какие первичные документы по учету наличных денежных средств должен проверять аудитор
Аудит кассы и кассовых операций
Автор: Галина Кардашян Главный бухгалтер-методолог 1С-WiseAdvice
Аудит кассы и кассовых операций
Автор: Галина Кардашян
Главный бухгалтер-методолог 1С-WiseAdvice
Достоверность ведения учета в компании необходимо периодически проверять. Но не всегда требуется такое трудоемкое мероприятие как комплексный аудит всей бухгалтерии. Нередко производится только проверка каких-либо отдельных важных участков. Работа с наличными деньгами, несомненно, относится к таким значимым разделам учета. Рассмотрим, как производится аудиторская проверка кассовых операций.
Цель и задачи аудита кассовых операций
Любой аудит — это проверка соответствия того или иного процесса установленным нормам. Аудит кассовых операций — не исключение. Но кроме того, необходимо учитывать специфику участка — работу с наличными деньгами.
Проверка соблюдения порядка ведения кассовых операций решает следующие задачи:
Проверка работы с наличностью может проводиться как специалистами самого предприятия, так и сотрудниками внешних компаний.
Обязательный аудит именно кассовых операций в общем случае законом не предусмотрен. Но если компания подпадает под общие критерии для обязательного аудита (ст. 5 закона от 30.12.2008 № 307-ФЗ), то проверяющие, конечно, не обойдут своим вниманием и кассовые документы.
Методы проверки кассовых операций
Т.к. речь идет о работе с ценностями, то в первую очередь необходимо провести их инвентаризацию. При анализе бухгалтерских документов применяются сплошной, выборочный или комбинированный методы.
Из-за важности данного участка аудит кассовых операций и денежных документов чаще всего производится путем сплошной проверки.
Но если объем работы очень большой, то может использоваться и комбинированный метод. В этом случае сплошь проверяются только отдельные периоды, например, те, по которым имеется информация о возможных нарушениях.
Порядок проведения проверки
Любая проверка начинается с составления плана аудита. На этом этапе оценивается объем работы, выбираются применяемые методики и составляется блок-схема аудита.
Порядок проведения аудита кассы состоит из следующих этапов:
Индивидуальные предприниматели могут накапливать денежные средства в кассе без ограничений (п. 2 Указания № 3210-У). Вместе с тем, если малое предприятие не воспользуется таким правом и установит лимит, то оно будет обязано его соблюдать (Письмо Банка России от 08.12.2014 № 29-1-1-6/9698).
Какие нарушения могут быть выявлены при проверке кассовых операций
По итогам ревизии составляют акт проверки кассовых операций, в котором могут быть отражены следующие нарушения:
Штрафы за кассовые нарушения предусмотрены ст. 15.1 КоАП РФ и составляют от 4 до 5 тыс. руб. для должностных лиц и от 40 до 50 тыс. руб. — для организаций.
Отдельно предусмотрены наказания за нарушения, связанные с применением ККТ (ст. 14.5 КоАП РФ). Здесь установлены как фиксированные штрафы, так и санкции, привязанные к сумме расчета.
Максимально с должностного лица может быть взыскано 10 тыс. руб. или 50% от незаконного расчета, с организации — 40 тыс. руб. или 100% суммы расчета.
Как избежать проблем при работе с наличностью
Касса — это весьма сложный участок бухучета и для ее безошибочного ведения необходима работа профессионалов высокого уровня.
А если таких специалистов в компании нет, то логично воспользоваться услугами консалтинговой фирмы.
Передача кассовых операций на аутсорсинг появилась на российском рынке относительно недавно.
Как и любой другой вид аутсорсинга, она позволяет снизить расходы и повысить эффективность бизнеса.
В большинстве случаев передача на аутсорсинг отдельных разделов учета позволяет добиться существенной экономии. Поэтому, если грамотно обосновать выгоду для руководства компании, то оно примет предложение о такой форме ведения бухгалтерии.
