книга алфавитного учета личного состава форма 3

Приложение N 16. Учетно-алфавитная книга призывников года рождения, состоящих на воинском учете в военном комиссариате

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Excel

Приложение N 16
к Инструкции (п. 16)

N
п/п
Фамилия,
имя,
отчество.
Число, месяц
рождения
Адрес места
жительства
(пребывания)
, номер
телефона
Отметка о
постановке
на воинский
учет
Отметка о
снятии с
воинского
учета
Результаты прохождения призывной
комиссии
Отметка о
месте
хранения
документов
(N раздела
картотеки,
архива,
N дела,
страница)
Отметка о
призыве на
военную
службу или об
убытии для
прохождения
альтернатив-
ной
гражданской
службы
Отметка о
предостав-
лении
отсрочки от
призыва на
военную
службу
Отметка о
зачислении
в запас или
освобожде-
нии от
исполнения
воинской
обязанности
123456789

Пояснения по ведению учетно-алфавитной книги

1. Учетно-алфавитная книга должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена мастичной печатью военного комиссариата и заверена военным комиссаром. Допуск лиц к работе с учетно-алфавитными книгами должен быть строго ограничен и определен приказом военного комиссара.

2. В учетно-алфавитную книгу заносятся чернилами или шариковой ручкой:

все граждане, первоначально поставленные на воинский учет, в том числе признанные комиссией по постановке граждан на воинский учет ограниченно годными и не годными к военной службе, а также направленные на медицинское обследование и по которым не принято решение комиссии по постановке на воинский учет о годности к военной службе;

граждане, прибывшие в муниципальное образование в связи с переменой места жительства;

граждане, получившие гражданство Российской Федерации;

граждане, прибывшие из мест лишения свободы и др.

Сведения заносятся в учетно-алфавитную книгу в день постановки гражданина на воинский учет, снятия его с воинского учета или в день изменения его учетных данных.

На воинский учет не ставятся и в учетно-алфавитную книгу не заносятся граждане, не имеющие гражданства Российской Федерации.

3. Все записи и отметки в учетно-алфавитных книгах должны иметь ссылки на соответствующие решения комиссии по первоначальной постановке на воинский учет и призывной комиссии, на номера подпунктов, пунктов и статей Федерального закона от 28 марта 1998 г. N 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе».

Перемещение личного дела призывника из одного раздела картотеки в другой должно быть в этот же день отражено в учетно-алфавитной книге.

В случае полного использования места в соответствующей графе учетно-алфавитной книги сведения о призывнике дублируются в конце раздела учетно-алфавитной книги, соответствующего первой букве его фамилии. При этом и в первоначальной записи сведений о призывнике, и в дублирующей делается ссылка на предыдущую и последующую записи.

4. В графе 3 указывается адрес места жительства (регистрация) призывника, а также место его фактического проживания. Записи производятся карандашом.

5. В графе 4 производится запись о постановке гражданина на воинский учет:

6. В графе 5 производится запись о снятии призывника с воинского учета, когда и куда убыл:

7. В графе 6 производится запись:

10. В графе 9 производится запись (карандашом) о месте нахождения личного дела призывника (раздел картотеки), об ожидаемой дате погашения судимости осужденного призывника и дате привлечения к уголовной ответственности призывника, привлеченного к уголовной ответственности.

Записи о передаче личного дела в архив личных дел призывников, о месте размещения его в том или ином его разделе, а также отметки об уничтожении личных дел производятся чернилами или шариковой ручкой.

11. При снятии призывника с воинского учета (при убытии к новому месту жительства, отправке в войска (силы), отправке на альтернативную гражданскую службу, передаче в запас, освобождении от исполнения воинской обязанности, в случае смерти и т.д.) его порядковый номер в учетно-алфавитной книге обводится красными чернилами или шариковой ручкой.

12. В учетно-алфавитной книге выделяется несколько последних страниц для записей о произведенной сверке личных дел призывников с данными учетно-алфавитной книги, которые производятся сразу после проведенной сверки, примерно следующего содержания: «Дата. Сверка произведена, расхождений не обнаружено, акт N ___».

