Как сделать инвентаризацию в аптеке
Порядок проведения инвентаризации в аптеке
Здравствуйте, дорогие подписчики! С сегодняшнего дня я начинаю командировки по нашим филиалам, которые находятся в разных городах, как приглашенный специалист.
Самую первую свою поезду я буду приглашенным консультантом в проведении инвентаризации аптеки, некоторые фирмы заказывают у нас эту услугу, при полном аудите.
Честно говоря, с инвентаризацией аптек, я связана косвенно, поэтому решила подготовиться и собрать весь самый полный материал.
Конечно, сейчас многие пользуются специальными программами, для подсчета количества остатков и недостачи, такая программа есть ив моем случае, но она до смешного проста и поэтому много работы нам надо будет делать вручную.
Думаю этот материал мне понадобиться и пригодиться вам. Желаю вам четких данных и поменьше недостачей!
Порядок проведения инвентаризации в аптеке
Основные аспекты
Инвентаризация проводится с целью выявить наличие и количество фактического имущества, находящегося в аптеке, и сопоставить его с данными бухгалтерского учета.
Это помогает руководству следить за сохранностью собственности компании, а также дает возможность выявить и списать недостачи. Опять же, руководителям необходимо понимать реальное состояние дел в аптеке.
Условно можно выделить 3 вида инвентаризации.
Помимо всего прочего, внеплановая инвентаризация обязательно проводится при увольнении работника аптеки или при приеме на работу нового члена коллектива. Это связано с тем, что все работники аптеки являются материально ответственными по отношению к имуществу компании.
При приеме на работу человек берет на себя обязательства по сохранности материальных ценностей и денежных средств, и спрашивать с него могут только то, что было в аптеке на момент его вступления в должность, т.е. отвечать за «старые» недостачи с него потребовать не имеют права.
Принимаемый на работу сотрудник должен, хотя некоторые фирмы игнорируют этот пункт, участвовать в инвентаризации, т.к. при вступлении в должность он подписывает договор о коллективной материальной ответственности. Во избежание неприятностей со «старыми» долгами, работник должен сам проинспектировать «чистоту» аптеки.
А выявить и наказать виновного – нечестного, злоупотребляющего своим положением работника – по горячим следам гораздо легче, чем, скажем, спустя несколько месяцев на годовой инвентаризации, когда все подробности уже забылись. Поэтому и проводятся внеплановые инвентаризации.
Участники
В некоторых крупных компаниях существуют специальные отделы, занимающиеся проведением инвентаризации. С представителем офиса должен быть IT-менеджер при условии, что инвентаризация автоматизирована, а не проводится с использованием описных листов.
Как проходит инвентаризация в аптеке
В назначенный день в аптеке собираются все участники инвентаризации. Аптека не производит отпуск лекарств, касса в этот день не открывается.
Учитывая, что практически все аптеки сейчас компьютеризированы, инвентаризацию, как привило, проводят при помощи сканирования товара. Есть и другой способ – учет товара по описным листам, он более долгий.
Существуют различные способы проведения инвентаризации.
I способ — Подсчитывать ЛС по алфавиту, ища каждый препарат на своей полке.
В суматохе ежедневной работы, особенно если проходимость у аптеки высокая, сам же первостольник может положить препарат не в тот ящик или поставить на полку рядом с кассой, спеша обслужить следующего клиента, а потом забыть убрать его на место.
Опять же при приеме большой партии товара часть препаратов может оказаться не на своих местах.
Заново пересчитывать недостающую позицию при инвентаризации никто не хочет, к тому же найти в многообразии ЛС оказавшийся не на своем месте медикамент практически невозможно, особенно если учесть, что когда человек нервничает (а в случае выявления недостачи это естественно), он не замечает предмет, который лежит перед самым его носом.
Таким образом, нередко выявляется недостача, которой на самом деле нет. А компенсировать-то ее все равно придется, причем из вашего кармана.
II способ — Инвентаризация проводится не по алфавиту, а по полкам.
Если нет – один будет «считающим», другой – «записывающим». Суть от этого не меняется. Первый («подающий» или «считающий») открывает первый ящик и подает все препараты, находящиеся в нем, своему напарнику, который их сканирует и складывает в отдельную коробку, или первый – считает, второй записывает и складывает в коробку.
После того как вы отсканировали весь ящик или полку, поставьте туда коробку с медикаментами и переходите к следующему. После проведения инвентаризации вам останется просто расставить ЛС на полке в том порядке, в котором они пребывали до пересчета.
При таком способе инвентаризации все те препараты, которые лежат не на месте, будут просканированы (или посчитаны вручную), компьютер сам сложит их количество и выдаст итоговый результат (или итоговое количество каждого препарата будет получено простым путем сложения промежуточных результатов).
Будьте внимательны и последовательны при проведении инвентаризации, руководствуйтесь правильным способом подсчета, и тогда столь ответственное мероприятие пройдет для вас легко и без потерь. Автор — Юлия Арсентьева
Контрольные проверки инвентаризации проводятся в аптеке
В состав инвентаризационных комиссий включаются представители администрации — председатель инвентаризационной комиссии, работники бухгалтерии, экономисты и другие специалисты.
Инвентаризационные комиссии несут ответственность за:
Инвентаризация имущества проводится по местам его нахождения и по материально-ответственным лицам.
Проверка фактического наличия имущества осуществляется при обязательном участии материально-ответственных лиц.
В ходе проведения инвентаризации пересчитывается количество и определяется общая стоимость имеющихся в наличии товарно-материальных ценностей, проверяется правильность их оценки.
По результатам инвентаризации можно уточнить балансовую стоимость имущества. Инвентаризация товарно-материальных ценностей в аптеке — наиболее трудоемкий процесс (большой объем и ассортимент товара).
Любая инвентаризация начинается с издания руководителем распоряжения о проведении инвентаризации (указывается № и дата распоряжения, председатель и состав инвентаризационной комиссии с должностями и фамилиями, сроки и место проведения инвентаризации, что подлежит инвентаризации), которое регистрируется в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризаций.
Председателю инвентаризационной комиссии вручается контрольный пломбир.
До начала проверки фактического наличия товарно-материальных ценностей инвентаризационная комиссия обязана провести следующие мероприятия:
Материально-ответственные лица оформляют в инвентаризационной описи подписку № 1 о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.
При внезапных инвентаризациях все товарно-материальные ценности подготавливаются к проверке в присутствии инвентаризационной комиссии, а при плановых — заблаговременно.
Они должны быть сгруппированы по наименованиям, формам выпуска, сериям, ценам в порядке, удобном для подсчета их количества.
Запрещается вносить в описи данные об остатках материальных ценностей со слов материально-ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.
По материально-производственным запасам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих материальных ценностей может определяться на основании маркировки на упаковке или на основании документов поставщика, но с обязательной выборочной проверкой содержимого упаковок.
Инвентаризация товарно-материальных ценностей должна проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении.
Если инвентаризация не завершена в течение одного дня, помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны (пломбир на время инвентаризации хранится у председателя инвентаризационной комиссии).
Проведение инвентаризации в аптеках
В них обязательно входят участники администрации — председатель данной комиссии, сотрудники бухгалтерского отдела и иные специалисты, которые работают в аптеке.
Комиссия отвечает за следующие моменты:
Задачи инвентаризации в аптеке
Сейчас проведение инвентаризации в аптеках предусматривает подсчет числа и цены лекарственных запасов, которые находятся на складе и на витрине. Также процедура позволяет удостовериться в верности их оценки.
После завершения инвентаризации вы сумеете получить общую стоимость имеющегося имущества, которым располагает аптека. Процедура является достаточно сложной, так как требуется работать с большим количеством товаров.
По запасам, которые должны храниться в цельной упаковке, точное количество вычисляется благодаря маркировке, которую можно просмотреть на упаковке.
Также для этого можно использовать сопроводительные документы, предоставляемые поставщиком данных лекарств. В обязательном порядке осуществляется выборочная проверка некоторых упаковок.
Проведение инвентаризации в аптеках
Данные сохраняются в журнале контроля над осуществлением приказов. Представитель комиссии получает особый пломбир.
Для того чтобы начать проверку лекарственного запаса, комиссия должна организовать такие мероприятия:
Подготовка инвентаризации
При проведении незапланированных проверок все ценности проходят тщательную подготовку к процедуре в присутствии участников комиссии, а при запланированных все проводится заранее.
Лекарства следует отсортировать по названиям, способам выпуска, стоимости в порядке, который будет комфортным в подсчете. Наличие лекарственных запасов в процессе инвентаризации вычисляется посредством подсчета, измерения веса.
Значения затем указываются в специальной описи. Категорически запрещено вносить в отчет сведения о текущем уровне запасов, полученные со слов сотрудников, отвечающих за хранение лекарств или по сведениям, указанным в учете, без проведения реальной проверки.
Сейчас проведение инвентаризации в аптеках является сложной, но крайне необходимой процедурой, которая позволяет определить общую стоимость запасов.
Инвентаризация товарно материальных ценностей в аптеке
Розничная торговля лекарственными средствами весьма специфическая отрасль. С одной стороны, это та же розничная торговля со своими неизменными атрибутами – РРО, патентами, складами и пр.
Но с другой стороны, реализуемый в аптеках товар является особенным – ведь он очень необходим для здоровья, а порой и для жизни человека.
Поэтому и организация работы в аптеке подчинена глобальной задаче обеспечения здоровья и жизнедеятельности человека. В данной статье рассмотрим особенности проведения инвентаризации товара в аптеке.
Требования к составу инвентаризационной комиссии
Общие требования к составу рабочей инвентаризационной комиссии изложены в п. 11.2 Инструкции № 69, где сказано, что это должны быть опытные работники, «которые хорошо знают объект инвентаризации, цены и первичный учет».
Сроки проведения инвентаризации в аптеке
Следует помнить, что, в частности, перед составлением годовой бухотчетности проведение инвентаризации обязательно, и аптеки не исключение (п. 12 Порядка № 419, пп. «б» п. 3 Инструкции № 69).
Инвентаризационная комиссия в аптеке
«Аптечную» инвентаризацию сопровождают специфические методы установления фактических остатков ТМЦ:
Естественно, руководство субъекта хозяйствования обязано обеспечить инвентаризационную комиссию весоизмерительными приборами и эталонными метрами соответствующей точности, прошедшими метрологическую поверку.
Исходя из этого и требований Инструкции № 69, состав инвентаризационной комиссии будет выглядеть так:
Однако аптечное предприятие может иметь минимальный штат, например: директор – управляющий аптекой (он же учредитель предприятия), провизор, санитарка и бухгалтер. Причем директор и провизор являются материально-ответственными лицами.
Но и для такого небольшого предприятия инвентаризацию никто не отменял. По мнению автора, председателем может быть в данном случае и провизор, и директор – управляющий аптекой.
Несмотря на то что они являются материально-ответственными лицами, их квалификация соответствует требованиям п. 4.1 Лицензионных условий № 723. Остальные сотрудники (и бухгалтер, и санитарка) участвуют в инвентаризации в качестве членов комиссии.
Следует акцентировать внимание на следующем: согласно абзацу «б» п. 11.8 Инструкции № 69, отдельные инвентаризационные описи при инвентаризации товарно-материальных ценностей (ТМЦ) составляются в таких случаях:
При проведении инвентаризации в аптеках возможно составление отдельных инвентаризационных описей и в некоторых других случаях, например – на товарно-материальные ценности, оплаченные, но не забранные покупателями.
Ведь вполне могут быть оформлены отгрузочные документы на оплаченные различными предприятиями товары по безналичному расчету – скомплектованные аптечки водителей, лекарственные средства для пунктов медицинской помощи предприятий, шприцы и бинты для стационарных отделений медучреждений и т. п.
