каким документом исправляют ошибки в учете
Исправляем ошибки в бухгалтерском учете и отчетности
Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности производится в зависимости от их характера и момента выявления. Рассмотрим порядок исправления ошибок бухгалтерского учета.
Не являются ошибками в бухгалтерском учете и отчетности неточности или пропуски, выявленные в результате получения новой информации, которая не была доступна на момент отражения (неотражения) фактов хозяйственной деятельности (п. 2 ПБУ 22/2010). Правила ПБУ 22/2010 в данном случае не применяются, а выявленные в текущем периоде доходы (расходы) прошлых лет, которые не нашли своего отражения в учете по объективным причинам (не вследствие ошибки), вносят записями периода их обнаружения, при этом не нужно корректировать бухгалтерские записи прошлых периодов.
Факторы исправления ошибок в бухгалтерском учете и отчетности
На порядок исправления ошибок в бухгалтерском учете и отчетности влияют два фактора:
Ошибка признается существенной, если она в отдельности или в совокупности с другими ошибками за один и тот же отчетный период может повлиять на экономические решения пользователей, принимаемые ими на основе отчетности этого периода (п. 3 ПБУ 22/2010).
Первым отчетным годом для вновь созданной коммерческой некредитной организации является период с даты государственной регистрации по 31 декабря того же календарного года включительно (ч. 2 ст. 15 Закона № 402-ФЗ). Если же государственная регистрация произведена после 30 сентября, то первым отчетным годом, как правило, является период с даты ее государственной регистрации по 31 декабря календарного года, следующего за годом регистрации, включительно (ч. 3 ст. 15 Закона № 402-ФЗ).
Организация самостоятельно определяет уровень существенности ошибки исходя как из величины, так и характера соответствующей статьи (статей) отчетности (п. 3 ПБУ 22/2010).
При этом следует принимать во внимание влияние ошибки на все показатели, представленные в отчетности за период, в котором она была выявлена (в том числе показатели отчетного года и сравнительные показатели всех представленных в отчетности предыдущих периодов) ( п. 3 ПБУ 22/2010; письмо Минфина России от 24.01.2011 № 07-02-18/01).
Критерий оценки ошибки для признания ее существенной организации необходимо закрепить в учетной политике. Можно установить как общий критерий существенности, так и индивидуальные критерии для отдельных (наиболее значимых для организации) статей баланса.
Одним из вариантов определения существенности ошибки может быть установление определенного процентного отношения величины искаженной статьи бухгалтерского баланса к группе статей (итогу по разделу) баланса или сумме (итогу) всех составляющих счетов баланса (валюте баланса).
В таблице ниже приведен порядок исправления ошибок в бухгалтерском учете и отчетности в зависимости от рассмотренных выше факторов.
Порядок исправления ошибки в бухгалтерском учете и отчетности 
Оформление исправления ошибок бухгалтерского учета и отчетности
Исправления ошибок в регистрах бухгалтерского учета должны содержать (ч. 8 ст. 10 Закона № 402-ФЗ):
Оформление исправления ошибки производится бухгалтерской справкой (ч. 1 ст. 9 Закона № 402-ФЗ), в которой должны быть отражены все необходимые записи (исправительные, дополнительные проводки, события, явившиеся причиной ошибки, и др.). Справку составляют на основании документов, подтверждающих вновь выявленные обстоятельства или наличие ошибки, в произвольной форме с указанием обязательных реквизитов, предусмотренных ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.
В зависимости от ситуации исправления могут быть внесены:
Информация о существенных ошибках бухгалтерского учета предшествующих отчетных периодов, исправленных в текущем, в обязательном порядке должна быть раскрыта в пояснениях к годовой отчетности (п. 15 ПБУ 22/2010). В пояснениях приводят сведения:
Если определить влияние существенной ошибки бухгалтерского учета на один или более предшествующих отчетных периодов, представленных в отчетности, невозможно, то в пояснениях необходимо раскрыть причины этого, а также привести описание способа отражения исправления существенной ошибки и указать период, начиная с которого внесены исправления (п. 16 ПБУ 22/2010).