13. Не позднее 20 дней после окончания осеннего призыва граждан на военную службу учетно-алфавитная книга призывников, которые в предыдущий год достигли возраста 27 лет, закрывается в установленном порядке:

начальник 2-го отделения проверяет все записи в учетно-алфавитной книге (графа 9 должна быть заполнена полностью на всех записанных призывников), на строке, следующей непосредственно после последней записи на каждую букву, производит запись примерного содержания: «На букву «А» записано ______________ (прописью) граждан, неправомерных записей не обнаружено. Начальник 2-го отделения _____________________________________________________________

(воинское звание, подпись, инициал имени, фамилия)

(воинское звание, подпись, инициал имени, фамилия)

14. Учетно-алфавитная книга хранится в военном комиссариате на правах документов для служебного пользования 75 лет.

Источник

Приложение N 3. Форма N 1 «Алфавитная карточка»

Приложение N 3
к Инструкции по учету кадров УИС

АЛФАВИТНАЯ КАРТОЧКА Форма N 1
ФАМИЛИЯ ____________________________ЛИЧНЫЙ НОМЕР ___________________
ИМЯ __________________________________________________________________
ОТЧЕСТВО______________________________________________________________
ДАТА РОЖДЕНИЯ__/___/___г.МЕСТО РОЖДЕНИЯ ____________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
Специальное званиеКем издан
приказ
Номер приказаДата присвоения
Младший лейтенант вн.
службы
Лейтенант вн. службы
Старший лейтенант вн.
службы
Капитан вн. службы
Майор вн. службы
Подполковник вн. службы
Полковник вн. службы
Дата
прибытия
Место службыДата
откоман-
дирова-
ния
Куда откомандирован
Начальник отдела (отделения) кадров учреждения, органа УИС
__________________________________________________________
«___»____________ ______ г. ______________/___________________________/
(подпись) (инициалы, фамилия)

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Источник

Приложение 3. Форма N 3 «Книга учета и закрепления вооружения и боеприпасов»

Дата
запи-
си
Наименование
операции и N
документов
9,0-мм пистолеты
ПМ
5,45-мм АК-74и т.д.Подпись
начальника
службы о
внесенных
изменениях
Подпись
начальника
подразделе-
ния о
правильнос-
ти
внесенных
изменений
при-
ход
расходоста-
ток
при-
ход
рас-
ход
оста-
ток
при-
ход
рас-
ход
оста-
ток
при-
ход
рас-
ход
оста-
ток
при-
ход
рас-
ход
оста-
ток
12345678910111213141516171819
N
п/п
Звание,
фамилия,
инициалы
Занимае-
мая
долж-
ность
Наименование закрепленных предметовРасписка в
получении
Отметка о сдаче
вооружения
9,0-мм
пистолет
Макарова
5,45-мм
автомат
АКС-74
7,62-мм
снайперская
винтовка СВД
дата
сдачи
расписка в
приемке
123456789101112131415

1. Данные книги учета должны отражать наличие вооружения и боеприпасов на каждый день. Вооружение и боеприпасы, поступившие или отправленные (сданные) из подразделения на оклад, приходуются (списываются) по книге учета в тот же день.

2. В первой части книги учета на каждый образец вооружения и боеприпасов выделяется отдельный раздел. Первоначальные записи в книге учета (часть 1) и последующие изменения производятся в службе вооружения и заверяются подписями начальника службы и лица, назначенного приказом начальника подразделения, ответственного за вооружение.

Последующие записи в подразделениях, имеющих отдельно дислоцированные подразделения, производятся на основании приходно-расходных документов лицом, назначенным приказом начальника подразделения, ответственного за вооружение.

3. Во второй части книги ведется учет закрепления вооружения и боеприпасов за личным составом подразделения, если закрепленный предмет имеет номер, то вместо количества в графах проставляются серия, номер и год его изготовления.

Вторая часть книги заводится и ведется лицом, ответственным за вооружение.

4. В конце второй части книги делается выписка из приказа по органу о закреплении вооружения за подразделением, с указанием его наименования и года изготовления. Выписка заверяется подписью начальника службы и скрепляется гербовой печатью.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Источник

Книга алфавитного учета личного состава форма 3

от 28 марта 2008 года N 139

О формах документов, используемых в финансово-хозяйственной деятельности Вооруженных Сил Российской Федерации

(с изменениями на 20 сентября 2013 года)

Документ с изменениями, внесенными:

1. Утвердить и ввести в действие формы документов (с использованием класса 60 Общероссийского классификатора управленческой документации), используемых в финансово-хозяйственной деятельности Вооруженных Сил Российской Федерации, по которым не предусмотрены унифицированные формы документов, и унифицированные формы первичных учетных документов и регистров бюджетного учета, в которые внесены дополнительные реквизиты (приложение N 1 к настоящему приказу).

2. Применять формы регистров бюджетного учета и первичных учетных документов классов 03 и 05 Общероссийского классификатора управленческой документации для оформления хозяйственных операций и ведения бюджетного учета в Вооруженных Силах Российской Федерации (приложение N 2 к настоящему приказу).

Министр обороны
Российской Федерации
А.Сердюков

Приложение N 1
к приказу Министра обороны
Российской Федерации
от 28 марта 2008 года N 139

ФОРМЫ ДОКУМЕНТОВ
(с использованием класса 60 Общероссийского классификатора управленческой документации), используемых в финансово-хозяйственной деятельности Вооруженных Сил Российской Федерации*, по которым не предусмотрены унифицированные формы документов, и унифицированные формы первичных учетных документов и регистров бюджетного учета, в которые внесены дополнительные реквизиты

(с изменениями на 20 сентября 2013 года)

Источник

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

книга алфавитного учета личного состава форма 3

книга алфавитного учета личного состава форма 3

Личная карточка и личное дело

Л ичная карточка работника – учетный документ, в который вносится основная информация о трудовой деятельности сотрудника. Она обязательна для ведения всеми работодателями (см. п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Форма личной карточки (№ Т-2) была утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Несмотря на то что уже 6-й год (с 2013 года) унифицированные формы первичных учетных документов не являются обязательными к применению, необходимость ведения личных карточек работников никто не отменял. Редко какие организации в России изобретают собственные формы, абсолютное большинство пользуется привычной и не вызывающей никаких вопросов у проверяющих формой № Т-2 с незначительными усовершенствованиями под свою специфику.

См. статью «Как формировать личные дела работников» журнала № 4′ 2018

См. статью «Доступ к персональным данным при передаче на аутсорсинг бухгалтерского и кадрового учета» журнала № 4′ 2018

См. новость «Сбор персональных данных из социальных сетей – мнение суда» журнала № 4′ 2018

Личное дело – это совокупность документов о трудовой деятельности работника. Работодатель не обязан вести личные дела на своих работников, их обязаны вести только на госслужащих (Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы»). Правда обязанность вести личные дела может быть возложена на госучреждение еще и отраслевым нормативным актом.

В сфере частного бизнеса решение о том, вести или нет личные дела работников, принимает руководитель организации. Приказать ему делать это может только вышестоящая организация – конечно, при ее наличии.

Личное дело является намного более информативным, чем личная карточка. Здесь содержится не только общая информация о работе человека в организации, но конкретные документы в виде оригиналов и копий, издаваемые в вашей организации для документирования трудовых отношений и предоставленные работником (документы об образовании, анкетные данные и др.).

Обратите внимание: тот факт, что организация ведет личные дела работников, не избавляет ее от необходимости вести личные карточки. Личная карточка в этом случае всегда будет храниться отдельно от личного дела работника, т.е. в номенклатуре дел это будут разные дела!

Срок их хранения определяется по ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон об архивном деле). Напомним: теперь срок хранения документов по личному составу – 50 лет, если документы были закрыты делопроизводством начиная с 01.01.2003. А личные карточки и личные дела увольняемых сейчас (и всех уволенных с 01.01.2003) работников как раз попадают в эту категорию.

В целом личные дела и личные карточки хранятся по одним и тем же правилам, но нюансы и различия тем не менее имеются. Рассмотрим их.

В Примере 6 номенклатуры дел кадровой службы статьи «Как формировать личные дела работников» журнала № 4′ 2018 видно, как личные дела и личные карточки могут быть отображены в ней

Образец согласия работника на обработку его персональных данных, размеры штрафов за нарушения в этой сфере и др. см. в статье «Осторожно, персональные данные работников!» журнала № 4′ 2018

Оперативное хранение и учет

Личная карточка и личное дело работника содержат его персональные данные, а значит, к обеспечению их сохранности предъявляются повышенные требования.

Как для документов, содержащих персональные данные, для личных карточек и дел заводится специальный несгораемый, запирающийся на ключ шкаф. Доступ к документам, содержащим персональные данные, как правило, имеет ограниченный круг лиц, которые подписали обязательство о неразглашении личной информации коллег. При работе с карточками и делами не допускается оставлять их без присмотра на столе, тем более на ночь. Личные карточки и дела должны быть возвращены на свое место строго после того, как в них будет внесена новая информация или подшиты новые документы.

Теперь объясним, как организовать систему учета личных дел в отделе кадров. При заведении личных дел на работников им присваивают порядковые номера, регистрируя в Журнале личных дел в валовом порядке. Как правило, личное дело под номером 1 заводится на руководителя, далее – на остальных сотрудников по мере их поступления в организацию.

Пример 1. Журнал регистрации личных дел

книга алфавитного учета личного состава форма 3

Следует отметить, что при увольнении работников номера их личных дел не присваивают новым сотрудникам. Нумерация продолжается до какого-то установленного предела, допустим до 10 000.

На обложке личного дела по центру и на корешке указывают его номер: «Личное дело № 1» (отмечено цифрой «5» в Примере 3).

Затем открывают Алфавитную книжку и в нее вносят сведения о поступивших работниках, но уже по алфавиту фамилий:

Пример 2. Алфавитная книжка личных дел на букву П (с необходимым минимумом колонок)

книга алфавитного учета личного состава форма 3

Если Журнал регистрации личных дел считается обязательным для их учета, то Алфавитная книжка факультативна и заводится для удобства поиска личных дел. Раньше при полностью бумажном делопроизводстве в ней был смысл: в Журнале личные дела фиксировались в порядке трудоустройства людей, а в Алфавитную книжку сведения помещали по алфавиту их фамилии. Но сейчас удобнее вести Журнал регистрации в электронном виде (в СЭД либо в таблице Excel), и тогда возможностей поиска по этому учетному документу становится достаточно.

Личные дела выстраиваются в шкафу обычно по их порядковым номерам, реже – по алфавиту или по структурным подразделениям. Это делается для оперативного учета и быстрого поиска.

книга алфавитного учета личного состава форма 3

книга алфавитного учета личного состава форма 3

Если организация решила вести личные дела, то их необходимо учитывать в Журнале регистрации личных дел. Для личных дел госслужащих его принято вести в бумажной форме, прошивая и удостоверяя подписями руководителя организации (или уполномоченного лица) и печатью организации. Такой Журнал обычно заполняется пока в нем есть место на протяжении нескольких лет сведениями о заводимых личных делах (это т.н. «переходящее» дело). После окончания Журнал необходимо закрыть по всем правилам: оформить итоговую запись о количестве зарегистрированных личных дел, если были ошибки в нумерации, то упомянуть это, и подписать (обычно это делает руководитель кадровой службы с указанием даты).

Номер личного дела из Журнала переносится:

Обложка папки личного дела является его титульным листом. Ее форма приведена в Приложении № 28 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила хранения). Правда в этой форме самыми крупными буквами написано «Дело №___ Том №___ », а личные дела редко составляют несколько томов, потому уже давно эти сведения принято заменять на «Личное дело №___ » (см. отметку «1» в Примере 3). На место заголовка дела вписывается Ф.И.О. работника полностью в именительном падеже (цифра «2» там же).

Местоположение других сведений может варьироваться (это не принципиально). Чаще всего организации закупают уже готовые папки с нанесенными типографским способом полями, которые заполняются от руки. Реже титульный лист набивают на компьютере и распечатывают, потом приклеивают на обложку папки, но срок хранения дела длительный и со временем этот приклеенный лист может сильно пострадать.

Датой начала личного дела (см. цифру «3») является дата приказа о приеме на работу (даже если она отличается от даты трудового договора). А датой окончания – дата приказа об увольнении, даже если последний день работы человека в организации был позже.

Индекс дела (цифра «4») переносится из текущей номенклатуры дел. В организации в 2018 году будет как минимум 2 разных дела:

Даже если правила формирования дел, принятые в вашей организации, подразумевают индивидуальный подход к большему числу категорий работников, но при этом сроки хранения личных дел всех категорий работников кроме высшего руководства одинаковые, то надобности заводить для них в номенклатуре дел отдельные строки – нет!

Номер дела (цифра «5» в Примере 3) переносится из Журнала регистрации личных дел работников. Там личные дела обычно нумеруются валовым порядком, хотя возможно и использование индексов для отображения категорий работников.

Для удобства поиска на корешке папки личного дела проставляют индекс и номер дела.

Номер фонда и наименование архивного учреждения (цифры «6» и «7» там же) заполняются, только если ваша организация является источником его комплектования. Количество листов («8») и номер описи по личному составу («9»), в которую включается данное дело, заполняют при его подготовке к передаче в архив из отдела кадров на следующий год либо в течение 3 лет после увольнения соответствующего человека. Срок хранения («10») лучше заполнить тогда же (а то мало ли что еще может поменяться).

Источник

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *