Как сделать клише подписи
Подпись при помощи штампа, или факсимиле
Факсимиле — это штамп, на котором механическим образом в точности воспроизведено некое изображение. В узком смысле так называют штамп, оттиск с которого представляет собой личную подпись.
Кому нужно факсимиле
Ситуация, при которой возникает необходимость в факсимильной подписи, описана Ильфом и Петровым в «Золотом теленке», когда товарищ Полыхаев сидел три часа в кабинете, а его секретарша Серна Михайловна «отфутболивала» посетителей при помощи наборов штампов-факсимиле с любимыми резолюциями начальника, из которых наиболее употребительным был «Тише едешь, дальше будешь. Полыхаев».
Подобная ситуация может возникнуть в любой компании, когда подпись начальника требуется часто (например, на счетах-фактурах), а его самого вечно нет на месте или к нему не пробиться. А может быть, просто нужно подписать кипу документов, и у начальства руки отваливаются? На помощь придет резиновый заменитель, и популярность использования подписей-факсимиле растет.
Современные технологии воспроизводят подпись с непревзойденной точностью, и хорошее факсимиле невозможно отличить от настоящей подписи.
Это вообще законно?
Во всяком случае, никто по закону прямо не запрещает ставить факсимильную подпись. Согласно определению Высшего арбитражного суда РФ от 19.02.2010 №ВАС-755/10, проставление подписи при помощи штампа-факсимиле не есть ее копирование. Суд определил это как метод выполнения оригинальной подписи.
В самом деле, нет большой разницы между выполнением подписи чернилами при помощи ручки или при помощи клише. На вид они практически ничем не отличаются, и купить печать с подписью-факсимиле вполне разумное решение.
Тем не менее, вероятно, не стоит ставить факсимильную подпись на серьезных договорах. Дьявол кроется именно в том, что выполнение подписи при помощи факсимиле не урегулировано законом, а при возникновении спора суд не всегда может занять вашу сторону.
Однако закон допускает, что договор может содержать пункт о согласии сторон в том, что договор может быть заверен факсимильной подписью.
Мы поможем сделать факсимиле
Онлайн конструктор печатей и штампов на нашем сайте поможет вам делать без дизайнера не только печати. Имея очень легкий для освоения интерфейс, конструктор также может быть использован для изготовления факсимиле. Для этого необходимо загрузить туда векторное изображение подписи (или любой другой картинки) в популярном векторном формате svg, который доступен для экспортирования в любом популярном редакторе векторной графики, будь то Adobe Illustrator, Corel DRAW или свободная и бесплатная программа Inkscape.
С нашим конструктором совсем не трудно сделать печать самому. Вы создаете эскиз, а мы изготавливаем по нему уже готовый штамп. По большому счету, вам даже не придется вставать со своего рабочего места, так как заказ происходит в режиме онлайн, а доставка готовой печати осуществляется в самый короткий срок. По эскизу, который вы разработаете в нашем редакторе, вы можете скачать печать бесплатно и использовать ее в тех целях, в каких вам заблагорассудится.
Для каких документов можно применять факсимильную подпись
Создание визы факсимильным методом (с приспособлением для механического копирования) являет собой аналог выполненной самим гражданином подписи (ст. 160 ГК РФ).
Механический аналог собственноручно сделанной подписи (факсимиле) выполняет функции персонального визирования, идентифицируя при этом подписывающего гражданина.
Что такое факсимиле и зачем оно нужно
Процесс изготовления приспособления начинается со сканирования автографа физического лица. Далее под полученный образец готовится клише чаще в виде штампа или печати на автоматической или простой оснастке. Размер оснастки выбирается в зависимости от величины визы, а в качестве материала изготовления используется металл, пластик, редко дерево.
Штампы с факсимиле используются организациями с большим объемом документооборота, требующим от руководителя значительных затрат времени на подписание бумаг, или в случаях частого отсутствия и занятости руководства.
Использование аналога живой подписи предполагает возникновение определенной ответственности у компании-работодателя и у сотрудника, чья подпись используется в виде штампа.
Вопрос: Можно ли предусмотреть в проекте контракта возможность использования факсимильного воспроизведения подписей представителей сторон при подписании документов о приемке результатов исполнения обязательств?
Посмотреть ответ
Приспособление выдается уполномоченному работнику, который несет ответственность за его применение, при этом перечень его полномочий должен строго оговариваться.
