компенсация гсм что это значит

Компенсация ГСМ в 2020 году: кому, что и как компенсировать

Компенсация ГСМ — это возмещение затрат, которые возникли у работника из-за использования личного транспорта в служебных целях. Рассказываем, как оформляются и возмещаются сотруднику расходы на горюче-смазочные материалы.

Обязательно ли компенсировать ГСМ

Для начала разберемся подробнее, компенсация ГСМ — что это и почему работодатель обязан возместить такие расходы. Должностные обязанности целого ряда работников, таких, как курьеры, бухгалтеры, руководители, сопряжены с частыми разъездами. Компенсация ГСМ сотрудникам, использующим личный транспорт, в обязательном порядке выплачивается работодателем (ст. 188 ТК РФ).

Если служащий имеет разъездной характер работы, но при этом в учреждении отсутствуют собственные автосредства, он вправе воспользоваться личным транспортом для исполнения своих должностных обязанностей.

Компенсация расходов на бензин сотруднику производится при соблюдении следующих условий:

Как оформлять

Для корректного ведения учета компенсация за бензин сотруднику должна быть оформлена документально. Все детали возмещения надлежит закрепить в дополнительном соглашении к трудовому договору работника.

Далее в учреждении создается приказ руководства, в котором отражаются работы или должностные обязанности, в соответствии с которыми производится компенсация бензина сотрудникам, причины использования личного автотранспортного средства, а также виды издержек, возмещаемых служащим.

После согласования компенсирования издержек работник оформляет и передает в бухгалтерию заявление на соответствующее возмещение.

Бухгалтерский учет и проводки

Возмещение затрат производится в отношении любого сотрудника предприятия, использующего личное авто с целью исполнения своих служебных обязанностей. Учет расходов осуществляется в разрезе должности, трудовой деятельности конкретного работника. В бухучете издержки на горюче-смазочные материалы относятся к общехозяйственным либо коммерческим расходам.

Компенсация ГСМ, проводки:

Максимальный размер выплат для легкового транспорта установлен нормами ПП РФ № 92 от 08.02.2002 и Налоговым кодексом РФ (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Нормативы варьируются в зависимости от объема двигателя в следующих пределах:

Если служащий использует грузовое транспортное средство, компенсация производится в полном размере величины издержек.

Налогообложение

Согласно действующим нормативно-правовым актам, на возмещение расходов ГСМ, произведенных с целью исполнения сотрудником служебных обязанностей, не начисляются ни налог на доходы физических лиц (п. 3 ст. 217 НК РФ), ни страховые взносы (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.

Источник

Работодатель оплатил не все расходы на бензин в командировке

Я ездил в командировку на личном автомобиле БМВ F30 320i «автомат» 2012 года выпуска. Проехал около 8000 км, собрал чеки с автозаправок и отдал их работодателю, чтобы тот возместил расходы.

Со мной в командировке был коллега, у него Ниссан Кашкай 2.0 МТ 2008 года выпуска. Перемещались мы вместе по одному маршруту, так что километраж был общим.

Вопросов в этой ситуации несколько:

Артем, работодатель использует верные источники, но, возможно, ошибается в формуле расчета. Я разберу по этапам, как компания должна считать расходы на бензин.

Как работодатель компенсирует затраты на бензин

Сотрудник может договориться с работодателем и поехать в командировку на личном автомобиле. После возвращения работодатель посчитает, какие из затрат на топливо были произведены в рабочих целях, и компенсирует их.

Возместить все расходы по чекам работодатель не может: это невыгодно с точки зрения налогов. Дело в том, что в чеках указана общая сумма, которую потратил сотрудник. При этом он мог ездить по личным делам, например в магазин за продуктами. Получается, если сотруднику выплатят всю сумму по чекам, то оплатят и личные поездки. Когда налоговая проверит затраты и увидит расходы на нерабочие нужды, работодателя обяжут уплатить НДФЛ с компенсации затрат на нерабочие поездки.

То, как работодатель компенсирует расходы на бензин, он закрепляет в коллективном договоре, приказе о командировках или другом локальном нормативном акте. Перед поездкой сотрудник может ознакомиться с документом и узнать, как будут считать компенсацию. Если не устроит точность расчета, можно отказаться от поездки на личном автомобиле или договориться с работодателем о других условиях в специальном соглашении.

Некоторые компании заключают с сотрудниками соглашение о компенсации. В нем могут прописать фиксированную сумму, которая включает затраты на бензин. Так работник еще до командировки знает, сколько получит.

Если работодатель и работник не заключили соглашение о компенсации или прописали в нем, что затраты на бензин компания компенсирует дополнительно, работодатель считает рабочие расходы. Для этого ему нужно знать:

Стоимость бензина работодатель считает как среднее значение по чекам с АЗС. Километраж и расход топлива он может определить несколькими способами.

Источник

Компенсация ГСМ: что это такое, кому и как ее выплачивают

Оплата ГСМ — это возмещение расходов на покупку топлива и смазочных материалов в случае использования работником личного транспорта в служебных целях. Но существуют нюансы, как правильно документально оформить выплаты и как отразить их в учете.

О чем идет речь

Горюче-смазочные материалы (ГСМ) в организациях, использующих автопарк, требуют не только учета, но и своевременной оплаты, особенно если речь идет об использовании сотрудниками в интересах компании собственного автотранспорта. Чтобы разобраться, что такое компенсация ГСМ и как ее рассчитывать, обратимся к статье 188 ТК РФ. В ней указано, что обязанность работодателя — заплатить сотруднику за пользование личным автомобилем, оплатить износ и расходы, связанные с его использованием, в том числе на бензин (иной вид топлива), специальные смазки и жидкости.

ТК РФ не дает более подробное определение, что такое оплата ГСМ. Но из других нормативных актов следует, что при использовании личного транспорта работник вправе получать отдельно возмещение расходов за приобретенное топливо и смазки, и отдельно — суммы (издержки) за использование собственного транспортного средства.

В какой сумме устанавливают компенсации сотруднику

Размер возмещения сотруднику за личное авто не регламентирован на законодательном уровне. Статья 188 ТК РФ указывает, что условия о компенсации за использование транспорта стороны трудового договора согласовывают самостоятельно. Договориться следует:

По первой и второй позициям целесообразно установить платежи в фиксированном размере, но в законодательстве не прописана такая обязанность сторон.

Расходы на ГСМ и ремонт следует компенсировать в фактически понесенных объемах. Дополнительно стоит указать, как работнику подтвердить расходы на топливо и ремонт автомобиля, какие предоставить подтверждающие документы, в каких случаях расчет компенсации ГСМ не ведется и возмещение не положено.

Как оформляют выплаты

Использовать собственное имущество сотрудник вправе с ведома и согласия работодателя. Согласие на работу на личном автотранспортном средстве закрепляют в письменным виде. Договоренность вписывают в трудовой договор сотрудника или допсоглашение к нему. В этом же документе указывают, каким образом осуществляется оплата ГСМ работнику и в каком размере покрывают издержки.

Образец допсоглашения

Поскольку компенсация ГСМ сотрудникам, использующим личный транспорт, выплачивается по факту произведенных расходов, работнику следует доказать издержки на приобретение топлива и ремонт. Для этого потребуются чеки автозаправочных станций, акты ремонтных мастерских, товарные чеки на приобретение запчастей.

А чтобы подтвердить, что транспорт использовался в интересах организации, от работника требуется отчет о поездках. Форма отчета о поездках разрабатывается организацией самостоятельно, утверждается приказом руководителя. Составлять его целесообразно по каждому работнику и по каждому автомобилю отдельным листом. Из отчета должно быть понятно, в какой день, куда и с какой целью ездил сотрудник на личном автомобиле.

Вот образец отчета о поездках для возмещения издержек, учитывая, что в марте сотрудник три раза находился в служебных поездках на личном автотранспорте.

Рекомендуем требовать от работника и заявление на оплату издержек. Поскольку рекомендованных форм нет, его пишут в свободной форме.

Руководителю ООО «Пион»

от менеджера по рекламе

о выплате компенсации и возмещении расходов, понесенных при использовании личного автомобиля в служебных целях

На основании ст. 188 Трудового кодекса Российской Федерации, прошу выплатить компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях за период с 02.03.2019 по 31.03.2019 в размере 5000 (пяти тысяч) рублей и возместить расходы, понесенные в связи с эксплуатацией личного автомобиля в служебных целях, в виде расходов на покупку ГСМ в размере 10 000 (десяти тысяч) рублей.

Полетаев / Полетаев С.В./

Заявление от работника вкупе с отчетом о поездках, совершенных в прошлом месяце, и чеками станет основанием для издания приказа о компенсации расходов. Составляйте его, используя внутренние требования к такого рода документации.

Общество с ограниченной ответственностью «Пион»

г. Санкт-Петербург 03.04.2019 № 08

О возмещении расходов, связанных с использованием личного автомобиля в служебных целях

На основании ст. 188 Трудового кодекса РФ,

П Р И К А З Ы В А Ю:

Выплатить менеджеру по рекламе Полетаеву С.В.:

Основание: дополнительное соглашение от 28.01.2019 № 1 к трудовому договору от 11.11.2019 № 259, заявление Полетаева С.В.

Генеральный директор Воронов Воронов А.В.

С приказом ознакомлены:

Бухгалтерский и налоговый учет

Издержки на ГСМ относятся к производственным, общехозяйственным или коммерческим затратам организации в зависимости от вида трудовой деятельности сотрудника, поэтому компенсация ГСМ — это работа и обязанность сотрудников бухгалтерии. Расходы они признают полностью и отражают проводками.

Источник

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях

Автор: Гришакова О., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

В каких случаях учреждение спорта может возмещать работнику расходы при использовании им личного транспорта в служебных целях? Как определить размер данной компенсации? Какие документы необходимо оформить? Как отразить выплату компенсации за использование личного транспорта в бухгалтерском и налоговом учете?

Основания для выплаты компенсации и ее размер

Как правило, компенсация работнику за использование личного транспорта в служебных целях может выплачиваться в случаях, когда его работа по роду производственной деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями и только с согласия работодателя.

Основанием для выплаты такой компенсации является ст. 188 ТК РФ: при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Из буквального толкования данной нормы следует, что с согласия работодателя работнику могут выплачиваться компенсация за использование личного транспорта (износ) и возмещение расходов, связанных с эксплуатацией транспортного средства (например, ГСМ, ремонт). Работодатель вправе самостоятельно определить размеры таких выплат и закрепить их соответствующим актом (в трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему).

Однако многие бюджетные и автономные учреждения, осуществляющие приносящую доход деятельность, при определении размера компенсации за использование личного транспорта в служебных целях придерживаются норм, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 (далее – Постановление № 92) в целях налогообложения прибыли:

для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2 000 куб. см – 1 200 руб. в месяц;

для легковых автомобилей с объемом двигателя более 2 000 куб. см – 1 500 руб. в месяц.

Согласно разъяснениям Минфина, приведенным в Письме от 05.04.2021 № 03-03-06/3/24885, в целях налогового учета в размере компенсации за использование личного транспорта для служебных нужд учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей, в том числе сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт.

Обратите внимание: при установлении размера компенсации за использование личного транспорта федеральным государственным служащим работодателям следует руководствоваться Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 № 563. Согласно этому документу размеры компенсации для госслужащих составляют 2 400 руб. – для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2 000 куб. см и 3 000 руб. – для легковых автомобилей с объемом двигателя более 2 000 куб. см. Кроме того, предусмотрены две выплаты: компенсация за использование личного транспорта и возмещение расходов на приобретение горюче-смазочных материалов.

Порядок назначения и выплаты компенсации за использование личного транспорта в служебных целях (возмещения расходов, связанных с его эксплуатацией в служебных целях), в том числе документальное оформление, может быть определен в отдельном локальном акте учреждения (например, положении об использовании личного автотранспорта в служебных целях). Приведем пример такого положения.

Положение об использовании личного транспорта работников в служебных целях

1. Данное положение разработано в соответствии со ст. 188 ТК РФ и устанавливает порядок выплаты компенсации за использование личного транспорта в служебных целях и порядок возмещения расходов, связанных с использованием указанного транспорта в служебных целях (далее соответственно – компенсация, возмещение расходов) работникам учреждения, деятельность которых связана с постоянными служебными поездками в соответствии с их должностными обязанностями.

2. Размеры компенсации и возмещения расходов работнику определяются в дополнительном соглашении к трудовому договору.

3. Дополнительное соглашение с работником заключается с согласия руководителя учреждения на основании заявления работника о необходимости использовать личный транспорт в служебных целях (в нем указывается, для исполнения каких должностных обязанностей и с какой периодичностью требуется использование личного транспорта). К заявлению прилагаются копия свидетельства о регистрации транспортного средства (с последующим предъявлением оригинала по требованию руководителя учреждения либо бухгалтерии).

4. Для получения компенсации и возмещения расходов работник по окончании месяца представляет руководителю учреждения заявку (отчет) по установленной форме (приложение 1) и документы, подтверждающие использование личного транспорта и понесенные расходы (маршрутный лист, иные документы, определяющие маршрут следования личного транспорта, а также кассовые чеки, квитанции, другие документы).

5. Решение о выплате компенсации и возмещении расходов принимается руководителем в 3-дневный срок со дня получения заявки (отчета) работника с учетом:

– необходимости использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками;
– времени использования личного транспорта в служебных целях.

6. Возмещение расходов на приобретение горюче-смазочных материалов производится по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).

7. Максимальный размер компенсации и возмещения расходов работнику в месяц не должен превышать предельные размеры, предусмотренные дополнительным соглашением к трудовому договору.

8. Выплата компенсации и возмещение расходов работнику производятся 1 раз в текущем месяце за истекший месяц на основании заявки (отчета), представленной работником, и дополнительного соглашения к трудовому договору. Данные выплаты перечисляются на банковскую карту работнику по реквизитам, указанным в заявке (отчете).

Руководителю ____________________________
(наименование работодателя)
__________________________________________
(Ф. И. О. руководителя)
от ________________________________________
(должность, Ф. И. О. работника)

Заявка (отчет)
об использовании личного транспорта в служебных целях работника и выплате компенсации и возмещении работодателем расходов, понесенных при его эксплуатации в служебных целях

выплатить компенсацию за использование личного автомобиля ( марка, модель, госномер ) в служебных целях в размере ________ (_____________________________) рублей и возместить расходы, понесенные в связи с эксплуатацией личного автомобиля в служебных целях, в виде _________________________________ в размере _____________ (_____________________) рублей за период с «___»___________ _____ г. по «___»___________ _____ г. путем перечисления денежных средств на мою банковскую карту.

К заявке прилагаются:

1. Документы, подтверждающие размер понесенных расходов.

2. Документы, подтверждающие использование автомобиля в служебных целях, в том числе маршрутные листы.

3. Копия документа на автомобиль (СТС или ПТС).

4. Реквизиты банковской карты.

«___»__________ ____ г.

____________/_____________ (подпись/Ф. И. О.)

Бухгалтерский учет

В соответствии с п. 7 Порядка № 209н возмещение персоналу расходов, связанных с осуществлением служебных, трудовых обязанностей, таких как расходы на компенсацию за использование личного транспорта для служебных целей, иные аналогичные расходы, подлежат отражению по соответствующим подстатьям статьи 220 «Оплата работ, услуг» КОСГУ.

Согласно разъяснениям, приведенным в Письме Минфина РФ от 01.09.2020 № 02-05-10/77002, при наличии локального акта, устанавливающего обязанность работодателя по компенсации затрат сотрудника, связанных с использованием личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, в том числе по возмещению расходов по приобретению горюче-смазочных материалов, такие расходы подлежат отражению по подстатье 222 «Транспортные услуги» КОСГУ и виду расходов:

112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда» – в казенных, бюджетных и автономных учреждениях (п. 48.1.1.2 Порядка № 85н);

122 «Иные выплаты персоналу государственных (муниципальных) органов, за исключением фонда оплаты труда» – в государственных и муниципальных органах (п. 48.1.2.2 Порядка № 85н).

В бухгалтерском (бюджетном) учете начисление и выплата компенсации за использование личного транспорта (в том числе возмещения расходов по приобретению ГСМ) отражаются следующими корреспонденциями счетов:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Обоснование

Начислена компенсация (возмещение расходов) за использование личного транспорта

0 109 60 222
0 401 20 222

п. 128 Инструкции № 174н*
п. 134 Инструкции № 183н**
п. 102 Инструкции № 162н***

Перечислена компенсация (возмещение расходов) за использование личного транспорта на банковскую карту:

– работнику бюджетного (автономного) учреждения

0 201 11 610
0 201 21 610
Забалансовый счет 18

п. 73 Инструкции № 174н
п. 73, 78 Инструкции № 183н

– работнику (служащему) казенного учреждения

п. 111 Инструкции № 162н

Выдана компенсация (возмещены расходы) за использование личного транспорта работнику наличными из кассы

0 201 34 610
Забалансовый счет 18

п. 85 Инструкции № 174н
п. 88 Инструкции № 183н Инструкция № 162н не содержит данной корреспонденции счетов, ее необходимо согласовать с финансовым органом или ГРБС (п. 2 Инструкции № 162н)

* Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденная Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.

** Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утвержденная Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н.

*** Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утвержденная Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.

Налоговый учет

Налог на прибыль

В целях исчисления налога на прибыль организаций расходы на выплату компенсации работнику за использование личного автомобиля для служебных поездок учитываются в пределах норм, установленных Постановлением № 92, а также при условии соблюдения критериев ст. 252 НК РФ (расходы должны быть экономически оправданы, документально подтверждены и направлены на осуществление деятельности, приносящей доход). При этом, как уже отмечалось выше, в размерах вышеуказанных компенсаций учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, ГСМ, ремонт).

Данные выплаты учитываются в составе прочих расходов (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Таким образом, если в бюджетном (автономном) учреждении предусмотрены компенсация за использование личного транспорта и возмещение расходов на его эксплуатацию и при этом общий размер этих выплат превышает нормы, установленные Постановлением № 92, то в целях налогового учета (если указанные расходы произведены учреждением за счет приносящей доход деятельности) суммы превышения не учитываются при налогообложении

Автономные учреждения, применяющие упрощенную систему налогообложения, в соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ при определении налоговой базы вправе уменьшить полученные доходы на расходы по выплате компенсации за использование для служебных поездок личных автомобилей в пределах норм, утвержденных Постановлением № 92, а также при условии соблюдения критериев ст. 252 НК РФ (Письмо Минфина РФ от 02.08.2019 № 03-11-11/58296). Суммы компенсации (возмещения расходов), превышающие нормы Постановления № 92, в налоговую базу не включаются.

Страховые взносы

Согласно пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды предусмотренных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Таким образом, с учетом положений ст. 188 ТК РФ выплаты компенсации и возмещения расходов работников, связанных с использованием личного имущества, не подлежат обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (в служебных целях), в размере, определяемом соглашением между учреждением и сотрудником. При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного имущества для целей трудовой деятельности. То есть учреждение должно располагать копиями документов, подтверждающих как право собственности работника на используемое имущество, так и расходы, понесенные им при использовании данного имущества в служебных целях (Письмо Минфина РФ от 06.12.2019 № 03-04-06/94977).

Компенсационные выплаты, производимые учреждением в соответствии со ст. 188 ТК РФ за использование личного автомобиля работника, используемого в интересах работодателя, освобождаются от обложения налогом на доходы физических лиц на основании п. 3 ст. 217 НК РФ в размере, определенном соглашением сторон трудового договора. При этом должны иметься копии документов, подтверждающих право собственности работника на используемое имущество, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов (Письмо Минфина РФ № 03-04-06/94977).

Источник