Также нужно отметить, что аптечный ассортимент достаточно разнообразен. Это и изделия медицинского назначения, и дезинфекционные средства, и спецодежда для фарм- и медработников.
Для обеспечения надлежащего контроля за их движением и сохранностью необходимо вести отдельный учет по таким группам (подгруппам).
Для этого вполне реально использовать субсчета, например:
Инвентаризацию лекарственных средств и товаров, входящих в такие группы (подгруппы), также необходимо оформлять отдельными инвентаризационными ведомостями.
При наличии замечаний по его ведению и/или отсутствии такого журнала комиссии следует составить отдельный акт.
Данные, отражаемые в инвентаризационной описи
Поэтому в дальнейшем учет движения лекарственных средств осуществляется с отражением этих реквизитов.
Одной из задач проведения инвентаризации в аптеке является выявление лекарственных средств с истекшим сроком реализации, а также проверка соответствия номеров серии лекарственных средств и производителей, указанных в товаросопроводительных документах (соответственно, и в учете), фактическим номерам и наименованию фирмы-производителя, зафиксированным инвентаризационной комиссией.
Немного о нормах естественной убыли
В настоящее время в Украине действуют следующие нормативные документы, регулирующие списание потерь в аптечной отрасли в пределах норм естественной убыли:
Таким образом, каких-либо нормативных документов, регулирующих списание в пределах норм естественной убыли потерь (боя, порчи, недостач) готовых лекарственных средств, а также других товаров аптечного ассортимента, в настоящее время нет.
Рекомендуемая форма инвентаризационной описи
Учитывая «аптечную» специфику, при снятии фактических остатков товаров в аптеке, рекомендуется использовать инвентаризационную опись такой формы (ниже приведен фрагмент для лекарственных препаратов).
Алгоритм проведения инвентаризации в аптеке
Полные инвентаризации характеризуются тем, что они организуются по всем видам имущества и обязательств.
Обычно полной инвентаризации подвергаются все материальные ценности, внеоборотные активы, денежные средства и расчетные отношения один раз в год (внеоборотные активы – 1 раз в три года) перед составлением годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности, при ликвидации или реорганизации предприятия.
Проверка, охватывающая часть имущества и финансовых обязательств организации, квалифицируется как частичная инвентаризация. Она может проводиться при передаче части имущества в аренду, выкупе, продаже, при смене материально ответственных лиц и других случаях.
Сплошные инвентаризации охватывают все инвентаризируемые ценности или обязательства. Для выборочных инвентаризаций характерна проверка части имущества и обязательств организации.
При выборочной инвентаризации проверяется лишь часть товарных запасов. Например, при переоценке товаров проводится инвентаризация только тех товаров, по которым меняются цены.
Таким образом, инвентаризация товаров в аптеке, проводимая только по одной товарной позиции, или по одной товарной группе относится к выборочной инвентаризации.
Порядок и периодичность проведения инвентаризации, в том числе и выборочной инвентаризации в межинвентаризационный период, а также методы оценки имущества и обязательств должны быть закреплены в учетной политике аптеки по бухгалтерскому учету.
Унифицированные формы для отражения результатов инвентаризации утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».
Результаты выборочной инвентаризации оформляются также как и результаты сплошной инвентаризации, отличие заключается лишь в том, что оформляются результаты только на одну товарную позицию или группу товаров.
Инвентаризация в аптеке документы
Алгоритм документального оформления результатов выборочной инвентаризации в аптеке выглядит так:
Инвентаризация лекарственных препаратов в аптеке
На обязательность осуществления указанного мероприятия неоднократно обращал внимание Минфин (письма от 15.07.2014 N 02-06-10/34544, от 03.10.2013 N 02-06-10/41147, от 30.12.2013 N 02-06-010/58448).
Лекарственные средства, как и другие материальные запасы, подлежат ежегодной инвентаризации. Исключение составляют лекарственные препараты, подлежащие предметно-количественному учету, их следует инвентаризировать ежемесячно. Данная норма закреплена в Приказе Минздрава СССР N 523.
Как правило, на практике сам порядок проведения инвентаризации не вызывает вопросов, поэтому мы обратим особое внимание на оформление документов, а также на списание лекарственных препаратов с истекшим сроком годности, выявленных по результатам ее проведения.
Ключевые правила инвентаризации лекарственных препаратов
В первую очередь следует обратить внимание на наличие полного состава инвентаризационной комиссии. Отсутствие хотя бы одного лица из ее состава при проведении контрольного мероприятия служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).
Далее напомним разъяснения Минфина, которые представлены в Письме от 15.07.2008 N 07-05-12/16. В нем, в частности, сообщается, что методические указания предусматривают участие материально ответственных лиц в проведении инвентаризации.
В соответствии с типовой формой договора о полной материальной ответственности, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85, работник обязуется участвовать в инвентаризации, ревизии, иной проверке сохранности и состояния вверенного ему имущества. Таким образом, проведение инвентаризации требует присутствия данных лиц.
Во-первых, лекарственные препараты, подлежащие предметно-количественному учету, инвентаризируются по видам, наименованиям, фасовкам, лекарственным формам и дозировкам.
В инвентаризационных описях лекарственные средства, учитываемые в денежном выражении, распределяются по группам (п. 3.15 Методических указаний по инвентаризации).
Во-вторых, суммы недостач, выявленные при инвентаризации по одной группе ценностей, не могут перекрываться излишками, образовавшимися по другой группе (п. 5.1 этого документа).
К сведению. Нельзя отнести к естественной убыли:
В-третьих, нормы естественной убыли к лекарствам заводского изготовления не применяются (п. 5 Инструкции по применению норм естественной убыли лекарственных средств и изделий медицинского назначения в аптечных организациях независимо от организационно-правовой формы и формы собственности, утвержденной Приказом Минздрава РФ от 20.07.2001 N 284).
В-четвертых, в соответствии с п. 33 приложения 5 к Приказу Минздрава РФ N 523 при инвентаризации ядовитых и наркотических лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету, составляется отдельная инвентаризационная опись.
Пунктом 6 ст. 59 Федерального закона от 08.01.1998 N 3-ФЗ «О наркотических средствах и психотропных веществах» установлено, что материальная ответственность за ущерб, причиненный юридическому лицу, возлагается на его работника, если неисполнение или ненадлежащее исполнение им трудовых обязанностей повлекло хищение либо недостачу наркотических средств, психотропных веществ или их прекурсоров.
Указанный работник в соответствии с законодательством РФ о труде несет материальную ответственность в стократном размере прямого действительного ущерба, причиненного юридическому лицу.
Документальное оформление результатов инвентаризации
Вместе с тем в силу ст. 9 Закона о бухгалтерском учете формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.
Следовательно, аптечное учреждение вправе разработать и утвердить свои формы для оформления результатов проведения инвентаризации, указав все необходимые реквизиты, приведенные в ст. 9 данного закона.
Поскольку формы Госкомстата являются в настоящее время рекомендательными и не носят обязательного характера, мы остановимся на отдельных нюансах их заполнения.
Инвентаризационная опись составляется комиссией аптечной организации по материально ответственным лицам с указанием места проведения инвентаризации. В ней отражаются информация о единицах измерения, сведения о фактическом наличии объекта учета (цена, количество), данные бухгалтерского учета (количество, сумма).
В ходе проведения инвентаризации могут быть выявлены препараты с истекшим сроком годности, их рекомендуется включать в отдельную инвентаризационную опись.
Это необходимо для дальнейшего оформления операций по их списанию. Хотим обратить внимание, что на просроченные лекарства ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией, не составляется.
Дело в том, что обозначенная форма предназначена для отражения отклонений фактического наличия ценностей от учетных данных, а в рассматриваемом случае таких отклонений нет (лекарственные препараты с истекшим сроком годности находятся на складе (в аптеке), хотя и подлежат списанию в силу своей непригодности к дальнейшей реализации или использованию).
Процедура списания препаратов с истекшим сроком годности
При этом единый порядок установления сроков годности лекарственных средств, обязательный для всех предприятий и организаций, изготавливающих или разрабатывающих лекарственные средства, независимо от их территориального расположения и ведомственной принадлежности установлен ОСТ 42-2-72.
Под сроком годности лекарственных средств понимается время, в течение которого лекарственные средства должны полностью удовлетворять всем требованиям фармакопейных статей или временных фармакопейных статей (технических условий), согласно которым они были выпущены и хранились.
Поскольку в соответствии с п. 5 ст. 5 Закона о защите прав потребителей продажа товара по истечении установленного срока годности запрещается, просроченные лекарственные средства подлежат изъятию из продажи и списанию.
К сведению.
Далее необходимо отметить, что в настоящее время специального документа, в соответствии с которым уничтожались бы лекарственные средства с истекшим сроком годности, нет.
Ранее аптеки использовали в своей деятельности Инструкцию о порядке уничтожения лекарственных средств, утвержденную Приказом Минздрава РФ от 15.12.2002 N 382, которая утратила силу 26.02.2011.
В ней содержались прямые нормы об обязанности владельца лекарственных препаратов уничтожать медикаменты с истекшим сроком годности.
Процедура уничтожения таких лекарственных препаратов регламентирована правилами, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 03.09.2010 N 674 (далее — Правила).
Напомним, что передача недоброкачественных лекарственных средств на уничтожение осуществляется на основании договора владельца недоброкачественных лекарственных средств со специализированной организацией (п. 10 Правил).
При этом указанная организация должна иметь лицензию на деятельность по сбору, использованию, обезвреживанию, транспортировке и размещению отходов I-IV классов опасности (п. 8Правил).
Процедура уничтожения оформляется актом, реквизиты которого перечислены в п. 11 Правил.
Списание просроченных лекарств и налог на прибыль
Больше всего в данной ситуации бухгалтерские службы волнует возможность признания понесенных расходов (в связи со списанием материальных ценностей ввиду истечения их срока годности) в налоговом учете.
Минфин в Письме от 26.06.2013 N 03-03-06/1/24154 разъяснил, что стоимость товаров с истекшим сроком годности, а также затраты на их утилизацию или уничтожение могут быть учтены в составе расходов на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.
При этом он обратил внимание, что расходы должны соответствовать требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ, а именно быть документально подтвержденными.
В частности, арбитрами было отмечено, что из представленных актов о порче, бое, ломе (форма ТОРГ-15) невозможно сделать вывод о характере дефекта, ставшего причиной уничтожения препарата, в актах уничтожения лекарственных средств не указаны место уничтожения лекарственных средств, сведения об уничтоженных лекарственных средствах и их количестве, а также о таре или упаковке, наименование производителя лекарственных средств, то есть не указаны обязательные сведения, позволяющие идентифицировать списанные лекарственные средства.
В Постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 28.02.2014 N 09АП-1072/2014 по делу N А40-115533/13 арбитры указали, что расходы, связанные с уничтожением лекарственных средств с истекшим сроком годности, должны быть подтверждены следующими документами:
Кроме того, в данном судебном решении отмечается, что передачу лекарственных средств владелец должен оформить первичным документом, содержащим обязательные реквизиты, указанные в ст. 9 Закона о бухгалтерском учете.
Кратко — основные выводы об инвентаризации
Кратко сформулируем основные выводы по инвентаризации и списанию лекарственных средств с истекшим сроком годности.
Автор статьи — М.Р. Зарипова, эксперт журнала «Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение»
Приказ о проведении инвентаризации в аптеке
Пример и образец приказа о проведении инвентаризации в аптеке по принципу составления не отличается от других приказов, форма его утверждена законом, так что просто меняете название своей фирмы и фамилии участников инвентаризации.