командировка за счет принимающей стороны оформление
Командировка за счет принимающей стороны: как организовать и правильно оформить
Периодически могут возникать ситуации, когда два предприятия договариваются о том, что сотрудник одного из них отправится для выполнения какой-то работы на объект другой компании. Например, заказчик сервисной компании может пригласить к себе ее мастеров для обслуживания оборудования.
Кто оплачивает возникающие расходы и как оформлять поездку в таком случае – разбираемся в нашем новом материале.
Какие документы нужны для оформления командировки за счет принимающей стороны
Для того, чтобы правильно оформить командировку за счет сторонней компании, нужно подготовить ряд документов. В их числе:
В договоре между компаниями нужно максимально подробно расписать все затраты, которые берет на себя принимающая сторона. Например:
В приказе о командировке важно указать следующую информацию:
Этот приказ должен быть подписан сотрудником и руководителем его компании.
Кто оплачивает суточные
По закону, суточные командированному сотруднику оплачивает работодатель. То есть даже в том случае, если поездка организована по приглашению другой компании по соответствующему договору суточные платит компания, в которой официально работает специалист. При этом, если командировка подразумевает выезд за границу, то сотруднику нужно выплатить аванс в валюте (его размер определяется локальными нормативными документами).
Помимо этого, в период командировки работодатель выплачивает сотруднику средний заработок. Кроме того, компания должна возместить сопутствующие расходы, которые не взяла на себя принимающая сторона – это могут быть визовые сборы, затраты на услуги связи и т.п.
Как оформить командировка за счет принимающей стороны в 2021 году
Все затраты, которые понес работник в период пребывания в служебной командировке, должны быть ему компенсированы. Возмещению подлежат расходы на билеты для проезда к месту работы, съемное жилье, питание. Сотрудник вправе претендовать на выплату так называемых суточных. Данные выплаты должны быть предусмотрены положениями внутренних актов компании и коллективного договора. Давайте выясним, как оформляется командировка за счет принимающей стороны.
Как оформляется командировка за счет принимающей стороны
Все операции, имеющие отношение к хозяйственной деятельности компании, должны быть отражены в документах — бланках первичной документации, хранящихся затем у сотрудника бухгалтерии. Командировка как раз и относится к таким событиям, а потому и она должна быть оформлена должным образом.
Когда предприятие направляет работника в служебную командировку, оформляются следующие обязательные документы:
Хотя в трудовое законодательство и обязывает руководителей работников оплачивать им командировочные расходы, каких-либо определенных указаний относительно методов и порядков финансирования командировок не существует.
В связи с тем, что способы компенсации командировочных затрат работника законом не определены, возместить расходы может как непосредственный работодатель, так и организация, в которую поехал служащий для исполнения каких-либо обязанностей. Чтобы предоставить сотруднику гарантии оплаты его работы, перед поездкой он подписывает соглашение с нанимателем, в котором будет указано, какая именно фирма должна будет выплатить деньги, и какие конкретно затраты подлежат возмещению.
Приказ руководителя на отправку подчиненного в поездку должен содержать сведения об источнике финансирования командировки. В случае с оплатой поездки за счет предприятия, в который поедет работник, прописывается, что имеет место командировка за счет принимающей стороны.
Как оплачивается командировка за счет принимающей стороны
Прежде чем направить сотрудников в командировку, компания должна внести пункт об определении размера оплаты поездок в локальные нормативные акты и коллективный договор.
Сотрудник должен вовремя и в полном объеме получить деньги в счет компенсации командировочных затрат, когда он предоставит принимающей фирме документы о расходах, в том числе платежные документы за жилье (договор аренды или квитанции об оплате гостиничного номера), билет на поезд или самолет. Если в договоре оговаривается оплата каких-либо еще расходов в течение пребывания в командировке, собрать нужно будет больше бумаг.
По утвержденным правилам, работник не может претендовать на суточные выплаты в размере, большем чем 700 рублей в день. Однако, если речь идет о заграничной поездке, размер суточных существенно увеличивается — до 2,5 тысяч рублей в день.
Суточные — оплата за все без исключения дни, проведенные сотрудником в командировке, с учетом выходных, праздничных дней, периодов нахождения в пути и вынужденных остановок.
