Как сделать копию документа дсп
VI. ПОРЯДОК РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ (КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМИ И ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ) В ЕВРАЗИЙСКОЙ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ КОМИССИИ
VI. Учет, хранение, размножение, копирование, отправка документов ограниченного распространения
VI. Учет, хранение, размножение, копирование, отправка
документов ограниченного распространения 
52. Учет документов ограниченного распространения в структурных подразделениях Комиссии ведется в журнале учета документов ограниченного распространения по форме, утверждаемой приказом Председателя Коллегии.
Указанному журналу присваивается гриф «ДСП».
Хранение и уничтожение указанного журнала осуществляются с соблюдением требований, установленных настоящим Порядком для документов, отнесенных к категории документов для служебного пользования.
53. Документы ограниченного распространения (проекты документов) формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения Комиссии.
54. Дела с исполненными документами ограниченного распространения, их экземплярами и копиями хранятся в служебных помещениях соответствующего структурного подразделения Комиссии в запираемых металлических шкафах (сейфах, ящиках) в порядке, установленном Правилами внутреннего документооборота для хранения документов.
55. Внешние (съемные) электронные носители информации с электронными файлами документов ограниченного распространения хранятся в структурных подразделениях Комиссии в запираемых металлических шкафах (сейфах, ящиках).
56. Внешние (съемные) электронные носители информации с электронными файлами звукозаписей и стенограмм заседаний Совета Комиссии, Коллегии Комиссии хранятся в запираемых металлических шкафах (сейфах, ящиках) в Департаменте протокола и организационного обеспечения.
Выдача для ознакомления находящихся на хранении в структурном подразделении Комиссии электронных носителей информации с файлами звукозаписей заседаний Коллегии Комиссии, Совета Комиссии осуществляется на основании письменного разрешения Председателя Коллегии, руководителя Секретариата Председателя Коллегии, руководителя Департамента протокола и организационного обеспечения.
57. Выдача находящихся на хранении в структурном подразделении Комиссии документов ограниченного распространения, дел с такими документами для исполнения и ознакомления осуществляется сотрудником, ответственным за делопроизводство в данном структурном подразделении, на основании поручения члена Коллегии Комиссии, курирующего это структурное подразделение, руководителя его секретариата, руководителя структурного подразделения.
58. Документы с грифом «Конфиденциально» (дела с пометкой «Конфиденциально») выдаются в структурном подразделении Комиссии, обеспечивающем хранение указанных документов (дел):
59. Документы с грифом «ДСП» (дела с пометкой «ДСП») выдаются в структурном подразделении Комиссии, обеспечивающем хранение указанных документов (дел):
а) сотруднику данного структурного подразделения Комиссии для исполнения (ознакомления) в соответствии с резолюцией руководителя (заместителя руководителя) данного структурного подразделения Комиссии;
60. Ознакомление с указанными в пунктах 58, 59 и 87 настоящего Порядка документами (делами) осуществляется в помещении структурного подразделения Комиссии, обеспечивающего хранение указанных документов (дел), под роспись в журнале учета документов ограниченного распространения, указанном в пункте 52 настоящего Порядка.
61. Выданные для исполнения (ознакомления) дела, указанные в пункте 58 настоящего Порядка, подлежат возврату сотруднику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении Комиссии, обеспечивающем хранение этих дел, в день выдачи.
Выданные для исполнения (ознакомления) документы (дела), указанные в пункте 59 настоящего Порядка, подлежат возврату сотруднику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении Комиссии, обеспечивающем хранение этих документов (дел), по окончании срока, установленного для исполнения документа (по ознакомлении).
62. Размножение документов ограниченного распространения, изготовление копий таких документов подлежат учету в журнале учета размножения документов ограниченного распространения по форме, утверждаемой приказом Председателя Коллегии.
Учет размноженных документов, изготовленных копий документов осуществляется поэкземплярно.
63. Исполнителям документов запрещается самостоятельно изготавливать копии документов ограниченного распространения.
64. Изготовление копий входящих конфиденциальных документов, адресованных Председателю Коллегии или Комиссии, осуществляется Департаментом протокола и организационного обеспечения в соответствии с резолюцией руководителя Секретариата Председателя Коллегии или руководителя (заместителя руководителя) указанного Департамента.