Важно! Оттиск следует хранить в условиях, предотвращающих возможность злоупотребления или несанкционированного использования.
Аналог подписи и правоотношения в сфере налогов
Гражданский Кодекс РФ предусматривает применение оттиска, заменяющего собственноручную подпись, при совершении любого типа соглашений (контрактов) в случае наличия договоренности между сторонами (ст. 160 ГК РФ).
По системе бухгалтерского учета полученное от контрагента документальное подтверждение выполнения условий контракта (акты, накладные) признается первичным документом для учета.
Подписи лиц, несущих ответственность за оформление и проведение сделки, включены в перечень обязательных реквизитов при заполнении формы первичного документа (ст. 9 ФЗ № 402, 06.12.2011). Но требование ее наличия не означает наличие именно собственноручной визы.
Результатом проведения сделки выступает оказанное влияние на финансовые показатели деятельности компании, а Правилами бухгалтерского учета установлен приоритет перед формой его содержания. Хозяйственная деятельность имела место и нашла отражение в документах, на основании которых факты получили отражение в учете одной из сторон.
Вопрос: Работник, возвратившийся из заграничной командировки, представил документы об оплате расходов на проживание в гостинице в валюте и справку о движении денежных средств на счете, распечатанную из личного кабинета с факсимиле банка. Справка из банка получена работником через личный кабинет (систему «Банк-Клиент»), распечатана без заверения проставлением оригинальной печати банка и подписей соответствующих работников. Можно ли такой документ принять в качестве документа, подтверждающего обмен валюты для целей исчисления налога на прибыль?
Посмотреть ответ
По ФЗ о ведении бухгалтерского учета (№ 402, ст. 9) непринятие документации к учету может иметь место при наличии единственной причины – оформлении не случившихся в действительности событий хозяйственной деятельности, включая относящиеся к ложным (притворным) сделкам.
Поэтому факсимильный штамп не может служить принципиальной преградой при приеме документарных форм к бухгалтерскому учету.
Важно! На бланках бухгалтерской отчетности должна присутствовать выполненная собственноручно виза руководителя (ст. 13 ФЗ № 402).
Счета-фактуры и учетные документы
Использование на счетах-фактурах, необходимых для применения вычетов НДС (после принятия на учет товаров), оттиска факсимиле не признается законным проверяющими структурами ФНС, несмотря на то что подобное заверение не препятствует постановке бланка на учет.
Позиция налоговых служащих подкреплена письмом МФ РФ № 03-07-09/49478 (27.08.2015), в котором отмечается, что договоренности сторон отнесены к процедурам гражданско-правового характера, а счет-фактуры включены в формы, регулируемые налоговым законодательством. Правила по оформлению указанных форм не подпадают под сделки гражданско-правового характера (ст. 2 ГК РФ).
Вопрос: Организация заключает договор со специализированной организацией о проведении специальной оценки условий труда. В договоре среди прочих условий присутствует следующее: «Стороны подтверждают свое согласие на использование аналога собственноручной подписи (факсимиле) в целях оформления отчетных материалов, предусмотренных действующим законодательством. Факсимильная подпись (факсимиле) признается сторонами равноценной подлинной подписи должностного лица (специалиста/эксперта)».
Правомерно ли применение факсимиле для подписания отчетных документов по специальной оценке?
Посмотреть ответ
Органами ФНС не признаются в качестве законных документы с нерукописной визой руководителя организации, включая используемые для учета по налогу на прибыль (письмо МФ РФ № 03-03-06/20808, 13.04.2015).
В документе МФ речь шла об учете расходов. Но суммы, отнесенные к счетам расходов одной из сторон сделки, у другой стороны числятся в доходах. Поэтому под сомнение могут попасть и ситуации с признанием доходов.
Затраты считаются подтвержденными при предоставлении соответствующих подтверждающих документов (ст. 252 НК РФ), которыми являются подтверждающие показатели НУ первичные (учетные) документы (ст. 313 НК РФ). По закону, касающемуся бухгалтерского учета, не запрещено принимать в учет формы с факсимиле. Всегда есть возможность получить справку бухгалтера, объясняющего недочет в оформлении первичного бланка. Тем не менее контролирующие структуры отказываются принимать документы без персональной подписи.