Даже если оплатой командировки обязалась заниматься принимающая сторона, работодатель сотрудника все равно выплачивает ему некоторые суммы. Принимающее предприятие будет оплачивать стоимость проезда до пункта назначения и за аренду жилого помещения, а руководитель работника выплатит:
Пока сотрудник предприятия пребывает в командировке, его нельзя уволить, лишить должности и рабочего места. Должность сохраняется и на время, проведенное в пути до места назначения и обратно.
Оформление командировки за свой счет
Законодательство не предусматривает возможности отправления работника в командировку за его счет, однако, наниматели часто нарушают закон и компенсируют расходы сотрудника уже после его возвращения с поездки.
Как и в общем случае, работодатель должен издать приказ, оформить служебное задание и выдать командировочное удостоверение (если такие документы предусмотрены внутренними актами компании). Перед поездкой сотрудник не обращается в бухгалтерию за получением денег в счет выплаты среднемесячного оклада, суточных и компенсаций его будущих затрат. Все выплаты будут произведены по возвращении.
Законодательные акты по теме
| ст. 167—168 ТК РФ | О возмещении сотруднику расходов, понесенных в командировке |
| Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ | О бухгалтерском учете, в том числе об оформлении первичной документации, касающейся командировки |
Типичные ошибки
Ошибка: Работник, пребывавший в командировке за рубежом, не истратил все выданные ему деньги и вернул часть средств работодателю в рублях.
Комментарий: Компенсация расходов на поездку за границу по работе выплачивается в иностранной валюте той страны, куда направлен сотрудник. Если деньги остаются, работник возвращает их в кассу предприятия также в валюте.
Ошибка: Работодатель направил работника в командировку за счет принимающей стороны, не предложив оформить соглашение об оплате затрат, которые будет нести сотрудник во время поездки.
Комментарий: В качестве гарантии сотруднику должно быть предоставлено на подпись соглашение об оплате командировки принимающей стороной.
Ответы на распространенные вопросы о том, как оформляется командировка за счет принимающей стороны
Вопрос №1: Как отразить в табеле учета отсутствие сотрудника, который был направлен в служебную командировку?
Ответ: Сотрудник отдела кадров должен отметить дни пребывания в командировке как рабочие с отметкой «К».
Вопрос №2: Как компенсировать затраты сотрудника, который был направлен в командировку за границу за счет принимающей стороны?
Ответ: Все расходы работника должны быть возмещены в иностранной валюте, то же касается и аванса.
Оплата работнику командировки за счет принимающей стороны
Оформление командировки за счет принимающей стороны
Если принимающая сотрудника в командировку компания полностью берет на себя оплату за аренду помещения, поездки, питание и тому подобное, это не освобождает ее выплачивать суточные.
В законе ничего не указано по поводу невыплаты суточных или снижение размера при обеспечении денежными средствами сотрудника за счет принимающей стороны.
В Положении можно встретить единственное правило, которое гласит, что сотруднику не выплачиваются суточные, если командировки являются внутренними и выписаны на один день.
Особенности командировки за счет принимающей стороны
Нюансы командировки за счет принимающей стороны основываются на том, что руководитель обязан выплатить суточные сотруднику, если он направлен в служебную поездку, которая была установлена соответствующим коллективным договором. Все зависит от того, насколько его примет другая организация во время командировочного приезда.
Если другая компания берет на себя всевозможные расходы работника, не нужно составлять авансовый отчет. Также в предоставлении квитанций и чеков, которые подтверждают уплату всевозможных услуг и товаров, нет необходимости.
Как оформить командировку?
Чтобы оформить командировку за счет принимающей стороны, необходимо составить два базовых документа — приказ о направлении сотрудника в служебную поездку и упомянутый коллективный договор. При этом за сотрудником сохраняются некоторые обязательства:
В договоре должна быть представлена максимально точная информация. В нем описываются базовые командировочные расходы и указывается, какое предприятие должно их возместить. Как правило, другая компания должна оплатить аренду жилого помещения или номер в гостинице, а также билет как по приезду, так и отъезду. В этом случае желательно указать нужный вид транспорта и тип аренды жилья.
Как составить договор за счет принимающей стороны?
Кроме приказа, дополнительно необходимо заключить договор между компаниями. Следует проставить отметки, откуда выезжает и куда пребывает. Помимо этого, если принимающая сторона берет на себя траты по питанию, проживанию, а также приезду, это необходимо указать в соответствующем договоре.
Обязательно отразите, на каком транспорте вы собираетесь приехать по адресу. После завершения командировки сотрудник оформляет авансовый отчет в течение трех суток после возвращения из поездки и представляет его в бухгалтерию.
Договор за счет другой стороны должен быть составлен двумя компаниями, после чего все расходы на служебную поездку сотрудника переходят на принимающую компанию.
Оплата суточных во время командировки
Как уже говорилось выше, принимающая сторона никакого отношения к суточным не имеет. Они оплачиваются организацией, которая отправляет в командировку. Чтобы правильно рассчитать эту сумму, необходимо выполнить следующие пункты:
Фактическое время пребывания в командировке определяется соответствующими документами. По вине другой компании могут возникнуть дни простоя. Они также должны быть оплачены.
Платятся ли суточные за счет принимающей стороны?
Если принимающая компания берет на себя различные расходы командированного работника, это не значит, что суточные она тоже должна оплачивать. В Положении об этом ничего не сказано.
Также компания не имеет права снижать их конечный размер при обеспечении командированного сотрудника за счет другой стороны.
В положении может быть единственное основание, согласно которому сотруднику не выплачиваются суточные при однодневных командировках.
Работодатель должен выплатить командированным работникам суточные в размере, которое прописывается в коллективном договоре или же локальным нормативным актом организации.
Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных): (4 4,00 из 5)
Загрузка…
Командировка за счет принимающей стороны
Стремление организации к постоянному развитию и поддержанию конкурентоспособности в условиях постоянно меняющегося характера рыночной среды, обуславливает желание компаний обмениваться знаниями и опытом.
Передача накопленной ценной информации реализуется посредством направления работников предприятия в командировки. Нередко поездки осуществляются за счет принимающей стороны.
Что именно входит в обязанности принимающей стороны, какие расходы она компенсирует и как оформить командировку подчиненного, расскажет представленная статья.
Порядок оформления командировки за счет принимающей стороны
Командировка сотрудника за счет принимающей стороны регламентируется аналогичными нормативно — правовыми актами, как и стандартная служебная поездка работника.
Однако, перед направлением подчиненного в командировочную поездку, которая финансируется за счет другой организации, следует заключить договор сторон.
Соглашение участников сделки подтвердит готовность принимающей организации взять все расходы на себя.
Если командировка оформлена за счет принимающей стороны, то в содержании соглашения отмечаются:
Во избежание разногласий, требуется уделить особое внимание затратам, которые готова компенсировать принимающая сторона. Например, если принимающая организация согласилась возместить расходы, тогда уточняется какой транспорт будет использоваться для переезда работника к месту назначения, место расселения и где можно будет осуществить прием пищи.
После заключения договора между сторонами сделки, на предприятии разрабатывается и издается приказ от имени руководителя компании. Распоряжение работодателя является основополагающим документом для направления работника в командировочную поездку. Решение о необходимости оформления других сопутствующих документов принимается руководителем организации самостоятельно.
Сопутствующие документы
Первостепенными и обязательными для оформления командировки работника за счет принимающей стороны являются два документа: договор участников сделки и приказ руководителя.
Структура и содержание приказа на командировку за счет принимающей стороны:
Встречаются ситуации, когда работодатель принимает решение об отсутствии необходимости в оформлении дополнительных документов для командировки сотрудника за счет принимающей стороны. В числе таких документов служебное задание, командировочное удостоверение, служебная записка, тогда цели и задачи командировки, которые должен выполнить работник, отмечаются в содержании приказа.
Если служебная поездка финансируется за счет принимающей стороны, то по окончании командировки не оформляется авансовый отчет, а также сотрудник не должен предоставлять директору документы, подтверждающие сумму расходов. Единственным отчетом, который может быть затребован работодателем, является отчет о выполненной работе.
Нужно ли платить суточные?
Несмотря на тот факт, что принимающая сторона обязуется возместить все понесенные работником расходы во время командировки, ответственность за выплату суточных возлагается на руководителя предприятия. Чтобы определить сумму суточных выплат, требуется произвести расчет.
Правила и порядок расчета:
Кроме того, руководитель предприятия, которое выступает в качестве направляющей стороны, обязан компенсировать сотруднику непредвиденные затраты и расходы, не оговоренные в договоре. Единственным случаем, когда работодатель освобождается от уплаты суточных выплат, являются ситуации, при которых служебная поездка длилась один день.
Помимо определения суммы суточных выплат, требуется обратить внимание на условия налогообложения.