Изготовление копий входящих конфиденциальных документов, адресованных членам Коллегии, осуществляется в соответствии с резолюцией члена Коллегии Комиссии, руководителя его секретариата или руководителя (заместителя руководителя) структурного подразделения, обеспечивающего хранение указанных документов.
Изготовление копий созданных в Комиссии документов ограниченного распространения осуществляется в структурном подразделении Комиссии, обеспечивающем хранение указанных документов, на основании служебной записки руководителя (заместителя руководителя) заинтересованного структурного подразделения Комиссии в соответствии с резолюцией руководителя (заместителя руководителя) структурного подразделения Комиссии, обеспечивающего хранение указанных документов.
65. Копии конфиденциальных документов могут быть переданы только сотрудникам Комиссии, имеющим допуск к конфиденциальной информации.
67. Отправка адресатам созданных в Комиссии документов ограниченного распространения осуществляется Департаментом протокола и организационного обеспечения посредством специальной связи, почтовой связи (заказными или ценными почтовыми отправлениями).
Отправка адресатам конфиденциальных документов заказными или ценными почтовыми отправлениями производится с уведомлением о вручении адресатам. Почтовые карточки-уведомления о вручении конфиденциальных документов после их возврата в Комиссию подшиваются к визовым экземплярам документов.
Департамент протокола и организационного обеспечения ведет учет адресатов, которым направлены документы ограниченного распространения.
68. Подготовленные к отправке документы, которым присвоен гриф «Конфиденциально», представляются структурным подразделением в Департамент протокола и организационного обеспечения для отправки в запечатанных конвертах (пакетах, бандеролях).
69. Использование для отправки исходящих и внутренних документов ограниченного распространения средств факсимильной связи запрещается.
70. При необходимости направления документа ограниченного распространения нескольким адресатам составляется указатель рассылки, в котором по каждому адресату проставляется номер экземпляра отправляемого документа. Указатель рассылки подписывается исполнителем и утверждается руководителем (заместителем руководителя) ответственного структурного подразделения Комиссии.
71. Для пересылки (передачи) документов ограниченного распространения используются конверты (пакеты, средства бандерольной упаковки), изготовленные из плотной бумаги, картона, непрозрачной полиэтиленовой пленки.
72. При отправке документов ограниченного распространения в правом верхнем углу конверта (пакета, бандероли), расписки, указателя рассылки проставляется пометка «Конфиденциально» или пометка «ДСП».
73. На конверте (пакете, бандероли) с документом ограниченного распространения помимо основных почтовых реквизитов указывается регистрационный номер документа. При направлении в одном конверте (пакете, бандероли) нескольких экземпляров одного документа после регистрационного номера в скобках указываются номера экземпляров.
74. Дополнительная рассылка созданных в Комиссии документов ограниченного распространения осуществляется по указанию членов Коллегии Комиссии в рамках выполнения в установленном международными договорами порядке запросов органов государственной власти государств-членов.
75. Сотрудник Департамента протокола и организационного обеспечения, осуществляющий отправку экземпляров документов ограниченного распространения, сверяет номера и экземпляры, указанные на документах, подлежащих отправке (за исключением документов, указанных в пункте 68 настоящего Порядка), с номерами и экземплярами, указанными на конверте (пакете, бандероли), и вкладывает экземпляры документов в конверт (пакет, бандероль). На скрепляющем клапане конверта (пакета, бандероли) после запечатывания проставляется оттиск печати Комиссии «Для документов».
76. Уничтожение документов ограниченного распространения (в том числе в составе дел) производится в порядке, установленном Правилами внутреннего документооборота для уничтожения документов.
77. Проверка наличия документов ограниченного распространения в структурных подразделениях Комиссии, дел с документами ограниченного распространения, в том числе внешних (съемных) электронных носителей информации с электронными файлами документов ограниченного распространения, проводится не реже 1 раза в 2 года комиссией, создаваемой руководителем структурного подразделения Комиссии.
В состав комиссии включаются представители Департамента протокола и организационного обеспечения и Департамента информационных технологий (для проверки условий хранения электронных носителей информации с электронными файлами документов ограниченного распространения и работы с ними).
