компенсация расходов дистанционному работнику в трудовом договоре

Компенсация расходов дистанционному работнику в трудовом договоре

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Каким документом установить порядок, сроки выплаты и размеры компенсации за использование принадлежащих дистанционному работнику оборудования, программно-технических средств, а также возмещение расходов, связанных с их использованием? Как правильно отразить это в локальном нормативном акте и трудовом договоре? Можно ли в трудовом договоре с дистанционным работником указать, что размер возмещения расходов составляет фиксированную сумму и не требует подтверждающих документов?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Порядок, сроки выплаты и размеры компенсации за использование принадлежащих дистанционному работнику или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также возмещение расходов, связанных с их использованием, могут быть установлены любым из указанных документов: коллективным договором, локальным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором или дополнительным соглашением к трудовому договору.
Каких-либо обязательных требований к порядку, сроку выплат, а также к их размеру, трудовое законодательство не содержит. Условия выплаты компенсации и возмещения расходов устанавливаются по усмотрению сторон трудовых отношений. В частности, может быть предусмотрено, что размер возмещения расходов составляет фиксированную сумму и не требует подтверждающих документов.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Павлова Наталия

Ответ прошел контроль качества

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

————————————————————————-
*(1) Смотрите вопрос-ответ 1, размещенный на информационном портале «Онлайнинспекция РФ».
*(2) Смотрите вопрос-ответ 2, размещенный на информационном портале «Онлайнинспекция РФ».
*(3) Смотрите вопрос-ответ 3, размещенный на информационном портале «Онлайнинспекция РФ».

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Источник

Дистанционные работники: возмещаем им расходы на приобретение и использование в работе личной техники

Эксперт-методолог BDO Unicon Outsourcing

специально для ГАРАНТ.РУ

Если еще недавно дистанционные сотрудники в штате компании были скорее единичными случаями, то сейчас удаленная работа превратилась в устойчивый тренд, и все больше работодателей сталкиваются с вопросами по обеспечению условий труда, организации рабочего места и обязанностям, которые они несут перед удаленными работниками. Ведь для выполнения своих трудовых функций специалистам требуется наличие оборудования (как минимум компьютера или его аналога), а для некоторых категорий – еще и специальная «начинка»: например, особые видеокарты, карты памяти, профессиональные программы и программы защиты информации.

На кого возложены обязательства по обеспечению оборудования, и какие расходы дистанционных работников подлежат возмещению, рассказала

Законодательная база: что изменилось?

До начала 2021 года выплата компенсаций и возмещение расходов сотрудникам, которые использовали личное оборудование в интересах работодателя, осуществлялись на основании ст. 188 Трудового кодекса. Под действие этой статьи попадали все категории сотрудников и любое оборудование, применяемое в служебных целях (компьютеры, автомобили, фото- и видеотехника).

С 1 января 2021 вступили в силу поправки к главе 49.1 ТК РФ, которые дополнили существующие правила и определили новые порядки взаимодействия между работодателями и сотрудниками, в том числе обязанности работодателя в части компенсаций и возмещения расходов.

Прежде всего, стоит разобраться, чем отличается «компенсация» от «возмещения расходов», и в каких случаях они действуют.

Компенсации: определяем размер выплат

Понятие «компенсация» определено в ст. 164 ТК РФ, как денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами.

В случае если работодатель не предоставляет дистанционному сотруднику служебную технику, работнику необходимо выплачивать компенсации за использование личного оборудования даже при отсутствии прямых денежных затрат из-за увеличения процента износа техники и сокращения сроков ее полезного действия.
Размер компенсации законодательно не регламентирован, он должен определяться соглашением сторон и зависеть от конкретной трудовой функции работника. Например, сумма компенсаций за компьютер архитектора, использующего дорогостоящее программное обеспечение и высокопроизводительную технику, должна оцениваться выше, чем эксплуатация компьютера со стандартным «офисным» пакетом программ и выходом в Интернет. Условие об использовании личного оборудования в служебных целях обязательно должно быть прописано в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему, в противном случае некоторые контролирующие органы могут признать выплату компенсации необоснованной. Согласно письму Минфина от 6 ноября 2020 г. № 03-04-06/96913 размер компенсаций должен быть экономически обоснован, при этом организация обязана «располагать копиями документов, как подтверждающими приобретение (аренду) оборудования (средств) работником, так и подтверждающими расходы, понесенные им при использовании их в служебных целях».

