компьютерные информационные технологии в бухгалтерском учете

Цифровая бухгалтерия – это современные технологии и подходы к работе специалиста, а не его увольнение

Цифровая бухгалтерия – это про вид документов

Пока сложно представить бухгалтерию без бумаги, тем не менее именно к этому мы и идем. И это не из области фантастики, давайте перечислим, с чем имеет дело бухгалтерия:

Плюсом к перечисленным процессам, естественно, добавляется создание проводки в учетной системе.

Любой документ может быть запрошен в ходе проверки. Задача бухгалтерии предъявить документ, доказав его юридическую значимость.

Цифровая бухгалтерия – это про грамотные процессы

Крупные и средние компании, и даже небольшой бизнес, знакомы с электронным взаимодействием. Автоматизация процессов – уже не редкость, а количество программных продуктов, которые используются в работе, растет из года в год.

Далеко за примером ходить не нужно, мы обратились в бухгалтерию собственной компании. Что используют наши специалисты:

Схема процесса подготовки отчетности

Схема работы с исходящими первичными документами

Ни один процесс не подразумевает исключения человека совсем: сотрудник создает документ и инициирует процесс, в согласовании принимают участие руководители и другие ответственные сотрудники, подписание подразумевает использование ЭП руководителем. Грамотная автоматизация помогает лишь ускорить процессы, облегчает поиск документов и, возможно, предоставляет некоторые полезные сценарии для стандартных процедур.

Решения, которые развиваются и внедряются сегодня, призваны облегчить работу бухгалтера, а не заменить его. Ни одна система не способна развить навыки межличностного общения, работы в команде, управления проектами и группами людей – все это подразумевает постоянное взаимодействие и обмен информацией, множество дополнительных знаний из разных областей и эмпатия, в конце концов. Но быть на «ты» с технологиями – профессиональное преимущество, которое ценят не только руководители, но и простые сотрудники.

Источник

Автоматизация бухгалтерского учета

Главное, чтобы после применений самых последних разработок не повторилась одна известная история, когда директор завода жаловался, что до автоматизации бухгалтерских процессов у него работало десяток бухгалтеров, со счетами и электрическими калькуляторами. А после введения новых технологий работников бухгалтерии стало вдвое больше. Причем все сидят за компьютерами с огромными экранами, а между столами бегает взмыленный системный администратор.

Для того, чтобы автоматизация бухгалтерского учета стала эффективной, нужно отойти от сформировавшегося стереотипа, что при покупке любой бухгалтерской программы все проблемы трудоемкости бухгалтерского учета останутся в прошлом. Если руководство предприятия не заинтересовано в улучшении качества ведения бухгалтерской отчетности, автоматизация этого процесса останется раздражающей всех дорогостоящей игрушкой. Введение на предприятии автоматизации финансовых процессов, должно идти вместе с подготовкой персонала, готового и желающего работать в новых условиях.

Архаичное ведение бухгалтерского учета, которое почему-то называют традиционным к 2019 году не часто, но еще встречается, особенно в тех местах, где еще сохранились директора и главные бухгалтера, так называемой «советской экономической школы». Это множество рутинных процедур, катастрофическое количество бумажных бланков и постоянный аврал накануне выдачи зарплаты и подготовке месячных отчетов. Маленькая ошибка в таких документах приводит к многочасовым вечерним, а то и ночным бдениям на работе и большой потере нервных клеток.

Бухгалтерская компьютерная программа позволяет оперативно и без ошибок вести финансовые дела предприятия. Автоматизация бухгалтерского учета не сможет заменить полностью персонал, но зато поможет сократить его и улучшить качественные характеристики работников бухгалтерии. Руководитель получает возможность, в любой момент лично узнать финансовое состояние предприятия, сделать его анализ и просчитать перспективы.

По исследованиям Фонда развития цифровой экономики в Российской Федерации используется более 200 видов бухгалтерских программ. Значительную часть среди них составляют примитивные программы, сделанные отраслевыми программистами и программы зарубежных компаний, которые плохо адаптируются к реалиям экономики переходного типа и не стабильного законодательства, регулирующего финансовые и налоговые аспекты.

Успешное управление предприятием невозможно без современных бухгалтерских программ и персонала, умеющего ими пользоваться. Опытные руководители понимают, что без собственноручного контроля финансовой информации, невозможно принятие никакого серьезного решения. Системно обработанная информация необходимо как для выработки краткосрочной тактики, так и долгосрочной стратегии управления предприятием. А при отсутствии достоверных данных неправильный анализ ситуации может привести к самым негативным последствиям, включая банкротство и разорение.

Основные требования к бухгалтерским программам

Эффективные бухгалтерские программы, должны быть легкими в обучении, надежными в эксплуатации и иметь весь необходимый функционал для ведения учета и документооборота.