В частности, кроме прямой экономии, передача учета в руки профессионалов приводит и к снижению налоговых рисков.
2.2.2.3. Аудиторская проверка бухгалтерской отчетности
2.2.2.3. Аудиторская проверка бухгалтерской отчетности.
1) Аудит организации бухгалтерского и налогового учета в организации.
Аудитор проверяет общую постановку бухгалтерского и налогового учета, а именно:
— правильность применения учетной политики общества, недостатки учетной политики, наличие рабочего плана счетов, первичных учетных документов;
— правильность отражения в бухгалтерском учете хозяйственных операций в соответствии с действующим планом счетов и Инструкцией по его применению;
— организацию подготовки, оборота и хранения первичных документов, различных регистров и журналов бухгалтерского учета;
— организацию налогового учета;
— использование компьютерной системы в бухгалтерском и налоговом учете.
2) Проверка достоверности проведения инвентаризации
В ходе аудиторской проверки аудитор проверяет правильность проведения инвентаризации, оформления ее результатов и отражения их в бухгалтерском учете.
3) Аудит отчетности в организации.
Аудитор сопоставляет формы бухгалтерской отчетности с данными бухгалтерского учета, отраженными в синтетическом и аналитическом учете.
4) Аудит основных средств и нематериальных активов
Аудиторская проверка учета основных средств и нематериальных активов включает в себя:
— проверку правильности и своевременности зачисления объектов в состав основных средств и нематериальных активов,
— источники приобретения (создания) и цель приобретения (создания) основных средств (нематериальных активов),
— проверка правильности ведения аналитического учета основных средств и нематериальных активов,
— правильность начисления амортизации, степень износа,
— правомерность и правильность отражения по счетам бухгалтерского учета операций, связанных с реализацией объектов основных средств (нематериальных активов), передачей имущества в аренду и залог, взноса в качестве вклада в уставный капитал хозяйственных обществ. Для арендованного имущества оценивается форма договора и размеры периодических выплат, проверка правильности переоценки основных средств,
— проверка учета капитальных вложений, в том числе на создание нематериальных активов,
— проверка правильности учета отнесения затрат на ремонт основных средств,
— проверка иных существенных хозяйственных операций с объектами основных и нематериальных активов, не отраженных в предыдущих разделах.
5) Аудит товарно-материальных запасов.
В данном разделе проводится аудит следующих активов: материалы, малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, готовая продукция, товары.
Аудитор проверяет правильность применяемой методики оценки данных активов и списания их на затраты производства. Проводится проверка организации учета движения материальных ценностей на складах, взаимодействие складского и бухгалтерского учета. Проверяется отражение в учете потерь, недостач и хищений товарно-материальных запасов.
6) Аудит финансовых активов
Финансовые активы рассматриваются аудитором в разрезе долгосрочных финансовых вложений и краткосрочных финансовых вложений. Проводится проверка правильности оценки данных активов к учету, реализации, погашения и иных направлений выбытия.
Отдельно рассматриваются вопросы текущей и предполагаемой доходности долгосрочных финансовых вложений. Проверяется отражение в учете получаемого дохода по долгосрочным финансовым активам.
При проверке краткосрочных финансовых активов необходимо уделить внимание векселям. Рассмотреть вопросы правильности оформления, законности приобретения, возможности взыскания, обеспеченности (авалированные или без обеспечения), наличия просроченных и непротестованных векселей.
7) Аудит денежных средств
Провести проверку ведения кассовых операций.
Провести аудит расчетов с подотчетными лицами.
Провести аудит движения денежных средств на валютных счетах с точки зрения бухгалтерского, налогового учетов, а также регулирования и контроля валютных операций, установленных специальными нормативными положениями.
Провести аудит учета операций по расчетному и другим счетам в банках.
Провести аудит учета денежных документов, средств в пути.
Аудитор оценивает степень надежности кредитной организации, в которой организация держит свои счета. При наличии случаев задержки платежей или «зависания» денежных средств об этом указывается в аудиторском заключении.
8) Аудит торговой дебиторской задолженности
Аудитор проверяет аналитический учет по покупателям.
Аудитор анализирует дебиторскую задолженность с разбивкой по срокам погашения и качеству: стандартная, сомнительная, просроченная, безнадежная. Аудитор проверяет отражение дебиторской задолженности в зависимости от вида в бухгалтерском учете.
Аудитор анализирует состояние работы с должниками и претензионной работы. По имеющимся судебным искам оценивается предполагаемый исход судебного разбирательства и объем возможных потерь для организаций.
Аудитор анализирует формы погашения дебиторской задолженности, проводит проверку отражения в учете неденежных форм расчетов.
Аудитор проверяет иную дебиторскую задолженность, являющуюся существенной и не отраженной в иных разделах.
9) Аудит кредиторской задолженности, вытекающей из поставки товаров, работ, услуг.
Аудитор оценивает характер обязательств, формы их оплаты, сроки, обеспеченность в сопоставлении с аналогичными показателями дебиторской задолженности. Проводит аудит расчетов по претензиям к поставщикам. По имеющимся претензиям оценивается предполагаемый исход судебного разбирательства и объем возможных потерь для организации.
Аудитор проверяет иную кредиторскую задолженность, являющуюся существенной и не отраженной в иных разделах.
10) Аудит учета труда и заработной платы.
Аудитор проверяет следующие аспекты:
— соблюдение трудового законодательства,
— внутренние документы организации, регулирующие взаимоотношения работника и организации,
— проверка учета рабочего времени и выработки, форм и систем оплаты труда,
— правильность и своевременность начисления и выплаты заработной платы;
— правильность удержания и уплаты подоходного налога;
— правильность расчетов по начислению платежей во внебюджетные фонды;
— расчеты с персоналом по прочим операциям.
11) Аудит резервов под рисковые активы, под предстоящие расходы.
Проверяется наличие и достаточность резервов под активы и предстоящие расходы с различными степенями риска. Проверяется правильность образования и использования сумм по тому или иному резерву.
12) Аудит организации корпоративного управления.
Аудит учредительных документов требует проверки юридических оснований на право функционирования общества в соответствии с действующим законодательством. Аудит протоколов общего собрания акционеров, собраний Совета директоров. Отражение в учете решений данных органов, проверка принятых решений на Совете директоров на предмет непревышения полномочий. Аудит раскрытия в отчетности аффилированных лиц.
13) Аудит учета капитала.
Проводится аудит уставного капитала, расчетов с учредителями, в том числе по выплате с дивидендами. Аудит учета добавочного капитала. Аудит учета резервного капитала. Аудит учета финансовых результатов и их использования.
14) Аудит кредитов и займов полученных.
Аудитор оценивает объем заемных обязательств по суммам и срокам привлечения средств, отдельно для рублевых и валютных средств, в зависимости от формы получения и вида предоставленного обеспечения. Аудитор проверяет правильность и своевременность начисления процентов.
15) Аудит налоговых обязательств и начислений.
Аудитор проверяет следующие аспекты налогообложения:
— правильность определения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль, обоснованность использования льгот;
— правильность определения облагаемого оборота по налогу на добавленную стоимость от реализации продукции (работ, услуг), авансам и предоплатам и другим оборотам, для исчисления НДС в общеустановленном порядке, правомерности списания НДС в зачет бюджету;
— правильность определения налогооблагаемой базы по другим налогам, являющимся существенными для подтверждения достоверности расчетов с бюджетом.
16) Аудит расходов организации.
Аудитор проверяет с учетом особенностей:
организацию учета затрат на производство,
правильность формирования себестоимости реализованной продукции, произведенных работ, оказанных услуг,
правильность формирования операционных, внереализационных расходов,
правильность калькулирования себестоимости продукции.
Аудитор изучает заключенные хозяйственные договора и их дальнейшее отражение в учете.
При рассмотрении правильности отнесения на себестоимость расходов Аудитор оценивает основные налоговые риски. Аудитор проверяет обоснованность отражения и списания расходов будущих периодов.
17) Аудит доходов организации.
Аудитор оценивает правильность, полноту и своевременность отражения всех существенных видов доходов от реализации продукции (работ, услуг), от прочей реализации и внереализационных операций и оценивает прибыльность общества по видам деятельности.
Аудитор проверяет правильность отражения в учете экспортных операций.
Аудитор проверяет наличие лицензий на виды деятельности, подлежащие лицензированию в общеустановленном порядке.
Аудитор изучает заключенные договора на реализацию продукции, работ, услуг их дальнейшее отражение в учете.
Аудитор проверяет обоснованность отражения и списания доходов будущих периодов.
18) Аудит внутрихозяйственных расчетов.
Аудитор проверяет аналитический учет внутрихозяйственных расчетов.
19) Прочее раскрытие, установленное законодательством.
Аудитор выражает мнение о фактах хозяйственной деятельности по состоянию на отчетную дату, в отношении последствий которых в будущем существует неопределенность.
Аудитор выражает мнение о существенных событиях после отчетной даты.
Проверка соблюдения кассовой дисциплины
В силу норм ст. 19 Закона о бухгалтерском учете [1] автономные учреждения обязаны самостоятельно организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. Кроме того, напомним, перед составлением годовых отчетных форм проводится инвентаризация денежных средств, денежных документов и бланков документов строгой отчетности. В ходе инвентаризации должна осуществляться в том числе проверка полноты, достоверности и точности отражения в учете и отчетности кассовых операций за проверяемый период, а также соблюдения законодательных и нормативных документов, регулирующих кассовую дисциплину. В данной статье мы рассмотрим основные вопросы, на которые следует обратить внимание не только при проведении инвентаризации кассы, но и при осуществлении в учреждении операций внутреннего контроля в части проверки соблюдения в учреждении кассовой дисциплины.
В ходе проверки кассовой дисциплины учреждению необходимо сосредоточиться на анализе следующих вопросов:
Выявление фактов недостач, растрат и хищений денежных средств
Напомним, что инвентаризация денежных средств, хранящихся в кассе учреждения, должна проводиться при обязательном участии главного (старшего) бухгалтера и кассира. Кассир представляет для проверки последний кассовый отчет и документы по операциям последнего дня, а также дает расписку в том, что все приходные и расходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации в кассе нет неоприходованных или не списанных в расход наличных денежных средств и бланков строгой отчетности. Отметим, что порядок проведения инвентаризации должен быть установлен в учетной политике учреждения.
В случае выявления в ходе инвентаризации недостач или излишков проводятся мероприятия по установлению причин их возникновения.
Одновременно необходимо обратить внимание и на условия хранения денежных средств:
Соблюдение установленного лимита остатка наличных денег
Напомним, что лимит остатка наличных денег должен быть рассчитан учреждением самостоятельно. При этом Порядок ведения кассовых операций содержит два варианта такого расчета: исходя из объема поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги либо исходя из объема их выдачи, из которого исключаются суммы, предназначенные для выплаты заработной платы, стипендий и осуществления других выплат работникам.
При наличии у учреждения обособленных подразделений лимит остатка наличных денег определяется с учетом лимитов остатка наличных денег, установленных этим подразделениям. Экземпляр распорядительного документа об установлении обособленному подразделению лимита остатка наличных денег направляется данному подразделению в порядке, определенном учреждением. Проверить обозначенный вопрос достаточно легко: достаточно обращать внимание на остатки на конец и начало дня в кассовой книге.
Порядком ведения кассовых операций установлен срок выдачи наличных денег по выплатам заработной платы, стипендий и другим выплатам – пять рабочих дней (включая день получения на указанные выплаты наличных денег с банковского счета). Таким образом, сверх установленного учреждением лимита можно хранить наличные деньги исключительно в сумме, предназначенной для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий, и не более пяти рабочих дней.
Несмотря на то, что сумму лимита остатка наличных денег в кассе учреждение устанавливает самостоятельно, несоблюдение лимита продолжает признаваться административным правонарушением. Напомним, что превышение установленного лимита остатка наличных денежных средств в кассе учреждения – одно из грубейших нарушений кассовой дисциплины, которое в соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ влечет наложение административного штрафа:
Проверка правильности оформления документов по кассе
1. Заполнение всех строк и реквизитов РКО, ПКО и других документов, используемых при осуществлении кассовых операций, отсутствие в них исправлений. Так, согласно п. 167 Инструкции № 157н [3] прием в кассу наличных денежных средств от физических лиц производится по бланкам строгой отчетности, утвержденным в порядке, предусмотренном законодательством РФ. В случае приема наличных денежных средств уполномоченными лицами последние ежедневно сдают в кассу учреждения денежные средства, оформленные реестром сдачи документов, с приложением квитанций (их копий).
В кассовых документах должно быть указано основание для их оформления и перечислены прилагаемые подтверждающие документы (расчетно-платежные ведомости, платежные ведомости, заявления, счета и др.).
Принятие к бухгалтерскому учету документов, оформляющих операции с наличными или безналичными денежными средствами, содержащих исправления, не допускается. Иные первичные (сводные) учетные документы, содержащие исправления, принимаются к бухгалтерскому учету в случае, когда исправления внесены по согласованию с лицами, составившими и (или) подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием надписи «Исправленному верить» («Исправлено») и даты внесения исправлений. Внесение исправлений в документы, оформленные в электронном виде, после их подписания не допускается.
Также необходимо убедиться в отражении в кассовой книге всех ПКО и РКО. Для этого требуется сверить записи в кассовой книге с данными кассовых документов.
2. Наличие необходимых подписей. Напомним, что кассовые документы должны быть подписаны главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), а также кассиром. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем (п. 4.3Порядка ведения кассовых операций). Однако здесь следует учитывать, что в силу п. 8 Инструкции № 157н документы, которыми оформляются факты хозяйственной жизни с денежными средствами, принимаются к бухгалтерскому учету при наличии на документе подписей руководителяучреждения и главного бухгалтера или уполномоченных ими лиц. Таким образом, в данном случае Порядок ведения кассовых операций противоречит Инструкции № 157н. С целью недопущения негативных последствий, которые могут возникнуть при проверке, по нашему мнению, учреждению целесообразно руководствоваться требованиями названной инструкции.
Поступающие в кассу и выдаваемые из кассы наличные деньги должны учитываться в кассовой книге (ф. 0310004). Записи в ней должны производиться по каждым ПКО и РКО.
Согласно п. 6Порядка ведения кассовых операций кассир выдает наличные деньги после проведения идентификации получателя наличных денег по предъявленному им паспорту или другому документу, удостоверяющему личность в соответствии с требованиями законодательства РФ, либо по предъявленным получателем наличных денег доверенности и документу, удостоверяющему личность. Выдача наличных денег осуществляется непосредственно получателю наличных денег, указанному в РКО (расчетно-платежной или платежной ведомостях) или в доверенности.
Для выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы РКО оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. Кроме того, к заявлению необходимо приложить расчет (обоснование) размера аванса (п. 213 Инструкции № 157н). Форма указанного расчета не утверждена, следовательно, он может составляться в произвольной форме.
3. Соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью.
4. Наличие доверенностей. Напомним, что при выдаче денег по доверенности проверяется соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, прописанных в РКО, фамилии, имени, отчеству (при наличии) доверителя, указанным в доверенности, соответствие проставленных в доверенности и расходном кассовом ордере фамилии, имени, отчества (при наличии) доверенного лица, данных документа, удостоверяющего личность, данным предъявленного доверенным лицом документа, удостоверяющего личность. В расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, кассир делает запись: «По доверенности». Доверенность прилагается к расходному кассовому ордеру (расчетно-платежной или платежной ведомостям).
