карточка учета документов пример заполнения
Карточка количественно-суммового учета материальных ценностей по форме 0504041
Карточка количественно-суммового учета, утвержденная приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н, используется в государственных структурах для обеспечения аналитического учета следующих активов:
Таким образом, ф. 0504041 используется как для собственных активов, так и для тех, которые учитываются за балансом.
Данный документ заполняется бухгалтером. Прежде всего, нужно перенести остаток на начало года. Далее в течение периода в карточку заносятся данные по движению актива на основании первичных документов, а в конце периода выводится остаток. Поступления указываются в столбце «Дебет», выбытия — в столбце «Кредит». Информация заполняется в рублях и в единицах измерения. Также указывается информация о сроке эксплуатации актива и о предполагаемой дате списания.
Для каждого наименования составляется отдельная карточка. Кроме того, на каждое материально ответственное лицо также должна быть заполнена отдельная карточка, даже если наименования активов, находящихся в их ведении, идентичны. Также для отдельных видов материальных ценностей предусмотрена следующая аналитика, перечисленная в таблице, то есть отдельные карточки составляются по каждой характеристике.
Виды материальных ценностей
Характеристики
Инвентарный номер арендодателя
Нефинансовые активы в пути
ТМЦ на ответственном хранении
Давальческое сырье и материалы
Заказчик, вид, сорт материалов и место их нахождения
Скачать бланк формы 0504041 можно на нашем сайте.
Кроме того, предлагаем ознакомиться вам с образцом заполнения данного документа.
Если вам требуется пример заполнения книги учета материальных ценностей (ф. 0504042), получите бесплатный доступ к КонсультантПлюс и переходите к образцу.
Карточка учета материальных ценностей 0504043 (бланк)
Если первый регистр учета материальных ценностей ведется бухгалтерией, то форма 0504043 заполняется непосредственно материально ответственным лицом по данным складского учета и применяется для учета в местах хранения активов. Данная карточка заполняется для:
На каждое наименование заводится отдельный лист карточки, в то время как карточка количественно-суммового учета создается отдельно под каждый объект. Также информация, занесенная материально ответственным лицом в карточку 0504043 проверяется, например, бухгалтером, а для отметки о проверке в форме есть отдельная последняя страница.
Скачать бланк формы 0504043 можно на нашем сайте по ссылке ниже.
Также вы можете скачать образец заполнения данного документа.
О правилах учета МПЗ у бюджетников читайте в статье «Учет материалов в бюджетных учреждениях (нюансы)».
А основы ведения учета материалов в негосударственных организациях можно найти в статье «Бухгалтерские проводки по учету материалов».
Итоги
Рассмотренные в статье регистры бухгалтерского учета заполняются организациями-участниками государственной системы: бюджетными, автономными, казенными учреждениями, госорганами, внебюджетными фондами. Они предназначены для двустороннего контроля как со стороны бухгалтерии, так и со стороны материально ответственного лица. В условиях автоматизации бухгалтерского учета составление таких регистров осуществляется бухгалтерской программой и не займет много времени у работников бухгалтерии.
Зачем нужна унифицированная форма Т-2
Форма Т-2 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 и представляет собой личную карточку сотрудника, которая содержит информацию о том, кто он такой, когда родился, где живет, а также отражает его семейный статус, информацию об уровне образования и профессиональном стаже. Указанные данные вносятся на основании:
С 2013 года применение унифицированных форм перестало быть обязательным, поэтому разработать бланк личной карточки работодатель может самостоятельно. Но большинство из них предпочитает пользоваться формой Т-2, предусматривающей наличие в ней полей для всех необходимых данных о сотруднике.
Бланк формы Т-2 можно скачать на нашем сайте:
Указанный документ составляется на каждого работника компании, при этом за ИП обязанность ведения данной формы не закреплена. Заполнение формы возлагается на сотрудников кадровых служб или уполномоченных на то лиц. По мере изменений данных о сотруднике в карточку вносятся корректировки на основании подтверждающих документов, например:
После увольнения сотрудника карточка остается в компании, т.к. ее сохранность должна быть обеспечена работодателем в течение 75 лет со дня оформления.