Минимальные требования к программному обеспечению качественного бухгалтерского учета состоят из:

Для полноценной работы бухгалтерская система должна иметь доступ к единой базе сведений по финансовому учету на предприятии, и к архивным материалам, для получения любой информации при запросе.

Безопасность системы означает защиту от внешнего проникновения, защиту от сбоев и умышленной повреждения базы данных. Возможность быстрого восстановления данных после сбоя – еще один показатель, для качественной бухгалтерской программы. В этом сегменте специалисты советуют отдавать предпочтение опытным производителям, которые ценят свою репутацию и имеют возможность вовремя проводить обновление программы и регулярные консультации и ознакомительные семинары.

Что ждут от автоматизации бухгалтерского учета

Руководители предприятий от автоматизации бухгалтерского учета ждут повышения эффективности и качества всех финансовых служб предприятия:

Если хоть один пункт из этого списка не исполнен, значит автоматизация бухгалтерских процессов на предприятии была выполнена непрофессионально и нуждается в анализе и исправлении ситуации. Если вовремя не принять меры, ситуация с бухгалтерским обслуживанием предприятия может усугубиться.

Программных продуктов для автоматизации бухгалтерского учета становятся все больше, и это с одной стороны развивает качества предлагаемого продукта, с другой стороны усложняет проблему выбора. Специалисты рынка отмечают консервативность пользователей бухгалтерских программ.

Это выражается в том, что если предприятие уже закупило программу определенного производителя, то его финансовые службы предпочитают под неё подстраиваться, даже если это изначально был неудачный выбор и очень редко инициируют переход на новый программный продукт. Причем все сходятся в том, что нет универсального, устраивающего всех программного обеспечения, для бухгалтерского учета. Поэтому в этой сфере невозможно создания объективного рейтинга. Без применения программного продукта на конкретном предприятии, невозможно сделать выводы о его соответствии ожиданиям заказчика.

1С самая распространенная универсальная платформа для бизнеса

1С является наиболее адаптированной универсальной платформой для ведения бизнеса в условиях регулируемой переходной экономики. Созданная первоначально для цели ведения бухгалтерского учета, платформа стала базовой, для автоматизации любых процессов в производстве и торговле.

Основные преимущества применения 1С в бухгалтерском учете на предприятии:

Обслуживание 1С это разработанный комплекс, в который входят все необходимые процедуры по тестированию, диагностике и исправления ошибок в бухгалтерской программе, которые могут появиться в процессе эксплуатации. Кроме того, доработка 1С выполняется с учетом индивидуальных особенностей предприятия, его потребностей, уровня квалификации персонала.

Программное сопровождение разработчика позволяет оперативно решать любые сложности, которые могут возникнуть в результате эксплуатации программы. Подстроить параметры под индивидуальную особенность основных пользователей. Экономия на обслуживание 1С является типичной ошибкой некомпетентных в вопросах цифровой экономики руководителей.

Программное решение 1С является самым популярным в сегменте малого и среднего бизнеса в РФ. Количество установленных копий превышает 5 миллионов, по анализу Российского налогового портала. Прежде всего, это связано с множеством типовых программ 1С, которые могут быть применены к предприятию любого профиля и размера. Существует ряд нетиповых решений для конкретных предприятий и организаций.

Достоинством 1С является понятный интерфейс, позволяющий работнику с невысокой квалификацией быстро освоить программу, а опытным пользователям работать с максимальной продуктивностью.

Функционал программы легко меняется под насущные потребности предприятия и его специфику. Её легко интегрировать с различным программным обеспечением.

Надежная работа бухгалтерии, правильно организованная с помощью автоматизированного решения 1С напрямую влияет на прибыльность предприятия и его дальнейшее успешное развитие.

Источник

Компьютерные информационные технологии в бухгалтерском учете

Общая характеристика теоретических и практических основ компьютерных информационных систем в бухгалтерском учете. Особенности выявления технологии компьютерной обработки учетных задач на малом предприятии. Анализ технологии обработки бухгалтерских задач.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Компьютерные информационные технологии в бухгалтерском учете

Внедрение бухгалтерских пакетов и программ позволяет автоматизировать не только бухгалтерский учет, но и навести порядок в складском учете, в снабжении и реализации продукции, товаров, отслеживать договоры, быстрее рассчитывать заработную плату, своевременно сдавать отчетность.

Из-за небрежности в бухгалтерском учете предприятие может сильно пострадать или даже потерпеть крах. Примеров тому много, причем часто страдают предприятия, стремящиеся работать честно. Страдают из-за небрежного ведения внутренней бухгалтерии предприятия. Страдают также из-за незнания и соответственно невыполнения последних законов и распоряжений. При ведении бухгалтерского учета вручную возможны и простейшие арифметические ошибки.

Конечно, компьютер не может заменить опытного и грамотного бухгалтера, но позволит упорядочить бухучет, увеличить количество получаемой информации, повысить оперативность бухучета, уменьшить число арифметических ошибок, оценить текущее финансовое положение предприятия и его перспективы.

Целью данной курсовой работы является рассмотрение теоретических и практических основ компьютерных информационных систем в бухгалтерском учете.

Для выполнения поставленной цели необходимы задачи:

— определить принципы ведения бухгалтерского учета;

— изучить программные продукты информационной системы бухгалтерского учета;

— выявить технологию компьютерной обработки учетных задач на малом предприятии;

— проанализировать сетевую технологию обработки бухгалтерских задач.

компьютерный информационный бухгалтерский учет

1.Теоретические аспекты компьютеризации бухгалтерского учета

Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, наблюдения, измерения, регистрации, обработки и получения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах и хозяйственных операциях хозяйствующего субъекта и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета.

Данное определение раскрывает:

— самостоятельное значение бухгалтерского учета по отношению статистическому и оперативному;

1) создание информационной системы бухгалтерского учета для формирования полной, достоверной, своевременной и актуальной информации о различных сторонах хозяйственной деятельности организации, необходимой для подготовки управленческих решений, а также выдача регламентированных форм отчетности для внешних пользователей;

3) выявление резервов повышения эффективности деятельности организации.

Информационная система бухгалтерского учета должна удовлетворять следующим требованиям:

— правильная методическая основа построения планируемых (прогнозных) и учетных показателей;

— охват учетом всех хозяйственных процессов и операций;

-достоверность, полнота, точность учетных данных, оперативность выполнения учетных операций;

— эффективность организации бухгалтерского учета.

Основными принципами ведения бухгалтерского учета являются:

1) принятие учетной политики, действие которой ограничено как минимум одним календарным годом;

2) использование двойной записи для бухгалтерских проводок, обеспечивающей отражение хозяйственной операции по дебетовому и кредитовому счетам;

3) для хозяйственных операций введение стоимостной оценки в валюте Российской Федерации;

4) осторожность, существенность и доброкачественность учетной информации;

5) отражение в бухгалтерском учете только собственного имущество, обязательств и хозяйственных операций с использованием метода исторической оценки (на дату совершения операции);

6) обязательность периодической инвентаризации имущества и финансовых обязательств с отражением результатов в учете;

7) документальный учет хозяйственных операций в момент их возникновения, наличие документов-оснований;

8) отражение хозяйственных операций в отчетности тех периодов, к которым они относятся;

9) тождественность данных аналитического учета оборотам и остаткам для счетов синтетического учета на 1-е число каждого месяца.

Разработка и создание ИС бухгалтерского учета является первоочередной задачей автоматизации управления любого предприятия. Характеристики объекта управления, особенности формы организации бухгалтерского учета и учетной политики, масштаб предприятия и другие факторы оказывают решающее влияние на разработку ИС, с одной стороны, и выбор и поддержку информационных технологий бухгалтерского учета, с другой.

Перед разработчиками ИС бухгалтерского учета возникают следующие проблемы:

— выбор методологии разработки ИС бухгалтерского учета:

— выбор программного продукта (вариант 1) или выбор программных средств и технологий проектирования ИС бухгалтерского учета (вариант 2);

— обоснование конфигурации ИС бухгалтерского учета (состава автоматизированных функций и рабочих мест бухгалтеров);

— обоснование информационно-технологической архитектуры ИС бухгалтерского учета;

— ограничения на стоимость ИС и время ее создания. Информационные системы бухгалтерского учета и используемые программные продукты автоматизации бухгалтерского учета постоянно совершенствовались из-за появления новых машин, развития информационных технологий, изменений законодательной базы бухгалтерского учета.

Рынок бухгалтерских программ для персональных компьютеров начал формироваться в конце 1980-х гг., но не прекращает пополняться новыми программными продуктами (замена версий, конфигураций, расширение доступных информационных технологий и т.п.) и сейчас.

Это наиболее представительный класс прикладного программного обеспечения функционального назначения, которым охвачено несколько тысяч фирм, осуществляющих:

1) разработку и распространение (продажу) новых программных продуктов для ИС бухгалтерского учета;

2) адаптацию (настройку) типовых бухгалтерских программ для бухгалтерского учета Российской Федерации;

3) собственно создание ИС бухгалтерского учета (внедрение);

4) консалтинговые услуги по проектированию компьютерных систем бухгалтерского учета (КСБУ), выбору программных средств, поддержке «горячей линии»;

5) создание учебно-методической литературы, обучающих и демонстрационных программ.

При выборе программ для создания ИС бухгалтерского учета выполняется их анализ и сравнение по ряду параметров, влияющих на Реализацию компьютерного варианта модели бухгалтерского учета и определяющих информационно-технологическую основу построения ИС. Примерный перечень параметров этих групп приведен ниже.

