компенсация дистанционному работнику код дохода
Особенности налогообложения выплат работнику на «удаленке»
Автор: Нестеров С. Е., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»
Каков порядок налогообложения зарплаты и премий, выплачиваемых дистанционным работникам? В какие сроки надо перечислять НДФЛ и страховые взносы с выплат таким сотрудникам? Каковы нюансы налогообложения компенсационных выплат при удаленной работе?
Налогообложение доходов сотрудника, работающего удаленно
На дистанционных работников в период выполнения ими трудовой функции дистанционно распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных гл. 49.1 ТК РФ.
К сведению: заключение трудовых договоров о дистанционной работе не влечет создание обособленных подразделений. Дистанционная работа выполняется вне места нахождения какого-либо подразделения работодателя и вне стационарного рабочего места (ст. 312.1 ТК РФ, Письмо Минфина России от 01.12.2014 № 03-04-06/61300), следовательно, обособленное подразделение не образуется (Письмо Минфина России от 29.05.2019 № 03-15-06/38981). Финансовое ведомство отметило, что в определении дистанционной работы имеются признаки, отличные от характерных признаков обособленного подразделения организации, определение которого приведено в п. 2 ст. 11 НК РФ (Письмо от 19.01.2018 № 03-02-07/1/3617).
Условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты) являются обязательными для включения в трудовой договор (абз. 5 ч. 2 ст. 57 ТК РФ). При этом выполнение работником трудовой функции дистанционно не может служить основанием для снижения ему заработной платы (ст. 312.5 ТК РФ). Уменьшить заработную плату сотрудника при переводе его на дистанционную работу можно в случае сокращения продолжительности рабочего времени и понижения норм труда.
К сведению: Роструд разъяснил, что условия оплаты труда при переходе организации на дистанционную работу остаются прежними при сохранении продолжительности рабочего времени и норм труда. Если работник трудится полное время и выполняет весь объем работы, оснований для снижения ему зарплаты нет (Письмо от 09.04.2020 № 0147-03-5).
Доходы сотрудника, работающего удаленно, облагаются НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке.
Сумма НДФЛ удерживается из выплачиваемого дохода и перечисляется в бюджет по месту учета в налоговой инспекции. Если источником выплаты является обособленное подразделение, то налог перечисляется по месту его учета (п. 1, 3, 4, 7 ст. 226 НК РФ, Письмо ФНС России от 14.10.2020 № СД-4-3/16830).
Страховые взносы также перечисляются по месту учета (п. 11 ст. 431 НК РФ).
Налоговый агент должен придерживаться следующих сроков уплаты НДФЛ, удержанного при выплате доходов дистанционным работникам:
НДФЛ с зарплаты, премий, выплат по гражданско-правовым договорам – не позднее следующего рабочего дня после их выплаты (п. 7 ст. 6.1, п. 6 ст. 226 НК РФ). С авансов по зарплате НДФЛ не уплачивается (п. 2 ст. 223, п. 3, 4, 6 ст. 226 НК РФ, Письмо Минфина России от 21.02.2019 № 03-04-05/11355);
НДФЛ с отпускных и больничных – не позднее последнего дня месяца, в котором они были выплачены, если последний день месяца совпал с выходным, праздничным или нерабочим днем, то не позднее первого рабочего дня следующего месяца (п. 7 ст. 6.1, п. 6 ст. 226 НК РФ).
Страховые взносы с выплат дистанционным работникам уплачиваются за каждый месяц не позднее 15-го числа следующего месяца (пп. 1 п. 1 ст. 419, п. 1, 3 ст. 431 НК РФ, ст. 3, п. 1 ст. 5, п. 4 ст. 22, п. 1, 9 ст. 22.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).
Налогообложение компенсаций, выплачиваемых сотруднику, работающему дистанционно
На основании ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования, других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора в письменной форме.
К сведению: компенсации представляют собой денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с выполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом и другими федеральными законами (ст. 164 ТК РФ).
В соответствии с Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной (удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях» (далее – Федеральный закон № 407-ФЗ) положения гл. 49.1 ТК РФ были изложены в новой редакции.
Статьей 312.6 ТК РФ (в редакции Федерального закона № 407-ФЗ) предусмотрена обязанность работодателя по обеспечению дистанционного работника необходимыми для выполнения им трудовой функции оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами.
Дистанционный работник вправе с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать свое или арендованное им оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства. При этом работодатель выплачивает дистанционному работнику компенсацию и возмещает расходы, связанные с их использованием. Сроки и размеры возмещения устанавливаются коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.
Напомним, что ранее не была предусмотрена обязанность работодателя по обеспечению работника оборудованием и порядок обеспечения устанавливался трудовым договором. При этом в договоре могла быть закреплена обязанность работника по использованию им при выполнении своей трудовой функции оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, предоставленных или рекомендованных работодателем.
К сведению: статьей 312.9 ТК РФ определено, что на период временного перевода на дистанционную работу по инициативе работодателя на сотрудника распространяются гарантии, предусмотренные гл. 49.1 ТК РФ для дистанционного работника, включая гарантии, связанные с охраной труда, обеспечением работника за счет средств работодателя необходимыми для выполнения трудовой функции дистанционно оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами, выплатой работнику компенсации в связи с использованием работником принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также с возмещением работнику других расходов, связанных с выполнением дистанционной работы.
В Письме от 12.02.2021 № СД-4-11/1705@ ФНС рассмотрела вопрос об уплате НДФЛ, страховых взносов и налога на прибыль при компенсации дистанционным работникам затрат на использование оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств. Чиновники отметили, что понятие компенсаций, связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, а также случаи их предоставления определены Трудовым кодексом.
К сведению: по мнению ФНС, методика расчета сумм компенсаций расходов дистанционных работников, а также перечень возмещаемых расходов с указанием подтверждающих их документов утверждаются организацией самостоятельно локальным нормативным актом.
Налог на доходы физических лиц.
При определении базы по НДФЛ следует учитывать все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды (п. 1 ст. 210 НК РФ). При этом в ст. 217 НК РФ приведен перечень доходов, освобождаемых от налогообложения. В силу п. 1 данной статьи не подлежат обложению НДФЛ компенсационные выплаты, предусмотренные законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанные, в частности, с выполнением работниками трудовых обязанностей.
Страховые взносы.
Объектом обложения страховыми взносами для плательщиков страховых взносов – организаций признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования, в частности, в рамках трудовых отношений (пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ). Согласно п. 1 ст. 421 НК РФ база для исчисления страховых взносов для организаций определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных п. 1 ст. 420 НК РФ, за исключением сумм, указанных в ст. 422 НК РФ.
На основании пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды предусмотренных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
К сведению: суммы компенсаций расходов дистанционных работников не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами в размере, определяемом коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.
Ранее разъяснения о том, что компенсация, выплачиваемая дистанционному работнику за использование оборудования, не облагается взносами и НДФЛ, были даны в письмах Минфина России от 29.10.2020 № 03-04-06/94269, от 06.11.2020 № 03-04-06/96913:
суммы компенсаций расходов дистанционных работников на использование принадлежащих им оборудования и программно-технических средств не подлежат обложению страховыми взносами и налогом на доходы физических лиц в размере, определяемом трудовым договором о дистанционной работе между организацией и работниками;
размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного (арендованного) оборудования (средств), услуг связи для целей трудовой деятельности. То есть организация должна располагать копиями документов, подтверждающих как приобретение (аренду) работником оборудования (средств), так и расходы, понесенные им при использовании такого оборудования (средств) в служебных целях, а также расходы на используемые в служебных целях услуги связи.
При этом Минфин ссылался на положения ст. 312.3 ТК РФ в редакции, действовавшей до внесения Федеральным законом № 407-ФЗ поправок.
Налог на прибыль.
Расходами для целей налогообложения прибыли организаций признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные организацией (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Документально подтвержденными расходами являются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, или документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
К сведению: для освобождения от обложения НДФЛ и страховыми взносами полученных доходов, а также для признания рассматриваемых компенсационных выплат в составе расходов в целях налогообложения прибыли организации необходимы документы, подтверждающие фактическое использование работником принадлежащего ему или арендованного им имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы таких расходов.
Как компенсировать удаленному сотруднику использование личного имущества
эксперт в сфере налогообложения, член Палаты налоговых консультантов
С 2021 года работодатели обязаны обеспечить дистанционщика всем необходимым для работы или компенсировать использование личного имущества. Читайте, как отразить компенсацию в кадровом, бухгалтерском и налоговом учете
Кадровое оформление компенсации за использование личного имущества
Ситуации, когда сотрудники используют личное имущество в служебных целях, возникали задолго до узаконивания дистанционного формата работы:
С введением понятия дистанционная работа в ТК РФ появилась ст. 312.6, которая регулирует этот вопрос:
Предусмотреть выплату и размер компенсации за использование личного имущества можно в отдельном пункте трудового договора с новым сотрудником или в дополнительном соглашении, если на удаленку переходит кто-то из давно работающих.
В договоре или допсоглашении необходимо определить и условия выплаты компенсации. Обязательно пропишите четкое наименование имущества, за которое назначаете компенсацию, размер и сроки выплаты (Письмо ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@). Укажите способ расчета суммы. Это может быть фиксированная сумма или расчет пропорционально времени фактической работы, тогда за периоды отпуска, больничного, командировки компенсация не выплачивается.
Налогообложение компенсации
При правильном оформлении компенсация за использование личного имущества принимается в расходах по налогу на прибыль и не облагается зарплатными налогами: НДФЛ, страховыми взносами. Работодатель обязан указать факт назначения компенсации, порядок расчетов и сроки выплат в трудовом договоре или допсоглашении к нему.
Налог на прибыль
Компенсация за использование работником личного имущества учитывается в расходах по налогу на прибыль организаций на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (Письмо Минфина России от 08.12.2006 № 03-03-04/4/186).
Работник может использовать в служебных целях разные виды личного имущества, но налоговое законодательство содержит предельные нормы только для компенсаций за использование личных автомобилей и мотоциклов. Для других видов имущества размер выплат неограничен.
Предельные нормы компенсаций за транспорт, принимаемые в расходах по налогу на прибыль, приведены в Постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 и составляют:
В них уже заложены износ, горюче-смазочные материалы и ремонт, поэтому сумму, возмещаемую сверх нормативов, в налоговые расходы включать нельзя (Письмо Минфина от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366).
Размер компенсации за использование иного имущества для налога на прибыль не установлен, в расходы включается сумма, определенная соглашением между работником и работодателем (Письмо Минфина России от 04.02.2020 № 03-03-06/1/6672)
Помните про ст. 252 НК РФ:
Для обоснования можно воспользоваться рекомендациями Минфина России из Письма от 31.12.2004 № 03-03-01-04/1/194. Ведомство предлагает рассчитывать компенсацию за износ по аналогии с амортизацией:
Пример. Менеджер работает на своем ноутбуке, и организация выплачивает ему компенсацию за использование личного компьютера в служебных целях. Сумма определена соглашением сторон в размере 10 000 руб. в месяц.
Компьютеры и ноутбуки входят во вторую амортизационную группу. Рыночная стоимость ноутбука приблизительно равна 60 000 руб. Сумма износа составит от 1 667 до 2 400 руб. в месяц. Получается, что размер выплачиваемой менеджеру компенсации превышает сумму износа в четыре раза. В такой ситуации велика вероятность, что налоговые органы посчитают эти расходы экономически необоснованными. Оптимальной будет компенсация 2 000–2 500 руб. в месяц.
Для обоснованного включения затрат в расходы у организации должны быть документы, подтверждающие, что работнику для выполнения его служебных обязанностей действительно требуется соответствующие оборудование или материалы. Это могут быть должностные инструкции, трудовой договор, допсоглашение к трудовому договору.
ФНС также считает, что для получения компенсации работник должен представить организации документы, которые подтверждают его право собственности на используемое имущество (Письмо ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).
Пример. При использовании автомобиля нужно представить ПТС. Если в документе указан не сотрудник, а супруг или супруга, для учета компенсации в расходах необходимо представить свидетельство о браке, а сама машина должна быть куплена в браке (Письмо Минфина России от 27.08.2012 № 03-04-05/6-1004).
Возникает вопрос: какие документы могут подтвердить право собственности на компьютер, принтер или мобильный телефон? Минфин и ФНС молчат, скорее всего, потому что такого требования нет ни в Налоговом, ни в Трудовом кодексах.
Налоговая в Письме от 27.01.2010 № МН-17-3/15@ разъяснила, что должны быть документы, доказывающие принадлежность имущества работнику, но опять без конкретики. Поэтому подтверждением может стать четкое указание имущества, по которому выплачивается компенсация, например «компенсация за ноутбук Xiaomi Mi Notebook Pro 15».
Минфин в Письме от 06.11.2020 № 03-04-06/96913 пошел дальше и заявил, что работодатель должен располагать копиями документов, которые доказывают приобретение или аренду оборудования работником, а также расходы, понесенные при использовании оборудования в служебных целях. То есть если платим за телефон, то должны быть документы, свидетельствующие о служебных разговорах, если платим за авто — маршрутные (путевые) листы, чеки АЗС.
Как учитывать компенсацию за использование личного имущества тем, кто на УСН, читайте в шпаргалке. Она размещена в конце статьи.
В конце статьи есть шпаргалка
Выплаты за использование личного имущества работника в служебных целях, а также возмещение связанных с этим расходов не облагаются НДФЛ.
Правила такие же, как при учете налога на прибыль:
Важно: для расчета НДФЛ нет нормирования даже для личного транспорта (Письмо ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).
Работодатель должен обосновать размер компенсации, потому что чрезмерно большую сумму могут посчитать схемой экономии на зарплатных налогах. Поэтому не платите заведомо большие суммы, которые вы не сможете экономически обосновать.
Компенсация за использование личного имущества в служебных целях в 6-НДФЛ не отражается (ст. 217 НК РФ, Письмо ФНС России от 11.04.2019 № БС-4-11/6839@).
Страховые взносы
Компенсация за использование личного имущества в служебных целях не облагается страховыми взносами на обязательное пенсионное, медицинское страхование и страхование по временной нетрудоспособности и материнству. Как и при НДФЛ, размер компенсации не нормируется (ст. 188 ТК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, Письма Минфина России от 06.12.2019 № 03-04-06/94977, ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@). Размер возмещения должен соответствовать экономически обоснованным затратам работника.
Этот вид компенсации работодатель должен отразить в форме РСВ в составе выплат, не подлежащих обложению по ст. 422 НК РФ:
Также ее нужно указать в персонифицированных сведениях о сотруднике, получающем компенсацию (разд. 3 РСВ). В частности, общую сумму выплат, как облагаемых, так и необлагаемых, следует включить в показатель графы 140 подраздела 3.2.1 (пп. 20.22, 20.23 Порядка заполнения расчета по страховым взносам).
Если в трудовом договоре (соглашении к нему) выплата компенсации и ее размер не определены, на нее придется начислить страховые взносы.
Бухгалтерский учет компенсаций
Чтобы учесть суммы выплат, бухгалтер должен сделать следующие проводки:
