карта заместитель дела образец заполнения

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА

карта заместитель дела образец заполнения карта заместитель дела образец заполнения карта заместитель дела образец заполнения карта заместитель дела образец заполнения

карта заместитель дела образец заполнения

карта заместитель дела образец заполнения

Дело № 01 Приказы по основной деятельности и личному составу с №1 по №51 за 1952год

Опись № 01 дел по личному составу

Фонд № 08 Горнопромышленная школа № 2 рабочего поселка Маячный Башкирского республиканского управления Министерства трудовых резервов БАССР

Выдано во временное пользование (читальный зал):

№ п/пФ.И.О. поль­зо­ва­те­ляДа­та вы­да­чиДата воз­вра­та
1234
1Тучкин Михаил Юрьевич04.02.202004.02.2020
2
3

Муниципальное бюджетное учреждение

Архив г. Стерлитамак

(МБУ Архив г. Стерлитамак)

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА

Дело № 2 Приказы по основной деятельности и личному составу №53 по №130 за 1953год

Опись № 1 опись дел по личному составу

Фонд № Горнопромышленная школа № 2 рабочего поселка Маячный Башкирского республиканского управления Министерства трудовых резервов БАССР

Выдано во временное пользование (читальный зал):

№ п/пФ.И.О. поль­зо­ва­те­ляДа­та вы­да­чиДата воз­вра­та
1234
1Тучкин Михаил Юрьевич04.02.202004.02.2020

Муниципальное бюджетное учреждение

Архив г. Стерлитамак

(МБУ Архив г. Стерлитамак)

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА

Дело № 03 Приказы по основной деятельности и личному составу за 1954 год

Опись № 01 дел по личному составу

Фонд № 08 Горнопромышленная школа № 2 рабочего поселка Маячный Башкирского республиканского управления Министерства трудовых резервов БАССР

Выдано во временное пользование (читальный зал):

№ п/пФ.И.О. поль­зо­ва­те­ляДа­та вы­да­чиДата воз­вра­та
1234
1Тучкин Михаил Юрьевич04.02.202004.02.2020

Муниципальное бюджетное учреждение

Архив г. Стерлитамак

(МБУ Архив г. Стерлитамак)

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА

Дело № 04 Приказы по основной деятельности и личному составу№1 №174 за 1955 год

Опись № 01 дел по личному составу

Фонд № 08 Горнопромышленная школа № 2 рабочего поселка Маячный Башкирского республиканского управления Министерства трудовых резервов БАССР

Выдано во временное пользование (читальный зал):

№ п/пФ.И.О. поль­зо­ва­те­ляДа­та вы­да­чиДата воз­вра­та
1234
1Тучкин Михаил Юрьевич04.02.202004.02.2020

Муниципальное бюджетное учреждение

Архив г. Стерлитамак

(МБУ Архив г. Стерлитамак)

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА

Дело № 05 Личные дела уволенных за 1952-1956 года

Опись № 01 / л дел по личному составу

Фонд № 08 Горнопромышленная школа № 2 рабочего поселка Маячный Башкирского республиканского управления Министерства трудовых резервов БАССР

Выдано во временное пользование (читальный зал):

№ п/пФ.И.О. поль­зо­ва­те­ляДа­та вы­да­чиДата воз­вра­та
1234
1Тучкин Михаил Юрьевич04.02.202004.02.2020

Муниципальное бюджетное учреждение

(МБУ Архив г.Кумертау)