Результаты проверки оформляются актом, который направляется члену Коллегии Комиссии, курирующему структурное подразделение Комиссии, где проводилась проверка, для утверждения.
78. Проверка наличия дел с документами ограниченного распространения, находящихся на архивном хранении, соблюдения условий их хранения, а также условий хранения внешних (съемных) электронных носителей информации с электронными файлами документов ограниченного распространения проводится не реже 1 раза в 3 года.
Для проведения указанной проверки в Департаменте протокола и организационного обеспечения создается комиссия, в состав которой включаются представители других структурных подразделений Комиссии.
Результаты проверки оформляются актом, который направляется Председателю Коллегии для утверждения.
79. В случае утраты документов ограниченного распространения, дел с документами ограниченного распространения, внешних (съемных) электронных носителей информации с электронными файлами таких документов сотрудник, выявивший факт утраты, незамедлительно информирует об этом руководителя структурного подразделения Комиссии.
80. В случае утраты документов ограниченного распространения, дел с документами ограниченного распространения, внешних (съемных) электронных носителей информации с электронными файлами таких документов составляется акт, который утверждается членом Коллегии Комиссии в соответствии с распределением обязанностей.
На основании акта в журналах учета проставляются соответствующие отметки.
Акты на утраченные дела постоянного и свыше 10 лет хранения после их утверждения передаются в Департамент протокола и организационного обеспечения для учета.
81. По фактам утраты документов ограниченного распространения, дел с документами ограниченного распространения проводится служебная проверка в соответствии с разделом XII настоящего Порядка.
* Требования настоящей Инструкции распространяются на порядок обращения с иными материальными носителями служебной информации ограниченного распространения (фото-, кино-, видео- и аудио- пленки, машинные носители информации).
Инструкция не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Правила работы с секретными документами устанавливаются Инструкцией по обеспечению режима секретности в министерствах, ведомствах, на предприятиях, в учреждениях и организациях (утверждена Постановлением Совета Министров СССР от 12.05.87 № 556-126).
Необходимость присвоения документам грифа «Для служебного пользования» (в дальнейшем «ДСП») определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, в соответствии с «Перечнем видов служебной информации, которую необходимо относить к разряду ограниченного распространения» (утверждается руководителем организации).
Документированная служебная информация, содержащаяся в подготавливаемых организацией проектах указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также других служебных документах, не подлежит разглашению.
акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;
сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;
описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;
порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;
решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;
документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.
* В дальнейшем тексте делопроизводственные подразделения именуются службами документационного обеспечения.
Сотрудникам (исполнителям), работающим с документами и изданиями «Для служебного пользования», запрещается сообщать устно или письменно кому бы то ни было сведения, содержащиеся в этих документах и изданиях, если это не вызывается служебной необходимостью.
В случае отсутствия в конвертах (пакетах) документов «Для служебного пользования» или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю.
Ошибочно поступившие документы и изданий «Для служебного пользования» возвращаются отправителю.
Запрещается доставлять в нерабочее время материалы «Для служебного пользования» в организации, не имеющие постоянных дежурных.
Документы с грифом «ДСП» учитываются отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов, разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. При этом в карточке (журнале) к регистрационному номеру документа проставляется отметка «ДСП».
Требование однократности регистрации распространяется и на документы и издания «Для служебного пользования».
Учет документов и изданий «Для служебного пользования» ведется на карточках (приложение 1 ) или в журналах (приложение 2 ). Допускается регистрировать документы с грифом «ДСП» с помощью устройств электронно-вычислительной техники.
Движение документов и изданий «Для служебного пользования» должно своевременно отражаться в журналах или на карточках.
Дополнительно размноженные экземпляры документа (издания) учитываются за номером этого документа (издания), о чем делается отметка на размножаемом документе (издании) и в учетных формах. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.
печатаются специалистом службы документационного обеспечения организации (управление делами, общий отдел, канцелярия и т.п.), ответственным за подготовку документов с грифом «ДСП», допускается использование персональной компьютерной техники, при этом работа выполняется только с использованием сменных магнитных носителей (дискет). Указанные дискеты хранятся у специалиста, ответственного за работу с документами с грифом «ДСП»;
печатаются с указанием на лицевой или оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона. Указываются также наименование файла, дата печатания, инициалы имени и фамилии специалиста, печатавшего документ. Подписанные документы (вместе с черновиками) передаются для регистрации специалисту службы документационного обеспечения организации, осуществляющему их учет;
передаются специалистам структурных подразделений организации под расписку. Передача документов с грифом «ДСП» и дел, содержащих такие документы от одного специалиста другому, осуществляется только с разрешения руководителя структурного подразделения организации;
пересылаются сторонним организациям фельдъегерской службой, спецсвязью или заказными или ценными почтовыми отправлениями;
не могут передаваться по незащищенным каналам компьютерно-модемной, факсимильной и телеграфной связи, а также по электронной почте;
При необходимости направления документов с грифом «ДСП» нескольким адресатам, составляется указатель рассылки, в котором проставляются номера экземпляров отправляемых документов всем адресатам.
Указатель рассылки подписывается исполнителем, руководителем структурного подразделения организации, готовившего документ (предварительно согласованный с соответствующим заместителем руководителя организации).
Документы и издания «Для служебного пользования», полученные от сторонних организаций, могут быть размножены только с их согласия.
Запрещается указывать фамилии и должности руководителей и сотрудников, а также наименования структурных подразделений организации на упаковке документов и изданий «Для служебного пользования».
В номенклатуру дел в обязательном порядке включаются все справочные картотеки и журналы на документы и издания с грифом «Для служебного пользования».
В случаях, когда в организации образуется большое количество одних и тех же видов документов и дел (приказы, инструкции, сводки и т.д.) с грифом «Для служебного пользования» и без этого грифа, целесообразно предусматривать их обособленное формирование в дела. При этом в графе номенклатуры «Индекс дела» к номеру дела с документами «Для служебного пользования» добавляется отметка «ДСП», например:
Индексы дел Заголовки дел
При включении документа с грифом «Для служебного пользования» в дело с несекретными документами, не имеющими аналогичного грифа, данное дело получает гриф «Для служебного пользования» и соответствующее уточнение вносится в номенклатуру дел текущего года.
В организациях, в деятельности которых образуется небольшое количество документов «Для служебного пользования», номенклатурой дел может быть предусмотрено заведение одного дела, которое именуется «Документы «Для служебного пользования». Срок хранения такого дела не устанавливается, а в соответствующей графе номенклатуры дел проставляется отметка «ЭК» (экспертная комиссия).
Если в дело «Документы «Для служебного пользования» включены документы только временных сроков хранения, оно может не переформировываться. Срок хранения такого дела устанавливается по максимальному сроку хранения содержащихся в нем документов. Отметка «ЭК» в графе номенклатуры дел «Срок хранения» зачеркивается и заменяется уточненным сроком хранения.
Категории работников, допускаемых к работе с изданиями «Для служебного пользования» (отчеты по научно-исследовательским, конструкторским или проектно-изыскательским работам и т.д.) определяются руководителями организаций (структурных подразделений).
Снятие копий для сторонних организаций с документов и изданий «Для служебного пользования» производится на основании письменных запросов с разрешения руководителя организации (структурного подразделения), подготовившей эти документы или изданий.
Просмотр осуществляется при передаче дел из структурных подразделений в архив организации, в процессе хранения дел в ведомственном архиве, а также при подготовке дел постоянного срока хранения к передаче в государственный архив.
Решение вопроса о снятии грифа «Для служебного пользования» возлагается на создаваемую в установленном порядке специальную комиссию, в состав которой включаются представители службы документационного обеспечения организации, режимно-секретного органа (спецчасти) и руководители структурных подразделений организации.
Решение комиссии оформляется составляемым в произвольной форме актом, который утверждается руководителем организации. В акте перечисляются дела, с которых гриф «Для служебного пользования» снимается.
Отдельные дела «Для служебного пользования» с разрешения руководителя службы документационного обеспечения могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии полного обеспечения их сохранности и соблюдения правил хранения.
Запрещается выносить документы, дела и издания «Для служебного пользования» из служебных помещений для работы с ними на дому.
В архиве организации проверка наличия документов с грифом «ДСП» в делах проводится не реже одного раза в пять лет. Результаты проверок оформляются актом.
На утраченные документы, издания и дела, содержащие документы с грифом «ДСП» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.