Как заменить фискальный накопитель
Как заменить фискальный накопитель
Как заменить фискальный накопитель и перерегистрировать кассу в личном кабинете ОФД
Фискальный накопитель (ФН) в онлайн-кассе нужно сменить, если у него закончились срок действия или память. После замены ФН кассу нужно перерегистрировать в ФНС. Эксперты Контур.ОФД подготовили пошаговую инструкцию.
Чек-лист замены ФН
Далее расскажем пошагово.
Узнайте, когда нужно менять ФН
В личном кабинете Контур.ОФД есть уведомления о замене ФН. Сервис предупредит заранее об окончании срока действия накопителя.
Также узнать об окончании срока действия ФН можно из отчета о закрытии смены.
Если до конца срока действия ФН меньше месяца, в отчете «О закрытии смены» вы увидите строку «Ресурс ФН менее 30 дней».
Если объем памяти ФН будет заполнен на 99 %, в том же отчете появится строка «Память ФН заполнена».
Когда начнете получать такие сообщения, запланируйте замену устройства. Если у ФН закончится срок действия, а вы его не замените, то он заблокируется и не даст сформировать на кассе отчет «О закрытии ФН».
Выберите новый ФН
Выбирая новый фискальный накопитель, учитывайте три момента:
В зависимости от типа бизнеса необходимо выбрать ФН с определенным сроком действия. Например, продавцы подакцизных товаров обязаны применять ФН на 13 или 15 месяцев, а при оказании услуг нужен ФН на 36 месяцев.
Если у вашей торговой точки большой поток клиентов или ваш интернет-магазин получает много заказов, то, скорее всего, память в накопителе закончится быстро, и вам не имеет смысла ставить ФН на 36 месяцев.
Обратите внимание на информацию в паспорте ФН — там могут быть указаны ограничения по сроку службы накопителя в зависимости от условий его применения.
Подобрать ФН, оплатить и заказать его можно в личном кабинете или на сайте.
Замените фискальный накопитель
Шаг 1. Сформируйте отчет «О закрытии смены». Обратите внимание, чтобы все фискальные документы с кассы были переданы оператору фискальных данных (ОФД). Понять это просто: в самом отчете поле «Количество непереданных ФД» должно быть пустым.
Шаг 2. Сформируйте на кассовом аппарате «Отчет о закрытии ФН». Некоторые данные из этого отчета нужно будет указать при перерегистрации кассы. Они заполнятся автоматически, если у кассы есть связь с Контур.ОФД:
Шаг 3. Поставьте новый фискальный накопитель.
По закону владелец кассы может сам менять фискальный накопитель. Но предварительно нужно проверить, что указано в договоре с поставщиком кассовой техники. Возможно, после самостоятельного вскрытия кассы вы потеряете гарантию на аппарат.
Как самостоятельно заменить фискальный накопитель на кассе MSPOS-K, смотрите в коротком видео:
Либо нажмите на подходящую модель кассы:
Шаг 4. Сформируйте на кассе отчет «Об изменении параметров регистрации (или фискализации)», следуя инструкции производителя касс. Убедитесь, что в настройках кассы верные параметры Контур.ОФД:
Далее из отчета «Об изменении параметров регистрации ККТ» для перерегистрации кассы вам понадобятся эти сведения:
Шаг 5. Перерегистрируйте кассу в личном кабинете Контур.ОФД.
Обратите внимание: если фискальный накопитель сломан или утрачен, то перерегистрировать ККТ по смене ФН можно только на сайте ФНС.
Перерегистрируйте кассу в личном кабинете Контур.ОФД
В разделе кассы появится сообщение «Есть новые документы из ФНС». Расшифруйте его тем же сертификатом электронной подписи, которым подписывали заявление.
Затем нажмите на строке «Карточка регистрации получена» → «Завершить перерегистрацию».
Номер ФН в карточке кассы изменится после получения с кассы первого документа с новым номером накопителя.
Обратите внимание: пока вы ждете новую карточку из ФНС, касса будет работать, продажи не остановятся.
Что делать со старым ФН
Храните его 5 лет со дня окончания его срока действия. Если в течение этих пяти лет к вам придет налоговая с проверкой, вы должны будете предъявить старый ФН.
Как заменить фискальный накопитель
Осуществить перерегистрацию ККТ возможно одним из способов:
Для осуществления перерегистрации ККТ вам понадобится КЭП (ЭЦП)
Основные шаги процесса замены ФН на ККТ:
Предварительные действия:
Выяснить срок действия ФН.
Информация об окончании срока действия ФН в ЛК ОФД можно просмотреть:
Если в ЛК ОФД отсутствуют данные по ФН, то для их указания выставите значок в чек-боксе напротив нужной кассы. Затем справа от чек-бокса «Выбрать все» укажите дату регистрации и срок действия ФН (количество месяцев работы ФН), далее нажмите «Применить»;
В зависимости от типа Вашего бизнеса и количества пробиваемых чеков в день выберите в магазине «Первый ОФД» на странице «Фискальные накопители» (https://shop.1-ofd.ru/collection/fiskalnye-nakopiteli) накопитель с определенным сроком действия, объемом памяти, а также совместно с тарифом ОФД или без него.
Ознакомьтесь с описанием, характеристиками и отзывами, а также сравните интересующие ФН. Ознакомьтесь со статьей «Какой фискальный накопитель выбрать» (https://www.1-ofd.ru/kakoy-fiskalnyy-nakopitel-vybrat), чтобы не ошибиться с правильностью выбора накопителя. Разобраться в особенностях товара и посчитать его доставку помогут специалисты «Первый ОФД». Обратиться к ним за помощью можно посредством чата, электронной почты, заказав обратный звонок. Данные средства связи со службой поддержки доступны на странице «Фискальные накопители».
Пошаговая инструкция замены ФН и перерегистрации ККТ через личный кабинет ФНС:
Пошаговая инструкция замены ФН и перерегистрации ККТ в ФНС через ОФД:
Рисунок 80. Перерегистрация в ФНС зарегистрированной и активированной ККТ
Примечание: На данный момент в поле «Должность лица, подписавшего заявление» можно выбрать только «Генеральный директор» (для ЮЛ)/«Индивидуальный предприниматель» (для ИП). В поле «Методы перерегистрации в ФНС» можно выбрать только «Первый ОФД». Остальной функционал находится в разработке.
Далее нажмите на кнопку «Создать». Для успешной подписи заявления для перерегистрации ККТ в ФНС установите плагин для работы с КЭП (ЭЦП). После чего подпишите и отправьте данное заявление. При этом перерегистрируемая касса будет иметь состояние в ФНС «Ожидается отправка». Если вы не зарегистрированы в Информационном реестре участников документооборота (ИРУД), то после подписания вами заявления на перерегистрацию ККТ совместно с отчетом о закрытии фискального накопителя будет происходить автоматическая регистрация в ИРУД. После завершения регистрации в ИРУД состояние ККТ сменится на «Заявление и отчет о закрытии ФН отправлены в ФНС».
После этого откроется форма ввода данных в отчет об изменении параметров регистрации.
Введите сведения во все обязательные для заполнения поля, отмеченные (*). Нажмите «Подписать». Далее осуществите подпись и отправку отчета;
Что делать со старым ФН:
Старый ФН необходимо хранить в течение 5 лет и предъявить для проверки по требованию ФНС.
Как сменить фискальный накопитель (ФН)?
Заменить фискальный накопитель (ФН) можно самостоятельно или привлечь для этой цели технических специалистов. Самостоятельная смена не запрещена законодательно, но в этом случае есть риск повредить накопитель. Тогда придется потратиться на новое устройство.
Если на ФН действует гарантия, то можно обратиться в центр техобслуживания. Устройство поменяют бесплатно. При отсутствии гарантии придется оплатить услугу.
