компенсация за использование автомобиля в служебных целях в 2021 году бухгалтерский и налоговый учет

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях

Автор: Гришакова О., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

В каких случаях учреждение спорта может возмещать работнику расходы при использовании им личного транспорта в служебных целях? Как определить размер данной компенсации? Какие документы необходимо оформить? Как отразить выплату компенсации за использование личного транспорта в бухгалтерском и налоговом учете?

Основания для выплаты компенсации и ее размер

Как правило, компенсация работнику за использование личного транспорта в служебных целях может выплачиваться в случаях, когда его работа по роду производственной деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями и только с согласия работодателя.

Основанием для выплаты такой компенсации является ст. 188 ТК РФ: при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Из буквального толкования данной нормы следует, что с согласия работодателя работнику могут выплачиваться компенсация за использование личного транспорта (износ) и возмещение расходов, связанных с эксплуатацией транспортного средства (например, ГСМ, ремонт). Работодатель вправе самостоятельно определить размеры таких выплат и закрепить их соответствующим актом (в трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему).

Однако многие бюджетные и автономные учреждения, осуществляющие приносящую доход деятельность, при определении размера компенсации за использование личного транспорта в служебных целях придерживаются норм, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 (далее – Постановление № 92) в целях налогообложения прибыли:

для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2 000 куб. см – 1 200 руб. в месяц;

для легковых автомобилей с объемом двигателя более 2 000 куб. см – 1 500 руб. в месяц.

Согласно разъяснениям Минфина, приведенным в Письме от 05.04.2021 № 03-03-06/3/24885, в целях налогового учета в размере компенсации за использование личного транспорта для служебных нужд учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей, в том числе сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт.

Обратите внимание: при установлении размера компенсации за использование личного транспорта федеральным государственным служащим работодателям следует руководствоваться Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 № 563. Согласно этому документу размеры компенсации для госслужащих составляют 2 400 руб. – для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2 000 куб. см и 3 000 руб. – для легковых автомобилей с объемом двигателя более 2 000 куб. см. Кроме того, предусмотрены две выплаты: компенсация за использование личного транспорта и возмещение расходов на приобретение горюче-смазочных материалов.

Порядок назначения и выплаты компенсации за использование личного транспорта в служебных целях (возмещения расходов, связанных с его эксплуатацией в служебных целях), в том числе документальное оформление, может быть определен в отдельном локальном акте учреждения (например, положении об использовании личного автотранспорта в служебных целях). Приведем пример такого положения.

Положение об использовании личного транспорта работников в служебных целях

1. Данное положение разработано в соответствии со ст. 188 ТК РФ и устанавливает порядок выплаты компенсации за использование личного транспорта в служебных целях и порядок возмещения расходов, связанных с использованием указанного транспорта в служебных целях (далее соответственно – компенсация, возмещение расходов) работникам учреждения, деятельность которых связана с постоянными служебными поездками в соответствии с их должностными обязанностями.

2. Размеры компенсации и возмещения расходов работнику определяются в дополнительном соглашении к трудовому договору.

3. Дополнительное соглашение с работником заключается с согласия руководителя учреждения на основании заявления работника о необходимости использовать личный транспорт в служебных целях (в нем указывается, для исполнения каких должностных обязанностей и с какой периодичностью требуется использование личного транспорта). К заявлению прилагаются копия свидетельства о регистрации транспортного средства (с последующим предъявлением оригинала по требованию руководителя учреждения либо бухгалтерии).

4. Для получения компенсации и возмещения расходов работник по окончании месяца представляет руководителю учреждения заявку (отчет) по установленной форме (приложение 1) и документы, подтверждающие использование личного транспорта и понесенные расходы (маршрутный лист, иные документы, определяющие маршрут следования личного транспорта, а также кассовые чеки, квитанции, другие документы).

5. Решение о выплате компенсации и возмещении расходов принимается руководителем в 3-дневный срок со дня получения заявки (отчета) работника с учетом:

– необходимости использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками;
– времени использования личного транспорта в служебных целях.

6. Возмещение расходов на приобретение горюче-смазочных материалов производится по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).

7. Максимальный размер компенсации и возмещения расходов работнику в месяц не должен превышать предельные размеры, предусмотренные дополнительным соглашением к трудовому договору.

8. Выплата компенсации и возмещение расходов работнику производятся 1 раз в текущем месяце за истекший месяц на основании заявки (отчета), представленной работником, и дополнительного соглашения к трудовому договору. Данные выплаты перечисляются на банковскую карту работнику по реквизитам, указанным в заявке (отчете).

Руководителю ____________________________
(наименование работодателя)
__________________________________________
(Ф. И. О. руководителя)
от ________________________________________
(должность, Ф. И. О. работника)

Заявка (отчет)
об использовании личного транспорта в служебных целях работника и выплате компенсации и возмещении работодателем расходов, понесенных при его эксплуатации в служебных целях

выплатить компенсацию за использование личного автомобиля ( марка, модель, госномер ) в служебных целях в размере ________ (_____________________________) рублей и возместить расходы, понесенные в связи с эксплуатацией личного автомобиля в служебных целях, в виде _________________________________ в размере _____________ (_____________________) рублей за период с «___»___________ _____ г. по «___»___________ _____ г. путем перечисления денежных средств на мою банковскую карту.

К заявке прилагаются:

1. Документы, подтверждающие размер понесенных расходов.

2. Документы, подтверждающие использование автомобиля в служебных целях, в том числе маршрутные листы.

3. Копия документа на автомобиль (СТС или ПТС).

4. Реквизиты банковской карты.

«___»__________ ____ г.

____________/_____________ (подпись/Ф. И. О.)

Бухгалтерский учет

В соответствии с п. 7 Порядка № 209н возмещение персоналу расходов, связанных с осуществлением служебных, трудовых обязанностей, таких как расходы на компенсацию за использование личного транспорта для служебных целей, иные аналогичные расходы, подлежат отражению по соответствующим подстатьям статьи 220 «Оплата работ, услуг» КОСГУ.

Согласно разъяснениям, приведенным в Письме Минфина РФ от 01.09.2020 № 02-05-10/77002, при наличии локального акта, устанавливающего обязанность работодателя по компенсации затрат сотрудника, связанных с использованием личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, в том числе по возмещению расходов по приобретению горюче-смазочных материалов, такие расходы подлежат отражению по подстатье 222 «Транспортные услуги» КОСГУ и виду расходов:

112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда» – в казенных, бюджетных и автономных учреждениях (п. 48.1.1.2 Порядка № 85н);

122 «Иные выплаты персоналу государственных (муниципальных) органов, за исключением фонда оплаты труда» – в государственных и муниципальных органах (п. 48.1.2.2 Порядка № 85н).

В бухгалтерском (бюджетном) учете начисление и выплата компенсации за использование личного транспорта (в том числе возмещения расходов по приобретению ГСМ) отражаются следующими корреспонденциями счетов:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Обоснование

Начислена компенсация (возмещение расходов) за использование личного транспорта

0 109 60 222
0 401 20 222

п. 128 Инструкции № 174н*
п. 134 Инструкции № 183н**
п. 102 Инструкции № 162н***

Перечислена компенсация (возмещение расходов) за использование личного транспорта на банковскую карту:

– работнику бюджетного (автономного) учреждения

0 201 11 610
0 201 21 610
Забалансовый счет 18

п. 73 Инструкции № 174н
п. 73, 78 Инструкции № 183н

– работнику (служащему) казенного учреждения

п. 111 Инструкции № 162н

Выдана компенсация (возмещены расходы) за использование личного транспорта работнику наличными из кассы

0 201 34 610
Забалансовый счет 18

п. 85 Инструкции № 174н
п. 88 Инструкции № 183н Инструкция № 162н не содержит данной корреспонденции счетов, ее необходимо согласовать с финансовым органом или ГРБС (п. 2 Инструкции № 162н)

* Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденная Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.

** Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утвержденная Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н.

*** Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утвержденная Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.

Налоговый учет

Налог на прибыль

В целях исчисления налога на прибыль организаций расходы на выплату компенсации работнику за использование личного автомобиля для служебных поездок учитываются в пределах норм, установленных Постановлением № 92, а также при условии соблюдения критериев ст. 252 НК РФ (расходы должны быть экономически оправданы, документально подтверждены и направлены на осуществление деятельности, приносящей доход). При этом, как уже отмечалось выше, в размерах вышеуказанных компенсаций учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, ГСМ, ремонт).

Данные выплаты учитываются в составе прочих расходов (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Таким образом, если в бюджетном (автономном) учреждении предусмотрены компенсация за использование личного транспорта и возмещение расходов на его эксплуатацию и при этом общий размер этих выплат превышает нормы, установленные Постановлением № 92, то в целях налогового учета (если указанные расходы произведены учреждением за счет приносящей доход деятельности) суммы превышения не учитываются при налогообложении

Автономные учреждения, применяющие упрощенную систему налогообложения, в соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ при определении налоговой базы вправе уменьшить полученные доходы на расходы по выплате компенсации за использование для служебных поездок личных автомобилей в пределах норм, утвержденных Постановлением № 92, а также при условии соблюдения критериев ст. 252 НК РФ (Письмо Минфина РФ от 02.08.2019 № 03-11-11/58296). Суммы компенсации (возмещения расходов), превышающие нормы Постановления № 92, в налоговую базу не включаются.

Страховые взносы

Согласно пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды предусмотренных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Таким образом, с учетом положений ст. 188 ТК РФ выплаты компенсации и возмещения расходов работников, связанных с использованием личного имущества, не подлежат обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (в служебных целях), в размере, определяемом соглашением между учреждением и сотрудником. При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного имущества для целей трудовой деятельности. То есть учреждение должно располагать копиями документов, подтверждающих как право собственности работника на используемое имущество, так и расходы, понесенные им при использовании данного имущества в служебных целях (Письмо Минфина РФ от 06.12.2019 № 03-04-06/94977).

Компенсационные выплаты, производимые учреждением в соответствии со ст. 188 ТК РФ за использование личного автомобиля работника, используемого в интересах работодателя, освобождаются от обложения налогом на доходы физических лиц на основании п. 3 ст. 217 НК РФ в размере, определенном соглашением сторон трудового договора. При этом должны иметься копии документов, подтверждающих право собственности работника на используемое имущество, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов (Письмо Минфина РФ № 03-04-06/94977).

Источник

Компенсация за использование автомобиля в служебных целях в 2021 году бухгалтерский и налоговый учет

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Руководитель организации решил оплатить расходы работнику за использование личного автомобиля в служебных целях. При этом он готов выплачивать компенсацию в размере 10 тыс. руб. плюс все расходы, связанные с использованием транспорта (бензин, парковку, плановые и внеплановые техосмотры, мойку). Суммы превышают норму, которая может учитываться по налогу на прибыль, и большая часть расходов будет за счет прибыли.
Является ли правомочным одновременное установление компенсации 10 тыс. руб. и возмещение всех расходов по чекам и квитанциям? Не возникнет ли у налоговой инспекции в случае проверки вопроса о правомочности компенсации 10 тыс. руб., если все расходы возмещаются?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Работодатель имеет полное право выплачивать сотруднику компенсацию за использование автомобиля в размере 10 тысяч рублей и все расходы, связанные с его использованием, при условии закрепления данных выплат соответствующим локальным нормативно-правовым актом. При этом в целях налогообложения такие выплаты учитываются только в пределах норм, установленных Постановлением Правительства N 92. Эксплуатационные расходы на содержание таких транспортных средств при расчете налога на прибыль не учитываются.

К сведению:
Следует учитывать, что за время, когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается (письма УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776, от 31.03.2006 N 18-11/3/25186).

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
— Энциклопедия решений. Учет компенсаций за использование личных автомобилей в служебных целях;
— Энциклопедия решений. Учет расходов на содержание служебного транспорта.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Лазукова Екатерина

Ответ прошел контроль качества

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Источник

Компенсация ГСМ сотруднику. Как сэкономить на налогах и бензине

Курьер на автомобиле быстрее доставляет пиццу, ремонтник объезжает больше клиентов, а менеджер по продажам скорее возвращается из командировки. Поэтому фирмы доплачивают сотрудникам за использование личного авто и бензин.

