книга учета выдачи маршрутных листов
Форма 0345008. Журнал выдачи путевых листов
Журнал выдачи путевых листов обязаны вести все организации, которые имеют на балансе грузовые или легковые автомобили. Естественно, те, которые совершают выгодные для компании поездки.
Важность ведения документа заключается в том, что в нем регистрируются путевые листы, которые, в свою очередь, являются подтверждением понесенных организацией затрат. Без журнала соблюдать порядок в обращении с путевыми листами и доказать вообще их существование (при больших объемах работ) достаточно проблематично.
Способ ведения
Заполнение журнала выдачи путевых листов можно организовать исключительно в бумажном виде. Возможность внесения необходимой информации в электронном варианте отсутствует (только если у каждого из водителей, диспетчеров и бухгалтеров организации есть своя электронная подпись).
С самого начала ведения документ распечатывается, при необходимости снабжается дополнительными листами. По окончании срока ведения он прошивается, заверяется подписью руководителя организации и хранится еще 5 лет.
В идеале он должен быть в постоянном употреблении сотрудника, который занимается выдачей и приемом от водителей путевых листов.
Составные части журнала
Бланк документа состоит из двух листов. В заполненном виде журнал представляет собой книгу с обложкой и несколькими листами, напечатанными и оформленными в виде таблицы. На обложке, в центре, находится наименование журнала с указанием года (месяца) заполнения (обычно его срок действия – 1 год, но бывают и краткосрочные варианты, на один месяц).
В верхней части обложки заполняющий пишет полное название организации, код документа по ОКУД (для типовой межотраслевой формы №8 это 0345008, он сразу вписан в бланк), код по ОКПО.
Таблица, которая располагается на втором листе журнала, содержит столбцы. Каждый из этих столбцов предполагает содержание следующей информации:
Второй лист журнала может продолжаться сколько угодно долго. Главное, чтобы занесенные в него путевые листы имели надлежащий срок выдачи. Сотрудник не имеет права вносить в журнал неактуальные или заведомо ложные сведения.
Что касается срока хранения, то, согласно существующим нормам, журнал выдачи путевых листов хранится не менее 5 лет.
Важный момент! В журнал выдачи путевых листов должна вноситься информация о всех выданных документах. Если путевой лист не зарегистрирован, то бухгалтерия не имеет права его принимать.
Кто заполняет
Автоматически ответственным за ведение журнала изначально назначается руководитель организации. Но в подавляющем большинстве случаев он доверяет эту обязанность своим подчиненным. Сделать это можно двумя путями:
Никакой специальной подготовки для ведения журнала назначенному работнику проходить не нужно.
Законодательная база
Прилагаемый бланк и образец заполнения – это типовая межотраслевая форма №8, которая была принята Постановлением №78 Госкомстата 28 ноября 1997 года. Она долгое время была в ходу, да и сейчас не потеряла своей актуальности.
Однако с 2013 года применение именно такого бланка стало необязательной процедурой. Каждая организация вправе самостоятельно выбирать, какой из форм для отметки выдачи путевых листов она будет пользоваться.
Организация даже может вносить изменения в существующие формы документов для собственного удобства. Главное, чтобы эти действия подтверждались отдельным приказом руководителя с подписью и печатью, а также были отмечены в учетной политики компании.
Если же использовать типовую форму, то такие меры не понадобятся. Кроме того, типовая форма журнала удовлетворяет всем требованиям, которые к ней применяются. Внося изменения в графы, заполняющий рискует столкнуться с ситуацией нарушения трудового или налогового законодательства. По этим и другим причинам форма №8 остается в ходу.
Возможные дополнения
Так как применяется журнал достаточно давно, ряд компаний дополнили графы собственными. Практика показала, что удобно вносить в этот журнал также:
Естественно, все эти данные заполняются только после возвращения путевого листа или даже после его поступления к бухгалтеру организации. Какие бы изменения ни вносились в существующую форму, они должны быть подкреплены отдельными приказом руководителя.
Журнал выдачи путевых листов является одним из первичных документов, которые подтверждают расходы организации или ИП на топливо. Если юридическое лицо выбрало систему налогообложения, при котором учитываются расходы, то этот документ является особо важным при расчете причитающихся с организации налогов.
Инструкция: заполняем журнал учета путевых листов
Подробно рассмотрим порядок оформления обязательного документа — журнала учета путевых листов. Заполним образец на конкретном примере.
Журнал учета путевых листов: обязательно ли вести его
Большинство организаций используют транспортные средства. Но эксплуатация транспорта сопряжена со значительными расходами, и их важно контролировать. Основным документом, подтверждающим расходы и передвижение автомобиля, является путевой лист. Это первичный документ, в котором отражаются подробные сведения о маршруте, грузе, пассажирах, водителе и транспортном средстве. Вести их учет следует в специальном журнале.
