кассовая книга образец заполнения в электронном виде
Кассовая книга по форме КО-4. Бланк и образец заполнения
Кассовая книга – это специальный внутренний журнал предприятий и организаций, в который вписываются все операции, проводимые при помощи наличных денежных средств. То есть все юридические лица и ИП, использующие наличные расчеты, обязаны применять в своей деятельности кассовую книгу. При этом объем наличного оборота значения не имеет, если в отчетный период происходит хотя бы одна-две такие операции, данный документ все равно должен заполняться. То, какая форма налогообложения используется, также роли не играет.
Кто ответственен за ведение книги
Ведение данного документа входит в компетенцию сотрудника, который отвечает на предприятии за операции с наличными средствами (обычно это или кассир или бухгалтер организации). Также в компании должен быть организован контроль за заполнением документа, который обычно возлагается на главного бухгалтера или непосредственно руководителя предприятия.
Кассовую книгу следует оформлять самым тщательным образом, так как сведения, отраженные в ней, всегда внимательно проверяют налоговые специалисты при выездных проверках.
Любые обнаруженные ошибки могут привести к серьезному административному наказанию, в виде крупных штрафных санкций.
Основные правила оформления кассовой книги
Инструкция по оформлению кассовой книги
В самом начале
Основная часть книги
Хранить кассовую книгу нужно не менее пяти лет.
Как правильно заполнить кассовую книгу
Ведение кассовой книги — это обязанность любой организации, которая получает или расходует наличные деньги.
Вопреки распространенному заблуждению, это требование не относится к торговым организациям и не касается расчетов с клиентами. Ведение кассовой книги в 2020 году относится больше к внутренним операциям, таким как выдача денег под отчет или выплата заработной платы. Мы расскажем, как оформить этот важный документ без ошибок.
Что такое кассовая книга
Как правильно вести кассовую книгу в 2020 году
На каждом предприятии, приказом руководителя должен быть назначен специальный работник, ответственный за кассу. Если штат позволяет, то это отдельный кассир, если нет, то, как правило, это главный бухгалтер. Именно это лицо должно вести учет всех операций и кассовую книгу. Контролирует процесс, в любом случае, главный бухгалтер. Сама кассовая книга представляет собой журнал, если ведется в бумажном виде, или отдельный раздел бухгалтерской программы, если ведется в электронном. И тот и другой способ разрешен, поэтому остановимся на каждом из способов ведения кассовой книги подробнее.
Для начала рассмотрим обязанности кассира, поскольку они не зависят от способа ведения кассовой книги и имеют определенный алгоритм, который выглядит так:
Такой порядок действий предусмотрен для каждой смены. Это только общие требования к ведению книги, основной порядок работы несколько отличается, в зависимости от организации процесса.
Отдельно нужно отметить требования к хранению кассовой книги. Все РКО, ПКО, отрывные листы, различные чеки и сам журнал должны храниться в компании 5 лет. После истечения этого срока документацию следует уничтожить в установленном порядке.
Как заполнять кассовую книгу: образец электронного бланка
Проще всего организовать ведение кассовой книги в бухгалтерской программе, в которой отражается весь учет в организации. Эта функция, например, есть в 1С и других программах. В этом случае бланк формируется и заполняется прямо на компьютере, порядок внесения записи при этом не меняется: необходимо вносить сведения о каждом ПКО или РКО. В конце дня кассир должен подвести итог, вывести остаток по счету и распечатать листы кассовой книги за день в двух экземплярах. Все документы обязательно поступают на проверку главного бухгалтера, который сверяет данные первичных документов с данными в регистрах и заверяет их своей подписью. Исправления и правки недопустимы.
Ежегодно, а если обороты по кассе в организации ежедневные, то и ежеквартально, распечатанные листы кассовой книги необходимо сформировать в журнал и прошить. На последней странице должно указываться общее количество листов и стоять подпись руководителя организации, главного бухгалтера и оттиск круглой печати компании, при ее наличии. Кроме того, можно вести кассовую книгу полностью в электронном виде. В этом случае все записи обязательно должны быть заверены электронными подписями уполномоченных лиц, а информация и ее редактирование должны быть защищены от несанкционированного доступа с помощью дополнительных технических средств
Кассовая книга: образец заполнения вручную и требования к заполнению
Ведение кассовой книги в 2020 году начинается с нумерации и прошивки ее листов. Концы шнуровки сзади журнала нужно заклеить бумажной полосой, на которой нужно указать количество листов, дату начала ведения кассовой книги и дату ее окончания. Для заверения записи должны расписаться главный бухгалтер и руководитель организации, а также поставлена печать, при ее наличии. Выглядеть это должно так:
На титульном листе кассовой книги нужно указать наименование организации и период, на который открыт документ. Все записи нужно делать только синей или черной шариковой ручкой или чернилами.
Каждый лист делится на две части:
Для заполнения листа кассир подкладывает копировальную бумагу таким образом, чтобы запись ручкой была на том листе, который остается в документе. Записи должны быть полностью идентичными, а вот подпись под копирку ставить нельзя. Поэтому расписаться в конце дня кассир должен на каждом экземпляре кассовой книги. Все записи о РКО и ПКО вносятся построчно в соответсвующие графы, с указанием данных лица, которое внесло или получило деньги. Приход и расход проставляются в разных колонках. Если одного листа не хватает для отражения всех операций за один день, кассир должен заполнить строку «перенос», в которой записывается общая сумма прихода и расхода денег на этот момент. Следующий лист кассовой книги начинается с этих же сумм.
В конце дня следует подвести итоги и указать общий оборот по кассе за день и вывести остаток наличных средств на конец дня. Если в кассе фигурировали суммы, предназначенные для выдачи заработной платы или пособия по платежной или расчетно-платежной ведомости, кассир обязательно выделяет их в строке «в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии». После того как все записи внесены, их сверяет с первичными документами и заверяет главный бухгалтер.
Правильно заполненный лист кассовой книги за день выглядит так:
Административная ответственность
Нарушение правил ведения кассовой книги или ее отсутствие является административным правонарушением, ответственность за него предусмотрена статьей 15.1 КоАП РФ, как за нарушение обращения с денежной наличностью. За такой проступок органы ФНС могут наложить административный штраф:
Кассовая книга (форма КО-4) в 2021 году
Что это такое
Кассовая книга – это один из документов кассовой дисциплины, в котором отражается информация по всем поступлениям и выдачам наличных денег в кассе организации. Записи в кассовой книге осуществляет кассир (или лицо его замещающее) на основании каждого приходного (ПКО) и расходного (РКО) кассового ордера.
Обратите внимание, начиная с 1 июня 2014 года, действует упрощенный порядок ведения кассовой дисциплины, согласно которому индивидуальные предприниматели больше не обязаны оформлять кассовые документы (ПКО, РКО и кассовую книгу).
Как правильно вести кассовую книгу в 2021 году
Кассовую книгу можно вести на бумажном носителе или в электронном виде:
По всей деятельности организации ведется одна кассовая книга (даже если осуществляется несколько видов деятельности на разных системах налогообложения).
Примечание: обособленные подразделения ведут свою кассовую книгу и передают копии её листов в головной офис в порядке, установленном в организации с учетом срока составления бухгалтерской отчетности.
Записи в кассовой книге осуществляет кассир (лицо его замещающее) на основании каждого ПКО и РКО. В конце рабочего дня кассир сверяет данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными приходных и расходных кассовых документов, выводит в книге сумму остатка наличных денег по кассе и проставляет подпись.
После этого записи в кассовой книге проверяет главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии – руководитель) и также ставит свою подпись.
Обратите внимание, если в течение дня операции по кассе не проводились, то за этот день кассовую книгу заполнять не нужно.
Бланк кассовой книги (форма КО-4)
Кассовая книга (форма КО-4), действующая в 2021 году:
Как заполнить кассовую книгу
Инструкция по заполнению бланка кассовой книги
Титульный лист:
В строке «Организация» указывается наименование организации в соответствии с учредительными документами (например, Общество с ограниченной ответственностью «Компания» или ООО «Компания»).
В строке «по ОКПО» необходимо указать код по ОКПО в соответствии с полученным уведомлением из Росстата. Если код не был присвоен, поставьте прочерк.
Далее указывается наименование структурного подразделения организации, оформляющего кассовую книгу (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).
Посередине указывается период, на который оформляется кассовая книга (например, КАССОВАЯ КНИГА на апрель 2021 г.).
Кассовый лист:
В строке «Касса за» указывается день, за который формируется лист кассовой книги (например, за «15» апреля 2021 г.). В этой же строке необходимо указать порядковый номер кассового листа.
Далее необходимо указать сумму остатка наличных денег, которая была в кассе на начало рабочего дня. Она указывается в первой строке таблицы в столбце 4 – «Приход».
Строки в таблице заполняются в соответствии с приходными (ПКО) и расходными (РКО) кассовыми документами, оформленными в течение рабочего дня:
В столбце «Номер документа» построчно указываются порядковые номера приходных или расходных кассовых ордеров.
В столбце «От кого получено или кому выдано» построчно указываются ФИО физических лиц или наименования организаций (ИП) от которых были получены или которым были выданы наличные деньги в соответствии с ПКО и РКО.
В столбце «Номер корреспондирующего счета, субсчета» необходимо построчно указать номера корреспондирующих счетов по каждому ПКО и РКО.
В столбце «Приход» построчно указываются суммы наличных денег, которые поступили в кассу по каждому приходному кассовому ордеру. Для РКО этот столбец не заполняется.
В столбце «Расход» построчно указываются суммы наличных денег, которые были выданы из кассы по каждому расходному кассовому ордеру. Для ПКО этот столбец не заполняется.
В строке «Итого за день» указывается сумма поступивших и выданных наличных денег за рабочий день в соответствии с приходными и расходными кассовыми документами.
В строке «Остаток на конец дня» указывается сумма наличных денег, которая осталась в кассе на конец рабочего дня. Если среди остатка есть деньги, отложенные на выплату зарплаты, стипендии и социальных пособий, то следует указать их сумму в отдельной строке ниже.
Далее кассир, ответственный за заполнение кассовой книги, должен поставить свою подпись и расшифровку подписи (фамилия и инициалы).
В конце кассового листа бухгалтер, уполномоченный на проверку кассовой книги должен прописью указать количество полученных приходных и расходных кассовых документов и поставить свою подпись с расшифровкой.
Порядок ведения кассовой книги в электронном виде
Что значит вести кассовую книгу в электронном виде
Кассовую книгу в электронном виде ведут на персональном компьютере с применением программного обеспечения. При этом существует два варианта ведения кассовой книги в электронном виде.
1. Ведение книги в электронном виде с сохранением ее на бумажных носителях
Кассовую книгу заполняет кассир. В своей деятельности он руководствуется указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Заполнение кассовой книги кассир совершает при получении от бухгалтерии кассовых ордеров (ПКО и РКО), на основании которых производит получение и выдачу денег.
Как правильно оформлять кассовую книгу, детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.
Требования к соблюдению кассовой дисциплины – в материале «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение»
Кассир заполняет кассовую книгу в течение рабочего дня. В конце дня он проверяет записи с поступившими первичными документами и определяет остаток денег в кассе. После этого распечатывает листы кассовой книги в 2 экземплярах, ставит свою подпись и относит бухгалтеру для проверки вместе с первичными документами (ПКО, РКО и другими). Нумерация листов должна быть сквозной с начала года.
Один из экземпляров листов кассовой книги с оригиналами ПКО и РКО остается у бухгалтера, а на другом бухгалтер ставит свою подпись и передает кассиру. Эти действия можно проводить в программе 1-С Бухгалтерия (вкладной лист и отчет кассира). К концу года кассовая книга, распечатанная с электронной версии, должна быть пронумерована, сшита и опечатана.
Правильность заполнения кассовой книги контролирует главный бухгалтер.
ВАЖНО! С 30.11.2020 обособленные подразделения, которые не хранят наличность, а сдают ее в кассу головной организации, вправе не вести кассовую книгу.
Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие с 30.11.2020, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный материал.
2. Ведение кассовой книги полностью в электронном виде
При работе с электронной кассовой книгой используют бухгалтерские программы (1-С, Инфо–бухгалтер, Налогоплательщик ЮЛ и другие). При электронном оформлении кассовой книги нужно предусмотреть защиту информации от:
В конце рабочего дня кассир отчитывается и закрывает электронную кассовую книгу так же, как обычную. Кассовую книгу на ПК кассир заверяет электронной подписью. Электронная подпись к кассовой книге оформляется на основе положений закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Электронная подпись — это присоединяемая к электронному документу информация, используемая для идентификации подписавшего его лица. Подлинность электронной подписи проверяют сертификатом ключа, выдаваемым удостоверяющим центром. После подписания кассовой книги электронной подписью кассира исправления в ней не допускаются (п. 4.7 указания Банка России от 11.03.14 № 3210-У).
При соблюдении перечисленных выше требований обеспечивается сохранность документа в электронном виде. В этом случае электронный документ признается равноценным бумажному (п. 1 ст. 6 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ). Хранение документов в электронном виде обеспечивает руководитель фирмы.
Где скачать бесплатно кассовую книгу?
Кассовую книгу для составления на ПК и последующего распечатывания можно скачать бесплатно на нашем сайте.
Для работы с обычной кассовой книгой достаточно программы Microsoft Office (Word и Excel).
Итоги
Возможны два способа вести кассовую книгу на ПК: с распечаткой, последующим сшитием и хранением на бумаге или полностью электронно с использованием определенных механизмов от несанкионированного доступа и электронных подписей. Какой выбрать, зависит от ваших технических возможностей и готовности использовать в работе новые технологии.
Предназначение унифицированной формы КО-4
Форма КО-4, называемая кассовой книгой, является инструментом для ведения учета следующих операций на кассе предприятия:
ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 правила оформления кассовых операций упростили. Так например, обособленные подразделения организаций вправе не вести кассовую книгу, если они сдают наличность в головной филиал.
В поля формы заносятся сведения о расходных и приходных ордерах.
Подробнее о некоторых нюансах ведения кассы на предприятии читайте в статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».
Эксперты КонсультантПлюс разъяснили правила работы с кассовой книгой в различых ситуациях. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Особенности заполнения формы КО-4
Кассовая книга по форме КО-4 состоит из 2 элементов — основной части и копии. При этом их структура и взаимное расположение зависят от того, как заполняется документ — в бумажном варианте или на компьютере.
В первом случае копия формы КО-4 является отрывной. Ее заполнение осуществляется одновременно с основной частью при использовании копировальной бумаги. При заполнении рассматриваемого документа на компьютере копию формы можно получить посредством повторной распечатки на принтере основной ее части.
Законодательством также предусмотрен вариант ведения кассовой книги в полностью электронном виде — при условии задействования автоматизированных систем.
Скачать унифицированную форму КО-4 вы можете бесплатно, кликнув по картинке ниже:
Заполненный образец кассовой книги вы можете найти в статье «Порядок ведения и заполнения кассовой книги – образец»
Для кого использование формы КО-4 обязательно?
Существует ошибочное мнение, что заполнять форму КО-4 российские организации с 1 января 2013 года не обязаны — в связи со вступлением в силу нового закона о бухучете и появлением соответствующих разъяснений в письме Минфина РФ № ПЗ/10-2012, согласно которым организации вправе не задействовать в своей работе унифицированные формы.
Дело в том, что подобные преференции установлены в отношении только тех организаций, которым законодатель в отдельных правовых актах прямо не предписывает использовать унифицированные формы. Подобный источник права в России действует — это указание Банка России № 3210-У, изданное 11.03.2014.
В соответствии с п. 1 указания тем нормам, что содержатся в положениях соответствующего акта, должны безусловно следовать юридические лица. В свою очередь ИП в общем случае вправе не вести кассу, а значит, они не обязаны задействовать унифицированные формы, включая документ КО-4. Вместе с тем практическая необходимость в оформлении приходных и расходных операций на кассе у ИП вполне может возникать (например, при выдаче наличных денежных средств сотрудникам под отчет), и в этом случае в качестве кассовой книги должна задействоваться форма КО-4.
Ознакомьтесь с полезными фактами о кассовых операциях в статье «Понятие и виды кассовых операций (правовое регулирование)».
Итоги
Форма КО-4 — обязательный кассовый регистр. Отказаться от ее ведения у основной массы хозсубъектов права нет. И вести ее нужно именно по унифицированной форме и никак иначе.