Как сделать совещание творческим

Как сделать совещание творческим

Планерка – это знакомый процесс, для тех, кто работает на наемной работе. Но при этом репутация его не так хороша. Руководители структурных подразделений, а также сотрудники, считают эти рабочие встречи бесполезными, неинтересными с отсутствием нужной информации. Но все же значение ее весьма существенно. В статье разберем, как провести планёрку эффективно для сотрудников. Ведь современные способы общения в виде чатов, мессенджеров не смогут заменить общение в тесном деловом круге, при условии, что беседа будет краткой, иметь четкий план и ее результаты будут применяться на практике. Как сделать ее именно такой, расскажет текст ниже.

Зачем проводить планерки

В начале дадим четкое определение этому процессу.

Планерка – это непродолжительное собрание работников, с целью обсуждения текущих дел на предприятии, и планирования работы на будущее.

Самое главное в планерке – это ее непродолжительность. Оптимальное время такого собрания 15-30 минут. Конечно, иногда они могут затягиваться и длиться от часа до двух, но подобного рода беседы принято называть скорее совещаниями.

Во время планерки решаются следующие вопросы:

Типы и виды планерок

Прежде чем составить регламент планерки, нужно определиться к какому виду она относится.

Классифицируются планерки по следующим признакам.

По временным критериям:

КАКИЕ ТЕМЫ РАЗБИРАТЬ НА ПЛАНЕРКЕ С СОТРУДНИКАМИ

По тематике планерки можно разделить следующим образом:

Основные принципы проведения планерок

Эффективность планерок достигается путем соблюдения определенных стандартов и правил. При их отсутствии, участники данного процесса, как правило не получают нужной информации в результате чего у них нет понимания в нужности и необходимости ее посещения.

1. Встреча должна быть четко регламентирована, на повестку дня должны быть поставлены вопросы, требующие рассмотрения. При отхождении участников от тематики собрания, прерывать их, и возвращать к обсуждению поставленного вопроса.

2. Довести до сведения всех участников поставленный регламент, чтобы каждый понимал цель своего участия в этом событии.

3. Не нужно обсуждать вопросы поверхностно. Лучше ежедневно посвящать по 15-20 минут конкретной проблеме отдельно.

4. Строго отслеживать временные рамки проведения данного мероприятия, при необходимости назначить ответственное лицо за ведение этого вопроса.

5. Слушать мнение всех участвующих в беседе, не допускать выступления одних и тех же сотрудников.

6. Для фиксирования основных моментов совещания, необходимо выбрать секретаря, который в виде протокола запишет основные тезисы на бумагу.

7. Итогом встречи должен быть четкий план действий, а также список ответственных лиц, назначенных за определенные процессы работы. Список поставленных задач должен быть доведен до всех участников процесса.

Порядок проведения планерки

Порядок проведения планерки зависит во многом от того, кто является основными ее участниками. Для сотрудников одного подразделения – план будет один. Для руководящего состава структурных подразделений – другой. Не нужно оставлять без внимания и тот факт, что специфика предприятия также влияет на данный процесс. К примеру, планерки на предприятии, занимающимся производством пищевой продукции и организации, изготавливающие металлоконструкции, проводятся в разном режиме.

Пример планерки для менеджеров отдела продаж

Приблизительный план может быть таким:

Пример планерки с руководящим составом структурных подразделений

образец плана проведения планёрки:

В первом случае на планерке заостряется внимание на индивидуальные показатели работников, во втором – на совместном планировании задач и решении вопросов по основной деятельности предприятия.

Специфика проведения виртуальных планерок

С проведением планерок, где все сотрудники физически могут находится в одном кабинете, логически все объяснимо и понятно. Но что делать, когда необходимо провести мероприятие с сотрудниками из другого филиала, находящегося на большом расстоянии, либо с удаленными работниками?

В подобном случае не имеет смысла отменять их проведение, ведь благодаря современным средствам коммуникации, можно обеспечить виртуальное присутствие необходимых лиц. Для проведения можно использовать специальные программы, такие как skype или другие современные программы.

