карточка договора в 1с документооборот
Работа с договорными документами
Используйте «1С:Документооборот 8» для простого создания договоров, сопроводительной или сопутствующей документации, используя шаблоны и связи документов. Отслеживайте процессы согласования, подписания, исполнения договора. Контролируйте исполнение обязательств или наличие сопроводительных документов.
Планирование и исполнение проектных задач
Подготовка по шаблону
Договор — это особенный вид внутреннего документа. Карточка договора содержит все сведения о нем (всего 75 реквизитов). Можно настраивать состав стандартных реквизитов и добавлять новые. Из карточки доступен переход ко всему, что связано с договором (переписка, процессы, сопроводительные документы, история сроков действия и прочее).
Автозаполнение реквизитами
Программа поддерживает автоматическое заполнение файлов договоров. Текст договора заполняется автоматически из реквизитов карточки, например, Номер, Дата, Заголовок, Сумма, Срок действия и другие.
Доступно заполнение полей файлов MS Word и Open Office. Правила заполнения полей задаются в виде конструктора или выражением на встроенном языке.
Согласование договора
Согласование договора выполняется при помощи процесса Согласование. Может использоваться параллельное, последовательное или смешанное согласование, а также согласование по условию.
Например, смешанное согласование позволяет реализовать регламент обработки договора, по которому договор могут параллельно согласовывать главный бухгалтер и юрист, после них — заместитель генерального директора и, если замечаний нет, генеральный директор. По результатам согласования можно распечатать Лист согласования.
Многосторонние договоры
В программе можно учитывать договоры, заключенные более чем с двумя сторонами (многосторонние). Для этого достаточно ввести список корреспондентов, с которыми оформлен договор. Если договоры с несколькими корреспондентами заключаются регулярно — укажите их в шаблоне. В таком случае, они будут помещены в документ сразу при его создании по шаблону. При поиске договоров по корреспонденту в список найденных документов попадут и многосторонние договоры, содержащие указанного корреспондента.
Контроль возврата и передачи
В программе отражается передача договора контрагенту на подпись. При этом указывается ожидаемый срок возврата. Программа автоматически отслеживает этот срок и уведомляет ответственного, если документ не возвращен контрагентом вовремя. Программа помогает контролировать наличие скан-копий оригиналов документов и напоминает сотрудникам об этом.
Автоматическое продление
Программа ведет учет сроков действия договоров и правил их продления. При приближении и окончании срока действия «1С:Документооборот 8» автоматически уведомляет ответственного за договор. Программа может автоматически продлить срок действия документа, если это разрешено для документа.
Срок можно изменить и вручную. Вся история изменения сроков действия договора сохраняется.
Управление договорами в 1С:Документооборот
Подробная настройка договорной работы в 1С:Документооборот в клиент-серверном варианте на живых примерах подробно рассмотрена в вебинаре «Управление договорами 1С:Документооборот», запись которого можно посмотреть по ссылке.
Виды документов договоров
Для начала надо определиться с требованиями к договорным документам и сделать классификацию видов договоров. В большинстве случаев договорные документы можно объединить в следующие группы:
В настройках вида договора должен быть обязательно проставлен параметр «Является договором». Только тогда 1С:Документооборот будет считать данный документ договором.
При установке флага «Является договором» принудительно будут установлены следующие настройки:
Полезным для договора будет включить настройки «Обязателен файл скан-копии оригинала» и «Обязательно указание ответственного».
Права доступа и папки внутренних документов договоров
Далее надо продумать права доступа к договорам и настроить папки внутренних документов. Важно помнить, чтобы названия папок договоров были понятны всем сотрудникам, кто будет работать с договорами.
Карточка документа-договора
Карточка договора очень похожа на карточку обычного внутреннего документа, но также несет дополнительную функциональность, которая установлена в настройках вида документа.
Автозаполнение шаблона файла договора
Как правило, у доходных договоров есть бланки, которые полезно сделать автозаполняемыми для ускорения создания нового договора.
Правила автозаполнения начиная с редакции 2.1 заполняются у вида документа:
Для подготовки проекта договора применяется механизм автозаполнения шаблонов файлов, с помощью которого можно заполнить поля в файле из карточки договора:
Маршрут движения договора
Для создания маршрутов в системе 1С:Документооборот предусмотрен шаблон комплексного процесса, который определяет порядок движения договора. При этом, начиная с релиза 2.1.8, маршрут процесса можно рисовать в графической схеме.
Контроль возврата переданного экземпляра договора
С помощью журнала передачи документов можно контролировать возврат переданных договоров. Для этого в записи журнала передачи требуется заполнить реквизит Срок возврата.
Документы, не возвращенные вовремя, отображаются в журнале передачи красным цветом.
При отправке исходящего документа, созданного на основании внутреннего (предмета переписки), система предлагает отразить передачу внутреннего документа в журнале передачи.
При утвердительном ответе пользователя автоматически создается запись в журнале передачи, которая отражает передачу внутреннего документа корреспонденту-получателю.
При поступлении входящего документа в ответ на подписанный исходящий 1с документооборот предлагает отразить возврат внутреннего документа в журнале передачи. При утвердительном ответе пользователя в ранее созданной записи журнала передачи автоматически отмечается возврат документа.
В отчете Журнал передачи есть вариант отчета, который показывает список документов, не возвращенных в отведенный срок по контрагентам.
