книга учета поступлений документов в архив образец
Сдача документов в архив
Архив имеется во многих сферах жизни. Как правило, его назначение одинаковое — длительное хранение полезных материалов. С точки зрения организации он является отдельным структурным подразделением для хранения больших объемов документов. Важно понимать, что передача дел в архив — это не просто взять кипу бумаг и положить на свободное место. Для этого требуется установленный заранее порядок. Подготовку осуществляют квалифицированные специалисты.
При это весь объем дел по длительности хранения классифицируется на следующие типы:
Также имеются личные дела, которые рассматриваются отдельно.
Общий порядок передачи документов в архив
Процесс происходит в несколько этапов:
Каждый шаг требует предельной аккуратности и внимательности. Ведь ошибки могут привести к дополнительной головной боли при проверке организации налоговыми органами.
Экспертиза ценности
Подразумевает определение сроков хранения и ценности рассматриваемых документов. Проводится специальной экспертной комиссией при организации, действует постоянно. В зависимости от размеров предприятия структура и численность состава самой комиссии также может отличаться. В среднем это около 30 самых опытных и квалифицированных специалистов компании. Обязательными членами выступают: заместитель руководителя и сотрудник, отвечающий за архив.
Обычно подобные структурные подразделения имеют непосредственную связь с экспертными комиссиями самих архивов, где будут храниться дела организации. Их называют экспертно-проверочными комиссиями.
Функции органа, проводящего экспертизу, сводятся не только к определению сроков и ценности. Комиссия также рассматривает предложения по работе с номенклатурным перечнем: правила работы с ним, изменения сроков хранения отдельных дел и рекомендации к их правильному оформлению. Также составляются методические пособия, облегчающие понимание и работу.
Отражение в «1С: Документооборот»
В электронной форме процесс организован более комфортным образом. Потому что в 1С есть советы и подсказки по заполнению и правильному оформлению документов.При допущении серьезных ошибок программа выдаст сообщение. Но требования к ведению от этого не меняются.
По результатам экспертизы составляются отдельные описи дел для электронного документооборота.Дела, подлежащие хранению, и описи к ним рассматриваются на заседании комиссии. Для участников важно определить, что остается в организации и что отдается в архив.
Помимо этого формируются акты для документов, которые подлежат уничтожению. Сам процесс возможен только после согласования с руководителем и экспертно-проверочной комиссией, если это потребуется. Уничтожения происходит обоих экземпляров документов: бумажного и электронного. Физическое уничтожение производится обычно специальным оборудованием, например, шредерами. Электронное обычно сопровождается удалением данных.
Подготовка и оформление дел
Этот этап также подразумевает работу как с бумажными, так и с электронными документами. Ключевым действием является оформление. В зависимости от типов дел меняются и требования к тому, как их подготовить. Особо тщательно необходимо оформлять документы для постоянного хранения. Это вполне естественно, ведь они не должны утратить свой вид в течение длительного времени.
При подготовке следует правильно оформить обложку и составить лист-заверитель. Относится к каждому акту. Чтобы бумага со временем не испортилась, нужно избавить ее от соприкосновения с металлическими изделиями. Известно, что металл подвержен коррозии.
Важным аспектом является и нумерация. Здесь нельзя допускать много ошибок, страницы помечаются карандашом арабским цифрами по порядку.
Далее заслуживает рассмотрения внутренняя опись. В ней указывается количество принятых документов, сведения о них и итоговые значения. Имеет установленную форму.
Теперь подробнее про обложку дел. В ней указываются: название предприятия и конкретного подразделения, даты и срок хранения, количество листов, внутренние идентификаторы. В 1С имеется заранее подготовленная печатная версия (форма). Достаточно лишь грамотно заполнить карточку.
Составление описей
Здесь также подразумевается двойное ведение. Архивные описи составляются в 3-х экземплярах. После завершения всех этапов делопроизводства передаютcя в хранилище организации через год.
Алгоритм составления описей включает важнейшие моменты:
Как и в любой описи в конце заносятся количественные данные с порядковыми номерами.
Все формы, которые нужны для подготовки дел имеют установленные формы. Для их заполнения в электронном виде в 1С есть специальные поля. В системе программы можно организовать справочник «Внутренние документы». Это позволяет навести порядок в огромном объеме дел в электронном виде. А также допускает установление уровней доступа, чтобы с теми или иными документами могли работать только уполномоченные сотрудники.
Передача в архив
Правила гласят, что документы, не подлежащие уничтожению, уходят в архив во временных промежутках от 1-го до 3-х лет. Электронные версии тех же актов могут находится в программе сколько угодно. Но при их удалении из 1С также необходимо проводить заседание комиссии для экспертизы.
Нюансы работы с документами
Последним пунктом стоит рассмотреть отдельные нюансы, которые проявляются в процессе документооборота. Они помогут не допускать простых ошибок, а также обеспечат сохранность дел.
Перечислим эти нюансы по порядку:
Рассмотрим подробнее каждый аспект.
Срок хранения временных документов
Дела, не подлежащие передаче в архив, должны храниться до 10 лет. Место их нахождения остается то структурное подразделение, где они были подготовлены. Подобные акты также не требуют и особого оформления. Тем не менее их стоит расположить так, чтобы в любой момент можно было найти нужные сведения. Для них составляются отдельные описи по заранее установленным правилам.
Уничтожение дел
Перечень документов, которые необходимо уничтожить в связи с истечением срока их хранения, определяется той же экспертной комиссией на ежегодном заседании. Несмотря на то, что время их хранения истекло, перед утилизацией необходимо разрешение руководителя организации.
Необходимость утилизации возникает и электронных экземпляров. Как правило, у каждого акта есть столбцы с указанием срока хранения и фактически прошедшего времени с его начала. Если второе равно или превышает первое, то документ необходимо уничтожить.
Например, есть дела от 2012 года, которые были переданы на хранение в 2013-м. Их требуется держать в течение 4-х лет. Это значит, что составлять акт об уничтожении данных документов можно только в 2018-м году. Если рассматривать электронную версию, то программа 1С просто не даст включить в акт об уничтожении дела, которые еще должны храниться.
Оформление обложки при смене названия
Стоит дать рекомендацию и в этой ситуации. Это характерно для случаев, когда название предприятия сменилось в течение года. Правила оформления гласят, что старое наименование пишется первым, причем в скобках. Под ним пишется новое название.
Определение законченности сводной описи
Здесь есть правила для предприятий разного размера. В зависимости от этого завершенность сводной описи считается по разному.
Для небольших организаций сводная опись завершена, если в ее составе находятся ежегодные разделы постоянных документов за 5 лет. Обычно в подобных компаний образуется не больше 200 дел за год. Для остальных случаев сводная опись завершена, если количество заголовков документов достигло 1000 за год или больший период.
У документов разного типа нумерация законченных сводных описей также отличается. В общем виде это выглядит следующим образом:
Примерно такую же маркировку дела имеют и в электронном виде.
Документооборот — процесс общий и касается большого количества сотрудников организации. Поэтому руководство и ответственные лица должны требовать от каждого работника правильного оформления установленных форм. Помимо этого важно давать практические рекомендации и составлять методические пособия, чтобы у персонала было меньше вопросов.
Нужен и постоянный контакт со специалистами, которые работают с большими объемами документов. Например, лицо, ответственное за архив, в обязательном порядке должно входить в состав экспертной комиссии. Дополнительно требуется поддерживать контакт и с архивным органом, куда будут передавать дела для постоянного хранения.
Приложение N 9. Образец заполнения книги учета поступления и выбытия дел
Образец заполнения книги учета поступления и выбытия дел
Пример заполнения книги учета и выбытия дел Продолжение приложения 9
Дата поступления и выбытия документов
Наименование организации (структурного подразделения, лица, архива), от которой поступили (или выбыли) документы
Наименование, номер и дата документа, по которому поступили или выбыли документы
Название и номер фонда
Годы поступивших или выбывших документов по описи
Поступление описанных документов
Выбытие описанных документов
Неописанных дел, документов, листов
временного (свыше 10 лет)
по личному составу
временного (свыше 10 лет)
по личному составу
Акционерное общество «Светосервис»
Опись дел постоянного хранения N 1
Акционерное общество «Светосервис», N 1
Акционерное общество «Светосервис»
Опись дел по личному составу N 2
Акционерное общество «Светосервис», N 1
Акционерное общество «Светосервис» (фондодержатель),
Общество с ограниченной ответственностью «Свет» (фондообразователь)
Акт приема- передачи архивных документов на хранение N 2
Общество с ограниченной ответственностью «Свет», N 2
Акционерное общество «Светосервис» (фондодержатель),
Общество с ограниченной ответственностью «Свет» (фондообразователь)
Акт приема- передачи архивных документов на хранение N 3
Общество с ограниченной ответственностью «Свет», N 2
Государственное казенное учреждение «Государственный архив Н-ской области»
Акт приема- передачи архивных документов на хранение N 1
Общество с ограниченной ответственностью «Свет», N 2
Государственное казенное учреждение «Государственный архив Н-ской области»
Акт приема- передачи архивных документов на хранение N 2
Акционерное общество «Светосервис», N 1
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.
Книга учета поступлений документов в архив образец
6.3. Система учетных документов архива
6.3.2. Учет документов в архиве организации ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Состав и формы основных учетных документов определены настоящими Правилами и обязательны для каждого архива организации. Необходимость ведения и виды вспомогательных учетных документов определяются архивом организации самостоятельно.
6.3.3. Основными учетными документами в архиве организации являются:
книга учета поступления и выбытия документов (приложение 24) (для учета в архиве каждого поступления и выбытия документов, а также количества и состава документов, поступивших на хранение и выбывших за определенный хронологический период времени, состояния их описания);
список фондов (приложение 25) (для регистрации принятых на хранение архивных фондов и архивных коллекций, присвоения им номеров, учета количества и состава архивных фондов и архивных коллекций, находящихся на хранении и выбывших);
— лист фонда (приложение 6) (для учета в рамках архивного фонда, архивной коллекции количества и состава описей и их нумерации, количества и состава документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи и фонду (коллекции) в целом, фиксации изменений по каждой описи и фонду (коллекции) в целом, фиксации изменений в названии фонда);
опись дел (приложения 1, 2, 3) (для поединичного и суммарного учета единиц хранения, закрепления порядка систематизации единиц хранения, учета изменений в составе и объеме документов, включенных в данную опись);
опись особо ценных дел (приложение 23) (для поединичного и суммарного учета особо ценных дел и документов (составляется в архивах, осуществляющих выявление особо ценных дел и документов);
книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (приложение 27) (для учета в архиве каждого поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования (ведется в архивах организаций, осуществляющих страховое копирование документов));
опись страхового фонда (приложение 28) (для поединичного учета единиц хранения страховых копий особо ценных документов (составляется в архивах, осуществляющих страховое копирование особо ценных документов));
Для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в архиве организации составляются следующие документы:
6.3.4. Вспомогательными учетными документами являются: книги и карточки учета выбытия дел, книги учета дел по личному составу, паспорта фондов, внутренние описи дел (приложение 10) и т.д.
6.3.5. Учет ЭД осуществляется в соответствии с требованиями и по учетным формам настоящих Правил.
Сведения о каждой единице учета ЭД вводятся в учетную БД ЭД или в учетную карточку ЭД (приложение 31).
ЭД учитываются в составе архивного фонда организации-фондообразователя по описям, единицам учета и единицам хранения. Информационный объем ЭД указывается в мегабайтах (Мбайт).
Изменение количества единиц хранения и/или информационного объема ЭД в результате перезаписи на новые носители или конвертирования фиксируется в акте о миграции и перезаписи ЭД (приложение 32), в новой итоговой записи описи, листе фонда, объяснительной записке к паспорту архива.
За единицу учета ЭД принимается единица хранения или комплект единиц хранения с записью файла или нескольких файлов, составляющих единый программно-информационный объект (текст, гипертекст, мультимедийный объект, база данных, банк данных, база знаний), а также сопроводительная документация.
За единицу хранения ЭД принимается физически обособленный носитель (дискета, жесткий диск, компакт-диск и др.) с сопроводительной документацией.
Поступления ЭД на архивное хранение учитываются в общей книге поступления и выбытия документов (приложение 24). Количество документов каждого поступления или выбытия, а также в ежегодных и нарастающим итогом записях указывается дробью: в ед. учета/ед. хр./Мб. В качестве вспомогательных учетных документов могут создаваться и использоваться журнал учета поступления и выбытия ЭД (приложение 33) и журнал учета миграций и перезаписей ЭД (приложение 34).
Требования к учетным документам архива
В архиве ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы. Состав и формы основных учетных документов (кроме паспорта архивохранилища) определены Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила).
Любое движение документов необходимо фиксировать в учетных документах архива.
Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом самостоятельно.
К основным (обязательным) учетным документам архива относятся:
1. Книга учета поступления и выбытия дел, документов (приложение № 11 к Правилам).
Книга ведется для учета поступления (выбытия) документов в архив организации, а также количества и состава архивных документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период времени; состояния их описания.
Все поступления (выбытия) дел, документов вносятся последовательно, и получают порядковый номер в валовой последовательности в пределах отчетного года.
Ежегодно на 1 января подводится итог количества поступивших и выбывших за год дел, документов.
2. Список фондов (приложение № 12 к Правилам).
Список фондов ведется в архиве организации, хранящем документы двух и более фондов.
Ведется для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших.
В список фондов архивный фонд записывается только один раз, при первом поступлении в архив организации, ему присваивается учетный номер, который сохраняется за ним во всех учетных документах.
В случае передачи архивного фонда в другой архив, включения его в состав объединенного архивного фонда или выделения всех документов к уничтожению освободившийся номер другому архивному фонду не присваивается.
Название архивного фонда вносится в список фондов на основании исторической справки к фонду или титульного листа описи дел, документов. Название состоит из полного и (в скобках) сокращенного наименования фондообразователя, с указанием его подчиненности, местонахождения, дат создания и ликвидации. Если наименование фондообразователя изменялось, то в списке фондов указывается его последнее название в рамках периода, за который приняты документы. Все предыдущие переименования отмечаются в листе фонда.
Название объединенного архивного фонда состоит из обобщенного названия включенных в него архивных фондов, из перечня названий сменявших друг друга организаций. Конкретные наименования всех организаций, документы которых вошли в объединенный архивный фонд, а также их переименования указываются в листе фонда.
Ежегодно на 1 января к списку фондов составляется итоговая запись о количестве архивных фондов, поступивших и выбывших в течение года, и общем количестве архивных фондов, находящихся на хранении в архиве.
Список фондов заключается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист-заверитель.
3. Лист фонда (приложение № 13 к Правилам).
Лист фонда составляется на каждый архивный фонд и ведется для учета количества и состава описей дел, документов, их нумерации, состояния описания, динамики изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксации изменений в названии архивного фонда.
Лист фонда может быть пересоставлен только в случае, если он неисправимо поврежден или перестает отражать фактическое состояние и объем архивного фонда. В случае пересоставления листа фонда ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делаются отметки: «Лист пересоставлен» с указанием даты пересоставления, должности и подписи составителя.
Листы фондов хранятся в порядке номеров архивных фондов. К каждой папке составляется лист-заверитель, где указываются начальные и конечные номера архивных фондов и общее количество архивных фондов, листы которых находятся в папке.
4. Опись дел, документов (приложения № 14, 15, 16, 17, 18 к Правилам).
Опись ведется для поединичного и суммарного учета архивных документов, закрепления порядка их систематизации, учета изменений в составе и объеме архивных документов, включенных в данную опись
Первому годовому разделу описи дел, документов фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за данным номером до завершения описи.
Не допускается присвоение описям дел, документов одинаковых учетных номеров в пределах одного фонда.
В конце всех экземпляров описи дел, документов делается итоговая запись, в которой указывается количество находящихся на хранении единиц хранения, первый и последний номера единиц хранения по описи, указываются имеющиеся пропуски номеров, литерные номера, выбывшие единицы хранения и основание выбытия.
После каждого поступления или выбытия документов составляется новая итоговая запись к описи дел, документов, которая подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.
Если опись дел, документов состоит из нескольких годовых разделов, томов, итоговая запись составляется к каждому годовому разделу, тому; кроме того, к каждому последующему годовому разделу, тому в нарастающем порядке составляется сводная итоговая запись.
Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются; они хранятся в архиве в папках.
Законченная опись дел, документов должна включать не более 9999 единиц хранения.
Законченная опись дел, документов вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку, нумеруется и подшивается или переплетается.
Каждая законченная опись дел, документов, том описи дел, документов должны иметь лист-заверитель.
5. Реестр описей дел, документов (приложение № 19 к Правилам).
При наличии в архиве организации двух и более описей в целях регистрации описей дел, документов, учета их количества ведется реестр описей.
Описи дел, документов вносятся в реестр описей в хронологической последовательности поступления под соответствующими порядковыми номерами.
В реестре описей фиксируются основные данные по составу каждой поступившей в архив организации описи дел, документов: номер фонда, номер описи, количество единиц хранения в описи, количество листов в описи и ее экземпляров.
На каждый фонд, находящийся на хранении в архиве организации, заводится дело фонда, в которое включают документы:
— отражающими историю фонда и фондообразователя, к примеру историческая справка. Она состоит из трех разделов: история фондообразователя, отражающая историю организации со ссылками на соответствующие законодательные и нормативные акты, история фонда и характеристика документов фонда.
— учетные документы, характеризующие изменения фонда;
— все акты, документирующие результаты архивных работ.
В состав вспомогательных учетных документов архива входят:
Карточки и книги движения фондов, описей дел, документов, книги учета документов, переданных в другие архивы, книги учета фондов и документов, выделенных к уничтожению, книги повидового учета документов и др.
Вспомогательные учетные документы могут вестись на бумажном и/или электронном носителях.
Методические рекомендации и пособия
Книга учета поступлений документов в архив образец
6.4. Порядок ведения основных учетных документов
6.4.1. Основанием каждой записи в основных учетных документах является:
6.4.1.1. при поступлении документов в архив организации:
сдаточные описи структурных подразделений на документы постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение 12);
сводная номенклатура дел организации или номенклатура дел структурного подразделения с оформленной итоговой записью о количестве заведенных и законченных дел (приложения 7, 8);
акт приема-передачи документов из другой организации, от юридического или физического лица, в том числе на депозитарное хранение (составляется по форме приложения 35);
6.4.1.2. при выбытии документов из архива организации:
акт приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив или архив другой организации (приложение 35);
акт возврата документов собственнику (составляется по форме приложения 35);
акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение 4);
акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение 36);
акт о неисправимых повреждениях документов (приложение 37);
6.4.1.3. по результатам выполнения внутриархивных работ (составления сводных описей, научного описания документов личного происхождения, архивных коллекций, составления описей особо ценных дел и документов, страхового фонда и фонда пользования, создания объединенных архивных фондов, проверки наличия и состояния документов, выверки учетных документов) оформляются:
сводная опись дел постоянного хранения, долговременного (свыше 10 лет), по личному составу (приложения 1, 2, 3);
опись особо ценных дел (приложение 23);
опись страхового фонда (приложение 28);
акт описания документов личного происхождения, архивной коллекции (приложение 38);
акт об образовании объединенного архивного фонда (приложение 39);
акт о технических ошибках в учетных документах (приложение 40);
акт об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных и т.д.) (приложение 41).
6.4.2. Книга учета поступления и выбытия документов
6.4.2.1. Книга учета поступления и выбытия документов предназначена для учета всех текущих и итоговых (на 1 января каждого года) изменений в составе и объеме фондов и дел в архиве организации, связанных с приемом, выделением дел, не подлежащих дальнейшему хранению, передачей дел в государственный или другой архив. Книга учета поступления и выбытия документов служит основой для составления листов фондов, паспорта архива.
6.4.2.2. Каждое поступление или выбытие получает самостоятельный порядковый номер.
Если поступление состоит из документов нескольких фондов, то данные по каждому фонду (название фонда, его номер и т.д.) записываются с новой строки за тем же порядковым номером. Учет поступления и выбытия документов в архиве, хранящем один фонд, ведется по листу фонда.
Архив организации со сложной структурой может учитывать в книге учета поступления и выбытия документов самостоятельно поступление или выбытие документов каждого структурного подразделения.
6.4.2.3. Если документы фонда поступают в архив впервые, то номер фонда проставляется в книге учета поступления и выбытия документов после присвоения ему номера по списку фондов. Если поступившие документы являются частью фонда, уже имеющегося в архиве, то в соответствующей графе книги указывается номер, присвоенный этому фонду ранее. Если поступили или выбыли неописанные документы, то в графе 6 делается отметка: «не описаны», а сведения об объеме даются в 13 и 14 графах.
6.4.2.4. Ежегодно в книге учета поступления и выбытия документов подводится итог количества поступивших и выбывших за год документов (дел).
6.4.3.1. Список фондов ведется в архиве организации, хранящем документы двух и более фондов.
6.4.3.2. Архивный фонд, архивная коллекция вносятся в список фондов при первом поступлении их документов в архив организации. Каждому фонду присваивается очередной номер по списку фондов в хронологической последовательности его поступления. К номеру фонда, подлежащего передаче на постоянное хранение, добавляется (через дробь) номер, присвоенный соответствующим государственным архивом после первой передачи ему части фонда.
Объединенному архивному фонду, образованному из фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается один из номеров фондов, включенных в состав объединенного.
Если фонд содержит особо ценные документы, то к его номеру добавляется индекс «ОЦ».
6.4.3.4. Название фонда вносится в список с титульного листа описи.
6.4.3.5. К списку фондов составляется итоговая запись на 1 января каждого года, в которой указываются: количество поступивших и выбывших в течение года и общее количество хранящихся фондов; количество фондов, содержащих особо ценные документы, и свободные номера в списке фондов, если такие имеются.
6.4.3.6. Список фондов должен быть подшит (прошнурован), заключен в твердую обложку; листы пронумерованы; составлен лист-заверитель.
6.4.4.1. Лист фонда составляется на каждый фонд при первом его поступлении. В нем учитываются все поступления и выбытия описанных и неописанных документов фонда.
6.4.4.2. Номер листа фонда соответствует номеру фонда по списку фондов архива организации.
6.4.4.3. В графе «Местонахождение фонда» указывается название организации, в архиве которой он хранится.
6.4.4.5. В графе «Крайние даты каждого названия фонда» указываются начальная и конечная даты функционирования организации под каждым названием, независимо от наличия в фонде документов за этот период.
Для объединенного архивного фонда, образованного по объекту деятельности или подчиненности организации, указываются начальная и конечная даты наименования объекта или руководящего органа, на базе которого создан фонд.
Для объединенного архивного фонда, образованного из документов однородных организаций или организаций, последовательно сменяющих друг друга, указываются самая ранняя дата образования одной из них и дата ликвидации последней. Если организация продолжает функционировать, конечная дата не проставляется.
6.4.4.6. В графе «Название фонда» в хронологической последовательности перечисляются все названия и подведомственность организации-фондообразователя с момента ее возникновения, вне зависимости от наличия документов за этот период.
Для объединенных архивных фондов в графе указывается обобщенное название фонда, а затем перечисляются названия всех организаций-фондообразователей, документы которых вошли в состав объединенного фонда за весь период их существования.