Законодательно установлено, что в случае, если размер суточных не превышает установленные пределы, налоговые сборы не взимаются и страховые отчисления в ФСС и ПФР не уплачиваются.
Установленные законом пределы равняются 700 рублям в случае командировки в пределах России и 2500 рублей, если место назначения служебной поездки находится за границей.
Командировка за счет принимающей стороны: оформление, суточные, нужно ли платить командировочные расходы?
По общему правилу, установленному Трудовым кодексом России, поездки работников для выполнения своей трудовой функции не по постоянному месту работы оплачиваются направляющим предприятием (организацией).
Однако, если в основании направления в командировку лежит приглашение стороннего юридического лица, законодатель предусмотрел возможность компенсации всех растрат, связанных с поездкой, за счет принимающей стороны.
Такой способ расчета имеет некоторые особенности и реализовывается путем заключения соответствующего договора между направляющим и принимающим предприятиями.
Возможна ли?
Законодатель не ограничивает руководства предприятий (организаций), в случаях направления сотрудников в служебные поездки, в принятии решений относительно стороны, осуществляющей финансовое обеспечение расходной части по командировке.
Представленное решение закрепляется на уровне документально оформленных договоренностей между предприятием, на котором работник официально трудоустроен и организацией, приглашающей сотрудника для выполнения необходимых ей производственных задач.
Оформляется служебная поездка на выполнение трудовой функции вне места постоянной работы приказом работодателя гражданина, который направляется в командировку.
В последнем случае одна из сторон имеет право взять на себя растраты, связанные как с поездкой как принимаемого работника, так и трудящегося, направляемого от своего юридического лица.
Перечень расходов и их постатейная детализация, во избежание наступления конфликтных ситуаций, должны прописываться в договорных документах предприятий о направлении (приеме) работника.
Также представленную информацию фиксируют в локальных актах предприятий (организаций), от которых следует отталкиваться, подписывая соглашение.
Оплачиваются ли командировочные расходы на проезд, проживание?
По общему правилу, если командировка спонсируется принимающей стороной, в первую очередь, такая компенсация касается оплаты проезда и проживанием работника вне места постоянной работы.
Все условия финансирования представленных статей расходов приглашающим предприятием (организацией) должны предварительно оговариваться в договоре, заключенном между юридическим лицом, на котором трудоустроен работник, и фирмой, приглашающей последнего для выполнения каких-либо производственных задач.
В представленном документе также необходимо прописывать способы произведения затратных расчётов, их документальное или иное подтверждение.
Принимающее предприятие (организация), берущее на себя спонсирование поездки работника на выполнение служебного задания, имеет право указать исчерпывающий перечень видов транспорта, которым сотрудник может добраться к месту командировки, а также условия проживания последнего на все время продолжительности поездки.
Оформление документов
К документальному оформлению служебной поездки за счет принимающей стороны выдвигаются такие же требования, как и к командировкам, финансируемым направляющим юридическим лицом.
Прежде, чем руководство предприятия (организации) издаст приказ о направлении работника в поездку на выполнение трудовой функции вне места постоянной работы, оплачиваемую за счет принимающей стороны, между представленными юридическими лицами заключается соглашение.
Такие соглашения (договора) могут иметь одноразовый или длительный (постоянный) характер. Если планируется многоразовое приглашение сотрудника для выполнения служебных заданий на одних и тех же условиях, достаточно подписания одного документа с указанием срока его действия.
Сделка между предприятиями (организациями) должна фиксировать все нюансы представленной поездки:
После достижения согласия по основным вопросам договор подписывается двумя сторонами.
На основании заключенного соглашения, руководство предприятия (организации), на котором трудоустроен сотрудник, направляемый в поездку, издает приказ о командировке.
Такой приказ составляется по общим правилам, однако обязательно должен иметь пункт с указанием стороны, которая будет оплачивать служебную командировку.
Выводы
Законодатель предоставляет возможность брать на себя расходы по оплате командировок принимающим организациям. Такие служебные поездки имеют особенности оформления.
Предприятие, которое приглашает сотрудника на выполнение его трудовой функции, оговаривает статьи расходов, которые будут финансироваться за его счет.
Направляющая сторона в таком случае несет оставшуюся расходную часть, к которой относятся заработная плата и суточные (при условии, если принимающая сторона не желает их оплачивать).
Как оформить командировку за счет принимающей стороны?
Кадровое оформление всей необходимой документации при должностных поездках подобного рода выполняется в общем порядке с учетом целого ряда особенностей.
При оформлении такой поездки следует запомнить, что расходы на командировку за счет принимающей стороны возмещаются согласно нормам, установленным локальными НПА либо законодательством:
После возвращения (важно: а не окончания работ у другого нанимателя) сотруднику следует сдать в бухгалтерию организации оформленный надлежащим образом авансовый отчет. К докладу прилагаются бумаги, доказывающие расходование выданных ранее средств (билеты, квитанции). Список документов размещается на обороте отчета. Для подготовки отчета установлен 3-хдневный срок.
Командировка за счет принимающей стороны — нужно ли платить суточные
Согласно закону, суточные – это те дополнительные траты, которые законодательство связывает с тем фактом, что сотрудник вынужден проживать вне своего постоянного местожительства (проще, вне дома). При расчете суточных учитывается каждый день трудовой деятельности вне дома, в том числе выходные и праздничные дни (например, 1 мая, 9 мая, 8 марта), время в пути (в т.ч.
в связи с задержкой по независящим от сотрудника причинам — поломка, непреодолимая сила, стихийное бедствие). Они не подлежат выплате при работе в местности, откуда сотрудник может каждодневно добираться домой, а не оставаться на второй и последующие дни, исходя из сложившихся в местности условий транспортного сообщения (например, соседний город, ежедневный рейсовый автобус).
Суточные, как и размер среднего заработка на период командирования, оплачивает направляющая сторона. Также непосредственный работодатель возмещает сторонние расходы сотрудника (оплата услуг связи, затраты на визу), если иные условия не установлены заранее оформленным договором.
Если поездка планируется за пределы территории РФ (независимо от того, относится ли государство назначения к дальнему или ближнему зарубежью), то суточные выплачиваются:
При краткосрочных (однодневных) поездках по территории страны суточные не выплачиваются. Когда же однодневная командировка планируется за границу, то суточные выплачиваются в сумме 50 % от нормы затрат (НДФЛ не облагаются суммы ниже 1250 руб.).
Что следует знать, если Вам предстоит командировка за счет принимающей стороны – НДФЛ и страховые взносы с суточных не высчитываются, если соблюден их лимит. По п. 3 ст. 217 НК РФ лимит суточных составляет 700 руб. при внутренних и 2 500 руб. при заграничных поездках.
Документы для оформления командировки за счет принимающей стороны
Для правильного оформления командировки за счет принимающей стороны необходимы следующие документы:
В договоре прописываются детально все затраты на планируемую командировку за счет принимающей стороны (например, оплата билетов до места назначения и с вокзала до места проживания, категория номера в гостинице и прочие). Расписать все нюансы особенно важно для того, чтобы потом не возникало никаких спорных вопросов с выплатами.
Выдача должностного поручения и командировочного свидетельства с 2016 г. не обязательна.
Приказ о командировке за счет принимающей стороны
Анализируемый приказ оформляется на основании тех условий, которые согласованы в договоре. В его тексте должны содержаться следующие данные:
Распоряжение подписывается начальником фирмы (или субъектом, его заменяющим) и командируемым сотрудником.
Питание в командировке за счет принимающей стороны
Компенсация затрат на питание осуществляется согласно договору. Если соглашение включает пункт о питании, то в нем должно быть отражено следующее:
Оформление питания как обязанности приглашающего лица не влечет за собой автоматического уменьшения размера суточных.
Таким образом, оформление должностной поездки за счет принимающей стороны во многом зависит от договоренности руководителей организаций. Следовательно, большое внимание должно быть уделено разработке проекта договора с тем, чтобы все обстоятельства (питание, проживание, дорога и прочие) были предельно согласованы.
Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных): (5 4,60 из 5)
Загрузка…
Командировка за счет принимающей стороны – оформление, суточные, оплата – Центр Про
Нередко возникают случаи, когда по договоренности между предприятиями работника направляют к другому, стороннему работодателю для выполнения работ у последнего либо с целью обмена опытом.
Как следствие, раз поступило приглашение, то все сопутствующие траты (дорога на транспорте туда и обратно, проживание, питание) возмещает приглашающее лицо.
Как правило, такая ситуация возможна при назначении в заграничные командировки, острой потребности в выполнении квалифицированных либо высокотехнологичных работ.