Методику определения размера компенсаций организация вправе устанавливать самостоятельно, ее потребуется также закрепить в локальном нормативном акте. Поскольку поправки были приняты только полгода назад и опыта проверок еще нет, сложно сказать, какие из методик будут оспариваться Минфином России. Организациям приходится действовать на свой риск и стараться максимально обезопасить себя от налоговых последствий.

Пример расчета компенсации

Компания может устанавливать лимиты как по срокам давности приобретения техники (например, исходя из фактического срока амортизации техники), так и при расчете суммы возвращения: для этого максимальную стоимость техники нужно разделить на определенный срок полезного использования.

Например, если срок составляет 60 месяцев, а пороговая стоимость компенсации в вашей компании для одного сотрудника – 50 тыс. руб, то лимит составит 833 руб. в месяц. В целях экономической обоснованности к этим суммам можно также применить несколько коэффициентов:

Последние коэффициенты рассчитываются индивидуально и зависят от условий трудового договора, данных графика и табеля.

Ситуация: сотрудник представил документы, что 3 года назад приобрел ноутбук на свое имя стоимостью 70 тыс. руб. Согласно трудовому договору для него установлена нормальная продолжительность рабочего времени, дистанционная работа 5 дней в неделю и не было отсутствий в отчетном периоде.

Чтобы рассчитать компенсационные выплаты:

В некоторых ситуациях дистанционный сотрудник может понести прямые денежные затраты, например, если для выполнения его обязанностей потребуется заменить вышедшие из строя детали. В этом случае работник должен представить документы, подтверждающие приобретение и установку (чеки, накладные и т.д.), а работодатель обязан возместить понесенные расходы.

Возмещение расходов: основные правила
Чтобы определить, какие расходы подлежат возмещению, работодателю стоит ориентироваться на следующие правила.

Бывают ситуации, когда служебная техника выходит из строя. В этом случае сотрудник должен вернуть оборудование, а работодатель будет самостоятельно решать, что ему делать со своим имуществом: заменить оборудование или отдать его в ремонт. Стороны могут также изменить условия трудового договора, чтобы работник использовал личное оборудование в интересах работодателя.

Если выданная работодателем служебная техника, например, компьютерная мышка, вышла из строя, работник может вернуть ее для замены или самостоятельно приобрести аналог, если такой порядок действий предусмотрен в локальном нормативном акте. В этом случае сотрудник должен вернуть сломанную технику и представить документы (чек) на приобретение новой мышки, а работодатель – возместить расходы на приобретение в установленных регламентами размерах.

Речь не идет о сопутствующих расходах, которые сотрудник может нести в связи с выполнением трудовой функции удаленно. Поэтому конкретный перечень оборудования и программно-технических средств необходимо закрепить в локальном нормативном акте или трудовом договоре, а также обосновать необходимость их использования для выполнения конкретной трудовой функции.

Работодатель имеет право устанавливать лимиты, в пределах которых сотруднику будут возмещаться расходы на покупку и ремонт оборудования или приобретение программ. Например, работник должен понимать, что если он приобретает оптическую мышку стоимостью 3 тыс. руб., то он может рассчитывать на возмещение в размере только 500 руб., так как для выполнения его задач не требуются дорогие устройства.

Расходы на Интернет: нужно ли возмещать?

Поскольку дистанционный сотрудник не «привязан» к определенному стационарному рабочему месту, у работодателя нет возможностей проверить, что работник использует для служебных целей стационарный домашний интернет. Соответственно невозможно получить достоверную информацию, какой интернет-тариф использует сотрудник, какой объем приходится на выполнение служебных задач, и какие расходы несет специалист в связи с его оплатой.

В профессиональных кругах не существует единого понимания, должны ли расходы на Интернет подлежать возмещению. Согласно одной позиции, доступ в Интернет – это расходы, связанные с использованием личного оборудования в служебных целях, которые должны быть компенсированы. Сторонники другого подхода утверждают, что согласно ст. 312.1. ТК РФ для выполнения дистанционной работы требуется подключение к Интернету, то есть интернет – это способ выполнения трудовой функции, и не орудие труда, поэтому и возмещать такие расходы сотруднику, с которым заключен договор о дистанционной работе, работодатель не обязан.