1. Методология ИС бухгалтерского учета:

1) методическое обеспечение реализации и учета правил нормативного регулирования системы бухгалтерского учета в Российской федерации в ИС;

2) настройка учетной политики предприятия:

— выбор признаков счетов;

— формирование рабочего плана счетов;

— выбор формы бухгалтерского учета;

— выбор методов расчета износа по основным средствам и амортизации нематериальных активов;

— выбор методов оценки потребленных производственных запасов, готовой продукции, незавершенного производства и т.п.;

3) настройка справочников аналитического учета;

4) настройка типовых операций и шаблонов бухгалтерских проводок;

5) настройка типовых форм первичных учетных документов;

6) настройка стандартных отчетов (внешних и внутренних);

7) реализация требований международных стандартов бухгалтерского учета; и др.

2. Информационные технологии:

1) аппаратная и программная платформа ИС бухгалтерского учета;

2) информационно-технологическая архитектура программного комплекса;

3) модульная архитектура программного комплекса;

4) возможность автономного использования программных модулей;

5) конфигуратор функциональной структуры ИС бухгалтерского учета;

6) структура базы данных, характеристика СУБДТ

7) защита функций ИС и базы данных;

8) средства администрирования БД;

9) инструментальные средства разработки пользовательского интерфейса, развития функциональности ИС;

10) информационное взаимодействие с другими ИС масштаба предприятия, внешними ИС (технологии и форматы обмена данными);

11) технология проектирования, внедрения и сопровождения ИС;

12) требования к квалификации персонала ИС.

В компьютерной ИС обеспечивается реализация стандартных информационных технологий бухгалтерского учета.

1. Создание типовых хозяйственных операций, содержащих шаблоны бухгалтерских проводок. Настройка корреспонденции бухгалтерских проводок на рабочий план счетов.

2. Увязка дополнительных реквизитов проводки со справочниками аналитических счетов.

3. формирование стандартных текстов комментариев для бухгалтерских проводок.

4 Представление информации первичных учетных документов в электронном виде с использованием экранных форм ввода и редактирования.

5. Поддержка валютного учета (шаблон проводки содержит реквизиты кода вида валюты, валютного курса, на основании которых выполняется расчет валютной суммы проводки).

6. формирование реестров первичных учетных данных различных классов:

7. Программный контроль достоверности и полноты ввода первичных учетных данных, в том числе проверка корреспонденции счетов с помощью «корректных бухгалтерских проводок».

8. Санкционированный доступ к базе данных при вводе и редактировании учетных данных.

9. Агрегирование и фильтрация бухгалтерских проводок, операций и Документов в целях их выборки, анализа, редактирования, копирования и т.п.

10. Автоматическое заполнение стандартных форм внешней отчетности (баланс, приложения к балансу, налоговые карточки, декларации о доходах, справки в Пенсионный фонд Российской Федерации формы статистической отчетности и др.).

11. Импорт и экспорт данных базы данных, отдельных форм документов, в том числе отчетных.

12. Доступ к офисным программным продуктам (текстовый редактор, электронная таблица, браузер, электронная почта, органайзер).

Чем меньше масштаб предприятия, тем меньше интенсивность информационных потоков, относительно проще бухгалтерский учет (меньше физических объектов учета, нет необходимости в развитом аналитическом учете, расширении плана счетов и т.п.), хотя возможны и отклонения от этой закономерности. Для данного класса предприятий применяют стандартные и недорогие информационные технологии.

Для крупных предприятий ИС бухгалтерского учета должна быть согласована с решениями в области информационных технологий в целом ИС предприятия.

С другой стороны, масштаб предприятия обусловливает объективные требования к ИС бухгалтерского учета, а именно: поддержка сетевой технологии, одновременная работа с ИС большого коллектива бухгалтеров, создание крупномасштабной базы данных, реализация развитой модели бухгалтерского учета и т.п.

Наибольший простор для выбора информационных технологий существует при создании ИС бухгалтерского учета для средних и некоторых крупных предприятий.

Программные продукты для создания ИС бухгалтерского учета различаются по полноте учетных функций, их интеграции:

1) программные продукты для локальной автоматизация отдельных участков бухгалтерского учета;

2) программные продукты для комплексной автоматизации бухгалтерского учета;

4) полностью интегрированные ИС бухгалтерского учета со всеми функциями управления предприятием.

Программные продукты для создания ИС бухгалтерского учета, как правило, имеют модульную архитектуру, возможно автономное использование отдельных модулей (блоков, контуров управления).

Информационная система бухгалтерского учета реализуется в виде АРМ бухгалтеров. Отдельный АРМ поддерживается с помощью программных модулей, может работать как изолированно, так и в интеграции с другими АРМ.

1.3 Классы программных продуктов ИС бухгалтерского учета

Программные продукты ИС бухгалтерского учета делятся на классы:

1. журнал хозяйственных операций;

2. инструментальные компьютерные системы;

3. компьютерные системы финансового анализа и бизнес-планирования и т.д.

Журнал хозяйственных операций. На рынке программных продуктов сформировались основные классы программ для создания ИС бухгалтерского учета.

Данный класс программных продуктов нацелен на подготовку комплекта форм внешней отчетности (баланс, приложения к балансу, статистические отчеты).

Исходными данными являются бухгалтерские проводки, формируемые путем непосредственного ввода в базу данных без обязательного оформления первичных документов. Проводки могут содержать набор аналитических счетов, иметь ссылки на документы-основания. Как правило, регистры «Операция», «Документы» не поддерживаются. Программы предоставляют пользователям:

— возможность настройки планов счетов;

— средство создания справочников аналитического учета;

— языки запросов высокого уровня для фильтрации (выборки) проводок и анализа состояния бухгалтерского учета;

— генераторы для формирования отчетов;

— средства поддержки операций обмена данными с внешними ИС и др.

Программы данного класса наиболее соответствуют двум видам АРМ бухгалтера:

2) АРМ главного бухгалтера, формирующего сводные итоги и бухгалтерскую отчетность.

Типовой инструментарий включает в себя:

— систему программирования для создания или модификации программных модулей, их отладки и документирования;

— конструкторы (дизайнеры) различных объектов И С (экранных форм, панелей инструментов и меню конечного пользователя, отчетов, справочников и т.п.);

— модуль настройки (конфигурирования) объектов ИС бухгалтерского учета;

— языки запросов высокого уровня (реляционные языки QBE, SQL);

— средства и технологии интеграции с другими ИС;

— публикация информационных ресурсов в сети Интернет и др. Такие программные продукты можно рассматривать как «оболочку», предназначенную для наполнения объектами, создаваемыми с мощью инструментальных средств. Программы ориентированы на специалистов, осуществляющих разработку и сопровождение ИС бухгалтерского учета, а также на квалифицированных пользователей.

Инструментальных средств ИС бухгалтерского учета достаточно для модификации и развития.

Сокращение трудозатрат и повышение качества ИС бухгалтерского учета достигается за счет применения «типовых конфигурации», ориентированных на определенный класс предприятий или предметных областей, пригодных для массового применения.

Информационная система бухгалтерского учета создается на базе данного класса программных продуктов, если:

— типовая конфигурация полностью соответствует конкретной ИС бухгалтерского учета;

— имеется достаточный уровень квалификации пользователей, способных эффективно использовать инструментальные средства;

Компьютерные системы финансового анализа и бизнес-планирования. Данный класс программных систем информационно связан с ИС бухгалтерского учета, поскольку для финансового анализа используются данные бухгалтерского баланса и приложений к балансу за ряд Учетных периодов (кварталов, лет). В результате финансового анализа определяются изменения в структуре имущества и его источников, вычисляются следующие показатели:

— прибыли / убытки деятельности предприятия;

— рентабельность отдельных видов деятельности;

— оборачиваемость активов и других элементов оборотного капитала;

— платежеспособность, в том числе коэффициенты покрытия текущих долговых обязательств, ликвидность, интервалы самофинансирования и др.;

— финансовая устойчивость, характеризующая независимость от внешних источников финансирования (уровень собственного капитала, коэффициент покрытия внеоборотных активов собственным и долгосрочным заемным капиталом);

— стоимость чистых активов, удовлетворительность структуры баланса на основании: коэффициентов текущей ликвидности, обеспеченности собственными средствами, восстановления (утраты) платежеспособности;

— рыночная стоимость предприятия (для сравнения с балансовой стоимостью);

— эффективность производства и реализации отдельных видов продукции;

— структура себестоимости продукции, работ и услуг;

— точки безубыточности для определенного вида продукции и др.

В развитых программах финансового анализа реализованы методы имитационного моделирования и прогнозирования финансового состояния предприятия, построения прогнозов балансов предприятия, выполнения факторного анализа показателей.

— планирование объемов производства и реализации продукции;

— расчет затрат на производство и реализацию продукции с учетом инфляционных процессов, объемов выпуска, технологий изготовления и пр.;

— расчет потребностей в производственных фондах, материалах, трудовых ресурсах с учетом времени и чистых потребностей;

— планирование доходов и расходов по внереализационным операциям;

— выбор стратегии привлечения заемных средств, инвестиций, уплаты налогов и сборов, погашения кредиторской и дебиторской задолженности; и т.п.

2. Практические аспекты компьютеризации бухгалтерского учета

2.1 Технологический процесс и перспективы его развития

Автоматизированные информационные технологии организуются на основе тесной взаимосвязи информационного, технического, программного и технологического обеспечения.

Основой технологического обеспечения является технологический процесс обработки экономических задач. Технологический процесс имеет определенный жизненный цикл и существенно меняет состав выполняемых операций в зависимости от появления новых поколений вычислительной техники, развития средств передачи данных и методов программирования. Исходной стадией компьютеризации бухгалтерских задач стало осуществление их централизованной обработки операторами на вычислительных установках с применением перфорационных и электронных машин.

Появление персональных компьютеров и организация автоматизированных рабочих мест в бухгалтерии означает создание принципиально нового этапа в развитии технологии обработки. Создается новая автоматизированная информационная технология на базе децентрализованной обработки бухгалтерских задач.

Современный этап характеризуется следующими моментами:

-организация АРМ бухгалтера на всех участках учета;

— решение задач выполняется бухгалтером непосредственно на его рабочем месте, оснащенном ПК;

— увеличение состава бухгалтерских расчетов, выполняемых вычислительной техникой; расширение круга пользователей электронной техникой;

— формирование локальных многоуровневых вычислительных сетей, обеспечивающих интегрированную обработку экономических задач различных подразделений предприятия (организации, фирмы);

— выполнение комплексной интегрированной обработки учетных задач;

— создание в машине постоянной информационной базы, при помощи которой автоматизируется составление бухгалтерских регистров, журналов-ордеров, форм отчетности;

— появление возможности формирования машиной первичных бухгалтерских документов, что обеспечивает переход к безбумажной технологии и сокращает трудоемкость операций по сбору и регистрации документов;

— появляется возможность организации информационно-справочного обслуживания бухгалтера путем осуществления диалогового режима между человеком и машиной;

Отмеченные положительные моменты новой информационной технологии развивались постепенно на протяжении 1990-х годов. Дальнейшее развитие компьютерных технологий связано с использованием систем электронной почты и Интернета. Для реализации системы электронной почты необходимы компьютер, устройство долговременной памяти, система факсимильной передачи изображения и сеть передачи данных. Электронная почта облегчает общение и обмен корреспонденцией между пользователями и является системой сбора, обработки и передачи сообщений по телефонным сетям и сетям передачи данных. К преимуществам электронной почты относятся: оптимальное использование рабочего времени отправителя и получателя информации, не требуется присутствия получателя на другом конце линии; передача информации осуществляется независимо от расстояния между абонентами, доступ к электронному почтовому ящику не затруднен. Возможна передача любого вида информации, в том числе финансовых документов, отчетности, деловых писем и др. Интернет, объединяющий в единое целое множество компьютерных сетей, работающих по единым правилам, появился в России недавно, но уже занял прочное место в различных сферах деятельности: экономике, средствах массовой информации и др. Наиболее перспективной областью Интернета является электронная коммерция.

Можно осуществлять сделки непосредственно с помощью Интернета, управлять средствами на своем счету в банке, проводить маркетинговые исследования, получать разнообразную информацию о коммерческой деятельности, осуществлять поиск информации в различных сайтах (списках), размещать собственную информацию.

Отличительной особенностью Интернета является высокая надежность. При выходе из строя части компьютеров и линий связи сеть будет продолжать функционировать. Такая надежность обеспечивается тем, что в Интернете нет единого центра управления. Если выходят из строя некоторые линии связи или компьютеры, то сообщения могут быть переданы по другим линиям связи, так как всегда имеется несколько путей передачи информации.

Перспективным развитием компьютерной технологии является создание программных средств для вывода высококачественного звука и видеоизображения. Технология формирования видеоизображения получила название компьютерной графики. Компьютерная графика объединяет в себе процессы создания, хранения и обработки моделей объектов и их изображений с помощью ЭВМ. Эта технология проникла и в область экономического анализа и моделирования, незаменима в производстве, в рекламной деятельности, делает занимательным досуг.

Программно-техническая организация обмена с компьютером текстовой, графической, аудио- и видеоинформацией получила название «мультимедиатехнология». Такую технологию реализуют специальные программные средства, которые имеют встроенную поддержку мультимедиа и позволяют использовать ее в профессиональной деятельности, учебно-образовательных, научно-популярных и игровых областях. Благодаря этой технологии в экономической работе открываются реальные перспективы использовать компьютер для озвучивания изображений, а также понимания им человеческой речи. Способность компьютера воспринимать по голосу несложные команды управления (открытия файлов, вывода информации на печать и т.п.) в ближайшем будущем создаст самые благоприятные условия пользователю для взаимодействия с ним в процессе профессиональной деятельности.

2.2 Технология компьютерной обработки учетных задач на малом предприятии

В связи с развитием электронно-вычислительной техники и появлением персональных компьютеров появилась возможность кардинального изменения в подходе к постановке бухгалтерского учета на малом предприятии. Это связано с ростом количества ПК, повышением их технических характеристик, снижением цен на них.

Решая вопрос компьютеризации на малом предприятии, необходимо учитывать ряд факторов, связанных со спецификой финансово-хозяйственной деятельности конкретного предприятия, его экономическими возможностями, а также уровнем подготовки персонала. Подбор оптимальной конфигурации технических средств и программного обеспечения является серьезной проблемой, с которой сталкивается малое предприятие. Это связано с тем, что среди сотрудников малого предприятия редко встречаются специалисты, разбирающиеся в вопросах компьютеризации бухгалтерского учета. Для составления индивидуального проекта не у всякого малого предприятия хватит средств, поэтому важное значение здесь имеет правильный выбор типового проекта и адаптация его к конкретным условиям своего предприятия. Как правило, следует выбирать фирму, оказывающую конкретную помощь во внедрении типового проекта и издающую хорошую документацию по его освоению. Компьютеризация бухгалтерского учета на малых предприятиях ведется на основе большого количества программных средств, относящихся к классам «Мини-бухгалтерия» и «Интегрированная бухгалтерская система».

Пакеты «Мини-бухгалтерия» имеют много общего и действуют по аналогичной схеме обработки информации. Рассмотрим принцип работы этих пакетов на примере программы «1С: Бухгалтерия».

Программа ориентирована на привычную ручную работу бухгалтера и журнально-ордерную систему. Меню программы составлено в удобной форме, имеется возможность пересчета остатков и оборотов после ввода и изменений операций, получение итогов за любой расчетный период и интервал времени. В программе имеется возможность формирования и печати всех необходимых первичных документов: приходных и расходных кассовых ордеров, авансовых отчетов, платежных документов.

Программа обеспечивает ведение учета в валюте, хранит курсы валют и позволяет автоматически выполнять переоценку валют.

Результатом обработки является набор форм отчетности для анализа финансового состояния предприятия на основе показателей, принятых в международной практике. В руководстве дано описание макроязыка, используемого для самостоятельного составления документов и отчетов произвольной формы.

Рассмотрим схему технологии обработки бухгалтерской информации при помощи пакета «1С: Бухгалтерия».

Технологический процесс включает в себя подготовительный, начальный и основной этапы.

Подготовительный этап выполняется при внедрении проекта. При этом осуществляется ввод реквизитов предприятия, данных о руководстве, главном бухгалтере (осуществляется режимом «Константы»).

Начальный этап выполняется периодически по мере ведения отчетного периода и заключается в воде в машину переменных данных с раз личных бухгалтерских первичных документов; реализуется функцией «Журнал операций». В журнал последовательно вводятся следующие реквизиты: дата, дебет, кредит, сумма, краткое содержание операции. При вводе номера счета, по которому ведется субконто, вводится «Количество», а «Сумма» рассчитывается автоматически на основе, введенной в список субконто «Цены». Функция «Документы и расчеты» предоставляет еще более универсальные и гибкие средства для ввода документов I и проведения бухгалтерских расчетов. С помощью этого режима в журнал операций можно сразу ввести данные о некотором документе или расчете и связанные с ним проводки, которые автоматически рассчитываются по заданным формулам.

Основной этап завершается режимом «Отчетность», который реализует следующие функции:

— «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» создает оборотно-сальдовую ведомость по каждому счету;

После составления отчетов и закрытия отчетного периода выполняется функция «Закрытие периода», которая обеспечивает автоматический переход к новому расчетному периоду. Во избежание потери информации в машине, в случае возникновения внештатных ситуаций, рекомендуется ежедневно перезаписывать информацию на дискету. Функция «Сохранение данных» позволяет сохранить введенную информацию на дискетах, а также использовать ее для передачи на другие компьютеры.

2.3 Сетевая технология обработки бухгалтерских задач

Технология обработки бухгалтерских задач на средних и крупных предприятиях осуществляется на базе сетевых программных продуктов, относящихся к классу «Интегрированные бухгалтерские системы» и «комплексные бухгалтерские системы», ориентированные на организацию локальной вычислительной сети предприятия. Бухгалтерский является одним из основных элементов сетевых программ. Сетевая технология основана на организации многоуровневых АРМ, установленных в различных подразделениях предприятия и организации информационной связи между ними. Таким образом, сетевая технология является основой организации автоматизированной информационной системы предприятия (организации, фирмы). Сетевая технология базируется на создании единого банка данных и применении различного технического оборудования, интегрированного в единое целое: сервер, рабочие станции и комплектующее оборудование. Основным режимом сетевой технологии является «Клиент-Сервер», позволяющий осуществить технологию следующим образом. На сервере располагается вся база данных, с которой работают рабочие станции, установленные у пользователей, а также программы. Существует несколько способов реализации программ сетевой обработки данных. На рабочих станциях осуществляется ввод данных в систему, их первичная обработка и проверка, а затем посылка сообщений в сервер; обработка в основном ведется на сервере. Во многих случаях сервер осуществляет лишь хранение информации, а все процедуры, связанные с обработкой данных, выполняются на рабочих станциях.