Тем не менее в подобного рода планерках, также есть свои особенности, к которым нужно отнестись с большой внимательностью:

1. Обеспечение стабильного интернета, увеличение скорости соединения. За 15-20 минут осуществить тестовую проверку связи, проверить технические моменты (звук, изображение).

2. При возникновении технических неполадок лучше перенести плановое мероприятие до момента устранения ошибок, если нет срочности для проведения планерки.

3. При проведении совещания, оптимальным вариантом будет использование презентации, с целью более наглядного преподнесения информации.

4. Проверять наличие обратной связи от слушателей, с помощью вопросов, голосований и прочих способов взаимодействия с сотрудниками и участниками беседы.

5. Для каждого вопроса отводить определенное время, с целью более плотного и эффективного проведения совещания. Потому, как односторонний монолог с экрана быстро утомляет и ведет у слушателя к отвлеченности внимания.

Как выявить эффективность проведенной планерки

Перед руководящим составом стоит существенный вопрос о том, как убедиться в результативности проводимых мероприятий. Достигают ли проведенные планерки и совещания поставленных целей и задач?

Можно опираться на следующие показатели:

Для достижения наибольшей эффективности планерок, можно обратиться к работникам организации, с целью узнать их мнение, по поводу продуктивности проводимых собраний с конкретными пожеланиями. Сотрудники могут предложить интересные идеи.

Причины непродуктивности планерок

Во всех организациях свои основные моменты, провоцирующие отсутствие эффективности проводимого мероприятия. Но все же есть пункты, которые можно наблюдать непродуктивность в организации планерок:

1. Нет четкой системы и порядка, сотрудники непунктуальны, у них не сформировано осознание важности проводимого мероприятия. Для устранения этой проблемы стоит ввести мотивацию для своевременного посещения планерок, исключить беспорядок, лишние разговоры и наладить обратную связь от участников совещания.

2. На собрании присутствуют все работники предприятия. Чтобы встреча прошла максимально продуктивно, лучше всего приглашать целевую аудиторию, чтобы каждый из участников понимал, зачем он здесь находится.

3. Подготовка к собранию не проведена и повестка придумывается по ходу совещания. У подобных планерок эффективность находится буквально на нуле. Чтобы избежать этого, нужна предварительная подготовка, отступлений от запланированных вопросов быть не должно.

4. Монотонное, неинтересное и затянувшееся собрание, нет акцента на важных моментах, в итоге, участники не усваивают информацию. Протоколы мероприятия содержат большое количество страниц, которые никто не читает.

Как сделать планерку максимально полезной

Как улучшить процесс проведения планерок? Чтобы повысить качество проводимых мероприятий, можно воспользоваться следующими методами.

1. Встречи лучше проводить в благоприятной обстановке. Не имеет смысла искать виноватых в сложившейся критической ситуации, оптимальное решение в этом случае, искать выход из нее. Возможно сотрудники предложат интересные способы.

2. Метод поощрения и мотивирования сотрудников посещать планерки. Премирование работников за добросовестное посещение собраний может дать положительный результат и мотивировать других к дисциплинированности.

3. Строгий контроль за временными рамками совещания. Следить за тем, чтобы каждый выступающий укладывался в строго отведенное для его выступления время. Правило должно касаться всех, в том числе и руководящий состав предприятия.

4. Встречи лучше проводить стоя. Так у работников будет меньше соблазна отклоняться от поставленных на повестке вопросов.

5. Количество, проводимых мероприятий, должно определяться состоянием дел на данный момент. Если надобности в ее проведение нет, то не имеет смысла отвлекать сотрудников от работы. Ежедневная планерка актуальна для компаний, где возникла напряженная ситуация, которая требует оперативности проведения мероприятий.

6. Не забывайте благодарить участников за проведенную работу. Такая формальность имеет огромное значение для участников процесса.

Можно ли обойтись без организации планерок в отделе

Планерки – это нужное мероприятие для коллектива при условии, что оно проведено правильно. Скучные и излишние собрания съедают время работников, демотивируют их, в результате чего падает продуктивность всего коллектива. Многое зависит от плана, харизмы и ораторского мастерства руководителя.

Чтобы этого избежать, нужно продумывать четкий план проведения планерки, определиться с частотой ее проведения, мотивировать сотрудников к проявлению инициативы вынесения вопросов на совещание. Установить постоянный контроль за эффективностью проводимых встреч путем анализирования итоговой работы.

При выполнении всех условий, планерки приведут к сплочению коллектива и установлению дисциплины на предприятии, что в результате даст эффективность в достижении поставленных целей и задач. Только в этом случае такого рода мероприятия будут оцениваться по достоинству персоналом и приниматься, как необходимый инструмент для настройки работы всей компании или отдела в частности.

Источник

Как проводить эффективные совещания

Рекомендуем прочесть всем, кому приходится организовывать планерки, пятиминутки и прочие собрания. Их проводят многие, но мало кто делает это хорошо. В статье описаны этапы подготовки совещания, его структура, оценка эффективности и фиксация результатов — все, что нужно знать, чтобы провести действительно полезное собрание.

Все мы участвуем в совещаниях. А кому-то даже приходится готовить и проводить их. Или планерки. Или групповые обсуждения. Признайтесь, многие из нас крайне не любят подобные «говорилки».

Почему? Потому что в кровь любого нашего человека впиталась установка: совещание — это когда долго, официально и нудно говорят не по делу, а после — все равно ничего не делается. Ну разве не пустая трата времени?

Этот чудесный формат работы

Обидно мне за этот чудесный формат работы. Вот почему в сегодняшней статье мы обсудим, чем он хорош, что делает групповое обсуждение незаменимым, научимся проводить его эффективно.

Для начала — зачем нам все это надо? Для чего собирать вместе множество занятых людей, отрывать их от работы?

Качественное совещание позволяет задействовать ключевые механизмы, повышающие производительность труда, о чем далее.

Принцип синергии. Эффект синергии давно известен психологам. Помните? — Эффективность целого выше суммарной эффективности отдельных его частей. Или даже проще: одна голова хорошо, а две лучше. И это правда. Именно вместе мы способны сгенерировать больше идей, найти множество решений проблемы и выбрать из этого разнообразия оптимальное. В режиме группового обсуждения люди начинают работать как единое целое, взаимодополняя друг друга. Множится и эффективность — проверьте. Вот почему, если вам необходимо решить ряд рабочих вопросов, то качественным обсуждением, этим огромным ресурсом, не стоит пренебрегать.

Принцип сплоченности. Команда, то есть люди, одинаково видящие цель, доверяющие друг другу и умеющие работать вместе, эффективнее одного человека. Согласны? А как ваши сотрудники станут командой? Внезапно? Сами собой? Может быть, сразу высокоэффективной? А за счет чего? Ключ к формированию команды — совместное движение к цели, деятельное и организованное. И всеми этими условиями живет режим совещания. Совещания и планерки — мощный инструмент сплочения, формирования уважения к коллегам и руководителю, прекрасный обучающий инструмент. Поэтому, если вам важно, чтобы сотрудники работали слаженно, а не просто значились в одном отделе или компании — проводите еженедельные планерки качественно.

Принцип понятности. Многие люди боятся неизвестности. Нормальный человек — вольно или невольно, осознанно или нет — сопротивляется непонятному и незнакомому, и это абсолютно естественно. А если в разряд непонятного вдруг попадают цели компании, показатели ее эффективности, задачи на ближайший месяц и т. д.? Что чувствует человек, у которого требуют выкопать яму, но не говорят зачем, какой глубины и где? Конечно сопротивление и демотивацию.

Совещания — это площадка для разъяснения «курса партии», повышения его понятности, принятия его сотрудниками, а следовательно — инструмент снижения их сопротивления неизвестности. Поэтому, если вы внедряете изменения — проводите их через ряд планерок и совещаний.

Опытный руководитель знает, что совещания создают организацию. С их помощью можно поддерживать связи внутри компании и проводить в жизнь принятые решения, сверять то, как сотрудники видят цели, и разрушать барьеры между отделами. Если вы не проводите совещания, то в вашей организации рождаются слухи и домыслы. Это проблема, которая приводит к разобщенности и неуверенности сотрудников в завтрашнем дне, а тут недалеко и до потери управляемости.