Если же компания считает необходимым компенсировать эти затраты, стоит предусмотреть ежемесячную компенсацию, размер которой будет определяться по соглашению сторон, поскольку никаких документальных подтверждений предоставить в этом случае невозможно. Определять размеры ежемесячных компенсационных выплат или лимиты возмещаемых работнику расходов следует при активном участии бухгалтера, который сможет профессионально оценить налоговые риски.

Компенсация расходов за использование личного оборудования сотрудника – непростая процедура, которая требует дополнительных ресурсов со стороны HR-специалистов и сотрудников бухгалтерии. Однако грамотно составленные локальные нормативные акты, контроль за соблюдение сроков отчетности позволят избежать проблем при проверке контролирующих органов.

Источник

Что и как работодатель должен компенсировать удаленному сотруднику

Имеет ли право сотрудник требовать от работодателя компенсации, если использует в рабочих целях собственное оборудование? Как рассчитывается сумма? На вопросы отвечает Юлия Холодионова, юрист и ведущий специалист по разрешению трудовых споров и конфликтов.

Ключевое лицо в этих вопросах – удаленный работник, выполняющий трудовые обязанности, скорее всего, вне места нахождения работодателя. Давайте разберемся по порядку.

Ст. 312.1 ТК РФ указывает на то, что дистанционной (удаленной) работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети «Интернет», и сетей связи общего пользования.

При такой форме организации трудовых отношений на работодателя возлагается задача наладить процесс взаимодействия с работниками всеми допустимыми и доступными средствами. По сути, обеспечение работника средствами труда является обязанностью работодателя по ст. 22 ТК РФ. В законе это звучит так:

Работодатель обязан обеспечивать работников оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения ими трудовых обязанностей.

Кандидат устраивается в уже созданную организацию, поэтому, например, выдача ему телефона для связи, компьютера и иных средств является обязанностью работодателя.

При поступлении на работу кандидат должен быть ознакомлен с правилами внутреннего распорядка у конкретного работодателя, а в случаях выполнения работы удаленно ему для ознакомления должны быть представлены локальные акты работодателя об организации рабочего процесса. Следовательно, работодателю необходимо разработать такие локальные акты. По аналогии с выдачей спецодежды и иных предметов, на которые устанавливается срок носки, использование оборудования работодателя так же имеет свой срок.

Использование оборудования удаленного сотрудника

Работник может использовать в работе собственное оборудование, но в таком случае при заключении трудового договора должно быть выражено согласие работодателя на это.

В ст. 312.6 ТК РФ говорится о том, что работник может с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать для выполнения трудовой функции собственное или арендованные оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства. При таких условиях работодатель должен разработать локальный нормативный акт о компенсации расходов работника, причем компенсация может быть предусмотрена, в том числе в коллективном договоре.

В Письме Минфина РФ от 06.11.2020 N 03-04-06/96913 уточняется, как определить и подтвердить размер возмещения расходов, связанных с компенсацией.

Согласно ст. 312.3 ТК РФ, размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование личного оборудования, а также порядок возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов определяются трудовым договором о дистанционной работе.

Суммы компенсаций расходов дистанционных работников за использование собственного оборудования не подлежат обложению страховыми взносами и НДФЛ в размере, определяемом трудовым договором о дистанционной работе между организацией и работниками.

При этом размер возмещения этих расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного (арендованного) оборудования (средств), услуг связи для целей трудовой деятельности. Для этого у организации должны быть:

Суммы компенсаций должны быть согласованы не только между работником и работодателем, но и при учете мнения выборного органа первичной профсоюзной организации либо установлены трудовым договором, дополнительным соглашением. Эти условия являются обязательными к исполнению.

Кроме того, может быть предусмотрена обязанность работника экономно относиться к электроэнергии, поскольку выполнение работы, например, на дому, предполагает расходы и на этот ресурс. В локальном акте может быть указана компенсация и на расход энергоресурсов.

Запрет на копирование информации с корпоративной почты

В обязанности работника могут быть добавлены условия, при которых запрещается копирование поступающей документации с корпоративной почты на личную. Такие действия могут расцениваться работодателем как ненадлежащее выполнение трудовых обязанностей и относиться к основаниям для увольнения.

Использование личной почты в рабочих целях работодатель может воспринять как разглашение коммерческой тайны.

Согласно Постановлению Конституционного Суда РФ от 26.10.2017 № 25-П, такими действиями сотрудник создает риски для выхода конфиденциальной информации из-под контроля работодателя.

