компенсационные выплаты за использование личного имущества

субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Учет компенсации за использование личного имущества при УСН 390.3 КБ

Источник

Компенсации сотрудникам за использование личного имущества

В некоторых случаях компании договариваются с сотрудниками об использовании ими личного имущества в служебных целях. Таким имуществом может быть личный автомобиль сотрудника, его ноутбук или компьютер, мобильный телефон и т.п.

В ситуации, когда работник использует свое имущество в служебных целях, с согласия или ведома работодателя, то ему выплачивается компенсация в соответствии с положениями ст.188 ТК РФ.

Кроме того, на основании ст.235 ТК РФ, работодатель, причинивший ущерб имуществу работника, возмещает этот ущерб в полном объеме. Размер ущерба исчисляется по рыночным ценам, действующим в данной местности на день возмещения ущерба.

При согласии работника ущерб может быть возмещен в натуральной форме (путем ремонта/замены испорченного имущества).

В таком случае работник пишет заявление о возмещении ущерба. Работодатель обязан рассмотреть поступившее заявление и принять соответствующее решение в десятидневный срок со дня его поступления. При несогласии работника с решением работодателя или неполучении ответа в установленный срок работник имеет право обратиться в суд.

Согласно ст.188 ТК РФ, при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию):

Такое соглашение может быть оформлено как отдельным документом, так и приложением к трудовому договору с сотрудником. Кроме того, сам трудовой договор может содержать условие о компенсации расходов и суммах таких компенсаций.

При составлении соглашения необходимо зафиксировать в нем порядок выплаты компенсации. В нем необходимо указать, зависит ли сумма компенсации от количества календарных/рабочих дней в месяце, а так же – будет ли выплачиваться компенсация, если сотрудник отсутствовал на работе (был на больничном, в отпуске).

В статье мы поговорим об учете и налогообложении компенсаций за использование имущества сотрудника в служебных целях.

НДФЛ с сумм компенсаций

Так, например, компенсация за использование личного транспорта не будет облагаться НДФЛ, если она выплачивается сотрудникам, чья работа имеет разъездной характер, что отражено в их должностной инструкции.

Компенсацию расходов на телефонные переговоры не нужно облагать НДФЛ, если телефонные звонки носят производственный характер и осуществлялись в интересах компании-работодателя.

При этом организации необходимо обосновать размер установленной компенсации. Для этого нужно сделать расчет и приложить к нему первичные документы, подтверждающие его обоснованность.

Так же необходимо располагать документами, подтверждающими:

Такую позицию изложил Минфин в своем Письме от 18.02.2013г.№03-04-06/4259:

«Таким образом, денежная компенсация за использование в служебных целях мобильного телефона, принадлежащего сотруднику, не облагается налогом на доходы физических лиц в размерах, установленных организацией.

При этом размер данной компенсации должен иметь экономическое обоснование и исходить из документально подтвержденных стоимости мобильного телефона и времени телефонных разговоров по служебным и личным целям.

Также организация должна располагать документами (или их заверенными в установленном порядке копиями), подтверждающими право собственности работника на используемое имущество.»

Если для выполнения своих служебных обязанностей работники используют личные автомобили для служебных поездок, то компенсационные выплаты в связи с таким использованием не облагаются НДФЛ при выполнении следующих условий:

«Учитывая положения статьи 188 Трудового кодекса, возмещению работодателем подлежат расходы работника, связанные с использованием в интересах работодателя исключительно личного имущества. Возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества, законодательствам не предусмотрено.

Поскольку транспортное средство, управляемое физическим лицом по доверенности, не является его личным имуществом, положения пункта 3 статьи 217 Кодекса в таком случае не применяются и суммы возмещения расходов, связанных с использованием такого имущества в интересах работодателя, подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке.

Указанная позиция согласована с Министерством финансов Российской Федерации письмом от 02.10.2012 N 03-04-08/9-327.»

Аналогичные разъяснения содержатся в Письме Минфина от 27.06.2013 №03-04-05/24421:

«Таким образом, освобождению от обложения налогом на доходы физических лиц в соответствии с п. 3 ст. 217 Кодекса подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.

