когда платить ндфл с командировочных по среднему заработку
Платим НДФЛ с командировочных расходов в 2021 году
Какие расходы возмещаются командированному работнику
Нередки случаи, когда для решения служебных вопросов работодатели вынуждены отправлять своих сотрудников за пределы места нахождения организации. Поездки на определенное время, по определенному служебному поручению руководителя в другой населенный пункт или за границу называются командировками.
Во время нахождения сотрудника в командировке ему выплачивается средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Расчет среднего заработка регламентируется положением «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», утвержденным постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (ч. 7 ст. 139 ТК РФ) и ст. 139 ТК РФ.
До начала командировки работодатель должен:
Данные аспекты регламентируются положением «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.
В соответствии с ТК РФ работнику возмещаются следующие расходы на командировку:
Как правило, в организации разрабатываются внутренние документы или коллективный договор, в котором определяются порядок и размер возмещения данных расходов.
Порядок возмещения расходов на командировку работникам различных федеральных государственных органов, учреждений и фондов, а также муниципальных учреждений определяется нормативными правовыми актами правительства РФ, органов местного самоуправления, государственной власти субъектов РФ (ч. 2 ст. 168 ТК РФ).
Что из командировочных облагается НДФЛ?
Частично облагаемыми НДФЛ являются суточные — они освобождены от налога только в пределах установленных НК РФ норм (п. 1 ст. 217 НК РФ).
Если руководитель принял решение возместить командированному работнику расходы сверх норм, то эта разница облагается НДФЛ.
П. 1 ст. 217 НК РФ устанавливает следующие нормы суточных:
В коллективном договоре, утвержденном в ООО «Система», установлено, что при командировках на территории РФ размер суточных для сотрудников инженерно-технического подразделения составляет 1 200 руб., для других сотрудников — 600 руб.
Бухгалтер ООО «Система» выдал главному инженеру Смирнову Н. А. при направлении в командировку с 2 по 17 марта на территории РФ суточные в сумме 1 200 руб.
Следовательно, НДФЛ с командировочных будет рассчитываться с суммы 500 руб. за каждый день нахождения в командировке, т. е. с разницы между выплаченными суточными и установленной законодательством необлагаемой нормой (1200 – 700 руб.).
Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы рассчитали НДФЛ с командировочных. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.
Какие командировочные расходы не облагаются НДФЛ
В НК РФ прописано, что же не включается в облагаемый подоходным налогом доход работника. Сюда относится в том числе компенсация работодателем следующих расходов (п. 1 ст. 217 НК РФ):
Компенсация данных расходов не облагается НДФЛ, если расходы подтверждены документально. Если такие документы отсутствуют, выплаченные компенсации освобождаются от обложения НДФЛ только в пределах установленных норм (п. 1 ст. 217 НК РФ).
Кроме того, работнику должны быть возмещены расходы по найму жилья в командировке (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ). Если сотрудник представит подтверждающие документы, то такие расходы компенсируются ему в полном объеме и не подлежат обложению НДФЛ. При отсутствии документов подоходным налогом не будет облагаться сумма в пределах норм, определенных п. 1 ст. 217 НК РФ.
Итоги
Компенсация командировочных расходов не облагается НДФЛ, если эти расходы подтверждены документально. Что касается налогообложения суточных, то они не облагаются НДФЛ только в пределах норм.
Оплата командировки: Минфин разъяснил, как начислять НДФЛ
В целях уплаты НДФЛ датой фактического получения дохода в виде среднего заработка, сохраняемого на время служебной командировки, признается последний день месяца, за который начислены командировочные. Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 09.04.18 № 03-04-07/23964, которое ФНС направила подчиненным для использования в работе.
По общему правилу, датой фактического получения дохода считается день выплаты дохода, в том числе — перечисления средств на счет налогоплательщика (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). А датой фактического получения дохода в виде оплаты труда признается последний день месяца, за который работнику был начислен доход за выполненные трудовые обязанности (п. 2 ст. 223 НК РФ).
В соответствии со статьей 129 ТК РФ заработная плата — это вознаграждение за труд, а также компенсационные и стимулирующие выплаты. При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются, в частности, сохранение места работы (должности) и среднего заработка (ст. 167 ТК РФ). Для расчета средней зарплаты учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат.
Исходя из указанных норм, авторы письма делают вывод: выплата средней зарплаты за время командировки относится к оплате труда. Значит, для целей уплаты НДФЛ датой фактического получения дохода в виде среднего заработка признается последний день месяца, за который был начислен указанный доход.
Все про налоги при длительных командировках
Сейчас организации нередко направляют своих сотрудников в долгосрочные загранкомандировки. Рассмотрим налоговый учет НДФЛ, страховых взносов, налога на прибыль таких поездок.
Правила направления сотрудников компаний в служебные командировки на территорию как РФ, так и иностранных государств закреплены в «Положении об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749. Согласно п. 4 Положения, срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.
Согласно ст. 166 ТК РФ служебная командировка – поездка для выполнения распоряжения руководства организации, следовательно, по мере наступления определенного в целях события, она должна закончиться. На основании принятой несколькими ведомствами СССР «07» апреля 1988 года Инструкцией № 62, был предусмотрен максимальный период командировки в пределах союзных республик – 40 дней.
При этом время, затраченное на поездку, в этот срок не учитывалось. Сотрудники, занимающиеся наладочными, строительными и монтажными работами могли быть направлены в служебные командировки на срок не более одного года (п. 4 Инструкции № 62).
На основе предписаний контролирующих ведомств рекомендовалось придерживаться этих сроков и в случаях, когда работники направлялись с загранкомандировки. Многие работодатели продолжают учитывать эти нормы, что в принципе, не противоречит действующему законодательству.
В соответствии со ст. 166 ТК РФ, служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного задания вне места постоянной работы. Согласно ст. 168 ТК РФ, работодатель обязан возмещать работнику:
За командированными работниками сохраняются в течение всего времени командировки место работы (должность) и средний заработок, согласно ст. 167 ТК РФ.
Средний заработок, который начисляется командированному сотруднику это своего рода вид гарантии, предусмотренный законодательством, а не вознаграждение за труд. Согласно ст. 209 НК нужно определить источник выплаты этой гарантии, что бы понять является ли она объектом обложения НДФЛ. Ст. 208 НК не позволяет однозначно отнести полученную выплату к доходам, полученным от источников в РФ или от источников за пределами РФ, поэтому руководствуясь п.4 ст. 209 НК обращаемся к разъяснениям Министерства финансов РФ.
И в этом случае есть два мнения Минфина:
1. По мнению ведомства, средний заработок, который сохраняется за сотрудником на время командировки, признается доходом, полученным от источников за пределами РФ. Это мнение закреплено письмом Минфина России от 24 февраля 2016 г. № 03-04-06/10120.
2. Средний заработок, полученный за период длительной загранкомандировки, является не вознаграждением за труд за границей, а всего лишь гарантией, установленной ТК РФ. И потому эти выплаты считаются доходом, полученным от источников в РФ, Письма Минфина России от 20.06.2011 № 03-04-05/6-430, от 05.04.2011 № 03-04-06/6-73, от 24.03.2010 № 03-04-06/6-48.
Исходя из этого, можно рассмотреть два способа учета НДФЛ с суммы среднего заработка, и организациям самостоятельно сделать выбор.
Ведь для квалификации источника получения дохода (за пределами РФ или в РФ) важно именно место выполнения работ, а не кто выплачивает доход (российская или иностранная организация). Эта позиция контролирующих органов закреплена Письмом УФНС России по г. Москве от 29.07.2009 № 20-15/3/078295@. Если на дату получения дохода командированный сотрудник является резидентом, НДФЛ с суммы среднего заработка организации удерживать не нужно.
Согласно пп.3 п.1 ст.228 НК РФ, с доходов, полученных от источников за пределами России, сотрудни
ки-резиденты должны самостоятельно рассчитывать и платить НДФЛ по ставке 13%. На основании п.3 ст. 228 и п.1 ст. 229 НК РФ, не позднее 30 апреля этот командированный сотрудник-резидент должен подать в налоговую инспекцию налоговую декларацию о доходах, полученных за пределами России. Если командированный сотрудник уплатил налог в бюджет иностранного государства, то согласно ст. 232 НК РФ, эта сумма принимается к зачету в счет уплаты НДФЛ в России. Если же командированный сотрудник утратил статус резидента (т.е., фактически находился менее 183 дней из 12 следующих подряд месяцев на территории РФ) НДФЛ удерживать не нужно, т.к. согласно п.1 ст. 207 НК РФ не возникает объект налогообложения.
При применении этого метода учета НДФЛ возможны споры с контролирующими органами. Не удерживать НДФЛ с «командировочных» доходов – опасный способ для организаций.
Как только работник станет нерезидентом РФ, нужно будет пересчитать НДФЛ по ставке 30% с доходов, полученных с начала года, и уже без предоставления стандартных вычетов, на основании пп. 1, 4 ст. 210, п. 3 ст. 224, п. 3 ст. 226, ст. 216 НК РФ.
Этот способ учета НДФЛ считается оптимальным, он редко вызывает споры с контролирующими органами.
Согласно ст. 420 НК РФ, объектом обложения страховыми взносами признаются трудовые отношения. Трудовыми отношениями не являются:
Взносами на травматизм суточные не облагаются полностью. При этом не важно, превышает или нет установленный работодателем уровень суточных, в соответствии с п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ. Это мнение закреплено письмом ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985.
Согласно ст. 252 НК РФ, признать командировочные расходы в налоговом учете можно только если они экономически оправданы и документально подтверждены. На основании пп.12 п.1 ст. 264 НК РФ при расчете облагаемой базы по налогу на прибыль учитываются следующие виды расходов, произведенных работником:
Согласно пп.49 п.1 ст.264 НК РФ, при формировании базы налога на прибыль учитываются средние заработки командированных работников, как другие расходы, связанные с производством и реализацией.
Расчет командировочных: шпаргалка для бухгалтера
Бухгалтеру довольно часто приходиться рассчитывать командировочные. Чтобы облегчить эту задачу, мы приготовили удобную шпаргалку. В ней вы найдете информацию о порядке расчета командировочных и о таких нюансах, как доплата до оклада, оплата командировки в выходные, расчет суточных.
1. Определяем количество фактически отработанных в расчетном периоде дней
Расчетный период — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала командировки, или меньше, если сотрудник отработал в компании меньше года.
Для расчета командировочных учитываются только рабочие дни, а не календарные, как для расчета отпускных.
Из расчетного периода исключаются больничные, отпуска, в том числе без содержания, командировки, время простоя и т д. (см. ст. 139 ТК РФ и п. 5 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы Пост. Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).
Пример:
Петрова А. А. работает с 10.02.2006, 25.02.2014 направлена в командировку на 5 дней.
Всего в расчетном периоде (с февраля 2013 — по январь 2014) 247 рабочих дней. Были исключаемые периоды: в августе на период больничного пришлось 8 рабочих дней, а в сентябре на период ежегодного оплачиваемого отпуска — 14 рабочих дней.
Тогда 247 – 8 – 14 = 225 фактически отработанных дней.
Здесь и далее расчеты в примерах даны с округлением до двух знаков после запятой.
Заполняйте и сдавайте РСВ через Экстерн: импортируйте данные всех сотрудников в раздел 3 за один клик, используйте фильтры и массовые операции.
2. Определяем заработок за расчетный период
В расчет среднего заработка включаются все выплаты, которые предусмотрены системой оплаты труда, кроме больничных, отпускных, материальной помощи и других выплат социального характера (см. 2 и 3 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы Пост. Правительства РФ от 24.12.2007 № 922). Об особенностях учета разных премий смотрите там же в п. 15.
Если перед или во время командировки сотрудника на предприятии было повышение окладов (тарифных ставок) в целом по организации (подразделению) необходимо индексировать средний заработок для расчета командировочных (см. п. 16 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы Пост. Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).
Пример:
Начисление Поповой А. А. за все месяцы, кроме августа и сентября, — 40 000, в августе — 26 086,96 рубля, в сентябре — 12 000 рублей. Итого за расчетный период: (40 000 рублей × 10 месяцев) + 26 086,96 рубля + 12 000 рублей = 438 086,96 рубля.
3. Вычисляем среднедневной заработок и сумму командировочных
Заработок за расчетный период делим на количество фактически отработанных в расчетном периоде дней. Затем полученное число умножаем на количество дней, проведенных в командировке. Командировочные облагаются НДФЛ.
Пример:
(438 086,96 / 225) × 5 = 9 735,27 рубля командировочных нужно выплатить Поповой А. А. На эту сумму работнику будет начислен НДФЛ.
Доплата до оклада
Если оплата командировочных по среднему заработку существенно меньше, чем зарплата, которую бы получил работник, если бы его не отправили в командировку, можно осуществить доплату до фактического заработка.
Если такая доплата предусмотрена трудовым или коллективным договором или локальным нормативным актом, на нее можно уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль (см. п. 25 ст. 255 НК РФ и письма Минфина от 03.12.2010 № 03-03-06/1/756 и от 14.09.2010 № 03-03-06/2/164).
Однако рассчитывать командировочные нужно всегда исходя из среднего заработка, а затем сравнивать их с окладом, чтобы не ухудшить положение работника, если ему выгоднее получать средний заработок.
Командировка в выходные
Если дни командировки совпали с днями, когда у работника по графику выходные, и он в эти дни не работал, оплата осуществляется не по среднему заработку, а по правилам оплаты в выходной день. Если в эти дни сотрудник к работе не привлекался, то они не оплачиваются. А если сотрудник привлекался к работе в командировке в выходной день или находился в пути, средний заработок за такие дни не сохраняется. Выходные оплачиваются не менее, чем в двойном размере либо в одинарном размере, но с правом «отгулять» выходной впоследствии (см. ст. 153 и 106 ТК РФ).
При расчете оплаты в двойном размере нужно ориентироваться на применяемую систему оплаты труда работника (см. письма Минфина от 25.12.2013 г. № 14-2-337 и от 05.09.2013 № 14-2/3044898-4415).
Готовьте и сдавайте нулевой расчет по страховым взносам через Экстерн.
Расчет суточных
За каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, работнику выплачиваются суточные (п. 1. Пол. об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
По суточным работник отчитываться не должен (см. письма Минфина от 24.11.09 № 03-03-06/1/770, от 01.04.10 № 03-03-06/1/206).
Размер суточных устанавливает организация и закрепляет в коллективном договоре или локальном нормативном акте (ст. 168 ТК РФ). Расходы на выплату суточных учитываются при налогообложении прибыли без ограничений.
Выплата суточных освобождена от обложения НДФЛ в рамках следующих нормативов: 700 рублей за каждый день нахождения в командировке внутри страны и 2 500 рублей — за пределами страны.
Смотрите также другие шпаргалки для бухгалтера:
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
ФНС России рассказала, как отразить в форме 6-НДФЛ средний заработок за время прошлогодней командировки (пример)
| belchonock / Depositphotos.com |
ФОРМЫ
Средний заработок, сохраняемый при направлении работника в служебную командировку, относится к оплате труда для целей обложения НДФЛ. Датой фактического получения дохода в виде среднего заработка, сохраняемого при направлении работника в служебную командировку, выплачиваемого в сроки, установленные для выплаты заработной платы признается последний день месяца, за который налогоплательщику был начислен указанный доход (письмо ФНС России от 18 октября 2018 г. № БС-4-11/20351@).
ФНС России разъяснила, что произведенная 23 июля 2018 года выплата среднего заработка за время нахождения в командировке (со 2 февраля 2017 года по 10 февраля 2017 года ), рассчитанного с учетом выплаченной в июле 2018 года премии по итогам работы за 2016 год, в разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ за девять месяцев 2018 года отражается следующим образом:
Строка раздела 2 формы 6-НДФЛ/ показатель
Средний заработок за время командировки со 2 февраля 2017 года по 10 февраля 2017 года, выплаченный 23 июля 2018 года
28 февраля 2017 года
сумма среднего заработка
НДФЛ с суммы среднего заработка
Кроме того, налоговому агенту при выплате 23 июля 2018 года среднего заработка за время нахождения в командировке в 2017 году, рассчитанного с учетом выплаченной премии по итогам работы за 2016 год, следует представить в налоговый орган уточненный расчет по форме 6-НДФЛ за 2017 год. При этом уточнению подлежит раздел 1 расчета по форме 6-НДФЛ за 2017 год, указанная выплата в разделе 2 не отражается.
Памятка «10 шагов к успешной сдаче расчета по форме 6-НДФЛ» поможет сдать отчетность без ошибок. Получить полный доступ к интернет-версии системы ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Также налоговый агент должен представить в налоговый орган уточненную справку по форме 2-НДФЛ за 2017 год.