Судебной практикой расходы признаются, когда доказан их реальный характер, не принимая во внимание несущественные недостатки, допущенные при формировании первичного документа (Постановление арбитражного апелляционного суда № 07АП-233/09, 27.02.2009). Учитывая также тот факт, что удержание налогов производится при наличии у плательщика налоговых начислений фактической способности и возможности по их выплате (ст. 3 НК РФ), судами отклоняются отказы в признании расходов по формальным причинам при учете налога по прибыли.
Важно! В любой ситуации нежелательно доводить проблему до судебного разбирательства. Практика судов по использованию факсимиле характеризуется неоднозначностью, поэтому сложно предположить поддержит или нет суд налогоплательщика.
Допустимые и запрещенные сферы использования факсимиле
Факсимильный оттиск может ставиться на:
Рядом правовых, нормативных актов предусматривается прямой запрет в отношении использования оттиска факсимиле, к примеру:
Некоторые нюансы применения клише
Если руководство предприятия решило использовать факсимильную копию, то следует издать соответствующее распоряжение (приказ), а также подготовить положение об использовании аналога подписи руководителя.
В положении должны перечисляться все разрешенные случаи и ситуации, назначен работник, ответственный за хранение и работу со штампом, указаны меры наказания за нарушения или превышение полномочий ответственного лица.
Налоговое и гражданское законодательства РФ не содержат регламентирования порядка применения факсимиле. Поэтому удобное средство замены оригинала не всегда может быть безопасным.
Перед оформлением договоров или иных значимых текстов следует составить соглашение, по которому оба участника признают правомерным оттиски факсимиле, и приложить к нему образцы.
При возникновении каких-либо споров по поводу использования штампов главным аргументом будет служить взаимная договоренность участников в виде соглашения, дополнения или пункта в тексте договора. В противном случае применение такого документа по суду может признаваться неправомерным, а документ — недействительным.
Широкое применение оттиска лучше ограничить до тех пор, пока по данному вопросу не будет законодательно установлен четкий регламент.
Как сделать клише подписи
Denis Dervisevic, flickr.com CC BY
Сегодня найти фирму по изготовлению печатей можно в любом более-менее крупном городе. Стоимость изготовления колеблется от 300 до 800 рублей в зависимости от сложности и срочности заказа. Но бывают ситуации, в которых обратиться в фирму невозможно. Как же изготовить печать, факсимиле или экслибрис самостоятельно?
Прежде всего, определимся с терминологией. Что такое печать знают, наверное, все. Факсимиле и экслибрис тоже являются печатями, только имеют немного другой смысл.
Технологически печать, факсимиле и экслибрис изготавливаются совершенно одинаково, различаясь лишь содержанием оттиска. Существует несколько технологий изготовления печатей. Мы используем одну из самых простых и доступных – отливку из термопластичного полимера по выгравированной форме.
Изготовление печати, факсимиле, экслибриса начинается с изготовления заготовки под литейную форму. Для этого можно использовать пластиковую или даже бумажную коробочку подходящего размера – банку из-под сметаны, майонеза, йогурта, одноразовый стаканчик. У меня под рукой оказалась упаковка от чипсов и бумажный аэрофлотовский стаканчик. Заготовки обрезаем, чтобы получилось кольцо высотой 2-3 см.
Кольцо крепится пластилином на кусок обычного или органического стекла. Крепление не позволит форме сдвинуться или «всплыть» на гипсовом растворе. Поверхность стекла должна быть чистой, ровной и без царапин.
Для отливки используют строительный гипс (алебастр). Алебастр быстро твердеет и дает ровную чистую поверхность. Замешивать его можно в специальном резиновом стакане (продается в строительных магазинах) или любой другой эластичной емкости. Эластичный стакан позволит после застывания легко избавиться от остатков гипса. Можно также развести алебастр в любой ненужной посуде, которую после использования не жалко выкинуть.
В емкость сначала насыпают нужное количество гипса, а затем, постоянно перемешивая, добавляют воду. Добавлять воду нужно небольшими порциями, тут легко переборщить. Вот только что были полусухие комки и уже тут же – слишком жидкая масса. Оптимальная густота раствора – как жидкая сметана или кефир. Если раствор слишком жидкий, то нужно добавить сухой гипс.
Готовый хорошо перемешанный раствор без комков заливают в форму. Чтобы гипс заполнил все уголки, форму нужно хорошенько потрясти. Большой нагрузки на гипс не будет, поэтому достаточно слоя в 10-15 мм.
Лучше сразу отлить несколько заготовок, на следующем этапе их можно легко испортить, особенно, если печать, факсимиле или экслибрис делается в первый раз. Через 30-40 минут гипс достаточно затвердевает, чтобы его можно было извлечь из формы. Чаще всего бумажную форму для этого придется разрезать. Пластиковые формы со скошенными стенками можно использовать многократно.
Теперь мы получили несколько «блинчиков» с почти зеркальной, но пока еще темной от влаги поверхностью.
А пока можно заняться подготовкой содержания оттиска. Печать или экслибрис проще всего подготовить в каком-либо графическом редакторе. Делать слишком мелкие знаки и украшения не имеет смысла – используемая технология довольно грубая. Лучше всего рассчитывать на толщину линии не менее 1 мм и расстояние между линиями не менее 2 мм.
С факсимиле дело немного сложнее, на этом примере мы и будем рассматривать технологию изготовления. Для получения оригинала нужно расписаться несколько раз на листе бумаги и выбрать лучшую подпись. Лист с подписью сканируется или фотографируется, и подпись попадает в компьютер. Здесь ее можно подправить и масштабировать до нужных размеров.
На всякий случай на листе можно сделать несколько копий подписи и распечатать на тонкой писчей бумаге или кальке.
Теперь с помощью копировальной бумаги печать, экслибрис или подпись переводится на поверхность алебастрового диска. Изображение на диске должно быть «прямым». Тогда на клише оно получится зеркальным, а на бумаге снова будет давать «прямые» оттиски.
Теперь самый трудный этап. Линии печати нужно углубить в алебастр примерно на 1 мм. Лучше всего это сделать с помощью электрического гравера с подходящей фрезой. Скорость вращения инструмента должна быть около 10-15 тысяч оборотов. Это позволит получить чистую поверхность линий. Если гравера нет, то работу можно выполнить любым ручным инструментом – резцом, скальпелем, кончиком ножа, иглой для швейной машины, шилом. Это, конечно, дольше, и линии могут оказаться не столь ровными. Обратите внимание, что канавки в алебастре должны быть не менее 1 мм шириной с прямыми или скошенными наружу стенками.
Алебастр обрабатывается довольно легко и если печать простая, то максимум со второго раза все непременно получится. Со сложной печатью, факсимиле и экслибрисом с множеством завитушек и пересекающихся линий придется повозиться. Вполне возможно, что придется вернуться к предыдущему этапу и отредактировать изображение. Для факсимиле можно попробовать расписаться толстым фломастером, такие линии на алебастре сделать проще.
После получения удовлетворительного отпечатка можно приступать к отливке клише. Чтобы отливка легко отделилась, поверхность алебастра пропитывают любым маслом, можно даже подсолнечным. Слишком много масла лить не надо, все углубления должны быть пропитаны, но жидкое масло на поверхности не допускается. Если масла слишком много, то поверхность надо промокнуть бумажной салфеткой.
Отливать печать мы будем из этиленвинилацетата. Это страшное название на самом деле обозначает легкодоступный, прочный, легкий и эластичный полимер, из которого делаются клеевые стержни для термоклеевых пистолетов. Застывший этиленвинилацетат не впитывает влагу, устойчив к маслам, различным растворителям и штемпельной краске.
Чтобы полимер не растекался слишком сильно можно сделать бортики из бумаги, приклеив их к поверхности алебастрового диска. А можно и не делать, лишний материал потом просто обрежется.
Через 10 минут застывший клеевой слой легко отделяется от пропитанной маслом поверхности алебастра.
При боковом освещении хорошо видны рельефные линии получившегося клише.
Лишний материал отливки обрезается канцелярским ножом. Линии обреза должны быть как можно ближе к элементам печати (1-2 мм), иначе при сильном нажиме свободная поверхность может прогибаться и пачкать оттиск.
Осталось подобрать или изготовить подходящую ручку – и печать, факсимиле или экслибрис готовы! В качестве ручки удобно использовать старую оснастку от какой-нибудь печати или штампа. Теперь можно попробовать сделать оттиск.
При использовании факсимиле имейте в виду, что использовать его можно далеко не во всех ситуациях. Общее правило – факсимиле запрещено использовать на документах, которые приводят к значительным финансово-материальным последствиям.