Ошибки бухгалтерского учета и отчетности: исправительные проводки
В бухгалтерском учете прибыль прошлых лет, выявленную в отчетном году, отражают в составе прочих доходов по кредиту счета 91 субсчет «Прочие доходы» на дату ее выявления (пп. 8, 16 ПБУ 9/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 32н; План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н).
Убытки прошлых лет, выявленные в отчетном году, отражают в составе прочих расходов по дебету счета 91 субсчет «Прочие расходы» на дату их выявления (п. 12 ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н).
Согласно Положению № 34н (п. 80 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н) такие доходы и расходы относятся на финансовый результат организации отчетного года, в котором они были выявлены.
В форме отчета о финансовых результатах прочие доходы отражают по строке 2340 «Прочие доходы». Убытки прошлых лет, выявленные в отчетном периоде, отражают по строке 2350 «Прочие расходы».
Если записями текущего года исправлена существенная ошибка предыдущего периода, выявленная после утверждения бухгалтерской отчетности, то сумму выявленного дохода (убытка) в отчете о финансовых результатах не указывают, а изменяют величину нераспределенной прибыли (строка 1370 бухгалтерского баланса) (п. 9 ПБУ 22/2010).
Ольга Волкова, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Как вносить исправления в первичные документы
Способ 1: исправить исходник
Исправление ошибок в первичных бухгалтерских документах разрешает закон о бухучете (от 06.12.2011 № 402-ФЗ). При внесении исправлений в исходный документ ошибочную информацию зачеркивают, записывают верную, ставят пометку: «Исправлено» или «Исправленному верить» и указывают дату внесения исправлений. На документе должны быть проставлены подписи лиц, которые составили данный документ, с указанием их Ф. И. О. Если на момент внесения исправления кто-то из них уволился, рекомендуем заверить исправление подписью руководителя. Ставить на исправительной надписи печать закон не требует.
Выглядит это примерно следующим образом:
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В каких первичных документах не допускаются исправления? Запрещается исправлять кассовые и банковские документы: приходный и расходный кассовый ордера, платежные поручения (п. 16 Положения по бухучету и отчетности, утв. приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н). Такой ошибочный документ нужно заменить новым с верными данными.
Способ 2: сделать замену
Вместо правки исходного документа можно оформить другой — исправительный. Несмотря на то, что законом о бухучете такой способ исправления не предусмотрен, чиновники это разрешают (см., например, письмо ФНС от 05.03.2018 № СД-4-3/4226@). Порядок внесения исправлений в этом случае должен быть подобен выписке исправительного счета-фактуры. То есть в нем должно быть указание на то, что это исправительный документ, приведены номер и дата исходного документа, а также порядковый номер и дата исправления.
Алгоритм исправления ошибок в счете-фактуре хорошо описан в КонсультантПлюс. Чтобы его посмотреть, переходите в Готовое решение. Пробный полный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.
Этот же способ используют, когда требуются исправления в первичных документах, составленных в электронной форме.
Исправление ошибок в учете и отражение в «1С:Бухгалтерии 8»: ответы на вопросы
Как исправить ошибки в номерах, датах и суммах полученных счетов-фактур, зарегистрированных в прошлых налоговых периодах?
Если покупатель вручную регистрирует в учетной системе первичные документы и счета-фактуры, поступившие от продавцов, то ситуация, когда возникают технические ошибки (неправильно введен номер или дата счета-фактуры и пр.), не такая уж и редкая. Как следствие, появляются ошибки в регистрационных записях книги покупок, которые приводят к отражению недостоверных сведений в Разделе 8 декларации по НДС. Ошибки ввода можно минимизировать, если использовать обмен электронными документами (ЭДО).
Допущенные при регистрации счетов-фактур ошибки может обнаружить сам налогоплательщик, а может выявить налоговый орган при проведении камерального контроля (п. 3 ст. 88 НК РФ).
В первом случае налогоплательщику придется представить в налоговый орган уточненную налоговую декларацию с корректными сведениями. Несмотря на то, что обязанность по представлению уточненной декларации возникает только в случае, если допущенные ошибки привели к занижению суммы налога, подлежащей уплате в бюджет (п. 1 ст. 81 НК РФ), исправление сведений, ранее представленных в Разделе 8 декларации по НДС, возможно только путем представления уточненной налоговой декларации.
