как учитывать отпуск за свой счет при расчете отпускных
Как отпуска за свой счет учитываются при подсчете отпускного стажа?
 |
| artisticco / Depositphotos.com |
Согласно ст. 121 Трудового кодекса в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включается время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года (письмо Государственной инспекции труда в г. Москве от 4 июня 2020 г. № 77/10-20669-ОБ/18-1299).
Инспекторы московской ГИТ разъясняют порядок применения этой нормы: если сотрудник был в отпуске без содержания более 14 дней, то при расчете отработанного стажа не учитывают дни отпуска начиная с 15-го. То есть если работник был в отпуске за свой счет, например, 30 дней за год, то 16 из них будет исключено из отпускного стажа. В такой ситуации окончание рабочего года отодвигается на число дней отсутствия работника, исключенных из стажа работы.
Все важные документы и новости о коронавирусе COVID-19 – в ежедневной рассылке Подписаться
Кроме того, в письме отмечается, что время простоя также включается в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск.
Примеры расчёта отпускных в 2020 году, если в расчётный период включаются месяцы самоизоляции из-за коронавируса
На основании целого ряда Указов Президента РФ (№ 206 от 25.03.2020; № 239 от 02.04.2020; № 294 от 28.04.2020) период с 30 марта по 08 мая 2020 года был объявлен нерабочим с сохранением за работниками заработной платы. Исполнять свои трудовые обязанности в этот период могли только сотрудники предприятий и организаций, перечисленных в п. 2 Указа № 206 от 25.03.2020.
К числу таких предприятий относятся предприятия с непрерывным циклом производства; медицинские и аптечные организации; предприятия, обеспечивающие население продуктами питания и товарами первой необходимости; выполняющие неотложные работы в условиях чрезвычайных обстоятельств; осуществляющие неотложные ремонтные и погрузочно-разгрузочные работы.
Остальные компании должны были обеспечить самоизоляцию сотрудников и не заставлять их присутствовать на рабочем месте. Однако, выживание любого предприятия в таких условиях — это большой вопрос. Отсутствие дохода столь длительное время могло поставить небольшие компании на грань разорения. Именно поэтому многие организации перевели часть или всех сотрудников на удалённый режим работы, при котором работники могут вообще не посещать офис, а работать напрямую из дома.
При этом работодатели были обязаны обеспечить сотрудников телефонной и интернет-связью для выполнения поставленных задач или компенсировать затраты на связь. В свою очередь, для работника дистанционный режим работы не подразумевает уменьшения объёмов работы или переноса сроков выполнения поставленных задач. А значит режим удалённой работы не предполагает и уменьшения размера заработной платы.
Итак, в период карантина в зависимости от того, на каком предприятии работали сотрудники, они или продолжали ходить на работу, или работали дистанционно, или находились на самоизоляции, т.е. не исполняли свои должностные обязанности.
Давайте разберёмся,как данные обстоятельства повлияют на расчёт среднего заработка у сотрудника при предоставлении очередного отпуска.
Предположим, что сотрудник Иванов И. И. работает на непрерывно действующем предприятии, например, в поликлинике. При этом, для упрощения расчётов, допустим, что его заработок будет постоянным и составит 35 000 руб. в месяц (не исключая и период 30.03.2020 — 08.05.2020) — март, апрель и май будут отработаны полностью. При этом 24.06.20 и 01.07.20 сотрудник не работал. А с 22.07.20 по 14.08.20 находился в отпуске без сохранения заработной платы. Сотрудник идёт в очередной отпуск с 28.09.20 на 28 календарных дней.
Расчёт суммы среднего заработка сотруднику следует производить на основании ст. 139 ТК РФ и Постановления Правительства от 24.12.2007 № 922.
Руководствуясь этими нормативными актами, мы и будем рассчитывать отпускные сотруднику, используя следующий алгоритм:
Также следует обратить внимание, что для расчёта среднего заработка необходимо исключать отдельные периоды времени, а также выплаты за эти периоды. К ним, например, относятся:
Да и пандемия коронавируса внесла свои существенные изменения в расчёт среднего заработка. Так, после истечения периода оплачиваемых нерабочих дней в соответствии с Указами Президента РФ, средний заработок должен рассчитываться:
Также следует обратить внимание ещё на два дополнительных нерабочих дня: 24.06.20 и 01.07.20. В эти дни за сотрудниками сохраняется заработок, который в расчёт отпускных не входит, если они фактически не работали.
Итак, возвращаясь к нашему примеру, сначала рассчитаем количество отработанных календарных дней сотрудником за период с сентября 2019 по август 2020 года.
Из отработанных календарных дней нам следует исключить дни 24.06.20 и 01.07.20, а также период, в котором сотрудник находился в отпуске за свой счёт.
При расчёте количества календарных отработанных дней следует учесть, что:
Таким образом, за период с сентября 2019 по август 2020 года сотрудник отработал 326,99 календарных дней.
Как мы с вами уже отмечали ранее, оплату, приходящуюся на исключаемые периоды, также не следует включать в базу для расчёта среднего заработка. А значит, сумму оплаты, приходящуюся на 24.06.20 и 01.07.20 необходимо исключить из расчёта по среднему заработку.
Сумма заработка сотрудника, приходящаяся на оплату за 24.06.20 г. составит: 1 666,67 (35 000/21 = 1 666,67). А за 01.07.20: 1521,74 (35 000/23 = 1 521,74).
При этом, сумму заработка за июль и август следует рассчитать с учётом отсутствия сотрудника (он брал отпуск за свой счёт): сумма заработной платы за июль составит 22 826,09; за август — 18333,33.
Таким образом, общая сумма дохода сотрудника для расчёта среднего заработка составит:
35 000*10 22 826,09 18 333,33 — 1 666,67 — 1 521,74 = 387 971,01
Сумма среднего дневного заработка для расчёта отпуска у него составит 1 186,49 (387 971,01/326,99 = 1 186,49). А сумма рассчитанных отпускных 33 221,72 соответственно.
Следует обратить внимание на то, что пример расчёта отпускных сотруднику при тех же исходных данных, если он в период пандемии работал дистанционно, будет аналогичным (Письмо Роструда от 09.04.2020 № 0147-03-5; Письмо Минтруда от 23.04.2020 № 14-2/10/П-3710).
Если же в период пандемии сотрудник находился на самоизоляции, то период нерабочих оплачиваемых дней, а также оплату, приходящуюся на эти дни, следует исключить из расчёта среднего заработка.
Воспользуемся данными нашего примера, но с условием, что в период с 30.03.20 по 08.05.20 сотрудник был на самоизоляции.
В этом случае, общее число отработанных календарных дней за период с сентября 2019 по август 2020 года, помимо уменьшения на 24.06.20, 01.07.20 и дни отпуска за свой счёт, у этого сотрудника дополнительно уменьшится на количество календарных оплачиваемых нерабочих дней, в которые он находился на самоизоляции. И составит:
Следовательно, совокупно сотрудником для расчёта отпуска будет отработано 292,97 календарных дня.
Из общего дохода сотрудника для расчёта среднего заработка, также дополнительно следует исключить суммы заработка, приходящиеся на оплату дней, в которые сотрудник находился на самоизоляции, а именно,
Отсюда, и сумма общего дохода для расчёта по среднему заработку у такого работника уменьшится и составит 343 461,21.
Сумма среднего дневного заработка для расчёта отпуска у сотрудника получится 1 172,35 (343 461,21/292,97 = 1 172,35). А сумма рассчитанных отпускных составит 32 825,80 соответственно.
Следует отметить, что в соответствии с п.6 ст. 226 НК РФ с суммы отпускных следует удержать НДФЛ, который необходимо перечислить в бюджет не позднее последнего числа месяца, в котором отпускные были выплачены сотруднику. В нашем примере, не позднее 30.09.20.
В заключении ещё раз хочу вам напомнить, что для расчёта среднего заработка учитываются все выплаты, предусмотренные системой оплаты труда, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат.
В целях расчёта среднего заработка выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда, не учитываются. К числу таких выплат относятся материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и др.
Расчёт количества дней очередного или дополнительного отпуска осуществляется в календарных днях. Календарные дни используются и для расчёта среднего дневного заработка для расчёта отпуска.