В случае выдачи наличных денег по доверенности, оформленной на несколько выплат или на получение наличных денег у разных юридических лиц, делаются ее копии, которые заверяются в порядке, установленном юридическим учреждением. Оригинал доверенности (при наличии) хранится у кассира и при последней выдаче наличных денег прилагается к расходному кассовому ордеру.
Выявление фактов несоблюдения ограничений по расчетам с юридическими лицами
Наличные расчеты производятся в размере, не превышающем предельный размер наличных расчетов, при исполнении гражданско-правовых обязательств, предусмотренных договором, заключенным между участниками наличных расчетов, и (или) вытекающих из него и исполняемых как в период действия договора, так и после окончания срока его действия.
Без учета предельного размера наличных расчетов осуществляется расходование поступивших в кассы наличных денег в валюте РФ за проданные товары, выполненные работы и (или) оказанные услуги, а также полученных в качестве страховых премий на следующие цели:
Проверка целевого использования средств
Кроме того, необходимо отметить, что наличные расчеты в валюте РФ по операциям с ценными бумагами, по договорам аренды недвижимого имущества, по выдаче (возврату) займов (процентов по займам), по организации и проведению азартных игр осуществляются за счет наличных денег, поступивших в кассу участника наличных расчетов с его банковского счета (п. 2 Указания № 3073‑У).
Также отметим: если в соответствии с Бюджетным кодексом на автономное учреждение возлагаются обязанности получателя бюджетных средств, нужно убедиться в отсутствии фактов их нецелевого использования. Проверку данного вопроса целесообразно проводить параллельно с изучением документов, являющихся основанием для осуществления расчетов с подотчетными лицами. В ходе проверки необходимо сравнить статьи и подстатьи КОСГУ (с 2016 года – следует обращать внимание на вид расходов), по которым выдавался аванс, с указанными в авансовых отчетах. Кроме того, необходимо проанализировать правильность отнесения фактически произведенных расходов на те или иные статьи и подстатьи КОСГУ (вид расходов).
Прочие вопросы
Наличие случаев неоприходования поступивших денежных средств. В ходе проверки анализируются:
проверку совпадения кассовых ордеров с информацией о них, содержащейся в журнале регистрации расходных кассовых ордеров;
проверку обоснованности включения лиц в расчетно-платежные ведомости. В данном случае ревизоры выборочно сверяют расчетно-платежные ведомости со штатным расписанием, приказами о приеме на работу и рядом других документов.
Наличие договоров о полной материальной ответственности. Напомним, что в соответствии со ст. 244 ТК РФ с кассиром должен быть заключен договор о полной материальной ответственности. Причем такой договор должен быть заключен не только с кассиром, но и с лицом, заменяющим его на время отпуска, болезни и т. д.
Соблюдение порядка ведения бухгалтерского учета. В ходе проверки необходимо убедиться в правильности отражения операций по кассе в бухгалтерском учете учреждения.
В заключение еще раз отметим, что автономные учреждения, как и другие организации, обязаны осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни, который должен охватывать в том числе вопросы соблюдения учреждением кассовой дисциплины. Кроме того, укажем, что без проверки кассовой дисциплины не обходится практически ни одна проверка органов государственного (муниципального) финансового контроля.
Далее приведем перечень наиболее распространенных нарушений, допускаемых учреждениями при осуществлении кассовых операций:
[2] Порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенный порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства, утв. Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210‑У.
[3] Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.
[4] Указание ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073‑У «Об осуществлении наличных расчетов».
Прямо сейчас заберите у «Клерка» 4 000 рублей при подписке на « Клерк.Премиум» до 12 ноября.
Подробности и условия самой обсуждаемой акции «Клерка» здесь.