Но директор хочет платить меньше налогов и не тратить время на оформление бумажек. Бухгалтер — контролировать расход ГСМ. Юрист с кадровиком — исключить споры с работником в случае аварии.

В статье разбираем, как не тратить время, деньги и соблюсти закон.

Расходы при разных схемах

Использование личного автомобиля в служебных целях работнику можно компенсировать по ст. 188 Трудового кодекса РФ. Компенсация не облагается НДФЛ, страховыми взносами. Но в расходы по налогу на прибыль или УСН можно принять только 1 200 рублей.

Некоторые бухгалтеры оформляют договор аренды автомобиля между работодателем и работником. И тогда в расходы по налогу на прибыль полностью принимают затраты на бензин арендованного автомобиля. Но если автомобиль украдут, его стоимость будет возмещать работодатель.

Можно взять авто в аренду с экипажем. Тогда за машину отвечает работник. Но есть налоговые риски. Выплаты по аренде могут переквалифицировать в компенсацию по ст. 188 ТК РФ и доначислить налог на прибыль.

«Черный нал» может быть и удобнее для расчетов, но его нужно где-то брать и на него нельзя уменьшить налоги.

Прикинем экономию налогов на 1 человека при разных схемах оформления. Во всех случаях работник получает 3 000 рублей на оплату бензина и 500 рублей. При аренде с экипажем 500 рублей разделим пополам на аренду и услуги экипажа.

Наличка от дивидендов

Компенсация

Аренда

Аренда с экипажем

Страховые взносы с услуг экипажа

ГСМ (компенсация работнику по чекам)

Экономия по налогу на прибыль

Заплатили государству налоги и СВ

*_{здесь НДФЛ считаем расходами работодателя, т.к. работник должен получить сумму на руки 3 500 независимо от выбранной схемы.}

Способ 1. Черный нал

Компенсировать затраты работнику можно и в конверте. Это до сих пор популярно в организациях, но рискованно.

Какие налоги. С выплат работнику фирма не платит НДФЛ, страховые взносы. Выплаты нельзя учесть в расходах по налогу на прибыль. Но чтобы получить наличные средства, фирма рискует и несет расходы. Кто-то получает наличные от выплат дивидендов, и это дополнительные 13 или 15 % налога. Кто-то сотрудничает с фирмами-однодневками, что чревато налоговыми претензиями и блокировкой расчетного счета службой банка по 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов. »

При этой схеме работы документы с работником часто не оформляют. А если оформляют, то не упоминают в официальных документах фирмы разъездной характер работы сотрудника и его автомобиль. Чтобы работник, получив наличку, не пошел потом в суд с требованием о выплате ему официальной компенсации за использование личного авто.

Способ 2. Компенсация

Этот способ возмещения затрат работникам признает налоговая и фонд социального страхования. Он прямо предусмотрен ст. 188 ТК РФ.

Какие налоги. В расходы по налогу на прибыль можно взять не больше 1 200 рублей. С суммы компенсации не нужно удерживать НДФЛ и платить страховые взносы. Это прямо разрешает п. 3 ст. 217 НК РФ и подтверждают госорганы: письма Минфина от 27.08.2013 № 03-04-06/35076, Минтруда от 26.02.2014 № 17-3/В-92, ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985, ПФР РФ от 29.09.2010 № 30-21/10260.

Как оформить. Потребуются документы:

1. Соглашение с работником.

По ст. 188 ТК РФ нужно письменное соглашение с работником. Но порядок компенсации не является обязательным условием трудового договора по ст. 57 ТК РФ. Поэтому его можно оформить не только в виде Соглашения к Трудовому договору, но и сделать в формате Приказа руководителя.

Минфин формат приказа признает: «основанием для произведения компенсационных выплат является приказ руководителя предприятия, в котором указаны размеры компенсации (в зависимости от интенсивности использования), а также документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля, в частности копия технического паспорта личного автомобиля (если работник управляет по доверенности — соответствующие документы)». Письмо Минфина РФ от 16.05.05 № 03-03-01-02/140.

2. Локальный нормативный акт о разъездном характере работы.

Это может быть и пункт в коллективном договоре. Обычно указывают перечни должностей, которые имеют разъездной характер, и их право на получение компенсации.

3. Приказ об утверждении норм расхода топлива.

для подтверждения объема выплат. Устанавливают для каждой марки авто или средний для всех автомобилей.

4. Ежемесячные отчеты об использовании авто.

Нужны, чтобы подтвердить объем расходов на топливо и пройденный путь. Обычно это Путевые листы, но чтобы не тратить время на их оформление применяют Отчеты электронной системы. Минфин такие отчеты признает в письме от 16.06.11 № 03-03-06/1/354: «По мнению Департамента, при составлении таких документов могут использоваться данные приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем, позволяющих достоверно определить пройденный автотранспортным средством путь».

Как проверить, ездил ли работник по нужному адресу? Какой путь проехал и действительно ли потратил столько бензина? Автоматизируйте это. Вы пишете адрес клиента и время, сотрудник включает мобильное приложение «СБИС Курьер» и едет к клиенту. Система проверит маршрут по GPS и сформирует отчет для руководителя.

Способ 3. Аренда автомобиля

Этот способ подходит для небольших компаний, когда работодатель полностью доверяет сотруднику.

Работодатель берет в аренду автомобиль работника по договору аренды. Такой договор предусмотрен ст. 642 ГК РФ. Для начала аренды подписывает с сотрудником акт приема-передачи автомобиля в аренду. После окончания — акт о возврате авто из аренды. Это сложно, когда авто реально не передается фирме и работник ездит на автомобиле то к клиентам, то домой, то в садик за ребенком. В случае аварии, кражи или поломки авто ущерб возмещает работодатель. Поэтому придется либо доверять работнику, либо подписывать по 2 акта приема-передачи в день. Некоторые просто не отдают сотруднику его экземпляр договора.

Какие налоги. В расходы по налогу на прибыль можно взять: плату за аренду, расходы на бензин, на текущий и капитальный ремонт авто (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). С суммы арендной платы надо удержать НДФЛ.

Как оформить. Потребуются документы:

1. Договор аренды авто.

2. Акт приема-передачи автомобиля.

3. Приказ об утверждении норм расхода топлива.

Нужен для подтверждения объема выплат. Устанавливают для каждой марки авто или средний для всех автомобилей. Не обязателен, эту информацию можно указать в договоре аренды.

4. Ежемесячные отчеты об использовании авто.

Нужны для подтверждения объема расходов на топливо и пройденный путь.

Способ 4. Аренда автомобиля с экипажем

Этот способ применяют как альтернативу компенсации. По договору аренды автомобиля с экипажем работодатель платит за аренду автомобиля и услуги водителя. Такой вид договора предусмотрен ст. 632 ГК РФ.

Какие налоги. НДФЛ с сумм аренды и услуг водителя. Страховые взносы с сумм услуг водителя. В расходы по налогу на прибыль можно взять: плату за аренду и услуги водителя, страховые взносы, расходы на бензин.

Как оформить. Потребуются документы:

1. Договор аренды авто с экипажем.

2. Приказ об утверждении норм расхода топлива.

Нужен для подтверждения объема выплат. Устанавливают для каждой марки авто или средний для всех автомобилей. Не обязателен, эту информацию можно указать в договоре аренды.

3. Ежемесячный акт оказанных услуг.

Нужен для подтверждения стоимости оказанных услуг, объема расходов на топливо и пройденный путь.

Подведем итог

При любой схеме работы придется считать километраж, чтобы не переплачивать за бензин и подтвердить обоснованность расходов ГСМ при налоговой проверке.

Удобно это делать в СБИС Курьер. Работник включает приложение и едет. Система рассчитает расстояния по GPS, учтет время в пути, сформирует отчет и отправит его на согласование руководителю.

Источник