Впрочем, учреждение вправе вести ЖУ по этой необязательной форме № 8 либо нужно утвердить в учетной политике собственный вариант, который учитывает специфику деятельности организации.
В приказе № 52н об утверждении форм первичных документов и регистров бухучета, применяемых организациями государственного сектора, форма документа не указана.
Выполняя требования закона № 402-ФЗ о формах учета хозяйственных операций и условий приказа Минтранса № 152, определите форму и порядок заполнения в учетной политике.
Журнал выдачи путевых листов, образец
Предлагаем вариант, который может разработать и утвердить организация.
Журнал учета путевых листов, форма 8, скачать
Порядок учета
Форму путевого листка, как и ЖУ, можно разработать и утвердить самостоятельно либо применять утвержденную постановлением № 78. Документ будет недействительным, если отсутствует хоть один из обязательных реквизитов. Они определены 402-ФЗ и приказом № 152:
Ведется он по простому алгоритму: в журнале указывают все выписанные путевки, без исключения. Для учета используют сквозную нумерацию с соблюдением хронологического порядка.
ЖУ составляется на месяц, и каждый раз на новой странице, если в учетной политике организации не установлены другие периоды.
Подробнее о том, как правильно составить путевку, читайте в статье «Правила оформления и ведения путевых листов в 2020 году».
Пример заполненной путевки
Журнал учета путевых листов, образец заполнения
Рассмотрим, как заполнить ЖУ в бюджетном учреждении, на примере. ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» эксплуатирует легковой автомобиль марки «Рено Логан». В январе 2020 года водителю было выписано 3 путевки.
Шаг 1. Заполняем титульную страницу, код ОКПО и наименование организации, указываем период, за который заполняем ЖУ.
Шаг 2. Заполняем табличную часть. Прописываем номер путевки и дату выдачи. Указываем Ф.И.О. (полностью) водителя и его табельный номер. Ставим гаражный номер автомобиля. В примечании указываем пункт назначения и другую информацию.
Шаг 3. Просим подписать ЖУ водителя, диспетчера и бухгалтера. Аналогичным образом отражаем остальные путевки.
После заполнения журнала за месяц (или другой период, установленный в организации) его необходимо пронумеровать и прошить, поставить печать, указать количество листов на оборотной стороне журнала, дату прошивки ЖУ и заверить у руководителя.
Журнал учета путевых листов, скачать заполненный бланк
Сроки хранения и ответственность
Действующее законодательство не устанавливает точных рамок для хранения для этого случая. Храните подшитый и пронумерованный документ в организации не менее 5 лет, так как он содержит информацию о первичке (путевых листках). Определите отдельным приказом ответственное лицо за ведение и хранение ЖУ. Под подпись ознакомьте его с порядком ведения документа.
Если в организации не ведется журнал учета выдачи путевых листов, образец не утвержден, то налоговики могу оштрафовать по п. 1 ст. 126 НК РФ. То есть по запросу налоговой инспекции учреждение должно в установленный срок предоставить требуемую документацию. Если этого не сделать, ИФНС выпишет штраф — 200 рублей за каждый документ.
С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.
Форма №8. Журнал учета движения путевых листов
Если в организации используют транспортные средства, то выписывают для ведения учета ГСМ и т.п. и расчета зарплаты водителям путевые листы. Для контроля за движением этих документов применяют специальный журнал — учета движения путевых листов. Данные в него заносят каждый день при получении и сдаче водителем документов.
Общая информация
ИП и организации, которые занимаются оказанием транспортных услуг или используют в своей работе транспорт, должны регистрировать выданные шоферам путевые листы в специальном журнале. Это сказано в п. 1 ст. 1 и п. 1 ст. 6 ФЗ от 8 ноября 2007 года №259-ФЗ, а также в п. 17 Приказа Минтранса от 18 сентября 2008 года №152.
Другие компании и ИП могут решать самостоятельно, вести им такой журнал или нет.
Назначение документа — следить за своевременностью выписывания и сдачи путевых листов, списания ГСМ, данные о которых были обозначены в переданных водителям путевых листах.
Для справки! Путевой лист дает водителю право управлять транспортным средством, фиксирует сведения о маршруте, расходе ГСМ. Его оформляют на рейс или смену (с 1 марта 2019 года). На месяц «открывать» документ запрещено.
Журнал движения путевых листов заводят на срок не больше 1 года. При надобности это время можно сократить до 1 месяца. Данные вносят обо всех путевых листах без исключений, в хронологическом порядке.
Ведение журнала ложится плечи работника, которого глава компании назначил для этого соответствующим приказом. Также это может быть сотрудник, в чьей должностной инструкции или трудовом договоре прописаны эти обязанности.
После того как журнал будет полностью заполнен, его сшивают и скрепляют подписью главы компании или уполномоченного на это работника. Хранить документ в организации нужно не менее 5 лет.
О форме №8
Бланк является унифицированным, ее ввели в работу постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 года №78. С января 2013 года форма не является обязательной к применению. Компании сами решают, использовать унифицированные формы или нет (п. 4 ст. 9 ФЗ №402 «О бухгалтерском учете»). Данный факт надо не забыть обозначить в своей учетной политике. Это делается посредством издания приказа руководителем.
Журнал учета движения путевых листов по форме 8 до сих пор используют в организациях, имеющих транспортные средства. Бланк удобен и привычен проверяющим органам.
Что пишут в журнале учета движения путевых листов
Внесение данных в такой журнал не вызывает сложностей у работников. На обложке нужно отметить наименование организации, код по ОКПО, период ведения журнала.
На страницах журнала указывают:
Также в журнале должны расписываться: шофер — в получении путевого листа, диспетчер — в приемке листа и других бумаг от водителя, бухгалтер — в приемке листа от диспетчера. Бухгалтер и диспетчер должны поставить дату приема документов.
Какой порядок заполнения журнала учета путевых листов
Общее понятие путевого листа
Организации и индивидуальные предприниматели, использующие в своей работе транспортные средства различных категорий, обязаны выдавать водителям путевые листы. Путевой лист — это документ, дающий водителю право использовать транспортное средство. В нем отражается информация о маршруте, расходе топлива и работе водителя.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 01.03.2019 путевой лист оформляют строго на смену или на рейс, в зависимости от того, что длительнее. Составлять путевой лист на месяц нельзя.
О том, существуют ли особенности путевого листа, оформляемого ИП, читайте в статье «Какие особенности у путевого листа для ИП (бланк)?».
Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы оформляете путевые листы. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.
Общие сведения о журнале учета движения путевых листов
Для контроля движения выданных путевых листов должен вестись журнал учета движения путевых листов по форме 8, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Однако с 01.01.2013 в связи со вступлением в силу закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ унифицированные формы перестали быть обязательными.
Поэтому организация или ИП могут разработать собственную форму путевого листа или дополнить необходимой информацией унифицированную. Решение о принятой форме журнала учета путевых листов закрепляется приказом. Ее применение также можно прописать в учетной политике.
О том, как оформляют такой приказ, читайте здесь.
ВНИМАНИЕ! Если журнал ведется на бумаге, его страницы должны быть прошнурованы и пронумерованы. Если журнал ведется в электронном виде, он должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью, должна быть обеспечена возможность распечатать журнал (приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368).
Как правило, журнал оформляется на период не более 1 года, однако при необходимости этот период можно сократить до 1 месяца. Журнал путевых листов должен храниться не менее 5 лет.
Порядок заполнения журнала учета движения, регистрации и выдачи путевых листов
Бланк журнала учета движения, регистрации и выдачи путевых листов вы можете скачать бесплатно, кликнув по картинке ниже:
Журнал состоит из двух частей:
Также при необходимости делается примечание.
В журнал учета выдачи путевых листов вносится информация обо всех выданных путевых листах. Каких-либо исключений в данном случае не предусмотрено. Журнал имеет сквозную нумерацию и ведется в хронологическом порядке. После того как журнал полностью заполнен, он прошивается, скрепляется печатью и подписью руководителя.
Ведение журнала возлагается на сотрудника, назначенного приказом руководителя, либо на сотрудника, в трудовом договоре которого прописаны обязанности по ведению журнала учета путевых листов.
Обязанности по заполнению путевых листов и журнала их учета могут быть переданы другому юрлицу или ИП на основании договора оказания услуг. В таком случае обязанности по заполнению путевых листов и журнала их учета возлагаются на сотрудников привлеченного контрагента.
Эксперты КонсультантПлюс подготовили подборку всех форм, связанных с использованием транспорта. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите к образцам документов.
Скачать образец журнала учета движения путевых листов (форма 8)
Многие организации при заполнении журнала путевых листов сталкиваются с определенными трудностями. Для удобства читателей мы подготовили образец заполнения журнала путевых листов, который вы можете скачать, перейдя по ссылке.
Итоги
Журнал учета путевых листов обязателен к заполнению для организаций и ИП, использующих в своей работе транспортные средства. Это один из документов, с помощью которых подтверждаются расходы на топливо, учитываемые при определении налоговой базы по уплачиваемому с доходов налогу. Помимо этого, журнал служит источником сведений для начисления заработной платы водителям организации, поскольку в нем подробно отражается информация об их работе.
Форма №8. Журнал учета движения путевых лист — Образец, бланк 2021 года
Предприятия и ИР, предоставляющие автотранспортные услуги или использующие служебный автотранспорт, обязаны обеспечить регистрацию выдаваемых путевых листов в специально созданном журнале.
Журнал учета движения «путевок» обязан быть пронумерован, прошнурован и заверен печатью в конце, с отображением числа листов. Данные в журнал заносятся ежедневно при выписывании путевых листов и сдаче их обратно по завершению рейса.
Обязательно ли вести его?
Журнал учета путевых бланков по форме 8 используется для контроля выписки «путевок» и сдачи обработанных бланков в бухгалтерию. Надо отметить, что в разных источниках отмечены различные сведения в отношении обязательности создания такого журнала.
Однако, невзирая на то, что типовая форма такого журнала (форма № 8), утвержденная Госкомстатом РФ № 78 от 28.11.1997 г., с 2013 года стала необязательной, предприятия и ИП имеющие автотранспорт, обязаны регистрировать выданные путевые бланки в специальном журнале (п. 1 ст. 1, п. 1 ст. 6 закона РФ № 259-ФЗ от 08.11.2007 г., п. 17 распоряжение Минтранса № 152 от 18.09.2008 г.). При этом, фирме разрешено в самостоятельном порядке формировать свою форму такого журнала.
Остальные субъекты, использующие автотранспорт, журнал учета путевых бланков могут вести по своему желанию. Однако, наличие такого журнала, обеспечит контроль своевременности оформления «путевок», а также правильное списание ГСМ.
Порядок учета
Создавая журнал регистрации путевых бланков надо выполнить следующие требования:
Журнал учета «путевок» состоит из двух разделов:
1) Титульного листа, где отображается:
2) Табличного раздела, где отмечается:
3) После завершения рейса водитель обязан сдать обработанный путевой лист обратно диспетчеру, для дальнейшей передачи в бухгалтерию, под подпись диспетчера или бухгалтера (в зависимости от того кому документ сдается).
В таблице предусмотрена последняя колонка, для фиксирования примечаний, которые могут возникнуть при сдаче «путевки».
Надо отметить, что распоряжением Минтранса РФ № 368 от 11.09.2020 года, отмечено, что журнал может вестись в бумажной форме, с прошнурованными и пронумерованными листами, а также в электронном виде. При создании электронного учета установлено обязательное требование возможности распечатки его на бумаге, а также обязательная электронно-цифровая подпись (ЭЦП).
Следовательно, при ведении электронной регистрации путевых бланков, понадобиться сделать ЭЦП всем заинтересованным лицам (водителям, диспетчеру и бухгалтеру).
Как правильно составить в 2021 году?
оформление журнала учета «путевок» не представляет сложности. В большинстве своем страницы журнала используются, исходя из унифицированного шаблона по форме 8, разработанного Госкомстатом № 78 от 28.11.1997 года. Однако, предприятия вправе по своему усмотрению разработать свою форму, утвердив ее приказом директора (п. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ «О бухучете»).
Создавая журнал, в первую очередь нужно заполнить титульный лист, в котором прописать следующее:
1) Название предприятия, выписывающего путевой лист.
4) По центру листа нужно отобразить название журнала и период его действия.
5) На страницах журнала отображается:
Внимание! Все записи по выдаче путевых бланков требуется вносить в хронологической последовательности. При этом, внося записи, нельзя допускать исправлений, зачеркиваний. При аннулировании записи – данный факт отражается в колонке «примечание».
6) По возвращению обработанной «путевки», после завершения рейса или смены, должно расписаться в соответствующей колонке лицо, проверившее правильность заполнения бланка (диспетчер или бухгалтер) с обозначением даты приемки документа.
Образец журнала учета движения путевых листов 2021 года
Скачать бланк и образец
Сроки хранения и ответственность
В большинстве своем журнал движения путевых бланков создается на 1 год, хотя можно сократить его действие до одного месяца. Ответственность за ведение данного журнала может быть возложена приказом директора на диспетчера автотранспортного подразделения или на любое другое лицо, назначенное приказом директора.
Данный журнал относиться к бухгалтерским документам. Обычно такие документы хранятся на предприятии на протяжении срока исковой давности. После истечения такого срока, документы по акту передаются в центральный архив.
Срок хранения подобных документов в архиве регламентируется законом «О бухучете» № 402-ФЗ, а также распоряжением Минкультуры РФ № 558 от 25.08.2010 года. Кроме этого, с 2020 года вступило в действие распоряжение Росархива от № 236 20.12.2019 года, в котором утвержден Перечень архивных документов, с обозначением сроков их сохранности (Рег. в Минюсте РФ под № 57449 06.02.2020 года).
Согласно названных законодательных норм, путевые бланки и журналы их регистрации обязаны хранится 5 лет (ст. 842 и 844 Перечня).
Журналы регистрации путевых бланков, подлежащие передаче в архив, обязаны быть подписаны, прошиты и пронумерованы в установленном порядке.