книга учета поступления и выбытия дел документов образец заполнения
Приложение N 9. Образец заполнения книги учета поступления и выбытия дел
ОБРАЗЕЦ ЗАПОЛНЕНИЯ КНИГИ УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ ДЕЛ
Акционерное общество «Светосервис»
Архив Акционерного общества «Светосервис» ;
учета поступления и выбытия дел, документов
Пример заполнения книги учета и выбытия дел
Продолжение приложения 9
Дата поступления и выбытия документов
Наименование организации (структурного подразделения, лица, архива), от которой поступили (или выбыли) документы
Наименование, номер и дата документа, по которому поступили или выбыли документы
Название и номер фонда
Годы поступивших или выбывших документов по описи
Поступление описанных документов
Выбытие описанных документов
Неописанных дел, документов, листов
временного (свыше 10 лет)
по личному составу
временного (свыше 10 лет)
по личному составу
Акционерное общество «Светосервис»
Опись дел постоянного хранения N 1
Акционерное общество «Светосервис», N 1
Акционерное общество «Светосервис»
Опись дел по личному составу N 2
Акционерное общество «Светосервис», N 1
Акционерное общество «Светосервис» (фондодержатель), Общество с ограниченной ответственностью «Свет» (фондообразователь)
Акт приема-передачи архивных документов на хранение N 2
Общество с ограниченной ответственность «Свет», N 2
Акционерное общество «Светосервис» (фондодержатель), Общество с ограниченной ответственностью «Свет» (фондообразователь)
Акт приема-передачи архивных документов на хранение N 3
Общество с ограниченной ответственность «Свет», N 2
Государственное казенное учреждение «Государственный архив Н-ской области»
Акт приема-передачи архивных документов на хранение N 1
Общество с ограниченной ответственность «Свет», N 2
Государственное казенное учреждение «Государственный архив Н-ской области»
Акт приема-передачи архивных документов на хранение N 2
Акционерное общество «Светосервис», N 1
2015 347 (триста сорок семь)
(цифрами и прописью)
347 (триста сорок семь)
(цифрами и прописью) (цифрами
аудиодокументов ____________________, видеодокументов ____________________.
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
показываются раздельно итоговые данные по графам 8, 9, 10, 14 книги;
884 (восемьсот восемьдесят четыре)
(цифрами и прописью)
884 (восемьсот восемьдесят четыре)
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
аудиодокументов ____________________, видеодокументов ____________________.
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
показываются раздельно итоговые данные по графам 11, 12, 13, 15.
Наименование должности лица,
составившего итоговую годовую запись Подпись И.Н. Новикова
Наименование должности руководителя архива
(лица, ответственного за архив) Подпись Р.С. Степанов
Приложение N 9. Образец заполнения книги учета поступления и выбытия дел
Образец заполнения книги учета поступления и выбытия дел
Пример заполнения книги учета и выбытия дел Продолжение приложения 9
Дата поступления и выбытия документов
Наименование организации (структурного подразделения, лица, архива), от которой поступили (или выбыли) документы
Наименование, номер и дата документа, по которому поступили или выбыли документы
Название и номер фонда
Годы поступивших или выбывших документов по описи
Поступление описанных документов
Выбытие описанных документов
Неописанных дел, документов, листов
временного (свыше 10 лет)
по личному составу
временного (свыше 10 лет)
по личному составу
Акционерное общество «Светосервис»
Опись дел постоянного хранения N 1
Акционерное общество «Светосервис», N 1
Акционерное общество «Светосервис»
Опись дел по личному составу N 2
Акционерное общество «Светосервис», N 1
Акционерное общество «Светосервис» (фондодержатель),
Общество с ограниченной ответственностью «Свет» (фондообразователь)
Акт приема- передачи архивных документов на хранение N 2
Общество с ограниченной ответственностью «Свет», N 2
Акционерное общество «Светосервис» (фондодержатель),
Общество с ограниченной ответственностью «Свет» (фондообразователь)
Акт приема- передачи архивных документов на хранение N 3
Общество с ограниченной ответственностью «Свет», N 2
Государственное казенное учреждение «Государственный архив Н-ской области»
Акт приема- передачи архивных документов на хранение N 1
Общество с ограниченной ответственностью «Свет», N 2
Государственное казенное учреждение «Государственный архив Н-ской области»
Акт приема- передачи архивных документов на хранение N 2
Акционерное общество «Светосервис», N 1
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.
Книга учета поступления и выбытия дел документов образец заполнения
3.6. Учет выбытия дел
Учет выбытия дел из архива организации ведется по листу фонда (приложение N 13 Правил, п. 3.9 Правил) и книге учета поступления и выбытия дел, документов (приложение N 11 Правил, п. 3.7 Правил).
В книге учета поступления и выбытия дел, документов фиксируется факт выбытия дела из архива организации, сопровождающийся внесением в учетную форму сведений, подтверждающих факт выбытия (п. 3.7. Правил).
При учете выбытия единиц хранения по книге учета поступления и выбытия дел, документов графы с 1 по 7 заполняются аналогично требованиям, описанным в раздел 3.1. Методических рекомендаций.
Каждое выбытие документов получает самостоятельный порядковый номер (графа 1). Дела одного фонда являются единым комплексом, поэтому при выбытии дел одного фонда запись будет иметь одну строку, а при выбытии дел из нескольких фондов данные по каждому фонду записываются с новой строки.
Датой выбытия документов является дата фактической передачи дел из архива организации (графа 2).
В графе 3 указывается полное наименование государственного (муниципального) архива (иной организации), которому передаются дела из архива организации.
В графе 4 указываются название, дата и номер документа, по которому из архива организации выбывают документы.
Основанием для внесения данных о выбытии дел в книгу учета поступления и выбытия дел, документов могут быть следующие документы (п. 3.15. Правил):
— акт об утрате документов (приложение N 6 Правил);
— акт приема-передачи архивных документов на хранение (приложение N 30 Правил);
— акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (приложение N 21 Правил);
— акт о неисправимых повреждениях архивных документов (приложение N 22 Правил);
Графическое представление процесса 3.6. «Учет выбытия дел» представлено на схеме 23 приложения N 4.
Номер фонда проставляется в книге учета поступления и выбытия дел, документов (графа 5) по ранее присвоенному ему номеру в списке фондов, который является частью архивного шифра каждой единицы хранения (дела).
В графе 6 проставляют крайние даты дел, включенных в опись. При выбытии неописанных документов, если крайние даты не определены, эта графа не заполняется.
В графе 15 фиксируют количество всех выбывших неописанных дел, если они сформированы в дела, но не включены в опись, или общее количество выбывших документов с указанием количества листов.
Архив организации со сложной структурой может вести учет выбытия дел в книге учета поступления и выбытия дел, документов самостоятельно по каждому структурному подразделению.
Ежегодно в итоговой годовой записи книги учета поступления и выбытия дел, документов подводится суммарный итог выбывших дел и отдельно итоги по каждому виду носителя выбывших дел (бумажный, электронный, аудио, видео).
Общая итоговая годовая запись по поступлению и выбытию дел подписывается составившим ее работником и руководителем архива. Датой итоговой годовой записи является дата ее подписания руководителем архива (ответственным за архив).
Пример заполнения книги учета поступления и выбытия дел, документов в приложении N 9.
В лист фонда сведения о выбытии дел вносятся на основании тех же документов, что и в книгу учета поступления и выбытия дел, документов. Кроме того, в лист фонда вносятся сведения о выбытии дел, документов по мере описания дел, документов, которые ранее были внесены в лист фонда как неописанные. После описания и формирования дел, в разделе 1 «учет неописанных документов» отражается выбытие этих документов, а в разделе 2 «учет описанных документов» отражается их поступление (см. раздел 3.2).
Выбытие отдельных документов из дел может произойти в случае возврата их собственнику, при выбытии составляется акт об изъятии из дел подлинников личных документов и акт о возвращении собственнику подлинников личных документов (п. 5.17 Правил). С изымаемых документов в архиве изготавливаются копии, которые приобщаются к делам. Выбытие отдельных документов также может произойти при их неисправимых повреждении, в этом случае составляется акт о неисправимых повреждениях (Приложение N 22 к Правилам). Изъятие документов, а также замена на копии отражаются во внутренней описи дела, в листе-заверителе дела, описи дел, документов. Акты, на основании которых произведено изъятие архивных документов, включаются в дело фонда.
Приложение N 11. Книга учета поступления и выбытия дел, документов
См. данную форму в MS-Excel.
(название архива организации)
учета поступления и выбытия дел, документов
Том N ______________
Формат A3 (297 x 420 мм)
Продолжение приложения N 11
Дата поступления и выбытия документов
Наименование организации (структурного подразделения, лица, архива), от которой поступили (или выбыли) документы
Наименование, номер и дата документа, по которому поступили или выбыли документы
Название и номер фонда
Годы поступивших или выбывших документов по описи
Поступление описанных документов
Выбытие описанных документов
Неописанных дел, документов, листов
временного (свыше 10 лет)
по личному составу
временного (свыше 10 лет)
по личному составу
Итого в ____ году поступило ______________________ ед. хр., в том числе: на
(цифрами и прописью)
бумажном носителе ____________________, электронных _____________________,
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
аудиодокументов ____________________, видеодокументов ____________________.
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
показываются раздельно итоговые данные по графам 8, 9, 10, 14 книги;
выбыло _________________________ ед. хр., в том числе: на бумажном носителе
(цифрами и прописью)
______________________________, электронных ______________________________,
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
аудиодокументов ____________________, видеодокументов ____________________.
(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)
показываются раздельно итоговые данные по графам 11, 12, 13, 15.
Наименование должности лица,
составившего итоговую годовую запись Подпись Расшифровка подписи
Наименование должности руководителя архива Подпись Расшифровка подписи
(лица, ответственного за архив)
Книга учета поступления и выбытия дел документов образец заполнения
6.4. Порядок ведения основных учетных документов
6.4.1. Основанием каждой записи в основных учетных документах является:
6.4.1.1. при поступлении документов в архив организации:
сдаточные описи структурных подразделений на документы постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение 12);
сводная номенклатура дел организации или номенклатура дел структурного подразделения с оформленной итоговой записью о количестве заведенных и законченных дел (приложения 7, 8);
акт приема-передачи документов из другой организации, от юридического или физического лица, в том числе на депозитарное хранение (составляется по форме приложения 35);
6.4.1.2. при выбытии документов из архива организации:
акт приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив или архив другой организации (приложение 35);
акт возврата документов собственнику (составляется по форме приложения 35);
акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение 4);
акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение 36);
акт о неисправимых повреждениях документов (приложение 37);
6.4.1.3. по результатам выполнения внутриархивных работ (составления сводных описей, научного описания документов личного происхождения, архивных коллекций, составления описей особо ценных дел и документов, страхового фонда и фонда пользования, создания объединенных архивных фондов, проверки наличия и состояния документов, выверки учетных документов) оформляются:
сводная опись дел постоянного хранения, долговременного (свыше 10 лет), по личному составу (приложения 1, 2, 3);
опись особо ценных дел (приложение 23);
опись страхового фонда (приложение 28);
акт описания документов личного происхождения, архивной коллекции (приложение 38);
акт об образовании объединенного архивного фонда (приложение 39);
акт о технических ошибках в учетных документах (приложение 40);
акт об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных и т.д.) (приложение 41).
6.4.2. Книга учета поступления и выбытия документов
6.4.2.1. Книга учета поступления и выбытия документов предназначена для учета всех текущих и итоговых (на 1 января каждого года) изменений в составе и объеме фондов и дел в архиве организации, связанных с приемом, выделением дел, не подлежащих дальнейшему хранению, передачей дел в государственный или другой архив. Книга учета поступления и выбытия документов служит основой для составления листов фондов, паспорта архива.
6.4.2.2. Каждое поступление или выбытие получает самостоятельный порядковый номер.
Если поступление состоит из документов нескольких фондов, то данные по каждому фонду (название фонда, его номер и т.д.) записываются с новой строки за тем же порядковым номером. Учет поступления и выбытия документов в архиве, хранящем один фонд, ведется по листу фонда.
Архив организации со сложной структурой может учитывать в книге учета поступления и выбытия документов самостоятельно поступление или выбытие документов каждого структурного подразделения.
6.4.2.3. Если документы фонда поступают в архив впервые, то номер фонда проставляется в книге учета поступления и выбытия документов после присвоения ему номера по списку фондов. Если поступившие документы являются частью фонда, уже имеющегося в архиве, то в соответствующей графе книги указывается номер, присвоенный этому фонду ранее. Если поступили или выбыли неописанные документы, то в графе 6 делается отметка: «не описаны», а сведения об объеме даются в 13 и 14 графах.
6.4.2.4. Ежегодно в книге учета поступления и выбытия документов подводится итог количества поступивших и выбывших за год документов (дел).
6.4.3.1. Список фондов ведется в архиве организации, хранящем документы двух и более фондов.
6.4.3.2. Архивный фонд, архивная коллекция вносятся в список фондов при первом поступлении их документов в архив организации. Каждому фонду присваивается очередной номер по списку фондов в хронологической последовательности его поступления. К номеру фонда, подлежащего передаче на постоянное хранение, добавляется (через дробь) номер, присвоенный соответствующим государственным архивом после первой передачи ему части фонда.
Объединенному архивному фонду, образованному из фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается один из номеров фондов, включенных в состав объединенного.
Если фонд содержит особо ценные документы, то к его номеру добавляется индекс «ОЦ».
6.4.3.4. Название фонда вносится в список с титульного листа описи.
6.4.3.5. К списку фондов составляется итоговая запись на 1 января каждого года, в которой указываются: количество поступивших и выбывших в течение года и общее количество хранящихся фондов; количество фондов, содержащих особо ценные документы, и свободные номера в списке фондов, если такие имеются.
6.4.3.6. Список фондов должен быть подшит (прошнурован), заключен в твердую обложку; листы пронумерованы; составлен лист-заверитель.
6.4.4.1. Лист фонда составляется на каждый фонд при первом его поступлении. В нем учитываются все поступления и выбытия описанных и неописанных документов фонда.
6.4.4.2. Номер листа фонда соответствует номеру фонда по списку фондов архива организации.
6.4.4.3. В графе «Местонахождение фонда» указывается название организации, в архиве которой он хранится.
6.4.4.5. В графе «Крайние даты каждого названия фонда» указываются начальная и конечная даты функционирования организации под каждым названием, независимо от наличия в фонде документов за этот период.
Для объединенного архивного фонда, образованного по объекту деятельности или подчиненности организации, указываются начальная и конечная даты наименования объекта или руководящего органа, на базе которого создан фонд.
Для объединенного архивного фонда, образованного из документов однородных организаций или организаций, последовательно сменяющих друг друга, указываются самая ранняя дата образования одной из них и дата ликвидации последней. Если организация продолжает функционировать, конечная дата не проставляется.
6.4.4.6. В графе «Название фонда» в хронологической последовательности перечисляются все названия и подведомственность организации-фондообразователя с момента ее возникновения, вне зависимости от наличия документов за этот период.
Для объединенных архивных фондов в графе указывается обобщенное название фонда, а затем перечисляются названия всех организаций-фондообразователей, документы которых вошли в состав объединенного фонда за весь период их существования.
Все последующие изменения в названии и подведомственности организации-фондообразователя вносятся в лист фонда по мере поступления в архив документов фонда.
6.4.4.7. В графе «Выбытие» указывается акт, на основании которого выбыли документы, и количество выбывших документов раздельно по каждой описи.
6.4.4.9. Лист фонда может быть пересоставлен только в том случае, если он неисправимо поврежден, а также после переработки фонда или создания объединенного архивного фонда, когда ранее действовавший лист фонда перестает отражать фактическое состояние и объем фонда. При этом ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делается отметка «Лист пересоставлен» с указанием даты пересоставления, должности и подписи лица, ответственного за учет.
6.4.4.10. Листы фондов нумеруются и хранятся в порядке номеров фондов и нумерации листов в папках с клапанами. В каждой папке составляется на отдельном листе заверительная надпись.
6.4.5.1. Описи дел являются первичным учетным документом для учета дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
6.4.5.2. Описи составляются в четырех экземплярах. Учетный номер присваивается описи по листу фонда в валовом порядке.
Если документы фонда уже поступали на хранение в государственный архив, то номер описи согласовывается с этим архивом.
При выбытии всех дел по какой-либо законченной описи ее номер другим описям не присваивается. В графе «Примечание» против каждой выбывающей единицы хранения (единицы учета) ставится штамп «Выбыло».
6.4.5.3. Поединичный учет осуществляется путем закрепления за каждым делом (единицей хранения) самостоятельного номера.
Законченные описи дел комплектующихся и некомплектующихся фондов, состоящие из годовых разделов, должны иметь общую итоговую запись ко всей описи в целом.
Если опись состоит из нескольких томов (частей), в конце каждого тома (части) составляется как итоговая запись к соответствующему тому (части), так и суммарная итоговая запись, данные в которой указываются с нарастающим итогом. К последнему тому (части) составляется общая итоговая запись ко всей описи (ко всем томам).
Каждое изменение объема дел в описи, связанное с выбытием, поступлением, объединением или расформированием дел, на основании соответствующих документов отражается в итоговой записи к описи.
6.4.5.5. Описи дел структурных подразделений служат учетными документами до составления соответствующего годового раздела сводной описи дел постоянного хранения организации, утверждения на ЭПК соответствующего архивного учреждения, после чего подлежат хранению в деле фонда до передачи документов за эти годы на постоянное хранение.
Описи дел структурных подразделений по личному составу хранятся до согласования годового раздела сводной описи дел организации по личному составу с ЭПК архивного учреждения.
6.4.5.6. Сдаточным описям структурных подразделений учетные номера присваиваются по реестру описей. Номер описи структурного подразделения состоит из номера структурного подразделения с добавлением индекса «сп» (структурное подразделение) и указанием через дефис двух последних цифр календарного года, в течение которого образовались дела, включенные в опись.
Реестр описей ведется в архиве организации при наличии двух и более описей.
Описи вносятся в реестр описей в хронологической последовательности их поступления, под соответствующими порядковыми номерами.
В реестре описей фиксируются основные данные по составу каждой поступившей в архив организации описи: номер фонда, номер описи, количество описанных в ней дел, количество листов в описи и ее экземпляров.
Дело фонда ведется на каждый фонд. В него включаются документы, отражающие историю организации-фондообразователя и ее фонда: историческая справка, схема систематизации фонда, методические пособия по обработке фонда, старые листы фонда после их пересоставления, акты передачи дел фонда на государственное хранение, о выделении к уничтожению документов и дел фонда, о неисправимых повреждениях документов и дел фонда, о проведении проверок наличия и состояния дел и т.д.
Акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений во все учетные документы архива организации. Акты нумеруются в пределах фонда по видам актов в валовом порядке.
Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности их составления. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются, к делу фонда составляется заверительная надпись. По мере пополнения фонда заверительная надпись и внутренняя опись пересоставляются.
Каждому делу фонда присваивается номер соответствующего фонда.
Дела фондов хранятся в порядке возрастания номеров фондов.