Статья 312.6 ТК РФ указывает на возможные последствия выполнения трудовых обязанностей с помощью оборудования работника. Еще до найма удаленщиков работодателю необходимо продумать риски такой работы:

Не забывайте, что у дистанционного работника, так же как и у обычного, есть право на обращение в суд, если условия его труда не соответствуют закону и ранее принятым договоренностям.

Коммуникации удаленщика с работодателем

Для удаленного сотрудника актуальными становятся следующие вопросы:

Если работник трудится в Тюмени, а работодатель в Москве, необходимо учитывать двухчасовую разницу во времени. У работника должна быть возможность отвечать на электронные сообщения работодателя в дневное время, установленное в организации.

Сложнее будут обстоять дела с работниками из Хабаровска, так как разница во времени с Москвой в этом случае составит 7 часов. Для эффективной работы придется согласовать время «сеанса связи» и время ответа от работника.

По всем трудовым обязанностям должны быть подготовлены инструкции, распоряжения и иные локальные акты. Со всеми этими документами работника необходимо ознакомить.

Защита информации при удаленной работе

Важный вопросом при работе с удаленщиком – установка и обновление средств защиты информации.

Могут возникнуть ситуации, когда выданный работодателем компьютер «не тянет», «тормозит», а ответ нужно прислать срочно. При таких условиях должен быть предусмотрен иной доступный канал связи, например, обычная телефонная связь для своевременного предупреждения работодателя о технических проблемах.

Общение в мессенджерах также должно быть прописано в локальных актах. В моей практике был случай, когда в организации был разработан «Порядок общения в корпоративном чате». С ним были ознакомлены все работники, и это доказало справедливость принятого решения при увольнении работника: скриншот его высказывания, в тексте которого содержались фразы, запрещенные Порядком. Работник увольнение не обжаловал.

Юлия Холодионова, доцент кафедры теоретических и публично-правовых дисциплин Института государства и права Тюменского государственного университета, ведущий специалист по разрешению трудовых споров и конфликтов.

Копирование и любая переработка материалов Контур.Журнала запрещены

Источник

Закон об удаленной работе: что изменится в 2021 году

С 1 января 2021 года вступает в силу Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ, изменяющий порядок организации дистанционной занятости сотрудников. БУХ.1С рассказывает, как изменится жизнь удаленных работников и их работодателей.

Новые правила удаленной работы с 1 января 2021 года

Федеральный закон, вносящий поправки в главу 49.1 ТК РФ, дополняет существующие правила о дистанционной занятости, а также определяет особенности взаимодействия удаленных работников с работодателями. Под дистанционными работниками закон понимает работников, заключивших трудовой договор или дополнительное соглашение к нему, предусматривающие выполнение работ в удаленном режиме.

Закон устанавливает две формы дистанционной работы — временную и постоянную (в течение всего срока действия трудового договора). Конкретная продолжительность временной удаленной работы прописывается в договоре или дополнительном соглашении к трудовому договору. При этом временная дистанционная занятость может предусматривать чередование периодов выполнения сотрудником трудовой функции дистанционно и на стационарном рабочем месте (ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ).

Договор о дистанционной работе может заключаться путем обмена между работником и работодателем электронными документами. Но если работник пожелает получить на руки надлежащим образом оформленный экземпляр трудового договора на бумажном носителе, он должен направить работодателю соответствующее заявление в письменном виде. В этом случае работодатель не позднее 3 рабочих дней со дня получения заявления обязан направить дистанционному работнику экземпляр договора на бумажном носителе (ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ).

Конкретный порядок взаимодействия работодателя и работника, в том числе в связи с передачей результатов работы и отчетов о выполненной работе, должен быть установлен в самом трудовом договоре либо в локальном акте работодателя.

В целях предоставления дистанционным сотрудникам дополнительных гарантий, закон отдельно оговаривает, что выполнение работником трудовой функции дистанционно не может являться основанием для снижения ему заработной платы (ст. 312.5 ТК РФ).

Что касается режима рабочего времени и отдыха, то при отсутствии в трудовом договоре специальных правил, режим труда и отдыха сможет устанавливаться дистанционным работником по своему усмотрению. При этом время взаимодействия дистанционного работника с работодателем включается в рабочее время (ч. 6 ст. 312.4 ТК РФ). Соответственно, если общение работодателя с работником станет выходить за пределы нормальной продолжительности рабочего дня, дополнительное время необходимо будет оплачивать как сверхурочную работу.

Компенсация расходов удаленных работников

По общему правилу работодатель должен обеспечивать дистанционного работника всем необходимым для выполнения работы оборудованием, средствами связи, программным обеспечением и средствами защиты информации.

При этом с согласия или ведома работодателя работник может использовать свое собственное оборудование, ПО и средства связи.

По новым правилам в этих случаях работодатель должен выплачивать дистанционному работнику денежную компенсацию за приобретенное оборудование и ПО, а также возмещать расходы, связанные с использованием такого оборудования (ст. 312.6 ТК РФ). В частности, оплачивать подтвержденные сотрудником расходы на интернет и мобильную связь.

Конкретный порядок, сроки и размеры компенсации и возмещения должны быть оговорены в коллективном договоре, в дополнительном соглашении к трудовому договору или другом локальном нормативном акте.

Кроме того, поправки устанавливают, что в случае направления дистанционного работника для выполнения служебного поручения в другую местность работодатель обязан возмещать работнику все расходы. В частности, возмещению подлежат (ст. 166 ТК РФ):

На время командировки дистанционному работнику гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка (ст. 167 ТК РФ).

Перевод на «удаленку» без согласия работников

Подписанный закон предусматривает ряд случаев, когда работодатель вправе перевести сотрудников на удаленный режим работы по собственной инициативе и без их на то согласия. Для этого ТК РФ дополняется новой статьей 312.9, регламентирующей временный перевод на дистанционную работу по инициативе работодателя.

В соответствии с данной статьей согласие работников на перевод на дистанционный режим работы не требуется в случаях:

Согласие работника на такой перевод не требуется. При этом работодатель должен обеспечить работников всем необходимым для выполнения дистанционной работы оборудованием и средствами связи. Как вариант — обеспечить выплату компенсации за использование работником своего или арендованного оборудования.

По окончании срока перевода работодатель обязан предоставить работнику прежнюю работу, предусмотренную трудовым договором, а работник обязан приступить к ее выполнению (ч. 5 ст. 312.9 ТК РФ).

Если работники по каким-либо причинам не могут быть переведены на дистанционную работу на период действия чрезвычайных обстоятельств, в отношении таких работников объявляется простой по причинам, не зависящим от работодателя и работника. Простой в указанных случаях оплачивается в размере не менее 2/3 тарифной ставки или должностного оклада, рассчитанных пропорционально времени простоя (ч. 2 ст. 157 ТК РФ).

Все прочие работники, временно переводимые на дистанционную работу, должны быть ознакомлены с особенностями такого перевода и порядком осуществления своих трудовых функций в дистанционном режиме. Для этого работодатели обязаны принять специальный локальный нормативный акт о временном переводе работников на дистанционную работу, с которым знакомятся все переводимые на «удаленку» сотрудники.

Акт о временном переводе работников на дистанционную работу

При временном переводе сотрудников на дистанционную работу по инициативе работодателя внесение изменений в трудовые договоры не потребуется.

Но порядок перевода и выполнения удаленной работы необходимо будет прописать в одностороннем акте работодателя. Такой акт в обязательном порядке должен содержать (ч. 3 ст. 312.9 ТК РФ):

Кроме того, в акте должен быть прописан порядок и способ взаимодействия работника с работодателем, а также порядок и сроки представления работниками отчетов о выполненной работе.

Расторжение договора с удаленным сотрудником

Помимо всех прочих оснований для расторжения трудового договора, предусмотренных ТК РФ, закон предусматривает два дополнительных основания, по которым работодателям разрешается прекратить трудовые отношения с дистанционными работниками.

Такими дополнительными основаниями являются (ст. 312.8 ТК РФ):

При этом работодатели уже не смогут прописывать в трудовых договорах дополнительные основания для увольнения дистанционных работников.

Одновременно закон устанавливает правило, согласно которому работодатель обязан в течение 3 рабочих дней со дня увольнения дистанционного работника направить ему по почте заказным письмом с уведомлением копию приказа об увольнении на бумажном носителе (ч. 3 ст. 312.8 ТК РФ). Это правило действует для тех случаев, когда ознакомление дистанционного работника с приказом о прекращении трудового договора осуществляется в форме электронного документа.

Еще полезные материалы на сайте БУХ.1С в разделах:

Источник