Все последующие изменения в названии и подведомственности организации-фондообразователя вносятся в лист фонда по мере поступления в архив документов фонда.
6.4.4.7. В графе «Выбытие» указывается акт, на основании которого выбыли документы, и количество выбывших документов раздельно по каждой описи.
6.4.4.9. Лист фонда может быть пересоставлен только в том случае, если он неисправимо поврежден, а также после переработки фонда или создания объединенного архивного фонда, когда ранее действовавший лист фонда перестает отражать фактическое состояние и объем фонда. При этом ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делается отметка «Лист пересоставлен» с указанием даты пересоставления, должности и подписи лица, ответственного за учет.
6.4.4.10. Листы фондов нумеруются и хранятся в порядке номеров фондов и нумерации листов в папках с клапанами. В каждой папке составляется на отдельном листе заверительная надпись.
6.4.5.1. Описи дел являются первичным учетным документом для учета дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
6.4.5.2. Описи составляются в четырех экземплярах. Учетный номер присваивается описи по листу фонда в валовом порядке.
Если документы фонда уже поступали на хранение в государственный архив, то номер описи согласовывается с этим архивом.
При выбытии всех дел по какой-либо законченной описи ее номер другим описям не присваивается. В графе «Примечание» против каждой выбывающей единицы хранения (единицы учета) ставится штамп «Выбыло».
6.4.5.3. Поединичный учет осуществляется путем закрепления за каждым делом (единицей хранения) самостоятельного номера.
Законченные описи дел комплектующихся и некомплектующихся фондов, состоящие из годовых разделов, должны иметь общую итоговую запись ко всей описи в целом.
Если опись состоит из нескольких томов (частей), в конце каждого тома (части) составляется как итоговая запись к соответствующему тому (части), так и суммарная итоговая запись, данные в которой указываются с нарастающим итогом. К последнему тому (части) составляется общая итоговая запись ко всей описи (ко всем томам).
Каждое изменение объема дел в описи, связанное с выбытием, поступлением, объединением или расформированием дел, на основании соответствующих документов отражается в итоговой записи к описи.
6.4.5.5. Описи дел структурных подразделений служат учетными документами до составления соответствующего годового раздела сводной описи дел постоянного хранения организации, утверждения на ЭПК соответствующего архивного учреждения, после чего подлежат хранению в деле фонда до передачи документов за эти годы на постоянное хранение.
Описи дел структурных подразделений по личному составу хранятся до согласования годового раздела сводной описи дел организации по личному составу с ЭПК архивного учреждения.
6.4.5.6. Сдаточным описям структурных подразделений учетные номера присваиваются по реестру описей. Номер описи структурного подразделения состоит из номера структурного подразделения с добавлением индекса «сп» (структурное подразделение) и указанием через дефис двух последних цифр календарного года, в течение которого образовались дела, включенные в опись.
Реестр описей ведется в архиве организации при наличии двух и более описей.
Описи вносятся в реестр описей в хронологической последовательности их поступления, под соответствующими порядковыми номерами.
В реестре описей фиксируются основные данные по составу каждой поступившей в архив организации описи: номер фонда, номер описи, количество описанных в ней дел, количество листов в описи и ее экземпляров.
Дело фонда ведется на каждый фонд. В него включаются документы, отражающие историю организации-фондообразователя и ее фонда: историческая справка, схема систематизации фонда, методические пособия по обработке фонда, старые листы фонда после их пересоставления, акты передачи дел фонда на государственное хранение, о выделении к уничтожению документов и дел фонда, о неисправимых повреждениях документов и дел фонда, о проведении проверок наличия и состояния дел и т.д.
Акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений во все учетные документы архива организации. Акты нумеруются в пределах фонда по видам актов в валовом порядке.
Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности их составления. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются, к делу фонда составляется заверительная надпись. По мере пополнения фонда заверительная надпись и внутренняя опись пересоставляются.
Каждому делу фонда присваивается номер соответствующего фонда.
Дела фондов хранятся в порядке возрастания номеров фондов.