Технологический процесс «Клиент-Сервер» основан на организации в сервере нескольких независимых баз данных, размещенных в разных каталогах.

Каждая рабочая станция имеет доступ только к определенным массивам. Полномочия и права доступа к разным массивам могут устанавливаться по-разному.

Организацию сетевой технологии рассмотрим на примере средней торгово-закупочной фирмы, основные функции которой заключаются ведении бухгалтерского учета, складского учета, осуществлении маркетинга и денежных расчетов с покупателями (на базе сетевой версии про граммы «Парус»).

Автоматизированные рабочие места были созданы в следующих подразделениях:

Работа ЛВС обеспечивается функционированием общей информационной базы, доступной для всех пользователей рабочих мест. Такими массивами являются: номенклатура товаров на складе, данные о партнерах фирмы, материально-ответственные лица, данные о валюте, бухгалтерские проводки, план счетов, выписанные и оплаченные счета.

Сложность совместной работы пользователей программы связана со специальными информационными потоками и взаимозависимостью отдельных участков учета. Хозяйственные операции, зарегистрированные на одном участке, должны отражаться в учетных регистрах других участков. Так, группе маркетинга постоянно требуются данные о поступлении нового товара на склад, о факте оплаты покупателями выписанных счетов, т.е. данные других АРМ.

Наличие товара на складе и его цена отражаются в номенклатуре товарно-материальных ценностей, сформированной АРМ склада. На основании этих данных АРМ маркетинга составляет «Прайс-лист».

Далее АРМ маркетинга выписывает счет на оплату. Выписка счета проходит в режиме главного меню «Документы» > «Счета, спецификации» с указанием всех реквизитов продавца и покупателя, наименования количества покупаемых товаров, их цены и суммы налога на добавленную стоимость (НДС).

В машине сформирована справочная база по предприятиям-партнерам (справочник организации), которая используется при формировании платежных документов.

Выписка счета является определяющей во всей цепочке торговых операций, так как в дальнейшем все действия будут связаны с этим документом.

Выписанные счета для оплаты покупателем аккумулируются в реестре счетов. Далее контроль за состоянием этих документов осуществляется АРМ группы денежных расчетов, где бухгалтер фиксирует поступление денег по выписанному счету на основании полученной из банка выписке счета. При этом бухгалтер обращается в реестр счетов сформированный АРМ маркетинга, находит там нужный счет и делает отметку об отработке этого документа в учете, проставляя дату и номер платежного поручения. После этого информация об оплате счета в виде бухгалтерской проводки поступает в «Журнал хозяйственных операций» АРМ главного бухгалтера и становится доступной для всех остальных пользователей. Бухгалтерская процедура, соответствующая этой операции, содержит проводки по получению предварительной оплаты с выделением НДС.

Происходит отпуск товара по оплаченному счету. АРМ маркетинга осуществляет поиск необходимого счета в реестре «Счета, спецификации», где автоматически формируется накладная на отпуск товара и счет-фактура, используемый для составления «Книги продаж». На основании накладной производится отпуск товара со склада. Все выписанные накладные помещаются в реестр накладных и после отпуска товара обрабатываются в учете как операция реализации товара и списания себестоимости товара. При выборе отработки операции реализации формируется проводка по переводу суммы из разряда предварительной оплаты в реализацию с пересчетом налога на НДС. Информационные данные из накладной автоматически переносятся в проводку. При выборе режима списания себестоимости товара формируется проводка списания фактической себестоимости товарно-материальных ценностей с автоматическим расчетом средней цены единицы товара на дату отпуска товара. Весь расчет происходит автоматически. В реестре накладных против отработанной накладной появляется отметка об ее отработке. Счет, по которому произошел полный отпуск товара, автоматически снимается из реестра счетов, переходя в архив. Бухгалтерские проводки после отработки накладной, появившись в учете хозяйственных операций, становятся доступными для других пользователей программы. Пользователями этой информации являются АРМ расчетов с клиентами, где осуществляется оперативный контроль по бухгалтерскому счету предварительной оплаты с клиентами, и АРМ склада, где контролируется движение и остатки товарно-материальных ценностей на предприятии.

В конце месяца вся информация обрабатывается АРМ главного бухгалтера, где подводятся итоги работы предприятия, выявляются финансовые результаты и составляется отчетность.

Разработка и создание ИС бухгалтерского учета является первоочередной задачей автоматизации управления любого предприятия. Характеристики объекта управления, особенности формы организации бухгалтерского учета и учетной политики, масштаб предприятия и другие факторы оказывают решающее влияние на разработку ИС, с одной стороны, и выбор и поддержку информационных технологий бухгалтерского учета, с другой.

Источник