карта заместитель дела образец заполнения
КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА
Дело № 01 Приказы по основной деятельности и личному составу с №1 по №51 за 1952год
Опись № 01 дел по личному составу
Фонд № 08 Горнопромышленная школа № 2 рабочего поселка Маячный Башкирского республиканского управления Министерства трудовых резервов БАССР
Выдано во временное пользование (читальный зал):
№ п/п | Ф.И.О. пользователя | Дата выдачи | Дата возврата |
1 | 2 | 3 | 4 |
1 | Тучкин Михаил Юрьевич | 04.02.2020 | 04.02.2020 |
2 | |||
3 |
Муниципальное бюджетное учреждение
Архив г. Стерлитамак
(МБУ Архив г. Стерлитамак)
КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА
Дело № 2 Приказы по основной деятельности и личному составу №53 по №130 за 1953год
Опись № 1 опись дел по личному составу
Фонд № Горнопромышленная школа № 2 рабочего поселка Маячный Башкирского республиканского управления Министерства трудовых резервов БАССР
Выдано во временное пользование (читальный зал):
№ п/п | Ф.И.О. пользователя | Дата выдачи | Дата возврата |
1 | 2 | 3 | 4 |
1 | Тучкин Михаил Юрьевич | 04.02.2020 | 04.02.2020 |
Муниципальное бюджетное учреждение
Архив г. Стерлитамак
(МБУ Архив г. Стерлитамак)
КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА
Дело № 03 Приказы по основной деятельности и личному составу за 1954 год
Опись № 01 дел по личному составу
Фонд № 08 Горнопромышленная школа № 2 рабочего поселка Маячный Башкирского республиканского управления Министерства трудовых резервов БАССР
Выдано во временное пользование (читальный зал):
№ п/п | Ф.И.О. пользователя | Дата выдачи | Дата возврата |
1 | 2 | 3 | 4 |
1 | Тучкин Михаил Юрьевич | 04.02.2020 | 04.02.2020 |
Муниципальное бюджетное учреждение
Архив г. Стерлитамак
(МБУ Архив г. Стерлитамак)
КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА
Дело № 04 Приказы по основной деятельности и личному составу№1 №174 за 1955 год
Опись № 01 дел по личному составу
Фонд № 08 Горнопромышленная школа № 2 рабочего поселка Маячный Башкирского республиканского управления Министерства трудовых резервов БАССР
Выдано во временное пользование (читальный зал):
№ п/п | Ф.И.О. пользователя | Дата выдачи | Дата возврата |
1 | 2 | 3 | 4 |
1 | Тучкин Михаил Юрьевич | 04.02.2020 | 04.02.2020 |
Муниципальное бюджетное учреждение
Архив г. Стерлитамак
(МБУ Архив г. Стерлитамак)
КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА
Дело № 05 Личные дела уволенных за 1952-1956 года
Опись № 01 / л дел по личному составу
Фонд № 08 Горнопромышленная школа № 2 рабочего поселка Маячный Башкирского республиканского управления Министерства трудовых резервов БАССР
Выдано во временное пользование (читальный зал):
№ п/п | Ф.И.О. пользователя | Дата выдачи | Дата возврата |
1 | 2 | 3 | 4 |
1 | Тучкин Михаил Юрьевич | 04.02.2020 | 04.02.2020 |
Муниципальное бюджетное учреждение
(МБУ Архив г.Кумертау)
КНИГА ВЫДАЧИ ДОКУМЕНТОВ № | 01 |
№ п/п | Дата выдачи | Фонд № | Опись № | Ед. хр. № | Кому выдано | Расписка в получении дела | Дата возврата дела | Расписка в возвращении дела | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
1 | 09.01.2019 | №012 | 1 | 41 | Семенова Р.В. | Семенова | 10.01.2019 | Семенова | |
2 | 12.01.2019 | №007 | 1 | 8 | Иванов В.В. | Иванова | 16.01.2019 | Иванова | |
3 | 18.01.2019 | №011 | 1 | 78 | Миронова М.И. | Миронова | 19.01.2019 | Миронова | |
