книга учета больничных листов образец
Журнал учета больничных листов
Листы нетрудоспособности относятся к бланкам строгой отчетности. Они должны храниться в специально изготовленных оцинкованных шкафах с надежными замками. Помещения и сейфы, где хранятся больничные, опечатываются печатью. Медицинские организации обязаны контролировать поступление и расходование листов нетрудоспособности, чтобы исключить случаи их утраты. Разберем, как ведется учет листов нетрудоспособности, зачем нужен журнал учета больничных листов, кто должен вести журнал учета и как он заполняется. Также рассмотрим, нужно ли вести учет электронных листов нетрудоспособности.
В статье расскажем:
Как ведется учет листов нетрудоспособности?
Медицинских организаций обеспечиваются бланками листов нетрудоспособности Фондом социального страхования (Приказ ФСС РФ № 18, Минздрава РФ № 29 от 29.01.2004).
Бланки листков нетрудоспособности подлежат систематическому бухгалтерскому учету за балансовым счетом. Должен производиться контроль за их количеством и расходованием.
Для учета бланков больничных листов в медицинской организации используются следующие регистры:
Лечащие врачи медицинских организаций и иные сотрудники, назначенные ответственными за больничные листы, получают прошитые бланки под отчет и после использования документов сдают корешки.
Ежеквартально проводится сверка поступления и распределения бланков листов нетрудоспособности.
Зачем нужен журнал учета больничных листов?
Учет листов нетрудоспособности необходим для контроля за движением бланков. В целях отслеживания информации по каждому бланку используется Журнал учета листов нетрудоспособности.
Благодаря ведению журнала решаются следующие задачи:
Следует знать! Медицинская организация отдельно ведет бухгалтерский учет бланков листов нетрудоспособности. С этой целью ведутся Книги получения и распределения. Также фиксируются факты порчи, утраты и хищения документов. Систематизированная информация позволяет контролировать количество и движение документов, следить за тем, какие номера бланков получены, использованы и утрачены по каким-либо причинам.
Кто должен вести журнал учета больничных листов?
Журнал регистрации листов нетрудоспособности (форма 036-У) ведется медицинскими организациями, наделенными правом проводить экспертизу временной нетрудоспособности и выдавать больничные листы на основании лицензии на осуществление медицинской деятельности.
Решение о необходимости регистрации больничных листов принимается руководителем по своему усмотрению. Обычно издается приказ о назначении лиц, ответственных за листы нетрудоспособности.
Нужно помнить! Помимо медицинской организации учет больничных листов может вести работодатель. За регистрацию поступивших документов отвечает кадровая служба или бухгалтерия. Учет ведется для табелирования сотрудников и расчета пособия по временной нетрудоспособности. В целях регистрации больничных листов используется журнал в произвольной форме.
Как заполняется журнал учета больничных листов?
Форма Журнала регистрации листов нетрудоспособности утверждена только для медицинских организаций. Для работодателей унифицированный бланк не предусмотрен. На практике ведется журнал, разработанный самостоятельно с учетом общепринятой практики.
Медицинской организацией
Лечебные учреждения приобретают готовую книгу регистрации листов временной нетрудоспособности (форма № 036-у), прошнуровывают, пронумеровывают, заверяют печатью и подписью руководителя.
В Журнал вносят следующие сведения:
Записи делаются четко и разборчиво без зачеркиваний и исправлений. В случае ошибок вносятся исправления, которые должны быть заверены печатью учреждения и подписью руководителя.
Важно! Ежемесячно проводится проверка правильности ведения книги регистрации листов временной нетрудоспособности. Анализируется заболеваемость, продолжительность болезни. Фиксируется, сколько бланков испорчено, утеряно или похищено.
Работодателем
Работодатели самостоятельно разрабатывают форму журнала регистрации листов нетрудоспособности с учетом своих потребностей. Для них учет больничных листов необязателен.
В журнал регистрации вносятся следующие сведения:
Помимо наименования организации может быть указан ИНН, ОГРН, юридический адрес, лицо, ответственное за ведение журнала.
Следует знать! После регистрации листа нетрудоспособности его передают бухгалтеру, который производит расчет пособия по временной нетрудоспособности. Далее больничный передается в ФСС. Работодатель с ближайшим авансом или зарплатой переводит сотруднику денежные средства за первые три дня временной нетрудоспособности. За оставшиеся дни пособие оплачивается фондом.
Нужно ли вести учет электронных больничных листов?
При оформлении электронного больничного листа бумажный бланк документа не заполняется. Все сведения о случае временной нетрудоспособности заполняются в системе ФСС.
Медицинская организация заполняет свою часть листа нетрудоспособности и сообщает пациенту его номер. Работодатель через личный кабинет организации в системе ФСС на основании сведений о номере электронного больничного заполняет вторую часть.
Медицинские организации и работодатели имеют доступ ко всем электронным листам нетрудоспособности в личном кабинете сайта ФСС. При необходимости достаточно авторизироваться с помощью ЭЦП и получить необходимые сведения. При этом у них нет полномочий на удаление из системы уже заполненного больничного листа.
Таким образом, вести Журнал регистрации электронных листов нетрудоспособности нецелесообразно, поскольку они автоматически учитываются в онлайн-сервисе социального страхования.
Заключение эксперта
При возникновении трудностей с поиском листов нетрудоспособности, ведением Журнала регистрации желательно привлечь квалифицированного юриста, который специализируется на данной категории дел и поможет разобраться в сложившейся ситуации. Юристы нашего сайта всегда готовы проконсультировать работников и работодателей по вопросам, касающимся журнала учета больничных листов. Оставьте заявку и получите консультацию.
Журнал регистрации больничных листов в организации
Для регистрации и упорядочивания листов нетрудоспособности некоторые предприятия или индивидуальные предприниматели используют специальные журналы. Можно существенно упростить процесс учета бюллетеней, если скачать образец журнала регистрации больничных листов и изучить правила его заполнения. Ознакомиться с ними можно в этом обзоре.
Инструкция для заполнения учетного журнала
В ныне действующем законодательстве ведение регистрационной книги не является обязательным. Журнал учета листков временной нетрудоспособности оформляется исключительно по желанию работодателя и позволяет:
Сама форма учетного документа была введена в действие еще Приказом Минздрава СССР от 4 октября 1980 года № 1030 «Об утверждении форм первичной медицинской документации учреждений». Данный образец актуален и на сегодняшний день, о чем свидетельствует текст Письма Минздравсоцразвития РФ от 11 января 2007 года № 79-ВС «Об использовании бланков листков нетрудоспособности».
Инструкция по заполнению книги регистрации листков нетрудоспособности по форме «036 у» начинается с заполнения титульного листа:
Далее журнал регистрации листков нетрудоспособности заполняется следующим образом:
Cкачать образец журнала регистрации больничных листов можно по ссылке.
Заполнение учетного журнала не представляет особой сложности благодаря оформлению его страниц в виде удобной таблицы.
Срок хранения больничных листов в организации
Сроки хранения больничных листов на предприятии, а также регистрационной книги, обозначены в п. 896-897 Приказа Минкультуры России от 25 августа 2010 года № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».
Согласно данному нормативному акту, ИП и юридические лица обязаны хранить медицинские документы у себя в течение 5 лет минимум, этот период запрещено сокращать.
Однако, отвечая на вопрос о том, сколько хранятся больничные листы в организации, необходимо помнить о том, что вести учетный журнал работодателю необязательно. Поэтому ответственности за его утерю в течение обязательных для его хранения 5 лет работодатель нести не будет. Но сами медицинские бланки хранить придется в обязательном порядке.
Журнал регистрации и учета больничных листов
Журнал регистрации и учета больничных листов
Похожие публикации
Для систематизации данных об оплачиваемых листках нетрудоспособности предприятия могут регистрировать их в специальном журнале. Форма документа законодательно не установлена. Каждая организация самостоятельно принимает решение – надо вести этот журнал или нет, в каком формате будет заполняться бланк и кого назначить ответственным за его оформление.
Журнал регистрации больничных листов: зачем нужен и как его хранить
Назначение журнала по учету листков нетрудоспособности – систематизация сведений о принятых к учету больничных листах и помощь в подготовке аналитической информации по периодам болезни. Для специалиста кадрового органа он важен, потому что:
Для целей управленческого учета журнал может применяться в качестве источника информации для анализа в динамике состояния здоровья членов рабочего коллектива, выявления закономерностей изменения уровня заболеваемости. Журнал регистрации больничных листов, образец которого можно разработать самостоятельно, позволяет урегулировать споры в случаях утери бланка больничного листа.
Правила хранения журнала не регламентированы законом. Оптимальным вариантом будет организация его хранения вместе с больничными листами. Ответственность за целостность документа и его наличие в установленном месте возлагается на специалиста отдела кадров или табельщика. Введение такой обязанности для должностного лица возможно только путем издания соответствующего приказа руководителя компании. Если журнал регистрации больничных листов, образец которого можно посмотреть ниже, пропал, то для его поисков и расследования обстоятельств случившегося создается комиссия.
Срок хранения журнала оговаривается:
Первыми двумя нормативными документами срок хранения устанавливается равным 5-тилетнему периоду. Налоговый кодекс указывает на необходимость обеспечения сохранности документации, влияющей на размер уплачиваемых страховых взносов, в течение 6 лет.
Образец заполнения журнала больничных листов
Страницы журнала могут быть изготовлены типографией или самостоятельно на принтере. Заполнение бланков может осуществляться в печатном или электронном формате. Образец журнала учета больничных листов должен быть с пронумерованными и прошитыми страницами. На последней странице ответственное лицо расписывается и указывает точное число листов, руководитель предприятия ставит печать.
Правила ведения журнала должны согласовываться с нормами заполнения документации по временной утрате трудоспособности. При ручном варианте заполнения сведения в графы вносятся черной гелиевой ручкой. Исправлений и помарок необходимо избегать. Ошибки исправляются по общим правилам – перечеркнуть ошибочную информацию, рядом или сверху сделать правильную запись, ответственное лицо расписывается и ставит дату внесения корректировок.
Журнал учета больничных листов может иметь следующие графы:
В примечаниях могут приводиться случаи нарушения режима во время лечения и другие обстоятельства, наличие или отсутствие которых способно повлиять на размер выплачиваемого пособия по временной утрате трудоспособности.
Книга учета больничных листов образец
Сразу скажем, что наличие журнала регистрации больничных листов и его ведение не относятся к обязанностям нанимателя. То есть его может вообще не быть на вполне законных основаниях. Однако практика показывает, что компании, которые работают с журналом учета больничных листов имеют определенные выгоды. Среди них:
Нередко случается, что сотрудник заболел во время отпуска. Это значит, что такой отдых должен быть соразмерно пролонгирован на соответствующее количество дней недомогания по листку. В этом и поможет журнал учета больничных листов (образец заполнения – ниже в статье).
Сколько хранить
Отдельный вопрос – в течение какого периода предприятию нельзя расставаться с журналом регистрации больничных листов. При условии, что компания работает с данным регистром, беречь его придется в течение пяти лет. Как ни странно, этот срок устанавливает приказ Минкультуры 2010-го года № 558.
Если не вести образец журнала учета больничных листов
Что касается санкций за неведение журнала учета больничных листов, то здесь всё очевидно. Действует общеправовой принцип: если нет обязанности, то нет и ответственности. Поэтому претензии сотрудников ФСС по поводу его отсутствия будут абсолютно беспочвенны и нелегитимны.
Журнал учета больничных листов: образец заполнения
Стандартной утвержденной государством формы данного регистра нет. Поэтому каждая компания, подстраиваясь под свои особенности, может сделать собственный вариант журнала учета больничных листов. Образец скачать можно и на нашем сайте. 
В качестве основного ориентира можете воспользоваться нашей версией журнала регистрации больничных листов. Образец скачать можно здесь: скачать образец журнала.
А если больничный в электронном виде?
По электронным больничным пособия по временной нетрудоспособности и по беременности и родам рассчитывайте так же, как по бумажным.
Оплачивайте электронные больничные в обычные сроки. Назначить пособие нужно в течение 10 календарных дней с даты, когда в личном кабинете на cabinets.fss.ru появился электронный листок. Далее выдайте пособие в ближайший день для выплаты зарплаты.
Заполняйте свою часть электронного больничного в учетной бухгалтерской программе работодателя либо в личном кабинете страхователя на cabinets.fss.ru. Чтобы войти в личный кабинет, введите логин и пароль от сайта госуслуг. Система попросит подтверждение для доступа к электронной подписи и попросит выбрать сертификат электронной подписи, если сертификатов несколько.
В личном кабинете страхователя вы увидите список всех электронных больничных сотрудников. Журнал учета таких больничных вести просто нет никакого смысла. Они все уже учтены в системе ФСС.
Журнал учета листов нетрудоспособности
Отсутствие работника на рабочем месте по причине болезни должно быть подтверждено предоставлением им листка нетрудоспособности из медицинского учреждения. В противном случае оплата не будет произведена. Как известно, в большинстве случаев работодатель оплачивает только первые три дня болезни, остальные дни выплачиваются из Фонда социального страхования.
Но даже в таком случае для грамотного ведения учета социальных выплат многие работодатели заводят журнал регистрации больничных листов, чтобы в дальнейшем не возникало трудностей по вопросу оплаты больничных выплат, отчетах перед Фондом социального страхования и других спорных моментах.
Необходимость ведения журнала
Ведение книги регистрации листов нетрудоспособности не является обязательным условием и не закреплено в законодательстве Российской Федерации. Однако её создание носит рекомендательный характер, согласно пункту 10 «Путеводителя по кадровым вопросам».
Рекомендация по ведению книги регистрации больничных бюллетеней обусловлена:
Заполнение журнала: особенности и форма
Каждый работодатель вправе вести журнал учета по своему усмотрению. Однако существует стандартная разработанная форма, которая используется большинством организаций.
Основными моментами, которые должны быть указаны на титульном листе документа, являются:
Во внутренней таблице документа нужно создать следующие столбцы:
Также существуют некоторые правила составления и оформления журнала учета, несоблюдение которых влечет за собой потерю юридической силы документа:
Лицо, ответственное за ведение документа
Лицо, отвечающее за ведение журнала, выбирается непосредственно руководителем предприятия.
Но так как больничные листы передаются работником в отдел кадров, то, соответственно, именно работники этого подразделения занимаются ведением и заполнением книги регистрации листов нетрудоспособности.
Если на предприятии отсутствует отдел кадров, то работники, как правило, отдают больничные бюллетени в бухгалтерию. В таком случае ответственность за ведение книги учета ложится на бухгалтера предприятия.
В любом случае независимо от того, кто занимается ведением и заполнением журнала, на его титульном листе должны быть прописаны данные (фамилия и инициалы), занимаемая должность и подпись ответственного лица.
Период и место хранения журнала
Период хранения журнала регистрации больничных определяется приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558 (ред. от 16.02.2016). В этом документе сказано, что, как и больничные листы, журналы учета бюллетеней нетрудоспособности хранятся на предприятии в течение пяти лет.
Однако если обратиться к Налоговому кодексу (первая часть) РФ ФЗ №146 от 31.07.1998 (ред. от 03.08.18) ст. 23, то, согласно подпункту 6 пункта 3.3, хранение документов, касающихся уплаты страховых взносов, должно осуществляться на протяжении шести лет.
После истечения установленного срока документ передается в архив предприятия.
Возможные санкции за отсутствие журнала регистрации
Так как ведение книги учета больничных листов носит рекомендательный характер и не закреплено в законодательстве РФ, а решение по открытию такого документа принимается непосредственно руководителем организации по его усмотрению, то, соответственно, никакой ответственности перед законом за отсутствие этого документа на предприятии не предусмотрено.
Соответственно, санкции за незаполнение или неправильное ведение книги будут применяться к этому должностному лицу в рамках внутреннего устава организации.