Командировка за счет принимающей стороны: оформление, суточные, документы 2019
Все затраты, которые понес работник в период пребывания в служебной командировке, должны быть ему компенсированы. Возмещению подлежат расходы на билеты для проезда к месту работы, съемное жилье, питание.
Сотрудник вправе претендовать на выплату так называемых суточных. Данные выплаты должны быть предусмотрены положениями внутренних актов компании и коллективного договора.
Давайте выясним, как оформляется командировка за счет принимающей стороны.
Как оформляется командировка за счет принимающей стороны
Все операции, имеющие отношение к хозяйственной деятельности компании, должны быть отражены в документах – бланках первичной документации, хранящихся затем у сотрудника бухгалтерии. Командировка как раз и относится к таким событиям, а потому и она должна быть оформлена должным образом.
Когда предприятие направляет работника в служебную командировку, оформляются следующие обязательные документы:
Хотя в трудовое законодательство и обязывает руководителей работников оплачивать им командировочные расходы, каких-либо определенных указаний относительно методов и порядков финансирования командировок не существует.
В связи с тем, что способы компенсации командировочных затрат работника законом не определены, возместить расходы может как непосредственный работодатель, так и организация, в которую поехал служащий для исполнения каких-либо обязанностей.
Чтобы предоставить сотруднику гарантии оплаты его работы, перед поездкой он подписывает соглашение с нанимателем, в котором будет указано, какая именно фирма должна будет выплатить деньги, и какие конкретно затраты подлежат возмещению.
Приказ руководителя на отправку подчиненного в поездку должен содержать сведения об источнике финансирования командировки. В случае с оплатой поездки за счет предприятия, в который поедет работник, прописывается, что имеет место командировка за счет принимающей стороны.
Как все оформить
При оформлении командировки важно полностью компенсировать расходы сотрудника. Причем если платит принимающая сторона, то и работодатель не освобождается полностью от финансовых нагрузок. Обычно этот отражается в договоре, и по нему местная фирма оплачивает:
Приказ
Приказ является основанием для действий служб компании, связанных с отправлением указанного сотрудника в командировку. В обязательной форме Т9 необходимо указать:
Приказ занимает одну страницу и полностью выглядит так:
Перейти Жилтрест город братск как узнать лицевой счет по адресу
Поэтапная инструкция
Командировка за счет принимающих оформляется так:
Подтверждение расходов в командировке
К основным расходам командированного относятся:
При этом обязательно возмещаются расходы на проезд и проживание, а питание обычно оплачивается из суточных и основной зарплаты.
Чаще всего командированные выбирают для проживания гостиницу — так удобнее и проще подтвердить расходы. Так как разброс цен в гостиницах очень существенный, обычно во внутреннем положении о командировках прописывается, гостиницу какого класса могут позволить себе руководитель, другие управленцы, рядовые сотрудники.
Можно в командировке проживать и на съёмной квартире, но чтобы подтвердить расходы, владелец квартиры должен вести бизнес легально, например, быть индивидуальным предпринимателем. В таком случае он сможет выдать подтверждающий документ.
Если у принимающей стороны есть собственное общежитие, обычно рядовых сотрудников размещают в нём.
В случае если у командированного возникла задержка в пути (например, отменены самолёты из-за плохой погоды, в связи с чем сотрудник не может выполнить пересадку и улететь), работодатель оплачивает ему проживание во время ожидания.
При размещении в гостинице оплачивается только проживание (выпить в баре или сходить в SPA за счёт работодателя не получится).
Когда сотрудник в командировке проживает у родственников или друзей, компенсация ему не положена.
Работодатель обязан компенсировать стоимость проезда до места командировки и обратно. Если место командировки находится далеко от основного, чаще всего это билеты на самолёт. Возможны и другие варианты поездки — на поезде, автобусе, такси, личном автомобиле.
Судебная практика показывает, что расходы на такси также включаются в оплату проезда. Но при этом учитывается их целесообразность (например, ночное отправление самолёта).
Перейти Сотрудник устроен в филиал кто заполняет трудовую книжку
Командировки не учитываются при расчёте размера отпускных — как по зарплате, так и по количеству дней.
Старший инспектор П.Е. Криворучко за расчётный период (12 календарных месяцев) дважды был в командировке — с 10 по 24 мая и с 15 по 18 июня. Он хочет взять отпуск с 1 сентября, а значит, обе командировки попадут в расчётный период.
Отпуск стандартной продолжительности — 28 дней. Зарплата П.Е. Криворучко за год без учёта командировочных составила 620 тыс. рублей. За прошедший год старший инспектор ни разу не болел.
А также сотрудник получил командировочные по среднему заработку в размере 33,5 тыс. рублей.
Вычисляем расчётное количество дней в мае и августе, так как дни командировки выпали на эти месяцы (пятнадцать в мае и четыре в августе). Среднемесячное количество календарных дней составляет 29,3.
Расчётное количество дней в мае составит (29,3/31)*(31–15)=(29,3/31)*16=15,1 дня.
Вычисляем расчётное количество дней в августе (29,3/30)*(30–4)= (29,3/30)*26=25,4 дня.
Количество дней в расчётном периоде составит 10*29,3 15,1 25,1=334,5 дня.
И, наконец, считаем отпускные (620000/334,5)*28=1853,5*28=51898,4 рубля.
Деньги на проездные билеты, проживание, запланированные дополнительные траты и суточные выдаются перед командировкой (как минимум за день), а заработок в командировке — уже после, в соответствии с графиком выплат на предприятии.
Для выдачи аванса составляется смета с примерными расходами. Выдаётся аванс наличностью или перечисляется за пластиковую карту (счёт) работника. Но бывает если командировка срочная, то аванс работнику не успевают выдать.
В таком случае он вправе не ехать в командировку.
Все расходы в командировке, по которым предполагается возмещение, должны быть задокументированы. Это билеты на все виды транспорта, чеки с АЗС и т. п. Проживание в гостинице подтверждается счётом и чеком, в арендованной квартире — договором аренды и распиской в получении денег.
Электронные проездные документы подтверждаются:
Проезд в такси подтверждается кассовым чеком или квитанцией в форме бланка строгой отчётности.
Командированный получает деньги на расходы до командировки, а после возвращения он в течение трёх рабочих дней подать авансовый отчёт, где описано, на что был израсходован аванс, и окончательный отчёт. Если есть неизрасходованные суммы, их нужно вернуть предприятию, а если был обоснованный перерасход, то его оплатит работодатель. Суточные при этом не включаются в отчёты.
Перейти Сберкнижка умершего потеряна как получить деньги
Некоторые документы можно восстановить. Например, можно запросить справку из аэропорта или гостиницы о стоимости билетов или проживания. Если восстановить документы нет возможности, руководитель организации сам принимает решение, оплачивать расходы или нет.
Командировочные расходы в пределах установленных норм относятся к прочим и учитываются при расчёте налога на прибыль. При этом они не учитываются при исчислении страховых сборов и подоходного налога.
Исключение для взимания НДФЛ — суточные с суммы более чем 700 рублей в пределах России (2500 рублей за границей) и расходы, не подтверждённые документально.
Доплаты до оклада в командировке тоже можно учесть при расчёте налога на прибыль.
Страховые взносы с суточных взимаются с суммы свыше 700 и 2500 рублей (для России и заграницы соответственно).
По согласованию с принимающей стороной она может взять на себя все командировочные расходы. Для подтверждения заключается соглашение (письменно). Этот аспект нужно прописать и в приказе о командировке.
Принимающая сторона возмещает расходы на основании предоставленных командированным специалистом подтверждающих документов — проездных билетов, гостиничных чеков и т. д. Если сотрудник отправляется к месту назначения на собственном автомобиле, расходы на бензин возмещаются на основании чеков, полученных на автозаправочной станции.
Как оформить Положение о командировках
Возмещение принимающей стороной основных расходов, связанных с трансфером и проживанием, не снимает с работодателя обязательства по выплате суточных: они начисляются в соответствии с правилами, установленными на конкретном предприятии, при этом учитываются не только рабочие дни, но и время нахождения работника в пути, а также выпавшие на период поездки выходные дни и праздники. В отличие от других командировочных выплат, для начисления суточных подтверждающие документы не требуются.
Расходы в командировке: чем подтвердить и как оплатить
Как правило, размер суточных выплат закрепляется локальными нормативными актами организации, например, «Положением о командировках». Но законодателем предусмотрена максимальная сумма суточных, не облагаемых НДФЛ: на сегодняшний день она составляет 700 рублей в день для командировки в пределах Российской Федерации и 2500 рублей в день, если речь идет о зарубежной поездке.