При этом размер возмещения расходов должен подтверждаться документами, свидетельствующими о принадлежности налогоплательщику на праве личной собственности используемого в служебных целях имущества (паспорт транспортного средства и свидетельство о его регистрации), расчетами компенсаций и документами, подтверждающими фактическое использование имущества в интересах работодателя (путевые листы), а также документами, подтверждающими суммы произведенных в этой связи расходов.»

Кроме того, следует принять во внимание, что условие об использовании имущества в служебных целях является одним из основных.

Поэтому, если компенсация выплачивается сотруднику за то время, когда он фактически не работал (находился в отпуске, на больничном и т.п.), то вышеуказанное условие не выполняется, а значит и льготы, предусмотренные п.3 ст.217 НК РФ, на такие суммы не распространяются.

Что касается требования чиновников, касающегося документов, подтверждающих право собственности на движимое имущество, не подлежащее государственной регистрации (ноутбуки, телефоны, компьютеры и т.д.), то его можно оспорить в судебном порядке. Суды в большинстве случаев принимают сторону налогоплательщиков.

Так, например, ФАС Северо-Западного округа в своем Постановлении от 17.07.2007г. №А56-49256/2006 указал, что отсутствие у работника права собственности на движимое имущество должно быть доказано налоговым органом.

В Постановлении ФАС Поволжского округа от 19.08.2008г.№А06-6865/07 суд выразил мнение, что отсутствие документов, подтверждающих право собственности работников на используемое в работе имущество, не является должным основанием для доначисления НДФЛ на суммы выплачиваемой работникам компенсации.

Отдельно нужно осветить вопрос нормирования компенсационных выплат за использование личного транспорта для целей НДФЛ.

Еще в 2009 году Минфин в своих разъяснениях указывал, что суммы компенсаций за использование личного транспорта, превышающие нормы, установленные для целей налога на прибыль, облагаются НДФЛ.

Такое мнение изложено, в частности, в Письме Минфина РФ от 03.12.2009г.№03-04-06-02/87:

«Так как установление специальных норм компенсации работникам за использование личного транспорта для целей налогообложения налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом Кодексом не предусмотрено, полагаем, что использование в этих целях норм, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002г. №92 «Об установлении норм расходов организации на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией», не будет противоречить положениям п.3 ст.217 Кодекса и пп.2 п.1 ст.238 Кодекса.

При этом сами такие выплаты могут производиться в размерах, определенных соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме, как это предусмотрено ст. 188 Трудового кодекса.

Таким образом, на основании п.3 ст.217 и пп.2 п.1 ст.238 Кодекса не подлежит налогообложению налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом сумма компенсации за использование личного транспорта в служебных целях, выплачиваемая работнику в пределах норм, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002г.№92.»

Однако, впоследствии ведомство изменило свое мнение. Так, в своем Письме от 31.12.2010г.№03-04-06/6-327 Минфин ссылается уже не на 25 главу НК, а на положения ТК РФ:

Согласно ст. 188 Трудового кодекса при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Таким образом, освобождению от обложения налогом на доходы физических лиц в соответствии с п. 3 ст. 217 Кодекса подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.

При этом должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов.»

Кроме того, Президиум ВАС РФ в своем Постановлении от 30.01.2007г.№10627/06 по делу №А32-35519/2005-58/731 указал, что нормы, установленные Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002г.№92 в соответствии с пп.11 п.1 ст. 264 НК РФ, предназначены исключительно для целей налогообложения прибыли и не должны применяться к НДФЛ.

Суд пришел к выводу, что компенсация за использование личного транспорта в служебных целях не облагается НДФЛ в размере, определенном соглашением сторон трудового договора.

Страховые взносы

«При этом при расчете суммы компенсации целесообразно учитывать степень износа используемого личного имущества работника, а также срок его полезного использования, который может быть определен на основании технической документации на это имущество.

Таким образом, сумма компенсации и возмещения расходов, выплачиваемая работнику за использование (износ) личного имущества в служебных целях, не подлежит обложению страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее работником в соответствии со статьей 188 ТК РФ.»

Однако в случае с компенсаций за использование личного транспорта есть некоторые рискованные моменты:

«Судами установлено, что общество привлечено к ответственности в виде взыскания недоимки, штрафа и пеней за занижение базы для начисления страховых взносов на суммы выплат компенсаций за использование личного автомобиля «сверх нормы»…

…У фонда отсутствуют основания для доначисления обществу страховых взносов на обязательное пенсионное и медицинское страхование с суммы компенсации расходов за использование личного транспорта в служебных целях «сверх нормы», в связи с недоказанностью экономической нецелесообразности таких расходов.

Кроме того, нормативными правовыми актами в области обязательного пенсионного и медицинского страхования нет разделения компенсации за использование личного транспорта в служебных целях, выплаты по которым освобождаются от обложения страховыми взносами на выплаченные в пределах нормы и выплаченные сверх нормы.»

Налог на прибыль

В соответствии с п.1 Постановления №92, нормы расходов организаций на выплату компенсации* за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов установлены в следующих размерах (рублей в месяц):

Суммы компенсаций за использование любого иного имущества, кроме транспортных средств, учитываются в расходах для целей налога на прибыль в том размере, который установлен соглашением сторон.

При этом не следует забывать об экономической обоснованности и документальном подтверждении данных расходов.

Об этом напоминает Минфин в своем Письме от 11.04.2013г.№03-04-06/11996:

«Таким образом, размер возмещения расходов работника за использование личного имущества (за исключением личного транспорта) в служебных целях определяется соглашением между организацией и таким сотрудником и должен соответствовать положениям ст. 252 Кодекса в части экономической обоснованности затрат, связанных с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности.»

Источник

Оформление компенсации за использование личного имущества в служебных целях

При исполнении трудовых функций сотрудники предприятий часто пользуются собственным имуществом в виде мобильного телефона, транспортного средства, инструмента (в том числе музыкального) или оборудования.

Инициатором подобного использования может выступать как руководство организации, так и работник. В любой ситуации должны быть соблюдены положения трудового законодательства, касающиеся возмещения затрат сотрудника (ст. 188 ТК РФ), если:

Вопрос: Как отразить в учете выплату компенсации за использование в служебных целях личного имущества работника?
В соответствии с трудовым договором организация ежемесячно выплачивает работнику компенсацию за использование его личного ноутбука в служебных целях. По соглашению сторон размер компенсации составляет 1 000 руб. Выплата компенсации производится на основании распоряжения руководителя в следующем месяце на банковский счет работника. Ноутбук используется для управленческих нужд организации.
Для целей налогообложения прибыли используется метод начисления.
Посмотреть ответ

В ТК РФ не указан полный перечень имущества, принадлежащего работнику и используемого в процессе трудовой деятельности с согласия руководства предприятия. Поэтому компенсировать можно применение в работе любого личного имущества, осуществляемого с согласия/разрешения руководства организации.

Вопрос: Отражается ли в форме 6-НДФЛ компенсация за использование личного транспорта работника в служебных целях?
Посмотреть ответ

Соглашение о компенсации за использование собственного имущества

Размер возмещаемых сотруднику расходов за эксплуатацию в работе личного имущества устанавливается посредством:

До заключения соглашения предприятие должно определить необходимость привлечения собственности работника в процессе выполнения им трудовых обязанностей, а также принадлежность последнего сотруднику.

Отражение возмещения в трудовом контракте

После того как стороны договорились об использовании имущества работника, происходит подписание контракта или дополнительного соглашения к нему с указанием условий работы с объектом.

Вопрос: Нужны ли путевые листы для учета в целях налога на прибыль расходов по выплате компенсации сотрудникам за использование личных автомобилей для служебных целей (п. 1 ст. 252, пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ)?
Посмотреть ответ

В тексте документа отражается:

Период действия договоренности об использовании собственности работника не может превышать срок действия трудового договора.

К соглашению следует приложить копии документов на право собственности/пользования объектом, расчет суммы оплаты и иные документы, отражающие особенности сделки.

Величина возмещения может устанавливаться сторонами договора в любом размере, так как в ТК РФ ограничений по нему не предусмотрено. Сумма выплаты может покрывать износ имущества (ст. 106 ТК РФ), амортизационные отчисления и учитываться в себестоимости продукта полностью независимо от размера. Работодатель вправе также возмещать владельцу затраты по ремонту объекта, его содержанию и эксплуатации.