О том, какие сроки хранения установлены для документов, относящихся к кассовым, читайте в материале «Какой срок хранения кассовых документов?».
Из чего состоит бланк унифицированной формы Т-2
Карточка содержит 11 разделов:
1) основная информация о сотруднике;
2) информация из военного билета;
3) информация о работе на текущем месте;
4) сведения о проведении аттестации;
5–6) данные о повышение квалификации или переквалификации;
7) заслуги сотрудника;
8) информация об отпусках;
9) льготы социального характера;
10) прочая информация о сотруднике;
11) причина прекращения работы в компании.
Унифицированная форма Т-2: образец заполнения
Ниже представлен образец заполнения унифицированной формы Т-2.
Унифицированная форма Т-2 для ВУР
Карточка Т-2 также необходима для учета ВУР (военно-учетных работников). Согласно закону «О воинской обязанности и военной службе» от 06.03.1998 № 53-ФЗ работодатель должен вести воинский учет, который осуществляется на основании военных билетов сотрудников. Ранее существовала форма Т-2 ВУР, имеющая укороченный вид Т-2.
Указанная форма состояла из 3 разделов:
Скачать бланк и образец формы Т-2 ВУР можно бесплатно, кликнув по картинке ниже:
О том, как оформляется увольнение работника при его призыве в армию, читайте в статье «Порядок увольнения в связи с призывом в армию (нюансы)».
Итоги
Унифицированная форма Т-2 заполняется на каждого сотрудника при приеме его на работу и продолжает заполняться и дополняться в течение всего периода работы в компании. Указанная форма используется также для ведения воинского учета.
Личная карточка работника по форме Т-2. Образец заполнения
Личные карточки работников используются учреждениями с целью полного учета персонала. Закон обязывает руководителей позаботиться о создании такой карты для каждого сотрудника. Бланком для этих документов служит форма Т-2. Она утверждена и унифицирована постановлением №1 Госкомстата РФ и сохраняет изначальную структуру с января 2004 года.
Образец и пустой бланк личной карточки работника
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Как устроена форма. Основные особенности
Личные карты сотрудников – это необходимая база для создания картотеки всех сотрудников учреждения. Они хранятся в картотеке по алфавиту. Если работников в учреждении много, то документы могут быть структурированы по подразделениям. Четких законных требований к оформлению картотеки нет. Нужно лишь одно – чтобы у каждого работника была личная карточка по форме Т-2.
Форма Т-2 состоит из 4 страниц. Информация в ней разделена на 11 тематических блоков. Заполнять карточку необходимо человеку из кадровой службы, а если это по каким-то причинам невозможно – руководителю учреждения
Форма Т-2 имеет несколько важных особенностей:
Важно! От обязательств по созданию личных карт освобождены лишь предприниматели. Но даже они зачастую ведут карты собственному желанию, чтобы использовать их в управленческой работе.
Общие сведения о заполнении карточки
Законодательство не устанавливает четких сроков для создания карточки Т-2. Оптимальный вариант – создать ее в момент взятия человека на должность, но можно и повременить. Главное – чтобы отметка в трудкнижке о взятии на должность была продублирована в карточке.
Для успешного создания карточки Т-2 необходим ряд бумаг:
Важно! Специфика работы, на которую принимается человек, иногда вызывает необходимость предоставления дополнительных бумаг. Работодатель обязан запросить их, чтобы информация в карточке Т-2 была полной.
Чтобы заполнить раздел 2, который содержит информацию о военном учете, понадобятся такие документы:
Заполнение. Подробный пример
Форма Т-2 – это довольно крупный документ, поэтому мы рассмотрим ее заполнение отдельно для каждого из 11 подразделов. Чтобы лучше понять структуру карты и узнать, какие существуют подразделы, скачайте бесплатный образец. Этот документ в формате *.xls не содержит ошибок и может смело быть использован как в ознакомительных целях, так и в непосредственной работе службы кадров.
