Как заверяется копия трудовой книжки
Как заверяется копия трудовой книжки
Как заверить трудовую книжку в 2021 году
Заверение трудовой книжки в 2021 году осуществляется по нормам ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 г. № 2004-ст). Работник вправе получить от работодателя копию трудовой книжки на основании ст. 62 ТК РФ для любых целей. Для реализации такого права достаточно обратиться к работодателю с заявлением произвольной формы. Наниматель не может требовать от сотрудника расшифровки причин запроса копии трудовой (это делается заявителем по собственному желанию). В трехдневный срок требуемые копии должны быть оформлены соответствующим образом и выданы заявителю.
Как заверить трудовую книжку (2021) – образец
Визировать копии кадровых документов вправе руководитель предприятия или назначенный ответственным за кадровое делопроизводство сотрудник. В последнем случае необходимо, чтобы соответствующие обязанности были возложены приказом руководителя.
Порядок действий при подготовке документов зависит от формата ведения трудовой книжки – бумажный или электронный.
Как заверить ЭТК
Если работник перешел на ведение электронной трудовой книжки (ЭТК), бумажный ее вариант выдается сотруднику на руки по запросу и при увольнении.
Как заверить трудовую книжку в 2021 году при электронном способе ведения документа:
Заверение копии бумажной трудовой
Как заверить копию трудовой книжки, если документ ведется в бумажном формате:
1. С оригинала трудовой книжки делаются копии всех заполненных страниц, включая титульный лист и вкладыш.
2. Далее возможны два варианта:
Если копия подается в другую организацию, заверительная надпись должна содержать информацию о месте хранения подлинника. Дополнительно можно указать, что сотрудник работает на указанной должности по настоящее время (этот реквизит не относится к числу обязательных). Также надо проставить дату выдачи копии.
Какой должна быть надпись, которой производится заверение трудовой книжки в 2021 году – образец:
Пример
Сведения о приеме на работу,
переводе на другую постоянную
работу, квалификации, увольнении
(с указанием причин и ссылкой на
статью, пункт закона)
Наименование, дата
и
номер документа, на
основании которого
внесена запись
Как правильно заверить копию трудовой книжки
Трудовая книжка является одним из главнейших документов, фиксирующих трудовые отношения. Она содержит важную информацию о профессиональном «багаже» работающего гражданина, заслуженных поощрениях, а также о причинах его увольнения с предыдущих должностей. Обязанность по ее заполнению лежит на работодателе, а хранится этот документ в кадровой службе, с возможностью выдачи на руки только увольняемым работникам.
Между тем нередки ситуации, когда человеку требуется копия указанной книжки для предоставления в ту или иную инстанцию. Как ее получить, если книжка находится не у вас, а у работодателя? Кроме того, простая копия будет недействительной, она обязательно должна быть определенным образом заверена.
Рассмотрим, как правильно осуществить эту процедуру и не допустить некоторых распространенных ошибок, чтобы полученная копия действительно была актуальной по месту предоставления.
Зачем может понадобиться копия трудовой
Документ, свидетельствующий о последовательной официальной занятости человека, может понадобиться ему не только при трудоустройстве на основное место работы. Перечень причин необходимости получить копию может быть весьма обширным:
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Закон не ограничивает ситуации, в которых то или иное учреждение может потребовать у человека копию его трудовой. Все зависит от конкретной ситуации и цели.
Кто вправе заверять трудовую книжку
Далеко не любое должностное лицо имеет право производить эту процедуру. Ответственность за хранение и выдачу трудовой книжки законодательно лежит на работодателе, поэтому без его подписи и официальной печати, проставленных на каждой странице, копия не будет действительной. На некоторых предприятиях эти полномочия могут быть делегированы главному бухгалтеру или специально уполномоченному руководителем кадровому сотруднику.
Алгоритм заверения трудовой: шаг за шагом
Чтобы произвести процедуру заверения копии трудовой, не отклоняясь от требований Трудового Кодекса РФ, а также, чтобы копия была гарантированно принята в нужной инстанции, необходимо соблюдать ряд важных нюансов.
ВНИМАНИЕ! Не всегда нужно копировать каждую страницу книжки, ведь иногда требуется информация лишь об определенном периоде трудоустройства. Тем не менее копия титульного листа с личными данными сотрудника обязательна во всех случаях.
ВАЖНО! Получив на руки копию, сотрудник должен убедиться в правильности заверения (наличии отметки, подписи и печати на каждой странице либо наличие шнуровки и нумерации страниц), чтобы при необходимости своевременно внести корректировки. Несмотря на максимально отведенный срок в три дня, в большинстве организаций принято заверять копии трудовой прямо при работнике.
Отказ работодателя предоставить заверенную копию или допущенные отклонения от формы являются законодательными нарушениями.
Альтернативный способ заверения копии
Можно воспользоваться еще одним вариантом заверения, разрешенным законом. Он не требует специальных отметок на каждом листе копии, а только на последнем. При этом дубликат должен быть сброшюрован (прошит), а каждый его лист пронумерован. На шнуровку, выведенную на последнюю страницу, наклеивается прямоугольник из белой бумаги, на котором и ставится подпись и печать уполномоченного лица (печать должна затрагивать и часть листа копии), а также наносится информация о количестве сброшюрованных листов.
Для такого варианта заверения копию нужно выполнить на листах формата А4, причем каждая страница оригинала должна занимать отдельный лист.
К СВЕДЕНИЮ! В некоторых организациях, например, в банках, может существовать свой порядок, требуемый для удостоверения подлинности дубликатов. Рекомендуем сначала обратиться за инструкциями и образцом в учреждение, куда будет предоставляться копия документа.
Где заверить копию трудовой неработающим
Трудовая книжка у вас, а не у работодателя, но вам по какой-то причине необходима заверенная копия. Куда обратиться гражданину, в данный момент официально не трудоустроенному или уже являющемуся пенсионером? Заверить «дубль» своего трудового документа установленным образом он вправе:
Не допускайте этих ошибок
Самые распространенные ошибки, могущие свести на нет действительность заверенного дубликата или выписки из трудовой книжки:
ВНИМАНИЕ! Копия станет недействительной спустя месяц после выдачи, а также в том случае, если в оригинал в течение этого месяца были внесены дополнительные записи. Исключение составляет нотариально заверенная копия – ее срок действия неограничен.
Новые правила заверения трудовой книжки в 2021 году
Вышел новый стандарт заверения документов, в том числе описывающий и порядок заверения копии трудовой книжки, стандарт действует в 2021 году. Поэтому заверять трудовую книжку в 2021 году надо по-новому.
В связи с чем появились новые правила заверения трудовых книжек в 2021 года
Уже достаточно долго для верного заверения трудовой книжки работодатели руководствуются нормами, описанными в ГОСТ Р 6.30-2003.
Но теперь действует новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 («Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», приказ Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст.).
Изменений не так много, но одно существенное все же есть. Нужно указывать место хранения оригинала трудовой книжки в заверительной надписи, если копия предназначается для другой организации.
Для чего необходимо заверение копии
За копией трудовой книжки может обратиться сам сотрудник. Для этих целей он пишет заявление на имя руководителя с просьбой выдать заверенную в должном порядке копию трудовой книжки. При этом работник не обязан пояснять причину, по которой ему понадобился документ. Часто такой документ предоставляется в банки для получения кредитов или в органы соцзащиты для получения некоторых льгот или пособий. Обо всех этих причинах сотрудник имеет право умолчать.
Заверить трудовую книжку и выдать копию на руки сотруднику необходимо в течение трех рабочих дней с момента его обращения. Такой срок предусмотрен в ст. 62 ТК РФ.
Также заверенная копия трудовой книжки может понадобиться и самому работодателю – при подаче документов в соцстрах на возмещение расходов по выплаченным пособиям. По данным из трудовой подтверждается стаж, который используется для расчета пособий.
Обратите внимание, что существует судебная практика, указывающая на возможность не подтверждать стаж уволенных сотрудников копиями их трудовых книжек при подаче документов в ФСС на возмещение пособий (например, Определение ВС РФ от 08.11.2017 № 302-КГ17-16190). Тем не менее, для того, чтобы не пришлось доказывать свою правоту в суде, лучше подстраховаться и оставлять копии трудовых книжек увольняющегося персонала.
На какие данные обратить внимание перед тем, как заверить копию трудовой
Перед тем как заверить копию трудовой книжки, надо проверить полномочия лица, который планирует подписать документ.
Кроме того, необходимо свериться с кадровыми документами, чтобы убедиться, что все записи о переводах, изменении подразделения и иных подобных нюансах были внесены в трудовую. Дописывать такие сведения на уже сделанной копии недопустимо.
Как заверить трудовую книжку в 2021 году: основные правила
Правила заверения трудовой книжки, как уже сказано, пока применяются те, что прописаны в ГОСТ Р 6.30-2003. Они требуют, чтобы заверительная надпись содержала такие обязательные пункты:
слово «Верно» или аналогичная ему словоформа;
должность лица-представителя работодателя, который заверил копию трудовой;
подпись и расшифровка подписи;
дата заверения копии документа.
Желательно еще внести запись о том, что работник трудоустроен по сегодняшний день. Конечно, только если это соответствует действительности и нет информации о том, что в ближайшие дни сотрудник будет уволен.
Для того чтобы заверять трудовые книжки по новым правилам 2021 года, необходимо дополнительно делать запись о том, где хранится подлинник трудовой, если копия предоставляется в другую организацию.
Место хранения подлинника
Новый порядок заверения документов подразумевает указание места хранения подлинника трудовой книжки. Формулировка данной записи приведена в п. 5.26 ГОСТа Р 7.0.97-2016. Руководствуясь данным пунктом необходимо прописать не только наименование организации-работодателя, но и реквизиты дела, в котором хранится документ.
Правда, в большинстве предприятий малого и среднего бизнеса, где штат не настолько велик, трудовые книжки хранятся просто в сейфе, металлическом противопожарном шкафу или ином месте, способном обеспечить безопасность хранения документов. В таком случае достаточно указания наименования организации, которая ответственна за хранение трудовых книжек.
Образец заверения трудовой книжки по-новому Исходя из действующих правил, так должна выглядеть запись для заверенной копии трудовой книжки:
«Верно. Подлинник трудовой книжки находится в ООО «Перспектива» в деле №29 за 2021 год».