К сведению! При согласовании оплаты следует учитывать ПП РФ №92 (08.02.2002), определяющее нормы затрат предприятия на плату за использование личного ТС (автомобиля, мотоцикла). В учете возмещение в пределах действующих норм относят к прочим расходам по производству и реализации. Выплаты, превышающие нормативное значение, не будут приняты к зачету ФНС.

Компенсация охватывает лишь время эксплуатации объекта в интересах предприятия-работодателя и не выплачивается за периоды отсутствия сотрудника на рабочем месте в связи с отпуском или при болезни.

Оформление выплаты по договору аренды

Оформление договора аренды имущества, принадлежащего сотруднику компании, производится с учетом положений ГК РФ. К примеру, транспортное средство может быть арендовано с экипажем или без такового. Соответственно управлять арендованным ТС, осуществлять техническое обслуживание автомобиля будет работник (владелец) или иные сотрудники, назначаемые работодателем (арендатором).

В тексте договора об аренде отражаются параметры арендуемого объекта, условия сделки, все особенности правоотношений сторон, включая стоимость аренды. За пользование собственностью сотрудника компания оплачивает не компенсацию, а арендную плату.

Отражение в учете оплаты за использование личного имущества

При заключении соглашения об аренде следует учесть, что:

При оплате компенсации по задействованному в трудовой деятельности личному имуществу НДФЛ не удерживается (ст. 217 НК РФ, письмо МФ РФ № 03-04-06/11996, 11.04.2013). Выплата в любой сумме, оговоренной в трудовом контракте/приложении к контракту, считается компенсацией, выплачиваемой согласно законодательству.

В большинстве ситуаций при подсчете налога по прибыли можно списать возмещение на расходы полностью (письмо МФ РФ от 11.04.2013). Исключение составляют ситуации по использованию в работе принадлежащего частному лицу автотранспорта, когда в налоговые траты включается сумма компенсации, соответствующая установленным нормам (ст. 264 НК РФ).

Компании, работающие по УСН, в которой налогообложение производится с разницы затрат и поступлений, также могут снизить налогооблагаемый объем на размер компенсаций, выплачиваемым сотрудникам за пользование личным ТС, в пределах установленных норм (ст. 346 НК РФ).

К сведению! Нормы затрат по оплатам включают все траты, связанные с задействованием личного транспорта в служебной сфере. Любые сверхнормативные оплаты и возмещения расходов при пользовании личным ТС не понижают облагаемую сумму при подсчете налога по УСН, по (письмо МФ РФ № 03-11-11/82, 26.02.2013).

В бухучете компенсация отражается на 73 сч. «Расчеты по прочим операциям с персоналом» операцией:

Дебет сч. 26, 44 / Кредит сч. 73 (субсч. «Расчеты по компенсации»).

Выдана оплата за эксплуатацию собственного имущества сотрудника в служебных целях:

Дебет сч. 73 / Кредит сч. 50, 51.

Компенсация за пользование собственностью работника снижает базу для подсчета налогов только при наличии документального подтверждения факта использования объекта.

Возможные спорные ситуации по оплате компенсации

В процессе осуществления трудовой деятельности между работником и руководством предприятия могут возникать разногласия по вопросам компенсации за использование личного имущества в процессе труда.

Если произошла поломка компьютера у сотрудника, работающего не в офисе компании, то невозможно установить, произошла ли поломка при исполнении работы или при эксплуатации устройства с личными целями.

Все условия по использованию объектов личной собственности (размер, порядок, периодичность оплаты возмещения и иных трат, особые условия), в том числе технических или программных устройств, средств защиты информации, должны отражаться в трудовом договоре о дистанционной работе сотрудника (ст. 57, 312 ТК РФ).

Если условие, касающееся поломки компьютера, не было включено в трудовой договор, то данное обстоятельство не освобождает организацию от необходимости произвести оплату стоимости ремонта оборудования в случае его поломки.

Разногласия возникают по оплате использования личного ТС для проезда к месту командировки. Но работник, направленный в служебную командировку, получает возмещение расходов на проезд (ст. 168 ТК РФ). В законе не содержится уточнение по виду используемого для проезда транспорта. Поэтому компенсацию проезда на личном автомобиле следует отнести к возмещению затрат на командировку.

Источник

• ← компенсационные выплаты за использование автомобиля в служебных целях
• компенсационные выплаты за неиспользованный отпуск →