карточка канбан в медицине образец
Управляем проектами при помощи Канбана
В мире мало постоянства. Изменения касаются всех сфер жизни, в том числе и бизнеса. Классические методы управления изжили себя, товары не всегда являются востребованными, рушатся проекты. Бизнес переживает сложные времена.
На смену старому пришла новая производственная философия. Agile – совокупность гибких систем организации труда, креативный образ мышления сотрудников. Современные методы управления помогают бизнесу выжить в нелегких условиях. Одним из таких методов, созданных на основе Agile, является Канбан.
Канбан: суть системы
Немного истории
Разработали и впервые применили данную систему японские инженеры из корпорации Toyota. Натолкнула их на такую идею работа супермаркетов в США. Товары добавляли на полки по мере необходимости. Покупатели сами выбирали нужные продукты. Это было в конце 50-х годов прошлого столетия.
Методы работы
После внедрения системы в корпорацию Toyota среднесуточные графики стали устанавливать лишь для сборочного конвейера. Для других цехов графики отменили, установили ориентировочные объемы производства.
От складов отказались: комплектующие части доставлялись непосредственно на рабочие места. В том количестве, какое заказал сборщик в нужное для него время.
Практика «точно в срок» позволила искоренить простои и затоваривания, снизить затраты, ускорить сборку машин.
Практики Канбан
Визуализация
Элементы визуализации: канбан-доска и канбан-карточки.
Канбан-доска
Это таблица с несколькими колонками, внутри которых расположены стикеры. На них написана информация о задаче: название проекта, дополнительные заметки, дата старта и завершения, фамилия исполнителя.
Стикеры могут отличаться друг от друга цветом. Таким способом легко обозначить дополнительную информацию, например, важность. Или присвоить каждому проекту свой цвет.
Местоположение стикера несет определенный смысл. Чем он выше, тем важнее записанная на нем задача.
Пример. Канбан-доска для B2B-бизнеса (интернет-магазин).
Таким образом, задача делится на несколько последовательных этапов. Выполненная на одном этапе задача передается на следующий. Специалист приступает к другому заданию.
Напоминает конвейер, но элементы такого конвейера трудятся в случае необходимости. Они избавлены от лишнего труда. Задача выполняется не заранее, а когда есть необходимость.
Доска может быть реальной и виртуальной. Популярные в России онлайн доски: Trello, Bitrix24, Taskify. С KanbanFlow можно отследить время, затраченное на выполнение задания. Приложения бесплатны, понятны в пользовании.
Интересно. Канбан доской может быть холодильник. На него наклеивают магнитики с изображением продуктов. Если какие-то продукты заканчиваются, их изображения перемещают наверх. Собираясь в магазин, не обязательно заглядывать внутрь – информация на виду.
Канбан-карточки
Данные элементы системы служат для передачи информации. Каждая из карточек проходит определенный цикл и возвращается в исходный пункт. Они являются связующим звеном между этапами производства, хотя имеют разное назначение.
Карточки содержат названия, номера, количество деталей, а также адреса отправителя и получателя. Играет роль цветовая палитра. Красный Канбан – складской, зеленый – межцеховой, синий – производственный.
Тарный Канбан устанавливается на контейнере. Необходимо наличие 2-х емкостей: пока детали из одной используются, другая заполняется. Пустая тара – сигнал для заполнения. Этим исключается дефицит комплектующих частей, обеспечивается бесперебойная работа. С помощью карточек осуществляется контроль движения запасов.
Карточки находят применение и в других областях. Например, в медицине. С их помощью удается держать под контролем процесс приобретения и хранения препаратов. Это способствует тому, что лекарств в больнице всегда достаточно, но не чрезмерно.
Интересно. Музей, вход бесплатный. На входе посетителю выдают жетон. На выходе просят его вернуть, после этого разрешается войти в музей следующему человеку. Так регулируется количество посетителей для их удобства и для сохранности экспонатов. Жетоны выполняют роль канбан-карточек.
Определение приоритетов
Менеджеру легко выявить первоочередные задачи, сконцентрировать внимание на главных вещах. Это позволяет избежать затрат на ненужные дела.