Как заполнить шапку личной карты работника
Шапка содержит коды ОКУД и ОКПО. При этом ОКУД – код самой карточки, а ОКПО – код учреждения, основанный на статистических данных. Помимо этого, нужно вписать полное название учреждения (сокращения недопустимы). После названия нужно поставить запятую и написать адрес (лучше фактический, а не юридический). Это на ваше усмотрение, в примере мы указывать не стали.
Далее идет небольшая таблица, которая заполняется следующим образом:
Дата ставится в формате ДД.ММ.ГГГГ (к примеру, 01.08.2016).
Табельный номер – это порядковый номер присвоенный работнику в учреждении.
ИНН вписывать не обязательно. Человек не обязан его предоставлять при трудоустройстве, поэтому поле можно оставить пустым.
СНИЛС (номер страховки) является необходимым. Человек должен предоставить его в связи с ч. 1 статьи 65 ТК РФ. Если это его дебютное трудоустройство, то в связи с ч. 4 той же статьи СНИЛС должен быть выдан работодателем.
«Алфавит» – это поле для ввода начальной буквы из фамилии работника.
Характер работы вписывают, основываясь на приказе работодателя. Он бывает постоянным или временным.
Пол можно указать буквой М/Ж, а можно написать слово целиком.
Заполнение формы Т-2 по разделам
Раздел 1. Общие сведения
Этот раздел должен быть заполнен информацией из паспорта работника. Вписывать информацию нужно разборчиво, ничего не сокращая. Есть особенности, которые обязательно нужно учитывать при заполнении:
Дата рождения вписывается целиком (к примеру, 23 мая 1982 г.), а в поле «Код» – дублируется в формате ДД.ММ.ГГ (23.05.82).
Запись о месте рождения не может быть длиннее 100 символов. Использовать географические сокращения (гор., обл., пос. и т.д.) можно, но такие слова, как село, станица, кишлак, аул нужно писать целиком.
При двойном гражданстве нужно указывать название страны, гражданином которой является работник.
Название образовательного учреждения, которое закончил работник, можно сокращать без ущерба для смысла.
Стаж нужно рассчитывать на основании пункта 61 Инструкции, которая утверждена постановлением №192п Правления ПФР.
ФИО членов семьи вписываются полностью, без сокращений.
Если прописка и место фактического проживания идентичны, то адрес не нужно дублировать. Вторая графа просто не заполняется.
Самый сложный пункт раздела 1 – кодировки. Ошибки в них недопустимы:
ОКАТО – код населенного пункта, утвержденный постановлением №413 Госстандарта РФ;
ОКИН – код гражданства работника (гражданство РФ – 1, двойное – 2, иностранец – 3, отсутствие гражданства – 4);
ОКСО – код профессии или специальности, полученной работником в процессе образования;
ОКПДТР – еще одна форма кода специальности.
Важно! У работника службы кадров быть доступ ко всем кодировкам. Он не может требовать эти коды с человека, на которого создается карточка.
Раздел 2. Сведения о военном учете
Для заполнения этого раздела используются документы военного учета. Трудностей при заполнении быть не должно, ведь требования карты Т-2 предельно понятны. Впрочем, есть несколько важных особенностей:
Пункт 1 не нужно заполнять, если человек, устраивающийся на работу – офицер запаса.
Пункт 3 заполняется без каких-либо сокращений.
Пункт 7 может измениться, поэтому его заполняют карандашом.
Раздел 2 должен быть проверен и подписан инспектором по кадрам.
Кроме подписи, должна быть указана ее расшифровка и должность проверяющего.
Подписать этот раздел необходимо и работнику.
Раздел 3. Прием на работу. Переводы
От этого раздела полностью зависит трудовой стаж работника, поэтому ошибки недопустимы. Основной документ для заполнения – приказ руководителя. Вся информация, обозначенная в разделе 3, должна быть продублирована в трудкнижке. Работник должен заверить подписью все записи раздела.
Раздел 4. Аттестация
Главный пункт этого раздела – «Решение комиссии». В этой графе должна стоять официальная формулировка, такая как «соответствует занимаемой должности». В случае несоответствия пишется «не соответствует», а при необходимости переаттестации это указывается в решении специальной комиссии.
Даты проведения аттестации и создания протокола записываются в формате ДД.ММ.ГГГГ. Основанием для заполнения раздела служит документ, выданный человеку в момент аттестации.
Разделы 5-6. Повышение квалификации. Профессиональная переподготовка
Эти разделы заполняются по документам человека, устраивающегося на работу, или по информации отдела подготовки кадров. Особых трудностей в их заполнении нет. Даты нужно указывать в формате ДД.ММ.ГГГГ. Заполнение всех разделов обязательно (кроме случаев, когда написать нечего – например, при отсутствии квалификации или переподготовки).
Раздел 7. Награды
В этот раздел вписываются любые разновидности поощрений, которые сотрудник получил в процессе трудовой деятельности. Основаниями служат статья 191 ТК РФ и локальные акты. Помимо отметок о наградах т почетных званиях, их нужно перечислить. Сокращения допустимы, если они не влекут за собой потерю смысла.
Раздел 8. Отпуск
В этом разделе указываются данные о каждом отпуске, который был получен работником:
Нужно обязательно указывать тип отпуска, его временные рамки, продолжительность и основания для предоставления. Если отпуск был использован по частям, рабочий год всё равно рассчитывают полностью.
Важно! Если работник трудится в учреждении долгое время, то раздел отпусков переполнится. После этого создается «Дополнение к личной карточке работника». Это дополнение должно иметь шапку, аналогичную шапке основного документа, а также табличную часть недостающего раздела.
Раздел 9. Социальные льготы
Этот раздел включает всю информацию о льготах, предоставленных работнику в соответствии с законодательством РФ.
Раздел 10. Дополнительные данные
В этом разделе можно вообще ничего не писать. Единственное основание для его заполнения – желание работодателя. Здесь может содержаться информация об учебе работника, о посещении каких-то курсов, о группе инвалидности и т.п.
Раздел 11. Прекращение трудового договора
Особенности заполнения этого раздела – такие же, как и у раздела 3. Разница лишь одна – подпись должен поставить не только работник, но и инспектор по кадрам. Датой увольнения считается день, когда сотрудник в последний раз фактически выполнял свою работу.
Распространенные ошибки при заполнении формы Т-2
Случается так, что сотрудники кадровой службы допускают ошибки в личной карточке работника. Особых последствий это не имеет, а самому работнику – тем более не вредит. Но если ошибок много, то при внешней проверке кадровая служба может быть оштрафована за некачественную работу.
Основные ошибки, встречающиеся наиболее часто:
Использование спецсимволов
Косая черта (/), двоеточие (:), знак равенства (=) и другие спецсимволы нельзя использовать в форме Т-2. Особенно строго они запрещены в зоне кодирования.
Неаккуратное заполнение. Текст может выходить за пределы предназначенных полей, если это необходимо. Но в зону кодирования он выходить не должен. Если в этой зоне окажется хотя бы одна буква, формально карточка будет считаться испорченной, и ее потребуется переписать заново.
Прочерки
Эта распространенная ошибка вызвана тем, что в многих других документах прочерки допустимы или даже необходимы. В форме Т-2 их не должно быть. Если в графе нечего написать, то ее следует оставить полностью пустой.
Заполнение формы на компьютере
Первичное заполнение Т-2 (при приеме на работу) можно проводить на компьютере или вручную. Но записи, сделанные в процессе работы сотрудника, нужно делать строго от руки! С этими записями сотрудника нужно ознакомить под расписку.
Важно! Испорченную карточку (см. ошибку 2) можно переписывать лишь при первичном заполнении. Если документ был испорчен при последующем внесении записей, то переписывать или перепечатывать его нельзя.
Надеемся, данный материал помог вам оформить личную карточку работника. Не забудьте сохранить страницу в социальных сетях — пригодится!
Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Для чего нужна карточка складского учета материалов
Рассматриваемый документ используется в целях отражения перемещения материалов в рамках склада. Он позволяет фиксировать данные по материалам с указанием их сорта, категории, размера и иных значимых характеристик. Для каждого номенклатурного номера объекта учета (то есть разновидности материала) формируется отдельная карточка.
Ведет документ кладовщик, завскладом либо иное материально ответственное лицо (МОЛ). Внесение записей в карточку осуществляется исходя из наличия у МОЛ первичных приходных либо расходных документов. Данные вносятся в документ в тот же день, когда совершены операции, отраженные в соответствующем документе.
Как изменился порядок оприходования материалов с принятием нового стандарта «Запасы» (ФСБУ 5/2019), подробно рассказывается в КонсультантПлюс. Получите бесплатный доступ к системе и переходите в Готовое решение.
О том, как оприходовать материал, если он поступил без документов поставщика, читайте в статье «Как оприходовать товар без сопроводительных документов?» .
Карточка может вестись в свободной форме, утвержденной приказом руководителя, или составляться по унифицированной форме № М-17, введенной в деловой оборот постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а.
Бланк карточки складского учета материалов можно скачать на нашем сайте.
Структура бланка карточки складского учета материалов
В документе указываются:
Каждая запись в карточке удостоверяется подписью МОЛ. Его же подпись необходима для подтверждения факта завершения заполнения документа.
Где можно скачать образец карточки складского учета
Загрузить образец рассматриваемого документа вы можете на нашем портале.
Итоги
В целях учета движения материалов на складах может применяться унифицированная форма М-17, утвержденная Госкомстатом. Она заполняется материально ответственным сотрудником и заверяется им же.
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1 Учет, хранение и обращение документов на АСУ выполняют по ГОСТ 2.501-88 с учетом требований настоящего стандарта, государственных стандартов других систем документации и Единой государственной системы, делопроизводства, распространяющихся на отдельные документы, разработанные при создании АСУ.
1.2. Документы на АСУ в зависимости от способа их выполнения и характера использования подразделяют на:
Каждый из документов, входящих в полный комплект, может быть представлен в нем подлинником или дубликатом.
1.5. Учет, хранение и обращение документов, выполненных на машинных носителях данных (магнитных и перфоносителях) должна осуществлять специальная служба хранения, входящая в состав ОТД (БТД), снабженная хранилищами и рабочими помещениями, предназначенными для обработки, акклиматизации, приема-выдачи документов, выполненных на машинных носителях данных, а также имеющая оборудование, обеспечивающее сохранность документов: стеллажи, шкафы, контрольно-измерительные приборы, фиксирующие параметры воздушной среды в хранилище: температуру воздуха, содержание пыли, влажность, содержание вредных газов и примесей в воздухе, напряженность магнитных полей и т.д.
Допускается включать данную службу хранения в состав других подразделений предприятия (организации).
2. ОРГАНИЗАЦИЯ УЧЕТА
2.1. Для регистрации документов и присвоения им инвентарных номеров должны быть использованы инвентарные книги по форме 1 ГОСТ 2.501-88. Инвентарные книги подразделяют на:
— книга подлинников (ИКП);
— книги копий (ИКК) документов, выполненных другими организациями;
— книги дубликатов (ИКД).
Каждому виду инвентарных книг присваивают свои порядковые номера.
2.2. Учет документов, внесенных в инвентарные книги, следует проводить при помощи карточек учета документов, выполненных по формам 2, 2а, 2б, 2в ГОСТ 2.501-88. В карточке учета документов допускается увеличивать вертикальный размер граф «Индекс предприятия», «Продолжение на листе», «Наименование» и «Обозначение» на 20 мм за счет уменьшения количества строк табличной части.
2.3. Карточки учета документов устанавливают в специальных ящиках картотеки. Их укомплектовывают по наименованиям АСУ и разделяют специальными разделителями. Карточки учета документов по каждой АСУ устанавливают в порядке возрастания обозначений документов.
2.4. Подлинники передают на хранение несброшюрованными непосредственно из подразделения, осуществляющего нормоконтроль документов. При приемке подлинников сотрудник отдела (бюро) технической документации проверяет:
— пригодность их для хранения, многократного снятия копий, микрофильмирования (отсутствие прорывов, подклеек, протертых мест, пятен, достаточная контрастность текста);
— наличие необходимых подписей и дат;
— комплектность документации в соответствии с ведомостями и спецификациями, в которых перечислены сдаваемые подлинники;
— наличие всех листов подлинника, включая приложения.
2.5. Одновременно с регистрацией в ИКП заполняют графы учета на листах подлинника. Каждому учтенному подлиннику присваивают один инвентарный номер независимо от количества листов.
Допускается заполнять графы учета только на титульном и заглавном листах документа.
2.6. При учете восстановленного подлинника в графе «Примечание» ИКП делают отметку «Восстановлен, дата и подпись сотрудника», в карточке учета документов к инвентарному номеру подлинника добавляют индекс «В».
2.7. При приемке на хранение дубликатов проверяют пригодность их для многократного снятия копий, наличие всех листов в соответствии с сопроводительной документацией.
2.10. Копии документов, поступившие из других организаций, следует регистрировать в ИКК, при этом в графе «Кем выпущен» указывают наименование организации-разработчика. Инвентарный номер, номер экземпляра, дату регистрации, подпись сотрудника проставляют на первом листе копии документа.
2.11. В приложении 1 даны примеры заполнения карточек учета документов, составленных на подлинник, дубликат, учтенную копию документа.
2.12. Текст документа, выполненного на машинном носителе данных, должен начинаться с записи информации из основной надписи в соответствии с РД 50-54-76-88 и стандартами ЕСПД.
2.13. На каждый поступивший в ОТД (БТД) машиночитаемый документ следует заводить учетную карточку (приложение 2).
2.15. Аннулирование машиночитаемых документов следует оформлять актом об аннулировании машиночитаемого документа (приложение 4), который должен утверждаться руководителем предприятия (организации), в состав которого входит ОТД (БТД).
3. ХРАНЕНИЕ И ОБРАЩЕНИЕ
3.1. Хранению в отделе (бюро) технической документации подлежат только учтенные документы.
3.2. Помещение хранилища должно иметь специальные условия для обеспечения сохраняемости документов и пригодности их для тиражирования, устанавливаемые нормами и правилами Главного архивного управления при Совете Министров СССР.
3.3. Хранилище должно быть оборудовано специальными стеллажами, шкафами для размещения документов в соответствии с ГОСТ 7.50-2002.
Документы следует хранить раздельно:
подлинники (в том числе восстановленные); дубликаты; контрольные копии; рабочие копии; копии документов других организаций; документы и отдельные листы документов, аннулированные по извещениям.
Документы располагают в порядке возрастания инвентарных номеров или по принадлежности к АСУ.
3.4. Подлинники и дубликаты следует хранить несброшюрованными. Подлинники дубликаты, выполненные на бумаге, кальке, рекомендуется хранить в папках с клапанами, папки устанавливают в вертикальном положении на стеллажах (шкафах). В документе, выполненном, в основном, на листах формата А4 по ГОСТ 2.301-68, отдельные листы формата A3 и более допускается складывать по размеру формата А4.
Папки должны иметь этикетки, на которых помещают сведения, необходимые для поиска документа (инвентарный номер, наименование АСУ, обозначение документа и др.).
3.5. Копии следует хранить переплетенными, листы формата A3 и более должны быть сложены по размеру формата А4.
3.4, 3.5. (Измененная редакция, Изм. № 1).
3.6. Передача подлинников (дубликатов) в специализированный фонд (фонд алгоритмов, программ и др.) должна быть оформлена актом.
3.7. Документ, выполненный на машинном носителе, должен приниматься службой хранения ОТД (БТД) вместе с листом утверждения, выполненным в соответствии с ГОСТ 19.104-78.
3.8. Документы на магнитных носителях данных, принимаемые на хранение, должны быть упакованы в кассету с предохранительным пояском или в пластмассовые коробки, в пакеты из полиэтиленовой пленки по ГОСТ 10354-82 и в коробки из пенопласта или глянцевого картона по ГОСТ 7933-89. Допускается упаковывание в коробки из картона других марок (В, Г, Д), оклеенные обложечной бумагой по ГОСТ 20283-89 или другой, равноценной ей по качеству, в коробки из полимерных материалов, например сополимеров полистирола, а также в пакеты неразъемного типа (т.е. в первичной упаковке).
3.9. Документы на разных носителях данных должны храниться раздельно.
3.10. Упаковки с документами, выполненными на магнитных лентах, должны находиться в вертикальном положении на стеллажах или в подвешенном состоянии в шкафах.
Документы на бумажных перфорационных носителях должны храниться в отдельных специальных (для перфокарт и перфолент) шкафах с выдвижными ящиками. При хранении на стеллажах документы должны быть упакованы в закрытые металлические кассеты или коробки.
3.11. На подлинник или дубликат должны наклеиваться этикетки с надписями «подлинник» или «дубликат» соответственно.
3.12. Выдача машиночитаемых документов из службы хранения ОТД (БТД) должна производиться в виде документов или копий (в соответствие с п. 2.14).
Подлинники машиночитаемых документов следует выдавать только для изготовления дубликатов.
3.13. Передача документов на машинных носителях данных для временного в постоянного использования другим организациям должна осуществляться по актам приема-выдачи машиночитаемого документа (приложение 4) на основании приказа руководства предприятия (организации), в состав которого входит ОТД (БТД). Документы следует передавать с сопроводительным письмом по ГОСТ 6.10.4-84.
3.14. Сохранность записи на магнитных носителях информации проверяют не реже одного раза в 3 мес на эксплуатируемой ЭВМ (включая восстановление испорченной в процессе хранения информации).
Магнитные ленты регулярно подвергают проверке и профилактической очистке после 100-кратного использования их в работе на ЭВМ. Если магнитные ленты не используют в работе в течение 6 мес, то их следует подвергать перемотке с целью снятия внутренних напряжений в рулоне.
4. ПРАВИЛА ДУБЛИРОВАНИЯ
4.1. Дубликат действует на правах подлинника только для снятия копий.
4.3. В случае передачи подлинников в специализированный фонд организация-разработчик должна изготовить дубликаты передаваемых документов для хранения и снятия копий.
Пример 1 (оборотная сторона)
Пример 2 (лицевая сторона). Учет дубликата в организации-дублере
Пример 2 (оборотная сторона)
Пример 3 (лицевая сторона). Учет копии документа, разработанного другой организацией
Пример 3 (оборотная сторона)
ПРИЛОЖЕНИЕ 1 (Измененная редакция, Изм. № 2).
Отметка о подлинности (подлинник, дубликат, копия, контрольная копия)
Регистрационный номер документа
УЧЕТНАЯ КАРТОЧКА МАШИНОЧИТАЕМОГО ДОКУМЕНТА
Дата и номер акта об аннулировании
Наименование и код документа
Носитель, на котором записан документ
Наличие копий документа
Наименование и код
Местонахождение и его код
Вид носителя (ПК, ПЛ, МЛ, МД)
Вид носителя (ПК, ПЛ, МЛ, МД)
Лицо, ответственное за запись
ОБОРОТНАЯ СТОРОНА УЧЕТНОЙ КАРТОЧКИ МАШИНОЧИТАЕМОГО ДОКУМЕНТА
Лицо, ответственное за производственные изменения