Из базы для расчёта среднего заработка исключаются не только периоды времени, определённые в п. 5 Положения № 922, но и оплата, приходящаяся на эти периоды. К их числу в соответствии с Письмом Минтруда от 18.05.2020 № 14-1/В-585 относятся и оплачиваемые нерабочие дни в связи с Указами Президента РФ.
Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более трёх лет. Доступно рассказывает сложные вещи на простом языке.
Читайте другие статьи автора в нашем блоге:
Отпуск без сохранения зарплаты в учете отпускных
Если сотрудник отправляется в отпуск без сохранения заработной платы, то при расчете среднего заработка такие дни отпуска полностью исключаются из расчетного периода. Это влияет не только на размер выплаты «отпускных», но и на рамки «рабочего года» сотрудника.
Из письма в редакцию
Как рассчитать отпускные, если в течение года сотрудник находился три месяца в отпуске без сохранения зарплаты? Уменьшить дни пребывания в отпуске? Как быть с оплатой?
Мнение эксперта
Оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней положен сотруднику за каждый отработанный им рабочий год. У каждого сотрудника рабочий год свой. Его начало совпадает с датой приема сотрудника на работу к данному работодателю.
Например, Иванов принят на работу 18 января 2018 года. Его первый рабочий год – с 18 января 2018 года по 17 января 2019 года, второй – с 18 января 2019 года по 17 января 2020 года, третий – с 18 января 2020 года по 17 января 2021 года и т. д. За каждый из этих периодов работнику положен ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней.
По общему правилу, установленному статьей 122 ТК РФ, право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя.
Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя.
Смотрите в Бераторе
Отпуск может быть предоставлен в любое время рабочего года в соответствии с графиком отпусков.
Как и по какой форме составляется график отпусков
В отпускной стаж работника (в том числе занятого на условиях неполного рабочего времени) включаются все календарные дни рабочего года, кроме дней (ст. 121 ТК РФ):
Дни отпуска без сохранения заработной платы полностью исключаются из расчетного периода при расчете среднего заработка вне зависимости от его продолжительности.
Дни, исключаемые из отпускного стажа, удлиняют рабочий год.
Предположим, в первый рабочий год у Иванова не было исключаемых периодов. Он отгулял полный отпуск за первый рабочий год в июле 2018 года. На следующий отпуск он вправе рассчитывать после 18 января 2019 года (согласно графику отпусков). По графику его отпуск запланирован на сентябрь 2019 года. С 1 февраля по 30 апреля 2019 года по согласованию с администрацией Иванов находился в отпуске за свой счет. Разберемся, к каким последствиям этот факт приведет.
Для расчета суммы отпускных бухгалтеру необходимо:
Как уже было отмечено выше, в соответствии со статьей 115 ТК РФ продолжительность основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней.
Трудовой кодекс не предусматривает предоставления неполного ежегодного оплачиваемого отпуска, то есть пропорционально отработанному в данном рабочем году времени. В связи с этим отпуск (независимо от времени, отработанного в году) предоставляется полным, то есть установленной продолжительности.
А порядок расчета среднего дневного заработка регламентирован Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 года № 922 (далее – Положение № 922), и статьей 139 ТК РФ.
Дни отпуска без сохранения заработной платы полностью исключаются из расчетного периода при расчете среднего заработка вне зависимости от его продолжительности. Основание – подпункт «е» пункта 5 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 года № 922. Расчетный период при расчете отпускных – 12 месяцев, предшествующих уходу в отпуск.
Средний дневной заработок работника считается так (ст. 139 ТК РФ, п. 5, 10 Положения):
Количество календарных дней в каждом не полностью отработанном месяце считается по формуле (п. 10 Положения о среднем заработке):
А вот рамки рабочего года Иванова сдвинутся. Второй рабочий год Иванова сдвигается на весь период его неоплачиваемого отпуска за вычетом 14 дней, то есть на 76 дней (29 + 31 + 30 – 14). То есть дата его окончания (когда Иванов получит право на очередной ежегодный отпуск) придется не на 17 января 2020 года, а на 76 дней позже.
Также это будет иметь значение для подсчета дней неиспользованного отпуска при выплате компенсации за неиспользованный отпуск в случае увольнения сотрудника.
Смотрите в Бераторе
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА
Полная информация о правилах учета и налогах для бухгалтера.
Только конкретный алгоритм действий, примеры из практики и советы экспертов.
Ничего лишнего. Всегда актуальная информация.
Выбор читателей
С 1 ноября 2021 года – новые субсидии для МСП
Изменения трудового законодательства с 2022 года: важное для бухгалтера и директора
Изменения бухгалтерского и налогового законодательства с 2022 года
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование
Расчет отпускных
Контур.Бухгалтерия — 14 дней бесплатно!
Автоматизированный расчет отпускных в несколько кликов. Экономьте свое время.
Работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. (ст. 114 ТК РФ). Причем некоторым категориям работников к основному отпуску положены дополнительные отпуска.
Средний заработок, сохраняемый работнику на время отпуска, определяется по формуле:
Средний дневной заработок = Сумма начисленной з/п за расчетный период / (Кол-во полных месяцев × Среднемесячное число календарных дней (29,3))
Сумма отпускных = Средний дневной заработок × Количество дней отпуска
Сумма отпускных будет также зависеть от того, проводилось ли повышение тарифных ставок (окладов) в расчетном периоде или после.
Количество дней отпуска для расчета
Чаще всего отпуска предоставляются в календарных днях. Стандартный оплачиваемый основной отпуск — 28 календарных дней. Причем работник может отгуливать его не сразу, а по частям. Главное, чтобы хотя бы 2 недели отпуска были отгуляны непрерывно.
Некоторым категориям работников положен удлиненный основной отпуск (ст. 115 ТК РФ). Например, не достигшие 18 лет работники должны отдыхать 31 календарный день, а инвалиды — 30 (ст. 267 ТК РФ, ст. 23 Федерального закона от 24 ноября 1995 г. № 181-ФЗ)
В трудовом законодательстве предусмотрены также дополнительные отпуска работникам (ст. 116 ТК РФ).
Для расчета важно исключить из дней отпуска все нерабочие праздничные дни. То есть все общероссийские праздники, установленные ст. 112 ТК РФ, и праздники, установленные в конкретном регионе законом субъекта РФ (ч. 1 ст. 72 Конституции РФ, ст. 22, 120 ТК РФ, ст. 4 Федерального закона от 26 сентября 1997 г. № 125-ФЗ, п. 2 письма Роструда от 12 сентября 2013 г. № 697-6-1). При этом выходные дни в расчет по-прежнему включаются. Аналогично с нерабочими днями с сохранением заработной платы — они включаются в расчет, отпуск на них не переносится.
Важно! Нерабочие дни, на которые перенесены праздничные выходные, в расчет включаются. Если выходной совпадает с праздником, то Правительство РФ издает постановление, в котором устанавливает дату, на которую переносится выходной праздничный день. Например, в 2021 году 12 июня выпало на субботу, а выходной с этого дня перенесли на 14 июня. Если сотрудник будет в отпуске 14 июня, то этот день тоже надо оплатить.
Определение расчетного периода
Расчет отпускных в несколько кликов в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия!
По общему правилу расчетный период для расчета среднего дневного заработка определяется как 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, на который приходится первый день отпуска (ст. 139 ТК РФ, п. 4 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922, далее — Положение).
Из расчетного периода необходимо исключить все время, когда работник (п. 5 Положения):
Может получиться, что в предшествующих отпуску 12 месяцах вообще не было времени, когда работнику начислялась зарплата за фактически отработанные дни, либо весь этот период состоял из времени, исключаемого из расчетного периода. В этом случае в качестве расчетного периода нужно взять 12 месяцев, предшествующие первым упомянутым 12 месяцам (п. 6 Положения).
Если же у работника не было фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчетный период и до его начала, то в качестве расчетного периода принимаются дни того месяца, в котором работник уходит в отпуск (п. 7 Положения).
В коллективном договоре, локальном нормативном акте могут быть предусмотрены и иные расчетные периоды для расчета средней заработной платы, если это не ухудшает положение работников (ст. 139 ТК РФ).
Определение заработка за расчетный период
Расчет отпускных в несколько кликов в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия!
В расчет берутся все начисленные работнику выплаты, которые предусмотрены системой оплаты работодателя, независимо от источников этих выплат (ст. 139 ТК РФ). В пункте 2 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922, имеется открытый перечень подобных выплат.
Нельзя включать в расчет среднего заработка:
Премии (иные вознаграждения), предусмотренные системой оплаты труда, принимаются в расчет с учетом некоторых особенностей, установленных п. 15 Положения.
В веб-сервисе Контур.Бухгалтерия отпускные рассчитываются в несколько кликов:
Расчет среднего дневного заработка
Зная расчетный период и общую сумму заработка за этот период, следует определить средний дневной заработок работника:
Средний дневной заработок = Заработок за расчетный период / (12 × 29,3)
29,3 в формуле соответствует среднемесячному числу календарных дней. Эта формула подходит для полностью отработанного расчетного периода. Причем он считается отработанным полностью, если в каждом его месяце нет исключаемых дней (дней временной нетрудоспособности, командировок, отпусков, простоев и т п.).
Если расчетный период отработан не полностью, применяется формула:
Средний дневной заработок = Заработок за расчетный период / (29,3 × Количество полностью отработанных месяцев в расчетном периоде + Количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах расчетного периода)
Причем для каждого не полностью отработанного месяца нужно применить формулу:
Количество календарных дней в не полностью отработанном месяце = 29,3 / Количество календарных дней месяца × Количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.
Работник работает в организации с 1 августа 2020 года. 15 июля 2021 г. он уходит в отпуск на 14 календарных дней. В этом случае расчетный период составляет 11 месяцев — с 1 августа по 30 июня. За расчетный период сумма заработка для расчета отпускных составила 600 000 руб. Повышений окладов за это время в организации не было.
В марте работник 21 календарный день находился в командировке. Оставшихся дней марта — 10 (31 − 21). Соответственно март является неполным месяцем расчетного периода, из которого для расчета отпускных берется только 9,5 дней (29,3 × 10 / 31).
В октябре работник болел 11 календарных дней. Оставшихся дней октября — 20 (31 − 11). Соответственно октябрь также является неполным месяцем, из которого для расчета отпускных берется только 18,9 дней (29,3 × 20 / 31).
Полностью отработанных месяцев в расчетном периоде остается 9 (11 − 2). Соответственно средний дневной заработок работника составит:
600 000 руб. / (29,3 дн. × 9 мес. + 9,5 дн. + 18,9 дн.) = 2 054,09руб.
Работнику необходимо выплатить сумму отпускных 28 757,26 руб. (2 054,09 руб. × 14 дн.).
Сотрудникам, которые получают отпуск в рабочих днях, средний дневной заработок рассчитывается на основе количества рабочих дней по календарю 6-дневной рабочей недели:
Средний дневной заработок = Зарплата, начисленная за расчетный период / Количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели, которые приходятся на отработанное сотрудником время
Если расчетный период вообще не отработан и не было зарплаты непосредственно перед отпуском (например, сотрудница вышла из отпуска по уходу за ребенком или работник был в длительной командировке и сразу уходит в отпуск), то применяется формула (п. 8 Положения):
Средний дневной заработок = Оклад (тарифная ставка) / 29,3
Учет повышений окладов (тарифных ставок)
Расчет отпускных в несколько кликов в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия!
При расчете отпускных нужно применять коэффициент повышения, если оклады (тарифные ставки) были повышены:
Коэффициент повышения = Новый размер оклада / Старый размер оклада
Если вместе с повышением оклада изменяется структура ежемесячных выплат и надбавок к окладу, то формула будет такая:
Коэффициент повышения = (Новый размер оклада + Новые размеры ежемесячных выплат, надбавок и доплат, зависящих от суммы оклада) / (Старый размер оклада + Старые размеры ежемесячных выплат, надбавок и доплат)
При применении коэффициентов повышения нужно учитывать, что не все выплаты должны корректироваться. Необходимо применять коэффициент только к тем выплатам, которые установлены как фиксированный процент или определенная кратность к окладу (тарифной ставке). Те выплаты, которые установлены в абсолютном размере (не зависящем от оклада, тарифной ставки) либо в виде некой вилки (диапазона) значений процентов или кратности по отношению к окладу (тарифной ставке), повышать для расчета среднего заработка не нужно.
Для быстроты расчета воспользуйтесь нашим онлайн-калькулятором расчета отпускных.
Считайте отпускные в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис подходит для комфортной совместной работы бухгалтера и директора.