карточка учета необнаруженных архивных документов заполненная
Инструкция о порядке розыска необнаруженных архивных документов и подготовки документации для снятия их с учета в КОГКУ «ГАСПИ КО»
Директор КОГКУ «ГАСПИ КО»
_____________ Е.Н. Чудиновских
«____» ____________ 2015 год
Инструкция
о порядке розыска необнаруженных архивных документов и
подготовки документации для снятия их с учета в
КОГКУ «ГАСПИ КО»
1. Общие положения
1.2. Инструкция разработана в соответствии с:
Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук» (М., 2007), с изменениями к ним (2009);
Памяткой о порядке предоставления государственными архивами в вышестоящий орган управления архивным делом материалов по итогам проверки наличия и состояния (М, 2004);
При составлении инструкции была использована:
Инструкция о порядке розыска необнаруженных архивных документов и подготовки документации для снятия их с учета (Пермь, 2010);
Инструкция по организации проведения и оформления результатов проверки наличия и состояния архивных документов фондов ГОУ «ГАСПИ КО» (Киров, 2010).
Организация розыска необнаруженных архивных документов
Розыск архивных документов, необнаруженных в ходе проверки наличия и состояния архивных документов, при выдаче архивных документов из архивохранилища организуется с момента выявления их отсутствия и проводится в течение одного года. Директор архива или лицо его замещающее вправе продлить срок розыска конкретных документов на основании докладной записки начальника отдела обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов.
Розыск необнаруженных архивных документов осуществляется сотрудниками отдела обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов.
На каждую необнаруженную единицу хранения составляется карточка учета необнаруженных архивных документов (Приложение № 1). Ведение картотеки необнаруженных архивных документов осуществляется централизованно на бумажном носителе начальником отдела обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов.
Проведение розыска необнаруженных архивных документов
Розыск необнаруженных архивных документов начинается с изучения дел фондов и описей дел, документов.
При просмотре дела фонда внимательно просматриваются следующие документы, объясняющие и подтверждающие отсутствие необнаруженных архивных документов:
— акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению;
— отборочные списки на документы, не подлежащие хранению в составе фонда;
— отборочные списки фондов первичных партийных (комсомольских) организаций, не подлежащих хранению в партийном архиве;
— акты и листы предшествующих проверок наличия и состояния архивных документов;
— акты о технических ошибках в учетных документах;
— акты о передаче документов в другие архивы;
— акты о разделении, объединении дел, включении в дело новых архивных документов;
— акты о неисправимых повреждениях архивных документов;
— справки организаций о том, что необнаруженные дела не были переданы архиву.
3.3. Если при изучении дел фондов не выявлены причины отсутствия необнаруженных архивных документов необходимо просмотреть все экземпляры описей дел, документов:
— просматриваются итоговая запись;
— проверяются штампы уничтоженных и выбывших архивных документов;
— проверяется, не был ли разыскиваемый номер пропущен;
— анализируются заголовки с целью выявления дважды учтенных дел;
— изучаются старые, подвергшиеся переработке описи.
3.4. При изучении дела фонда и описи дел, документов причина отсутствия необнаруженного архивного документа, если не была установлена, то просматриваются все книги выдачи архивных документов из архивохранилища для определения дат его последней выдачи и возврата. Определив дату возврата и списания необнаруженного архивного документа в архивохранилище, выясняются архивные шифры всех архивных документов, возвращенных в один день с разыскиваемым.
3.5. Далее поиск необнаруженных архивных документов проводится в коробках (связках):
— просматриваются коробки (связки) с архивными документами, возвращенными с один день с необнаруженным;
— при необходимости проводится проверка наличия всего фонда с беглым полистным просмотром каждого дела;
— проверяются не перепутаны ли номер фонда и номер дела. Например: Ф.105. Оп.10. Д.305. или Ф. 305. Оп.10. Д. 105;
— проверяются коробки (связки) и фонды с похожей комбинацией цифр в архивных шифрах дел. Например: 310, 3100, 1300 и т.д.;
— проверяются коробки (связки) других фондов, находящихся рядом.
3.6. При проведении розыска также необходимо:
— изучить фонды вышестоящих или аналогичных по названию учреждений, в которые необнаруженные дела могли быть переданы или ошибочно подложены;
— организовать поиск в других государственных архивах, куда они могли быть ошибочно переданы с непрофильными фондами (при необходимости);
— организовать поиск в архивах организаций, откуда документы поступили на хранение, т.к. необнаруженные в фонде дела могли быть оставлены в учреждении без соответствующих отметок в описях.
В процессе розыска в карточке учета необнаруженных архивных документов сотрудником, осуществляющим розыск, делается отметка о ходе розыска.
4. Оформление результатов розыска необнаруженных архивных документов и порядок снятия их с учета
4.1. В результате розыска необнаруженных архивных документов:
— архивные документы могут быть обнаружены;
— их отсутствие может быть подтверждено документально;
— архивные документы могут быть не обнаружены.
4.2. Архивные документы, обнаруженные в ходе розыска, подкладываются на место хранения.
В карточках учета необнаруженных архивных документов делается отметка заведующим архивохранилищем об обнаружении архивных документов.
В листе проверки наличия и состояния архивных документов в графе «Примечание» делается отметка об обнаружении архивных документов, которая заверяется подписью заведующего архивохранилищем. При необходимости в информационно-поисковой системе «Электронный научно-справочной аппарат» в модуле «Проверка наличия и состояния архивных документов» также делается отметка об обнаружении дел.
4.3. Архивные документы, причины отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета в установленном порядке.
4.4. На архивные документы, необнаруженные в ходе розыска, заведующий архивохранилищем составляет:
акты о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны (Приложение 2);
справки о проведении розыска необнаруженных дел (Приложение 3);
перечень дел (документов) КОГКУ «ГАСПИ КО», необнаруженных в ходе проверки наличия и состояния фондов и предлагаемых к списанию (Приложение 4).
4.5. Акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны составляются по каждому фонду отдельно.
4.6. В справке о проведении розыска необнаруженных дел указывается:
— номер, название и категория фонда;
— объем фонда на момент завершения работы по его проверке наличия;
— крайние даты документов;
— краткую историю фонда (дата поступления дел в архив, состояние поступивших документов и качество их обработки, виды, даты и результаты проведенных с фондом работ, качество оформления итоговых учетных документов, результаты предыдущих проверок наличия с указанием дат их проведения и др.);
— ход и пути розыска необнаруженных документов;
— предполагаемые причины отсутствия документов;
— возможность восполнения утраченной информации (очень кратко со ссылкой на акт);
— наличие страховых копий необнаруженных документов.
Справки составляются по каждому фонду отдельно и подписываются начальником отдела обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов.
4.7. Перечень дел (документов) КОГКУ «ГАСПИ КО», необнаруженных в ходе проверки наличия и состояния фондов и предлагаемых к списанию, составляется по форме (Приложение 4). В графе «Предполагаемая причина отсутствия» указывается предполагаемая причина отсутствия дела:
«Уничтожены при проведении экспертизы ценности партийных документов, изменения в учетных документах не отражены»;
«В опись включено, но на хранение не поступило»;
«Выдано во временное пользование без оформления учетных документов»;
«Учтено дважды» и пр.
4.9. На рассмотрение комиссии для принятия решения о снятии необнаруженных архивных документов с учета представляются следующие документы:
— сопроводительное письмо, составленное начальником отдела обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов за подписью директора архива (Приложение 5):
— акты о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны;
— справки о проведении розыска необнаруженных дел по каждому фонду;
— перечень дел (документов) КОГКУ «ГАСПИ КО», необнаруженных в ходе проверки наличия и состояния фондов и предлагаемых к списанию.
Если комиссия приняла решение о невозможности снять с учета необнаруженные архивные документы, то розыск должен быть продолжен в соответствии с рекомендациями комиссии.
Решение о снятии архивных документов с учета, пути розыска которых исчерпаны, оформляется приказом директора архива (Приложение 6), который издается на основании решения комиссии.
В карточке учета необнаруженных архивных документов делается отметка о снятии с учета, с указанием документа, на основании которого было подтверждено отсутствие необнаруженного архивного документа.
В информационно-поисковую систему «Электронный научно-справочной аппарат» в модуле «Проверка наличия и состояния архивных документов» вносятся соответствующие изменения.
4.15. Розыск необнаруженных архивных документов считается полностью завершенным после внесения всех изменений в учетные документы архива.
Начальник отдела обеспечения
сохранности и государственного учета
архивных документов Е.Н. Николаева
«____»________________ 2015 г.
Протокол ЭМК КОГКУ «ГАСПИ КО» Протокол ЭПК при министерстве
от ___________________ № ________ культуры Кировской области
КАРТОЧКА УЧЕТА НЕОБНАРУЖДЕННЫХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
В архивохранилище ________________________
Название фонда _____________________________________________________
Дата необнаружения документа ________________________________________
Карточка учета необнаруженных архивных документов заполненная
1.2.2. Проверка наличия и состояния архивных документов
Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в целях установления фактического наличия единиц хранения; выявления единиц хранения, числящихся по описям, но фактически отсутствующих; выявления и устранения недостатков в учётных документах; выявления дел, требующих консервационно-профилактической обработки, переплета или реставрации.
Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в соответствии с « Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М., 2007) и методическими рекомендациями (инструкциями) по проведению проверки наличия, разработанными в конкретном архиве.
Проверка наличия и состояния архивных документов и дел проводится в плановом порядке, а также единовременно.
Плановая цикличная проверка наличия проводится с периодичностью, установленной для определённых категорий документов:
— уникальных документов – ежегодно;
— особо ценных на бумажной основе – один раз в 10 лет;
— электронных документов – один раз в 5 лет;
Цикличность (периодичность) проверки остальных архивных документом определяется архивом в зависимости от интенсивности использования дел фонда и состояния учётных документов, но не реже одного раза в 25 лет.
Единовременная внеочередная проверка наличия проводится для всех или отдельных групп архивных документов в случае стихийных бедствий, массовых перемещений документов или других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы, а также при смене заведующих архивохранилищами.
В ходе проверки наличия и состояния документов и дел осуществляется:
— установление фактического наличия дел и документов, находящихся на хранении;
— выявление не внесенных в опись и (или) неучтенных дел и документов;
— выявление дел и документов, не относящихся к составу данного фонда;
— выявление ошибок в учётных документах и их устранение;
— выявление отсутствующих дел и документов и организация их розыска;
— выявление и учет дел и документов, требующих консервационно-профилактической, технической обработки и реставрации;
Перед проведением проверки наличия и состояния документов и дел проводится выверка учетных документов ( см. п. 1.2.1. )
Порядок проведения проверки наличия и состояния документов и дел.
Проверку наличия проводят, как правило, два работника. Проверка наличия проводится путем сверки описательной статьи дела в описи (номер дела, делопроизводственный номер или индекс по номенклатуре дел (при наличии), заголовок дела, крайние даты, количество листов) с описанием дела на обложке (архивный шифр, название фонда и его структурной части, делопроизводственный номер или индекс по номенклатуре дел (при наличии), заголовок дела, крайние даты, количество листов).
Если на обложке дела нет заголовка или заголовок в описи не соответствует заголовку на обложке, проверяется соответствие остальных элементов описательной статьи. При несоответствии всех элементов описательной статьи (кроме архивного шифра) данное дело, по согласованию с главным хранителем фондов, может быть более тщательно изучено для уточнения (определения) его фондовой принадлежности.
При проверке наличия и состояния архивных дел необходимо:
-сохранять порядок размещения единиц хранения на стеллажах и в первичных средствах хранения;
-подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки наличия неправильно подложенные единицы хранения;
-изымать из проверяемого архивного фонда (комплекса архивных документов) и передавать хранителю неправильно подложенные единицы хранения других архивных фондов;
-изымать единицы хранения, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями, для немедленной их изоляции;
-изымать единицы хранения, не внесенные в опись дел, для последующей обработки и описания. Указанные единицы хранения после уточнения (определения) их фондовой принадлежности включаются в соответствующий раздел или в конец описи, в зависимости от принадлежности дела к соответствующей группе дел, в логической связи с предыдущими делами (в соответствии со схемой систематизации дел фонда).
При проверке наличия единиц хранения, архивные документы, учтенные по внутренним описям, сверяются с внутренней описью.
В ходе проверки наличия и состояния архивных дел не допускается делать какие-либо пометы, исправления или записи в описях дел и других учетных документах. Обнаруженные дела и документы, не внесенные в опись, описываются, систематизируются и вносятся в опись на основании акта об обнаружении.
Физическое состояние дел в ходе проверки наличия определяется путем визуального просмотра. Выявляются дела и документы:
— пораженные биологическими вредителями (насекомые, плесень);
— с повышенной влажностью;
— с повреждениями основы (бумага, пергамен, ткань и др.);
— с повреждениями текста, изображения (угасание, выцветание);
Документы, зараженные активной плесенью или другими биологическими вредителями, подлежат немедленной изоляции и направлению на санитарно-гигиеническую обработку (дезинсекция, дезинфекция). При обнаружении увлажненных документов производится их обязательная акклиматизация до полного высушивания в специальном помещении в развернутом виде.
Металлические предметы (скрепки, металлические крепежи) удаляются из дел.
Полистная проверка наличия и состояния документов и дел.
Полистная проверка проводится в целях:
— установления количества и фактического наличия дел по описи и листов (документов), находящихся в деле и их соответствия внутренней описи дела и листу-заверителю;
— выявления отсутствующих листов (документов);
— выявления и учета материальных ценностей, физических и других особенностей (при полистной проверке);
— выявления и устранения недостатков в учётных документах, в т. ч. в листах-заверителях при указании особенностей дела;
— выявления и учёта повреждённых документов и документов, требующих консервационно-профилактической обработки, реставрации и подлежащих техническому оформлению.
Обязательной полистной проверке наличия подлежат уникальные документы и секретные дела. Полистная проверка других документов проводится по мере необходимости. В этом случае состав подлежащих проверке наличия документов определяется:
— выявлением в ходе текущей работы отсутствующих документов;
— наличием несброшюрованных дел (например, личного происхождения);
— наличием дел, включающих документы, представляющие коллекционный интерес (например, автографы, знаки почтовой оплаты, открытки, гербовые марки и т.п.)
В ходе полистной проверки наличия проводятся следующие виды работ:
— сверка внутренних описей дел, при их наличии, с имеющимися документами;
— проверка правильности нумерации листов дела и соответствия их количества данным листа-заверителя и описательной статьи описи; проверка соответствия особенностей нумерации дела данным листа-заверителя;
— в делах не имевших нумерации, может проводиться уточнение систематизации документов по согласованию с главным хранителем фондов ( см. п. 4.1.1. );
— нумерация листов дела при ее отсутствии;
— составление в соответствии с установленными требованиями листа-заверителя ( см. п. 4.1.2. );
— проверка правильности указания особенностей формирования дела в листе-заверителе;
— оценка физического состояния документов и проверка правильности отражения этих данных в листе-заверителе.
При проведении полистной проверки наличия запрещается перемещать документы из одного дела в другое, переформировывать несброшюрованное дело, изымать старые листы-заверители.
При обнаружении ошибок в нумерации листов дела изменения (кол-во листов) в лист-заверитель и в архивную опись вносятся на основании акта о технических ошибках. В случае обнаружения отсутствующих в деле документов изменения в лист-заверитель не вносятся. При обнаружении в ходе полистной проверки наличия неописанных архивных документов и уточнения их фондовой принадлежности составляется акт о включении в дело новых архивных документов.
Проверка наличия и состояния документов и дел, выдававшихся из архивохранилищ. В сроки, установленные руководством архива, систематически проводятся полные или выборочные проверки наличия и состояния архивных документов, выдававшихся из архивохранилищ в течение года. Результаты указанной проверки оформляются:
-при подтверждении наличия дел – в виде докладной записки работника, ответственного за организацию проверки наличия;
При выявлении необоснованного отсутствия архивных документов осуществляется их оперативный розыск. В случае безрезультатности розыска отсутствующие архивные документы включаются в картотеку необнаруженных архивных документов для дальнейшего их розыска
Оформление итогов проверки наличия и состояния документов и дел. Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и дел
фиксируются в листе и акте проверки.
Лист проверки составляется непосредственно в ходе проверки. При проверке небольших по объему архивных фондов допускается составление одного листа проверки на все описи дел. При большом объеме фонда лист проверки составляется на каждую опись дел, документов отдельно.
В листе проверки в разделе «Наличие дел» фиксируются в графах 1-15 сведения о наличии документов, в графах 16-24 – сведения о состоянии документов.
В графе 1 указывается номе р( а) описи(ей), по которой( ым ) проходила проверка наличия.
В графе 2 указывается количество дел в описи в соответствии с последней итоговой записью.
В графах 3-4 указываются:
— литерные номера дел описи, не отражённые и не учтённые в итоговой записи (графа 3);
— литерные номера дел, не отражённые в итоговой записи (не перечисленные), но учтённые в объёме дел описи (графа 4).
В графах 5-6 указываются
— пропущенные номера дел описи, не отражённые и не учтённые в итоговой записи (графа 3);
— пропущенные номера дел, не отражённые в итоговой записи (не перечисленные), но учтённые в объёме дел описи (графа 4).
В графах 7, 8 указывается количество и номера дел (при возможности), увеличивших (графа 7) или уменьшивших (графа 8) объём фонда в результате других технических ошибок, установленных непосредственно в процессе проверки наличия.
В графе 9 указывается количество дел после устранения технических ошибок – количество дел, оказавшихся в наличии при подсчёте изменений по графам 3-9.
В графе 12 указывается количество дел по данной проверяемой описи, фактически имеющихся в наличии (дела, не оказавшиеся в наличии, в данной графе не учитываются).
При заполнении листа проверки номера дел увеличивших или уменьшивших объём фонда по актам, не предусмотренных листом проверки, вносятся в свободные графы 14 и 15.
По каждой графе в листе проверки подсчитывается количество дел.
Общее количество дел по фонду (описи) просчитывается с учетом:
— литерных номеров дел,
— пропущенных номеров дел.
Необнаруженные дела не снимаются с учета и учитываются в объёме дел фонда.
Количество дел по фонду (описи) указывается в листе фонда цифрами и прописью.
В графах 16-24 указываются номера дел, требующих проведения консервационно-профилактической обработки, переплета и реставрации.
Физические особенности дел могут быть зафиксированы в акте о неисправимых повреждениях документов, картотеке (книге) учёта физического состояния архивных документов.
В качестве вспомогательного средства в ходе проверки наличия и при составлении листа проверки можно использовать рабочий журнал. Данный журнал не предусмотрен « Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М., 2007) ; ведётся в ряде архивов по установленной в архиве форме. В журнале могут фиксироваться: номера дел по старой описи; валовые номера дел по архиву; номера дел по новой описи; номера дел, переданных в другие фонды или описи; номера дел, требующих переплёта; номера дел, требующих реставрации; номера дел, требующих дезинфекции (дезинсекции).
По окончании проверки наличия и состояния архивных документов и дел, в случае отсутствия изменений в количестве (объеме) дел по проверяемому фонду (описи) в конце описи дел проставляется штамп «проверено», дата, должность и подпись лица, производившего проверку наличия. Если итоговая запись не отражает все особенности нумерации ед. хр., изменения (постановка дел на учет и снятие дел с учета) в объеме ед. хр. по описи, итоговая запись пересоставляется.
По итогам полистной проверки при полном соответствии выявленных в ходе полистной проверки особенностей формирования, нумерации и физического состояния дела листу-заверителю в последнем проставляется штамп «ПРОВЕРЕНО», с указанием даты, должности, подписи и расшифровки подписи лица, проводившего проверку.
Проверка наличия и состояния архивных документов и дел считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы.
Лист и акт проверки наличия, а также другие типы актов, составленные в ходе проверки наличия, подшиваются в дело фонда.
Необнаруженные документы и дела. Розыск необнаруженных документов и дел. На все отсутствующие в ходе проверки наличия дела и документы составляются карточки учета необнаруженных архивных документов (в 2 экз.). Один экземпляр карточек на необнаруженные дела остается в хранилище, другой прикладываются к листу и акту проверки наличия, которые сдаются на выверку. После выверки листа и акта проверки наличия карточки на необнаруженные документы и дела вливаются в картотеку учета необнаруженных документов и картотеку учёта необнаруженных дел архива.
В случае необнаружения в ходе полистной проверки документов (листов) принимаются меры по установлению названия (заголовка) отсутствующего документа. Для этой цели изучаются заголовок дела, внутренняя опись, анализируется состав и содержание других документов дела. В случае затруднений заголовок документа указывается предположительно с учётом заголовка архивного дела.
Розыск архивных документов и дел, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния, организуется с момента выявления их отсутствия, и проводится в течение одного года как непосредственно в архиве, так и в других организациях. Руководство архива вправе продлить срок розыска на основании докладной записки руководителя соответствующего структурного подразделения архива.
Для поиска документов и дел связки и коробки в обязательном порядке снимаются с полки, производится осмотр полки за коробкой, пространства между полками, а также между нижней полкой и полом. Просматриваются соседние коробки, относящиеся к другим фондам. Проверяются книги выдачи дел с целью уточнения возможного местонахождения дела.