книга алфавитного учета личного состава форма 3

Приложение N 16. Учетно-алфавитная книга призывников года рождения, состоящих на воинском учете в военном комиссариате

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Excel

Приложение N 16
к Инструкции (п. 16)

Пояснения по ведению учетно-алфавитной книги

1. Учетно-алфавитная книга должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена мастичной печатью военного комиссариата и заверена военным комиссаром. Допуск лиц к работе с учетно-алфавитными книгами должен быть строго ограничен и определен приказом военного комиссара.

2. В учетно-алфавитную книгу заносятся чернилами или шариковой ручкой:

все граждане, первоначально поставленные на воинский учет, в том числе признанные комиссией по постановке граждан на воинский учет ограниченно годными и не годными к военной службе, а также направленные на медицинское обследование и по которым не принято решение комиссии по постановке на воинский учет о годности к военной службе;

граждане, прибывшие в муниципальное образование в связи с переменой места жительства;

граждане, получившие гражданство Российской Федерации;

граждане, прибывшие из мест лишения свободы и др.

Сведения заносятся в учетно-алфавитную книгу в день постановки гражданина на воинский учет, снятия его с воинского учета или в день изменения его учетных данных.

На воинский учет не ставятся и в учетно-алфавитную книгу не заносятся граждане, не имеющие гражданства Российской Федерации.

3. Все записи и отметки в учетно-алфавитных книгах должны иметь ссылки на соответствующие решения комиссии по первоначальной постановке на воинский учет и призывной комиссии, на номера подпунктов, пунктов и статей Федерального закона от 28 марта 1998 г. N 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе».

Перемещение личного дела призывника из одного раздела картотеки в другой должно быть в этот же день отражено в учетно-алфавитной книге.

В случае полного использования места в соответствующей графе учетно-алфавитной книги сведения о призывнике дублируются в конце раздела учетно-алфавитной книги, соответствующего первой букве его фамилии. При этом и в первоначальной записи сведений о призывнике, и в дублирующей делается ссылка на предыдущую и последующую записи.

4. В графе 3 указывается адрес места жительства (регистрация) призывника, а также место его фактического проживания. Записи производятся карандашом.

5. В графе 4 производится запись о постановке гражданина на воинский учет:

6. В графе 5 производится запись о снятии призывника с воинского учета, когда и куда убыл:

7. В графе 6 производится запись:

10. В графе 9 производится запись (карандашом) о месте нахождения личного дела призывника (раздел картотеки), об ожидаемой дате погашения судимости осужденного призывника и дате привлечения к уголовной ответственности призывника, привлеченного к уголовной ответственности.

Записи о передаче личного дела в архив личных дел призывников, о месте размещения его в том или ином его разделе, а также отметки об уничтожении личных дел производятся чернилами или шариковой ручкой.

11. При снятии призывника с воинского учета (при убытии к новому месту жительства, отправке в войска (силы), отправке на альтернативную гражданскую службу, передаче в запас, освобождении от исполнения воинской обязанности, в случае смерти и т.д.) его порядковый номер в учетно-алфавитной книге обводится красными чернилами или шариковой ручкой.

12. В учетно-алфавитной книге выделяется несколько последних страниц для записей о произведенной сверке личных дел призывников с данными учетно-алфавитной книги, которые производятся сразу после проведенной сверки, примерно следующего содержания: «Дата. Сверка произведена, расхождений не обнаружено, акт N ___».

13. Не позднее 20 дней после окончания осеннего призыва граждан на военную службу учетно-алфавитная книга призывников, которые в предыдущий год достигли возраста 27 лет, закрывается в установленном порядке:

начальник 2-го отделения проверяет все записи в учетно-алфавитной книге (графа 9 должна быть заполнена полностью на всех записанных призывников), на строке, следующей непосредственно после последней записи на каждую букву, производит запись примерного содержания: «На букву «А» записано ______________ (прописью) граждан, неправомерных записей не обнаружено. Начальник 2-го отделения _____________________________________________________________

(воинское звание, подпись, инициал имени, фамилия)

(воинское звание, подпись, инициал имени, фамилия)

14. Учетно-алфавитная книга хранится в военном комиссариате на правах документов для служебного пользования 75 лет.

Источник

Приложение N 3. Форма N 1 «Алфавитная карточка»

Приложение N 3
к Инструкции по учету кадров УИС

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Источник

Приложение 3. Форма N 3 «Книга учета и закрепления вооружения и боеприпасов»

1. Данные книги учета должны отражать наличие вооружения и боеприпасов на каждый день. Вооружение и боеприпасы, поступившие или отправленные (сданные) из подразделения на оклад, приходуются (списываются) по книге учета в тот же день.

2. В первой части книги учета на каждый образец вооружения и боеприпасов выделяется отдельный раздел. Первоначальные записи в книге учета (часть 1) и последующие изменения производятся в службе вооружения и заверяются подписями начальника службы и лица, назначенного приказом начальника подразделения, ответственного за вооружение.