Во втором случае налогоплательщик получит от налогового органа сообщение с требованием представления пояснений (п. 2.7 Рекомендаций по проведению камеральных налоговых проверок, направленных письмом ФНС России от 16.07.2013 № АС-4-2/12705). В ответ на полученное сообщение налогоплательщик должен направить в налоговый орган пояснение с указанием корректных данных. При этом необходимость в последующем представлении уточненной декларации у налогоплательщика отсутствует, хотя ФНС России рекомендует это сделать (письмо от 06.11.2015 № ЕД-4-15/19395).
И в том, и в другом случае налогоплательщику придется уточнять данные, ошибочно введенные в учетную систему, и вносить исправления в книгу покупок.
Для исправления технических ошибок, допущенных при регистрации полученного счета-фактуры, в программе «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0 используется документ Корректировка поступления (раздел Покупки) с видом операции Исправление собственной ошибки.
Документ можно создавать на основании документа Поступление (акт, накладная), в этом случае основные поля на закладке Главное и табличная часть на закладках Товары или Услуги будут заполнены сразу при открытии документа.
Операция Исправление собственной ошибки позволяет исправить ошибочно введенные реквизиты счета-фактуры:
Если технические ошибки не затрагивают суммовые или количественные показатели, то на закладке Главное в поле Отражать корректировку целесообразно установить значение Только в учете НДС, поскольку исправление технических ошибок ввода реквизитов счета-фактуры не влияет на отражение операций на счетах бухгалтерского учета и не требует внесения записей в регистр бухгалтерии.
В блоке Исправление ошибок в реквизитах счета-фактуры:
Для исправления реквизита, содержащего ошибки (например, ошибочного номера счета-фактуры), соответствующий показатель в колонке Новое значение необходимо заменить на правильный (рис. 1).
Рис. 1. Исправление технической ошибки, допущенной при регистрации полученного счета-фактуры
Технические ошибки могут возникать при переносе в документы учетной системы информации из первичных документов о цене и количестве приобретенных товаров (работ, услуг, имущественных прав), а также о ставке и сумме предъявленного НДС.
В этом случае в поле Отражать корректировку следует установить значение Во всех разделах учета, если необходимо одновременно скорректировать данные бухгалтерского и налогового учета по налогу на прибыль и НДС.
Устранение ошибок, затрагивающих количественно-суммовые показатели, выполняется на закладках Товары или Услуги. Табличная часть Товары (Услуги) заполняется автоматически по документу-основанию.
Каждой строке исходного документа соответствуют две строки в документе корректировки: до изменения и после изменения. В строке после изменения нужно указать исправленные суммовые (количественные) показатели.
В результате проведения документа Корректировка поступления с видом операции Исправление собственной ошибки:
В дополнительном листе книги покупок будут отражены две записи:
1С:ИТС
Подробнее о порядке исправления ошибок ввода реквизитов полученного счета-фактуры в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) см. в справочнике «Учет по налогу на добавленную стоимость» раздела «Бухгалтерский и налоговый учет».
После утверждения годовой бухгалтерской отчетности организация, применяющая общую систему налогообложения (ОСНО), выявила ошибку прошлого года: завышена сумма прямых расходов в бухгалтерском учете и для целей налогообложения прибыли. При этом за прошлый год получен убыток, а в текущем году получена прибыль. Можно ли корректировку по налогу на прибыль отразить в текущем году?
В налоговом учете, в том числе и для целей налогообложения прибыли, по общему правилу, в соответствии с пунктом 1 статьи 54 НК РФ, ошибки (искажения) исправляются в том периоде, в котором они были совершены. В то же время налогоплательщик вправе провести пересчет налоговой базы и суммы налога в том налоговом (отчетном) периоде, в котором выявлены ошибки (искажения), если:
Очевидно, что завышение суммы прямых расходов не могло привести к излишней уплате налога на прибыль за прошлый год. Налог за прошлый период не был излишне уплачен еще и потому, что у организации в прошлом году образовался убыток, следовательно, такие ошибки учитываются относительно налогового периода, в котором они были совершены (письмо Минфина России от 07.05.2010 № 03-02-07/1-225). Поэтому организация должна выполнить перерасчет налоговой базы и суммы налога за период совершения ошибки, а также представить в налоговый орган уточненную налоговую декларацию за прошлый год (абз. 1 п. 1 ст. 81 НК РФ).
