повторить для каждого листа.
Просмотрите исходные данные и выполните необходимые действия в соответствии с приведенной ниже таблицей.
Число исходных столбцов, которые необходимо импортировать, не должно превышать 255, т. к. Access поддерживает не более 255 полей в таблице.
Пропуск столбцов и строк
В исходный лист или именованный диапазон рекомендуется включать только те строки и столбцы, которые требуется импортировать.
Смещ_по_строкам В ходе операции импорта невозможно фильтровать или пропускать строки.
Столбцы. В ходе операции экспорта невозможно пропускать столбцы, если данные добавляются в существующую таблицу.
Убедитесь, что ячейки имеют табличный формат. Если лист или именованный диапазон включает объединенные ячейки, их содержимое помещается в поле, соответствующее крайнему левому столбцу, а другие поля остаются пустыми.
Пустые столбцы, строки и ячейки
Удалите все лишние пустые столбцы и строки из листа или диапазона. При наличии пустых ячеек добавьте в них отсутствующие данные. Если планируется добавлять записи к существующей таблице, убедитесь, что соответствующие поля таблицы допускают использование пустых (отсутствующих или неизвестных) значений. Поле допускает использование пустых значений, если свойство Обязательное поле (Required) имеет значение Нет, а свойство Условие на значение (ValidationRule) не запрещает пустые значения.
Если одна или несколько ячеек на листе или в диапазоне содержат значения ошибок, например #ЧИСЛО или #ДЕЛ, исправьте эти значения до начала операции импорта. Если исходный лист или диапазон содержит значения ошибок, соответствующее поле таблицы Access остается пустым. Дополнительные сведения о способах исправления таких ошибок см. ниже в разделе Разрешение вопросов, связанных с отсутствующими и неверными значениями.
Чтобы избежать ошибок при импорте, убедитесь, что каждый столбец источника имеет один и тот же тип данных в каждой строке. В Access проверяются первые восемь исходных строк, чтобы определить тип данных для полей в таблице. Настоятельно рекомендуется удостовериться, что первые восемь исходных строк не сочетают значения различных типов данных в любом из столбцов. В противном случае Access может назначить столбцу правильный тип данных.
Рекомендуется также отформатировать все исходные столбцы в Excel и назначить им определенный формат данных перед началом операции импорта. Форматирование является необходимым, если столбец содержит значения с различными типами данных. Например, столбец «Номер рейса» может содержать числовые и текстовые значения, такие как 871, AA90 и 171. Чтобы исключить отсутствующие или неверные значения, выполните указанные ниже действия.
Щелкните заголовок столбца правой кнопкой мыши и выберите пункт Формат ячеек.
На вкладке Числовой в группе Категория выберите формат. Для столбца «Номер рейса» лучше выбрать значение Текстовый.
Если исходные столбцы отформатированы, но все же содержат смешанные значения в строках, следующих за восьмой строкой, в ходе операции импорта значения могут быть пропущены или неправильно преобразованы. Сведения о разрешении этих вопросов см. в разделе Разрешение вопросов, связанных с отсутствующими и неверными значениями.
Если первая строка листа или именованного диапазона содержит имена столбцов, в Access можно указать, что данные первой строки должны рассматриваться в ходе операции импорта как имена полей. Если исходный лист или диапазон не содержит имен, рекомендуется добавить их в исходные данные до операции импорта.
Примечание: Если планируется добавить данные в существующую таблицу, убедитесь, что имя каждого столбца в точности соответствует имени поля. Если имя столбца отличается от имени соответствующего поля в таблице, операция импорта завершится неудачей. Чтобы просмотреть имена полей, откройте таблицу в Access в режиме конструктора.
Закройте исходную книгу, если она открыта. Если исходный файл остается открытым в ходе операции импорта, могут возникнуть ошибки преобразования данных.
Подготовка конечной базы данных
Откройте базу данных Access, в которой будут храниться импортируемые данные. Убедитесь, что база данных доступна не только для чтения и что есть права на ее изменение.
Если ни одна из существующих баз данных не подходит для хранения импортируемых данных, создайте пустую базу данных. Для этого выполните указанные ниже действия.
Откройте вкладку Файл, нажмите кнопку Создать и выберите пункт Пустая база данных.
Перед началом операции импорта следует определить, в какой таблице будут храниться данные: в новой или существующей.
Создание новой таблицы. Если необходимо сохранить данные в новой таблице, в Access создается таблица, в которую добавляются импортируемые данные. Если таблица с указанным именем уже существует, содержимое существующей таблицы перезаписывается импортируемыми данными.
Добавление в существующую таблицу. При добавлении данных в существующую таблицу строки из листа Excel добавляются в указанную таблицу.
Следует помнить, что ошибки в ходе операции добавления зачастую объясняются тем, что исходные данные не соответствуют структуре и параметрам полей в конечной таблице. Чтобы избежать таких ошибок, откройте таблицу в режиме конструктора и проверьте указанные ниже параметры.
Первая строка. Если первая строка исходного листа или диапазона не содержит заголовки столбцов, убедитесь, что расположение и тип данных каждого столбца соответствуют нужному полю таблицы. Если же первая строка содержит заголовки столбцов, совпадение порядка следования столбцов и полей необязательно, но имя и тип данных каждого столбца должны в точности совпадать с именем и типом данных соответствующего поля.
Отсутствующие или лишние поля. Если одно или несколько полей исходного листа отсутствуют в конечной таблице, их следует добавить до начала операции импорта. Если же таблица содержит поля, которые отсутствуют в исходном файле, их не требуется удалять из таблицы при условии, что они допускают использование пустых значений.
Совет: Поле допускает использование пустых значений, если его свойство Обязательное поле (Required) имеет значение Нет, а свойство Условие на значение (ValidationRule) не запрещает пустые значения.
Первичный ключ. Если таблица содержит поле первичного ключа, на исходном листе или в диапазоне должен быть столбец, который содержит значения, совместимые с полем первичного ключа, а импортированные значения ключа должны быть уникальными. Если импортируемая запись содержит значение первичного ключа, которое уже существует в таблице, отображается сообщение об ошибке.
Индексированные поля. Если свойство Индексировано поля таблицы имеет значение Да (без повторов), соответствующий столбец исходного листа или диапазона должен содержать уникальные значения.
Для выполнения операции импорта перейдите к указанным ниже действиям.
Запуск операции импорта
Расположение мастера импорта или связывания зависит от используемой версии Access. Выполните действия, которые соответствуют вашей версии Access.
Если вы используете последнюю версию Microsoft 365 подписки Access или Access 2019, на вкладке Внешние данные в группе Импорт & выберите пункт новый источник данных > из файла > Excel.
Если вы используете Access 2016, Access 2013 или Access 2010, на вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи нажмите кнопку Excel.
Примечание: Вкладка Внешние данные доступна только в том случае, если открыта база данных.
Чтобы указать импортируемый файл, нажмите кнопку Обзор и воспользуйтесь диалоговым окном Открытие файла.
Укажите способ сохранения импортируемых данных.
Чтобы сохранить данные в новой таблице, выберите вариант Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных. Позднее будет предложено указать имя этой таблицы.
Чтобы добавить данные в существующую таблицу, выберите параметр Добавить копию записей в конец таблицы и выберите таблицу в раскрывающемся списке. Этот параметр недоступен, если база данных не содержит таблиц.
Сведения о связывании с источником данных путем создания связанной таблицы см. ниже в разделе Связывание с данными Excel.
Будет запущен мастер импорта электронных таблиц, который поможет выполнить импорт. Перейдите к дальнейшим действиям.
Использование мастера импорта электронных таблиц
На первой странице мастера выберите лист, содержащий данные, которые необходимо импортировать, и нажмите кнопку Далее.
На второй странице мастера щелкните элемент листы или именованные диапазоны, выберите лист или именованный диапазон, который необходимо импортировать, и нажмите кнопку Далее.
Если первая строка исходного листа или диапазона содержит имена полей, выберите вариант Первая строка содержит заголовки столбцов и нажмите кнопку Далее.
Если данные импортируются в новую таблицу, заголовки столбцов используются в Access в качестве имен полей в таблице. Эти имена можно изменить в ходе операции импорта или после ее завершения. Если данные добавляются к существующей таблице, убедитесь, что заголовки столбцов исходного листа в точности соответствуют именам полей конечной таблицы.
Если данные добавляются к существующей таблице, перейдите к действию 6. Если данные добавляются в новую таблицу, выполните оставшиеся действия.
Мастер предложит просмотреть свойства полей. Щелкните столбец в нижней части страницы, чтобы отобразить свойства нужного поля. При необходимости выполните указанные ниже действия.
Просмотрите и измените имя и тип данных конечного поля.
В Access выполняется проверка первых восьми строк каждого столбца, чтобы определить тип данных для соответствующего поля. Если первые восемь строк столбца на листе содержат значения разных типов, например текст и числа, мастер предлагает тип данных, совместимый со всеми значениями столбца — как правило, это текстовый тип данных. Хотя можно выбрать и другой тип данных, следует помнить, что значения, несовместимые с этим типом, будут в ходе импорта пропущены или преобразованы неправильно. Дополнительные сведения о том, как исправить неверные или отсутствующие значения, см. ниже в разделе Разрешение вопросов, связанных с отсутствующими и неверными значениями.
Чтобы создать индекс для поля, присвойте свойству Индексировано (Indexed) значение Да.
Чтобы пропустить весь исходный столбец, установите флажок Не импортировать (пропустить) поле.
Настроив параметры, нажмите кнопку Далее.
На следующем экране задайте первичный ключ для таблицы. При выборе варианта автоматически создать ключ Access добавляет поле счетчика в качестве первого поля конечной таблицы и автоматически заполняет его уникальными значениями кодов, начиная с 1. После этого нажмите кнопку Далее.
Если импорт части или всех данных в Access завершится успешно, в мастере откроется страница с состоянием операции импорта. Кроме того, сведения об операции можно сохранить в виде спецификации для дальнейшего использования. Если операция завершится неудачей, появится сообщение Ошибка при попытке импорта файла.
Нажмите кнопку Да, чтобы сохранить сведения об операции для использования в будущем. Сохранение сведений позволяет выполнять операцию повторно без использования мастера.
Сведения о том, как запустить сохраненную спецификацию импорта или экспорта, см. в статье Запуск сохраненной спецификации импорта или экспорта.
Сведения о том, как запланировать выполнение задач импорта и связывания в определенное время, см. в статье Планирование спецификации импорта или экспорта.
Разрешение вопросов, связанных с отсутствующими и неверными значениями
Сообщение Ошибка при попытке импорта файла свидетельствует о том, что операция импорта завершилась неудачей. Если же после операции импорта отображается диалоговое окно, в котором предлагается сохранить сведения об операции, это означает, что данные успешно импортированы полностью или частично. В сообщении о состоянии указывается также имя таблицы, которая содержит описание всех ошибок, возникших в ходе операции импорта.
Важно: Даже если в сообщении о состоянии указано, что операция завершилась успешно, перед использованием таблицы следует просмотреть ее содержимое и структуру, чтобы убедиться в правильности всех данных.
Откройте целевую таблицу в режиме таблицы, чтобы убедиться, что в таблицу были добавлены все данные.
Откройте таблицу в режиме конструктора, чтобы проверить типы данных и другие свойства полей.
В приведенной ниже таблице описаны действия по разрешению проблем, связанных с отсутствующими или неверными значениями.
Совет: Если при устранении неполадок обнаружено лишь несколько отсутствующих значений, можно добавить их в таблицу вручную. Если же отсутствует или неправильно импортирован целый столбец либо большой объем данных, следует исправить исходный файл. После устранения всех возможных проблем повторите операцию импорта.
Графические элементы, такие как логотипы, диаграммы и рисунки, не импортируются. Их следует добавить в базу данных вручную после завершения операции импорта.
Импортируются результаты вычисляемого столбца или ячейки, но не базовая формула. В ходе операции импорта можно указать тип данных, совместимый с результатами формулы, например числовой.
При импорте данных в новую или существующую таблицу приложение Access не поддерживает многозначные поля, даже если исходный столбец содержит список значений, разделенных точками с запятой ( ;). Список значений обрабатывается как одно значение и помещается в текстовое поле.
В случае усечения данных в столбце таблицы Access попытайтесь увеличить ширину столбца в режиме таблицы. Если не удается решить проблему с помощью этого способа, это означает, что объем данных в числовом столбце Excel слишком велик для конечного поля в Access. Например, в базе данных Access свойство FieldSize конечного поля может иметь значение Байт, а исходные данные могут содержать значение больше 255. Исправьте значения в исходном файле и повторите операцию импорта.
Чтобы обеспечить правильное отображение значений в режиме таблицы, может потребоваться изменить свойство Формат некоторых полей в режиме конструктора. Ниже приведены примеры.
Даты в длинном и среднем форматах отображаются в Access как краткие даты. Чтобы устранить эту проблему, откройте конечную таблицу в Access в режиме конструктора и измените свойство Формат поля даты на Длинный формат даты или Средний формат даты.
Примечание: Если исходный лист содержит элементы форматирования RTF, например полужирный шрифт, подчеркивание или курсив, текст импортируется без форматирования.
Повторяющиеся значения (нарушение уникальности ключа)
Импортируемые записи могут содержать повторяющиеся значения, которые невозможно сохранить в поле первичного ключа в конечной таблице или в поле, для которого свойству Индексировано присвоено значение Да (без повторов). Удалите повторяющиеся значения в исходном файле и повторите операцию импорта.
Значения дат, сдвинутые на 4 года
Значения полей дат, импортированных с листа Excel, оказываются сдвинуты на четыре года. В Excel для Windows используется система дат 1900, в которой даты представляются целыми числами от 1 до 65 380, соответствующими датам от 1 января 1900 г. до 31 декабря 2078 г. В Excel для Macintosh используется система дат 1904, в которой даты представляются целыми числами от 0 до 63 918, соответствующими датам от 1 января 1904 г. до 31 декабря 2078 г.
Прежде чем импортировать данные, измените систему дат для книги Excel или выполните после добавления данных запрос на обновление, используя выражение [ имя поля даты] + 1462 для корректировки дат.
В конце операции импорта может отобразиться сообщение об ошибке, которое было удалено или потеряно при открытии таблицы в режиме таблицы, поэтому некоторые значения полей пусты. Если исходные столбцы в Excel не отформатированы или первые восемь исходных строк содержат значения различных типов данных, откройте лист источника и выполните указанные ниже действия.
Отформатируйте исходные столбцы.
Переместите строки таким образом, чтобы первые восемь строк каждого столбца не содержали значения с разными типами данных.
В ходе операции импорта выберите подходящий тип данных для каждого поля. Если тип данных указан неправильно, после завершения операции весь столбец может содержать пустые или неверные значения.
Описанные выше действия позволяют свести к минимуму количество пустых значений. В приведенной ниже таблице представлены ситуации, в которых пустые значения все же будут появляться.