книга регистрации трудовых договоров или журнал
Книга регистрации трудовых договоров
С каждым работником в соответствии с законодательством РФ работодатель обязан заключить трудовой договор. Этот документ регулирует правовые отношения между предприятием и сотрудником, перечень обязанностей и прав, условия труда и оплаты.
Сведения о каждом трудовом договоре должны заноситься в специальный документ под названием «Книга регистрации трудовых договоров».
Зачем нужна книга регистрации трудовых договоров
Наличие книги регистрации трудовых договоров на предприятиях и организациях не является обязательным.
Тем не менее, этот документ весьма востребован, причем как в учреждениях государственного сектора, так и в коммерческих структурах. Чаще всего он необходим в достаточно крупных компаниях, где много работников или большая текучка кадров, что в свою очередь приводит к потоку трудовых договоров.
Книга регистрации относится к управленческой документации, она позволяет вести учет трудовых договоров, осуществлять контроль за ними, а в случае необходимости быстро отыскать необходимые сведения о том или ином договоре.
Таким образом, грамотно и по всем правилам оформленная книга:
Следует отметить, что книга регистрации на предприятии может быть не одна, а несколько, например, для фиксации срочных, временных или бессрочных трудовых договоров.
Помимо чисто прикладных причин для создания и ведения книги следует учесть еще один немаловажный момент: она может потребоваться при проверке компании специалистами трудовой инспекции – обычно этот документ является одним из первых, среди требуемых ими к предъявлению.
Кто осуществляет ведение книги регистрации договоров
Обычно обязанность по формированию и ведению книги регистрации лежит на работнике кадрового отдела, поскольку именно он заключает трудовые договоры и имеет доступ ко всем хранимым на предприятии документам такого рода.
Но иногда, контроль за трудовыми договорами ложится на плечи секретаря организации, заместителя руководителя или иного сотрудника, назначенного на это распоряжением директора предприятия.
Как составить книгу
Книга регистрации трудовых договоров не имеет унифицированного стандартного образца, так что составляться может в произвольном виде или по действующему внутри предприятия шаблону. При ее формировании в плане структуры следует придерживаться норм делопроизводства, а в отношении текста — правил русского языка.
В список обязательных сведений, которые должны включаться в книгу, входят:
Все эти данные указываются на титульной странице книги. 
Основная часть книги обычно формируется в виде таблицы, состоящей из нескольких столбиков и строк (в зависимости от видения документа специалистом, который его оформляет). В бланк обязательно должна быть включена следующая информация:
Кроме того, при желании, в бланк можно включить и дополнительные столбцы, например, обо всех вносимых в трудовой договор изменениях, дополнительных соглашениях к нему, дате прекращения договора, подписи работника и т.п.
Как оформить книгу
Как к составлению книги, так и к ее оформлению законодательство не предъявляет никаких особых требований. Оформлять ее можно как на обыкновенном чистом листе А4 формата, так и на фирменном бланке предприятия. Вносить в документ необходимую информацию можно в рукописном или печатном виде.
Проштамповывать книгу при помощи штемпельных изделий строгой необходимости нет, поскольку на сегодняшний день юридические лица, как ранее и индивидуальные предприниматели, освобождены от обязанности использовать для визирования бумаг печати и штампы.
Каждый год рекомендуется составлять новую книгу регистрации трудовых договоров и вести ее в соответствии с текущими требованиями.
Несмотря на то, что данный документ называется «книга», по сути дела, в большинстве случаев он представляет из себя лист бумаги или несколько листов, скрепленных между собой обычным степлером или суровой нитью и пронумерованных.
Сейчас получает распространение ведение книги в электронном формате. Такой подход имеет несколько очевидных преимуществ:
Хранение книги регистрации трудовых договоров
Книгу регистрации трудовых договоров необходимо держать в отделе кадров предприятия в отдельной папке. При этом срок хранения документа законодательно никак не ограничен. Исходя из этого можно сделать вывод, что она должна находиться в архиве компании в течение периода, установленного внутренними нормативно-правовыми актами или на протяжении трех лет после внесения в неё последней записи.
Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений
Что представляет собой журнал учета трудовых договоров и соглашений к ним?
На крупных предприятиях количество трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним может быть огромным, и чтобы не держать их все под рукой, кадровому инспектору легче обзавестись дополнительным кадровым регистром — журналом учета, куда в хронологическом порядке вносится информация как о самих договорах, так и о допсоглашениях к ним.
О форме трудового договора подробно рассказано в этой статье.
Так систематизируются сведения о приеме и увольнении работников, а также об изменениях условий труда.
ВАЖНО! Ведение указанного журнала не является обязательным требованием трудового законодательства, однако оно может существенно помочь кадровику в его работе с персоналом.
Способ ведения журнала регистрации договоров выбирается каждым кадровым работником самостоятельно. Это может быть и тетрадь, приобретенная в магазине, а могут быть скрепленные между собой листы бумаги, например, формата А4. Но во всех случаях журнал регистрации нужно будет прошить, пронумеровать и скрепить подписью руководителя или другого уполномоченного лица.
На журнале должно быть отражено следующее:
В остальном оформление журнала будет зависеть от пожеланий самого кадровика и особенностей его работы.
Проверьте все ли обязательные кадровые журналы и книги учета ведутся на вашем предприятии с помощью справочно-правовой системы КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.
Где бесплатно скачать образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров?
Данные в журнал учета лучше всего вносить в виде таблицы, поскольку именно она даст наиболее наглядное представление о перечне договоров и допников.
Мы предлагаем разбить таблицу на следующие столбцы:
Можно ввести столбец для подписи работника о том, что он получил трудовой договор на руки.
Образец того, как можно оформить журнал регистрации трудовых договоров, скачайте по ссылке:
Можно ли вести журнал регистрации трудовых договоров в электронной форме, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите к подсказкам от экспертов.
Как определяются сроки хранения журнала?
Как сами трудовые договоры, так и журналы их регистрации необходимо сохранять в организации в течение нормативно установленных сроков хранения.
Согласно перечню типовых управленческих архивных документов… с указанием сроков хранения, утвержденному приказом Росархива, этот срок для указанных документов составляет (ст. 435, 463 перечня):
Многие экономические субъекты не существуют так долго, поэтому журнал сдают в архив. Сделать это можно как по окончании ведения самого журнала, так и при ликвидации работодателя.
О том, каким образом организуется архив на предприятии, наши читатели могут узнать из этой статьи.
Итоги
В целях облегчения кадровой работы работодателем может вестись журнал регистрации трудовых договоров и допов к ним. Способ и форма его ведения определяются каждым хозсубъектом самостоятельно. Хранить журнал нужно в течение 50/75 лет.
Журнал регистрации договоров
Во многих организациях есть документ под названием «Журнал регистрации договоров», в который вносятся сведения обо всех проведенных сотрудниками предприятия сделках, контрактах и соглашениях.
Для чего нужен журнал, его значение
Все что касается заключаемых работниками компании договоров подлежит обязательной регистрации и учету. Наиболее распространенный и простой путь реализации этих задач – создание специального журнала. Роль его довольно проста: с его помощью сотрудники предприятия фиксируют наиболее важную, первичную информацию обо всех проводимых сделках. Таким образом, он позволяет вести учет, систематизировать документооборот, а также дает полную информацию о работнике, который несет ответственность за исполнение того или иного соглашения.
Минимальные сведения, которые требуется внести в журнал регистрации договоров: это номер и дату формирования каждого документа, но в зависимости от потребностей организации этот список может быть существенно расширен. Кроме того, в журнал можно включать информацию не только о собственно договорах, но и обо всех приложениях к ним, в том числе дополнительных соглашениях, технических заданиях, актах выполненных работ и т.п.
Следует отметить, что журнал никоим образом не свидетельствует о том, что условия каждого внесенного в него договора, были выполнены в полном объеме.
Какие договоры фиксируются в журнале
В журнал могут вноситься все договоры, заключаемые работниками организации. Однако если предприятие достаточно крупное, то в каждом его структурном подразделении может быть свой собственный бланк журнала, также журналы могут разделяться по типу договоров (например, отдельные — по договорам поставки, договорам рекламы, юридическим договорам и т.п.). Такой подход позволяет грамотно систематизировать учет и избежать путаницы.
Журнал может вестись в течение какого-то определенного временного отрезка (месяц, квартал, полугодие, год), или же в течение неопределенного срока – все зависит от того, какое правило в отношении этого параметра закреплено в учетной политике фирмы.
Где хранить журнал
Журнал должен находиться под присмотром ответственного работника, который не только занимается его ведением (т.е. вносит в него данные обо всех заключаемых договорах), но и осуществляет надзор за его хранением. Это может быть секретарь организации, делопроизводитель, юрист или любой другой сотрудник, наделенный соответствующими полномочиями, которые обозначены в его должностной инструкции или же назначенный на это отдельным приказом директора предприятия.
Можно ли обойтись без этого документа
Наличие журнала в компании не является строго обязательным, поскольку в законодательстве не указана необходимость его применения.
Однако, при помощи него можно зафиксировать не только сам факт создания какого-либо договора, но и в случае надобности срочно его отыскать – а это достаточно веские основания для того, чтобы завести такой учетный документ.
Как составить журнал
Журнал может вестись в произвольном виде – стандартного, унифицированного его образца нет. Основная его часть всегда формируется в виде таблицы, в которой может быть сколько угодно строк – в зависимости от потребностей работников предприятия и видения ими документа. Как правило, в организациях есть свой бланк, разработанный и утвержденный руководством и рекомендованный к применению – именно его и берут сотрудники за основу.
Оформление журнала, особенности
К оформлению журнала регистрации договоров, ровно как и к его содержанию, никаких особенных требований не предъявляется, а это означает, что вести его можно как в рукописном, так и в электронном виде. Если бланк ведется в электронном виде, распечатывать его не обязательно, за исключением тех случаев, когда в нем имеется столбик для подписей работников, заключивших ту или иную сделку.
Журнал может быть самого разного объема, но обычно он имеет не одну, а множество страниц (в активно работающих организациях количество заключенных договоров может исчисляться не только десятками, а даже сотнями). Если в качестве журнала не используется, например, тетрадь, а берутся обычные листы А4 формата, то их следует пронумеровать по порядку и после этого прошить суровой нитью (можно и степлером, но он не всегда гарантирует надежность скрепления), отметив на последней странице количество страниц и поставив дату и подпись ответственного работника.
Образец журнала регистрации договоров
Если вам понадобилось сформировать журнал регистрации договоров, который вы ранее никогда не делали, посмотрите образец документа и прочитайте разъяснения к нему. С их помощью вам без особых усилий удастся создать нужный формуляр.
Оформляем журнал регистрации трудовых договоров
Журнал регистрации трудовых договоров — это документ, отражающий количество и движение контрактов с работниками на предприятии. Применяется для упрощения учета, поиска и обработки кадрового документооборота.
Зачем нужен журнал
Документ под названием «Журнал (книга, реестр) регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений» не входит в пакет обязательной кадровой документации. Ответ на вопрос: обязательно ли вести журнал регистрации трудовых договоров, — нет, в законодательстве такого требования нет, унифицированная форма не утверждена. Но работодателям рекомендуется его оформлять в целях упорядочения документооборота. Это инструмент, позволяющий быстро найти контракт, уточнить информацию или внести изменения. Он необходим кадровикам крупного предприятия, на котором работает большое количество сотрудников. Решение о введении учета контрактов, утверждении формы документа принимается руководителем и оформляется локальным нормативным актом — приказом.
На практике ведение учета договоров осуществляется как в бумажном, так и в электронном виде. Чтобы выбрать правильную форму, важно определить цель ведения документа. Если он применяется в информативных целях, для контроля за сроком действия контрактов, например, то достаточно электронного варианта.
Если его планируется использовать для доказательства выдачи документации на руки работникам — в суде, для подтверждения своей аргументации во время спора или в ходе проверок, — ведите учет в бумажной форме. В этом случае его оформление должно отвечать стандартам делопроизводства: журнал прошивают, нумеруют страницы, заверяют подписью руководителя.
В законодательстве нет конкретных указаний, должен ли журнал регистрации трудовых договоров быть прошит и скреплен печатью, так как этот документ не является обязательным для работодателей. Но есть общие требования по делопроизводству, утвержденные ГОСТами и документами Росархива (Р 7.0.97-2016 от 08.12.2016 и приказ Росархива № 76 от 23.12.2009), в соответствии с которыми документ, в котором больше трех листов, нумеруется, и перед сдачей в архив сшивается и заверяется. В целях обеспечения достоверности вносимых данных, сохранности реестра контрактов рекомендуется его прошивать и заверять, предварительно пронумеровав листы.
Готовая, отпечатанная типографским способом книга регистрации продается в магазинах канцтоваров. Но удобнее создать шаблон в таблице и распечатывать листы по мере необходимости. На титульном листе указывают:
Кто заполняет журнал
Если предприятие небольшое и отдела кадров нет, вести учет поручают секретарю, бухгалтерии — тому, кто по служебным обязанностям чаще сталкивается с кадровым делопроизводством. Руководитель учреждения, издавая приказ о введении подобного регистра, в нем же определяет того, кто регистрирует трудовые договоры, — ответственного за их оформление. Иногда этим занимается юридический отдел, но обычно регистрацию ведет работник кадровой службы.
Порядок заполнения журнала
Утвержденного порядка заполнения учетных данных нет. Каждая организация сама разрабатывает правила ведения книги учета в соответствии с потребностями и утверждает их локальным актом. Есть стандартные графы и столбцы:
Добавление столбцов зависит от того, какие цели вы преследуете ведением подобного документа. Например, решается проблема, как регистрировать допсоглашения к трудовым договорам, — информация об их заключении вносится в отдельный столбик. Дополнительные графы и столбцы:
Несмотря на то, что количество и содержание граф книги учета утверждается в самой организации, заполнять ее надо аккуратно и корректно. Не допускаются исправления, неточности. Рекомендуется в инструкции по кадровому делопроизводству, положении о делопроизводстве, иных внутренних документах, кроме утверждения формы, указать конкретно, как вести реестр регистрации контрактов и заполнять графы.
В ТК нет требования об обязательной нумерации контрактов с работниками и допсоглашений к ним. Но поскольку аббревиатура б/н неудобна для быстрого поиска, предприятия разрабатывают свою систему присвоения номеров. Нумерация может как вестись в хронологическом порядке, так и обнуляться в начале года. Допсоглашение — неотъемлемая часть базового контракта о работе. Поскольку нормативных указаний, как регистрировать дополнительные соглашения к трудовому договору, нет, целесообразно в качестве уникального номера указывать ссылку на основной контракт и вписывать ее в журнал. Допускается ведение отдельного реестра для допсоглашений, но рациональнее вести один документ, где отражаются все допники для каждого контракта.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие в отделе кадров есть необязательные журналы и книги учета. Используйте эти инструкции бесплатно.
Сроки хранения в организации
Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 утвержден новый перечень документов со сроком хранения. По этому нормативному документу, срок хранения журнала регистрации трудовых договоров и допсоглашений не изменился — книги, журналы учета ТД хранятся 50 или 75 лет.
Отдельно рассмотрим, насколько законно взимание платы за регистрацию трудовых договоров и кто ее осуществляет. В соответствии со ст. 303 ТК, регистрации подлежат соглашения о труде между работодателем и работниками-физлицами в органе местного самоуправления. Требование оплаты регистрации незаконно, так как местные власти не вправе вводить налоги и сборы, не предусмотренные налоговым законодательством.
Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений
zhurnal_registracii.jpg
Похожие публикации
Есть журналы и книги учета, которые вести в кадровой службе необходимо – например, журнал регистрации медосмотра работников, журнал регистрации инструктажей по охране труда. Существуют журналы, которые вести необязательно, но целесообразно, например, журнал учета справок, журнал регистрации приказов.
Законодательством не установлена обязанность компаний в обязательном порядке вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений. Однако данный журнал можно вести для удобства и упорядочивания хранения информации о подписанных с работниками документах, особенно в больших компаниях с наличием большого количества работников, в случае частой смены персонала, большой «текучки».
Если в организации трудятся работники по срочному трудовому договору, то вести журнал учета трудовых договоров очень удобно. Согласно Трудовому кодексу, о прекращении срочного трудового договора организация должна предупредить работника в письменной форме не менее чем за три календарных дня. Если момент, когда срочный договор необходимо расторгнуть, будет упущен, то есть работник будет продолжать работу, условие о срочном характере трудового договора утратит силу. Трудовой договор будет считаться заключенным на неопределенный срок. Поэтому работодателю необходимо внимательно следить за сроками расторжения срочных трудовых договоров, что удобно делать, упорядочив информацию с помощью журнала.
Журнал учета окончания срочных трудовых договоров и журнал учета трудовых договоров можно вести отдельно, разработав для этих целей две отдельные формы.
Журнал регистрации трудовых договоров (образец)
Не имея опыта ведения журнала регистрации трудовых договоров, сложно самостоятельно разработать оптимально удобную форму. Давайте попробуем разобраться, какую информацию стоит отображать в журнале.
Форма журнала учета трудовых договоров не утверждена и не имеет унифицированной формы, поэтому компания может составить его в любом удобном виде, разработав собственную форму для отражения всей необходимой информации.
Обычно журнал регистрации трудовых договоров составляют в форме таблицы со следующими колонками:
Вести журнал можно и в электронном, и в бумажном виде – компания вправе выбрать удобный способ самостоятельно. В данном случае следует ориентироваться на цели, которые должен выполнять журнал. Если журнал должен служить не только для упорядочения информации о подписанных документах, а будет выполнять функцию подтверждения получения сотрудниками компании на руки своих экземпляров трудовых договоров или дополнительных соглашений, целесообразно включить в него графу для проставления сотрудниками подписей и вести журнал в бумажном виде. Если отражать данную информацию в журнале не планируется (это остается на усмотрение работодателя), компания может вести его в электронном виде.
В случае, если журнал оформляется в бумажном виде, необходимо должным образом оформить обложку к нему, на которой целесообразно отразить следующую информацию: название организации, название документа, дату начала ведения журнала, дату внесения последней записи.