В «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 ошибку прошлых лет, связанную с завышением расходов, можно исправить либо документом Корректировка поступления, либо документом Операция.
Отметим, что внутренним регламентом организации корректировка данных прошлого года (в том числе и данных налогового учета) в программе может быть запрещена: установлена дата запрета изменения данных прошлого года, и «открывать» закрытый период недопустимо.
Если изменения в данные налогового учета (НУ) за прошлый год все же вносятся, то меняется финансовый результат в НУ, поэтому возникает необходимость заново сформировать операцию Реформация баланса, причем без перепроведения всех остальных документов, чтобы не затронуть данные бухгалтерского учета.
Избежать указанных трудностей можно, если выполнить следующие действия:
Как в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) исправить ошибки в бухгалтерском и налоговом учете:
Организация (на ОСНО, плательщик НДС, положения ПБУ18/02 не применяет) обнаружила ошибки: в прошлых отчетных периодах текущего года не все расходы были отражены в учете. Как и в каком периоде нужно зарегистрировать в программе соответствующие документы?
Как следует из вопроса, неотраженные вовремя расходы и момент обнаружения данного факта относятся к одному и тому же налоговому периоду.
В этом случае документы, учитывающие расходы (Поступление (акт, накладная), Поступление доп. расходов, Требование-накладная, Операция и т. д.) и относящиеся к прошлым отчетным периодам текущего года, можно зарегистрировать в момент их получения или обнаружения, то есть до окончания текущего года.
Таким образом, указанные расходы автоматически будут учтены при определении налоговой базы (прибыли) текущего отчетного (налогового) периода, которая в соответствии с пунктом 7 статьи 274 НК РФ определяется нарастающим итогом с начала года.
Поскольку в данной ситуации ошибки, допущенные в декларациях по налогу на прибыль за прошлые отчетные периоды текущего года, не привели к занижению суммы налога, подлежащей уплате, то организация не обязана представлять в ИФНС уточненные декларации за эти периоды (абз. 2 п. 1 ст. 81 НК РФ).
А как быть, если организация выявила в текущем отчетном (налоговом) периоде расходы, относящиеся к прошлым налоговым периодам (например, в связи с тем, что первичные документы были получены не вовремя)?
По мнению Минфина России (письмо от 24.03.2017 № 03-03-06/1/17177), такое неотражение является искажением налоговой базы предыдущего налогового периода, поэтому действовать надо в соответствии с положениями статьи 54 НК РФ. При этом, если в текущем отчетном (налоговом) периоде организация понесла убыток, то в этом периоде перерасчет налоговой базы невозможен, так как налоговая база признается равной нулю.
Таким образом, документы прошлого года также можно регистрировать в текущем периоде, при условии, что получена прибыль и в прошлом году, и в периоде внесения исправлений.
Если хотя бы одно из этих условий не выполняется, то исправлять ошибки (искажения) в бухгалтерском и налоговом учете придется в разных периодах. Для этого можно воспользоваться последовательностью действий, описанной в ответе на предыдущий вопрос: с помощью документа Операция отразить расходы прошлых лет в бухгалтерском учете, затем вручную составить регистр налогового учета, где отразить корректировки налоговой базы прошлого года.
При этом уплачивать недоимку по налогу на прибыль и пени за прошлый год не потребуется. В интересах налогоплательщика представить уточненную декларацию по налогу на прибыль за прошлый год, чтобы в дальнейшем учесть либо переплаченный налог, либо возросший убыток прошлых лет.
