карта гостя отеля образец
Анкета гостя, заполняется в день заезда
Для ФМС заполняется Форма №5 (там указываются данные только из документа удостоверяющего личность и прописка) на каждого гостя (который приехал из другого региона)
АНКЕТА отеля _______
Дата прибытия ___________
Дата убытия _______________
1 Фамилия ___________________________________
3 Отчество __________________________________
4 Дата рождения _____________________________
5 Место проживания __________________________
6 Документ удостоверяющий личность ___________серия и номер от
7 Адрес места регистрации
8 Контактный телефон __________________ эл. адрес: ______________________
9 Список гостей, проживающих с Вами:
| ФИО гостей | Дата рождения | Город проживания | Контактные данные (телефон и электронная почта) |
(заполняется для гостей, приехавших на своем транспорте)
*Гость, проживающий в номере, принимает на себя обязательства при оплате счетов за предоставленные услуги отеля, гость несет материальную ответственность за причиненный ущерб отелю, а так же за всех проживающих с ним гостей.
*Отель не несет ответственности за оставленные в номере и не сданные на хранение ценные бумаги, деньги, драгоценности.
*Я даю согласие на обработку моих персональных данных и использование в административных и маркетинговых целях, а так же для передачи сведений в государственные органы, определяемые законодательством РФ.
*С правилами проживания в отеле, правилами пользования бассейном, батутом и правилами пожарной безопасности ознакомлен (а) и согласен (сна).
Анкета лица, прибывшего в гостиницу
В гостиницах или подобных заведениях обычно требуется регистрация, которая включает в себя подтверждение личной информации гостей и предоставление подписи. Для такой процедуры составляется анкета лица, прибывшего в гостиницу. Документ шаблона имеет стандартную форму, пример для заполнения приведен ниже.
Нормативные правила
Регистрируются все гости комнаты. Если поселяется семья, в реестр вносится только один человек. Иногда анкета лица, прибывшего в гостиницу может потребоваться, чтобы предоставить документ государственному органу, например, членам полиции. Дополнительно может быть заполнена анкета гражданина для регистрации по месту пребывания.
Проверка личности
Сотрудники в обязательном порядке вежливо спрашивают:
Создание регистрационной записи
Когда гости прибудут в отель, сотрудники стойки регистрации передадут ему бланк анкеты прибывшего в гостиницу, чтобы заполнить информацию. В случае VIP-персоны персонал вводит информацию на карточке и получает его подпись.
Затем сотрудники создают регистрационную запись гостя, подписывают имена, прикрепляют настоящие копии паспорта или других удостоверений личности и записывают в файл истории гостей. Запись создается как регистрационная в программной системе.
Поздняя регистрация
Время заезда варьируется в зависимости от правил и положений заведения. Поздняя регистрация заезда может быть организована через отель, пока гости забронируют места заранее и организуют все необходимые детали. В отелях обычно указывается время регистрации лиц, после чего они ожидают, чтобы прибывшие зарегистрировались.
Если въезжающий хочет занять номер в гостинице до времени регистрации, некоторые заведения взимают плату за дополнительный день или рассматривают как пребывание предыдущего дня. Однако большинство гостиниц допускают время отклика (обычно 30-60 минут) по запросу гостя без каких-либо дополнительных сборов, если он хочет забрать номер до регистрации.
Некоторые отели также имеют последнее время регистрации, часто с 18:00 до 20:00. После чего они могут предоставить комнату кому-то еще, если номер не оплачен заранее или гость не звонит, чтобы указать время прибытия. Часто заведения имеют крайний срок для регистрации, потому что прием может закрыться на ночь. Для наиболее рентабельного использования номеров в гостиничном номере, гость должен попытаться добраться примерно за время регистрации отеля, оставить или сдать номер по времени выезда из гостиницы. Но это может быть не всегда практично, потому что время прибытия и выезда при полетах или автомобильных поездках может не совпадать с временем заезда и выезда отеля и по другим причинам.
Установление способа оплаты
Можно заплатить заранее или во время выезда. Те, кто заплатил авансом, попадают в белый список.
Существуют различные способы оплаты, из которых режим, который предпочитает гость, записывается во время регистрации:
Необходимо выбрать один из вариантов оплаты во время регистрации.
Заведение может потребовать от гостей предоставления гарантии кредитной карты для покрытия возможных расходов, таких как обслуживание в номерах или экспресс-выезда в конце пребывания.
Назначение жилья
После того, как заполнена анкета лица, прибывшего в гостиницу и пройден этап регистрации, сотрудники предоставят ключ от номера.
Ознакомление с положительными атрибутами:
Общей практикой является не говорить ничего о номере комнаты или компьютеризированном ключе громко, отдавая ее гостю. Служащий заведения помогает гостю с багажом, объясняет особенности размещения.
Обработка специальных запросов
Если заселившийся не удовлетворен условиями размещения по каким-либо причинам, служащий может сообщить об этом сотрудникам стойки регистрации. Кроме того, если у гостя есть особые требования, например, предоставить одноразовый набор для бритья, сотрудники фронт-офиса обязаны своевременно выполнить запрос.
Как зарегистрировать гостя в МВД: инструкция для отеля
Не все отельеры знают, что при размещении гостя они обязаны поставить его на учет в МВД. Накануне высокого летнего сезона, а также Чемпионата Европы по футболу 2021 года, который будет принимать Санкт-Петербург, предлагаем разобраться, в какие сроки необходимо оформлять регистрацию гостей в МВД, какие документы должен предоставить постоялец и какие возможны исключения.
Заселение и постановка на учет россиянина
Однако поставить на учет гражданина РФ возможно исключительно на основании четырех документов — подробнее см. п. 5 Постановления Правительства РФ от 17.07.1995 № 713 в ред. от 25.05.2017. Временное удостоверение личности в указанном Постановлении отсутствует, и направить данные о постановке на учет с этим типом документа в электронном виде невозможно.
Чтобы поставить российского гостя на учет, необходимо заполнить анкету (приложение 10 к Приказу МВД РФ от 31.12.2017 № 984). Если вы работаете «на бумаге», то анкету необходимо заполнить в двух экземплярах, один экземпляр в течение суток отвезти в МВД, а второй хранить у себя. Новый приказ не утверждает сроки хранения анкет, но многие работают по аналогии с правилами учета иностранцев и хранят анкеты в течение года.
Также вы можете «общаться» с МВД в электронном формате. Если подключить сервис Контур.Отель, то анкету вы будете направлять в МВД в электронном виде по интернету — в удобное время, без очередей и расходов на транспорт. Также форма сохранится на сервере, и вы в любой момент сможете распечатать ее или выгрузить данные о госте в формате excel на компьютер. Когда перед вами будет наглядно представлена вся информация о постояльцах, вы сможете легко анализировать посещаемость отеля по разным параметрам: кто ваши гости, из какой страны или города они приезжают, в какие часы. И в результате — делать условия проживания максимально комфортными для ваших основных гостей, меняя час заезда или выезда, вводя специальные услуги и т.д.
Подготовка анкеты в сервисе Контур.Отель
Исключение при постановке на учет граждан РФ
В соответствии со ст. 5 Закона РФ от 25.06.1993 № 5242-1 гостиница может не ставить на учет россиянина, если он зарегистрирован по месту жительства или по месту пребывания в жилом помещении, которое находится в том же субъекте Российской Федерации, что и гостиница. Например, гостинице в Самаре не нужно ставить на учет в МВД жителей Тольятти или Сызрани, ведь все города принадлежат Самарской области. Но если гражданин России с «местной пропиской» живет в гостинице более 90 суток, то его надо поставить на учет.
Как один регион считаются субъекты:
А Севастополь и Крым — нет.
Заселение и постановка на учет иностранца
Если ваш гость — иностранец, то его необходимо поставить на учет в течение рабочего дня, следующего за днем прибытия. И не важно, есть уже у иностранного гостя регистрация в другом месте или нет. Для заселения и постановки на учет необходимы следующие документы:
Также не забывайте, что иностранца обязательно необходимо снимать с учета до 12 часов следующего дня после дня отъезда. Когда время, чтобы поставить и снять с учета, настолько ограничено, имеет смысл перейти на электронный документооборот с МВД. В этом случае вы не рискуете опоздать и получить штраф, ведь с помощью Контур.Отеля заполненные уведомления уходят в ведомство по интернету моментально.
Кроме того, вам не придется дважды заводить одну и ту же информацию о госте: в момент его размещения и далее при подготовке отчета для МВД. Контур.Отель сам подставит в уведомление нужные данные, которые вы вносили в сервис ранее.
Регистрируйте гостей прямо из шахматки с помощью сервиса Контур.Отель
Разберем подробнее документы иностранного гостя
Чаще всего иностранцы приезжают с заграничным паспортом. Но граждане некоторых стран, например Украины, Казахстана, могут приехать в РФ по внутреннему паспорту (карточке). Это зависит от соглашения о взаимных поездках, которое Россия заключает с каждой страной и где перечисляются все типы документов, по которым граждане двух стран могут ездить.
Есть люди, у которых вообще нет гражданства, — так называемые лица без гражданства (ЛБГ). У них на руках будет разрешение на временное проживание ЛБГ или вид на жительство ЛБГ — и эти документы удостоверяют личность.
Это второй документ, который необходим для постановки на миграционный учет. Миграционная карта должна быть у временно пребывающих иностранных граждан. Однако и здесь есть исключения.
В соответствии с соглашением о взаимных поездках, без миграционной карты могут приезжать в РФ:
А еще без миграционки могут приехать граждане Армении, Казахстана, Кыргызстана на срок до 30 суток по заграничному паспорту.
Граждане Беларуси не получают миграционку совсем.
Иностранцы со статусом временно проживающих и постоянно проживающих в РФ или Белоруссии, то есть с разрешением на временное проживание (РВП) и видом на жительство (ВНЖ), не обязаны получать, хранить и предъявлять миграционную карту.
Кроме того, существуют соглашения о приграничных территориях и краткосрочных поездках граждан, которые проживают около границы. Эти лица тоже могут приехать в РФ без миграционной карты, но только в приграничную область.
А теперь разберемся с визами. Без виз могут приехать, а потом продлить срок пребывания в РФ без визы иностранцы из Армении, Азербайджана, Беларуси, Казахстана, Кыргызстана, Молдавии, Украины, Таджикистана, Узбекистана и Южной Осетии. У всех остальных стран — визовый въезд. Но Россия заключает соглашения с разными странами о краткосрочных безвизовых поездках. То есть иностранец может приехать в РФ без визы, например, на три месяца, а на больший срок ему потребуется виза. Информацию о соглашениях и краткосрочных безвизовых поездках можно посмотреть на сайте МИДа.
Заменяет визу бизнес-карта АТЭС. Если в вашу гостиницу приехал гость с такой картой, на обороте которой есть отметка «RUS», оформляйте ему миграционный учет без визы, но обязательно приложите к документам копию этой карты.
На чемпионат Европы по футболу в 2021 году иностранцы также смогут приехать без визы (п. 10 Федерального закона от 01.05.2019 № 100-ФЗ). Безвизовый период начнется за 14 дней до проведения первого матча UEFA Евро 2020 в Санкт-Петербурге и закончится в день последней игры. В это время зарубежные болельщики смогут въезжать в Россию по паспорту болельщика (Fan ID). А выехать без оформления визы иностранцы и лица без гражданства могут в течение десяти дней после даты проведения последнего матча.
Как не допустить штрафов
Своевременно и правильно оформляя учет гостей в гостинице, вы избежите внушительных санкций. За ошибки при постановке на учет иностранца юридическому лицу грозит штраф до 500 тысяч рублей (ст. 18.9 ч. 4 КоАП). За нарушения при постановке на учет россиянина —до 750 тысяч рублей, для Москвы и Петербурга сумма варьируется от 300 до 800 тысяч рублей (ст. 19.15.1 и 19.15.2 КоАП).
Чтобы без ошибок выполнять правила регистрационного и миграционного учета, возьмите в помощники сервис Контур.Отель. С ним легко формировать необходимые документы для МВД и сдавать их в установленные сроки. Уведомления о прибытии иностранных граждан и анкеты для граждан РФ отправляются по интернету за несколько секунд, и сотрудникам гостиницы не нужно посещать отделения ведомства.
Контур.Отель — все, что нужно современной гостинице. Управление номерным фондом, получение броней через интернет и отчетность в МВД в рамках одного окна.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Карта гостя отеля образец
УТВЕРЖДЕНО
приказом Министерства финансов
Российской Федерации
13.12.93 N 121
Формы первичного учета для гостиниц
Российской Федерации и краткие указания
по их применению и заполнению
см. Информационное письмо Минфина России от 22 августа 2008 года.
____________________________________________________________________
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Формы первичного учета применяются в гостиницах независимо от форм собственности.
К формам даны краткие указания по их применению и заполнению с тем, чтобы было обеспечено единство методологии и системы показателей в учетной документации, которая охватывает вопросы учета услуг и расчетов по ним.
Формы применять в учетной практике без каких-либо изменений и дополнений.
ПЕРЕЧЕНЬ
форм документов строгой отчетности
7-Г Расчеты оплаты за бронирование и
проживание по безналичному расчету
8-Г Квитанция на возврат денег
9-Г Акт о порче имущества гостиницы
10-Г Заявка на бронирование мест
12-Г Квитанция на предоставление
дополнительных платных услуг
13-Г Квитанция на прием вещей в
камеру хранения
КРАТКИЕ УКАЗАНИЯ
по применению и заполнению форм первичного учета
для гостиниц Российской Федерации
После проверки личные документы возвращаются владельцам.
Для хранения анкет и работы с ними в администраторской должны быть две картотеки: в первой хранятся анкеты на проживающих в гостинице, во второй- на лиц, выбывших из гостиницы в течение месяца.
Анкеты в картотеках расставляются в алфавитном порядке.
ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ИНОСТРАННЫХ ГРАЖДАН
(форма N 2-Г)
Заполняется дежурным администратором или работником бюро обслуживания на основании паспорта и визы.
СЧЕТ
(формы NN 3-Г, 3-ГМ)
Заполняется при оформлении оплаты за бронь, проживание, а также за дополнительные платные услуги, при отсутствии специальных талонов.
При механизированном способе ведения расчетов счет заполняется в 2-х экземплярах. В нем фиксируется оплата за весь период проживания. Оба экземпляра хранятся в контрольной картотеке до выезда гостя.
Работник бухгалтерии сверяет формы NN 3-Г, 3-Гм с формой N 1-Г.
Счета являются бланками строгой отчетности.
КАРТА ГОСТЯ
(форма N 4-г)
Дает право поселившемуся на получение ключа от номера и внеочередное обслуживание в предприятиях общественного питания, бытового обслуживания и связи, расположенные в гостинице.
На числовой сетке Карты гостя отмечается период оплаты.
При выезде гостя этажный персонал делает отметку с указанием даты и часа освобождения номера (места), наименования и количества мест багажа. В вестибюле Карта гостя сдается в администраторскую.
КАССОВЫЙ ОТЧЕТ
(форма N 5-Г)
Составляется в двух экземплярах работником, осуществляющим расчеты с проживающими. Первый экземпляр вместе со счетами (ф. N 3-Г) или контрольной кассовой лентой (при механизированном расчете) ежедневно сдается в бухгалтерию, второй сохраняется у подотчетного лица. Работник бухгалтерии сверяет форму N 5-Г с формами 3-Г, 3-Гм.
РАСЧЕТЫ ОПЛАТЫ ЗА БРОНИРОВАНИЕ И ПРОЖИВАНИЕ
ПО БЕЗНАЛИЧНОМУ РАСЧЕТУ
(форма N 7-Г)
Ведется дежурным администратором или портье в 2-х экземплярах. Окончательный итог подводится после выезда проживающих и служит основанием к оплате счета, предъявляемого предприятию, организации.
КВИТАНЦИЯ НА ВОЗВРАТ ДЕНЕГ
(форма N 8-Г)
Заполняется при оформлении возврата денег проживающему, досрочно выезжающему из гостиницы.
Выписываются работником гостиницы в одном экземпляре.
Сдается в бухгалтерию вместе с «Кассовым отчетом» (ф. N 5-Г). При оформлении возврата на первом и третьем экземплярах счета (ф. N 3-Г) или на первом и втором (ф. N 3-Гм) делается отметка о произведенном возврате.
Работник бухгалтерии сверяет идентичность подписи гостя в ф. N 8-Г с подписью в ф. N 1-Г, после чего анкета возвращается в администраторскую.
АКТ О ПОРЧЕ ИМУЩЕСТВА ГОСТИНИЦЫ
(форма N 9-Г)
ЗАЯВКА НА БРОНИРОВАНИЕ МЕСТ
(форма N 10-Г)
Заявка заполняется предприятиями (организациями), регистрируется в специальном журнале «П» по следующей форме:
Заявка на бронирование мест по телеграммам, телефонным звонкам, письмам регистрируются в журнале «И» по следующей форме:
ОБОРУДОВАНИЕ КОНТРОЛЬНОЙ КАРТОТЕКИ СЧЕТОВ
Для хранения счетов контрольная картотека укомплектовывается кармашками, количество которых должно соответствовать количеству мест в гостинице с учетом временно используемых дополнительных мест.
Кармашки со счетами в контрольной картотеке размещаются по датам оплаты.
КВИТАНЦИЯ «АВТОСТОЯНКА»
(форма N 11-Г)
КВИТАНЦИЯ НА ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ДОПОЛНИТЕЛЬНЫХ ПЛАТНЫХ УСЛУГ
(форма N 12-Г)
Выписывается на дополнительные услуги, предоставляемые гостиницей (заказ билетов в аэропорт, оплата услуг переводчика, предоставление чая, кофе по желанию проживающего).
Форма N 1-Г
Утверждена приказом
Министерства финансов
Российской Федерации
13.12.93 N 121
1. Фамилия _________________ Комната N _________________
2. Имя _____________________ Индекс поселения __________
3. Отчество ________________ Прибыл ____________________
(дата, часы)
Выбыл ____________________
(дата, часы)
4. Дата рождения » » _________________________________ 19 г.
5. Место рождения Область, край, республика __________
город (селение) ____________________
_________________________________________________________________
(наименование органа внутренних дел, выдавшего документ)
7. Адрес постоянного места жительства ______________________________
8. Цель приезда ____________________________________________________
(если в командировку, указать N удостоверения,
кем выдано, когда)
9. Срок проживания до ______________________________________________
10. Продление проживания ___________________________________________
11. С памяткой о правилах пожарной безопасности ознакомлен.
Подпись ______________________________
(лица, прибывшего в гостиницу)
Оборотная сторона Ф N 1-Г
Поселена(а) «__»___________________________________________19 ___ г.
город (селение) ____________________________________________________
На дополнительное место в номере согласен (на) _____________________
(подпись лица,
прибывшего в
гостиницу)
Согласен (на) на проживание в номере с оплатой
всех мест _________________________________________________________
(подпись лица, прибывшего в гостиницу)
Подпись ответственного лица ________________________________________
Бланки строгой отчетности. Гостиничные услуги.
Материалы подготовлены группой консультантов-методологов ЗАО «BKR-Интерком-Аудит»
Так как гостиничная деятельность представляет собой процесс оказания услуги, то при работе с физическими лицами (гражданами) она может использовать блан ки строгой отчетности. Основная деятельность гостиницы связана с оказанием услуг по проживанию.
Для того чтобы правильно организовать бухгалтерский и налоговый учет в любой гостинице необходимо, в первую очередь, представлять себе весь операционный процесс обслуживания гостей и какие первичные документы при этом должны быть оформлены на каждом из этапов этого процесса. Поэтому бухгалтеру следует особое внимание уделить формам первичного учета, которые вместе с краткими указаниями по их применению и заполнению утверждены Приказом Минфина Российской Федерации от 13 декабря 1993 года №121 «Об утверждении форм документов строгой отчетности». Указанный документ содержит формы документов строгой отчетности, которые применяются всеми гостиницами, независимо от их организационно-правовой формы. Причем в тексте Приказа обращено внимание на то, что данные формы применяются без каких либо изменений и дополнений.
Так как бланки строгой отчетности для гостиниц не имеют защиты, следовательно, на их изготовление и продажу лицензия не требуется.
Процесс обслуживания гостей в любой гостинице, независимо от ее категории, можно разбить на несколько этапов:
ü прием, регистрация и размещение гостей;
ü предоставление услуг проживания;
ü предоставление дополнительных услуг;
ü окончательный расчет и оформление выезда.
В гостинице процесс обслуживания гостей начинается именно с бронирования, под которым понимается предварительный заказ мест и номеров. Осуществляют функции бронирования либо менеджеры отдела бронирования гостиницы, либо непосредственно служба приема и размещения гостей. Ведь отправляясь в поездку, турист или бизнесмен, не желающий сталкиваться с трудностями найма временного жилья, обязательно свяжется с такой службой и подаст заявку на бронирование места или номера.
Существует несколько способов забронировать номер: письменный, устный или с помощью Интернета. В любом случае в заявке клиента, который бронирует номер, должны указываться следующие сведения:
· число и категория номера;
· сроки проживания в гостинице;
· фамилия, имя, отчество клиента;
Организации, подающие заявку на бронирование, указывают также реквизиты организации (наименование, адрес, телефон, факс, номер счета в банке и так далее).
Предположим, что организация направляет на участие в семинаре двух своих сотрудников.
При этом с помощью факса организация отсылает в гостиницу письмо-заявку форм ы №10-Г. Она может иметь следующий вид:
Торговая фирма ООО «Сегмент»
г. Тула, ул. Маяковского 83/1
Просим забронировать для сотрудников нашей организации Ильина П.М. и Федорова Н.С. два одноместных номера с 15.08.05 года до 20.08.05 года, заезд в 15 –00ч.
Просим подтвердить бронирование по факсу 345-56-73.
Директор ООО «Сегмент» Мишин Ю.В.
Получив такую заявку, служба бронирования гостиницы обязана ее зарегистрировать. В том случае, если гостиница может предоставить свои услуги по проживанию, то в организацию должно быть направлено подтверждение заявки. Если гостиница не может удовлетворить заявку, она должна прислать отказ.
В ответ на Ваш факс от 08.08.05 года подтверждаем бронирование двух одноместных номеров с 15.08.05 года по 20.08.05 года Стоимость проживания в сутки составляет 1 200 рублей.
В случае изменения Ваших планов просим отменить бронирование до 18.00ч. 14.08.05 года во избежание выставления счета за простой номера.
Расчетный час в гостинице «Турист» 12 часов дня.
Директор Головин М. П.
Главный бухгалтер Новикова О.С.
Каждая заявка на бронирование и аннуляция заказа регистрируются в обязательном порядке. В противном случае, если аннулированный заказ вовремя не зарегистрирован, велика вероятность того, что номер останется непроданным.
Заявки на бронирование мест по телеграммам, телефонным звонкам, письмам регистрируются в специальном журнале «П» по форме, установленной Приказом Минфина Российской Федерации от 13 декабря 1993 года №121 «Об утверждении форм документов строгой отчетности», содержащей следующие реквизиты :
Заявки, полученные от организаций, регистрируются в специальном журнале «П» по следующей форме, установленной Приказом Минфина Российской Федерации от 13 декабря 1993 года №121 «Об утверждении форм документов строгой отчетности»:
В Правилах предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 25 апреля 1997 года №490 «Об утверждении правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации» не оговаривается размер платы за бронирование. Этот размер устанавливается администрацией гостиницы. Как правило, он составляет от 30% до 50% от тарифа номера или места в номере за сутки.
Прибыв в гостиницу, клиент должен зарегистрироваться. И хотя процесс регистрации клиента в гостиницах разных категорий различен (в основном он различается по времени и качеству обслуживания), но информация о госте везде одинаковая.
Время регистрации зависит от того, какой гость прибыл в гостиницу: тот, который предварительно забронировал номер или нет. Естественно, что поселение по брони в гостиницах, где организован автоматизированный учет, занимает всего несколько минут, так как практически вся необходимая информация указана в предварительной заявке.
Процесс регистрации без предварительного заказа длится несколько дольше, при этом администратор и гость должны обсудить такие вопросы, как стоимость номера, сроки размещения, порядок оплаты. Если стороны приходят к взаимному согласию, то в соответствии с Правилами, исполнитель обязан заключить с потребителем договор на оказание услуг.
Для этого гость обязан предъявить документ, удостоверяющий его личность. Сделать это он обязан в соответствии с пунктом 14 Правил регистрации и снятия граждан Российской Федерации с регистрационного учета по месту пребывания и по месту жительства в пределах Российской Федерации и перечня должностных лиц, ответственных за регистрацию, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 17 июля 1995 года №713 «Об утверждении правил регистрации и снятия граждан Российской Федерации с регистрационного учета по месту пребывания и по месту жительства в пределах Российской Федерации и перечня должностных лиц, ответственных за регистрацию»:
«Регистрация граждан по месту пребывания в гостинице, санатории, доме отдыха, пансионате, кемпинге, больнице, на туристской базе, а также в ином подобном учреждении осуществляется по их прибытии администрацией этих учреждений на основании документов, удостоверяющих личность».
Клиент должен заполнить анкету формы №1-Г. Заполнение данной анкеты свидетельствует о заключении договора между клиентом и гостиницей. Администратор должен проследить за тем, чтобы постоялец правильно заполнил данный документ, дату заселения, дату отбытия, указал свой домашний адрес. Ведь в дальнейшем неправильно указанные данные осложнят, например, возврат забытых вещей в номере, кроме того, правильно заполненный адрес гарантирует получение оплаты, если гость выехал, не заплатив за предоставленные услуги. Неверно указанная дата выезда может привести в дальнейшем к простою номера, а если гость планирует остаться дольше, номер может быть продан, что в результате приведет к конфликту между администрацией и проживающим.
После проверки личные документы возвращаются владельцам.
Анкеты в картотеках расставляются в алфавитном порядке.
Проверив данные анкеты, администратор выписывает разрешение на поселение – документ, подтверждающий право гостя на заселение. Такое разрешение выписывается в двух экземплярах: один – для кассира для выписки счета за проживание, второй для дежурной по этажу.
Как правило, данный документ выглядит следующим образом:
Разрешение на поселение.
Индивидуальное на 3 этаж
Проживание с 15.08.05 года по 20.08.05 года___________
Ф.И.О. Ильин Петр Михайлович______________________
Вид расчета безналичный__________________________
Оплата бронирования ___50%______________________
Дополнительные сведения ______завтрак в номер_____
При регистрации клиенту выписывается счет за проживание формы №3-Г (код формы по ОКУД 0790230).
Данный счет включает в себя тариф номера (или места в номере), умноженный на количество суток проживания, оплату за услуги бронирования, оплату дополнительных услуг, которые гость заказывает при регистрации.
Счет выписывается в трех экземплярах: первый выдается клиенту, второй вместе с «Кассовым отчетом» (форма №5-Г) ежедневно сдается в бухгалтерию, третий хранится до выезда гостя в расчетной части гостиницы в специальных кармашках, расставленных по числам оплаты, в контрольной картотеке.
При автоматизированном способе ведения расчетов счет заполняется в двух экземплярах. В нем фиксируется оплата за весь период проживания. Оба экземпляра хранятся в контрольной картотеке до выезда гостя. Работник бухгалтерии сверяет формы №3-Г, №3-Гм с формой №1-Г (анкетой).
После оплаты администратор заполняет карту гостя – форма №4-Г.
Данный документ дает право клиенту на получение ключа от номера и внеочередное обслуживание в предприятиях общественного питания, бытового обслуживания и связи, расположенных на территории гостиницы. На числовой сетке Карты гостя отмечается период оплаты. При выезде гостя персонал на этаже делает отметку с указанием даты и часа освобождения номера (места), наименования и количества мест багажа. В вестибюле гостиницы Карта гостя сдается в администраторскую.
Выше мы упомянули про «Кассовый отчет» – форма №5-Г (код формы по ОКУД 0790206). Он составляется в двух экземплярах работником, осуществляющим расчеты с гостями. Первый экземпляр вместе со счетами (форма №3-Г) или контрольной кассовой лентой (при механизированном расчете) ежедневно сдается в бухгалтерию, второй сохраняется у подотчетного лица.
Работник бухгалтерии сверяет данные, указанные в форме №5-Г с данными в формах №3-Г, №3-Гм.
Если гостиница оказывает услуги по размещению туристической группы, то в этом случае бронирование мест для размещения осуществляет туристическая фирма. Это дает возможность заранее подготовить места для заселения и спланировать работу администрации.
Регистрацией гостей в этом случае, как правило, совместно с администратором занимается руководитель группы, который по приезду на место предъявляет администратору направление туристической фирмы – документ, подтверждающий право на проживание в данной гостинице и гарантирующий, что оплата произведена, а также список группы туристов. Администратор заполняет групповое размещение на поселение, в котором делается пометка, что оплата безналичная.
Карта гостя выписывается каждому из участников группы. При обслуживании туристических групп счет за проживание не выписывается, так как оплата производится по безналичному расчету.
Расчет оплаты за бронирование и проживание по безналичному расчету производится по форме №7-Г. Он ведется дежурным администратором или портье в двух экземплярах.
Окончательный итог подводится после выезда проживающих лиц и служит основанием к оплате счета, предъявляемого организации.
Российские гостиницы посещают не только граждане нашей страны, но и иностранцы. Въезд на территорию Российской Федерации требует специального разрешения – визы.
Во время регистрации администратор проверяет срок действия визы, проставляет в визе регистрационный номер гостя, название гостиницы и дату регистрации.
Если гостиницу посещают иностранные гости, в этом случае в гостинице обязательно должен быть журнал регистрации иностранных граждан – форма №2-Г.
В соответствии с требованиями статьи 24 Федерального закона от 25 июля 2002 года №115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» (далее Федеральный закон №115-ФЗ):
На иностранного гражданина, приехавшего в нашу страну, указанный Закон также накладывает определенные обязанности. Так, в соответствии с положениями статьи 20 и статьи 21 Федерального закона №115-ФЗ, иностранный гражданин, въехавший в Российскую Федерацию, обязан зарегистрироваться в течение трех рабочих дней со дня прибытия в Россию в территориальном органе федерального органа исполнительной власти, ведающего вопросами внутренних дел.
Мы уже отмечали, что наряду с обязательными услугами, которые входят в оплату за проживание, гостиница может предоставлять гостям и дополнительные услуги. В этом случае оформляется Квитанция на предоставление дополнительных услуг форма №12-Г (код формы по ОКУД 0790212).
Выписывается данная квитанция работником гостиницы в одном экземпляре. Сдается в бухгалтерию вместе с «Кассовым отчетом» (форма №5-Г). При оформлении возврата на первом и третьем экземплярах счета (форма №3-Г) или на первом и втором (форма №3-Гм) делается отметка о произведенном возврате. Работник бухгалтерии сверяет идентичность подписи гостя в форме №8-Г с подписью в форме №1-Г, после чего анкета возвращается в администраторскую.
Однако для осуществления возврата денежных средств одних этих документов недостаточно. Мы уже отмечали, что в соответствии с Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, исполнитель обязан заключить с потребителем договор на предоставление услуг.
При оформлении оплаты за проживание работники гостиницы выписывают гостю счет по форме №3-Г, представляющий собой бланк строгой отчетности. Выписка данного документа подтверждает, что договор между исполнителем и потребителем заключен. Пунктом 12 Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации Постановление Правительства Российской Федерации от 25 апреля 1997 года №490 «Об утверждении правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации» установлено, что цена номера (места в номере), а также форма его оплаты устанавливаются исполнителем. А потребитель обязан оплатить оказанную исполнителем в полном объеме услугу после принятия ее потребителем. С согласия потребителя услуга может быть оплачена им при заключении договора в полном объеме или путем выдачи аванса.
В том случае, если используемый гостиницей бланк счета по форме №3-Г изготовлен не типографским способом (например, с помощью компьютера) то в этом случае считать данный документ бланком строгой отчетности нельзя, поэтому расчеты с гостем должны быть проведены с обязательным использованием контрольно-кассовой техники.
Предположим, что клиент при поселении в гостиницу оплатил счет за проживание авансом, причем расчет был произведен с использованием контрольно-кассовой техники. Работник гостиницы выдал клиенту на руки кассовый чек.
Затем клиент решил выехать из гостиницы досрочно. Такая ситуация часто встречается на практике. Пунктом 20 вышеупомянутых Правил указано:
«Потребитель вправе расторгнуть договор на оказание услуги в любое время, уплатив исполнителю часть цены пропорционально части оказанной услуги до получения извещения о расторжении договора и возместив исполнителю расходы, произведенные им до этого момента в целях исполнения договора, если они не входят в указанную часть цены услуги».
Таким образом, если постоялец выезжает ранее указанного срока, излишне уплаченная им сумма должна быть ему возвращена. При этом возврат может быть осуществлен с помощью двух возможных вариантов:
· в день внесения оплаты (до закрытия смены и снятия Z-отчета);
· в день, не совпадающий с днем внесения денежных средств в кассу.
Если возврат осуществляется по первому варианту, то потребителю должен быть выписан новый счет и пробит новый кассовый чек на сумму фактически оказанной услуги. При этом «старые» документы, а именно счет, который был выписан первоначально и чек контрольно-кассовой техники (далее ККТ) должны быть истребованы работниками гостиницы у проживающего.
Сумма, на которую осуществлен возврат, заносится в специальный журнал кассира-операциониста (форма КМ-4) в графу 15 и на данную сумму уменьшается сумма выручки за день.
Такая процедура возврата предусмотрена Типовыми правилами эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденных Письмом Минфина Российской Федерации от 30 августа 1993 года №104.
Если же возврат осуществляется не в день оплаты, то есть, после снятия Z-отчета, то возврат денежных средств клиенту производится только из главной кассы гостиницы, на основании письменного заявления и документа, удостоверяющего личность. При этом кассиром организации составляется расходно-кассовый ордер (форма КО-2) с обязательным заполнением всех реквизитов данного документа. К расходно-кассовому ордеру прикладывается заявление на возврат, первоначально пробитый чек и первоначально выписанный счет.
Исходя из нашей консультационной практики, можно судить о том, что нередко работники гостиницы допускают ошибки, связанные с возвратом денежных средств, при досрочном выезде гостя из номера.
Самая распространенная ошибка состоит в том, что при возврате денежных средств, кассир-операционист пробивает возвратный чек и тем самым увеличивает итоговую сумму выручки, фиксируемую по итогам дня.
Возвращенный потребителем чек (его сумма уже содержится в фискальной памяти ККТ) с составлением всех необходимых документов, является свидетельством того, что потребитель отказался от услуги, разорвал договор, заключенный с гостиницей и получил денежные средства назад. Оформленная правильно процедура возврата документально подтверждена возвращенным чеком, актом и записью в книге кассира-операциониста.
Если кассир-операционист пробивает «возвратный чек», сумма по нему опять фиксируется в памяти ККТ, однако в этом случае отсутствует документально подтвержденный факт расторжения договора. В результате гостиница имеет разницу в сумме выручки и итогов блока фискальной памяти.
Более подробно с вопросами, касающимися бланков строгой отчетности, Вы можете ознакомиться в книге ЗАО «BKR-Интерком-Аудит» «Бланки строгой отчетности».