компенсация расходов дистанционному работнику приказ
Дистанционные работники: возмещаем им расходы на приобретение и использование в работе личной техники
Эксперт-методолог BDO Unicon Outsourcing
специально для ГАРАНТ.РУ
Если еще недавно дистанционные сотрудники в штате компании были скорее единичными случаями, то сейчас удаленная работа превратилась в устойчивый тренд, и все больше работодателей сталкиваются с вопросами по обеспечению условий труда, организации рабочего места и обязанностям, которые они несут перед удаленными работниками. Ведь для выполнения своих трудовых функций специалистам требуется наличие оборудования (как минимум компьютера или его аналога), а для некоторых категорий – еще и специальная «начинка»: например, особые видеокарты, карты памяти, профессиональные программы и программы защиты информации.
На кого возложены обязательства по обеспечению оборудования, и какие расходы дистанционных работников подлежат возмещению, рассказала
Законодательная база: что изменилось?
До начала 2021 года выплата компенсаций и возмещение расходов сотрудникам, которые использовали личное оборудование в интересах работодателя, осуществлялись на основании ст. 188 Трудового кодекса. Под действие этой статьи попадали все категории сотрудников и любое оборудование, применяемое в служебных целях (компьютеры, автомобили, фото- и видеотехника).
С 1 января 2021 вступили в силу поправки к главе 49.1 ТК РФ, которые дополнили существующие правила и определили новые порядки взаимодействия между работодателями и сотрудниками, в том числе обязанности работодателя в части компенсаций и возмещения расходов.
Прежде всего, стоит разобраться, чем отличается «компенсация» от «возмещения расходов», и в каких случаях они действуют.
Компенсации: определяем размер выплат
Понятие «компенсация» определено в ст. 164 ТК РФ, как денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами.
В случае если работодатель не предоставляет дистанционному сотруднику служебную технику, работнику необходимо выплачивать компенсации за использование личного оборудования даже при отсутствии прямых денежных затрат из-за увеличения процента износа техники и сокращения сроков ее полезного действия.
Размер компенсации законодательно не регламентирован, он должен определяться соглашением сторон и зависеть от конкретной трудовой функции работника. Например, сумма компенсаций за компьютер архитектора, использующего дорогостоящее программное обеспечение и высокопроизводительную технику, должна оцениваться выше, чем эксплуатация компьютера со стандартным «офисным» пакетом программ и выходом в Интернет. Условие об использовании личного оборудования в служебных целях обязательно должно быть прописано в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему, в противном случае некоторые контролирующие органы могут признать выплату компенсации необоснованной. Согласно письму Минфина от 6 ноября 2020 г. № 03-04-06/96913 размер компенсаций должен быть экономически обоснован, при этом организация обязана «располагать копиями документов, как подтверждающими приобретение (аренду) оборудования (средств) работником, так и подтверждающими расходы, понесенные им при использовании их в служебных целях».
Методику определения размера компенсаций организация вправе устанавливать самостоятельно, ее потребуется также закрепить в локальном нормативном акте. Поскольку поправки были приняты только полгода назад и опыта проверок еще нет, сложно сказать, какие из методик будут оспариваться Минфином России. Организациям приходится действовать на свой риск и стараться максимально обезопасить себя от налоговых последствий.
Пример расчета компенсации
Компания может устанавливать лимиты как по срокам давности приобретения техники (например, исходя из фактического срока амортизации техники), так и при расчете суммы возвращения: для этого максимальную стоимость техники нужно разделить на определенный срок полезного использования.
Например, если срок составляет 60 месяцев, а пороговая стоимость компенсации в вашей компании для одного сотрудника – 50 тыс. руб, то лимит составит 833 руб. в месяц. В целях экономической обоснованности к этим суммам можно также применить несколько коэффициентов:
Последние коэффициенты рассчитываются индивидуально и зависят от условий трудового договора, данных графика и табеля.
Ситуация: сотрудник представил документы, что 3 года назад приобрел ноутбук на свое имя стоимостью 70 тыс. руб. Согласно трудовому договору для него установлена нормальная продолжительность рабочего времени, дистанционная работа 5 дней в неделю и не было отсутствий в отчетном периоде.
Чтобы рассчитать компенсационные выплаты:
В некоторых ситуациях дистанционный сотрудник может понести прямые денежные затраты, например, если для выполнения его обязанностей потребуется заменить вышедшие из строя детали. В этом случае работник должен представить документы, подтверждающие приобретение и установку (чеки, накладные и т.д.), а работодатель обязан возместить понесенные расходы.
Возмещение расходов: основные правила
Чтобы определить, какие расходы подлежат возмещению, работодателю стоит ориентироваться на следующие правила.
Бывают ситуации, когда служебная техника выходит из строя. В этом случае сотрудник должен вернуть оборудование, а работодатель будет самостоятельно решать, что ему делать со своим имуществом: заменить оборудование или отдать его в ремонт. Стороны могут также изменить условия трудового договора, чтобы работник использовал личное оборудование в интересах работодателя.
Если выданная работодателем служебная техника, например, компьютерная мышка, вышла из строя, работник может вернуть ее для замены или самостоятельно приобрести аналог, если такой порядок действий предусмотрен в локальном нормативном акте. В этом случае сотрудник должен вернуть сломанную технику и представить документы (чек) на приобретение новой мышки, а работодатель – возместить расходы на приобретение в установленных регламентами размерах.
Речь не идет о сопутствующих расходах, которые сотрудник может нести в связи с выполнением трудовой функции удаленно. Поэтому конкретный перечень оборудования и программно-технических средств необходимо закрепить в локальном нормативном акте или трудовом договоре, а также обосновать необходимость их использования для выполнения конкретной трудовой функции.
Работодатель имеет право устанавливать лимиты, в пределах которых сотруднику будут возмещаться расходы на покупку и ремонт оборудования или приобретение программ. Например, работник должен понимать, что если он приобретает оптическую мышку стоимостью 3 тыс. руб., то он может рассчитывать на возмещение в размере только 500 руб., так как для выполнения его задач не требуются дорогие устройства.
Расходы на Интернет: нужно ли возмещать?
Поскольку дистанционный сотрудник не «привязан» к определенному стационарному рабочему месту, у работодателя нет возможностей проверить, что работник использует для служебных целей стационарный домашний интернет. Соответственно невозможно получить достоверную информацию, какой интернет-тариф использует сотрудник, какой объем приходится на выполнение служебных задач, и какие расходы несет специалист в связи с его оплатой.
В профессиональных кругах не существует единого понимания, должны ли расходы на Интернет подлежать возмещению. Согласно одной позиции, доступ в Интернет – это расходы, связанные с использованием личного оборудования в служебных целях, которые должны быть компенсированы. Сторонники другого подхода утверждают, что согласно ст. 312.1. ТК РФ для выполнения дистанционной работы требуется подключение к Интернету, то есть интернет – это способ выполнения трудовой функции, и не орудие труда, поэтому и возмещать такие расходы сотруднику, с которым заключен договор о дистанционной работе, работодатель не обязан.
Если же компания считает необходимым компенсировать эти затраты, стоит предусмотреть ежемесячную компенсацию, размер которой будет определяться по соглашению сторон, поскольку никаких документальных подтверждений предоставить в этом случае невозможно. Определять размеры ежемесячных компенсационных выплат или лимиты возмещаемых работнику расходов следует при активном участии бухгалтера, который сможет профессионально оценить налоговые риски.
Компенсация расходов за использование личного оборудования сотрудника – непростая процедура, которая требует дополнительных ресурсов со стороны HR-специалистов и сотрудников бухгалтерии. Однако грамотно составленные локальные нормативные акты, контроль за соблюдение сроков отчетности позволят избежать проблем при проверке контролирующих органов.
Компенсация расходов дистанционному работнику приказ
(1).jpg "p1110798(1)(1)")
Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.
Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Каким документом установить порядок, сроки выплаты и размеры компенсации за использование принадлежащих дистанционному работнику оборудования, программно-технических средств, а также возмещение расходов, связанных с их использованием? Как правильно отразить это в локальном нормативном акте и трудовом договоре? Можно ли в трудовом договоре с дистанционным работником указать, что размер возмещения расходов составляет фиксированную сумму и не требует подтверждающих документов?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Порядок, сроки выплаты и размеры компенсации за использование принадлежащих дистанционному работнику или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также возмещение расходов, связанных с их использованием, могут быть установлены любым из указанных документов: коллективным договором, локальным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором или дополнительным соглашением к трудовому договору.
Каких-либо обязательных требований к порядку, сроку выплат, а также к их размеру, трудовое законодательство не содержит. Условия выплаты компенсации и возмещения расходов устанавливаются по усмотрению сторон трудовых отношений. В частности, может быть предусмотрено, что размер возмещения расходов составляет фиксированную сумму и не требует подтверждающих документов.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Павлова Наталия
Ответ прошел контроль качества
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
————————————————————————-
*(1) Смотрите вопрос-ответ 1, размещенный на информационном портале «Онлайнинспекция РФ».
*(2) Смотрите вопрос-ответ 2, размещенный на информационном портале «Онлайнинспекция РФ».
*(3) Смотрите вопрос-ответ 3, размещенный на информационном портале «Онлайнинспекция РФ».
© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.
Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.
Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.
ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.
8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)
Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru
Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит
Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter
Компенсация расходов дистанционному работнику: виды, документы, налоги
Оплата расходов дистанционного сотрудника, которые он несет по работе, является установленной законодательством компенсационной выплатой, связанной с выполнением физлицом трудовых обязанностей (ст. 312.3 ТК РФ). А значит, она не облагается:
О каких расходах может идти речь? В частности, это траты на оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, расходы на услуги связи и др.
Используемое работником оборудование может быть как собственным, так и арендованным. А организация должна располагать копиями документов, подтверждающих:
Об этом — в письмах Минфина от 21.07.2021 № 03-03-06/1/58342, от 09.07.2021 № 03-03-06/1/54895, ФНС от 12.02.2021 № СД-4-11/1705@.
Освобождаемый от «зарплатных» начислений размер компенсации определяется в трудовом договоре о дистанционной работе (можно в допсоглашении к нему), в коллективном договоре или ЛНА.
Важно! Рекомендация от КонсультантПлюс
В трудовом договоре рекомендуется отразить наименование имущества работника, используемого для выполнения дистанционной работы, права работника на это имущество (собственность, аренда).
Каких-либо ограничений в отношении размера компенсации, порядка ее расчета не установлено.
При этом необходимость использования имущества работника и размер компенсации за использование имущества должны быть экономически обоснованы. Например, расчет компенсации за использование имущества работника может быть произведен исходя из…
Подробнее смотрите в К+. Пробный доступ можно получить бесплатно.
Удаленная работа: кто платит за интернет? Разъяснения для кадровика
эксперт в сфере трудового законодательства и кадрового делопроизводства
Посоветуем, как правильно оформить кадровые документы с работником
Что нужно знать кадровику о компенсации расходов дистанционным работникам
В Трудовом кодексе РФ вопросы компенсации за использование личного имущества сотрудникам на «удаленке» регулируются ст. 312.6 и 312.9.
Одно из важнейших условий выполнения работы дистанционно — использование работником информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе интернета (ст. 312.1 ТК РФ). Без доступа к интернету сотрудник не сможет выполнять свои обязанности и общаться с работодателем.
Дистанционную работу можно оформить:
Вариант 1. Перевод на «удаленку» по соглашению сторон
В этом случае работодатель обязан обеспечить работника необходимыми для выполнения работы программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами (ч. 1 ст. 312. 6 ТК РФ). Интернет и электроэнергия не относятся ни к одной из этих категорий. Интернет — это глобальная информационно-телекоммуникационная сеть, система объединенных компьютерных сетей для хранения и передачи информации.
Никакими нормативными правовыми актами не установлена обязанность работодателя компенсировать работнику такие затраты. Обратите внимание, что речь идет именно о случае, когда удаленная работа оформляется по соглашению сторон.
На практике стороны самостоятельно ищут решение. Если стороны не смогли договориться, то дистанционную работу оформить невозможно. Например, сотрудник отказывается оплачивать интернет и нести повышенные расходы на электроэнергию, а у работодателя нет возможности компенсировать затраты.
Как решить вопрос о компенсации
Если стороны пришли к соглашению о дистанционной работе, есть два варианта:
Об обосновании и документальном подтверждении расходов на использование интернета и электроэнергии Минфин России рассказал в Письме от 06.11.2020 № 03-04-06/96913.
Как компенсировать расходы на интернет и электроэнергию
Здесь тоже два варианта:
Если работник использует личное имущество
Работник может использовать личное оборудование для выполнения трудовой функции только с согласия или ведома работодателя. Это еще раз подтверждает, что решение о выплате компенсации принято исключительно по договоренности сторон. Однако если стороны договорились о таком формате работы, выплата компенсации становится обязанностью работодателя.
Правила выплаты компенсации зависят от варианта оформления дистанционной работы:
Вариант 2. Перевод на «удаленку» по инициативе работодателя
Когда работодатель инициирует перевод на дистанционную работу в связи с исключительными обстоятельствами по ст. 312. 9 ТК РФ у него возникают обязанности:
Отличия статей 312.9 и 312.6
В ст. 312.9 ТК РФ нет условия, что работник использует имущество с согласия или ведома работодателя. Но появляется обязанность работодателя возместить работнику «другие расходы, связанные с выполнением трудовой функции дистанционно».
К таким расходам исходя из самого определения дистанционной работы могут относиться расходы на интернет и электроэнергию. Но Трудовой кодекс РФ не дает четкого указания. Поэтому если работник откажется работать дистанционно в связи отсутствием интернета, а работодатель не захочет или не сможет компенсировать ему такие расходы, в отношении такого работника нужно будет ввести простой по причинам, не зависящим от работника и работодателя в соответствии с ч. 7 ст. 312. 9 ТК РФ.
Как оформить компенсацию за использование личного имущества, если дистанционная работа оформлена по инициативе работодателя
Чтобы разобраться в порядке начисления компенсаций за интернет и электричество, посмотрите отрывок из вебинара «Новые правила оформления дистанционных работников с 2021 года»:
О том, как вести бухгалтерский и налоговый учет компенсации за использование личного имущества, читайте в статье «Как компенсировать удаленному сотруднику использование личного имущества».
Шпаргалка
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
Компенсация за использование имущества: основные положения, судебная практика и пример расчета 829.1 КБ
Положена ли компенсация расходов дистанционному работнику
Компенсация дистанционному работнику — это возмещение расходов на эксплуатацию оборудования, использование программного обеспечения, иных затрат сотрудника. Необходимо правильно оформить документально компенсационные выплаты, учесть при налогообложении.
Обязательно ли компенсировать расходы дистанционному работнику
Работодатель не обязан, но вправе возместить расходы сотруднику. Вопросы возмещения затрат сотрудников на удаленке регулируются статьей 312.3 ТК РФ. Стороны вправе при заключении трудового договора прописать порядок и размер компенсации.
Какие расходы компенсируются
На законодательном уровне размер компенсационной выплаты ничем не ограничен. Но сторонам важно помнить о том, что любые выплаты должны быть экономически обоснованы.
Законопроект, изменяющий правила удаленной работы
По новым правилам, размер и правила возмещения расходов на удаленке стороны смогут согласовывать не только в трудовом договоре, но и в коллективном договоре или соглашении.
В локальных нормативных актах прописываются причины перехода на временную удаленную работу, перечень переводимых сотрудников, порядок и размер компенсации затрат сотрудников.
Налогообложение и бухучет компенсаций
В бухгалтерском учете операции отразите проводками: