книга протоколов ооо образец
Как вести книгу протоколов ООО
Вопрос: как вести эту книгу протоколов (ст. 50 фз об ООО).
неужели по настоящему каждый протокол подшивать и после каждого протокола ляпать «прошито-пронумеровано».
Общество обязано хранить следующие документы:
.
протокол (протоколы) собрания учредителей общества, содержащий решение о создании общества и об утверждении денежной оценки неденежных вкладов в уставный капитал общества, а также иные решения, связанные с созданием общества;
протоколы общих собраний участников общества, заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества, коллегиального исполнительного органа общества и ревизионной комиссии общества;
.
Статья 37. Порядок проведения общего собрания участников общества
.
Протоколы всех общих собраний участников общества подшиваются в книгу протоколов, которая должна в любое время предоставляться любому участнику общества для ознакомления. По требованию участников общества им выдаются выписки из книги протоколов, удостоверенные исполнительным органом общества.
Статья 37. Порядок проведения общего собрания участников общества
.
Протоколы всех общих собраний участников общества подшиваются в книгу протоколов, которая должна в любое время предоставляться любому участнику общества для ознакомления. По требованию участников общества им выдаются выписки из книги протоколов, удостоверенные исполнительным органом общества.
Собрание участников ООО
Собрание участников ООО устраивают каждый раз, когда компания должна принять важное решение. Если из-за чьего-то решения компания обанкротится, тех, кто голосовал за, могут привлечь к субсидиарной ответственности. Это когда участники общества расплачиваются за долги компании своими деньгами и имуществом.
Участникам ООО важно не только участвовать в собраниях, но и следить, чтобы все ходы были записаны в документах.
Когда проводится собрание участников ООО
Собрание участников ООО — это встреча всех участников общества. На ней обсуждают все важные вопросы: от крупных сделок до ликвидации компании.
Есть два вида собраний: очередные и внеочередные.
Очередные нужно проводить не реже раза в год, в любой день между 1 ноября и 30 апреля. На них обсуждают прибыль, дивиденды и планы компании на ближайший год.
Внеочередные собрания устраивают, чтобы принять важное решение: увеличить уставный капитал, выбрать нового директора или заключить крупную сделку. Такое собрание можно провести когда угодно, главное — предупредить участников за 30 дней. По закону это делается заказным письмом, но можно указать в уставе свой способ: письмо по электронной почте, личное сообщение во Вконтакте или Фейсбуке.
Лучше отправить уведомление заказным письмом, если есть риск, что кто-то из участников не придет на собрание, а потом будет оспаривать его результаты в суде. С квитком об отправке письма проще доказать, что участника приглашали.
Устав в ООО
Порядок проведения общего собрания участников ООО такой:
Вместо участника общества может голосовать его представитель по доверенности.
Какие нужны документы для проведения собрания участников ООО
Для собрания с несколькими участниками нужно четыре документа: уведомление о собрании, лист регистрации, протокол и заявление в налоговую.
Если у ООО один учредитель, документов два: решение и заявление в налоговую.
Уведомление о собрании. Если в уставе не прописано, как и когда предупреждать участников, уведомление отправляют за 30 дней заказным письмом.
Лист регистрации участников собрания. Перед собранием участники записываются в лист регистрации. На это отводят 15-30 минут, в зависимости от количества человек.
Протокол собрания. В каждом протоколе обязательно должно быть три вопроса:
После этих трех вопросов в повестку дня добавляют тот, из-за которого все собрались. По каждому вопросу — отдельное голосование.
После собрания документ подшивается в книгу протоколов, где хранятся протоколы всех собраний. Каждый участник в любой момент может посмотреть эту книгу и попросить из нее выписку.
Решение единственного участника ООО. Единственному участнику ООО на собрание звать некого, поэтому вместо протокола он пишет свое решение.
Заявление об изменениях для налоговой. Собрание кончилось, теперь нужно рассказать налоговой, что изменится в компании. На это есть три рабочих дня.
Вместе с заявлением налоговикам отдают копию протокола или решения единственного участника.
Протокол общего собрания участников ООО в 2021 году
1. Пример протокола общего собрания участников ООО
2. Правила проведения собрания
Для того, чтобы открыть ООО, необходимо провести общее собрание учредителей. На нем должно быть единогласно принято решение об учреждении организации.
Протокол подписывают председатель собрания и секретарь. Их нужно выбрать из числа участников собрания. Готовый протокол прошивать не нужно. Достаточно скрепить его и пронумеровать листы.
Составляется протокол по числу участников собрания. Два экземпляра делают дополнительно: для ФНС и для внутренней документации фирмы.
Закон требует, чтобы протокол был заверен нотариусом. Для этого он должен присутствовать на собрании. Это требование можно обойти. Пропишите в уставе другой способ для заверения протоколов собраний:
Для хранения протоколов, видео и аудиозаписей у общества должна быть специальная папка. В нее вы будете вшивать эти документы.
Во время проведения собрания по поводу учреждения общества с ограниченной ответственностью нужно рассмотреть следующие вопросы:
В течение 10 дней после проведения собрания председатель должен направить каждому участнику его копию подписанного протокола. Способ направления документов прописывают в уставе.
3. Что нужно указать в протоколе
Очень важно составить протокол грамотно. Он входит в комплект документов для регистрации ООО. Протокол должен быть в письменном виде, его заверяют подписями председатель и секретарь. Их необходимо выбрать из числа присутствующих.
Сведения, которые необходимо включить в протокол обязательно:
Образец протокола общего собрания участников ООО, состав, порядок оформления
Все вопросы участники ООО, согласно законодательству РФ, решают в рамках собраний, называемых общими. Соглашения по задачам и трудностям, достигнутые на этих мероприятиях, заносятся в особые документы – протоколы. Далее рассмотрим образец протокола общего собрания участников ООО.
Очередное и внеочередное собрание
Существует ФЗ № 14, в народе называемый законом об ООО. Цель законодательного акта – регулирование в рамках правового поля РФ данных типов организаций.
Согласно статье 33 этого закона, исполнительную власть в организации представляет общее собрание. С его созыва начинается деятельность фирмы. Оно бывает очередное и внеочередное.
В положении статьи 34 указано, что такое мероприятие должно проводиться минимум раз в финансовый год (не раньше 2 месяцев и не позднее 4 месяцев с момента окончания срока) для обсуждения итогов этого промежутка времени. Сроки проведения обязательного собрания конкретизируется в Уставе фирмы.
Второй тип мероприятий – внеочередные, организуемые, если нужно выставить на обсуждение вопросы, связанные с деятельностью организации.
Порядок проведения собрания участников ООО
Инициировать проведение этого мероприятия могут:
Согласно порядку проведения собрания участников ООО, допускается корректировка рассматриваемых на собрании проблем и вынесение новых вопросов на обсуждение не позже, чем за 15 дней до мероприятия.
Отличия участников от учредителей
Участник собрания и учредитель компании – это иногда не одно и то же лицо. Отличия участников от учредителей можно понять, ознакомившись с этими терминами:
Учредитель – лицо, создавшее компанию с нуля, а участник – тот, кто на данный момент участвует в формировании уставного капитала организации. Все они являются владельцами.
Состав участников
На подобном мероприятии могут присутствовать владельцы фирмы, а также директора компании. Зачастую все эти статусы представлены в одном лице. Так выглядит состав участников мероприятия.
Протокол собрания – что это такое
Это бумага, которая оформляется с целью фиксации всех важных сведений проводимого мероприятия, включая мнение владельцев по значимым задачам и проблемам и даже записи, поясняющие доклады выступающих, объясняющих, что это такое.
Как проходит собрание, смотрите на видео:
Зачем нужен протокол
Он помогает вести учет принимаемых участниками решений, что упрощает управление организацией. Ведение таких документов позволяет контролирующим госорганам соотносить действия организации с принимаемыми ее руководителями решениями. Эти примеры наглядно демонстрируют, зачем нужен протокол.
Нормативные акты
Законодательные акты, которые регулируют ведение и регистрацию протоколов:
Обе статьи относятся к ГК РФ.
Содержание протокола
Обязательные сведения, которые содержатся в документе:
Также в содержании протокола нужно указать избранных председателя и секретаря.
Обязательные реквизиты
В этой бумаге указываются обязательные реквизиты, по которым можно идентифицировать проводимое собрание. К ним относятся ДВМ.
Уведомление о собрании
Особенности и сам процесс уведомления участников о созыве мероприятия описан в статье 36 закона за номером 14. Для этого придется:
Лица, отвечающие за уведомление о собрании, должны предоставить участникам все материалы о рассматриваемых на мероприятии проблемах и задачах.
Оформление таких оповещений должно производиться с учетом следующих порядков:
Шаблон о вносимых изменениях можно скачать ниже:
Требования к его составлению
Положения по составлению протокола можно изучить в статье за номером 181.2 ГК РФ. В данном документе подробно отображены требования к его составлению.
Форма протокола
Шаблон документа выглядит таким образом:
Заголовок документа
Вначале протокола указывается его номер, далее – название организации, ДВМ.
Вводная часть
В разделе протокола указывается информация об учредителях компании, а также о председателе и секретаре мероприятия.
Повестка
В разделе указываются проблемы, которые планируется рассмотреть участникам. Они оформляются в форме списка, где на первом месте стоит самый важный вопрос, на последнем – наименее важный.
Пример внеочередного собрания на видео:
Основная часть
По всем выносимым задачам и проблемам составляется блок, в котором указываются ФИО и занимаемые должности выступающих, а также суть их докладов.
Заключительная часть
Раздел содержит подписи участников, подтверждающие успешное завершение мероприятия. Иногда достаточно поставить подписи лишь секретарю и председателю, а иногда – всем участвующим лицам.
Образец документа
Образец документа давно составлен. Его можно заполнить в электронном виде во время или после мероприятия, распечатать и отдать на подпись необходимым лицам.
Шаблон документа находится ниже:
В законе № 14 не предъявляется никаких требований не только к форме, но и к порядку оформления, и к лицам, которые должны подписывать эти бумаги.
Подпись и заверение
Относительно заверения документа произвола не допускается. Есть общепринятые правила, которые обязательно учитываются при заверении. Если отданный на заверение протокол окажется составленным с неточностями и ошибками, то его результаты могут признать недействительными.
Удостоверение протокола
В ГК в 2014 году законом за номером 99 были внесены изменения, согласно которым удостоверением протокола отныне обязан заниматься нотариус. Он удостоверяет:
П. 3 статьи за номером 67.1 ГК РФ позволяет подтверждать протокол без участия нотариуса. Это можно осуществить, если иные формы удостоверения предусмотрены в Уставе фирмы.
Например:
Чтобы перейти к форме удостоверения без участия нотариуса, учредители компании должны:
Только тогда можно удостоверять протоколы общих собраний без участия нотариуса одним из вышеописанных способов.
Книга протоколов
Задача собрания – организовать фиксацию событий мероприятий с помощью документов, а также вести их учет, подшивать в книгу.
Образец создания книги протоколов можно скачать ниже:
Тонкости при подготовке протокола
Нужно учесть следующие тонкости при подготовке протокола и его регистрации:
Эти нюансы отмечены в ГОСТе о документации фирм.
Протокол – документ, на котором основывается деятельность компании любой крупной фирмы. Для него в правовом поле России предусмотрены строгие требования к содержанию, но нет требований составления. По факту каждый бизнесмен может оформлять этот документ по-своему. Хотя это будет не совсем оптимально.
Все бумаги, которые касаются проведения собраний любых видов, уже оформлены в качестве шаблонов и находятся в свободном доступе для скачивания, поэтому заниматься их составлением самостоятельно – пустая трата времени.
Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.
В данной статье просто и подробно расскажу как правильно провести общее собрание участников (учредителей) ООО и отвечу на самые распространенные вопросы и разберу заблуждения. Сохраняйте в закладки однозначно)
Так вот, поскольку в народ пошло слово именно учредитель, а в законе указано участник, будем считать что это синонимы и означают одно и то же.
Общее собрание бывает двух видов
1) Очередное (не реже 1 раза в год, можно сказать плановое)
2) Внеочередное (в любое время, когда это потребуется, ну например решили уволить директора и надо назначить нового, не будешь же ждать год)
Чтобы решения на общем собрании были приняты законно нужно чтобы:
1) Была соблюдена процедура созыва собрания (чтобы всех участников правильно пригласили (уведомили).
3) Решения были правильно оформлены, например нотариально, но можно и по-другому, все будет сказано ниже.
Рассмотрим на конкретном примере.
помимо вас еще двое учредителей, и вы хотите сменить Генерального директора на внеочередном собрании.
Примерная форма уведомления:
Участнику ООО «ВИСИ ТОЧКА РУ»
Иванову Ивану Ивановичу
Адрес: Москва, Красная площадь дом 1
о созыве и проведении внеочередного общего собрания участников
ООО « ВИСИ ТОЧКА РУ»
В соответствии со статьей 36 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» уведомляем Вас о созыве внеочередного общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью «_________________________________» «___» ____________ 20___ г. в ___ ч ___ мин по адресу: ____________________________________________________________________________.
Регистрация участников ООО «__________________» начнется «___» ____________ 20___ г. в ___ ч ___ мин и будет производиться до _____ ч ____ мин.
Повестка дня внеочередного общего собрания участников ООО «________________________»:
1. Избрание председательствующего на общем собрании участников общества.
2. Прекращение полномочий генерального директора общества.
3. Избрание на должность генерального директора общества.
С копиями всех материалов и информацией по повестке дня общего собрания участников общества Вы можете ознакомиться в помещении исполнительного органа ООО «__________________» ежедневно с ______ до _____ по месту нахождения общества: __________________________________________________________________.
Генеральный директор ООО «______________________________» _____________
Далее, директор обязан в соответствии со статьями 35, 36 ФЗ «Об ООО» в течении 5 дней принять решение о проведении общего собрания и провести его не позднее 45 дней со дня получения требования о его проведении.
Уведомить о собрании нужно за 30 дней до его проведения.
При этом имейте ввиду, что в уставе можно и избавиться от первобытного почтового способа уведомления и прописать, например уведомление в социальных сетях, по e-mail, смс и так далее.
Теперь нужно, чтобы было принято нужно количество голосов.