КНИГА ВЫДАЧИ ДОКУМЕНТОВ №01
№ п/пДа­та вы­да­чиФонд №Опись №Ед. хр. №Ко­му вы­да­ноРас­пис­ка в по­лу­че­нии де­лаДа­та воз­вра­та де­лаРас­пис­ка в воз­вра­ще­нии де­лаПри­ме­ча­ние
12345678910
109.01.2019№012141Семенова Р.В.Семенова10.01.2019Семенова
212.01.2019№00718Иванов В.В.Иванова16.01.2019Иванова
318.01.2019№011178Миронова М.И.Миронова19.01.2019Миронова
422.01.2019№017212Илюшин А.А.Илюшин24.01.2019Илюшин
525.01.2019№010131Миронова Р.И.Миронова29.01.2019Миронова
630.01.2019№008110Миронов М.ММиронов31.01.2019Миронов
704.02.2019№04912Николаева А.Н.Николаева10.02.2019Николаева
804.02.2019№049115Николаева А.Н.Николаева10.02.2019Николаева
904.02.2019№049124Николаева А.Н.Николаева10.02.2019Николаева
1004.02.2019№08108Тучкин М.Ю.Тучкин04.02.2020Тучкин
1104.02.2019№08108Тучкин М.Ю.Тучкин04.02.2020Тучкин
1204.02.2019№08108Тучкин М.Ю.Тучкин04.02.2020Тучкин
1304.02.2019№08108Тучкин М.Ю.Тучкин04.02.2020Тучкин
1404.02.2019№081/л08Тучкин М.Ю.Тучкин04.02.2020Тучкин

карта заместитель дела образец заполнения

Итого в14году выдано из хранилища №14
(цифрами и прописью)

ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Фонд №08Опись №01Дело №01

Заголовок дела Приказы по основной деятельности и личному составу с №1 по №51 за 1952 год

Да­та ис­поль­зо- ва­нияКо­му вы­да­но: фа­ми­лия, ини­ци­а­лы (раз­бор­чи­во)Ха­рак­тер ис­поль­зо­ва­ния (ко­пи­ро­ва­ние, вы­пис­ки, про­смотр и др.)№ ис­поль­зо­ван­ных лис­товПод­пись ли­ца, ис­поль­зо­вав­ше­го де­ло
12345
1Тучкин Михаил ЮрьевичИзучение1-20Тучкин

ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Фонд №08Опись №01Дело №05

Заголовок дела Приказы по основной деятельности и личному составу №53 по №130 за 1953год

Да­та ис­поль­зо- ва­нияКо­му вы­да­но: фа­ми­лия, ини­ци­а­лы (раз­бор­чи­во)Ха­рак­тер ис­поль­зо­ва­ния (ко­пи­ро­ва­ние, вы­пис­ки, про­смотр и др.)№ ис­поль­зо­ван­ных лис­товПод­пись ли­ца, ис­поль­зо­вав­ше­го де­ло
12345
1Тучкин Михаил ЮрьевичИзучение1-13Тучкин

ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Фонд №08Опись №01Дело №11

Заголовок дела Приказы по основной деятельности и личному составу за 1954 год

Да­та ис­поль­зо- ва­нияКо­му вы­да­но: фа­ми­лия, ини­ци­а­лы (раз­бор­чи­во)Ха­рак­тер ис­поль­зо­ва­ния (ко­пи­ро­ва­ние, вы­пис­ки, про­смотр и др.)№ ис­поль­зо­ван­ных лис­товПод­пись ли­ца, ис­поль­зо­вав­ше­го де­ло
12345
1Тучкин Михаил ЮрьевичИзучение1-30Тучкин

ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Фонд №08Опись №01Дело №15

Заголовок дела Приказы по основной деятельности и личному составу№1 №174 за 1955 год

Источник

Форма карты-заместителя дела

Личная карточка работника Т-2: образец заполнения

карта заместитель дела образец заполнения

Личная карточка работника по форме Т-2 — это унифицированная форма первичного учета сведений о действующем и уволенном персонале предприятия.

Представляет собой документ, состоящий из одиннадцати разделов, из которых первый, второй, третий и девятый (при наличии у человека соответствующих прав) заполняются при приеме на работу.

Остальные разделы заполняются в процессе трудовой деятельности сотрудника от руки или печатным способом на основании предоставленных при трудоустройстве и образуемых в процессе работы сотрудника документов. Образец заполнения карточки Т-2, страницы 1, 2, 3, 4 вы найдете ниже.

Для чего нужна личная карточка работника формы Т-2

Закон предусматривает два случая, когда личная карточка необходима:

В настоящее время, когда большинство процессов автоматизировано и исполняется в электронном виде, данный документ, как нам кажется, в принципе не нужен и представляет собой рудимент кадрового делопроизводства, отвлекающий ресурсы на его заполнение и хранение. А храниться он должен постоянно, пока человек работает, и еще плюс 75 лет после его увольнения.

Минимально работник расписывается в карточке три раза:

В последующем, если сотрудник переводится на другие должности и в его трудовую книжку вносятся соответствующие изменения, человек каждый раз расписывается в карточке напротив дублирующей записи об этих сведениях. Разберем образец заполнения личной карточки работника (форма Т-2) 2021 года

Пункт 1. Заполняем шапку

Образец заполнения карточки Т-2 начинается с так называемой шапки или основных реквизитов организации.

Вписываем наименование организации и восьмизначный код по ОКПО.

Вносим сведения в таблицу, в которой указываем дату заполнения, табельный номер сотрудника, его ИНН (при наличии) и СНИЛС, вид и характер работы (как в трудовом договоре), пол.

В ячейке «Алфавит» ставится первая буква фамилии работника.

В ячейке «Характер работы» пишется либо постоянная, либо временная (если срочный трудовой договор).

Пункт 2. Общие сведения

Вписываем реквизиты трудового договора.

Записываем фамилию, имя, отчество работника и другие его персональные данные, включая коды по ОКАТО и ОКИН. Образец заполнения, или как заполнить личную карточку работника Т-2 по данному разделу, смотрите картинку

Код ОКАТО — это классификатор по административному и территориальному признаку, в Москве свои коды, в Санкт-Петербурге — свои, в Челябинске — свои. Найти код можно в Интернете.

Код ОКИН — это классификатор информации о населении. Данный классификатор включает в себя 293 раздела, каждый из которых содержит соответствующий код.

Степень знания иностранного языка, в данном случае английского, личная карточка сотрудника может содержать:

Далее подробно заполняем сведения об образовании.

Если у человека два высших образования или сотрудник дополнительно получил послевузовское профессиональное образование, в карточке Т-2 есть дополнительные графы.

В пункте 7 указываем профессию, которую работник получил в результате подготовки в образовательном учреждении. При наличии двух и более профессий указываем ту, по которой работник принят на работу.

Вписываем стаж работы на дату заполнения личной карточки, т. е. на момент приема. Информацию берем из трудовой книжки.

Общий стаж — это период трудовой деятельности, который дает право на пенсию по старости.

Непрерывный стаж — это период трудовой деятельности, который учитывается при расчете пособий, в том числе по временной нетрудоспособности.

Стаж, дающий право на надбавку за выслугу лет, — это время работы в определенных организациях и учреждениях и на определенных должностях, например:

Карточка Т-2 не содержит раздела по страховому стажу, поэтому наш пример заполнения личной карточки работника Т-2 содержит лишь общий трудовой стаж, сведения о котором можно взять из трудовой книжки работника. Пример заполнения личной карточки работника Т-2 в части трудового стажа:

По мере работы в организации стаж работника, естественно, будет увеличиваться, поэтому, чтобы не зачеркивать или не пользоваться различными корректорами, первоначально заносите сведения о стаже карандашом, потом, при увольнении работника, впишите ручкой.

Далее переходим к разделу о семейном положении работника и составу его семьи.

В пункте 9 указываем его семейное положение и состояние в браке: женат или холост (если холост, лучше указать карандашом, женится — впишите ручкой, если женат, пишите ручкой, если разведется — укажите документ, на основании которого брак был расторгнут).

Указываем код по ОКИН состояния в браке:

В состав семьи вписываются мужья, жены и дети.

В принципе можно указать родителей и братьев с сестрами, но это на ваше усмотрение (супруги, кстати, не являются близкими родственниками, это родство свойственное, а не кровное).

Далее заполняем паспортные и регистрационные данные, просто переписывая их. Образец заполнения формы Т-2 смотрите ниже

Дату регистрации по месту проживания можно посмотреть в штампе в паспорте.

Номер телефона необходим для связи: например, работник не вышел на работу, можно позвонить и узнать, что с ним. Желательно взять у работника второй телефонный номер для связи (из практики).

Пункт 3. Сведения о воинском учете

Пожалуй, самый сложный раздел в данном документе, заполняется на основании:

Для пребывающих в запасе пример заполнения сведений о воинском учете в личной карточке будет строиться по следующему принципу

Первый пункт на офицеров запаса не заполняется.

Воинское звание можно посмотреть в пункте 5 военного билета офицера запаса.

Третий пункт заполняется без сокращения, например, состав (профиль) — командный или солдаты.

В четвертом пункте о кодовом обозначении ВУС (военно-учетная специальность) вписывается полное цифровое обозначение, как написано в военном билете, например 021102 или 113195А.

В строку категории годности к воинской службе вписывается буквенное обозначение:

При отсутствии записи в военном билете о категории годности ставим категорию А.

Наименование военного комиссариата переписываем из военного билета.

Седьмой пункт подлежит заполнению, если:

Восьмой пункт заполняется на основании справки из военкомата о снятии его с учета.

Вот так выглядит образец заполнения личной карточки сотрудника Т-2 по воинскому учету для призывников:

Первый, третий, четвертый и седьмой пункты не заполняются.

Во втором пункте необходимо написать, что работник подлежит призыву.

В пятом пункте указываются сведения из приписного:

Во всем остальном заполнение идет как у работников, пребывающих в запасе.

После заполнения данного раздела работник кадровой службы и новый сотрудник расписываются: первый — за внесение сведений в личную карточку работника, второй — за достоверность предоставленных сведений.

Пункт 4. Прием на работу и переводы

Данный раздел заполняется на основании трудового договора и приказа о приеме.

Все формулировки и цифры необходимо брать из документов о приеме на работу.

В шестом столбце работник должен расписаться.

Вообще расписываться сотруднику необходимо каждый раз, когда он переводится на другую работу, перемещается на другую должность и т. д., то есть всегда, когда вносится новая запись в его трудовую книжку.

Предположим, что наш работник будет в скором времени повышен в должности. В этом случае образец, как заполнять личную карточку работника, и ее третий раздел будет выглядеть следующим образом.

Срок внесения записи — одна неделя.

Сведения о временных переводах и об изменении окладов не вносятся.

Пункт 5. Аттестация

Если аттестация проводилась, сюда записываются решение аттестационной комиссии и реквизиты приказа, в котором решение аттестационной комиссии утверждено решением работодателя.

Наш работник только устроился, поэтому это поле у него будет пока чистым.

Пункт 6. Повышение квалификации, профессиональная подготовка и награды

Данные разделы заполняются аналогично разделу «Аттестация»: если работодатель направляет кого-либо куда-то (повышать квалификацию, на переподготовку) или объявляет благодарность, все это подлежит внесению в соответствующие раздел карточки Т-2.

Если работодатель ничего не организует и никого никуда не отправляет, данные разделы остаются чистыми.

Если сотрудник сам, так сказать, инициативно обучится чему-нибудь новому и принесет свидетельство или диплом, сведения о пройденном обучении необходимо будет вписать.

Пункт 7. Отпуска

Сюда вносится информация обо всех отпусках:

Выглядит это примерно так:

Сюда же заносятся сведения о замене части отпуска денежной компенсацией.

Если сотрудник трудится на предприятии давно и в отпуск ходит периодически, рано или поздно графы данного раздела закончатся. В этом случае необходимо сделать дополнительный лист, в котором будет продублирована таблица данного раздела. Лист надо вклеить в карточку Т-2.

На практике бывают ситуации, когда дата выхода работника из отпуска не совпадает с датой, указанной в приказе (по причине болезни или отзыва из отпуска).

В этом случае необходимо аккуратно зачеркнуть некорректную запись (но сделать это нужно так, чтобы старая запись была читаемой!) и внести новую, корректную.

На полях Т-2 при этом надо написать «Исправленному верить», указать реквизиты документа, в связи с которым произошел сдвиг сроков, подпись, расшифровку и должность специалиста кадровой службы, записавшего изменения.

Пункт 8. Социальные льготы и дополнительные сведения

Данные разделы заполняются на основании документов, подтверждающих права сотрудников на соответствующие льготы и со ссылкой на нормативные документы, которыми эти льготы установлены.

Не надо пугаться: если человек льготник, он сам принесет необходимые документы, в которых будет все написано, а если он не относится к этой категории, то и заполнять эти разделы не надо.

Пункт 9. Увольнение работника

Сюда заносятся сведения из приказа о расторжении трудового договора в тех формулировках, которые указаны в приказе об увольнении.

И в завершение кадровый специалист и уже бывший работник расписываются в Т-2. Вот выше и пример заполнения карточки Т-2 при увольнении.

Хранение карточек Т-2

Личные карточки хранятся в специальных номенклатурных папках, отдельно от личных дел и приказов о приеме на работу (хотя логичнее было бы хранить их вместе).

Карточки должны храниться таким образом, чтобы никто посторонний не мог их достать и прочитать (обеспечение безопасности персональных данных работников).

Т-2 действующего и уволенного персонала хранятся отдельно друг от друга.

Других требований к хранению карточек не установлено.

Бланк формы Т-2

Выдача документов из архива организации | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

карта заместитель дела образец заполнения

Документы, сданные в архив, могут быть позже востребованы сотрудниками организации, сторонними компаниями и даже простыми гражданами. Важно знать, как правильно оформить выдачу дел во временное пользование и зафиксировать этот факт. При этом ответственный сотрудник должен быть осведомлен о правилах заполнения сопроводительных документов и нюансах работы с ними.

Кому и для чего выдаются архивные документы?

В Основных правилах работы архивов организации, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее «Основные правила») указаны следующие случаи выдачи документов из архива организации во временное пользование (п. 4.5.1):

Передача документов на хранение в архив организации

Чаще всего в обычной негосударственной организации из архива выдаются дела для использования собственными сотрудниками, и реже для ознакомления гражданами. Причем в последнем варианте для реализации такой возможности в архиве должен быть оборудован читальный зал: место, где человек сможет ознакомиться с делом и при желании сделать копии документов.

Сроки использования документов

В «Основных правилах» прописаны определенные сроки использования документов вне архива (п. 4.5.2):

Гражданам запрещается выносить документы за пределы читального зала. Судебным и следственным органам архивные дела выдаются до момента прекращения дела или вынесения решения суда.

Продление указанных сроков выдачи дел во временное пользование органам суда и прокуратуры, а также для экспонирования возможно в особых случаях.

Для этого оформляется разрешение руководителя организации в ответ на письменное заверение пользователя о сохранности документов.

Заказ на выдачу документов

Крупные организации, обладающие большим архивом, могут оформлять процесс использования архивных дел после поступления заказов от работников на их выдачу (Приложение 17 к «Основным правилам»).

Следует обратить внимание, что в предложенной Росархивом форме необходимо указать цель исследования архивных документов. Но в негосударственных компаниях сотрудники редко приходят за архивными материалами с научно-исследовательскими целями, поэтому в данном поле можно прописать следующее: «цель заказа документов».

Также при оформлении заказа на выдачу архивных дел желательно попросить сотрудника назвать структурное или иное обособленное подразделение, где он работает. Данная опция особенно актуальна для компаний с широкой сетью филиалов.

Передача электронных документов в архив организации

В условиях архива предприятия данную форму можно заполнить частично и направить сотрудникам по электронной почте. Они смогут заранее начать поиск нужного документа, что позволит сэкономить время. Собираясь сделать заказ из архива, на своем рабочем месте работнику нужно заполнить в форме графы 1–4 и отправить заявку в архив.

При приходе работника за документами заявка уже будет распечатана и зарегистрирована должным образом ответственными лицами архива. За получение документов сотрудник-заказчик должен расписаться в графе 5 формы, при возврате дела работник архива поставит свою подпись в графе 6. Исполненная заявка хранится в архиве до проведения инвентаризации состояния и наличия дел.

Пример заполненного требования на выдачу документов.

Форму заявки на выдачу документов, инструкцию по ее заполнению и образец желательно предложить для ознакомления сотрудникам в положении об архиве, инструкции по делопроизводству или другом регулирующем работу архива локальном нормативном акте организации. В маленьких предприятиях, при наличии совсем небольшого архива допускается выдача документов без письменного заказа. Факт выдачи архивного дела все равно будет отражен в специальных формах.

Книга выдачи документов во временное пользование

Факт выдачи документов из архива должен прописываться в Книге выдачи документов (Приложение 19 к «Основным правилам»). Особенность этой Книги в том, что ее ведение допускается исключительно в бумажном виде. Форма заполнения этого документа предполагает оставление личных подписей получателя архивного дела и ответственного сотрудника архива, принимающего дела обратно.

Книга выдачи документов ведется один календарный год. Завершенная в ушедшем году книга снабжается итоговой записью сотрудника архива и отправляется на хранение сроком три года с момента возврата всех выданных архивных дел.

Обращения граждан в архив организации

Пример титульного листа Книги выдачи документов.

В Книгу выдачи документов вносятся все выданные архивные дела, независимо от того, кому они выдавались, покидали ли они архив или их просматривали в читальном зале.

Образец заполнения Книги выдачи документов.

При заполнении Книги выдачи документов бывает недостаточно указать лишь фамилию сотрудника, затребовавшего дело. Ведь документ может получать и физическое лицо, и сторонняя организация. Поэтому графа «Кому выдано» должна заполняться максимально полно. Если при выдаче архивных дел составляется еще какой-либо документ, например специальный акт, его реквизиты указываются в графе «Примечание».

Новые статьи

Прошлогодняя книга закрывается в начале января. Ответственный за ее ведение сотрудник или начальник архива делает итоговую запись и заверяет своей подписью.

Лист использования дела

На каждое архивное дело, которое выдавалось на руки, должен оформляться лист использования. В нем нужно указывать основную информацию о выдаче дела: когда, кому и для чего оно понадобилось.

Образец формы листа использования можно найти в Приложении 20 к «Основным правилам». Лист использования ведется ответственным лицом архива, записи в него вносятся от руки.

Лист не вшивается, а вкладывается в дело и может использоваться много лет до внесения последней записи. Лист использования должен храниться в течение трех лет.

Образец заполнения листа использования архивного дела.

Картазаместитель дела

В момент выдачи архивного документа его место на полке архива занимает специальная карта – заместитель дела (Приложение 21 к «Основным правилам»).

В форме Росархива указано, что дело выдано в читальный зал во временное пользование. Но ведь дело может затребовать сторонняя организация на месяц, или оно может уйти в прокуратуру по запросу на много недель. Поэтому в таблицу вносится отдельная колонка для указания маршрута дела.

Карта-заместитель заводится при первом же запросе архивного документа и хранится в деле. Сроки хранения карт-заместителей не определены, но логично будет оставлять их на то же время, что и лист использования, и Книгу выдачи документов.

Передача архивных документов в стороннюю организацию

При передаче архивных документов в стороннюю организацию заполняется специальный акт о выдаче дела во временное пользование (Приложение 18 к «Основным правилам»). В форме акте следует прописать перечень передаваемых дел, указать адрес получающей организации, с какой целью она их запрашивает и на каком основании.

В качестве основания для выдачи архивных дел в другую организацию может использоваться запрос, но на нем обязательно должна быть положительная резолюция руководителя компании – владелицы архива. Также дела могут быть выданы по личному приказу директора компании или вышестоящего ведомства, судебного постановления и т. д.

Акт подписывается руководителями обоих организаций, подписи скрепляются печатями (п. 4.5.6. «Основных правил»). Непосредственная передача и возврат документов фиксируются сотрудниками архива.

Пример заполненного акта о выдаче дел во временное пользование.

Акт о выдаче дел во временное пользование должен составляться в 2 экземплярах: один остается в архиве, другой забирает организация-заказчик.

Соблюдение инструкций Росархива, изложенных в «Основных правилах», позволит обеспечить эффективное хранение документов и должный контроль за их использованием.

Источник

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *