карточка пофондового топографического указателя образец заполнения
ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ
ФОНД № ______08________ ХРАНИЛИЩЕ № ____2_________
Название фонда ______ПАО «ПОЛИГРАФИЯ»_______________________
| Опись № | Ед. хр. с №_________ по №______________ | Стеллаж № | Шкаф № | Полка № | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 01 | С 1 по 40 | 3 | 21 | А,Б | |
| 03 | С 41 по 82 | 3 | 21 | В,Г |
МБУ Архив г. Стерлитамак КАРТОЧКА ПОСТЕЛЛАЖНОГО ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ
2. Учет описанных документов Крайние даты дел описи Название описи или аннотация документов Микрофильмировано дел постоянного хранения Основание выбытия (название, дата, N В том числе по описям, утвержденным ЭПК из них по описям, утвержденным ЭПК | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| ед. хр. | крайние даты | |||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | ||||||||||||||||||||
| 01 | 15.01.2006 –21.10.2010 | Опись постоянного срока хранения за 2006 год | 5 | 5 | 15.01.2006 –21.10.2010 | |||||||||||||||||||||||||||||||
| 03 | 25.01.2006 –20.12.2006 | Опись дел по личному составу за 2006 год | 4 | 4 | 25.01.2006 –20.12.2006 | |||||||||||||||||||||||||||||||
| 01 | 23.01.2007 –15.12.2007 | Опись постоянного срока хранения за 2007 год | 2 | 2 | 23.01.2007 –15.12.2007 | |||||||||||||||||||||||||||||||
| 03 | 15.01.2007 –25.12.2007 | Опись дел по личному составу за 2007 год | 8 | 8 | 15.01.2007 –25.12.2007 | |||||||||||||||||||||||||||||||
| 01 | 20.01.2008 –25.12.2008 | Опись постоянного срока хранения за 2008 год | 2 | 2 | 20.01.2008 –25.12.2008 | |||||||||||||||||||||||||||||||
| 03 | 16.01.2008 –20.12.2008 | Опись дел по личному составу за 2008 год | 8 | 8 | 16.01.2008 –20.12.2008 | |||||||||||||||||||||||||||||||
| 01 | 17.01.2009 –20.12.2012 | Опись постоянного срока хранения за 2009 год | 3 | 3 | 17.01.2009 –20.12.2012 | |||||||||||||||||||||||||||||||
| 03 | 20.01.2009 –20.12.2009 | Опись дел по личному составу за 2009 год | 5 | 5 | 20.01.2009 –20.12.2009 | |||||||||||||||||||||||||||||||
| 01 | 18.01.2010 –18.12.2010 | Опись постоянного срока хранения за 2010 год | 2 | 2 | 18.01.2010 –18.12.2010 | |||||||||||||||||||||||||||||||
| 03 | 25.01.2010 –20.12.2010 | Опись дел по личному составу за 2010 год | 7 | 7 | 25.01.2010 –20.12.2010 | |||||||||||||||||||||||||||||||
| 01 | 20.01.2011 –25.02.2015 | Опись постоянного срока хранения за 2011 год | 5 | 5 | 20.01.2011 –25.02.2015 | |||||||||||||||||||||||||||||||
| 03 | 29.01.2011 –15.12.2011 | Опись дел по личному составу за 2011 год | 7 | 7 | 29.01.2011 –15.12.2011 | |||||||||||||||||||||||||||||||
| 01 | 20.01.2012 –20.12.2012 | Опись постоянного срока хранения за 2012 год | 4 | 4 | 20.01.2012 –20.12.2012 | |||||||||||||||||||||||||||||||
| 03 | 26.01.2012 –25.12.2012 | Опись дел по личному составу за 2012 год | 12 | 12 | 26.01.2012 –25.12.2012 | |||||||||||||||||||||||||||||||
| 01 | 25.01.2013 –15.12.2015 | Опись постоянного срока хранения за 2013 год | 3 | 3 | 25.01.2013 –15.12.2015 | |||||||||||||||||||||||||||||||
| 03 | 26.01.2013 –25.12.2013 | Опись дел по личному составу за 2013 год | 1 | 1 | 26.01.2013 –25.12.2013 | |||||||||||||||||||||||||||||||
| 01 | 15.01.2014 –25.12.2014 | Опись постоянного срока хранения за 2014 год | 3 | 3 | 15.01.2014 –25.12.2014 | |||||||||||||||||||||||||||||||
| 03 | 25.01.2014 –20.12.2015 | Опись дел по личному составу за 2014 год | 5 | 5 | 25.01.2014 –20.12.2015 | |||||||||||||||||||||||||||||||
| 01 | 25.01.2015 –26.12.2015 | Опись постоянного срока хранения за 2015 год | 3 | 3 | 25.01.2015 –26.12.2015 | |||||||||||||||||||||||||||||||
| 03 | 25.01.2015 –20.12.2015 | Опись дел по личному составу за 2015 год | 5 | 5 | 25.01.2015 –20.12.2015 | |||||||||||||||||||||||||||||||
| 01 | 15.01.2016 –30.12.2016 | Опись постоянного срока хранения за 2016 год | 4 | 4 | 15.01.2016 –30.12.2016 | |||||||||||||||||||||||||||||||
| 03 | 15.01.2016 –30.12.2016 | Опись дел по личному составу за 2016 год | 7 | 7 | 15.01.2016 –30.12.2016 |
Муниципальное бюджетное учреждение Архив г. Стерлитамак
МБУ Архив г. Стерлитамак
Дата первого поступления документов фонда
Отметка о выбытии фонда
На 01.01.2020 года в список включены фонды с N _01____ по N _13____.
Всего хранится в архиве ____13 (тринадцать)__________ фондов, из них:
(цифрами и прописью)
______________________ содержат особо ценные дела.
(цифрами и прописью)
Архивариус Султанова Л.Р. Султанова
Заведующая архивным отделом Тучкина Л.И. Тучкина
Муниципальное бюджетное учреждение Архива г. Стерлитамак
___________(МБУ Архива г. Стерлитамак)____________
| регистрации показаний контрольно-измерительных приборов измерения температуры влажности воздуха |
Подпись работника, производящего замеры
Примечание (аварийные инструкции, меры по нормализации)
Подпись работника, производящего замеры
Примечание (аварийные инструкции, меры по нормализации)
учета поступления и выбытия дел, документов
РАЗДЕЛЫ
ОГЛАВЛЕНИЕ
Порядок нумерации помещений архива, стеллажей, шкафов, полок. Ведение топографических указателей
2.11.4.2. Все помещения архива (здания, этажи, ярусы, архивохранилища, комнаты), а также стеллажи, сейфы, шкафы и полки нумеруются.
В каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются сверху вниз слева направо.
Ведение топографических указателей может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами.
Изменения в размещении архивных документов своевременно отражаются во всех экземплярах топографических указателей, а также в плане (схеме) размещения архивных фондов. ( )
Библиотека подраздела
ИСТОЧНИК:
Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10 сентября 2007 г. N 1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 09.10.2007 N 10291)
ИСТОЧНИК:
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526, зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 N 38830). – М., 2015.
ИСТОЧНИК:
Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10 сентября 2007 г. N 1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 09.10.2007 N 10291)
ИСТОЧНИК:
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526, зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 N 38830). – М., 2015.
Форма карточки пофондового топографического указателя в фондах документов таможенного органа
Последние публикации
Если в налоговом учете доходы признаются кассовым методом, то при получении 100%-й предоплаты можно с согласия покупателя сразу пробивать чек с признаком способа расчета «полный расчет». Такие разъяснения ранее мы получили от специалиста ФНС. Однако официальных писем об этом нет, что вызывает беспокойство у наших читателей.
Российская трехсторонняя комиссия по регулированию социально-трудовых отношений утвердила Рекомендации по установлению систем оплаты труда работников государственных и муниципальных учреждений на 2020 год. В статье сделаны акценты на некоторых положениях данного документа, которые необходимо знать автономным учреждениям.
Чуть больше месяца осталось до конца декларационной кампании. Сообщить о доходах, полученных в 2019 году, граждане должны до 30 апреля.
При покупке квадратных метров гражданам, претендующим на получение имущественного налогового вычета, важно обратить внимание на статус недвижимости: жилая она или нет. Разъяснения Минфина опубликовала Федеральная налоговая служба (ФНС).
В силу прямых указаний Трудового кодекса трудовые отношения носят возмездный характер. Получение своевременной и в полном объеме заработной платы является одним из ключевых прав работника, а своевременная и в полном размере ее выплата – главной обязанностью работодателя. При этом в случае выполнения работником работы никакие внешние факторы – чрезвычайные обстоятельства, бедствия или угрозы бедствия (пожары, наводнения, голод, землетрясения, эпидемии или эпизоотии) и иные случаи, ставящие под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части, не должны препятствовать реализации этого права и обязанности. Хотя некоторые оговорки по этому поводу в ТК РФ все же имеются.
Карточка пофондового топографического указателя образец заполнения
1.1. Работы по рациональному размещению документов в хранилищах
Они включают следующие виды деятельности:
— размещение на места хранения дел, коробок, связок, микрофильмов, микрофиш, описей, печатных изданий, подшивок газет;
— проверку правильности размещения дел, микрофильмов, микрофиш, печатных изданий на места хранения после использования;
— перемещение дел из одного хранилища в другое;
— прием-передачу дел на постоянное хранение в хранилище;
Документы в хранилищах располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в пределах групп или отдельных фондов в соответствии с учетными документами, а также оперативный поиск.
Порядок расположения фондов в архиве определяется планом (схемой) их размещения, утверждаемым директором архива. План (схема) предусматривает распределение фондов по хранилищам, с указанием при необходимости их номеров по каждому стеллажу хранилища. План (схема) находится в подразделении, осуществляющем учет документов архива, или у работника, ответственного за учет, а соответствующие его разделы – в хранилищах.
Документы в государственных и муниципальных архивах подразделяются на документы общего хранения и обособленного хранения.
Обособленному хранению подлежат документы:
— имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни;
— пораженные биологическими вредителями;
Место расположения и площадь, выделяемая для размещения архивных документов обособленного хранения, определяется государственным или муниципальным архивом самостоятельно, исходя из реальных возможностей и перспективных объемов комплектования.
Размещение секретных архивных документов осуществляется в соответствии с требованиями нормативных документов по обеспечению режима секретности в Российской Федерации. В каждом архиве, хранящем секретные документы, должна быть разработана соответствующая инструкция по работе с секретными документами, утвержденная директором архива.
Временное совместное хранение секретных и рассекреченных документов в архивохранилище секретных архивных документов допускается в исключительных случаях при отсутствии свободных площадей для размещения рассекреченных дел или при частичном рассекречивании архивного фонда.
Электронные документы рекомендуется хранить в помещениях, обособленных от хранилищ документов на бумажном носителе, с учетом нормативных режимов хранения для их носителей.
В целях обеспечения сохранности архив должен иметь два экземпляра электронных документов, записанных на отдельном электронном носителе: один из которых является основным, другой – рабочим. Виды цифровых носителей: жесткие диски, ленточные или оптические носители.
Каждый физически обособленный материальный носитель должен быть уложен в нетермичный индивидуальный футляр рабочей стороной вниз, при этом должно быть исключено свободное перемещение электронного носителя внутри футляра. Футляры должны иметь фиксаторы, предохраняющие носители от выпадения, или перетягиваться специальными резинками.
Футляры с физическими обособленными материальными носителями размещаются вертикально в боксах или на полках закрытых стеллажей или шкафов.
Дела общего и обособленного хранения размещаются на стеллажах или в шкафах горизонтально или вертикально в коробках или папках. Все помещения архива (здания, этажи, ярусы, архивохранилища, комнаты), а также стеллажи, сейфы, шкафа и полки нумеруются.
Для закрепления места хранения и оперативного поиска архивных документов необходимо составлять пофондовые и постелажные топографические указатели. Они составляются в карточной или листовой форме.
Карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый архивный фонд. Карточки располагаются в порядке возрастания номеров архивных фондов.
Карточка постеллажного топографического указателя составляется на каждый стеллаж. Карточки располагаются по порядку возрастания номеров стеллажей в пределах отдельного помещения.
Один экземпляр топографического указателя хранится у работника, ответственного за учет документов архива – второй в архивохранилище.
Ведение топографических указателей может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном (электронном) режиме в соответствии с установленными реквизитами.
Изменения в размещении архивных документов своевременно отражаются во всех экземплярах топографических указателей, а также в плане (схеме) размещения архивных фондов.
Каждое первичное средство хранения архивных документов (коробка, папка и т.д.) снабжается ярлыком, на котором указываются название и номер архивного фонда, а также номер описи дел, документов, номера единиц хранения, находящихся в коробке.
Надписи на ярлыках исполняются типографическим способом, тушью или специальными черными водостойкими чернилам. Можно также использовать штампы или аналогичные средства.
Размещение фонда пользования
Копии фонда пользования на бумажной основе (в том числе фотокопии) хранятся вместе с подлинными документами на бумажной основе в одном архивохранилище, но на отдельных стеллажах или в шкафах в порядке возрастания номеров фондов.
В каждый бю кс вкл адывается отрезок пленки, на котором отснято одно дело или его часть. В порядке исключения при небольшом объеме дел в одном отрезке может находиться не более трех скопированных дел.
Размещение учетных документов
Основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы архива размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении работника ( ов ), ответственного (их) за учет документов архива.
В состав основных (обязательных) документов архива входят:
— книга учета поступлений документов;
— лист учета аудиовизуальных документов;
— опись дел, документов;
— реестр описей дел документов;
— инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни;
— лист учета и описания уникального документа;
— список фондов, содержащих особо ценные документы;
— опись особо ценных дел, документов или перечень номеров особо ценных дел, документов;
— реестр описей особо ценных дел, документов;
— книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования;
— опись страхового фонда;
— внутренняя опись документов дела.
В состав вспомогательных учетных документов архива входят:
— карточки и книги движения фондов, описей дел, документов;
— книги учета документов, переданных в другие архивы;
Основные и вспомогательные учетные документы архивохранилища могут размещаться в архивохранилище или в рабочем помещении работников архивохранилища.
Ответственность за сохранность и использование учетных документов несут работники архива, осуществляющие их ведение в соответствующем структурном подразделении (архивохранилище) и по архиву в целом. Данная функция должна быть прописана в должностной инструкции работника.
Первые экземпляры описей дел, документов, размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении работника ( ов ), ответственного (их) за учет документов архива, с обязательным соблюдением режимов хранения, установленных для подлинных архивных документов на бумажной основе.
Вторые экземпляры описей дел, документов размещаются в изолированной зоне архивохранилища на стеллаже или в шкафу.
1 ГОСТ Р 7.08.-2013 СИБИД Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М. 2014. С. 6.
3 Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственном и муниципальном архивах, музеях и библиотек, организациях Российской академии наук. М. 2007. С. 31.
4 Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российском Федерации». П. 6. Ст. 3.
5 Рекомендации по комплектованию, учета и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах. // ФАА, ВНИИДАД. М. 2013. – С. 28.
6 Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах. // ФАА, ВНИИДАД. М. 2013. – С. 27-28.
7 Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственном и муниципальном архивах, музеях и библиотек, организациях Российской академии наук. М. 2007. С. 33.
8 ГОСТ Р 7.08.-2013 СИБИД Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М. 2014. С. 6.
9 Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственном и муниципальном архивах, музеях и библиотек, организациях Российской академии наук. М. 2007. С. 32.
10 Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственном и муниципальном архивах, музеях и библиотек, организациях Российской академии наук. М. 2007. С. 61-62.
11 Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственном и муниципальном архивах, музеях и библиотек, организациях Российской академии наук. М. 2007. С. 32.