Что касается налога на добавленную стоимость, то налогоплательщики-покупатели имеют право заявлять налоговый вычет в пределах 3-х лет после принятия на учет приобретенных на территории РФ товаров, работ, услуг, имущественных прав (абз. 1 п. 1.1 ст. 172 НК РФ). Поэтому организация не обязана представлять уточненную декларацию по НДС.
1С:ИТС
О переносе налоговых вычетов сумм НДС в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) см. в справочнике «Учет по налогу на добавленную стоимость» раздела «Бухгалтерский и налоговый учет».
Организация (применяет ОСНО и ПБУ 18/02) ошибочно не отразила в прошлом отчетном периоде текущего года принятие к учету основных средств (ОС) с применением амортизационной премии. Можно ли в программе автоматически исправить эту ошибку в периоде ее обнаружения (предыдущий отчетный период для корректировок закрыт)?
Поскольку в программе установлена дата запрета изменения данных (например, 30 июня), то зарегистрировать принятие к учету основного средства следует в периоде обнаружения ошибки (например, в июле) с помощью документа Принятие к учету ОС (раздел ОС и НМА).
В документе нужно указать параметры начисления амортизации для целей бухгалтерского и налогового учета, в том числе срок полезного использования (СПИ), как если бы ошибка не была допущена.
На закладке Амортизационная премия следует установить флаг Включить амортизационную премию в состав расходов.
В программе не предусмотрено автоматическое начисление амортизации за пропущенные месяцы (за июнь и июль), поэтому следует составить бухгалтерскую справку и использовать документ Операция (рис. 2). Поскольку ошибка не затрагивает параметры начисления амортизации, корректировка регистров подсистемы учета ОС не потребуется.
Рис. 2. Корректировка начисленной амортизации ОС
В данной ситуации можно не уточнять налог на прибыль за полугодие. Но, если в организации зарегистрированы обособленные подразделения (ОП), допущенная во II квартале ошибка могла повлиять на расчет долей прибыли за указанный период. Если указанное ОС является объектом налогообложения налога на имущество организаций, и законодательным органом субъекта РФ установлены отчетные периоды, то организация обязана представить уточненную декларацию по налогу на имущество за полугодие.
Организация (ОСНО) в апреле приняла к учету ОС (движимое имущество), а в августе обнаружила арифметическую ошибку, в результате которой стоимость ОС была завышена. Как уменьшить первоначальную стоимость ОС и пересчитать амортизацию?
Из вопроса не ясно, каким способом движимое имущество поступило в организацию. Допустим, указанное ОС было приобретено у поставщика за плату. Для корректировки стоимости приобретенного основного средства в августе текущего года в программе необходимо создать документ Операция, где указать следующую корреспонденцию счетов:
СТОРНО Дебет 08.04.1 Кредит 60.01— на сумму корректировки стоимости ОС;
СТОРНО Дебет 01.01 Кредит 08.04.1— на сумму корректировки стоимости ОС;
СТОРНО Дебет 20.01 (26, 44) Кредит 02.01— на сумму корректировки амортизации за май, июнь, июль текущего года;
Дебет 20.01 (26, 44) Кредит 02.01— на сумму амортизации за август текущего года с учетом скорректированной первоначальной стоимости ОС.
Рис. 3. Изменение параметров амортизации ОС
В табличном поле нужно указать:
Начиная с сентября при выполнении регламентной операции Амортизация и износ основных средств программа будет рассчитывать амортизацию согласно уточненным параметрам.
Данная ошибка привела к недоплате налога на прибыль, поэтому организация обязана представить уточненную декларацию за полугодие.
Завышенная стоимость ОС также могла повлиять на расчет долей прибыли, если в организации зарегистрированы ОП.
В июле текущего года организация (ОСНО, плательщик НДС) подписала с поставщиком дополнительное соглашение на уменьшение цены товарно-материальных ценностей (ТМЦ), приобретенных в прошлых налоговых периодах. В этом же месяце получены корректировочные счета-фактуры. Данные ТМЦ были включены в состав расходов в периоде поступления. В каком налоговом периоде необходимо отразить доходы, связанные с уменьшением покупной цены: можно ли их учесть в текущем периоде или следует подать уточненные декларации за прошлые годы? В прошлых годах у организации была прибыль для целей налогообложения.
Сначала разберемся, можно ли признать ошибкой учет ТМЦ по ценам, указанным в первоначальных первичных документах. В соответствии с пунктом 2 ПБУ 22/2010, не являются ошибками неточности или пропуски в отражении фактов хозяйственной деятельности, выявленные в результате получения новой информации, которая не была доступна организации на момент отражения (неотражения) таких фактов. На момент получения ТМЦ и списания их в производство в предыдущих налоговых периодах организация корректно отражала все доходы и расходы. Подписанное с поставщиком соглашение об изменении цены товара является независимым событием, которое не является ошибкой в бухгалтерском учете. Таким образом, при отражении в бухгалтерском учете изменения цены ТМЦ правила ПБУ 22/2010 не применяются.
Следуя данным рекомендациям Минфина России, налогоплательщик должен не только представить уточненные декларации за прошлые налоговые периоды, но и доплатить недоимку по налогу на прибыль, а также пени.
Поскольку в рассматриваемой ситуации корректировка налогового учета затрагивает несколько прошлых налоговых периодов, в программе целесообразно воспользоваться последовательностью действий, описанных ранее: с помощью документа Операция отразить доходы прошлых лет в бухгалтерском учете, в специальных ресурсах для целей налогового учета отразить ПР (если организация применяет положения ПБУ18/02), затем вручную составить регистры налогового учета, куда приложить расчеты корректировок налоговой базы по каждому налоговому периоду.
Данные операции автоматически выполняются с помощью документа Корректировка поступления с видом операции Корректировка по согласованию сторон.
Чтобы не затрагивать бухгалтерский и налоговый учет, на закладке Главное в поле Отражать корректировку следует установить значение Только в учете НДС.
1С:ИТС
Подробнее о корректировке входного НДС у покупателя (при уменьшении цены товара в прошлом налоговом периоде) в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) см. в справочнике «Учет по налогу на добавленную стоимость» раздела «Бухгалтерский и налоговый учет».
По мнению контролирующих органов, при обнаружении нескольких ошибок (искажений), повлекших как занижение, так и завышение налоговой базы и суммы налога, относящихся к прошлым налоговым (отчетным) периодам, налоговая база и сумма налога уточняются в разрезе каждой обнаруженной ошибки (письмо Минфина России от 15.11.2010 № 03-02-07/1-528).
Перерасчет налоговой базы и суммы налога производится в соответствии с абзацами 2 и 3 пункта 1 статьи 54 НК РФ.
Именно так работает документ учетной системы Корректировка реализации (раздел Продажи) с видом операции Исправление в первичных документах (если корректировка выполняется во всех разделах учета).
Изменения в данные налогового учета вносятся:
Если годовая бухгалтерская отчетность утверждена, то в документе Корректировка реализации на закладке Расчеты необходимо установить флаг Бухгалтерский учет прошлого года закрыт для корректировки (отчетность подписана). В этом случае ошибки прошлых лет в бухгалтерском учете исправляются в текущем периоде как прибыли и убытки прошлых лет в разрезе каждой ошибки.
Данный документ автоматически исправляет все ошибки прошлых лет в упрощенном порядке, который установлен для несущественных ошибок согласно пунктам 9 и 14 ПБУ 22/2010.
Для исправления НДС необходимо зарегистрировать новый (исправленный) экземпляр счета-фактуры (п. 7 Правил заполнения счетов-фактур, утв. Постановлением № 1137). В дополнительном листе книги продаж автоматически будут отражены две записи (п. 3 Правил заполнения дополнительного листа книги продаж, утв. Постановлением № 1137):
Порядок исправления ошибок в налоговом учете (по налогу на прибыль) в разных налоговых периодах в данной ситуации приведет к тому, что наряду с обязанностью представить уточненную декларацию за прошлый налоговый период организации придется еще и доплатить недоимку по налогу на прибыль, а также пени.
1С:ИТС
Подробнее об исправлении реализации в следующем налоговом периоде в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) см. в справочнике «Учет по налогу на добавленную стоимость» раздела «Бухгалтерский и налоговый учет».