Последующие записи в подразделениях, имеющих отдельно дислоцированные подразделения, производятся на основании приходно-расходных документов лицом, назначенным приказом начальника подразделения, ответственного за вооружение.

3. Во второй части книги ведется учет закрепления вооружения и боеприпасов за личным составом подразделения, если закрепленный предмет имеет номер, то вместо количества в графах проставляются серия, номер и год его изготовления.

Вторая часть книги заводится и ведется лицом, ответственным за вооружение.

4. В конце второй части книги делается выписка из приказа по органу о закреплении вооружения за подразделением, с указанием его наименования и года изготовления. Выписка заверяется подписью начальника службы и скрепляется гербовой печатью.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Источник

Книга алфавитного учета личного состава форма 3

от 28 марта 2008 года N 139

О формах документов, используемых в финансово-хозяйственной деятельности Вооруженных Сил Российской Федерации

(с изменениями на 20 сентября 2013 года)

Документ с изменениями, внесенными:

1. Утвердить и ввести в действие формы документов (с использованием класса 60 Общероссийского классификатора управленческой документации), используемых в финансово-хозяйственной деятельности Вооруженных Сил Российской Федерации, по которым не предусмотрены унифицированные формы документов, и унифицированные формы первичных учетных документов и регистров бюджетного учета, в которые внесены дополнительные реквизиты (приложение N 1 к настоящему приказу).

2. Применять формы регистров бюджетного учета и первичных учетных документов классов 03 и 05 Общероссийского классификатора управленческой документации для оформления хозяйственных операций и ведения бюджетного учета в Вооруженных Силах Российской Федерации (приложение N 2 к настоящему приказу).

Министр обороны
Российской Федерации
А.Сердюков

Приложение N 1
к приказу Министра обороны
Российской Федерации
от 28 марта 2008 года N 139

ФОРМЫ ДОКУМЕНТОВ
(с использованием класса 60 Общероссийского классификатора управленческой документации), используемых в финансово-хозяйственной деятельности Вооруженных Сил Российской Федерации*, по которым не предусмотрены унифицированные формы документов, и унифицированные формы первичных учетных документов и регистров бюджетного учета, в которые внесены дополнительные реквизиты

(с изменениями на 20 сентября 2013 года)

Источник

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

Личная карточка и личное дело

Л ичная карточка работника – учетный документ, в который вносится основная информация о трудовой деятельности сотрудника. Она обязательна для ведения всеми работодателями (см. п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Форма личной карточки (№ Т-2) была утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Несмотря на то что уже 6-й год (с 2013 года) унифицированные формы первичных учетных документов не являются обязательными к применению, необходимость ведения личных карточек работников никто не отменял. Редко какие организации в России изобретают собственные формы, абсолютное большинство пользуется привычной и не вызывающей никаких вопросов у проверяющих формой № Т-2 с незначительными усовершенствованиями под свою специфику.

См. статью «Как формировать личные дела работников» журнала № 4′ 2018

См. статью «Доступ к персональным данным при передаче на аутсорсинг бухгалтерского и кадрового учета» журнала № 4′ 2018

См. новость «Сбор персональных данных из социальных сетей – мнение суда» журнала № 4′ 2018

Личное дело – это совокупность документов о трудовой деятельности работника. Работодатель не обязан вести личные дела на своих работников, их обязаны вести только на госслужащих (Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы»). Правда обязанность вести личные дела может быть возложена на госучреждение еще и отраслевым нормативным актом.

В сфере частного бизнеса решение о том, вести или нет личные дела работников, принимает руководитель организации. Приказать ему делать это может только вышестоящая организация – конечно, при ее наличии.

Личное дело является намного более информативным, чем личная карточка. Здесь содержится не только общая информация о работе человека в организации, но конкретные документы в виде оригиналов и копий, издаваемые в вашей организации для документирования трудовых отношений и предоставленные работником (документы об образовании, анкетные данные и др.).

Обратите внимание: тот факт, что организация ведет личные дела работников, не избавляет ее от необходимости вести личные карточки. Личная карточка в этом случае всегда будет храниться отдельно от личного дела работника, т.е. в номенклатуре дел это будут разные дела!

Срок их хранения определяется по ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон об архивном деле). Напомним: теперь срок хранения документов по личному составу – 50 лет, если документы были закрыты делопроизводством начиная с 01.01.2003. А личные карточки и личные дела увольняемых сейчас (и всех уволенных с 01.01.2003) работников как раз попадают в эту категорию.

В целом личные дела и личные карточки хранятся по одним и тем же правилам, но нюансы и различия тем не менее имеются. Рассмотрим их.

В Примере 6 номенклатуры дел кадровой службы статьи «Как формировать личные дела работников» журнала № 4′ 2018 видно, как личные дела и личные карточки могут быть отображены в ней

Образец согласия работника на обработку его персональных данных, размеры штрафов за нарушения в этой сфере и др. см. в статье «Осторожно, персональные данные работников!» журнала № 4′ 2018

Оперативное хранение и учет

Личная карточка и личное дело работника содержат его персональные данные, а значит, к обеспечению их сохранности предъявляются повышенные требования.

Как для документов, содержащих персональные данные, для личных карточек и дел заводится специальный несгораемый, запирающийся на ключ шкаф. Доступ к документам, содержащим персональные данные, как правило, имеет ограниченный круг лиц, которые подписали обязательство о неразглашении личной информации коллег. При работе с карточками и делами не допускается оставлять их без присмотра на столе, тем более на ночь. Личные карточки и дела должны быть возвращены на свое место строго после того, как в них будет внесена новая информация или подшиты новые документы.

Теперь объясним, как организовать систему учета личных дел в отделе кадров. При заведении личных дел на работников им присваивают порядковые номера, регистрируя в Журнале личных дел в валовом порядке. Как правило, личное дело под номером 1 заводится на руководителя, далее – на остальных сотрудников по мере их поступления в организацию.

Пример 1. Журнал регистрации личных дел

Следует отметить, что при увольнении работников номера их личных дел не присваивают новым сотрудникам. Нумерация продолжается до какого-то установленного предела, допустим до 10 000.

На обложке личного дела по центру и на корешке указывают его номер: «Личное дело № 1» (отмечено цифрой «5» в Примере 3).

Затем открывают Алфавитную книжку и в нее вносят сведения о поступивших работниках, но уже по алфавиту фамилий:

Пример 2. Алфавитная книжка личных дел на букву П (с необходимым минимумом колонок)

Если Журнал регистрации личных дел считается обязательным для их учета, то Алфавитная книжка факультативна и заводится для удобства поиска личных дел. Раньше при полностью бумажном делопроизводстве в ней был смысл: в Журнале личные дела фиксировались в порядке трудоустройства людей, а в Алфавитную книжку сведения помещали по алфавиту их фамилии. Но сейчас удобнее вести Журнал регистрации в электронном виде (в СЭД либо в таблице Excel), и тогда возможностей поиска по этому учетному документу становится достаточно.

Личные дела выстраиваются в шкафу обычно по их порядковым номерам, реже – по алфавиту или по структурным подразделениям. Это делается для оперативного учета и быстрого поиска.

Если организация решила вести личные дела, то их необходимо учитывать в Журнале регистрации личных дел. Для личных дел госслужащих его принято вести в бумажной форме, прошивая и удостоверяя подписями руководителя организации (или уполномоченного лица) и печатью организации. Такой Журнал обычно заполняется пока в нем есть место на протяжении нескольких лет сведениями о заводимых личных делах (это т.н. «переходящее» дело). После окончания Журнал необходимо закрыть по всем правилам: оформить итоговую запись о количестве зарегистрированных личных дел, если были ошибки в нумерации, то упомянуть это, и подписать (обычно это делает руководитель кадровой службы с указанием даты).

Номер личного дела из Журнала переносится:

Обложка папки личного дела является его титульным листом. Ее форма приведена в Приложении № 28 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила хранения). Правда в этой форме самыми крупными буквами написано «Дело №___ Том №___ », а личные дела редко составляют несколько томов, потому уже давно эти сведения принято заменять на «Личное дело №___ » (см. отметку «1» в Примере 3). На место заголовка дела вписывается Ф.И.О. работника полностью в именительном падеже (цифра «2» там же).

Местоположение других сведений может варьироваться (это не принципиально). Чаще всего организации закупают уже готовые папки с нанесенными типографским способом полями, которые заполняются от руки. Реже титульный лист набивают на компьютере и распечатывают, потом приклеивают на обложку папки, но срок хранения дела длительный и со временем этот приклеенный лист может сильно пострадать.

Датой начала личного дела (см. цифру «3») является дата приказа о приеме на работу (даже если она отличается от даты трудового договора). А датой окончания – дата приказа об увольнении, даже если последний день работы человека в организации был позже.

Индекс дела (цифра «4») переносится из текущей номенклатуры дел. В организации в 2018 году будет как минимум 2 разных дела:

Даже если правила формирования дел, принятые в вашей организации, подразумевают индивидуальный подход к большему числу категорий работников, но при этом сроки хранения личных дел всех категорий работников кроме высшего руководства одинаковые, то надобности заводить для них в номенклатуре дел отдельные строки – нет!

Номер дела (цифра «5» в Примере 3) переносится из Журнала регистрации личных дел работников. Там личные дела обычно нумеруются валовым порядком, хотя возможно и использование индексов для отображения категорий работников.

Для удобства поиска на корешке папки личного дела проставляют индекс и номер дела.

Номер фонда и наименование архивного учреждения (цифры «6» и «7» там же) заполняются, только если ваша организация является источником его комплектования. Количество листов («8») и номер описи по личному составу («9»), в которую включается данное дело, заполняют при его подготовке к передаче в архив из отдела кадров на следующий год либо в течение 3 лет после увольнения соответствующего человека. Срок хранения («10») лучше заполнить тогда же (а то мало ли что еще может поменяться).

Источник