Хорошо проведенные совещания способны творить чудеса. Ключевое слово здесь —хорошо. Что же необходимо учесть при проведении совещаний?

Принципы эффективных совещаний

Соответствие задачам

Конкретность

Кратковременность

Тайминг

Адекватность участников

Право на слово

Закрепление результатов

Плановость совещания

Чтобы оценить эффективность ваших совещаний, пройдите тест:

Этапы подготовки и проведения эффективного совещания

Типовая структура планерки:

Вступительное слово / разминка.

Цели. Регламент. Формат.

Общие результаты работы. Выполнение поставленных задач.

Частные результаты / отчеты участников.

Анализ результатов. Постановка задач. Подведение итогов.

Обозначение проблемы, цели. Важность темы. Планы.

Цели. Регламент. Формат.

Анализ результатов. Постановка задач.

Вступительное слово / цели собрания / регламент.

Разделите все вопросы на три группы.

Ответьте себе на следующие вопросы:

Актуальны ли вопросы к совещанию? Сегодня нужно говорить именно об этом?

Форма подачи материала соответствует цели, аудитории, содержанию?

Что должно произойти/остаться в голове у сотрудников после совещания?

Можно ли не проводить совещание и добиться того же результата?

Если вы ответили «Да» на вопросы 1, 2 и «Нет» на вопрос 4 — смело проводите совещание!

Источник

Методы творческих совещаний

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 04 Декабря 2013 в 19:30, контрольная работа

Краткое описание

Целью контрольной работы является изучение методов творческих совещаний.
Исходя из поставленной цели, можно определить ряд задач:
Методы творческих совещаний
Метод творческого коллективного обсуждения
Метод мозгового штурма
Методы контрольных вопросов и коллективного блокнота
Метод 6-3-5
Метод морфологического анализа

Вложенные файлы: 1 файл

1126 Методы творческих совещаний САФУ 2013.doc

Содержание

Введение

Ни для кого не секрет, что именно с творческим этапом связано осуществление выдвижения идей, способов выполнения функций управления, формирование на их основе вариантов осуществления функций, предварительное рассмотрение и отбор наиболее подходящих из них.

Существуют методы, методы творческих совещаний, предусматривающие коллективное обсуждение поставленных задач группой специалистов. При этом каждый из методов во многом предполагает использование творческого потенциала участников. При проведении такого исследования использование данных методов основывается, прежде всего, на соединении творческого коллективного и индивидуального потенциала с неосознанными интуитивными способностями участников процесса, основной целью которого является выявление как можно большего числа вариантов решения поставленных задач. Этим обоснована актуальность темы контрольной работы.

Целью контрольной работы является изучение методов творческих совещаний.

Исходя из поставленной цели, можно определить ряд задач:

Структура контрольной работы. Контрольная работа состоит из введения, пяти разделов основной части, заключения, списка использованной литературы.

1. Методы творческих совещаний

На сегодняшний день в исследовании систем управления широко используются различные методы творческого характера типа творческих совещаний. Самыми популярными являются такие методы, как: 1

Особенностью этих методов является то, что в процессе совещания запрещается любая их критика. Оценка идей, выдвинутых во время совещаний, проводится обычно не на самом совещании, а в ходе их экспертизы.

Кроме указанных методов, в исследовании систем управления могут выступать деловые игры, конференции идей (где допустима критика в положительной форме, реализация идей происходит в рамках специально проводимой технологии их презентации), обмен мнениями, комиссии и так далее.

Методы творческих совещаний, как правило, подразумевают под собой коллективное обсуждение поставленных задач группой специалистов. При всем при этом, каждый из методов предусматривает использование творческого потенциала участников, включающих применение различного рода фантазий, аналогий и тому подобное. К тому же, при проведении сознательного целенаправленного изучения использование этих методов основывается на объединении творческого коллективного и индивидуального потенциала с неконтролируемыми интуитивными способностями участников процесса. Основной целью данных методов творческих совещаний является выявление как можно большего числа вариантов для решения поставленных задач.

Большинство методов творческих совещаний служит для проработки различных решений и идей, другие же остаются только основополагающей базой для дальнейшей их обработки. Используя коллективные методы творческих совещаний или их подобия, акцент на внимание на авторство идей, как правило, не делают. 2

Методы творческих совещаний предназначены для выявления новых решений выполнения различных задач, особенно необычных, значительно отличающихся от стандартных в теории и практике. Необходимо чтобы используемые методы были как можно более эффективными, для этого их проводят в жизнь по особым правилам.

2. Метод творческого коллективного обсуждения

Особенностью рассматриваемого метода состоит в коллективном обсуждении решаемой проблемы нескольких специалистов на совещании, где идеи, озвученные одним из участников, вызывают возникновение множества новых идей у других участников, которые, в дальнейшем, порождают другие идеи, в результате чего возникает поток идей, а, как известно, чем больше идей — тем лучше. Продолжительность обсуждения длится обычно это примерно около часа, при этом, проведение подобных совещаний требует серьезного подхода. 3

На такие совещания приглашаются заранее отобранные специалисты, примерно 3—15 человек, разбирающиеся в рассматриваемой проблеме. Они заранее знают о начале совещания и проблеме обсуждения. К совещанию подготавливают технические средства и материалы, необходимые для обсуждения идей.

Руководителем совещания должны быть обеспечены максимально удобные и благоприятные условия для работы и организацию в проведении обсуждения проблемы, формирует распорядок дня, поддерживает непринужденную доброжелательную и творческую атмосферу, направляя работу на выявление новых идей решения проблемы. Для этого он должен организовать использование высказанных идей.

Такие совещания проводятся тогда, когда за небольшой промежуток времени необходимо выработать наиболее эффективные решения, основывающиеся на базе новых идей.

3. Метод мозгового штурма

Методом мозгового штурма называется оперативный метод решения проблемы, основой которого является стимулирования творческой активности, при котором участники обсуждения высказывают как можно большее количество вариантов решения, в том числе самых нереальных. Далее, из всех предложений выбирают более удачные, которые могут быть применены на практике.

Рассмотрим этапы и правила мозгового штурма

Мозговой штурм включает в себя три обязательных этапа. Все этапы отличаются между собой организацией и правилами их проведения: 4

1. Предварительным этапом является постановка проблемы. Необходимо, чтобы изначально проблема должна быть четко сформулирована. Идет отбор участников штурма, выбирают ведущего и распределяют прочие роли каждого из участников, все зависит от поставленной проблемы и способа проведения штурма.

2. Основным этапом является этап генерации идей. От него во многом зависит успех всего мероприятия. Именно поэтому необходимо соблюдать установленные правила для данного этапа:

3. Этап группировки, оценка и отбор идей. Об этом этапе часто забывают, хотя именно этот позволяет выделить наиболее важные идеи и дать окончательный результат мозгового штурма. На данном этапе, как раз, приветствуется критика. Методами анализа и оценки идей могут выступать абсолютно различными. Успех данного этапа непосредственно зависит от того, насколько точно участники понимают критерии отбора и оценки идей.

Мозговые атаки. Как правило, для проведения мозговой атаки создаются две группы:

В мозговом штурме, как правило, участвуют несколько специалистов и ведущий. В самом начале мозгового штурма ведущий производит четкую постановку задачи, которая подлежит решению. По ходу мозгового штурма каждый из участников высказывает свои идеи, направленные на решение поставленной задачи, причём абсолютно разные.

По ходу процесса мозгового штурма, обычно, изначально решения не отличаются высокой оригинальностью, но потом, шаблонные решения исчерпываются, и постепенно у участников начинают возникать новые, необычные идеи. Ведущий фиксирует все идеи, возникшие у каждого из участников в ходе мозгового штурма.

В конце, когда все идеи высказаны, происходи их анализируют и отбирают. В итоге отбирается наиболее эффективное решение задачи.

4. Методы контрольных вопросов и коллективного блокнота

Метод контрольных вопросов применяется для психологической активизации творческого процесса. Целью метода является то, что с помощью наводящих вопросов привести к решению задачи. Данный метод применим как в индивидуальной работе, так и при коллективном обсуждении проблемы, к примеру, при «мозговом штурме». Один популярных вопросников А. Осборна представляет девять следующих вопросов:

1. Какое новое применение системе можно предложить?

2. На какую другую систему похожа данная система и что можно скопировать?

3. Какие возможны модификации путем изменения функций?

4. Что можно в системе увеличить?

5. Что можно в системе уменьшить (сжать, ускорить, сузить, раздробить)?

6. Что можно в системе заменить?

7. Что можно в системе преобразовать ( схему, порядок работы и т.д.)?

8. Что можно сделать в системе наоборот?

9. Какие новые комбинации элементов системы возможны? 5

В этих вопросах содержатся предложения по апробированию эвристических приемов (инверсия, аналогия, дробление, перенос, и так далее) для решения поставленной задачи.

Метод коллективного блокнота подразумевает под собой сочетание независимого предложения идей всем участникам рабочей группы с общей их оценкой и процессом выработки решения. Реализация метода происходит таким образом.

Все участники получают блокноты, в которых записывают своими словами без применения терминологии существо проблемы, и все данные, позволяющие ориентироваться в ней. Каждый день на протяжении месяца все участники ежедневно заносят в блокнот возникающие по рассматриваемой проблеме идеи, оценивают их и решают, какие из них могут привести к наилучшему решению задачи. В то же время формулируются наиболее целесообразные направления исследования на последующем этапе работы. Плюс ко всему, в блокнот записываются идеи, находящиеся в стороне от основной проблемы, но развитие которых может послужить для нахождения нужного решения.

Осуществление систематизации заранее зафиксированных идей в блокнотах идей ведется руководителем группы, а заключительное творческое обсуждение уже всеми участниками группы. Выбор окончательного решения проводится методом «мозгового штурма».

Метод морфологического анализа базируется на комбинации и системном исследовании всевозможных в теории вариантов, следующих из закономерностей строения исследуемого объекта.

Суть метода заключается в том, чтобы «уйти в зону, далекую от того, что лежит на виду».

Выполнение метода предусматривает следующие этапы: 6

Метод морфологического анализа представляет собой способ системного поиска решений, позволяющий получить систематический обзор всевозможных решений данной проблемы. Следует подчеркнуть, что многие из представленных решений оказываются абсолютно неприемлемыми.

Перечислим трудности, которые могут возникнуть при применении метода: 7

Наиболее приемлемо применять морфологический метод при решении конструкторских задач общего плана. В ходе работы применяется информация, которая была получена при опросе специалистов, из справочников, каталогов и выставок.

5. Метод 6-3-5

Метод 6-3-5 является групповым методом творчества, изначально разработанный Берндом Рорбахом в1968 году.

Название брейнрайтинг 6-3-5 происходит процесса метода мозгового штурма, который представляет группу из шести участников, каждый из которых должен записывать по три идеи на отдельные листы бумаги каждые пять минут. Каждому из участников позволяется для стимулирования и вдохновения творческого процесса использовать идеи других участников группы. Спустя шесть раундов за тридцать минут участники группы создают примерно до 109 идей. Метод 6-3-5 можно представить еще как «письменный брейнсторминг». По три предложения записываются на лист бумаги. Каждый из участников, написав свои три идеи, передает листок другому участнику, который, в свою очередь, фиксирует свои три идеи. Эти предложения могут быть абсолютной противоположностью предыдущих, также как и мнения могут совпадать. Передавать листок с идеями необходимо 5 раз. Под этим и подразумевается название метода: шесть участников подают по три идеи каждый по пять раз. Итого выходит девяносто идей в максимально короткий промежуток времени. При спонтанной выработке идей их эффект может снижаться, а интенсивность рассуждений может быть увеличена. К плюсам данного метода можно отнести то, что поданные идеи остаются анонимными. 8

Источник