4 | 22.01.2019 | №017 | 2 | 12 | Илюшин А.А. | Илюшин | 24.01.2019 | Илюшин | |
5 | 25.01.2019 | №010 | 1 | 31 | Миронова Р.И. | Миронова | 29.01.2019 | Миронова | |
6 | 30.01.2019 | №008 | 1 | 10 | Миронов М.М | Миронов | 31.01.2019 | Миронов | |
7 | 04.02.2019 | №049 | 1 | 2 | Николаева А.Н. | Николаева | 10.02.2019 | Николаева | |
8 | 04.02.2019 | №049 | 1 | 15 | Николаева А.Н. | Николаева | 10.02.2019 | Николаева | |
9 | 04.02.2019 | №049 | 1 | 24 | Николаева А.Н. | Николаева | 10.02.2019 | Николаева | |
10 | 04.02.2019 | №08 | 1 | 08 | Тучкин М.Ю. | Тучкин | 04.02.2020 | Тучкин | |
11 | 04.02.2019 | №08 | 1 | 08 | Тучкин М.Ю. | Тучкин | 04.02.2020 | Тучкин | |
12 | 04.02.2019 | №08 | 1 | 08 | Тучкин М.Ю. | Тучкин | 04.02.2020 | Тучкин | |
13 | 04.02.2019 | №08 | 1 | 08 | Тучкин М.Ю. | Тучкин | 04.02.2020 | Тучкин | |
14 | 04.02.2019 | №08 | 1/л | 08 | Тучкин М.Ю. | Тучкин | 04.02.2020 | Тучкин |
Итого в | 14 | году выдано из хранилища № | 14 |
(цифрами и прописью) |
ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Фонд № | 08 | Опись № | 01 | Дело № | 01 |
Заголовок дела Приказы по основной деятельности и личному составу с №1 по №51 за 1952 год
Дата использо- вания | Кому выдано: фамилия, инициалы (разборчиво) | Характер использования (копирование, выписки, просмотр и др.) | № использованных листов | Подпись лица, использовавшего дело |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
1 | Тучкин Михаил Юрьевич | Изучение | 1-20 | Тучкин |
ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Фонд № | 08 | Опись № | 01 | Дело № | 05 |
Заголовок дела Приказы по основной деятельности и личному составу №53 по №130 за 1953год
Дата использо- вания | Кому выдано: фамилия, инициалы (разборчиво) | Характер использования (копирование, выписки, просмотр и др.) | № использованных листов | Подпись лица, использовавшего дело |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
1 | Тучкин Михаил Юрьевич | Изучение | 1-13 | Тучкин |
ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Фонд № | 08 | Опись № | 01 | Дело № | 11 |
Заголовок дела Приказы по основной деятельности и личному составу за 1954 год
Дата использо- вания | Кому выдано: фамилия, инициалы (разборчиво) | Характер использования (копирование, выписки, просмотр и др.) | № использованных листов | Подпись лица, использовавшего дело |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
1 | Тучкин Михаил Юрьевич | Изучение | 1-30 | Тучкин |
ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Фонд № | 08 | Опись № | 01 | Дело № | 15 |
Заголовок дела Приказы по основной деятельности и личному составу№1 №174 за 1955 год
Форма карты-заместителя дела
Личная карточка работника Т-2: образец заполнения
Личная карточка работника по форме Т-2 — это унифицированная форма первичного учета сведений о действующем и уволенном персонале предприятия.
Представляет собой документ, состоящий из одиннадцати разделов, из которых первый, второй, третий и девятый (при наличии у человека соответствующих прав) заполняются при приеме на работу.
Остальные разделы заполняются в процессе трудовой деятельности сотрудника от руки или печатным способом на основании предоставленных при трудоустройстве и образуемых в процессе работы сотрудника документов. Образец заполнения карточки Т-2, страницы 1, 2, 3, 4 вы найдете ниже.
Для чего нужна личная карточка работника формы Т-2
Закон предусматривает два случая, когда личная карточка необходима:
В настоящее время, когда большинство процессов автоматизировано и исполняется в электронном виде, данный документ, как нам кажется, в принципе не нужен и представляет собой рудимент кадрового делопроизводства, отвлекающий ресурсы на его заполнение и хранение. А храниться он должен постоянно, пока человек работает, и еще плюс 75 лет после его увольнения.
Минимально работник расписывается в карточке три раза:
В последующем, если сотрудник переводится на другие должности и в его трудовую книжку вносятся соответствующие изменения, человек каждый раз расписывается в карточке напротив дублирующей записи об этих сведениях. Разберем образец заполнения личной карточки работника (форма Т-2) 2021 года
Пункт 1. Заполняем шапку
Образец заполнения карточки Т-2 начинается с так называемой шапки или основных реквизитов организации.
Вписываем наименование организации и восьмизначный код по ОКПО.
Вносим сведения в таблицу, в которой указываем дату заполнения, табельный номер сотрудника, его ИНН (при наличии) и СНИЛС, вид и характер работы (как в трудовом договоре), пол.
В ячейке «Алфавит» ставится первая буква фамилии работника.
В ячейке «Характер работы» пишется либо постоянная, либо временная (если срочный трудовой договор).
Пункт 2. Общие сведения
Вписываем реквизиты трудового договора.
Записываем фамилию, имя, отчество работника и другие его персональные данные, включая коды по ОКАТО и ОКИН. Образец заполнения, или как заполнить личную карточку работника Т-2 по данному разделу, смотрите картинку
Код ОКАТО — это классификатор по административному и территориальному признаку, в Москве свои коды, в Санкт-Петербурге — свои, в Челябинске — свои. Найти код можно в Интернете.
Код ОКИН — это классификатор информации о населении. Данный классификатор включает в себя 293 раздела, каждый из которых содержит соответствующий код.
Степень знания иностранного языка, в данном случае английского, личная карточка сотрудника может содержать:
Далее подробно заполняем сведения об образовании.
Если у человека два высших образования или сотрудник дополнительно получил послевузовское профессиональное образование, в карточке Т-2 есть дополнительные графы.
В пункте 7 указываем профессию, которую работник получил в результате подготовки в образовательном учреждении. При наличии двух и более профессий указываем ту, по которой работник принят на работу.
Вписываем стаж работы на дату заполнения личной карточки, т. е. на момент приема. Информацию берем из трудовой книжки.
Общий стаж — это период трудовой деятельности, который дает право на пенсию по старости.
Непрерывный стаж — это период трудовой деятельности, который учитывается при расчете пособий, в том числе по временной нетрудоспособности.
Стаж, дающий право на надбавку за выслугу лет, — это время работы в определенных организациях и учреждениях и на определенных должностях, например:
Карточка Т-2 не содержит раздела по страховому стажу, поэтому наш пример заполнения личной карточки работника Т-2 содержит лишь общий трудовой стаж, сведения о котором можно взять из трудовой книжки работника. Пример заполнения личной карточки работника Т-2 в части трудового стажа:
По мере работы в организации стаж работника, естественно, будет увеличиваться, поэтому, чтобы не зачеркивать или не пользоваться различными корректорами, первоначально заносите сведения о стаже карандашом, потом, при увольнении работника, впишите ручкой.
Далее переходим к разделу о семейном положении работника и составу его семьи.
В пункте 9 указываем его семейное положение и состояние в браке: женат или холост (если холост, лучше указать карандашом, женится — впишите ручкой, если женат, пишите ручкой, если разведется — укажите документ, на основании которого брак был расторгнут).
Указываем код по ОКИН состояния в браке:
В состав семьи вписываются мужья, жены и дети.
В принципе можно указать родителей и братьев с сестрами, но это на ваше усмотрение (супруги, кстати, не являются близкими родственниками, это родство свойственное, а не кровное).
Далее заполняем паспортные и регистрационные данные, просто переписывая их. Образец заполнения формы Т-2 смотрите ниже
Дату регистрации по месту проживания можно посмотреть в штампе в паспорте.
Номер телефона необходим для связи: например, работник не вышел на работу, можно позвонить и узнать, что с ним. Желательно взять у работника второй телефонный номер для связи (из практики).
Пункт 3. Сведения о воинском учете
Пожалуй, самый сложный раздел в данном документе, заполняется на основании:
Для пребывающих в запасе пример заполнения сведений о воинском учете в личной карточке будет строиться по следующему принципу
Первый пункт на офицеров запаса не заполняется.
Воинское звание можно посмотреть в пункте 5 военного билета офицера запаса.
Третий пункт заполняется без сокращения, например, состав (профиль) — командный или солдаты.
В четвертом пункте о кодовом обозначении ВУС (военно-учетная специальность) вписывается полное цифровое обозначение, как написано в военном билете, например 021102 или 113195А.
В строку категории годности к воинской службе вписывается буквенное обозначение:
При отсутствии записи в военном билете о категории годности ставим категорию А.
Наименование военного комиссариата переписываем из военного билета.
Седьмой пункт подлежит заполнению, если:
Восьмой пункт заполняется на основании справки из военкомата о снятии его с учета.
Вот так выглядит образец заполнения личной карточки сотрудника Т-2 по воинскому учету для призывников:
Первый, третий, четвертый и седьмой пункты не заполняются.
Во втором пункте необходимо написать, что работник подлежит призыву.
В пятом пункте указываются сведения из приписного:
Во всем остальном заполнение идет как у работников, пребывающих в запасе.
После заполнения данного раздела работник кадровой службы и новый сотрудник расписываются: первый — за внесение сведений в личную карточку работника, второй — за достоверность предоставленных сведений.
Пункт 4. Прием на работу и переводы
Данный раздел заполняется на основании трудового договора и приказа о приеме.
Все формулировки и цифры необходимо брать из документов о приеме на работу.
В шестом столбце работник должен расписаться.
Вообще расписываться сотруднику необходимо каждый раз, когда он переводится на другую работу, перемещается на другую должность и т. д., то есть всегда, когда вносится новая запись в его трудовую книжку.
Предположим, что наш работник будет в скором времени повышен в должности. В этом случае образец, как заполнять личную карточку работника, и ее третий раздел будет выглядеть следующим образом.
Срок внесения записи — одна неделя.
Сведения о временных переводах и об изменении окладов не вносятся.
Пункт 5. Аттестация
Если аттестация проводилась, сюда записываются решение аттестационной комиссии и реквизиты приказа, в котором решение аттестационной комиссии утверждено решением работодателя.
Наш работник только устроился, поэтому это поле у него будет пока чистым.
Пункт 6. Повышение квалификации, профессиональная подготовка и награды
Данные разделы заполняются аналогично разделу «Аттестация»: если работодатель направляет кого-либо куда-то (повышать квалификацию, на переподготовку) или объявляет благодарность, все это подлежит внесению в соответствующие раздел карточки Т-2.
Если работодатель ничего не организует и никого никуда не отправляет, данные разделы остаются чистыми.
Если сотрудник сам, так сказать, инициативно обучится чему-нибудь новому и принесет свидетельство или диплом, сведения о пройденном обучении необходимо будет вписать.
Пункт 7. Отпуска
Сюда вносится информация обо всех отпусках:
Выглядит это примерно так:
Сюда же заносятся сведения о замене части отпуска денежной компенсацией.
Если сотрудник трудится на предприятии давно и в отпуск ходит периодически, рано или поздно графы данного раздела закончатся. В этом случае необходимо сделать дополнительный лист, в котором будет продублирована таблица данного раздела. Лист надо вклеить в карточку Т-2.
На практике бывают ситуации, когда дата выхода работника из отпуска не совпадает с датой, указанной в приказе (по причине болезни или отзыва из отпуска).
В этом случае необходимо аккуратно зачеркнуть некорректную запись (но сделать это нужно так, чтобы старая запись была читаемой!) и внести новую, корректную.
На полях Т-2 при этом надо написать «Исправленному верить», указать реквизиты документа, в связи с которым произошел сдвиг сроков, подпись, расшифровку и должность специалиста кадровой службы, записавшего изменения.
Пункт 8. Социальные льготы и дополнительные сведения
Данные разделы заполняются на основании документов, подтверждающих права сотрудников на соответствующие льготы и со ссылкой на нормативные документы, которыми эти льготы установлены.
Не надо пугаться: если человек льготник, он сам принесет необходимые документы, в которых будет все написано, а если он не относится к этой категории, то и заполнять эти разделы не надо.
Пункт 9. Увольнение работника
Сюда заносятся сведения из приказа о расторжении трудового договора в тех формулировках, которые указаны в приказе об увольнении.
И в завершение кадровый специалист и уже бывший работник расписываются в Т-2. Вот выше и пример заполнения карточки Т-2 при увольнении.
Хранение карточек Т-2
Личные карточки хранятся в специальных номенклатурных папках, отдельно от личных дел и приказов о приеме на работу (хотя логичнее было бы хранить их вместе).
Карточки должны храниться таким образом, чтобы никто посторонний не мог их достать и прочитать (обеспечение безопасности персональных данных работников).
Т-2 действующего и уволенного персонала хранятся отдельно друг от друга.
Других требований к хранению карточек не установлено.
Бланк формы Т-2
Выдача документов из архива организации | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»
Документы, сданные в архив, могут быть позже востребованы сотрудниками организации, сторонними компаниями и даже простыми гражданами. Важно знать, как правильно оформить выдачу дел во временное пользование и зафиксировать этот факт. При этом ответственный сотрудник должен быть осведомлен о правилах заполнения сопроводительных документов и нюансах работы с ними.
Кому и для чего выдаются архивные документы?
В Основных правилах работы архивов организации, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее «Основные правила») указаны следующие случаи выдачи документов из архива организации во временное пользование (п. 4.5.1):
Передача документов на хранение в архив организации
Чаще всего в обычной негосударственной организации из архива выдаются дела для использования собственными сотрудниками, и реже для ознакомления гражданами. Причем в последнем варианте для реализации такой возможности в архиве должен быть оборудован читальный зал: место, где человек сможет ознакомиться с делом и при желании сделать копии документов.
Сроки использования документов
В «Основных правилах» прописаны определенные сроки использования документов вне архива (п. 4.5.2):
Гражданам запрещается выносить документы за пределы читального зала. Судебным и следственным органам архивные дела выдаются до момента прекращения дела или вынесения решения суда.
Продление указанных сроков выдачи дел во временное пользование органам суда и прокуратуры, а также для экспонирования возможно в особых случаях.
Для этого оформляется разрешение руководителя организации в ответ на письменное заверение пользователя о сохранности документов.
Заказ на выдачу документов
Крупные организации, обладающие большим архивом, могут оформлять процесс использования архивных дел после поступления заказов от работников на их выдачу (Приложение 17 к «Основным правилам»).
Следует обратить внимание, что в предложенной Росархивом форме необходимо указать цель исследования архивных документов. Но в негосударственных компаниях сотрудники редко приходят за архивными материалами с научно-исследовательскими целями, поэтому в данном поле можно прописать следующее: «цель заказа документов».
Также при оформлении заказа на выдачу архивных дел желательно попросить сотрудника назвать структурное или иное обособленное подразделение, где он работает. Данная опция особенно актуальна для компаний с широкой сетью филиалов.
Передача электронных документов в архив организации
В условиях архива предприятия данную форму можно заполнить частично и направить сотрудникам по электронной почте. Они смогут заранее начать поиск нужного документа, что позволит сэкономить время. Собираясь сделать заказ из архива, на своем рабочем месте работнику нужно заполнить в форме графы 1–4 и отправить заявку в архив.
При приходе работника за документами заявка уже будет распечатана и зарегистрирована должным образом ответственными лицами архива. За получение документов сотрудник-заказчик должен расписаться в графе 5 формы, при возврате дела работник архива поставит свою подпись в графе 6. Исполненная заявка хранится в архиве до проведения инвентаризации состояния и наличия дел.
Пример заполненного требования на выдачу документов.
Форму заявки на выдачу документов, инструкцию по ее заполнению и образец желательно предложить для ознакомления сотрудникам в положении об архиве, инструкции по делопроизводству или другом регулирующем работу архива локальном нормативном акте организации. В маленьких предприятиях, при наличии совсем небольшого архива допускается выдача документов без письменного заказа. Факт выдачи архивного дела все равно будет отражен в специальных формах.
Книга выдачи документов во временное пользование
Факт выдачи документов из архива должен прописываться в Книге выдачи документов (Приложение 19 к «Основным правилам»). Особенность этой Книги в том, что ее ведение допускается исключительно в бумажном виде. Форма заполнения этого документа предполагает оставление личных подписей получателя архивного дела и ответственного сотрудника архива, принимающего дела обратно.
Книга выдачи документов ведется один календарный год. Завершенная в ушедшем году книга снабжается итоговой записью сотрудника архива и отправляется на хранение сроком три года с момента возврата всех выданных архивных дел.
Обращения граждан в архив организации
Пример титульного листа Книги выдачи документов.
В Книгу выдачи документов вносятся все выданные архивные дела, независимо от того, кому они выдавались, покидали ли они архив или их просматривали в читальном зале.
Образец заполнения Книги выдачи документов.
При заполнении Книги выдачи документов бывает недостаточно указать лишь фамилию сотрудника, затребовавшего дело. Ведь документ может получать и физическое лицо, и сторонняя организация. Поэтому графа «Кому выдано» должна заполняться максимально полно. Если при выдаче архивных дел составляется еще какой-либо документ, например специальный акт, его реквизиты указываются в графе «Примечание».
Новые статьи
Прошлогодняя книга закрывается в начале января. Ответственный за ее ведение сотрудник или начальник архива делает итоговую запись и заверяет своей подписью.
Лист использования дела
На каждое архивное дело, которое выдавалось на руки, должен оформляться лист использования. В нем нужно указывать основную информацию о выдаче дела: когда, кому и для чего оно понадобилось.
Образец формы листа использования можно найти в Приложении 20 к «Основным правилам». Лист использования ведется ответственным лицом архива, записи в него вносятся от руки.
Лист не вшивается, а вкладывается в дело и может использоваться много лет до внесения последней записи. Лист использования должен храниться в течение трех лет.
Образец заполнения листа использования архивного дела.
Карта – заместитель дела
В момент выдачи архивного документа его место на полке архива занимает специальная карта – заместитель дела (Приложение 21 к «Основным правилам»).
В форме Росархива указано, что дело выдано в читальный зал во временное пользование. Но ведь дело может затребовать сторонняя организация на месяц, или оно может уйти в прокуратуру по запросу на много недель. Поэтому в таблицу вносится отдельная колонка для указания маршрута дела.
Карта-заместитель заводится при первом же запросе архивного документа и хранится в деле. Сроки хранения карт-заместителей не определены, но логично будет оставлять их на то же время, что и лист использования, и Книгу выдачи документов.
Передача архивных документов в стороннюю организацию
При передаче архивных документов в стороннюю организацию заполняется специальный акт о выдаче дела во временное пользование (Приложение 18 к «Основным правилам»). В форме акте следует прописать перечень передаваемых дел, указать адрес получающей организации, с какой целью она их запрашивает и на каком основании.
В качестве основания для выдачи архивных дел в другую организацию может использоваться запрос, но на нем обязательно должна быть положительная резолюция руководителя компании – владелицы архива. Также дела могут быть выданы по личному приказу директора компании или вышестоящего ведомства, судебного постановления и т. д.
Акт подписывается руководителями обоих организаций, подписи скрепляются печатями (п. 4.5.6. «Основных правил»). Непосредственная передача и возврат документов фиксируются сотрудниками архива.
Пример заполненного акта о выдаче дел во временное пользование.
Акт о выдаче дел во временное пользование должен составляться в 2 экземплярах: один остается в архиве, другой забирает организация-заказчик.
Соблюдение инструкций Росархива, изложенных в «Основных правилах», позволит обеспечить эффективное хранение документов и должный контроль за их использованием.