Менеджер по кадровому делопроизводству Алиева (Алиева В.А.) 20.03.2021» Обращаем внимание, что данную запись можно делать и до 1 июля, нарушением это не будет
Начальник группы телемаркетинга
Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.
Переход на отечественную АИС МФЦ
Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ
«Амнистия» по техподдержке
Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015
Для чего нужна копия трудовой книжки
Есть вполне конкретные обстоятельства, когда у сотрудника может возникнуть потребность получить заверенную копию трудовой книжки:
Подробнее о пенсионном стаже и о том, как его рассчитать, см. в статье «Что такое страховой стаж для пенсии?».
Важно! Независимо от причины обращения с просьбой выдать заверенную копию трудовой книжки работодатель не может не отреагировать на запрос. В силу ст. 62 ТК РФ он должен выдать работнику по его просьбе любой документ (в заверенном виде), относящийся к работе специалиста. Причину такого запроса сотрудник вправе и не оглашать.
Каков срок действия копии трудовой книжки, заверенной работодателем? Нужно ли вести учет выдачи копий трудовых книжек работников? Ответы на эти вопросы вы найдете в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, получите пробный доступ. Это бесплатно.
Как правильно заверить копию трудовой книжки
Снять копию с рассматриваемого документа для специалистов кадрового отдела фирмы труда не составит. Но как заверить копию трудовой книжки?
С 01.07.2018 порядок оформления заверительных надписей, в т. ч. на копиях трудовых книжек, установлен новым нацстандартом «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст в ред. от 14.05.2018). Согласно этому стандарту правильная заверительная надпись при выдаче копии документа для представления в другую организацию должна выглядеть так (она может быть рукописной, а может быть в виде штампа):
Подлинник документа находится в ООО «ХХХ» в деле № Х за ХХХХ год.
Должность Подпись Расшифровка
Но для копии трудовой книжки будут три дополнительных нюанса:
Заверение копии трудовой книжки: образец
Соблюдение указанных выше несложных правил позволит фирме выполнить требования ст. 62 ТК РФ и через 3 дня предоставить работнику корректную копию его трудовой книжки, заверенную в надлежащем порядке.
Скачать образец, как заверить копию трудовой книжки, вы можете в КонсультантПлюс, оформив бесплатный пробный доступ к системе:
О том, как в 2021 году заполнять непосредственно саму трудовую книжку, читайте здесь.
Итоги
Заверенная копия трудовой книжки может потребоваться специалисту во многих случаях:
При этом от фирмы требуется следование некоторым несложным правилам:
Как заверить копию трудовой книжки в 2022 году
Копия трудовой книжки: срок и порядок выдачи
Ст. 62 ТК РФ говорит, что выдать работнику документы (их копии), связанные с работой, работодатель должен в течение трех рабочих дней со дня получения от него соответствующего заявления. Копии должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. Это касается и копий трудовых книжек.
ВАЖНО! Если работник выбрал электронный вариант ведения трудовой книжки, по его запросу работодатель обязан оформить сведения о работе сотрудника по форме СТД-Р.
Как правильно заполнить СТД-Р, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Типовую ситуацию. Это бесплатно.
Если работодатель затягивает с выдачей или вообще отказывается выдавать документы, он нарушает трудовое законодательство. А за это ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрена ответственность. За первичное нарушение это будет:
Если нарушение повторится, суммы возрастут:
Трудовые книжки нового образца нужно применять с 01.01.2023. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.
Заверенная копия трудовой книжки по новому ГОСТу
Так что же значит указанное в ст. 62 ТК РФ «копии должны быть заверены надлежащим образом»? Рассказываем.
Копия — это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенная копия — это копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (подп. 23, 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).
Это значит, что вам нужно сделать копию с каждой заполненной страницы трудовой и проставить заверительные надписи.
С 01.07.2018 порядок оформления таких надписей, в т. ч. на копиях трудовых книжек, установлен новым нацстандартом «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст в ред. от 14.05.2018). Согласно этому стандарту правильная заверительная надпись при выдаче копии документа для представления в другую организацию должна выглядеть так (она может быть рукописной, а может быть в виде штампа):
Подлинник документа находится в ООО «ХХХ» в деле № Х за ХХХХ год.
Должность Подпись Расшифровка
Но для копии трудовой книжки будут три дополнительных нюанса:
Образец заверенной копии трудовой книжки смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.
Сколько действительна копия трудовой книжки
Закон срок годности копий документов не регламентирует. Однако нужно иметь в виду, что копия трудовой книжки может строго соответствовать подлиннику только на момент ее оформления. Это документ, который в любое время может быть дополнен новой записью (о переводе, например). И тогда копия уже не будет актуальной. Если к этому моменту потребность работника в копии еще не удовлетворена, придется делать новый вариант.
Кроме того, срок действия копии трудовой книжки может быть установлен той организацией, куда ее будут представлять. Например, банки для кредита берут копии не старше одного месяца.
Образец выписки из трудовой книжки вы найдете здесь.
Итоги
По запросу сотрудника работодатель обязан выдать заверенную копию трудовой книжки. Если работник отказался от бумажной трудовой и выбрал электронный вариант, работодатель должен выдать форму СТД-Р.
С 1 июля заверяйте копии трудовых книжек по новым правилам (образец)
С 1 июля заверяйте копии кадровых документов по новым правилам. Вступил в силу новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация».
Обновите инструкцию по кадровому делопроизводству
По-новому заверяйте копии для сторонних пользователей
· Внутренним — «Верно», должность лица, который ее заверяет, его подпись с расшифровкой и дата заверения.
· Другой организации — «Верно», должность лица, который ее заверяет, его подпись с расшифровкой, дата заверения и место хранения подлинника: «Подлинник документа находится в ООО “Компания” в деле № ____ за ____ год».
Т.е. теперь на копиях для сторонних организаций дополнительно указывайте место хранения подлинника. Копии для внутреннего пользования заверяйте по старым правилам
Подлинник трудовой книжки на руки вы можете выдать только при увольнении или для обращения в ПФР для назначения и пересчета пенсии (ст. 62 ТК). В других случаях давайте работникам заверенные копии или выписки. На копии трудовой для внешних пользователей укажите номер дела и год. Вот образец записи.
Если трудовые книжки не включили в номенклатуру дел как одно дело, то в отметке о месте хранения трудовой достаточно вписать, что он находится в отделе кадров.
Правительство уже подготовило масштабные изменения по налогам на 2-е полугодие 2018 года. Подпишитесь чтобы не пропустить изменения в работе:
Как заверить копию трудовой книжки в 2022 году: образец
Если работник просит копию бумажной трудовой книжки, то работодатель обязан ее выдать. Расскажем, как правильно заверить копию по требованиям национального стандарта ГОСТ и что будет, если проигнорировать просьбу работника.
Срок и порядок выдачи копии трудовой книжки
Ст. 62 ТК обязывает работодателя выдать работнику копии документов, связанных с работой, в течение трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления.
Копии документов предоставляются на безвозмездной основе и должны быть заверены надлежащим образом.
Если работник выбрал электронный способ ведения трудовой книжки, то тогда по его запросу работодатель должен выдать справку по форме СТД-Р. О том, как правильно заполнить такую справку мы рассказывали в этой статье.
Как правильно подготовить и заверить копию трудовой книжки? Вам нужно откопировать все заполненные страницы документа и поставить заверительную запись на каждой из них.
На каждой странице документа, должна стоять запись (штамп) со следующими реквизитами:
На последней странице также нужно проставить дату выдачи копии и надпись «Работает по настоящее время».
Образец последней страницы будет выглядеть так:
Оптимизируйте документооборот в своей компании — доверьте архивную обработку и надежное хранение налоговых, бухгалтерских, кадровых и других документов сервису Делис Архив.
Срок действия копии трудовой книжки
Законодательством срок действия копии трудовой книжки не установлен. Однако структура. которая затребовала копию у вашего сотрудника, может установить такой срок. Например, банки, когда запрашивают пакет документов для выдачи кредита, обычно требуют копию трудовой книжки не старше одного месяца.
Штраф за невыдачу копии трудовой книжки
За повторное нарушение наказание будет строже:
В 2022 году власти смягчили наказание для субъектов МСП за административные нарушения. В частности, «малышей» запрещено наказывать дважды за одно и то же правонарушение. То есть, если руководителя уже привлекли к ответственности, то штрафовать за это же нарушение саму компанию — неправомерно ( закон № 70-ФЗ от 26.03.2022 ).
Что меняется в оформлении трудовых книжек
Копии трудовых книжек нужно заверять по-новому, в зависимости от того, нужна ли эта копия для банка, ПФР, МФЦ или для внутренних нужд компании.
Как заверять трудовые книжки с 1 июля 2018 г.
Пример № 1. Работник попросил предоставить трудовую для того, чтобы отнести ее в банк, ПФР или МФЦ
Запись может быть такой: «Подлинник документа находится в отделе кадров (наименование организации)», как на примере ниже.
Пример № 2. Копия трудовой книжки нужна для внутренних надобностей организации.
Достаточно указать запись «Верно»; ФИО, должность, подпись ответственного в кадровом отделе; дата заверения.
Копию трудовой книжки можно получить, написав заявление в отдел кадров организации. Выдать ксерокопию может бухгалтер организации, если ему поручено ведение кадрового учета, с чем можно столкнуться на малых предприятиях. Копия трудовой книжки должна быть выдана после трех дней с даты заявления от сотрудника, отказать ему без указания причин не имеют права. Срока действия у трудовой книжки нет. Копия начинает действовать с момента ее оформления и выдачи работнику согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 года.
Планируемые изменения
Электронные трудовые книжки
По планам Минтруда граждане, которые начинают только свою трудовую деятельность, могут вести трудовую книжку в электронном виде, а не заполнять бумажные носители.
Как заверяется копия трудовой книжки: порядок по ГОСТу и частые ошибки
Мало кто задумывается, для чего нужна копия трудовой книжки, пока ее не требуют. Но как только вы обратитесь к новому работодателю, в банк или за пособием, например, по безработице, вам потребуется такой документ. Причем правильно оформленный, иначе придется его переделывать.
Без заявления — никаких документов
Прежде чем рассказать, как правильно заверить трудовую книжку, если работает по настоящее время сотрудник, напомним, что сама трудовая книжка является собственностью трудящегося. Но она временно находится у работодателя, чтобы тот заносил в документ все необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина.
Чтобы получить на руки трудовую книжку, выписку из нее или копию, согласно статье 62 ТК РФ, человеку надо не просто попросить о подготовке документа сотрудника отдела кадров, он обращается к начальству в письменном виде. Ниже представлен образец заявления на выдачу копии. Его форма на законодательном уровне не установлена, обращение составляют произвольно, но с учетом требований к кадровой документации (кому и от кого написано, причина и основания для обращения, дата и личная подпись заявителя). Заявление составляют от руки или с помощью компьютера. В последнем случае важно подписать заявление лично.
Образец заявления о выдаче копии трудовой книжки:
Работодатель вправе уточнить в локальных нормативных актах иную форму обращения за трудовой. В таком случае нужный бланк выдается работнику, который заполняет его по предусмотренным правилам. Дополнительно есть возможность прописать, кому направлять заявление. К примеру, если подлинник документа находится в отделе кадров, логично обращаться напрямую к начальнику отдела, а не в секретариат.
Рассмотреть обращение работника за копией трудовой книжки или иных документов необходимо в трехдневный срок. И не только рассмотреть, но и успеть правильно подготовить запрашиваемые выписки, с учетом требований к образцу, как заверить копию трудовой книжки в 2022 году, и его обязательных реквизитов.
Все документы предоставляют бесплатно. Отказаться их предоставить работодатель не может, это противоречит ТК РФ.
Как заверяют копию бумажной трудовой книжки
Копия, выданная по запросу работника, — это официальная бумага, которая соответствует определенным требованиям. Разберем пошагово, что надо сделать, и покажем, как заверить ТК, которую ведет работодатель на бумажном носителе.
1. Отсканировать и распечатать все заполненные листы, начиная с титульного.
2. На каждом листе текст разрешено печатать только с одной стороны. Если текст напечатан с обеих сторон листа, его примут не во всех организациях.
3. Проверьте, что текст после печати четкий и легко читаемый.
4. Пронумеруйте и прошейте листы, как это делают нотариусы. На обороте последнего листа необходимо «запломбировать» концы нити бумажной наклейкой и написать, сколько собрано листов.
5. Заверять необходимо каждую из страниц. Это делает лицо, которому предоставлено такое право локальным нормативным актом организации или доверенностью. В противном случае кадровик обязан заверить бумаги у генерального директора.
8. Согласно ГОСТу, отметку о заверении допускается проставлять с использованием специального штампа.
Вот образец, как заверить трудовую книжку в 2022 году:
9. Считается, что подтверждать достоверность данных необходимо еще и печатью организации-работодателя. Но в РФ некоторые компании освобождены от обязанности использовать круглые печати, и они физически не могут их проставлять. Заверенные ими документы имеют такую же силу, даже если печать не стоит.
10. Относительно места расположения записи «Верно», подписи и даты лица, удостоверяющего дубликат, печати. Все это должно захватывать заверяемые данные, но не закрывать и не перекрывать их. В противном случае получатель не сможет прочитать сведения, и работнику придется вернуться.
11. В некоторых случаях работники просят написать фразу «Работает по настоящее время». Законодательно запрет на это не установлен, и делать такую запись допустимо.
Все вышеперечисленные требования описаны в ГОСТе, который является добровольным. Банки, ПФР и иные организации вправе вводить собственные требования к заверениям документов. Их следует уточнить заранее.
Учитывая правила ГОСТа, образец, как заверить трудовую книжку для банка по новым правилам в 2022 году, выглядит так:
Частые ошибки
Если кадровик неверно удостоверит копию трудовой книжки, работник принесет ее назад, и придется все переделывать. Чтобы этого не случилось, распечатайте образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем, и держите всегда под рукой.
На какие ошибки специалисты часто не обращают внимания:
Внимательно изучите и запомните предложенную инструкцию. Она понадобится еще не раз, поскольку аналогичным образом подтверждается подлинность и иных документов, касающихся профессиональной деятельности трудящихся.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, нужно ли вести учет выдачи копий трудовых книжек работников. Используйте эти инструкции бесплатно.
Где еще получить заверенную копию
До сих пор мы рассматривали ситуацию, когда человек работает, и его трудовая книжка находится у работодателя — в отделе кадров или бухгалтерии, если она занимается кадровой документацией. Но если гражданин безработный, трудовая книжка у него на руках, и ему нужна заверенная копия, он с паспортом обращается к нотариусу. В нотариальной конторе заверят копию трудовой и работающему человеку. Для этого он просит у работодателя документ под расписку, а затем возвращает его.
Нотариус копирует необходимые страницы (обычно это только заполненные листы), проставляет на них печать, дату и подписывает.
Как получить копию, если трудовая книжка электронная
С 2021 года все вновь поступающие на работу граждане не получают бумажные трудовые книжки, им заводят электронные. Но даже если ваш стаж уже большой, к началу 2021 года всем предлагали определиться, хотят ли они вести сведения о трудовой деятельности на бумаге или согласны на электронную книжку. Даже если работник не соглашался, от работодателя требовали перенести все данные в специальную информационную базу ПФР, и в фонде есть возможность получить копию электронной трудовой книжки.
Самый простой вариант — зайти на сайт госуслуг, выбрать категорию «Работа и занятость», затем строку «Выписка из электронной трудовой книжки». В течение нескольких минут после запроса (кнопка «Получить выписку») придет электронный документ со сведениями о вашей трудовой деятельности, подписанный усиленной цифровой подписью. Выглядит он так:
Сколько действует копия
На законодательном уровне нигде не заявлено, в течение какого срока действует заверенная работодателем или нотариусом, полученная на портале госуслуг копия трудовой книжки. Но в кредитных учреждениях, ПФР и иных организациях устанавливают определенные требования. Обычно «срок годности» документа — не более 30 дней. При обращении за крупными суммами потребуют копию, подготовленную в течение 3-14 дней.
Инструкция, как заверить трудовую книжку по новым правилам
В 2018 году вводятся новые правила, касающиеся заверения трудовых книжек. Их нужно обязательно учесть кадровому отделу компании. Если правила не будут использоваться, заверенная копия будет считаться недействительной.
Для чего нужно заверять трудовую книжку
Заверяются записи в книжке, ее ксерокопии. Обычно потребность в заверении возникает при взаимодействии с банком, кредитной организацией. Она образуется в рамках следующих потребностей:
Заверенную копию может запросить отдел ОФМС при предоставлении загранпаспорта. Представители ОФМС просматривают места работы человека за последние 10 лет. Нужно отметить, что необходимость в предоставлении копии ТК сотрудникам ОФМС отменена приказом МВД. Но некоторые отделы запрашивают этот документ. Кроме того, иногда заверенная бумага требуется при получении визы.
Копия может запрашиваться кадровым отделом фирмы, в которую устраивается сотрудник. Она нужна для проверки прошлых мест работы, причин увольнения.
Правила заверения, оставшиеся неизменными
Изменения, появившиеся в 2018 году, являются очень локальными. То есть практически все правила заверения, за редкими исключениями, остались прежними. Если сотрудник запросил заверенную копию книжки, работодатель должен предоставить ее в течение 3 дней. Срок отсчитывается с даты направления работником заявления. Соответствующая норма содержится в статье 62 ТК РФ. В этой же статье указано, что предоставленная копия должна быть заверена надлежащим образом.
При заверении нужно пользоваться этими неизменными правилами:
Копию можно или сшить, или представить разрознено. Если это отдельные листы, то заверить нужно каждый из них.
К СВЕДЕНИЮ! Иногда фирмы требуют указания того, что сотрудник продолжает работать у текущего работодателя. Однако это требование не утверждено Госстандартом. То есть от исполнения этого требования можно свободно отказаться.
Законодательное обоснование новых правил
До 1 июля 2018 года действовало Постановление Госстандарта №65 от 3 марта 2003 года. Но с 1 июля юридическую силу получает ГОСТ Р 7.0.97-2016, установленный Приказом Росстандарта №2004-ст. Правила заверения ТК содержатся в пункте 5.26 ГОСТ. Практически все нормы остались прежними. Но возникло одно изменение. В частности, теперь нужно прописывать, где именно хранится оригинал трудовой книжки. Нововведение нужно для того, чтобы получатель ксерокопии знал о месте нахождения оригинала.
Особенности внесения дополнительной записи
С 1 июля 2018 года при создании копий нужно вносить дополнительную запись о месте нахождения оригинала книжки. Соответствующее указание содержится в пункте 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нормативном акте есть важное разъяснение. В частности, дополнительная запись вносится только тогда, когда копия книжки направляется в стороннюю фирму. К примеру, это может быть банковское учреждение, компания нового работодателя. Если книжка предназначается для внутреннего использования, никаких вспомогательных отметок не нужно.
Новый ГОСТ позволяет заверять копии посредством специальных штампов. Кроме того, новый нормативный акт объясняет все нюансы расшифровки подписи. В частности, сначала нужно проставить инициалы имени и отчества. Затем ставится полностью подпись лица, создавшего копию.
Этапы заверения копии трудовой книжки
Заверение ксерокопии выполняется в соответствии со следующими этапами:
С 1 июля отсутствие записи считается ошибкой. Исключение – копия создается для внутренних целей компании.
Распространенные ошибки при заверении
При заверении ТК обычно допускаются эти ошибки:
Перечень распространенных ошибок нужен для того, чтобы не допускать их самим. Как правило, за недочеты никакой ответственности не накладывается. Однако неправильно заверенная копия не будет иметь юридической силы.
Заверение книжки для банковского учреждения
В большинстве случаев копия трудовой книжки запрашивается именно банком или кредитным учреждением. Составляться она будет по стандартным нормам. Но есть некоторые нюансы, на которые нужно обратить внимание:
У каждого банка могут быть свои требования. Желательно уточнить их в самом учреждении.
Дополнительные особенности
Что именно писать о местонахождении оригинала? Этот документ разрешено хранить в лотках и сейфах. Если ТК лежат не в номенклатурных делах, а в сейфах, нужно только прописать место хранения. При этом можно не фиксировать номер дела.
К примеру, запись может быть выглядеть этим образом:
Верно.
Подлинник ТК хранится в сейфе кадрового отдела компании «Альфа-Бета».
Специалист по кадрам: подпись, Петрова П.П., 3.08.2017.
В отметке нужно обязательно прописать, в какой именно компании находится оригинал. Указание места хранения позволит запросить оригинал документа, если это требуется. Это одна из функций отметки, введенной в 2018 году.
Заверение трудовой книжки
Если вам нужна копия трудовой, её нужно заверить у нотариуса. Заверение трудовой книжки – процедура, что нуждается в профессионализме нотариуса. Нотариусы выставляют разную стоимость за свои услуги, но они не превышают тарифов, что установлены законом. Обратившись к специалисту, получите возможность доказать, что являетесь достаточно квалифицированным, чтобы заниматься именно этим видом деятельности. Поскольку трудовая книжка является важной частью трудовых отношений. Заверение её копии, подтверждает, что гражданин не придумал себе трудовой опыт.
Когда может понадобиться заверение трудовой книжки в 2020 году
Трудовые отношения гражданина подкрепляются трудовой книжкой. В ней указана квалификация работника, его стаж и опыт, бывшие места трудоустройства и другие важные нюансы. Заверение рассматриваемого документа, может потребоваться в следующих случаях:
Заверить трудовую книжку в 2020 году может нотариус, если ему будет предоставлен оригинал и копия рассматриваемого документа. Специалист оценит соответствие оригинала и копий – только после этого поставит свою подпись и печать.
Когда нотариус не может заверить копию трудовой книжки
В 2020 году действуют правила, согласно которым трудовая книжка не всегда заверяется нотариусом, которому предоставлены её образцы. Причины отказа в следующем:
Если имеются эти или другие проблемы, нотариус не сможет на законных основаниях заверить документ, так как не уверен в подлинности образца – оригинала трудовой.
Какую отметку поставят, выполняя заверение копии документа
Согласно ГОСТу возможны два варианта отметок, которые получит книжка. Подходящий вариант выбирается зависимо от того, с какой целью нужна копия. Она может быть использована во внутренних или во внешних целях.
Заверяется каждый листок копии по отдельности, а не вся кипа бумаг разом. В исключительных случаях (если листов очень много) их можно сшить и заверить все вместе, но такая практика не распространена и не надежная в плане юридической целесообразности. Нотариус поможет определиться, как действовать в каждом случае. В некоторых компаниях работают штатные нотариусы, но если ваше рабочее место не относится к таким, можно воспользоваться услугами внештатного специалиста.
Сколько стоит заверить копию трудовой книжки у нотариуса в 2020 году
Каждый нотариус выставляет свои расценки на работу с документами, и копии трудовой не исключение. Но некоторые тарифы регулируются на государственном уровне и не могут быть больше, чем это предусмотрено. Так плата за оформление документа состоит из нескольких частей:
Расценки идут на каждую заверенную нотариусом страницу. Чем больше копий нужно сделать, тем дороже обойдется услуга. Некоторые категории граждан за 2020 год имеют льготы на рассматриваемые услуги. Это касается инвалидов 1 и 2 группы, которые получают скидку на госпошлину в 50% от суммы. 100% скидки при оплате госпошлины могут получить защитники страны и госслужащие. Но на услугах нотариуса лучше не экономить, особенно в делах, где замешана трудовая книжка.
Правильное заверение трудовой книжки в 2022 году: образец
Как заверить трудовую
Если на работника ведется бумажная трудовая книжка, работодатель обязан выдать ее копию, заверенную надлежащим образом, не позднее 3-х рабочих дней со дня подачи работником письменного заявления (ч. 1 ст. 62 ТК РФ).
Сразу скажем, копию трудовой книжки для предоставления работником в банк и для любых других целей заверяют по одинаковым правилам, хотя напрямую они нигде не прописаны.
По сути, это должны быть следующие реквизиты:
При заверении копии трудовой книжки этими реквизитами мы учли п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст).
Образец заверительной надписи
Далее показан примерный образец, как работодателю заверить трудовую книжку в 2022 году.
Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
Работает по настоящее время.
Е.А. Широкова
Печать ООО «ГУРУ»
Разумеется, печать ставят при ее наличии.
Трудовым законодательством не установлен срок действия копии бумажной трудовой книжки, заверенной работодателем. Его нужно уточнять по месту её требования. Так, у банков это обычно 1 месяц.
Что касается электронной трудовой книжки (т. е. электронных сведений о труд. деятельности), то выпиской из неё фактически выступает форма СТД-Р, заверенная в установленном порядке. Она утверждена приказом Минтруда России от 20.01.2020 № 23н.
Как правильно заверить трудовую книжку в 2021 году
Как заверять трудовые книжки в 2021 году:
Для чего необходима копия ТК
Иногда работники просят специалистов кадровой службы выдать им трудовую книжку для предъявления ее по месту требования. Заверенная ТК необходима для предоставления в организацию, занимающуюся вопросами социального обеспечения. Понадобится копия трудовой книжки для банка — для получения кредита. Кроме того, трудовую запрашивают для:
Частым условием для оформления каких-либо бумаг является подтверждение постоянного заработка. Но так как оригинал выдается только в исключительных случаях, сотрудники запрашивают у работодателя заверенную копию.
Как заверить трудовую книжку по новым правилам
С 01.07.2018 осуществляется заверение трудовой книжки в 2022 году по-новому — ГОСТу Р 7.0.97-2016. Норматив вступил в силу с 1 июля 2018 года (Приказ Росстандарта №435-ст от 25.05.2017 ). По новому ГОСТу, правила заверения (вообще в целом, а не только трудовой книжки) теперь напрямую зависят от того, для какой цели человеку нужна копия.
Прежде всего необходимо сделать копии всех страниц, на которых имеются записи, и заверить все страницы копии трудовой книжки (вручную или проштамповать). Листы должны иметь хорошее качество. Если документ оформляется для предоставления в ПФР, банк или в иную организацию, заверять ее следует в определенном порядке с указанием места хранения оригинального бланка.
Вот как заверяют ТК для сторонней организации:
Некоторые банки требуют включить такую запись: «работает по настоящее время». В новом ГОСТе нет указания на необходимость внесения в документ такой фразы. Но для банков она является дополнительным подтверждением того, что у потенциального заемщика есть постоянный источник дохода, и он сможет вернуть кредит. Если кредитная организация требует эту фразу, ее необходимо внести.
Чтобы ксерокопия имела надлежащий внешний вид, ее страницы необходимо прошить. Сложенные листы сшиваются по левому краю. Края ниток, с помощью которых они были прошиты, заклеиваются бумагой. На бумаге указывается дата сшивания, а затем ставится печать организации. Печать должна частично затрагивать запись, а частично лист документа.
Если документ оформляется для использования внутри компании, запись о местонахождении бланка вносить не нужно. Инструкция, как заверить ТК для локальных целей:
Как заверить в 2022 году
С 01.07.2018 внизу копии или выписки из ТК для сторонней организации под реквизитом «Подпись» следует указать местонахождение оригинального документа. Запись выглядит следующим образом:
Подлинник документа находится в отделе кадров (наименование организации).
Где заверить документ
Если человек работает, для получения заверенной копии необходимо обратиться с заявлением в отдел кадров предприятия. Выдает ксерокопию и бухгалтер организации, если на него возложена функция ведения кадрового документооборота, а отдел кадров отсутствует. В течение трех дней после получения заявления бумаги представляют сотруднику на руки. Отказать в этом ему не имеют права.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, в каком порядке оформляется выписка из трудовой книжки. Используйте эти инструкции бесплатно.
Ошибки при оформлении документа
Часто встречается следующая ошибка: печать организации захватывает текст или подпись кадровика (при этом становится тяжело прочитать, что написано в копии) или не находится в месте, где должна стоять (поля, отмеченные МП). Расположите оттиск печати по правилам.
Ошибки в копиях неуместны. Также не допускаются исправления при написании формулировок. Трудовую книжку, оформленную неправильно, у работника просто не примут, так как она является недействительной. Если допущена ошибка, заново скопируйте нужные страницы и заверьте их должным образом.
Как заверять копии трудовых книжек по новым правилам
Для чего нужна копия
Подтвердить трудоустройство придется при обращении в службы социальной поддержки при оформлении субсидий и пособий или в ПФР. Банки просят подтверждение, чтобы принять решение о выдаче кредита или ипотеки. Подтверждает стаж работы и факт трудоустройства образец заверения копии трудовой книжки.
Если вы работаете, то заверенную копию сделает сотрудник отдела кадров или иное уполномоченное приказом по предприятию лицо, например, юрист или бухгалтер. При их отсутствии — руководитель. Копия предоставляется в трехдневный срок без взимания платы. Для безработных подлинность подтвердит нотариус (за деньги).
Где прописан порядок заверения
В 2020 году применяется новый ГОСТ Р 7.0.97-2016, который устанавливает правила оформления документов и образец, как заверить копию трудовой книжки в 2020 году. Процедура заверения копии трудовой достаточно проста.
Шаг 1. Снять копии со всех заполненных листов.
Шаг 2. На каждом поставить запись «верно», указать ФИО лица, осуществившего запись, и дату.
Вот образец, как заверить трудовую книжку «Работает по настоящее время».
Так выглядит образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем, чтобы предоставить в стороннюю организацию:
Что поменял ГОСТ Р 7.0.97-2016
Обратимся к ГОСТу Р 7.0.97-2016. Основное отличие — особенности заверения будут зависеть от цели. Их две: для внутреннего обращения или для сторонней организации.
Рассмотрим первый вариант. Инструкция, как заверить трудовую книжку по новым правилам для внутреннего обращения, не изменилась. В копии по-прежнему указываются:
Если же сканкопия нужна для сторонней организации, новые правила заверения копии трудовой книжки отличается наличием дополнительной фразы, указывающей на место хранения документа в оригинале. Например, фраза звучит так: «Оригинал хранится в отделе кадров МУДО ДЮСШ Аллюр». Если бы речь шла не о трудкнижке, то по правилам следовало бы указать номер дела, в котором хранится подлинный экземпляр.
Так как с 2015 года акционерные общества и ООО не обязаны иметь печать, то и ставить ее на сканкопию необязательно. Если же печать имеется, то к ее расположению предъявляются определенные требования (согласно новому ГОСТу):
Способы заверить копию трудовой книжки
Существуют два варианта сделать образец заверения трудовой книжки с 2020 года:
Те, кто работает, обращаются с заявлением в отдел кадров, где хранится оригинал. Выдать ксерокопию вправе и бухгалтер, если в его зоне ответственности ведение кадрового документооборота. Это часто случается в небольших организациях, где отсутствует отдел кадров. Скан трудкнижки выдадут в течение трех дней после подачи заявления. Отказать не имеют права.
Сколько действует копия
Как правило, заверенная работодателем трудкнижка действительна в течение одного месяца. Если же копия заверена нотариально, то она действительна неограниченное время. Это правило и образец, как по новому заверить трудовую книжку, актуальны в 2020 году.
Имейте в виду, что если в оригинал внесли какие-то записи или изменения, то любой дубликат, в том числе и нотариальный, автоматически становится недействительным, независимо то того, когда заверена.
Частые ошибки
Одна из самых распространенных ошибок — печать организации захватывает текст и подпись кадровика. Это неправильно. Недопустимы ошибки, помарки или исправления. Если образец, как правильно заверить трудовую книжку в 2020 году, оформлен неправильно, то его не примут, так как посчитают недействительным. Чтобы исправить ошибку, придется заново отсканировать испорченные страницы и заверить их.
Как заверить ксерокопию трудовой книжки: тонкости делопроизводства
Довольно часто в пакете документов, требующихся для оказания гражданину той или иной государственной услуги, требуется заверенный дубликат трудовой книжки. Он может потребоваться работником банка при оформлении ипотечного кредита, чтобы подтвердить трудовой стаж, указанный в документах. Также заверенная копия потребуется при оформлении любого вида субсидии. Поэтому следует точно знать, как заверить копию трудовой книжки.
Где заверяют копию документа
Как правило, заверение копии трудовой книжки осуществляется непосредственно по месту основной работы в отделе кадров предприятия. Заверка копии трудовой выполняется без каких-либо письменных заявлений с вашей стороны. Достаточно лишь устного требования. Но на крупных предприятиях вполне возможно, что такое заявление потребуется.
Специалист, занимающийся такими вопросами, обязан в течение трех дней предоставить вам копию документа, которая заверена личной подписью главы предприятия и официальной печатью фирмы. Без данных атрибутов копия трудовой не будет считаться действительной.
Небольшие фирмы, индивидуальные и частные предприниматели как таковые отдела кадров не имеют, поэтому заверить копию трудовой книжки может либо бухгалтер, либо непосредственно сам предприниматель.
Как заверяют копию трудовой книжки: основные моменты
Дубликат документа может быть изготовлен посредством сканера или на ксероксе. Возможен его набор на компьютере – это достаточно трудоемкий вариант, но оптимальный. Трудовая книжка может содержать записи, которые довольно сложно разобрать на отсканированном или распечатанном на принтере экземпляре. Такая, даже заверенная по всем правилам, копия может быть отклонена организацией, которая ее потребовала.
Как заверять копию трудовой книжки, должен знать каждый кадровик. В обязательном порядке делается дубликат каждого листа трудовой книжки, имеющего записи. Первая страница, содержащая сведения о личных данных работника (ФИО, дата заполнения), тоже дублируется. Каждая копия странички должна иметь фразу «Копия верна», подпись ответственного лица и его печать. Подпись в обязательном порядке должна быть расшифрована. На листе, имеющем последнюю запись, пишется фраза «Продолжает работать» и заверяется в том же порядке, как и все предыдущие странички.
Заверяем копию трудовой книжки: второй способ
Есть и другой способ, позволяющий заверить копию трудовой. Ее можно заверить единожды на самом последнем листе. Такой вариант заверения предусматривает, что все без исключения скопированные странички документа обязаны быть прошнурованными и пронумерованными. Шнур выводится на последний лист и проклеивается небольшим прямоугольником бумаги, на котором ставит свою печать и личную подпись ответственное лицо. Помимо этого, обязательно должна иметься надпись о количестве пронумерованных и прошнурованных листов. В таком варианте заверения копии каждая страница оригинала дублируется на отдельный лист бумаги форматом А4.
Следует знать, что правильно заверенная копия трудовой книжки должна иметь заверяющую печать, располагающуюся непосредственно на самой ксерокопии. Копия не будет считаться верной, если печать стоит на поле под дублированной страницей.
Как правильно заверить копию трудовой книжки, если человек не работает
Довольно часто засвидетельствованная копия документа требуется у уже неработающего по различным причинам человека, например, у пенсионера. Как же заверить документ в таком случае? Довольно просто. Делается дубликат каждой странички оригинала, а далее следует обратиться на место последней работы. Бухгалтер или специалист отдела кадров проведут всю процедуру заверения в соответствии с законом, но на последней странице будет указана причина, по которой человек уже не работает. Если нет возможности заверить копию по месту последней работы, то она может быть подтверждена нотариально.
Итак, как заверяется копия трудовой книжки правильно:
Теперь вы точно знаете, как правильно заверить этот документ. И главное – всегда проверяйте правильность заверения, так как иногда встречаются неточности, которые потом обернутся потраченным впустую временем и все придется переделывать вновь.
Как заверяется копия трудовой книжки
Заверенная выписка из трудовой книжки может понадобиться при разных обстоятельствах.
Рассмотрим, как правильно оформить заверение копии документа, чтобы потом не пришлось заново обращаться в отдел кадров, а также выясним, какие реквизиты, печати должны быть обязательно проставлены в трудовой.
Содержание статьи:
Где и как оформить копию (выписку) трудовой книжки с её заверением – инструкция
Трудовая книжка – юридически важный документ. В то время, когда гражданин работает, она должна находиться у специалиста отдела кадров, или же непосредственного руководителя организации.
Если же гражданин не числится в штате организации или не трудоустроен, то документ может и должен находиться на руках.
Способы заверения напрямую зависят от того, где храниться книжка:
Как правило, если вам отказывают в заверении, требуйте письменное объяснение, где пропишут причину отказа.
Оформление выписки документа осуществляется в несколько этапов:
Не забудьте обговорить с нотариусом, сколько будут подготавливать документ. Возможно, вам заверят выписку из книжки в день обращения.
Заверение копии трудовой книжки или выписки из неё работнику для предоставления кредита в банке – о чем необходимо помнить?
Чаще всего трудовую книжку заверяют, чтобы получить в дальнейшем потребительский кредит в банковской организации.
Конечно, есть системы «двух документов» для получения займа, в которых не требуют заверять этот документ.
Но обычно условия кредитования лучше для тех граждан, которые трудоустроены и могут подтвердить свою занятость.
Заверять документ должен работодатель или начальник отдела кадров, если россиянин трудится на предприятии, или же нотариус.
Чтобы получить заверенную выписку, гражданину предстоит обратиться с личным письменным обращением, в котором обязательно указывать цель заверения.
Можно просто написать – «для предоставления в банк».
При заверении копии документа специалист должен учитывать такие особенности оформления:
Заметьте, действует такая выписка всего лишь 1 месяц. Если вдруг работник уволился в этот период, устроился на новую работу, то копия будет недействительной.
Сделав заверенную копию и подав документы в банковскую организацию, спустя неделю Занков уволился. В трудовую книжку внесли соответствующую запись и документ выдали на руки.
В назначенное время Занкову была назначена консультация с банковским сотрудником. Явившись в банк, Занков предоставил оригинальные документы для сверки. Оказалось, что теперь заверенная выписка трудовой книжки была недействительной.
Гражданину потребовалась обращаться к услугам нотариуса, чтобы вновь заверить документ.
Как заверить копию или выписку трудовой книжки правильно – обязательные реквизиты, подпись и печать
Помните, что не всегда заверенные копии принимают. Случается так, что специалист отдела кадров не в то место поставил печать, и гражданин получает из-за этого отказ.
Чтобы не случалось конфузных ситуаций, и документы не приходилось переделывать, следует правильно заверять выписку.
Рассмотрите внимательно полученную копию. На ней, в конце документа должна быть указана такая информация:
Важно: обязательно должна стоять печать учреждения, компании, в которой вы работаете.
Также на копии каждого разворота, под ним, на листе должны быть:
Чаще всего встречаются ошибки, связанные с неправильной постановкой печати. Она должна проставляться в специально-отведенном месте.
Например, как здесь:
Общая схема заверения трудовой книжки такова:
Придерживайтесь его при оформлении выписки.
Учтите, чтобы:
Приведем несколько примеров правильно заверенной выписки:
А вот пример правильного заверения только первого листа трудовой:
Сроки действия заверенной копии трудовой книжки – сколько стоит заверить копию трудовой у нотариуса?
Актуальность теряется сразу же после появления в документе новых записей, например, из-за увольнения/сокращения/трудоустройства.
Стоимость данной услуги в нотариальных конторах разная, в зависимости от региона и города, в котором вы проживаете. Единые расценки никто не устанавливал.
Обратитесь к нотариусу и узнайте, каковы у вас расценки, и возьмется ли специалист оформлять копию.
Некоторые юристы попросту отказывают в оформлении выписки, ссылаясь на то, что в документе есть исправления, помарки, которые были сделаны по вине работодателя.
Остались вопросы? Просто позвоните нам:
Санкт-Петербург
8 (812) 627-14-02;
Москва
8 (499) 350-44-31
Последние новости
Принят закон, который обязывает родителей после развода обеспечить детей жильем
Новый Закон об обязанности родителей после развода обеспечить детей жильем внесет изменения в статью 86 Семейного кодекса РФ, в которой до этого были прописаны лишь обязательства по выплате алиментов на лечение и реабилитацию ребенка после развода.
Пенсии работающих пенсионеров наконец-то будут тоже проиндексированы – об этом сообщила Сопредседатель профильной рабочей группы по Конституции России Талия Хабриева. Напомним, что пенсии трудящихся пенсионеров, в том числе имеющих инвалидность, не индексировались с 2016 года. Это было обусловлено сложной экономической ситуацией в стране, но вовсе не было справедливо – об этом говорили и сами пенсионеры, и эксперты из ПФР и соцзащиты.
Изменения в ОМС в 2020 году – новые анализы в списке бесплатных, новые правила лечения
Что меняется в оформлении трудовых книжек
Автор: Анастасия Преображенская, бухгалтер-консультант Линии консультации компании «ГЭНДАЛЬФ»
Копии трудовых книжек нужно заверять по-новому, в зависимости от того, нужна ли эта копия для банка, ПФР, МФЦ или для внутренних нужд компании.
Как заверять трудовые книжки с 1 июля 2018 г.
Первоначально планировалось реализовать изменения по ГОСТу Р 7.0.97-2016 г. еще c 1 июля 2017 г., но приказом Росстандарта от 25.05.2017 г. № 435-ст дата нововведения была установлена на 1 июля 2018 г. Новый ГОСТ вводит два метода заверения копий трудовых. Они зависят от целей, для которых нужны копии.
Пример.
Работник попросил предоставить трудовую для того, чтобы отнести ее в банк, ПФР или МФЦ.
Заверять трудовую книжку в этом случае следует в следующем порядке с указанием места хранения оригинального бланка, то есть на документе ставится отметка «Верно»; указывается ФИО, должность сотрудника, ответственный за ведение кадровых документов; указывается дата заверения; и с 1 июля 2018 года нужно делать указание на то, где хранится оригинал трудовой книжки.
Запись может быть такой: «Подлинник документа находится в отделе кадров (наименование организации)», как на примере ниже.
Пример № 2.
Копия трудовой книжки нужна для внутренних надобностей организации.
В этом случае запись, где хранится оригинал трудовой книжки, вносить не нужно.
Достаточно указать запись «Верно»; ФИО, должность, подпись ответственного в кадровом отделе; дата заверения.
Копию трудовой книжки можно получить, написав заявление в отдел кадров организации. Выдать ксерокопию может бухгалтер организации, если ему поручено ведение кадрового учета, с чем можно столкнуться на малых предприятиях. Копия трудовой книжки должна быть выдана после трех дней с даты заявления от сотрудника, отказать ему без указания причин не имеют права. Срока действия у трудовой книжки нет. Копия начинает действовать с момента ее оформления и выдачи работнику согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 года.
Планируемые изменения
Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 затронуты правила ведения и хранения трудовых книжек, а также изготовления бланков и обеспечения ими работодателей. Министерство труда и социальной защиты является исполнительным органом, который может внести изменения в Трудовой кодекс, и оно считает нужным упростить жизнь кадрового сотрудника. Поэтому так оперативно и стала меняться нормативная база, а также были разработаны нормативно-правовые акты для изменений в постановлении Правительства от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». Среди важных поправок:
Отмена подписи работника при его увольнении в трудовой книжке.
Отмена подписи работника в личной карточке за каждую вносимую в трудовую книжку запись.
Приходно-расходную книгу и книгу учета движений трудовых книжек не нужно будет скреплять печатью, а также пломбировать.
Министерство финансов Российской Федерации должно рассмотреть новый порядок изготовления бланков трудовых книжек.
Эти проекты публично обсуждались до конца апреля, после чего переданы на экспертизу, для дальнейшей обработки. Поскольку ведомственные приказы проходят регистрацию достаточно быстро, ожидать нововведения в трудовых книжках можно уже в этом году.
Электронные трудовые книжки
Минэкономразвития РФ и Минтруда РФ выдвинули проект о введении электронных трудовых книжек. Принять его планируется в первом полугодии 2019 г. Это будет не сканирование трудовой книжки, это будет информационная база данных о карьерных достижениях работника. Этот проект запросит новые данные у организации и предпринимателей в частности трудовой деятельности работников.
По планам Минтруда граждане, которые начинают только свою трудовую деятельность, могут вести трудовую книжку в электронном виде, а не заполнять бумажные носители.
Как заверить копию трудовой книжки
Для чего нужна заверенная копия трудовой книжки
Трудовая книжка – документ, отображающий периоды труда граждан и наличие официального трудоустройства.
Ксерокопию книжки, заверенную должным образом, может требовать:
Также существует еще множество иных вариантов, где может потребоваться этот документ.
Где происходит заверение копии трудовой книжки
Есть две организации, где и у кого можно правильно заверить копию трудовой книжки:
Обычно, трудовую книжку заверяют на работе. Кадровые специалисты всегда знают, как заверить копию трудовой книжки правильно.
Иногда граждан интересует, где заверить трудовую книжку, если не работаешь. Получить такую услугу всегда можно у нотариуса.
Как заверяется копия трудовой книжки у работодателя
Инструкция, как заверить копию трудовой книжки работодателем:
В назначенное время можно забрать запрошенную бумагу. Лучше сразу, при получении копии, проверять правильность его оформления.
Рекомендуется подавать работодателю два экземпляра заявления. На одном из них специалист поставит отметку о принятии. Тогда тянуть с предоставлением копии служба точно не станет.
Как заверить трудовую книжку: правила оформления
Есть несколько важных моментов, как правильно заверить трудовую книжку:
Как правильно заверить копию трудовой книжки, образец нельзя найти в нормативных актах, но есть стандартные правила, предъявляемые к оформлению документа.
Важно! Печать ставится на текст и подпись лица, ответственного за заверение трудовой книжки.
Законодательство не предусматривает меры наказания за неправильно заверенные бумаги. Но, нужно придерживаться основных правил, как заверяется копия трудовой книжки. Неверно оформленная копия считается недействительным документом.
Копия трудовой книжки, заверенная работодателем, – образец
Пример заверения копии трудовой книжки
Обязательно требуется заверить образец всех копированных листов трудовой книжки. Если документ имеет слишком много листов, можно запросить выписку из трудовой книжки. Тогда, заверяется первая страница и те листы, где содержатся нужные данные.
Как заверить трудовую книжку для кредита
Когда люди оформляют займы, их начинает интересовать, как правильно заверить трудовую книжку для банка. Кредитные специалисты просят копию трудового документа с целью подтверждения фактической официальной занятости на момент оформления займа. Также специалист банка обращает внимание на сроки работы на последнем месте.
Образец трудовой книжки, заверенной работодателем для банка, ничем не отличается от другой идентичной документации. Правила оформления едины для всех структур.
Срок действия
Копия трудовой книжки имеет определенный период действия. Многие организации принимают такую документацию лишь в течение одного месяца со дня заверения. К примеру, это касается банков или отделов по субсидиям. Поэтому, правила содержат обязательное условие проставления даты на копии документа.
Фактически же, копия будет недействительна с момента внесения изменений в трудовую книжку. С этого момента предоставлять в инстанции устаревший документ уже нельзя.
Каждому человеку рекомендуется разобраться, как должна быть заверена копия трудовой книжки. Это поможет избежать лишней беготни. Если кадровик допустит ошибку можно сразу попросить ее исправить.
Правила заверения трудовой книжки вы найдете здесь.
Порядок предоставления копии трудовой книжки сотруднику компании
Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, выдача копии трудовой книги должна осуществляться работодателем по первому требованию работника.
Заявление, причем только письменное
Согласно трудовому законодательству РФ, выдача документа осуществляется на основании обращения работника к руководителю организации с письменным заявлением на выдачу копии трудовой книжки.
В нем указывается, для чего нужна работнику копия документа и куда она должна быть представлена, ставится дата, расписывается заявитель.
В законодательстве четко не оговаривается форма письменного запроса о выдаче дубликата трудовой книжки. На многих предприятиях кадровые службы разрабатывают бланк и порядок подачи запроса самостоятельно.
Если единой формы такого обращения в организации нет, то оно составляется произвольно. Вот пример:
Потом работник отдела кадров тоже ставит дату получения и роспись. Это делается с целью соблюдения законодательного требования об указанном сроке выдачи документа.
Затем руководителем подписывается приказ о выдаче копии, основываясь на причинах запроса. Заверенная копия приказа вручается заявителю после его регистрации.
Ответственность за своевременное и качественное исполнение этого приказа обычно возлагается на работника отдела кадров или бухгалтерии.
После получения заявления от сотрудника работодатель должен удовлетворить его просьбу в течение трех дней. Это регламентируется нормативно.
«Копия верна»
Копию можно выполнить на ксероксе, также разрешается отсканировать, а потом распечатать или просто напечатать на компьютере вручную, но в таком размере, в каком оригинал.
Трудовая книжка может копироваться полностью или частично (лишь затребованные листы). Но в том и в другом случае обязательно наличие копии титульной странички. А также обязательно нужно указывать, где хранится подлинник (название фирмы, номер дела, дату).
На всех скопированных листах ставится отметка «Копия верна». А на последней страничке работодатель делает запись о том, что сотрудник в настоящее время работает в данной организации.
Листы нумеруются, прошиваются, на месте прошивки ставиться печать, подпись ответственного лица, указывается количество страниц. Затем на каждой странице руководитель организации ставит свою подпись, ее расшифровку (имя, фамилию, отчество), пост, который он занимает в компании. Печать ставится так, чтобы она частично охватывала текст, но позволяла его прочитать.
В зависимости от места требования, дубликат трудовой может иметь разные периоды действия:
Однако ряд финансовых организаций ограничивают этот срок до 14, или до 3–5 дней.
Оформленный нотариально, документ не имеет ограничительного периода — если после ее выдачи в оригинале не появились новые записи о работе гражданина.
В любом случае, чтобы избежать излишних трат времени и финансов, необходимо уточнять в организации, требующей предоставления копии, каким образом она должна быть оформлена, и каков период ее действия.
Дайте трудовую книжку!
Трудовая книжка может пригодиться работнику в следующих случаях:
Сама трудовая книжка становится доступной для работника только в случае его увольнения. До этого она должна находиться в отделе кадров учреждения.
Как правильно заверить копию трудовой книжки
Чтобы уменьшить вероятность подделки ксерокопии трудовой книги для банка, разработаны правила ее заверения.
Обязательно соблюдение следующих моментов:
С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97.2016 (согласно приказу Росстандарта от 25.05.2017). Стандарт действует при получении копий для банка и иных фирм, запрашивающих подтверждение трудоустройства (кредитные кооперативы и т. п.).
Кто заверяет копию трудовой книжки
Обращаться за заверенной копии своей трудовой книжки следует в кадровую службу работодателя. Если таковая отсутствует, то заниматься подготовкой будет лично главный бухгалтер (иногда руководитель предприятия).
Если человек временно не работает, то заверенную копию можно оформить у нотариуса. В таком случае также копируют все страницы, начиная с титульного листа и заканчивая тем, где размещена итоговая запись (об увольнении с предыдущего места работы). По желанию клиента нотариус может заверить ксерокопии всех страниц книги.
Типовые ошибки в заверке копии трудовой книжки
Чаще всего встречаются следующие недочеты:
Иногда пропускают страницы или же копируют только последние, имеющие отношение к нынешнему работодателю. Тогда заявитель получает отказ от банка или вынужден еще раз обращаться к кадровикам для оформления «правильной» копии, подходящей для банка.
Неправильно сделанный документ автоматически признается недействительным и требующим повторной подачи.
Стоит обратить внимание на масштаб страниц. При невнимательном копировании или же распечатывании ранее сделанных фотографий/сканов их размер может измениться – стать заметно меньше или больше. Это признаки «монтажа», поэтому придется все переделать.
Отдельные случаи
Если востребованный дубликат сотрудник получил до того, как уволиться или выйти в отставку, данный документ будет считаться недействительным и его необходимо будет переоформить.
В этом случае порядок выдачи копии тот же, с той лишь разницей, что на последней страничке записывается: предъявитель сего уже не является работником данной организации. Тут же указываются причины увольнения.
А может случиться так, что компания, в которой работало лицо, ликвидирована или реорганизована, и ему просто некуда обратиться со своей проблемой. В этом случае делается копия трудовой книжки, полученной при увольнении на руки, и она заверяется в какой-либо нотариальной конторе.
Как заверить копию трудовой книжки
В практике каждого сотрудника кадровой службы возникает ситуация, когда работнику организации необходимо выдать заверенную копию документа. Как это правильно сделать?
Заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (п. 3.1 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).
Согласно ст. 62 Трудового кодекса РФ копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику в течение трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления. К таким документам относятся копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах обязательного пенсионного страхования, о периоде работы у данного работодателя и др.
Трудности с заверением копии приказов возникают редко, так как требования к оформлению организационно-распорядительных документов подробно изложены в ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (далее – ГОСТ Р 6.30-2003). В описании реквизита «Отметка о заверении копии» (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003) говорится, что при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Например:
1. Формат копии
Многие работники кадровой службы копируют на одном листе два разворота (четыре страницы) трудовой книжки. Это оправдано с точки зрения экономии бумаги, однако во многих инстанциях принципиально требуют, чтобы каждый разворот (две страницы) был на отдельном листе. Копии делают только с заполненных листов трудовой книжки и, при наличии, с вкладыша. копий документов путем проставления на них необходимых реквизитов, т.е. печати и подписи полномочного должностного лица, придающих им юридическую силу (Постановление ФАС Московского округа от 05.11.09 № КА-А41/11390-09).
Таким образом, копия трудовой книжки должна быть заверена постранично.
8. Дополнительные надписи
Во многих организациях требуют на копии после последней внесенной в трудовую книжку записи ставить дату и делать надпись «Работает по настоящее время». Однако это требование незаконно, так как, во-первых, копия документа должна полностью воспроизводить информацию подлинника документа, а во-вторых, согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек, само отсутствие записи о расторжении трудового договора не подтверждает, что работник продолжает работать по настоящее время. На практике отсутствие этой лишней надписи приводит к тому, что у работника не принимают заверенную копию трудовой книжки, а сотруднику кадровой службы во избежание конфликтов со сторонними организациями приходится вносить незаконную надпись. Часто эту надпись просят также отдельно заверять. На наш взгляд, это требование абсолютно безосновательно, так как каждая страница копии заверяется.
Таким образом, заставлять делать надпись «Работает по настоящее время» неправомерно, однако работников кадровой службы вынуждают так поступать.
Заверять копию трудовой книжки можно как вручную, так и с использованием штампов – в действующем законодательстве запрета на это нет. В организациях с большой численностью работников и с большими объемами документооборота в кадровой службе целесообразно использовать штампы. Это могут быть либо отдельные штампы («Копия верна», штамп с реквизитом «Подпись», датер), либо общий штамп, содержащий все необходимые реквизиты. Такой способ заверения копий документов помогает существенно сэкономить время, так как от руки ставится только личная подпись. Итак, в настоящее время не существует единых правил заверения копий трудовой книжки. Каждая организация выдвигает собственные требования исходя из своих внутренних стандартов. Для того чтобы избежать спорных ситуаций, необходимо законодательное закрепление правил оформления копии трудовой книжки.
Пример заверенной копии трудовой книжки
Ксения Белоконева — к.фил.н., специалист отдела управления персоналом ООО «ТОЙОТА БОШОКУ», Санкт-Петербург. Редакция журнала «Кадровик»
Порядок заверения трудовой книжки с 2020 года: образец заверенной копии
В трудовой книжке отражается вся информация о месте работы человека, а также о его предыдущем стаже. Поэтому такой документ достаточно часто требуется для предъявления в различных государственных и частных структурах. Однако храниться он должен у работодателя и выдача на руки оригинала может происходить только в исключительных случаях.
Во всех остальных ситуациях работодатель обязан выдать копию книжки, заверенную установленным образом. Я предприниматель, и поэтому мне часто приходится выдавать подобные документы. Поэтому в этой статье я расскажу вам, как должна выглядеть заверенная копия в текущем году.
Законодательство
Каждый работодатель должен знать, что книжки его сотрудников обязаны храниться у него. И он несете полную ответственность за них. Выдача книжек работникам строго регламентируется Трудовым законодательством, а именно ст.62. В ней сказано, что предоставить оригинал допускается только в случае необходимости его подачи в Соцстрах. А сотрудник, получивший ее на руки из Соцстраха, обязан вернуть работодателю ее не позднее 3 дней. Во всех остальных случаях должна выдаваться копия или выписка книжки.
В случае утери оригинала, работодатель обязан выдать его дубликат, внеся в него все сведения, которые были указаны в книжке. Однако не всегда бывает просто восстановить записи от других работодателей, так как потребуется документальное подтверждение их наличия. При отсутствии таких доказательств работодатель может только вписать имеющиеся у него сведения и общее количество трудовых лет.
За несоблюдение правил хранения книжки на работодателя и организацию может быть наложен штраф. Для должностного лица он составит не более 5 тысяч рублей, а для организации 30-50 тысяч рублей.
Поэтому чтобы избежать данной меры ответственности, документы должны храниться в сейфе в архивном порядке.
Порядок заверения
При создании копий надо начинать с первого листа книжки, где содержатся основные сведения о ее владельце. Затем копируются все страницы с записями. Последним должен быть лист с записью данного работодателя. Далее необходимо заверить сделанные копии специально предусмотренным способом. Существуют 2 основных варианта:
Удобнее использовать второй способ, так как в этом случае потребуется поставить заверение только в одном месте. В случае использования первого способа, заверять придется каждую сделанную копию.
Порядок заверения будет следующий:
Данную запись надо делать на каждой странице и на каждом обороте листа, если вы сделали копию с двух сторон. Аналогичным образом заполняются и прошитые копии в один документ. Но помимо этого еще потребуется указать общее количество страниц в этом документе. Нумеруется каждый лист, где есть копия.
На одном из листов обязательно надо сделать запись, что человек работает по сегодняшний день. Обычно эту надпись делают там, где сделана копия последней записи в книжке. Если все копии прошиты в один документ, то такую надпись делают на том же листе, где и осуществляется заверение.
Право на оформление копий и их заверение имеют следующие лица:
Иные лица не могут указывать свою должность и ставить подписи. В противном случае документ будет считаться недействительным.
Новые правила
Данный порядок заверения действовал до 1 июля. Но теперь действуют новые правила, которые обязательны для соблюдения каждым работодателем. Помимо всех вышеперечисленных требований, была введена новая обязательная надпись, без которой копия также будет считаться недействительной. Эта надпись должна содержать сведения о месте хранения оригинала книжки.
Здесь может быть указан просто сейф отдела кадров, бухгалтерии или номер личного дела сотрудника, где хранятся все его документы. Такая подпись делается в одном месте, там же где указывается, что человек работает до настоящего момента.
Частые ошибки
Порядок заверения копий в обязательном порядке должны знать все ответственные за это сотрудники. Но в то же время и каждый работник обязан проверить правильность составления выданного ему документа. Потому что именно ему придется несколько раз ходить в организацию, где требуется эта копия, если она будет заверена не правильно. При проверке заверенной копии обращайте внимание на следующие часто допускаемые ошибки:
Зная основные нюансы и частые ошибки, надо внимательно проверить выдаваемый документ. Также и сам сотрудник должен обратить внимание на то, как заверена копия, и все ли страницы книжки отксерокопированы. Более подробно об этом можете узнать из представленного видео.
Необходимость в копии
Ситуаций, когда требуется данный документ, бывает очень много. Помните, что если вы официально трудоустроены, никто не имеет права требовать от вас оригинал книжки, кроме Соцстраха. Во всех случаях вы можете предоставить только заверенную копию. Для ее получения на крупных предприятиях обычно требуется написать письменное заявление. В небольших организациях можно сделать устный запрос. Выдать копию вам обязаны в течение 3 дней.
Копия может потребоваться:
Также такая копия может пригодиться и в других различных ситуациях. На основании предоставленного документа можно выяснить следующие сведения о человеке:
Анализируя трудовую деятельность человека, можно легко составить картину его жизни. Постоянные ответственные люди обычно редко меняют работу. А люди, находящиеся в поиске себя, как работника, обычно не задерживаются в рабочем коллективе надолго.
Как заверить трудовую книжку по новым правилам и для каких случаев новые правила заверения будут применяться?
Далеко не всегда работник может получить на руки трудовую книжку, если его трудовые правоотношения с действующим работодателем не завершены. Как правило, в подавляющем большинстве случаев работнику приходится довольствоваться копией документа. Каким образом нужно правильно заверить данный документ в настоящее время, чтобы он был принят в любой организации?
Когда требуется заверенная копия трудовой книжки?
Трудовая книжка в оригинале может быть выдана работнику до момента расторжения трудовых правоотношений только в том случае, если речь идет о предоставлении данного документа в Фонд социального страхования.
В остальных случаях, чтобы не было нарушения правил выдачи данного документа, на руки работнику по его запросу предоставляется только заверенная копия. Чаще всего такая копия требуется в следующих случаях:
Новые правила
Выдается заверенная копия трудовой книжки или выписка из нее по личному заявлению сотрудника, которому она потребовалась. В заявлении необходимо указать информацию о том, куда именно будет предоставляться копия такого документа.
До 1 июля 2018 года при заверении копии трудовой книжки было достаточно поставить отметку «Верно» или «Копия верна», а также указать, кто делает такое заверение (должность и ФИО кадрового работника или иного приравненного к нему сотрудника), поставить подпись заверителя и печать организации.
В соответствии с требованиями данного документа отметка о заверении теперь должна включать следующие составные части:
Если речь идет о заверении копии трудовой книжки или выписки из нее, которая предоставляется для Федеральной налоговой службы, то заверяющего сотрудника необходимо предупредить о данном месте подачи заверенного документа заранее. Это обусловлено тем, что относительно проставления печати на копии трудовой книжки или выписки из нее у ФНС России имеются свои требования, которые противоречат новому ГОСТу в той части, что такая печать должна в обязательном порядке затрагивать подпись и расшифровку лица, осуществившего заверение. В противном случае документ может быть не принят сотрудником подразделения ФНС как несоответствующий установленной форме.
Где можно заверить
Если говорить о местах, где можно заверить копию трудовой книжки, то место обращения будет напрямую зависеть от того, работает ли сейчас конкретный человек или нет:
Независимо от того, кто именно заверял копии документов, они будут иметь равную юридическую силу и принимаются затребовавшими их организациями без каких-либо ограничений и споров.
Если то или иное заведение отказывает в приеме заверенной копии, то данный отказ нельзя считать правомерным.
Наиболее распространенные ошибки
В силу того, что новый ГОСТ относительно заверения трудовых книжек только начал свое действие, в настоящее время сохраняется достаточно большое количество ошибок при заверении такого типа документов. К числу наиболее распространенных относятся:
В том случае, если была допущена какая-либо из таких ошибок, потребуется снять заново копию с документа и заверить его в соответствии с установленными требованиями, так как, в противном случае, документы могут попросту не принять у предоставляющего их лица в силу того, что они будут считаться недействительными. Однако следует помнить о том, что если в саму трудовую книжку были внесены какие-либо изменения, то заверять копию придется снова, так как копия потеряет свою силу действия.
Образец заверенной копии трудовой книжки
Для того чтобы минимизировать возможные ошибки, допускаемые сотрудниками кадровых подразделений и приравненных к ним лиц, можно изготовить специальный штамп, в котором изменению будут подлежать только дата его проставления, а также сведения о лице, осуществившем заверение.
Как заверить копию трудовой книжки и где хранится оригинал
Копия трудовой книжки может пригодиться человеку при различных обстоятельствах: заключении договора с банком, посещении государственных инстанций и т.д. Поскольку подлинник, согласно нормативам, наниматель выдать не вправе, для этого делается копия трудовой, которая должна быть заверена. С 2018 года приняты новые правила, как организовать всё это корректно. Ознакомимся с ними подробнее.
Трудовая книга и её копия
Одним из главных документов в жизни каждого гражданина считается именно его труд. книжка. Обязательство вести и хранить подобные материалы лежит на отделе кадров или другом уполномоченном лице, обладающем необходимой квалификацией. Поскольку подлинник должен храниться у нанимателя и не подлежит выдаче на руки до увольнения трудящегося, если работнику для тех или иных целей нужна книга, выдаётся её ксерокопия.
Такого рода бумага включает все сведения о рабочей деятельности человека: о принятии, поощрениях и переводах, а также увольнении. Заверенная копия трудовой книжки не отличается по силе юридического характера от подлинника.
Законодательство
Основным законодательным актом здесь принято считать ТК РФ. Что такое копия трудовой книжки, как правильно ее вести, заверять, сберегать, т.е. все, что касается самой книжки и ее ксерокопированных экземпляров регламентируется подзаконными НПА. Например, постановлениями Минтруда № 69 и Правительства № 225.
Зачем нужна
Вопрос, как правильно заверить трудовую, обычно появляется, если бумага вдруг срочно понадобилась трудящемуся. Это может произойти при заключении соглашения о кредитовании, обращении в органы соцзащиты за субсидией, в ПФ за пенсионными выплатами и прочее. Много где требуют подтвердить свой заработок. Потому следует правильно заверить ТК.
Как заверить трудовую книжку в 2020 году?
С лета прошлого года новым приказом Росстандарта регламентировано как должна заверяться рассматриваемая бумага. Теперь необходимо учитывать, в каких же целях понадобилась бумага. Требуется отксерить интересующие листы книги, так, чтобы текст был хорошо виден. Чтобы они считались грамотно заверенными, потребуется:
Некоторые организации могут ещё выдвигать свои дополнительные требования. Например, банки хотят, чтобы на ксерокопиях была надпись о том, что человек трудится по данный момент включительно. Такая фраза законодательно нигде не предусмотрена, однако для финансовых учреждений она служит гарантией того, что у клиента есть стабильный заработок, с которого он будет гасить кредит.
Для аккуратного вида дубликата каждый его лист следует сшить. Все страницы сшивают по левому краю. Края оставшихся ниток заклеивают бумагой, указывают дату и печать фирмы. Когда документ требуется для оборота внутри фирмы, вносить запись о месте сбережения документа нет надобности.
Образец заверения копии трудовой книжки
Просмотрите, что собой представляет образец.
Где заверить
Заверка копии трудовой осуществляется разными специалистами исходя из ситуации и штатного расписания предприятия. Рассмотрим все возможные варианты.
Образец заверения нотариусом
В тех случаях, когда человек безработный или нигде не числится, экземпляр его труд. книжки оформляет нотариус. Идти к нему нужно с паспортом либо иным документом, удостоверяющим личность. Ознакомьтесь, как выглядит нотариально удостоверенный образец заверенной трудовой.
Важно не упускать из виду, что подобного рода услуга, как, впрочем, и любая другая у нотариуса, платная.
Как заверяется работодателем
По правилам заверения дубликатов, чтобы получить бумагу потребуется оформить заявление на имя директора, а когда у юрлица есть кадровое подразделение – его руководителя. В маленьких учреждениях разрешено обойтись и устным обращением.
Не всегда человеку требуется вся трудовая. Часто достаточно всего нескольких страниц, касающихся определённого периода его труда. Поэтому можно отксерить только нужные листы документа. Кроме того, аналогичный текст можно и напечатать. Это пригодится, если у оформителя неразборчивый почерк.
Кто имеет право заверять
Как уже отмечалось, оригинал бумаги, пока трудящийся числится в организации, хранится у его работодателя. Заверительную запись может внести:
Может ли это сделать главный бухгалтер
Когда у юрлица нет кадровика, который ведёт кадровое делопроизводство, запись заверяется зачастую главным бухгалтером. Он же обычно и ведёт подобного рода документацию.
Кто заверяет трудовую гендиректора
Ксерокопию книжки гендиректора вправе заверить один из учредителей юрлица либо же сотрудник кадров главного офиса.
Образец заверения ТК
Посмотрите, как будет выглядеть пример заверения трудовой книжки.
Как заверяется документ для декретницы
Несмотря на декрет, такая сотрудница является полноценным членом коллектива и её документация хранится вместе с бумагами других трудящихся у нанимателя. Поэтому заверка дубликата осуществляется в стандартном порядке. Если женщине потребуется получить отметку «копия верна» в своей трудовой книжке, она вправе обращаться к руководителю либо кадровику.
Образец заверения трудовой сотрудницы в декрете
Просмотрите, как правильно заверить копию трудовой книжки (образец).
Копия трудовой книжки, заверенная работодателем
Грамотное оформление кадровой документации, заверенной работодателем, должно включать в себя следующие реквизиты:
Ниже представлен пример бумаги, что выдаётся работающему человеку.
Работает по настоящее время
В представленном выше примере на копии бумаги видно фразу «работает по настоящее время». Подобную отметку ставят, когда трудовая книжка понадобилась, чтобы подать материалы в учреждения, для которых важен факт трудоустройства человека и получения им регулярного заработка.
Срок выдачи
Чтобы рассмотреть заявление трудящегося и оформить копию книжки специалистам отводится 3 дня. В течение этого срока следует правильно оформить документацию. А вот выдать её нужно не позже чем через неделю.
Срок действия
Следует помнить, что временные рамки действия рассматриваемой бумаги ограничены. Так, срок её действия 30 дней с момента проставления подписи.
Особенности заверения для банка
В случае заключения кредитного соглашения, более выгодные условия предоставления взаймы предусмотрены именно для трудоустроенных граждан. Ведь это гарантия стабильного заработка, а значит и регулярных выплат по погашению кредита. Чтобы это подтвердить, нужно предоставить соответствующую документацию. Тогда и появляется проблема, как заверить копию трудовой книжки для банка.
Именно при таких обстоятельствах будет актуальной отметка о том, что человек занимает свою должность, по сей день. Ведь по факту он уже мог давно уволиться просто соответствующая запись об этом отсутствует.
Образец заверения для финучреждения
Ниже представлен пример, как оформить бумагу для банка.
Как правильно заверить копию трудовой для Пенсионного Фонда
Установленный порядок, как оформить заверенную копию для ПФ предполагает, что отксеренные листики необходимо прошить белой ниткой по правому краю. Кончики ниток заклеиваются бумажкой, на которой ставится надпись с датой и печатью предприятия. Важно не игнорировать и некоторые мелочные моменты. Например, что печать должна немого выходить за границы наклеенной бумажки и заходить на саму копию.
Пример заверения для Пенсионного фонда
Ознакомьтесь, куда ставить печать и как оформить последнюю страницу рассматриваемой бумаги для ПФ.
Ошибки при оформлении документа
Рассматривая примеры оформленной копии, можно выделить такие наиболее допускаемые при этом ошибки:
Полезное видео
Чтобы лучше разобраться в этом вопросе просмотрите представленное ниже видео.
Заключение
Копия трудовой представляет собой документ, который нужен людям в самых разнообразных ситуациях. Как правило, она нужна для подготовки пакета документов в гос. инстанции. Поэтому не последнюю роль играет тот факт, чтобы копия трудовой была правильно оформлена, в противном случае все материалы у заявителя могут не принять. Вот уже второй год действуют новые требования заверения подобной бумаги, на что следует обратить особое внимание.