Замена требуется в следующих случаях:
Если не заменить ФН, когда это требуется, онлайн-касса перестанет функционировать должным образом. К примеру, могут не выдаваться чеки или данные не будут поступать в ФНС.
Как понять, когда истекает срок ФН
Существует два вида ФН: на 13 и 36 месяцев. Менять устройство каждые 13 месяцев должны:
Использовать накопитель в течение трех лет могут юридические лица и ИП, которые:
Онлайн-касса предупредит о том, что срок действия подходит к концу за несколько месяцев. Если проигнорировать это сообщении, работа онлайн-кассы будет прекращена.
Как поменять ФН – пошаговая инструкция
Чтобы поменять ФН без ошибок рекомендуем следовать алгоритму:
Как видно из инструкции, заменить накопитель несложно. Главное внимательно отслеживать системные сообщения, которые будут отображаться. При возникновении сложностей необходимо обратиться в центр технического обслуживания.
Какие действия надо делать на ККТ, ФНС, ОФД
Прежде чем произойдет непосредственная замена ФН нужно передать архив с имеющимися данными в ОФД. Для этого потребуется доступ в интернет. Необходимо дождаться полного завершения передачи. Ускорить процесс невозможно.
После того, как все документы будут переданы оператору, проводится закрытие архива ФН. Для этого выбирается соответствующий пункт меню. Алгоритм закрытия архива варьируется в зависимости от модели онлайн-кассы.
Когда физическая замена ФН произойдет, необходимо зарегистрировать новое устройство на ККТ. Для этого нужно найти в меню раздел «перерегистрация». Иногда требуется повторное введение всей информации о компании, но чаще всего система предложит активировать новый ФН.
Для завершения процедуры необходимо перейти в личный кабинет налогоплательщика на официальном сайте ФНС для перерегистрации ККТ по причине смены ФН. Для этого нужно кликнуть на раздел «Учет ККТ», нажать на регистрационный номер и в открывшемся окне детализации выбрать кнопку «Перерегистрировать». Далее нужно следовать подсказкам системы.
Для перерегистрации понадобится действующая электронная подпись. Внести корректировки в личном кабинете налогоплательщика необходимо в течение одного рабочего дня после смены ФН, поэтому следует проверить актуальность подписи заблаговременно.
Замена фискального накопителя в онлайн-кассах
Из нашей статьи вы узнаете:
Фискальный накопитель (ФН) является важной частью онлайн-кассы, которой обязаны пользоваться все, кто занимается торговлей или предлагает платно свои услуги. В накопителе хранятся данные о проведённых операциях, необходимые для проверки налоговой службой, и кассовые чеки. Он позволяет взаимодействовать с налоговым органом онлайн, но периодически нуждается в замене.
Ответственность за своевременную замену лежит на плечах предпринимателя. Если замена фискального накопителя не совершена вовремя, данные в налоговую службу передаваться не будут и предпринимателю грозит денежный штраф.
Основные причины для замены
Согласно закону, замена накопителя является обязательной в строго определённый период: это может быть 13, 15 и 35 месяцев. Эти сроки зависят от выбранной системы налогообложения и вида реализуемого товара. Также причины замены могут быть следующими:
Как часто следует менять фискальный накопитель?
Срок действия устройства равен 13 или 15 месяцам при использовании общей системы налогообложения. Если предприниматель использует ЕНВД, то необходимо устройство, рассчитанное на 36 месяцев. Торгующим подакцизными товарами разрешено применять любой ФН сроком не более 410 дней. Затем также потребуется замена. При сезонной работе можно выбирать ФН с любым временем действия.
Если ваша касса функционирует автономно, не посылая данные ОФД онлайн, допускается использование накопителя и на 13, 15, и на 36 месяцев, по желанию. Последний вариант при этом будет функционировать максимум 560 дней. А если вы начнёте продажу подакцизного товара — не дольше 410 дней. Рассмотрим и другие причины для осуществления установки фискального накопителя.
Закончилось место в памяти
В микрочипе накопителя сохраняется информация о каждой платёжной операции, а возможности «очистить корзину», как на ПК, в нём нет. Поэтому рано или поздно свободное место заканчивается. К примеру, ФН сроком на 13 месяцев способен вместить до 190 тысяч документов, а на 36 месяцев — до 500 тысяч. То, насколько в данный момент заполнена его память, можно отследить в меню кассы или по номеру чека. В ряде моделей новейших онлайн-касс имеется специальная функция предупреждения. То есть аппарат сам напомнит владельцу о том, что следует сменить накопитель, причём ещё за 2 месяца до его полного заполнения.
Касса заблокирована или произошёл технический сбой
Онлайн-касса может сама блокироваться, если пропала связь с интернетом или рабочая смена не закрывалась дольше суток. Кроме того, блокировка происходит по причине неправильно настроенного времени на аппарате или при проведении платежей без отправки по ним сведений ОФД.
Замена или перерегистрация фискального накопителя может потребоваться при технических сбоях в работе кассового аппарата. Например, если случилось замыкание в электропроводке или окислились контакты. Чтобы устранить технические неисправности, придётся купить новый накопитель или устранить неполадки у продавца устройства по гарантии.
Выберите фискальный накопитель для своей кассы
Ошибки при установке и смена пользователя
По закону накопитель может принадлежать только одному владельцу, в настройках онлайн-кассы должен быть указан лишь один собственник. Если аппарат передаётся в пользование другому хозяину, ФН необходимо заменить и перерегистрировать вашу кассу в налоговой. Исключение составляет передача кассы в отделение или филиал компании.
Вводя номер ИНН на кассе, следует быть очень осторожным, чтобы избежать неверного введения сведений при регистрации. Даже ошибка всего лишь в одном символе способна спровоцировать замену ФН. Старый накопитель по закону нельзя выбрасывать в течение пяти лет, поскольку налоговая при возникновении спорных ситуаций может затребовать его данные.
Как правильно заменить фискальный накопитель?
На замену владельцу кассы даётся 30 дней. В этот период саму кассу можно применять автономно. Если же за эти 30 дней накопитель не будет заменён, можно получить от налоговой штраф. Размер штрафа для ИП составляет от 1500 до 3000 рублей, а для ООО — до 10 000 рублей.
Рекомендуется произвести замену заранее, до того, как окончится срок годности ФН. Можно сделать это самостоятельно, а можно обратиться в специализированную компанию. Тем более что стоимость замены фискального накопителя вполне доступна.
Замена фискального накопителя — инструкция
Рассмотрим этот процесс по этапам:
Перерегистрация кассы является обязательным процессом при активации фискального накопителя. Её можно пройти на сайте nalog.ru. Сделать это нужно не позднее суток после установки нового накопителя. Для начала процесса кликаем на номер кассы, правильно вводим регистрационный номер аппарата, сведения о закрытии его архива и сведения о последующей установке нового устройства. После этого выбираем название кассы, вводим его номер и посылаем заявку на перерегистрацию на рассмотрение с обязательной постановкой электронной подписи владельца ККТ. Если все сведения введены правильно, то ответ от налоговой службы придёт в течение 5 дней. Новая карточка будет размещена в вашем кабинете на ресурсе ФНС.
Завершение процесса
Начиная работу с обновлённым аппаратом, убедитесь в том, что карточка от ФНС пришла. Дело в том, что в перерегистрации может быть отказано, если вы дали неполную информацию или какие-либо данные введены неправильно. Если же карточка пришла, необходимо нажать на пункт «Карточка получена» и завершить процесс. Если процесс регистрации не завершить, то данные о проведённых операциях не будут пересылаться ОФД и есть риск получения штрафа.
Замена и перерегистрация ФН
Закон 54-ФЗ в обязательном порядке требует использовать фискальный накопитель (ФН) при работе с онлайн-кассой. ФН – это память кассы. Он хранит информацию в зашифрованном виде о каждой продаже, обрабатывает ее и передает в ФНС через оператора фискальных данных (ОФД).
Фискальный накопитель имеет ограниченный срок действия и ограниченный объем памяти, поэтому периодически устройство меняют. Звучит просто, но есть нюанс – действовать надо заранее. Как только ФН перестанет работать, не будет работать и касса, и у вашего бизнеса появятся проблемы. Ведь замена ФН всегда сопровождается процессом перерегистрации ККТ.
Давайте разберемся, в каких случаях и как правильно менять ФН.
Причины замены и перерегистрации фискального накопителя
Итак, перечислим возможные причины замены ФН:
Истек срок службы ФН. Срок работы ФН всегда ограничен по времени – 13, 15 или 36 месяцев. Срок службы вашего ФН указан в паспорте устройства (выдается при покупке). Также его должен сообщить продавец кассы или компания, которая проводила регистрацию кассы в ФНС.
Переполнена память ФН. Память ФН рассчитана на определенное количество фискальных документов и зависит от срока службы. Она может закончиться раньше даты завершения работы ФН, поэтому существует вероятность замены устройства раньше срока.
Изменились данные владельца (ИНН). Если вы открываете новое юрлицо (новую фирму) и хотите оставить старую ККТ, придется проводить замену ФН.
Ошибка при регистрации ККТ. Если проводите регистрацию самостоятельно, следите внимательно за тем, какие данные вы вводите. Старайтесь не допустить ошибку в поле ИНН. Иначе вам придется заново купить новый накопитель и перерегистрировать кассу.
Заводской брак. В этом случае необходимо обратиться к производителю ФН, чтобы провести экспертизу и сохранить данные с нерабочего ФН.
Поломка ФН. ФН сломался физически и перестал работать (сгорел, залит соком, на него что-то упало и т. д.).
Как правило, главными причинами являются первые два пункта.
Если изменились данные, внесенные в карточку регистрации ККТ (например, название организации, адрес установки ККТ), произошла смена оператора фискальных данных или переход на другой режим работы (например, автономный), то ФН менять не надо. Достаточно перерегистрации ККТ вместе с ФН.
Действия перед заменой ФН
Перед тем как приступить к замене накопителя убедитесь в двух моментах:
Во-первых, что замена ФН необходима. В большинстве случаев кассовый аппарат сам напоминает владельцу о замене фискального накопителя с помощью соответствующих уведомлений. Если такого нет, то проверьте самостоятельно, когда точно заканчивается срок действия вашего ФН и сколько в нем еще свободной памяти:
в ЛК налогоплательщика или ЛК ОФД,
либо на самой кассе с помощью отчета о закрытии смены. В нем появятся сообщения: «Ресурс ФН менее 30 дней» или «Память ФН заполнена» (если занято 99%).
Во вторых, что касса с вашим регистрационным номером не снята с учета в ФНС. Для этого загляните в ЛК ФНС на сайте nalog.ru или сюда. Такое может произойти, если срок действия ФН давно закончился, и касса не использовалась долгое время.
Замена ФН. Пошаговая инструкция
Обозначим основные шаги процедуры замены ФН:
Закрытие архива старого ФН.
Замена старого ФН на новый.
Активация нового ФН.
Перерегистрация ККТ в ФНС.
Какую бы модель кассового аппарата вы не использовали, схема будет единой.
Далее опишем каждый шаг подробно.
Покупка ФН
При покупке накопителя обращайте внимание на срок действия (13, 15 или 36 месяцев). Выбор зависит от системы налогообложения и особенностей работы.
Накопитель со сроком действия не менее 36 месяцев используется при оказании услуг и плательщиками, применяющими УСН, ЕСХН и ПСН. Организации и ИП, которые торгуют подакцизными товарами, имеют сезонный (временный) характер работы, одновременно применяют УСН или ПСН и общий режим налогообложения, а также работают на автономной кассе, вправе использовать ФН с любым сроком действия.
О том, как выбрать фискальный накопитель, читайте здесь.
И не забывайте, что с 6 августа 2021 года при регистрации онлайн-кассы все предприниматели должны устанавливать фискальный накопитель с ФФД 1.2. Это новый формат фискальных документов, который поддерживает режим маркировки.
Поэтому покупать надо только модель ФН-1.1М. Другие модели с этой даты недействительны.
Приобрести ФН можно в онлайн-магазине МТС Кассы.
Вы можете сэкономить на покупке ФН, если возьмете кассовое оборудование напрокат. МТС Касса предлагает аренду ККТ уже с фискальным накопителем. Кроме того, ежегодно на всех тарифах по аренде мы осуществляем бесплатную замену ФН, ничего доплачивать вам не придется.
Обратите внимание: Если ваш договор с оператором фискальных данных заканчивается в том же году, что и срок действия ФН, заранее продлите договор, либо сделайте смену оператора.
Закрытие архива старого ФН
Прежде чем физически извлечь старый накопитель из кассы, необходимо закрыть смену. Убедитесь, что все чеки с кассы переданы в ОФД. Проверить наличие неотправленных фискальных документов можно с помощью Z-отчета, который формируется при закрытии смены. При корректной синхронизации с ОФД, в строке Непереданных ФД значение должно быть равно нулю.
Далее в кассовом оборудовании надо сформировать отчет о закрытии ФН. Для этого перейдите в настройки кассы, выберите пункт меню «оборудование» и нажмите «закрыть архив ФН». Важно! Данное действие является необратимым. Подтверждением того, что все прошло благополучно, станет чек с названием «отчет о закрытии ФН». Отчет автоматически отправится в ОФД, дождитесь его появления в ЛК.
Описание процедуры вы найдете в инструкции производителя ККТ.
Замена старого ФН на новый
После закрытия архива отключите питание кассы и переходите к физическому извлечению старого ФН. Законодательство не запрещает пользователям делать это самостоятельно. Как правило, ФН расположен удобно для извлечения.
Редко, но бывает, что касса опломбирована. В этом случае вам надо иметь специальное разрешение на ее вскрытие, иначе вы потеряете гарантию на кассовый аппарат, если она у вас есть.
Процесс замены ФН прописан в руководстве по эксплуатации вашей модели кассы. При желании, обратитесь к техническому специалисту.
Важно! Ни в коем случае не выбрасывайте старый ФН. В соответствии с п.2 ст.5 ФЗ-54 пользователь обязан обеспечить сохранность накопителя в течение 5 лет с момента окончания его использования в составе ККТ. Контролирующие органы могут в любой момент потребовать ФН для проверки.
Активация нового ФН
Следующий шаг – активация нового ФН. Для этого вы открываете смену и переходите в настройки кассы. Выбираете подпункт «оборудование», далее опцию «по сценарию перерегистрации с заменой», вносите по порядку изменения сведений относительно ФН и нажимаете ОК.
В результате ККТ выдаст вам чек о перерегистрации (иначе – отчет «об изменении параметров регистрации»), данные которого необходимо сообщить в Налоговую.
Перерегистрация ККТ в ФНС
И, наконец, финишная прямая – формирование заявление о перерегистрации ФН в Налоговой, или иначе, о перерегистрации кассы по причине замены ФН. У вас есть два варианта:
подготовить заявление через ЛК налогоплательщика на сайте Налоговой,
либо через ЛК на сайте ОФД.
В обоих случаях для подписания документа в обязательном порядке потребуется действующая квалифицированная электронная подпись. Если у вас нет ЭЦП, то все подробности ее получения можно узнать из нашей статьи.
Перейдем к заполнению заявления. Ваши действия в личном кабинете (ЛК) ФНС:
Заходите в ЛК, выбираете пункт меню «мои кассы» (либо «учет ККТ»), выбираете нужную кассу, нажимаете кнопку «перерегистрировать» и начинаете заполнять:
Указываете причину перерегистрации. В данном случае – «в связи с заменой ФН».
Во втором пункте заявления заполняете сведения из чека о закрытии ФН: дата и время получения фискального признака, номер фискального документа, фискальный признак. В части отчета об изменении параметров перерегистрации возьмите данные из чека о перерегистрации кассы. Также здесь необходимо указать новые сведения о накопителе (модель ФН).
В завершении подпишите и отправьте заявление – кнопка для этого так и называется «подписать и отправить».
Если проведение перерегистрации прошло удачно, то через некоторое время вам придет ответ из Налоговой – новая электронная карточка регистрации ККТ. Далее не забудьте подтвердить, что карточка ККТ получена, нажав на соответствующую строку в ЛК. И только после перерегистрация будет завершена.
При отказе карточку регистрации придется дорабатывать. Кассой можно будет пользоваться, когда Налоговая примет исправления.
Пользователи МТС Кассы могут перерегистрировать ККТ в ФНС через интерфейс кассы. Подробно об этом читайте здесь.
Если вы решили подать заявление через ЛК ОФД, то:
Зайдите в ЛК, выберите вкладку «кассы», выберите нужную кассу, нажмите кнопку «перерегистрировать в ФНС».
Далее вы указываете код налоговой (ИФНС), причину перерегистрации (замена ФН), вносите сведения о новом ФН (модель и заводской номер), нажимаете кнопку «отправить заявление в ФНС».
Через некоторое время после отправки данных вам придет уведомление из Налоговой. Чтобы завершить перерегистрацию, в нем вас попросят внести данные из чека о закрытии ФН. А также данные из чека о перерегистрации.
Заявление о перерегистрации кассы нужно отправить не позднее, чем на следующий рабочий день после замены ФН.
Предприниматели самостоятельно редко заполняют заявление без ошибок. Поэтому лучше доверить регистрацию контрольно-кассовой техники специалистам.
МТС Касса для своих пользователей оказывает услугу перерегистрации кассы через ФНС по любым причинам:
смена адреса и места установки,
переход из обычного режима в автономный,
изменение владельца кассы.
А для тех, у кого касса в аренде по тарифу «Бизнес», 1 раз в год данную услугу мы предоставляем бесплатно только при исчерпании ресурса ФН.
Чем грозит работа на кассе с просроченным ФН?
Если вовремя не заменить ФН, Налоговая может оштрафовать предпринимателя по ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ – за неприменение онлайн-кассы. Штраф составит:
для ИП – от четверти до половины суммы расчета, но не менее 10 тысяч рублей,
для юридических лиц – не менее 30 тысяч рублей.
При повторном нарушении и сумме расчетов более 1 млн рублей: для ИП и юрлиц – приостановление деятельности до 90 суток.
Также, если использовать ККТ без ее перерегистрации, можно нарваться на штраф за нарушение выполнения требований к онлайн кассе (п. 4 ст. 14.5 КоАП РФ):
для ИП – от 1,5 до 3 тысяч рублей,
для юридических лиц – от 5 до 10 тысяч.
Почему предприниматели выбирают для работы МТС Кассу?
Многие предприниматели выбирают МТС Кассу, как доступную и современную кассовую технику, которая не требует в дальнейшем каких-либо вложений.
Как и когда необходимо менять фискальный накопитель?
Фискальный накопитель (ФН) является сердцем онлайн-касс и обеспечивает их главную функцию – запись сведений о торговых операциях, их защиту и передачу информации в зашифрованном виде в ФНС. Это устройство может сломаться или переполниться, что потребует его замены. К таким ситуациям нужно готовиться заранее, чтобы быстро устранить проблему, не приостанавливая торговлю на длительный период.
Ситуации, требующие обязательной замены ФН
Регламентирование законом 54-ФЗ функционирования онлайн-касс касается и фискальных накопителей. Всё оборудование для автоматизации торговли должно быть стандартизировано и защищено от взлома.
Просто купить онлайн-кассу мало, нужно уметь её обслуживать. Замена фискального накопителя необходима довольно часто, что продиктовано его конструкторскими и криптографическими характеристиками. Потребность в защите хранимой на устройстве информации не позволила инженерам сделать это устройство ремонтопригодным. А профилактика от хакерского взлома привела к невозможности редактирования записанной на накопителе информации.
Работоспособность ФН во многом определяется надежностью онлайн-кассы
Указанные особенности заметно расширяют перечень ситуаций, которые требуют замены ФН. К таковым относят:
Замена фискального накопителя может производиться бесплатно по гарантии или платно по инициативе пользователя. Стоит устройство в пределах 5000 рублей, поэтому желательно избегать ситуаций, которые могут привести к его поломке.
Изменение заводского номера и смену режима работы онлайн-кассы должны производить в ЦТО квалифицированные специалисты. Делать это самостоятельно не рекомендуется.
Замена накопителя после окончания предельного срока эксплуатации
Законодательные сроки функционирования фискальных накопителей отличаются, в зависимости от особенностей бизнеса. Выпускаются устройства со временем эксплуатации 13 и 36 месяцев, по истечении которых блокируется память устройства, и пробивать чеки по онлайн-кассе становится невозможным. Выход один – купить ещё один фискальный накопитель.
Когда срок работы накопителя на старом устройстве вышел, необходимо закрыть архив и отправить его в ФНС через соответствующее меню онлайн-кассы.
Использовать ФН, рассчитанный на 36 полных месяцев имеют право предприниматели и организации при таких условиях:
Все предприятия, работающие по ОСНО, должны менять фискальный накопитель каждые 13 месяцев. Это же относится к лицам, торгующим подакцизными товарами.
Производители оборудования позаботились и о пользователях, и о своевременности своих доходов, поэтому кассовый терминал за 1-2 месяца начинает предупреждать о необходимости скорой замены ФН. Желательно установить новый накопитель вовремя, иначе заблокируется возможность пробивать чеки и продавать продукцию.
Использованный и закрытый накопитель, согласно п. 2 ст. 5 Закона № 54-ФЗ, должен сохраняться субъектом хозяйствования 5 лет. Но сохранит ли его микросхема свою работоспособность столь долгое время остается под вопросом.
Замена переполненного фискального накопителя
В схему фискального накопителя встроен микрочип памяти, емкость которого ограничена. Стандартного накопителя ФН-1с 13-месячным сроком эксплуатации хватает на 175-180 тысяч торговых операций или на 455 чеков в день. Информация записывается сплошным потоком, её нельзя удалить или отредактировать.
В случае заполнения накопителя до истечения 13 месяцев, его придется менять раньше за свой счет. Фискальный регистратор мониторит процесс заполнения памяти, и процент свободного места всегда можно посмотреть в соответствующем меню терминала.
Кроме того, заполненность фискального накопителя можно определять по номеру документа. Как только он будет приближаться к 150000 стоит задуматься о необходимости приобретения резервного ФН. Заменить его можно и самостоятельно, если заранее ознакомиться с данной процедурой.
Когда можно обойтись перерегистрацией кассы?
При некоторых организационных изменениях в бизнесе менять фискальный накопитель не обязательно, достаточно просто перерегистрировать онлайн-кассу или изменить настройки.
Меню перерегистрации фискального накопителя в личном кабинете ФНС
К таким ситуациям относят:
В указанных случаях изменения могут быть внесены собственником оборудования самостоятельно. Последовательность действий можно уточнить на сайтах производителя конкретной модели онлайн-кассы. Кроме того, существуют ограничения по количеству перерегистраций ККТ. Конкретное их число зависит от производителя и прошивки, поэтому при покупке техники необходимо интересоваться данным параметром.
Процедура самостоятельной замены фискального накопителя
Быстро выполнить первую самостоятельную ротацию фискального накопителя вряд ли удастся. Но следование нижеизложенным инструкциям позволит провести процесс без ошибок и качественно.
Шаг 1: закрыть архив ФН. Эта процедура проводиться через меню онлайн-кассы и заканчивается отправкой соответствующей информации в ФНС. Важно дождаться подтверждения получения данных от ОФД. После закрытия архива пользоваться фискальным накопителем никто не сможет.
Закрытие архива ФН завершено, если отсутствуют неотправленные документы
Шаг 2: замена ФН. Отключить терминал от сети, разобрать его, вытянуть из разъема старый фискальный накопитель и поставить новый. Эта процедура простая и не требует сложных манипуляций.
Заменить фискальный накопитель можно без специальных знаний
Шаг 3: включить онлайн-кассу и осуществить изменение реквизитов ККТ в связи с заменой фискального накопителя. Производится это в сервисном меню онлайн-кассы.
Шаг 4: перерегистрировать ККТ в своем личном кабинете на портале ФНС, указав в качестве причины замену ФН.
Меню статуса перерегистрации онлайн-кассы в личном кабинете ФНС
Через некоторое время в ЛК статус онлайн-кассы изменится на «ККТ перерегистрирована». После этого можно продолжить торговлю.
В замене фискального накопителя нет ничего страшного и сложного. Главное знать сроки эксплуатации устройства и внимательно следить за системными сообщениями, которые выдает онлайн-касса. На случай внештатных ситуаций с ККТ необходимо иметь контактные данные ближайших ЦТО, специалисты которых всегда помогут решить технические проблемы.
Читайте также
Соглашение о конфиденциальности
и обработке персональных данных
1.Общие положения
1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.
1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.
1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:
«Пользователь» –
либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;
либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;
либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;
которое приняло условия настоящего Соглашения.
1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.
1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).
2.Обязанности Сторон
2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.
2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.
2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.
2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:
(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон;
(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;
(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон;
(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа, или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;
(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.
2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.
2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».
2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.
2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.
2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.
2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.
Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.
2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.
2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.
3.Ответственность Сторон
3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.
4.Иные положения
4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.
4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).
4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.
4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».
Дата публикации: 01.12.2016г.
Полное наименование на русском языке:
Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»
Сокращенное наименование на русском языке:
ООО «Инсейлс Рус»
Наименование на английском языке:
InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)
Юридический адрес:
125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11
Почтовый адрес:
107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»
ИНН: 7714843760 КПП: 771401001
Банковские реквизиты:
В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222
Как и когда менять фискальный накопитель
Расскажем, в каких случаях и когда требуется менять фискальный накопитель.
Что такое фискальный накопитель
Когда нужно менять фискальный накопитель
Если фискальный накопитель используется дольше, чем срок его службы, указанный в паспорте ФН, то он «протухает» (ну или если сказать более корректно, то срок действия устройства истекает). Перестаёт работать. А вы автоматически становитесь нарушителем, так как ваша касса перестает работать и передавать данные в ОФД. Нужно будет заменить фискальный накопитель на новый, а это недешевое удовольствие. Срок «жизни» ФН может быть 13, 15 или 36 месяцев. Выбор подходящего срока службы зависит от типа предприятия и особенностей налогообложения.
2. Закончилась память на фискальном накопителе
Место на ФН может закончиться, как и на самой обычной флэшкарте. Устройство предупредит вас, что записывать данные больше некуда.
3. Касса самоубилась (заблокировалась)
Довольно опасная ситуация, потому что пользователь не всегда знает, какие действия делать запрещено. Чтобы исключить такие факты, обязательно изучите инструкцию по эксплуатации кассовой машины. Например, фискальный накопитель может заблокироваться, если смена не закрывалась более 24 часов или если платежи по кассе проходили, но сведения в ОФД не отправлялись. Бывают и самые неожиданные случаи — например, на аппарате неправильно настроено время.
4. Поврежден сам фискальный накопитель
Как и любое другое технически сложное устройство, фискальный накопитель может сломаться. Повредится корпус, сгорит электронная начинка, сломаются контакты и любая другая аналогичная проблема. Во всех этих случаях ФН нужно заменить.
5. Изменились данные собственника
ФН следует заменить и в том случае, если кассовый аппарат стал использоваться в новой фирме или у владельца сменились какие-то данные. Например, изменился ИНН. В этом случае нужно пройти перерегистрацию и поставить новый ФН.
6. Ошибки при регистрации кассы
Имейте в виду, что если вы ошиблись в номере ИНН при регистрации кассы, то вам нужно будет купить новый фискальный накопитель. Внести коррекцию в эти данные нельзя,а с неправильным номером инн вы не сможете сдавать отчёты.
И запомните, что старый ФН нельзя выбрасывать в течение 5 лет. Контролирующие органы могут в любой момент потребовать его для проверки.
Как заменить фискальный накопитель
1. Закройте архив фискального накопителя
Прежде, чем начать процесс, все чеки должны быть сформированы и отправлены в ОФД. Счётчик неотправленных данных должен показывать 0.
Только после этого можно выбрать в меню «Закрыть архив фискального накпоителя». Кассовая машина сформирует отчёт о закрытии и распечатает его на чеке, а электронную версию направит в ОФД.
Раньше, чем это действие будет завершено, вынимать фискальный накопитель нельзя.
2. Установите новый ФН
Поставить или снять фискальный накопитель не сложнее, чем вставить флэшку в компьютер. Тут, вообщем-то, и рассказывать нечего. Кроме того, что если касса опломбирована, то нужно соблюдать условия её вскрытия. Но далеко не все кассы имеют встроенный в корпус накопитель. Чаще всего он расположен так, что достать его можно и без вскрытия корпуса.
3. Перерегистрируйте кассу
С помощью тест-драйвера или на самом кассовом аппарате в меню нужно найти пункт «Перерегистрация» и синхронизировать время начала эксплуатации нового ФН с компьютером. Кроме того, проверьте, чтобы и отклонений с точным временем не было. Имейте в виду, что у разных кассовых машин это разные меню. Но логика везде одинаковая. Выберите причину перерегистрации «Замена ФН» и проверьте все данные. Не забудьте распечатать отчёт.
4. Перерегистрируйте кассу в ИФНС
Перерегистрация кассы в ФНС также необходима. Найдите ваш ККТ в списке, выберите пункт «Перерегистрировать». Заполните нужные данные и отправьте заявление на рассмотрение. Понадобится электронная подпись.
После этого дождитесь появления карточки регистрации в личном кабинете на сайте налоговой.
Как поменять фискальный накопитель
Фискальный накопитель (ФН) – это «память» кассового аппарата, аналог электронной контрольной ленты защищённой (ЭКЛЗ). У этого устройства две главные функции:
— шифрование фискальных данных для передачи в ОФД;
— хранение архива фискальных данных в течение 5 лет.
В каких случаях нужно менять ФН
Когда закончился срок действия накопителя
Фискальные накопители выпускаются сроком действия на 15 и 36 месяцев. Выбор ФН зависит от системы налогообложения юридического лица или ИП.
По окончании срока действия фискальный накопитель перестаёт передавать данные в ОФД, и если не решить этот вопрос оперативно, ФНС заблокирует кассу.
Память фискального накопителя заполнена
Как и у любого устройства для хранения данных у фискального накопителя существует определённый лимит памяти. И этот лимит может закончиться до конца срока действия ФН.
Фискальный накопитель повреждён
Такое тоже случается. В этом случае касса перестаёт передавать данные в ОФД и через 30 дней происходит её автоматическая блокировка.
При смене владельца ККТ
При продаже кассового аппарата и регистрации её на новое юридическое лицо или ИП нужно заменить фискальный накопитель на новый.
Ошибка при регистрации или перерегистрации кассы
Если при регистрации кассы был введён неверный ИНН, неправильный регистрационный номер кассы или заводской номер самого фискального накопителя.
Замена фискального накопителя
Самая частая причина замены фискального накопителя – окончание срока действия.
Отслеживать график замены фискальных накопителей можно с помощью кассового ПО или личного кабинета ОФД. Как правило, касса сама предупреждает о том, что срок действия ФН подходит к концу или память заполнена.
Перед заменой фискального накопителя:
— Завершите смену на кассе.
— Убедитесь, что все документы были переданы в ОФД.
— Создайте на кассовом аппарате «Отчёт о закрытии фискального накопителя», пошаговая инструкция, как это сделать, есть в документах ККТ. «Закрывать» фискальный накопитель нужно до окончания его срока действия.
Затем следует отключить кассу от сети и интернета и заменить фискальный накопитель на новый. Как именно это нужно сделать, зависит от конкретной модели ККТ. Вы можете сделать это самостоятельно, но лучше обратиться в центр технического обслуживания.
Подключите кассу и сформируйте на ней «Отчёт об изменениях параметров фискализации с заменой ФН». Этот отчёт в дальнейшем понадобится вам для перерегистрации кассы в ФНС. Не выбрасывайте старый фискальный накопитель, по закону владелец обязан хранить его в течение пяти лет.
Перерегистрация кассы с новым ФН
Установка нового фискального накопителя требует перерегистрации кассы в ФНС. Сделать это можно либо в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС, либо в личном кабинете ОФД.
Для этого вам потребуется электронная подпись и данные отчёта об изменении параметров фискализации. Следуйте инструкциям личного кабинета, в поле «причины» укажите «Перерегистрация кассы в связи с заменой фискального накопителя». Заполните заявление и прикрепите к нему отчёт фискального накопителя. Как правило, налоговая служба рассматривает заявки на перерегистрацию ККТ в течение одного дня. Как только данные кассы обновятся, можно начинать работу.
Приобрести новый фискальный накопитель на 15 и 36 месяцев, электронную подпись для перерегистрации кассы и получить квалифицированную помощь специалистов сервисного центра можно в компании Такском.
Замена фискального накопителя: когда нужна, и как внести изменения в карточку ККТ
С 6 августа 2021 года внесены изменения в правила применения онлайн-касс — введены новые требования к фискальным накопителям (ФН). Изменения относятся ко всем предпринимателям, а к работающим с маркированными товарами предъявляется еще больше требований. Далее разберемся, нужно ли скорее менять ФН, или можно дождаться окончания его срока действия.
Что такое фискальный накопитель (ФН)?
Согласно правилам, онлайн-касса не может использоваться без фискального накопителя. Фискальный накопитель — это память кассового аппарата. Он размещен в ККТ и предназначен для выполнения 2 функций:
Фискальный накопитель через Интернет передает информацию оператору фискальных данных (ОФД), который, в свою очередь, перенаправляет информацию в ФНС в зашифрованном виде.
Фискальные накопители различаются по сроку действия: на 15 и на 36 месяцев. В этом случае указан максимальный срок действия для накопителя: меньше использоваться может, а больше уже нет.
Длительность работы накопителя зависит от особенностей деятельности компании, т.к. есть еще одна характеристика — объем памяти. При заполнении памяти раньше заявленного срока, необходимо будет сменить фискальный накопитель. Объем памяти у накопителей — примерно 250 тысяч записей.
ФН подлежит замене при:
Использованный фискальный накопитель нужно хранить 5 лет.
Как узнать о том, что пришло время поменять ФН?
Если замена плановая, а не экстренная, о необходимости скорой замены фискального накопителя вас проинформирует ОФД — в личном кабинете клиента, либо в ряде случае — кассовый аппарат, или предупредит обслуживающая вашу кассовую технику компания.
При появлении этих сообщений необходимо запланировать замену ФН. Иначе он может быть заблокирован и отчеты в ФНС отправляться не будут.
В связи с изменениями, вступившими 6 августа 2021 года, замена фискального накопителя теперь происходит уже на новый образец — ФН-1.1 М, который поддерживает формат фискальных документов ФФД 1.2.
В чем отличия нового ФН-1.1 М от привычного ФН
Новый образец ФН- 1.1 М предназначен для всех видов деятельности, независимо от того, торгуете ли вы маркированной продукцией.
Напомним, ФФД расшифровывается как «формат фискальных документов». Это стандарт формирования документов: чеки, отчеты о закрытии и открытии смены — все должно соответствовать действующему ФФД. Поскольку фискальные документы через оператора фискальных данных отправляются в налоговую, то поддерживать актуальный ФФД должны касса, ФН и ОФД.
До недавнего времени существовало 2 вида ФФД: 1.05 и 1.1. Сейчас же появился третий вид — 1.2, подготовленный специально для маркированных товаров. Главное отличие ФФД 1.2 от предыдущих видов ФФД — он имеет связь с системой «Честный знак».
С изменением формата меняется и содержание фискального документа: ранее маркированный товар обозначался буквой М, сейчас информация будет более развернутой и даст покупателю точную информацию о маркировке продукции:
Перейти на новый формат документов должны прежде всего продавцы маркированного товара, но изменения коснуться и остальных предпринимателей. Переход происходит при замене фискального накопителя. Начиная с 6 августа, зарегистрировать кассу со старым ФН невозможно.
Что необходимо для замены фискального накопителя?
Для замены фискального накопителя потребуется:
На замену ФН дается 30 дней — этот период касса может работать автономно. Но если сроки замены будут нарушены, то организацию оштрафуют.
Штрафные санкции за применение техники, не соответствующей установленным требованиям или за нарушение правил регистрации кассового аппарата, порядка, сроков и условий ее перерегистрации, порядка условий его применения регламентируется ст. 14.5 КоАП РФ.
Нарушение сроков замены фискального накопителя как раз подходит под действие данной статьи административного кодекса. За это взимаются штрафы: с ИП — от 1,5 до 3 тысяч рублей, с ООО — от 5 до 10 тысяч рублей.
Поменять фискальный накопитель в кассе каждый может самостоятельно. Нужно, чтобы время начала эксплуатации нового ФН совпадало с временем на компьютере — для этого проводится синхронизация.
Операция по замене проводится непосредственно в онлайн-кассе, обычно пункт меню называется «Перерегистрация». После необходимо подать заявление на перерегистрацию кассового аппарата в налоговую, чтобы внести необходимые изменения в карточку ККТ. Сейчас вся эта процедура проходит в онлайне — через личный кабинет ОФД
Карточка контрольно-кассовой техники — документ, дающий гарантию, что кассовый аппарат стоит на учете налоговой инспекции. Во время смены фискального накопителя в карточке ККТ делаются изменения. Правки вносятся через личный кабинет ОФД или личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС, через пункт «Перерегистрировать».
После проведенных действий убедитесь, что в личном кабинете появилась обновленная карточка ККТ. Если перерегистрация одобрена и данные в карточке соответствуют действительности, завершите перерегистрацию (кнопка «Завершить перерегистрацию»).
Как перерегистрировать онлайн-кассу. Смотрите в видео:
Не забывайте менять фискальный накопитель своевременно, чтобы избежать штрафов и блокировок!
Платформа ОФД — лицензированный оператор фискальных данных. Помимо полноценного сервиса передачи данных в ФНС и систему «Честный знак», наш клиент получает инструменты анализа продаж, сервисы ЭДО и электронной отчетности.
Замена фискального накопителя порядок действий
Замена фискального накопителя ККТ, порядок действий при которой напрямую зависит от нескольких факторов, требуется в случаях, установленных законом. Перед проведением процедуры следует выяснить марку и модель кассового аппарата, а также убедиться в действительности ЭЦП. При выборе фискального накопителя учитываются срок его действия и доступная флэш-память. На перерегистрацию в налоговой службе после замены накопителя пользователю даётся только 1 рабочий день.
Содержание:
Что такое фискальный накопитель и когда его нужно менять
Фискальный накопитель (далее – ФН) представляет собой компактный маленький блок, который находится внутри кассового аппарата. Его предназначение – хранение данных обо всех чеках. Федеральным законом 54-ФЗ установлено, что регулярно владельцем кассового аппарата либо специализированной сторонней организацией на основании договоренности должна проводиться замена фискального накопителя.
По каким причинам требуется проводить замену ФН:
Нюансы, которые надо выяснить перед заменой
Перед началом работы следует помнить о том, что для перерегистрации в личном кабинете нужна действительная ЭЦП. Так как после замены ФН даётся только 1 рабочий день на перерегистрацию, то позаботиться о наличии действующей подписи следует заранее.
Кроме того, модели ФН 1.0 уже поддерживают формат фискальных данных 1.05. Поэтому владельцу нужно убедиться в том, что касса работает с этим форматом ФД 1.05. Фискальные данные версии 1.0 уже не принимаются налоговой.
Узнать об окончании срока действия ФН можно через ОФД, с которым работает коммерсант, а также из отчёта о закрытии смены. Если до конца срока действия накопителя остается меньше месяца, в отчёте «О закрытии смены» отображается строка «Ресурс ФН менее 30 дней». В случае заполнения объёма памяти ФН на 99 % высвечивается строка «Память ФН заполнена». Как только такие сообщения начнут поступать, лучше запланировать замену кассового аппарата. В обратном случае, то есть при окончании срока действия у ФН, он будет заблокирован, и отчёт «О закрытии ФН» не сформируется.
Что нужно для замены фискального накопителя:
Краткий алгоритм по замене ФН
При замене фискального накопителя порядок действий должен быть следующим:
Какие действия следуют после замены ФН
Как только новый ФН установлен, следует включить ККТ, правильно настроить время и перерегистрировать кассу, выбрав соответствующий пункт в меню. Затем обязательно прийти в налоговую службу с целью регистрации нового ФН и получения регистрационного кода. По результатам проводится фискализация и заключение нового договора обслуживания с ОФД.
Отсчитывается срок действия ключа фискального признака с момента фискализации фискального накопителя. При этом момент фискализации накопителя может не совпадать с датой регистрации кассы, так как онлайн касса регистрируется после фискализации.
Передача фискальных данных ОФД
Перед тем, как будет проведена процедура замены ФН, все накопившиеся фискальные документы должны быть переданы в ОФД. Для этого кассовый аппарат необходимо подключить к интернету и дождаться завершения передачи. Процесс передачи данных через онлайн-кассы проводится по своим алгоритмам, которые ускорить невозможно. Если возникают при этом затруднения, следует обращаться к документации на кассовый аппарат или связаться с техподдержкой.
Когда пользователя не устраивает текущий ОФД, его можно обменить в ходе перерегистрации кассы с оформлением «триального» периода работы ОФД и оплатой после перерегистрации ККТ.
Закрытие архива фискального накопителя
Как только все фискальные документы переданы, проводится закрытие архива ФН. Этот пункт можно найти в подразделе настроек ФН и ОФД или отчётов ФН. Сами этапы процесса закрытия архива ФН зависят от программного обеспечения или модели кассы. В документации на онлайн-кассу всё указано. В случае, когда срок действия ключа фискального признака накопителя закончился и архив закрыть невозможно, следует перевести часы кассы на 23:55 последней смены. В некоторых онлайн кассах перевод часов осуществляется только путём сбоя времени. То есть необходимо разобрать корпус и вытащить батарейку часов реального времени. Смена указана в ОФД или последнем фискальном документе. Затем нужно повторить закрытие архива. Рекомендуется проводить закрытие в плановом порядке, пока ФН не заблокировался.
Обновление ПО кассового аппарата
На этом этапе могут быть стёрты все настройки ККТ – наименование организации вместе с ИНН, номера кассы (регистрационный и серийный), коды защиты и т.п. В этой связи перед обновлением ПО устройства потребуется распечатать все диагностические чеки и сохранить все настройки для последующего восстановления.
Замена предыдущего фискального накопителя на новый
Регистрация кассы с новым фискальным накопителем
Пользователю нужно отыскать в меню кассы либо системы управления фискальным регистратором раздел «перерегистрация» и осуществить перерегистрацию кассы по причине замены ФН. Иногда система требует повторного внесения всех сведений о компании, однако, как правило, в программе остаются ранее внесённая информация о предприятии, и нужно лишь активировать новый фискальный накопитель.
Перерегистрация ККТ в налоговой службе
Процедура перерегистрации должна производится последовательно:
Как выбрать фискальный накопитель
ФН на 36 месяцев
Применяется организациями и индивидуальными предпринимателями, работающими на спецрежиме (ЕНВД, ПСН, УСНо, ЕСХН).
ФН на 13 и 15 месяцев
Устанавливается организациями и индивидуальными предпринимателями, если соблюдается хотя бы одно из условий:
Помимо срока действия ФН следует учитывать объём продаж. Чем он больше, тем бесполезнее приобретать накопитель на 36 месяцев, так как память устройства закончится быстро.
Затем следует уточнить, есть ли ограничения по сроку действия в паспорте ФН. Так, условия применения устройства сказываются на его сроке эксплуатации.
Как заменить фискальный накопитель?
Как известно, в каждой ККТ находится фискальный накопитель, он необходим для того, чтобы хранить фискальные данные. Разберемся в статье, как заменить ФН?
Когда происходит замена ФН?
Использовать онлайн-кассу можно только с действующим ФН. Фискальный накопитель имеет свой срок службы и периодически его необходимо менять на новый. Согласно Федеральному закону №54 сроки действия ФН различны, в зависимости от вида деятельности компании и системы налогообложения. Накопители выпускаются со сроком эксплуатации не менее 13, 15, 18 и не менее 36 месяцев, по истечении которых блокируется формирование фискальных документов, и пробивать чеки становится невозможно. Для продолжения работы, следует купить и установить новый накопитель. Замена ФН — необходимая процедура, установленная законом в ряде случаев. В каких случаях необходима смена ФН?
В случае поломки или перерегистрировать ККТ можно только с помощью сайта ФНС.
Как узнать срок окончания ФН?
В личном кабинете Астрал.ОФД можно самостоятельно увидеть срок окончания ФН. В разделе кассы, можно выбрать интересующую торговую точку, и в реквизитах кассы отобразится дата окончания ФН. Также в ЛК Астрал.ОФД есть удобный график замены, где можно увидеть когда заканчиваются ФН и ОФД.
В случае плановой и внеплановой замены ФН необходимо его купить. Ознакомиться с ценой ФН или ФН+ОФД можно на нашем сайте.
Как заменить ФН?
Наименование ОФД: АО «Калуга Астрал»
ИНН ОФД: 4029017981
Порт сервера ОФД: 7777
DNS сервер: 8.8.8.8
Что делать с использованным ФН?
Согласно законодательству, использованный фискальный накопитель необходимо хранить 5 лет.
Порядок замены фискального накопителя
Замена фискального накопителя в кассе — необходимая процедура, установленная законом в ряде случаев. Использовать кассу можно только с действующим накопителем. В этой статье мы подробно рассмотрим несколько главных вопросов: в каких случаях необходимо произвести замену, как заменить ФН в онлайн-кассе, дадим инструкцию по выполнению замены самостоятельно.
Причины, сроки обновления ФН
Фискальные накопители кассового оборудования подлежат периодическому обновлению. Установка новых СКЗИ необходима по нескольким причинам.
Истечение срока действия
Самая распространенная причина снятия старого и установки нового модуля – истечение срока действия. Максимальная продолжительность работы ФН ограничена законодательством.
В большинстве онлайн-касс устанавливаются модели устройств, работающие 15 месяцев. Некоторые виды СКЗИ используются 3 года.
За несколько дней перед завершением срока действия модуля необходимо установить новый ФН. Контрольный срок отсчитывается с даты фискализации накопителя. Обычно дата установки отмечается в рабочем календаре. Если точная информация отсутствует, можно использовать данные настроек кассового аппарата или личного кабинета портала ОФД.
Одной из функций прошивки онлайн-касс является оповещение о приближающемся сроке замены ФН. Уведомления генерируются, когда наступает последний месяц работы СКЗИ. Следует заблаговременно проверить наличие нужной модели у поставщиков, рассчитать оптимальные сроки, чтобы успеть обновиться до отключения старого фискального накопителя.
Заполнение встроенной памяти
Если память скоро будет переполнена, то ФН уведомит вас об этом с указанием количества заполненной памяти в процентном соотношении. ФН на 15 месяцев рассчитан 450 чеков в день. Это примерное количество. Если у вас большое количество чеков в день, то можно самостоятельно отслеживать показатель.
Смена собственника
Передача ККТ другим владельцам сопровождается заменой ФН. Процедура обновления необходима, потому что в ОФД хранятся данные о прежнем пользователе. В устанавливаемый фискальный накопитель вносятся данные о новом владельце кассового оборудования. При передаче аппаратов между головными и обособленными подразделениями замена СКЗИ не нужна, если основной офис и филиалы имеют идентичные ИНН.
Неправильное заполнение реквизитов при регистрации
Во время регистрации кассы указываются данные о регистрационном номере (РН) оборудования. Следует проявить внимательность – нельзя изменить информацию после сохранения. Если допущена ошибка, придется покупать новый ФН и проходить повторную процедуру регистрации.
Накопитель был заблокирован
Блокировка может произойти в случае, когда чеки не уходили в ОФД более 30 дней. Именно для этого и нужен таймер. Также может заблокироваться накопитель, если вы забыли закрыть смену на кассе более суток. Сбой может произойти и из-за неправильного времени на кассе.
Неисправности электронных модулей
Фискальные устройства – надежное оборудование, имеющее несколько степеней защиты. Поломки происходят достаточно редко, в основном вследствие грубого обращения с кассовой техникой или воздействия агрессивных сред. Применение кассовой техники с неисправным фискальным накопителем приводит к штрафным санкциям ИФНС. Необходимо оперативно заменять не работающие модули.
Оставьте заявку и наши специалисты осуществят замену фискального накопителя на Вашей онлайн-кассе
Порядок замены ФН
Замена накопителей производится:
Как правило, если на кассу действует гарантия, приглашаются специалисты сервис-центра. Возможна самостоятельная замена, в соответствии с рекомендациями производителя.
Закрытие архива ФН
Перед процедурами по смене модуля необходимо завершение текущей смены, а затем закрытие архива, снимаемого ФН. Одновременно автоматически формируется отчет о закрытии этого СКЗИ. Кассовый терминал, подключенный к интернету, передает пакет информации о проведенных процедурах в ОФД. Затем следует проверить статус «Количество непереданных ФД» – не должно быть ни одной записи.
Открывается программа регистрации ККМ. Выбирается пункт «Закрыть архив». Следует убедиться, что на кассовом терминале установлено правильное время. Если есть различия, запускается процесс «Синхронизировать с компьютером».
Нажимается пункт «Далее», закрытие архива подтверждается командой «Выполнить». Происходит автоматическое формирование документа с фискальным признаком. Сформированный пакет должен полностью загрузиться на сервер ОФД.
Важно! В ОФД должны быть переданы все сформированные квитанции. Иначе при закрытии архива появятся сообщения об ошибках, операция будет отменена. Отмена также произойдет, если терминал не получит ответа от ОФД-сервера. Новые СКЗИ устанавливаются только после передачи в ОФД отчетов по закрытым архивам.
Физическая замена ФН
Последовательность процедур при физической замене зависит от модели кассового терминала. Обычно выполняется несколько действий:
После завершения процедур кассовый терминал включается и загружается. Старые модули после извлечения хранятся 5 лет (п. 2 ст. 5 Закона № 54-ФЗ).
Последовательность действий после обновления
После инсталляции нового модуля владельцы обязаны активировать ФН и пройти перерегистрацию терминала на сайте ФНС.
Активация нового ФН
Запускается программа регистрации, выбирается пункт «Перерегистрация». Время кассы синхронизируется с временем ПК. Нажимается «Далее», печатается сообщение о внесении даты.
Указывается причина перерегистрации аппарата. Выбирается пункт «Замена ФН», нажимается «Далее». Проверяется достоверность информации о кассе, если необходимо, вносятся коррективы.
Чтобы сохранить изменения, выбирается «Далее». Необходимо дождаться формирования и печати отчета о фискализации. Появляется сообщение, что операция по замене завершена успешно.
Перерегистрация в ФНС
Оформление замены ФН выполняется во время личного посещения или онлайн. Дистанционная процедура более удобна, но необходимо иметь квалифицированную электронную подпись. На сайте ФНС выполняются следующие действия.
После окончания проверки необходимо снова войти в ЛК. Затем выбираются:
В подменю выделяется основание для перерегистрации – ОФД. Для завершения процедур нажимается кнопка «Подписать и отправить». Запрос заверяется ЭЦП, специалисты ФНС изучают электронный документ и подтверждают заявку. После окончания процесса статус около РН терминала меняется на «Касса перерегистрирована».
Изменения регистра ОФД
Как правило, информация о перерегистрации кассовых терминалов, аппаратов автоматически передается ОФД. После поступления пакета генерируется новый номер ключа фискального признака. Если обновления отсутствуют, необходимо в ЛК сайта ОФД выполнить следующие процедуры;
После загрузки заявление заполняется, подготовленный файл отправляется по электронной почте в ОФД. В ЛК на сайте должна появиться информация о перерегистрации онлайн-оборудования. После актуализации данных можно использовать терминал в обычных режимах.
Оставьте заявку и наши специалисты осуществят замену фискального накопителя на Вашей онлайн-кассе
Замена фискального накопителя
Замена фискального накопителя (ФН) требуется каждой онлайн-кассе. Производить замену нужно не только по окончании срока действия ФН, но и в некоторых других ситуациях. При смене накопителя производится закрытие архива старого модуля, его замена на новый и выполняется перерегистрация кассового аппарата в ФНС.
Заменить фискальный накопитель можно самостоятельно (в этой статье вы найдете подробную инструкцию как это сделать), или воспользоваться помощью технических специалистов в области контрольно-кассового обслуживания.
Перерегистрация кассы в ФНС бесплатно
При покупке фискального накопителя и кода активации ОФД на 13 или 36 месяцев перерегистрация онлайн-кассы в ФНС с заменой ФН в подарок!
*подробности у менеджеров нашей компании
Что такое ФН и зачем он нужен
Фискальный накопитель — это специальный модуль памяти для записи и хранения данных обо всех операциях на онлайн-кассе, их последующего шифрования с целью защиты от изменений посредством криптографических технологий и передачи в электронном формате на сервер оператора фискальных данных (ОФД).
Согласно действующему законодательству, ФН обеспечивает защиту данных от несанкционированного доступа и исключает возможность их изменения, удаления или подмены. Также он выполняет генерирование и присвоение каждому чеку уникального номера — фискального признака (код состоящий из 10 символов), по которому можно проверить его подлинность. Фискальный признак отображается в отчете о регистрации кассы и вводится на сайте ФНС.
Одним из обязательных условий работы данного модуля является подключение к интернету. Это необходимо для обмена сведениями с ОФД в онлайн-режиме. Но, если такой доступ временно недоступен, накопитель не прекращает функционировать и накапливает данные в собственной памяти. При возобновлении связи вся информация тут же отправляется ОФД. Если же интернет будет отсутствовать более 30 календарных дней, то накопитель автоматически блокируется, что приводит к остановке работы кассового аппарата.
Каждый накопитель имеет собственный идентификационный номер, присваиваемый изготовителем, и поставляется в опломбированном корпусе.
Виды фискальных накопителей
Чтобы произвести замену и регистрацию фискального накопителя, понадобится определиться с его категорией. В зависимости от срока действия ключей фискального признака, работать накопитель может в составе онлайн-кассы 15 или 36 месяцев. С каким из них нужно работать — зависит от вида деятельности и применяемой системы налогообложения. Итак, существует два варианта:
- Фискальный накопитель на 15 месяцев