Лимит на задачи
Ограничение количества заданий, над которыми можно трудиться одновременно. При достижении предельного количества блокируется возможность добавить следующее. Одна законченная работа лучше, чем несколько начатых. Данная практика способствует равномерному распределению нагрузки между работниками, избавляет от перегрузок, улучшает качество работ.
Управление потоком задач
Важна обратная связь. Каденция – определенный ритм регулярных встреч, совещаний. На них происходит обсуждение:
Концентрация на работе
Работу надо не только планировать, но и выполнять. Работнику не приходится думать, чем заниматься дальше. Следующая задача ждет его: за него подумал руководитель.
Постоянное улучшение
Канбан – помощник в борьбе за качество. Позволяет выявить на ранних этапах проблемы в производстве и работе персонала.
Области применения системы
Промышленное производство
При традиционной системе управления работают механизмы «выталкивающего» производства. Это жесткий план, управление направлено слева направо, товар «выталкивается» с одного участка на другой.
Разные участки имеют собственные планы, не учитывающие реальную обстановку. В результате одни детали вырабатываются в избытке, другие оказываются в дефиците. Отсюда перебои в работе, невыполнение плана, затоваривание.
Методология Канбан предлагает «вытягивающий» тип производства. Работа в этом случае ведется по принципу «точно в срок». Заказы выполняются после их поступления. Вместо плана – спрос потребителей.
Последующий участок заказывает предыдущим те детали, которые нужны, в необходимом количестве. Детали подаются сразу в нужные точки, готовая продукция отправляется потребителю. Как результат, уменьшение рисков, грамотное регулирование складских запасов.
Управление IT проектами
В IT проектах Канбан работает аналогично промышленному. Вместо запчастей выступают задачи по разработке программного обеспечения; программистов и тестировщиков можно считать сборщиками.
Пример. Макет сайта разрабатывает дизайнер. Дальше трудится разработчик; по окончании работы он передает ее тестировщику.
Увеличение продаж
Одним из важнейших направлений в B2B-бизнесе является работа с клиентами. В этом поможет система. Она идеально подходит для ускорения воронки продаж.
Ускорение воронки продаж в B2B-бизнесе
Анализ работы воронки и этапов сделки способствуют оптимизации процесса. Чтобы создать совершенную систему работы с клиентами, следует отслеживать статусы, которые скапливаются на этапах воронки. Проводить анализ сложившейся ситуации, принимать соответствующие меры, тем самым меняя систему в нужную сторону.
Канбан – помощник в борьбе с затовариванием. С помощью карточек контролируется движение запасов.
Интересно. Специальные сервисы автоматически делают заказ товара у поставщиков, если его количество приближается к минимуму.
Личное планирование
Система Канбан эффективнее ежедневников и списков. Доска, благодаря наглядности, помогает приводить в порядок домашние и личные дела.
Как начать работать по методу Канбан в небольшой компании
Преимущества системы Канбан
Недостатки системы Канбан
Методология Канбан – не очередное модное течение. Это серьезная, научно выверенная система управления проектами. Ее жизнеспособность не вызывает сомнений. Доказательства очевидны: японский автомобильный концерн «Toyota» использует данную систему более полувека и процветает.
Применяют Канбан и многие другие компании. В их числе Микрософт, фирма Ауди, компания по производству принтеров Хьюлетт-Паккард, Ярославский шинный завод, Альфа-Банк, Почта-Банк, Додо Пицца.
Перевод бизнеса на систему Канбан – дело серьезное, особенно если это крупное производство. Такой шаг требует ответственного подхода. Необходимо все обдумать, изучить специальную литературу, обратиться за помощью к знающим людям. Тогда управление станет простым и понятным, а бизнес – прибыльным.
Система управления КанБан. Доска, карточки… детский сад?
Доска и карточки — звучит просто, но представьте, что за этим кроется секрет управления огромным концерном Toyota. И что самое интересное, это чистая правда — именно при помощи упомянутых атрибутов протекает управление этим гигантом; а название — весьма “японское”: система управления КанБан.
О системе управления КанБан — так просто и эффективно
В чем состоит суть работы по системе КанБан? Постараемся сегодня в этом разобраться, а также внедрить метод в свою работу и жизнь. Итак, первое, что вам потребуется для реализации КанБан — это доска. Да, обычная магнитная или пробочная доска, на которой должны быть прочерчены несколько столбцов.
Вообще, в изначальной версии принципов системы КанБан столбцов предусмотрено всего 3:
Однако со временем система КанБан смогла получить специфичный апгрейд: каждая компания, внедряющая метод в свои бизнес-процессы, добавляет 1 или несколько столбцов, нужных для конкретного бизнеса. Так, например, компании, реализующие ПО, очень часто оставляют на доске столбец “Тест”, нужный для визуального отображения готовности разных функций.
Кроме упомянутой уже доски вам понадобятся стикеры — карточки КанБан. На каждой из них будет записана отдельная задача. Ее цель состоит в достижении последнего столбца “Готово”. Разумеется, реализовать это можно только в том случае, если задача действительно завершена или ждет своего апрува от руководства.
Именно так вы можете внедрить КанБан в свою личную работу и жизнь, если вам такая система подходит. А как же реализовать систему в крупных компаниях?
Из выдуманного когда-то на Toyota метода карточки трансформировались в классическую систему управления производством КанБан. Помимо машин — еще и такой дар нашей современности!
КанБан — для больших компаний
В крупных компаниях реализовать КанБан не представляется слишком сложным делом — подготовьте на доске помимо столбцов еще и несколько строк, в зависимости от количества сотрудников, деятельность которых будет отображена на КанБан доске.
Напротив каждой фамилии в первый столбец поместите набор карточек КанБан, отразив на них все задачи каждого сотрудника. Таким образом вы не только визуализируйте всю работу вашей организации, но и добавите некоторое ощущение соревнования — достаточно сильную мотивацию для сотрудников.
Теперь цель каждого вашего коллеги сделать так, чтобы все его задачи из первого столбца попали в последний. А вы сможете всегда видеть, кто в команде отстает, а кто — опережает план.
Инструмент для внедрения метода в компании
Разумеется, столь крутая система не могла остаться без электронного воплощения. Более того, у нас есть уникальный инструмент, который не только позволит отследить все ваши рабочие и личные задачи, но и внедрить КанБан метод в вашу организацию. Имя этому инструменту — ЛидерТаск, а дополнительного приложения — “КанБан-доска”.
Что нужно сделать, чтобы уже сегодня увеличить производительность вашей компании и, соответственно, доход? Начните с внедрения сервиса ЛидерТаск. Он позволит раздавать и контролировать поручения, держать всех сотрудников в одном листе и всегда видеть, кто из них наиболее загружен.
Выше на картинке вы можете наблюдать классическую систему КанБан на примере предприятия — нашей компании.
Как только вы добавите всех своих сотрудников в ЛидерТаск, а затем раздадите поручения каждому из них, подключите инструмент “КанБан доска”, где вы сможете отобразить все текущие задачи и их статус.
Посмотрите небольшой ролик о том, как это сделать:
Как видите, все очень просто: добавляете и контролируете. Если коротко, то именно этими двумя словами можно описать весь концепт КанБан. Да и карточки не будут разводить грязь — их “выбросить” можно, просто нажав на Delete.
Что такое система Канбан? 4 Главных принципа системы Канбан + инструкция по внедрению системы Канбан
О системе Канбан мы поговорили с кандидатом экономических наук Олегом Качмашевым.
В статье расскажем:
Что такое система управления Канбан и в чём её суть?
Понятие «канбан» образуется из двух японских слов: «kan» — видимый и «ban» — карточка, доска. Поэтому дословно «канбан» — это карточки на доске.
Давайте с вами перенесёмся на 60 лет назад. Именно тогда на заводах Toyota и появилась система Канбан. Японцы обнаружили, что карточки с задачами позволяют легко контролировать работу мастеров сборочных линий.
Итоги не заставили себя долго ждать. Листочки с информацией сделали производство точным как часы, и в 1960-х Toyota составила конкуренцию американским автопроизводителям на их же рынке.
Каким образом японские управленцы сократили расходы на сборку и сделали автомобили качественными и доступными? Всё дело в способе организации рабочего процесса.
Канбан позволяет визуализировать задачи и выстроить их в порядке выполнения. Упрощенно доска Канбана выглядит так:
Колонки — это этапы работы, карточки — конкретные задачи. Управленцы пишут карточки с заданиями, исполнители передвигают их по доске.
Метод работы может показаться вам излишне простым. Но не спешите делать выводы. Благодаря Канбан менеджеры находят недостатки в рабочих процессах и быстро исправляют их.
Сегодня Канбан относят к методологиям разработки семейства Agile, которые используются повсеместно: от IT-стартапов и микро-бизнесов до крупных коммерческих и государственных структур.
В Zara Канбан помогает производить одежду только в том объёме, который требуется. Spotify использует Канбан, чтобы не запутаться в организации команд. В Pixar применяют Канбан доску для того, чтобы «провести» первоначальную идею до анимационного продукта и придать форму творческим процессам.
Принципы системы Канбан
Философия Канбана была сформирована ещё в 1960-х. Ее положения — это не только создание досок и карточек с задачами. Давайте разберёмся с принципами системы Канбан, которые помогут вам не только в бизнесе, но и в повседневной жизни.
1. Специализация и визуализация этапов.
В основе принципа — идея дробления деятельности на части. В результате Канбан быстро поможет понять: на каком этапе находится продукт, кто занимается им в данный момент, и сколько стадий ему предстоит пройти.
Например, любой продукт IT-сферы проходит следующие этапы:
2. Ограничения по этапам.
В процессе работы вы сталкиваетесь с ограничениями. Бариста не может разливать кофе сразу в три чашки, если кофемашина рассчитана на две. Суть принципа в том, чтобы определить максимальное количество задач на одном этапе и не допускать перегрузки.
Например, у отдела маркетинга есть лимит на проведение исследований — изучать поведение не более трёх сегментов рынка. Завал маркетологов новыми запросами замедлит процесс и остановит движение задач по доске.
3. Фокус на потоке.
Принцип требует акцента на движении задач по доске. Канбан поможет следить, чтобы не было «узких мест» — остановок процесса. Вы сразу увидите, если один из этапов «просядет» и быстро исправите ситуацию.
4. Постоянное улучшение.
Остановиться на применении досок и карточек в компании — ещё не Канбан. Сфокусируйтесь на деталях процессов: может быть есть возможность автоматизировать закупки сырья или придумать новый метод оценки клиентов?
Преимущества и недостатки системы Канбан
Две трети случаев применения Канбана приходятся на IT-индустрию, но система актуальна и в производственных компаниях, строительстве, закупках и в управлении персоналом.
4 преимущества системы Канбан:
1. Гибкость.
Система Канбан подойдёт и для найма персонала, и для промышленного предприятия. Вы сможете легко внедрить Канбан в любое производство и даже выстроить с помощью системы свой распорядок дня.
2. Согласованность.
Канбан не позволяет принимать спорных решений. Система создает сотрудникам условия, в которых нет неопределенности. Разработчик всегда знает, что кодить. С системой Канбан, ему не нужно задумываться, какие задачи выполнять здесь и сейчас.
3. Быстрота.
Канбан — это система, которая хочет сделать каждый этап процесса максимально полезным: последовательность задач создается так, чтобы ни один этап не оставался без действия.
Тянуть соискателей на вакантное место в компании по одному куда дольше, чем заняться параллельным отбором. Так вы сократите время создания продукта.
4. Наглядность и прозрачность.
Доска Канбан — чёткая картина того, чем занимается компания. Канбан облегчает жизнь всем: и новичкам, и управленцам. Доска и карточки показывают что, кем и в какой очередности производится.
Новичкам в компании, которая работает по системе Канбан, проще адаптироваться. Они сразу понимают какое место занимают в общем процессе и с кем взаимодействовать в ходе выполнения задач.
2 недостатка системы Канбан:
1. Требует постоянного обновления.
Канбан не работает, если информация неактуальна. Выполненная задача обязательно получает новый статус и передвигается в следующий этап на доске.
2. Коммуникация.
Подробное описание задач в карточке не предполагает дополнительного канала связи с руководством. Если задача прописана недостаточно точно, исполнитель не поймёт, как её выполнить. Это замедлит процесс или испортит конечный продукт.
Чтобы не допустить такой ошибки, отнеситесь серьёзно к заполнению карточки с заданием. Визуализируйте, стройте алгоритм и консультируйтесь с ответственными за этап.
Организация и внедрение системы Канбан
Если вы решили попробовать организовать доску Канбан в бизнесе или для собственных задач, следуйте плану:
1. Составьте схему рабочего процесса.
Постарайтесь сделать разбивку по этапам детальной. Не упускайте даже незначительные на первый взгляд стадии. В большинстве случаев в «узких местах» — этапах с ограничениями — скрываются главные проблемы компании.
2. Внесите лимиты.
Ограничьте каждый этап количеством задач, которые могут находиться в разработке одновременно без создания конфликтов. Их число зависит от сложности этапа и количества исполнителей. Баланс часто находится методом проб и ошибок.
3. Наладьте порядок внутри этапов.
Определитесь с приоритетностью задач внутри одного этапа. Первыми можно решать задачи с самыми короткими дедлайнами или выполнять проекты для ценных заказчиков. А напоследок оставляйте задачи, которые не требуют срочности.
Правильно определять приоритеты поможет матрица Эйзенхауэра. Используйте лаконичный в своем исполнении инструмент на сайте https://app.eisenhower.me/ или поищите шаблоны матрицы в поисковике.
4. Контролируйте.
Для анализа эффективности лучше всего подобрать метрики, которые отвечают требованиям вашего бизнеса. Но не забудьте про базовые показатели: время прохождения задачи по доске и пропускная способность этапов (сколько задач могут пройти этап за единицу времени).
5. Обновляйте.
Следуйте четвертому принципу Канбана и всегда улучшайте показатели процессов.
Чтобы Канбан работал безотказно, помимо отладки этапов на доске компании, уделите внимание карточкам с задачами. Они должны быть информативными и интуитивно понятными.
Мы подготовили для вас 3 правила организации системы карточек:
Количество времени, которое необходимо для выполнения задачи, зависит от специфики работы.
Например, Agile-коуч Макс Рекопф считает оптимальным для выполнения задачи — один рабочий день или 6-8 часов.
Канбан методология доказала свою эффективность на предприятиях разного профиля: от маркетинга и HR, до строительства, IT и сервисных служб.
Чтобы система работала, важно соблюдать все принципы методологии. Правильной организации инструментов семейства Agile и Канбан учат на курсах.
Программы обычно состоят из 5 и более занятий. Стоимость курсов Agile варьируется от 2 000 рублей за индивидуальный курс и от 50 000 за обучение гибкому управлению целого коллектива.
Выбирайте школу или преподавателя, в программу которых включены реальные кейсы. Обратите внимание на дату создания курса: методы управления развиваются из года в год.
Обучение Канбан и Agile доступно в офлайн и онлайн форматах. Дистанционное обучение ничем не хуже традиционного, если исправно работает канал обратной связи с преподавателем.
По итогам курса вы научитесь проводить аудит рабочих процессов компании, сможете внедрить Канбан и собрать команду, способную работать по такой модели.
Система Канбан — это современный, эффективный и интересный способ организации работы. Его универсальность доказали крупные производители — адепты бережливого производства и мелкие фирмы, которым удалось построить бизнес с применением доски и карточек. Теперь Канбан стал решением, которое доступно и вам.
Чек-лист «Приложения для Канбан»
Мы подготовили для вас чек-лист с приложениями, которые помогут внедрить систему Канбан.
Расскажите в комментариях, пробовали ли вы использовать систему Канбан в работе? Сделайте репост, чтобы не забыть важные советы и быстрее выйти на новый уровень!
Kanban: принципы и возможности в управлении проектами
Натали Азаренко
Создайте рассылку в конструкторе за 15 минут. Отправляйте до 1500 писем в месяц бесплатно.
Отправить рассылку
Методология канбан — это система постановки задач, при которой все этапы проекта визуализируются на специальной доске. Члены команды могут видеть текущее состояние задачи на любой момент времени. Это предполагает полную прозрачность работы. Kanban относят к agile-подходам — «гибким» технологиям, предназначенным для разработки программного обеспечения.
Что такое kanban
Цель kanban — сделать проект наглядным, отследить готовность работ и проконтролировать нагрузку специалистов.
Для упрощения контроля рабочий процесс визуализируют на доске, поделенной на колонки. Каждая колонка — это текущее состояние работ. Непосредственно задачи отображают в канбан-карточках — там можно прочитать их описание, уровень важности и дополнительную информацию. Когда задача завершает определённый этап, карточку с её описанием переносят в соответствующую колонку. Взглянув на доску, можно сразу понять, как обстоит ситуация с проектом.
Пример структуры канбан-доски
Канбан-доски бывают физическими и электронными. В первом случае это обычная доска со столбцами. Задания пишут на стикерах и наклеивают в нужный раздел, перемещая по мере необходимости. Электронные доски обладают аналогичными функциями, но по сравнению с физическими, всегда доступны — удалённые сотрудники могут непрерывно участвовать в рабочем процессе.
Пример виртуальных kanban-досок:
В самом простейшем варианте канбан-доску делят на три столбца с задачами:
Приведённая структура kanban — всего лишь образец. Для разных проектов можно добавлять другие столбцы. Например, в сфере разработки программного обеспечения канбан-доска может иметь следующие колонки задач:
Например, представим, как сделать почтовую рассылку с помощью канбан. Сначала нужно выделить отдельные задачи. Это может быть план конкретной серии писем, создание текстов, разработка дизайна email-рассылки и прочее. Далее все задания заносят в бэклог и определяют этапы рабочего процесса, визуализируя их в виде колонок с соответствующими названиями.
Команда, работающая над созданием рассылки, видит на доске текущее состояние проекта.
За ведение доски ответственны все члены команды. Любой вовлечённый в процесс сотрудник может перемещать готовые карточки по доске. Такая структура обеспечивает наглядность выполнения. Можно посмотреть текущий статус задачи и своевременно выявить «заторы».
Нюансы постановки задач
Каждая задача должна быть актуальна, при необходимости разрешено пополнять или «чистить» бэклог. Все задания сортируют с учётом приоритета. Причём степень важности определяет сама команда. Приоритеты можно менять по мере необходимости — это одна из особенностей «гибких» технологий.
Основной принцип kanban — объём незавершённой работы необходимо ограничивать, чтобы не допускать «зависания». При этом в работе одновременно может быть и несколько задач. Главное — ограничить их количество.
Над каждым столбцом обычно указывают лимит — максимальное число задач в этой колонке. Лимит бэклога высчитывают исходя из средних показателей. К примеру, в процессе 5 заданий и на выполнение каждого уходит 1 день — недельный бэклог можно обозначить лимитом 5.
Выяснить нужный предел можно опытным путём. Например, если в колонке бэклога скопилось большое количество задач, столбец «В процессе» забит под завязку, а колонка «Выполнено» чаще всего пустует, то налицо перегруженность команды. Желательно ограничить количество поставленных задач.
Более точно установить оптимальное количество задач для бэклога помогает метрика Flow Efficiency (эффективность потока). Она позволяет определить соотношение между стадиями ожидания и активной работы. Расчётными показателями выступает время выполняемых процессов. Для определения коэффициента флоу применяют такую формулу:
Время активной работы ÷ (время активной работы + время ожидания) × 100% = эффективность потока
Например, вы работали над задачей 2 дня, а в режиме ожидания она провела 3 дня. Значит:
2 ÷ (2 + 3) × 100 % = 40%
Получается, что на задачу уходит 40% времени, на протяжении которого она присутствует на доске до выполнения. Остальные 60% времени работа простаивает. Соответственно, лимит бэклога можно немного снизить.
Kanban обеспечивает свободу в принятии решений. Если при установленном ограничении не удаётся уложиться в график — уменьшите лимит. Когда у команды остаётся много свободного времени — лимит можно увеличить.
Особенности работы по kanban
При работе по kanban команда едина — все решения принимают совместно. Есть менеджер проекта, но он не руководит, а организует работу. Проект делят на итерации, длина которых может различаться. Для kanban не характерна ритмичность процесса.
Также по канбан-методологии не предусмотрено чёткого соблюдения конкретных этапов. Команда сама определяет, что и когда ей удобнее делать. Например, подведение итогов осуществляют в конце каждого месяца, планирование бэклога — по завершении заданий, совместные обсуждения — по мере необходимости. Но работа над проектом идёт непрерывно.
Из-за гибкого подхода к организации рабочего процесса возникают такие особенности:
Основной показатель эффективности в kanban — среднее время прохождения по доске. Быстрое решение задачи указывает на слаженную и продуктивную работу команды. Когда возникают задержки — нужно поискать их причины и оптимизировать процесс.
Как внедрить kanban-систему
Пример физической канбан-доски (источник Pinterest)
Для правильной организации работы по kanban-системе существует шесть основных правил.
1. Визуализируйте поток работы
Запишите все задачи, текущие и планируемые. Для каждой из них определите статус. Карточки с заданиями разместите на доске — физической или виртуальной.
2. Ограничьте число одновременно выполняемых задач
Скорее всего, первая же визуализация покажет, как команда непродуктивно тратит силы на параллельное ведение множества задач или, наоборот, простаивает из-за неравномерной загрузки. Обсудите совместно с командой, какое количество работ по каждому статусу оптимально вести одновременно и проставьте приоритеты. Над каждым столбцом доски укажите лимит.
3. Управляйте потоком задач
Своевременно меняйте статусы задач и отслеживайте движение. Если где-то возник «затор», нужно его оперативно разрешить. К примеру, если один сотрудник не справляется, он может попросить помощи у менее занятых коллег.
4. Обсудите правила работы
Команда должна чётко понимать, как обращаться с доской, когда можно брать новые задачи, что делать при возникновении сложностей, как определять готовность работы.
5. Анализируйте деятельность
Регулярно собирайте команду и обсуждайте нюансы работы, успехи и неудачи. Чёткого расписания нет, как нет и ограничений по формату. Можно собираться еженедельно или проводить общий созвон ежедневно, встречаться раз в месяц или собираться онлайн по мере необходимости. Главное — на каждой встрече команда решает, как оптимизировать процессы. Дополнительно обсуждают прочие насущные вопросы.
6. Экспериментируйте и улучшайте рабочие процессы
Любая канбан-команда всегда пребывает в поиске идеальной системы. Цель — ускорить движение карточек по доске. Для этого постоянно проводят какие-то эксперименты: меняют лимит, пересматривают приоритеты и прочее. Чтобы система действительно менялась, изменения нужно вводить для всей команды разом. При этом не нужно всё изменять кардинально. Внедрите одно нововведение, отследите эффект и только после этого переходите к следующему эксперименту.
Преимущества и недостатки канбан
Kanban — удобный инструмент, который применим почти при любом подходе к работе. Он делает рабочие процессы более наглядными, отображает производительность в режиме реального времени и помогает контролировать нагрузку сотрудников.
Где можно применять канбан-методологию
Впервые kanban начала применять компания Toyota в 1950-х годах. Автор метода Тайити Оно вдохновился схемой супермаркетов, когда покупатель сам выбирает необходимые товары. Рабочие компании стали обмениваться сигнальными карточками с подробным описанием «задачи» — номер и численность деталей, кто отправляет или производит, кто получает.
Карточки клеили на тару, которую, исходя из цели, перемещали на склад, на производственную или монтажную линию. Таким образом работники самостоятельно регулировали процесс. Например, монтажник приходит на склад и видит, какое количество каких деталей ему нужно забрать. Или на производство приходит пустая тара с прикреплённой карточкой о численности и виде необходимых деталей.
Метод kanban стал частью одной из базовых систем бережливого производства Toyota «точно-во-время». Эта система подразумевает синхронную поставку достаточного объёма нужных материалов надлежащего качества в нужное время.
Руководствуясь опытом Toyota, kanban на производстве стали применять и другие компании. С его помощью удалось организовать рабочие процессы по типу конвейера — каждый последующий цех назначал план по производству продукции предыдущему цеху. Это помогало снизить перепроизводство и излишнее затаривание складов.
Несколько позже канбан-методологию начали применять для управления проектами. А в 2007 годах kanban пришёл в сферу программирования: вслед за тем, как менеджмент-менеджер и консультант технологичных компаний Дэвид Андерсон провел презентации по этому методу управления в Microsoft. Дэвид был первым, кто использовал канбан в разработке программного обеспечения — в 2005 году.
Постепенно kanban стали использовать и в других областях. В основном выделяют три kanban-направления — производственная, софтверная и персональная.
К примеру, можно применять канбан-доску для управления личными задачами. Такой подход нередко используют фрилансеры, чтобы контролировать поток задач и не пропускать дедлайны.
Пример канбан-доски фрилансера по отдельному проекту
В целом методология kanban не предусматривает ограничения — любой проект, в том числе не связанный с производством либо программированием, можно поделить на задачи, определить статусы и этапы, а затем работать и визуализировать выполняемые процессы.