Соглашения к договорам
Оригинал и полный текст статьи опубликован в блоге Владимира Лушникова на странице http://www.doc-lvv.ru/2017/01/upravlenie-dogovorami-v-1s-dokumentooborot.html.
Более подробная настройка договорной работы в 1С:Документооборот в клиент-серверном варианте на живых примерах подробно рассмотрена в вебинаре «Управление договорами 1С:Документооборот», запись которого можно посмотреть по ссылке.
Управление договорами в 1С Документооборот
Функциональные возможности системы «1С:Документооборот» в организации процесса контрактации
Для начала автоматизации договорной деятельности необходимо определить основные требования к договорным документам, и классифицировать их по видам.
Структурное дерево не должно быть слишком разветвленным, так как слишком большое количество параметров классификации приведет к усложнению ситуации (вы рискуете запутаться в обилии характеристик документов, которые нужно принимать к учету при их систематизации). Рекомендуется сформировать «плоскую линейку» договоров с десятком их разновидностей. При этом все эти разновидности между собой должны отличаться:
В соответствии с выбранными параметрами следует сформировать и дерево папок для хранения договоров. Оно должно:
На этапе формирования такого дерева папок необходимо задать права доступа к каждой папке для сотрудников вашего предприятия.
Для того, чтобы документ, который вы хотите поместить в дерево папок с договорами, был соответствующим образом классифицирован, следует указать признак «Является договором».
При этом в автоматическом режиме к документу будут применены настройки, которые дадут следующие возможности:
Также нужно определиться, имеет ли смысл делать разграничение прав на уровне всех документов, сопровождающих процесс договорной работы. Таких бумаг, как правило, намного больше, поэтому в случае, если будет принято положительное решение, то сервер 1С будет сильно загружен, что замедлит работу. Но если разграничивать права доступа все-таки необходимо, то следует проставить флажки:
Присвоение номера
На карточке каждого документа следует внести все его параметры для его должного структурирования. Начинать следует со вкладки «Нумерация».
Номер будет присвоен документу при выполнении задачи «Регистрация» или же это можно сделать вручную, нажав на кнопку «Зарегистрировать». Настойка автоматического нумератора осуществляется в разделе «Нормативно-справочная информация» (раздел «Нумераторы»).
С помощью специализированного конструктора нумерации есть возможность задействовать в номере документа множество определяющих его суть динамических элементов (символов). В результате повысится эффективность работы с документами, ускорится поиск нужной бумаги.
Каждый нумератор может использоваться для своей разновидности документов. Причем формироваться эта группа документов может по самым разным аналитическим параметрам.
Для каждого нумератора должна быть определена периодичность и соответствующая ему аналитика.
Далее следует по каждому из видов документов настроить шаблоны запрашиваемых параметров.
Каждой разновидности документов можно присвоить сразу несколько шаблонов, содержащих запрос реквизитов и файлов.
Сам по себе шаблон подразумевает, что для каждого документа будет присутствовать набор ограничений, в соответствии с которыми будет осуществляться его поиск. Кроме того, шаблон определяет и права доступа к документу.
Далее настраиваем реквизиты для данного шаблона:
Формировать названия документов также можно с помощью конструктора (для стандартизации номенклатуры).
Теперь обратимся ко вкладке «Файл»: сюда можно приложить сразу несколько шаблонов электронной формы договора.
Одной из интересных функциональных особенностей «1С:Документооборот» является то, что в данной системе присутствует конструктор подготовки типовых договоров. В результате человеческий фактор на данном этапе исключается полностью:
В общем, усиливается эффективность и безопасность всей процедуры контрактации в целом.
Обратимся теперь к «Настройке доступности по состоянию». Эта настройка дает возможность изменения различных реквизитов или содержания документа в зависимости от предоставленных прав доступа. Здесь у различных пользователей есть возможность редактировать, добавлять или убирать файлы, входящие в структуру документа в зависимости от его статуса («На согласовании»; «Подписан»; «Зарегистрирован»).
Чтобы настроить права доступа, следует обратиться к разделу «Настройка и администрирование» (п. «Настройка доступности по состоянию»).
Здесь можно установить доступность каждого поля для любого пользователя в зависимости от статуса документа.
Устанавливаем перечень лиц, для которых действительны данные ограничения.
Также следует установить перечень видов документом, на которые распространяются ограничения доступа.
После проведения всех указанных настроек вы получаете сформированный шаблон договора.
В случае, если вы создаете новый договор, то сначала открывается вкладка «Реквизиты».
Как только вы укажете в шаблоне контрагента, наименование договора будет сформировано полностью. Сохраним его.
Итак, что же мы имеем при генерировании нового договора при заполненном шаблоне:
Если же открыть ранее созданный документ, то сначала откроется вкладка «Обзор», где можно увидеть всю информацию о договоре:
Обработка договоров с помощью «1С:Документооборот»
У представляемой системе «1С:Документооборот» присутствует эффективный функционал, дающий возможность использовать процедуры любой сложности для обработки договоров и сопровождающих их документов.
Предусмотрено 2 способа обработки документов:
В последнем случае необходимо сформировать шаблон комплексного бизнес-процесса (раздел «Управление бизнес-процессами», п. «Шаблоны процессов»).
Бизнес-процесс в данном случае состоит из следующих этапов:
Обработка договора: бизнес-процесс и подготовка шаблона
Процесс обработки договора начинается с согласования контрагента. Этот этап может быть, как частью комплексного процесса, так и вынесен на предварительную стадию. Участниками-исполнителями (а также согласовывающими органами) здесь являются:
