ТК РФ предоставляет всем работникам права на ежегодный оплачиваемый отпуск. Каждый работодатель несет обязательные расходы на:
Компании и ИП планируют отдых всех сотрудников заранее. Для этого составляется особый документ — график отпусков. Продолжительность ежегодного отдыха для работников составляет 28 календарных дней, но для некоторых категорий предусмотрен удлиненный отпускной период (ст. 115 ТК РФ). Компенсация за не использованные работником отпускные дни выплачивается при увольнении.
Поэтому организации необходим запас денег, из которого будут выплачиваться не только отпускные или компенсации, но и взносы во внебюджетные фонды. Вот что такое резерв отпусков простым языком — запас отпускных, который создается в текущем периоде, а используется в будущем. Деньги на 2022 год резервируем в 2022-м, а в 2022 году зарезервируем средства на 2023 год.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали создание и восстановление резерва на оплату отпусков в налоговом учете. Используйте эти инструкции бесплатно.
Кто создает
В бухгалтерских нормативах закреплено, кто обязан создавать фонд оплаты отпусков — это обязанность не только государственных организаций, но и всех юрлиц. Исключение сделано только для организаций, которые ведут упрощенный бухучет. Для коммерческих организаций и НКО обязанности прописаны:
А в ФСБУ для госсектора «Выплаты персоналу» указано, как посчитать резерв отпусков в бюджетном учреждении, автономной и казенной организации (приказ Минфина № 184 от 15.11.2019). Это федеральный стандарт обязателен к применению с 1 января 2021 года.
С какой периодичностью это делать
Главная задача — сделать так, чтобы у организации всегда были деньги на выплату отпускных и компенсаций. На отчетную дату объем зарезервированных денег равняется той сумме, которую пришлось выплатить работникам, если бы они одновременно ушли на ежегодный отдых. В ФСБУ «Выплаты персоналу»: как часто учреждению следует производить корректировку начисленного резерва на отпуска — ежемесячно, ежеквартально или за год. А в коммерции отчетной датой назначают конец года, то есть 31 декабря (ПБУ 8/2010). Но специалисты считают, что оптимальный вариант — формирование резерва по отпускам в бухучете в последний день каждого квартала.
Как рассчитать
Минфин разъяснил, какие бывают методы расчета резерва на оплату отпусков для госсектора — они изложены в письме Минфина № 02-06-07/104576 от 30.11.2020:
Подходящий вариант организация тоже выбирает сама и закрепляет его в учетной политике.
Методика 1: персонифицированный расчет
Вот формула, как рассчитать резерв по отпускам на 2022 год, если организация решает считать отпускной запас по каждому сотруднику:
Также надо определить сумму запаса на оплату страховых взносов. Для этого используется формула:
Просуммировав оба полученных значения, получим сумму, которая резервируется для оплаты отдыха.
Пример расчета по методике 1
Приведем пример расчета резерва отпусков на 2022 год: в организации числятся три работника. Данные по ним таковы:
Для начала считаем отпускные и взносы по каждому работнику.
Ставки по страховым взносам составляют:
Таким образом, суммарная ставка для расчета = 22 + 2,9 + 5,1 + 0,2 = 30,2 %.
Аналогично получаем цифры для Петрова (18 658,20 руб.) и Сидорова (10 416 руб.).
Суммируем значения по всем работникам. Итого необходимо зарезервировать 13 020 + 18 658,20 + 10 416 = 42 094,20.
Методика 2: расчет по учреждению
В этом случае используется такая формула:
Сумму страховых взносов определяем так:
Пример расчета по методике 2
Рассмотрим еще один вариант формирования резерва на отпуска в бух. и налог. учете с примером расчета в 2022 г. Допустим, у сотрудников учреждения накопилось 450 дней отпуска, а средняя дневная зарплата составляет 1500 рублей.
Вот пример, как формируется таблица резерва отпусков бюджетного учреждения:
№ п/п
ФИО сотрудника
Дата заключения трудового договора
Заработано на 01.12.2021
Использовано
Резерв
Количество дней отпуска без сохранения зарплаты
1
Иванов Иван Иванович
01.12.2017
224
120
104
0
2
Петров Петр Петрович
30.11.2020
56
30
16
3
3
Викторова Виктория Викторовна
05.12.2017
112
50
62
0
Как отразить в учете бюджетного учреждения
В бюджетном учете начисление финансового запаса и все другие операции с ним отражаются специальными проводками. Мы подготовили проводки и примеры резерва отпусков в бюджетном учреждении в 2022 году в таблице (письмо Минфина № 02-06-07/104576):
Содержание операции
Бухгалтерская запись
Дебет
Кредит
Принятие отложенных обязательств на выплату отпускных работникам
Дт хххх ххххх ххххх 111 1 501 93 211
Кт хххх ххххх ххххх 111 1 502 99 211
Формирование резерва на отпуск за отработанное время
Дт хххх ххххх ххххх 111 1 401 20 211
Кт хххх ххххх ххххх 111 1 401 60 211
Принятие текущих обязательств за счет отложенных обязательств по факту оплаты отпускных за фактически отработанное время (одновременные проводки)
Дт хххх ххххх ххххх 111 1 501 13 211
Кт хххх ххххх ххххх 111 1 502 93 211
Дт хххх ххххх ххххх 111 1 502 99 211
Кт хххх ххххх ххххх 111 1 502 11 211
Уменьшение созданного резерва на отпуск по факту выплаченных отпускных за фактически отработанное время
Дт хххх ххххх ххххх 111 1 502 11 211
Кт хххх ххххх ххххх 111 1 502 12211
Дт хххх ххххх ххххх 111 1 401 60 211
Кт хххх ххххх ххххх 111 1 302 11 737
Какие проводки использовать для коммерции и НКО
Помимо этого, бухгалтеру коммерческой организации и НКО понадобятся такие проводки:
Для отпускных и компенсаций:
Что делать, если резервной суммы не хватило
В этом случае начисляйте отпускные в обычном порядке: в дебет счета 401 20 «Расходы текущего финансового года».
Затем доначислите средства в запас в обычный срок в порядке, который установлен в учетной политике (ежемесячно, ежеквартально).
Закончила факультет журналистики МГУ им. Ломоносова. С 2016 года пишет про бухгалтерский и кадровый учет, госзакупки.
Отражение резерва на оплату отпусков в бухгалтерском учете
Резерв на отпуск как оценочное обязательство
Согласно ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства», организации должны формировать некие взвешенные по сумме обязательства на счетах бухгалтерского учета. То есть бухгалтерская отчетность должна содержать не только данные о документально подтвержденных обязательствах компании перед контрагентами и третьими лицами, но и информацию по планируемым расходам, которые неизбежны.
С появлением этой информации бухгалтерский баланс становится наиболее достоверным, поскольку отражает наиболее реалистичную картину финансового положения предприятия. Рассмотрим подробнее, что такое резерв на оплату отпусков.
Каждому работнику, в соответствии с трудовым законодательством, положено как минимум 28 календарных отпускных дней, причем в ряде законодательно установленных случаев эта цифра может быть и больше. Таким образом, на каждую из отчетных дат мы имеем дни отпуска, которые работниками еще не использованы (трудно представить себе организацию, в которой все сотрудники разом отгуляли 28 дней отпуска). Соответственно, на каждую отчетную дату существуют оценочные обязательства компании перед работниками по оплате этих дней и, как следствие, некие обязательства перед фондами по выплате страховых взносов.
Кто обязан отражать эту информацию в отчетности? В соответствии с п. 3 ПБУ 8/2010 отражать данные начисления обязаны все компании, за исключением малых предприятий (эмитенты ценных бумаг к таким исключениям не относятся), которые могут применять упрощенный способ ведения учета. Признаки таких компаний указаны в законе «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Таким образом, если компания не подходит под определение субъекта малого бизнеса, начисление оценочных резервов становится обязательным, а отсутствие данной информации на бухгалтерских счетах может быть расценено как нарушение правил учета доходов и расходов. Ответственность за это наступает по двум основаниям:
ВАЖНО! Если компания создает резерв на оплату отпусков, необходимо прописать это в учетной политике — равно как и саму процедуру расчета данного резерва.
Отражение резерва на отпуск в бухгалтерском учете
Расчет и отражение резерва на отпуск в бухгалтерском учете должны производиться на каждую отчетную дату. Согласно действующим законодательным требованиям бухгалтерский баланс составляется раз в год — то есть 31 декабря и будет отчетной датой.
Однако точнее и корректнее (в первую очередь для управленческого учета) формировать резервы на отпуск ежемесячно, поскольку данный вид резерва зависит от количества работников и отгулянных отпусков — а эти величины могут меняться очень часто. При этом надо понимать, что ежемесячный подсчет резерва является трудоемким. Организации необходимо самостоятельно определить желаемую периодичность расчетов и зафиксировать ее в учетной политике.
В бухучете для отражения подобных сведений предназначен счет 96. На нем аккумулируются все планируемые затраты компании, в том числе по оплате отпусков. При этом для каждого вида расходов открывается отдельный субсчет.
Рассмотрим типовые проводки по начислению и списанию резервов в корреспонденции со сч. 96:
Отражение резерва на оплату отпусков в бухгалтерском учете
Резерв на отпуска в бухгалтерском учете — кто обязан его формировать, а кто нет, как его рассчитать, как отразить в бухучете? Ответы на эти и некоторые другие вопросы вы найдете в статье. И обязательно увидите пример расчета резерва на практике.
Резерв на отпуск как оценочное обязательство
Согласно ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства», организации должны формировать некие взвешенные по сумме обязательства на счетах бухгалтерского учета. То есть бухгалтерская отчетность должна содержать не только данные о документально подтвержденных обязательствах компании перед контрагентами и третьими лицами, но и информацию по планируемым расходам, которые неизбежны.
С появлением этой информации бухгалтерский баланс становится наиболее достоверным, поскольку отражает наиболее реалистичную картину финансового положения предприятия. Рассмотрим подробнее, что такое резерв на оплату отпусков.
Каждому работнику, в соответствии с трудовым законодательством, положено как минимум 28 календарных отпускных дней, причем в ряде законодательно установленных случаев эта цифра может быть и больше. Таким образом, на каждую из отчетных дат мы имеем дни отпуска, которые работниками еще не использованы (трудно представить себе организацию, в которой все сотрудники разом отгуляли 28 дней отпуска). Соответственно, на каждую отчетную дату существуют оценочные обязательства компании перед работниками по оплате этих дней и, как следствие, некие обязательства перед фондами по выплате страховых взносов.
Кто обязан отражать эту информацию в отчетности? В соответствии с п. 3 ПБУ 8/2010, отражать данные начисления обязаны все компании, за исключением малых предприятий (эмитенты ценных бумаг к таким исключениям не относятся), которые могут применять упрощенный способ ведения учета. Признаки таких компаний указаны в законе «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Таким образом, если компания не подходит под определение субъекта малого бизнеса, начисление оценочных резервов становится обязательным, а отсутствие данной информации на бухгалтерских счетах может быть расценено как нарушение правил учета доходов и расходов. Ответственность за это наступает по двум основаниям:
Если компания создает резерв на оплату отпусков, необходимо прописать это в учетной политике — равно как и саму процедуру расчета данного резерва.
Отражение резерва на отпуск в бухгалтерском учете
Расчет и отражение резерва на отпуск в бухгалтерском учете должны производиться на каждую отчетную дату. Согласно действующим законодательным требованиям бухгалтерский баланс составляется раз в год — то есть 31 декабря и будет отчетной датой.
Однако точнее и корректнее (в первую очередь, для управленческого учета) формировать резервы на отпуск ежемесячно, поскольку данный вид резерва зависит от количества работников и отгулянных отпусков — а эти величины могут меняться очень часто. При этом надо понимать, что ежемесячный подсчет резерва является трудоемким. Организации необходимо самостоятельно определить желаемую периодичность расчетов и зафиксировать ее в учетной политике.
В бухучете для отражения подобных сведений предназначен счет 96. На нем аккумулируются все планируемые затраты компании, в том числе по оплате отпусков. При этом для каждого вида расходов открывается отдельный субсчет.
Рассмотрим типовые проводки по начислению и списанию резервов в корреспонденции со сч. 96:
Резервы по отпускам в бухгалтерском и налоговом учете — это аккумулирование средств, которые предназначены для выплаты будущих сумм работникам. Расчеты можно сделать несколькими способами.
Кто обязан создавать
Обязанность создать оценочное обязательство по отпускам в бухгалтерском учете предписывает ПБУ 8/2010, утвержденное приказом Минфина № 167н от 13.12.2010. Резерв отпусков — это оценочное денежное выражение обязательства работодателя по выплате отпускных сумм работников, сформированное на определенную дату.
Другими словами, что такое резерв отпусков простым языком — это отложенные средства, которые будут потрачены в будущем. В нашем случае сотрудник будет отдыхать через несколько месяцев, а суммы будущих отпускных мы уже сейчас признаем в расходах и откладываем на будущее.
Правила его формирования организация определяет самостоятельно и предусматривает в своей учетной политике. При его создании в расходах признается сумма оценочного обязательства, а не выплата отпускных. Последние будут начисляться за счет оценочного обязательства. Для их учета используется счет 96 плана счетов бухучета, к которому открывается отдельный субсчет «Резерв на оплату отпусков».
Типовые проводки при начислении резерва отпусков для коммерческих организаций
Операция
Дебет
Кредит
Зарезервированы денежные средства на будущую оплату отпусков
20, 25, 26, 44
96
Начислены отпускные
96
70
Выплачены начисленные суммы
70
51, 50
Все ли организации обязаны создавать в бухучете резерв на оплату отпусков — да, это обязаны делать все компании, за исключением тех, кто вправе вести бухучет в упрощенной форме. Право ведения упрощенного бухгалтерского учета установлено законом о бухучете № 402-ФЗ для следующих организаций:
Эксперты КонсультантПлюс составили подробное руководство, как создать и использовать резерв отпусков в бухучете организации. Используйте эти инструкции бесплатно.
Методики создания оценочного обязательства в бухучете
Необходимо как минимум один раз в год создать резерв на оплату отпусков по ПБУ 8/2010 пункт 15 по состоянию на 31 декабря (то есть отчетную дату).
В таком случае на 31 декабря единовременно резервируется сумма отпускных, которую предполагается выплатить в будущем году одной проводкой. Например, допустимо взять объем выплат, аналогичный выплатам за отчетный год.
Такой принцип формирования является наиболее простым для учета, но некорректен для признания расходов, поскольку на отчетную дату у компании еще нет обязательств к выплате отпускных сумм сотрудникам: они могут уволиться, компания примет новых сотрудников, и оценка окажется неверной.
Более правильным является равномерное признание расходов на формирование оценочного обязательства в течение всего года. Если использовать такой метод, то необходимо оценить сумму неиспользованных дней отдыха по состоянию на 31 декабря и ежемесячно определять стоимость накопленных отпусков и делать доначисление резервируемых сумм. Можно оценить возможную сумму накоплений на будущий год и включать эту величину равномерно:
Оценив, какие бывают методы расчета резерва на оплату отпусков, их трудоемкость, организация вправе самостоятельно закрепить в учетной политике правила создания оценочного обязательства.
Налоговый учет
Отвечая на вопрос, кто обязан создавать резервы по отпускам в налоговом учете, обратимся к положениям НК РФ, содержащимся в статье 324.1. В налоговом учете создание такого оценочного обязательства является правом, а не обязанностью компании. Но если вы хотите избежать учета временных разниц, то есть смысл принять решение о том, чтобы предусмотреть начисление отпускного оценочного обязательства в налоговом учете. В этом случае в расходах тоже учитываются отчисления в резерв, но не учитываются отпускные и начисленные на них страховые взносы.
Порядок создания описан в Налоговом кодексе в статье 324.1. Если компания примет решение о его формировании, то в учетной политике необходимо отразить:
Процент отчисления рассчитайте по формуле:
Ежемесячные отчисления рассчитывайте так:
На конец каждого года необходимо провести инвентаризацию оценочного обязательства. Для этого:
Для облегчения учета и минимизации временных разниц следует принять решение о создании оценочного обязательства и в налоговом учете. Причем стоит разработать правила его создания в бухучете, аналогичные тем, которые установлены в Налоговом кодексе.
Минфин в 2012 году в письме № 03-03-06/4/29 высказал мнение, что компенсацию неиспользованного отпуска нельзя начислять за счет резерва, а следует включать в затраты в момент начисления. Такая позиция является спорной, поскольку суммы, за которые выплачивается компенсация, уже были включены в расходы при формировании оценочного обязательства. Следование ей ведет к завышению расходов, к тому же создает временную разницу с бухгалтерскими данными.
Пример расчета отпускного оценочного обязательства
ООО «PPT.ru» создает оценочное обязательство на выплату отпускных. По состоянию на 31.12.2021:
Пример, как формируется таблица резерва отпусков:
Сумму превышения фактически начисленного и расчетного резервирования отпускных сумм учитываем 31.12.2021 в составе внереализационных доходов в размере:
Другие способы расчетов
Еще одним способом, как рассчитать резерв отпусков, является расчет по каждому сотруднику отдельно. Для расчетов используйте следующую формулу:
При этом необходимо зарезервировать и средства, необходимые для уплаты страховых взносов. Считается такой резерв так:
Оба значения (резерва и запаса расходов на взносы) суммируются. Все данные берутся на день расчетов.
Особенности формирования оценочного обязательства в бюджетном учреждении
Производить расчет резерва отпусков на 2022 год в бюджетном учреждении предлагается одним из трех методов.
Метод 1. Персонально по каждому сотруднику:
Метод 2. По учреждению в целом:
Метод 3. По отдельным категориям (например, отдельно по каждому структурному подразделению):
где К1, К2. Кn — неиспользованные дни отдыха по каждой категории сотрудников,
ЗП1, ЗП2. ЗПn — средняя дневная зарплата по каждой категории сотрудников.
Пример, как формируется резерв отпусков в бюджете на 2022 год
Средняя дневная зарплата сотрудников — 1000 руб.
Число неиспользованных отпускных дней на 31.12.2021 — 125.
Сумма резервируемых отпускных на 01.01.2022 составит:
Проводки бюджетного учреждения
Операция
Дебет
Кредит
Зарезервированы денежные средства на будущие отпускные платежи
Как создать и использовать резерв на оплату отпусков: 7 правил
эксперт по бухучету и налогообложению сервиса Норматив
Создание резерва на оплату отпусков является правом налогоплательщика, а не его обязанностью. Однако такое резервирование необходимо для равномерного распределения затрат на оплату отдыха сотрудников. В нашей статье обсудим правила создания и использования резерва.
Курсы повышения квалификации для бухгалтеров и главных бухгалтеров на ОСНО и УСН. Учтены все требования профстандарта «Бухгалтер». Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы.
Порядок формирования резерва на оплату отпусков установлен Налоговым кодексом РФ, в частности, ст. 324.1 НК РФ. И хотя в налоговом учете это не обязанность налогоплательщика, а право, «плюс» создания этого резерва в том, что его наличие позволит равномерно в течение всего налогового периода списывать расходы на оплату отпускных своим работникам. А это означает, что часть отпускных может быть учтена в целях налогообложения прежде, чем будет выплачена.
Правило первое. Указываем создание резерва в «налоговой» учетной политике.
Правило второе. Определяем следующие показатели:
Правило третье. Рассчитываем процент ежемесячных отчислений в резерв по формуле: предполагаемый размер отпускных за год / сумма предполагаемых расходов на оплату труда за год х 100%. Сумма резерва должна включать и предполагаемую сумму страховых взносов, начисляемых на сумму отпускных (п. 1 ст. 324.1 НК РФ).
Правило четвертое. Составляем специальный расчет (смету) ежемесячных отчислений в резерв исходя из сведений о предполагаемой годовой сумме расходов на оплату отпусков (Письмо Минфина от 25.10.2016 № 03-03-06/2/62147). Рассчитываем ежемесячные отчисления по формуле: сумма фактических расходов на оплату труда, включая обязательные страховые взносы / процент отчислений в резерв на оплату отпусков х 100%.
Обратите внимание, что при планировании размера расходов на оплату труда за год суммы, которые вы предполагаете выплачивать внештатникам, учитывать не надо, так как отпуск таким лицам не положен, поскольку трудовое законодательство на них не распространяется (ст. 11 ТК РФ).
Правило пятое. Отчисления в резерв учитывайте как расходы на оплату труда на конец каждого месяца (п. 24 ч. 2 ст. 255 НК РФ). Начисленные отпускные в течение года в составе расходов списываются за счет созданного резерва. Когда сумма резерва, начисленного с начала года, станет равна предполагаемой сумме расходов на оплату отпусков за год (п. 24 ст. 255, п. п. 1, 2 ст. 324.1 НК РФ), отчисления в резерв не нужно рассчитывать и включать в налоговые расходы.
Правило шестое. Фактические расходы на оплату отпусков, включая сумму начисленных страховых взносов, в течение года не нужно учитывать в налоговых расходах (п. 2 Письма Минфина от 01.04.2013 № 03-03-06/2/10401).
Что касается выплаченной за неиспользованный отпуск компенсации (включая сумму начисленных страховых взносов), то ее за счет резерва списывать нельзя, она признается в расходах на оплату труда (Письмо Минфина от 03.05.2012 № 03-03-06/4/29 и УФНС России по г. Москве в Письме от 04.06.2014 № 16-15/054509). Так как исходя из буквальной трактовки ст. 255 НК РФ расходы в виде среднего заработка, сохраняемого работникам на время отпуска (п. 7 ч. 2 ст. 255 НК РФ), и денежные компенсации за неиспользованный отпуск (п. 8 ч. 2 ст. 255 НК РФ) являются разными видами расходов на оплату труда.
Правило седьмое. По состоянию на 31 декабря текущего года проводим обязательную инвентаризацию резерва на оплату отпусков. Сделать необходимо следующее:
1. Посчитать, сколько дней отпусков, запланированных на текущий год, работники фактически не использовали.
2. Определить среднюю дневную сумму расходов на оплату труда работников, которые не использовали отпуск.
Этот показатель рассчитывается в соответствии с Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.
3. Рассчитать сумму расходов на оплату не использованных в текущем году отпусков (с учетом страховых взносов) по формуле: (количество дней неиспользованных отпусков х средняя дневная сумма расходов на оплату труда работников, которые не использовали отпуск) + суммы страховых взносов на обязательное социальное страхование, начисленные на получившуюся величину (обязательное пенсионное страхование, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, обязательное медицинское страхование, обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний).
4. Выяснить, остались ли у вас неиспользованные суммы резерва.
Этот показатель представляет собой разницу между суммой резерва, начисленного за год, и сумму фактических расходов на оплату отпусков за год (Письма Минфина РФ от 09.07.2004 № 03-03-05/2/46, МНС РФ от 15.03.2004 № 02-5-10/13, УМНС РФ по г. Москве от 27.05.2004 № 26-12/36389, Постановления Президиума ВАС РФ от 26.04.2005 № 14295/04, ФАС Северо-Западного округа от 02.08.2004 № А56-49757/03).
В случае превышения фактической суммы отпускных и начисленных на них страховых взносов над суммой резерва, сумма превышения учитывается в составе расходов на 31 декабря текущего года. Если же резерв больше отпускных, то в налоговом учете признается доход в сумме возникшей разницы (п. 3 ст. 324.1 НК РФ).
В случае выявления неиспользованной суммы резерва ее надо учесть в составе внереализационных доходов текущего налогового периода (абз. 2 п. 3 ст. 324.1 НК РФ, Письма Минфина РФ от 29.10.2012 № 03-03-10/121 (направлено для сведения Письмом ФНС РФ от 12.12.2012 № ЕД-4-3/21167@), от 06.06.2012 № 03-03-10/62, от 20.03.2012 № 03-03-06/1/131).
Остаток резерва можно перенести на следующий год, но только в том случае, если в следующем году вы будете создавать резерв на оплату отпусков.
Если создание резерва в следующем году не входит в планы бухгалтера, то всю сумму фактического остатка резерва надо включить в состав внереализационных доходов текущего налогового периода (п. 5 ст. 324.1, п. 7 ст. 250 НК РФ, Письма Минфина РФ от 29.10.2012 № 03-03-10/121 (направлено для сведения Письмом ФНС России от 12.12.2012 № ЕД-4-3/21167@), от 06.06.2012 № 03-03-10/62, от 20.03.2012 № 03-03-06/1/131).
Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.
Как сформировать резерв с учетом остатка резерва предыдущего периода
Компания «Альфа» создала в 2017 году резерв предстоящих расходов на оплату отпусков в размере 150 000 руб.
Бухгалтер Петров за год отгулял всего 14 дней отпуска. Сумма отпускных, рассчитанная на 28 дней исходя из среднего заработка Петрова (с учетом страховых взносов), составила 20 000 руб. Остальные работники отгуляли отпуск полностью. Общая сумма начисленных остальным работникам (за исключением Петрова) отпускных (с учетом страховых взносов) составила 100 500 руб.
В следующем году организация планирует создавать резерв на оплату отпусков. Необходимо определить, какую сумму резерва можно перенести на следующий год.
1. По состоянию на 31 декабря количество неиспользованных дней отпуска из числа запланированных составит:
Тут может возникнуть вопрос: необходимо ли для расчета показателя «количество неиспользованных дней отпуска» учитывать дни, не отгулянные каждым работником с начала его приема на работу в организацию или с начала года, в целях налога на прибыль? Дело в том, что сумма уточненного резерва, согласно п. 4 ст. 324.1 НК РФ, определяется с учетом неиспользованных дней отпуска работников. В указанной норме не указано, за какой период необходимо определять количество таких дней. Арбитражная практика говорит о возможности учета всех неиспользованных дней за весь период работы работника (Постановление ФАС Поволжского округа от 07.02.2012 № А65-6806/2011). Однако применение такого значения увеличивает сумму уточненного резерва, что может привести к занижению налоговой базы по налогу на прибыль. При этом контролирующие органы рекомендуют использовать для расчета неиспользованные отпуска текущего года без учета прошлых лет (Письмо Минфина РФ от 28.10.2013 № 03-03-06/1/45507). Таким образом, во избежание споров с налоговыми органами для расчета уточненного резерва следует руководствоваться количеством дней неиспользованного отпуска за текущий период.
2. Сумма расходов на оплату неиспользованных дней отпуска, рассчитанная исходя из среднего дневного заработка Петрова (с учетом страховых взносов), составит:
14 дн. x (20 000 руб. / 28 дн.) = 10 000 руб.
Сумма 10 000 руб. представляет собой остаток резерва, который можно перенести на следующий год.
3. Сумма неиспользованного резерва составит:
Сумма 29 500 руб. – это та часть резерва, которую необходимо включить во внереализационные доходы на 31 декабря.
По результатам инвентаризации может оказаться, что сумма фактических расходов на оплату отпусков (с учетом страховых взносов) превышает сумму сформированного за год резерва. В этом случае, образовавшуюся разницу, не покрытую за счет резерва, надо списать в расходы на оплату труда текущего года на основании п. п. 7, 16 ст. 255 НК РФ (абз. 3 п. 3 ст. 324.1 НК РФ, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 23.06.2011 № А81-5014/2010).
Пример 2. Организация в соответствии с учетной политикой, сформировала резерв на оплату отпусков за 2017 год в размере 150 000 руб. В течение года на работу принимались новые сотрудники, которым предоставлялись оплачиваемые отпуска. В связи с этим фактически на оплату отпусков организация израсходовала 170 000 руб.
Резерв на оплату отпусков: как создавать и как провести в учете
Когда создавать резервы на оплату отпусков, какими способами можно это сделать и какие проводки в учете бюджетной организации.
Кому и когда создавать резерв
Оплачиваемый отпуск за отработанное время должен предоставляться работникам (служащим) ежегодно. Также они имеют право претендовать на получение денежной компенсации за все неиспользованные отпуска, в том числе при увольнении по ТК РФ ст. 114, 115, 126, 127, ст. 46 Закона о государственной гражданской службе, ст. 21 Закона о муниципальной службе.
По данным нормам у учреждения возникает обязательство перед своими сотрудниками по гарантированной оплате отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск. Вместе с тем до момента фактического предоставления отпуска (назначения компенсации) размер отпускных (компенсации) и дата их выплаты остаются неопределенными.
Резерв отпусков создается на отчетную дату. Этой датой для учреждения могут быть:
1) последнее число каждого месяца — вариант более трудоемкий;
2) последнее число каждого квартала — этот вариант наиболее удобен;
3) 31 декабря — этот вариант самый простой, но его могут применять лишь те организации, которые представляют участникам только годовую отчетность.
Какую дату для расчета резерва выбрать — учреждение решает самостоятельно и закрепляет это в своей Учетной политике.
Формирование резерва на оплату отпусков
Алгоритм формирования резерва закрепляется учреждением в учетной политике в соответствии с пунктом 302.1 Инструкции № 157н. При разработке порядка необходимо установить:
1) правила расчета оценочных значений (сумм резервов);
2) срок признания резервов в учете;
3) аналитические счета учета резервов (в рабочем плане счетов);
4) порядок инвентаризации резервов и отражение результатов в учете.
Рекомендации Минфина по расчету резервов отпусков изложены в Письме от 20.05.2015 № 02-07-07/28998, исходя из которого оценочное обязательство в виде резерва расходов на оплату отпусков за отработанное время предлагается создавать на последний день расчетного периода исходя из количества дней неиспользованного отпуска по всем сотрудникам на отчетный период.
Формировать резерв необходимо отдельно по следующим обязательствам:
1) на оплату отпуска работникам за фактически отработанное время;
2) на уплату начисленных с отпускных сумм взносов в фонды.
Существует несколько методов определения резерва на оплату отпусков и страховых взносов. Они описаны в таблице 1.
Таблица 1. Методы определения резерва отпусков
Метод 1: индивидуальный расчет по каждому сотруднику
Метод 2: расчет в целом по учреждению
Метод 3: расчет по отдельным категориям сотрудников
Резерв отп. = К x ЗП;
Резерв отп. = К x ЗПср;
Резерв отп. = К1 x ЗПср1 К2 x ЗПср2 К3 x ЗПср3;
Резерв страх взн. = К x ЗП x С,
К — количество не использованных дней отпуска за период с начала работы на дату расчета; ЗП — среднедневной заработок сотрудника на дату вычисления резерва; С — ставка страховых взносов
Резерв страх взн. = К x ЗПср x С,
К — общее количество не использованных сотрудниками дней отпуска за период с начала работы на дату расчета; ЗПср — средняя зарплата по всем сотрудникам по учреждению
Резерв страх взн. = (К1 x ЗПср1 К2 x ЗПср2 К3 x ЗПср3) x С,
К1, К2, К3 — количество всех дней неиспользованного отпуска каждой категории сотрудников; ЗПср1, ЗПср2, ЗПср3 — средняя зарплата, рассчитанная по каждой категории сотрудников
Первый метод при расчете резерва по каждому сотруднику более точный, но и более трудоемкий. Подходит для учреждений с небольшой численностью.
Второй метод является более приемлемым, но менее точно отражает сумму резерва.
Третий метод подойдет для расчета по каждой категории сотрудников, например, отдельно для руководителей, специалистов и иного персонала.
Пример 1
В учетной политике казенного учреждения предусмотрено определение «отпускного» резерва на 31 декабря исходя из данных о количестве дней неиспользованного отпуска и средней зарплаты по всех сотрудников в учреждении — метод 2.
На 31.12.2019 количество не использованных всеми работниками отпусков составило 790 дней, среднедневная зарплата за 2019 г. составила 1050 руб.
Сумма создаваемого резерва составит:
Итого сумма сформированного резерва на 2020 год составит 1 080 009 руб. (829 500,00 250 509,00).
В соответствии с п. 302.1 Инструкции № 157н данные о состоянии и движении сумм, зарезервированных по выплате отпускных сотрудникам за фактически отработанное время, компенсаций за неиспользованный отпуск, в том числе при увольнении, а также платежи на обязательное социальное страхование формируются на счете 1.401.60. ХХХ «Резервы предстоящих расходов».
Для отражения данных обязательств на счетах санкционирования расходов применяется счет 1.502.99.ХХХ «Отложенные обязательства на иные очередные годы (за пределами планового периода)» (пункты 308, 309 Инструкции № 157н).
Создание резерва на оплату отпусков оформляется в бюджетном учете следующими бухгалтерскими записями, как в таблице 2.
Таблица 2. Бухгалтерские записи при создании резервов на оплату отпусков
Содержание операции
Дебет
Кредит
Создан резерв на оплату отпусков за фактически отработанное время (выплаты работникам и по страховым взносам)
1.401. 20. 211 (213) 1.109. 60.211 (213)
Отражены отложенные обязательства по резерву на оплату отпусков (выплаты работникам и по страховым взносам)
Инвентаризация резервов по отпускам
Исходя из того, что суммы резервов отражаются в учете в оценочном значении, а остаток резерва может быть перенесен на следующий год, учреждения должны проводить ежегодную инвентаризацию резервов перед составлением годовой отчетности в порядке, предусмотренном учетной политикой.
Сумма исчисленного резерва за отчетный период сравнивается с фактической суммой расходов на оплату отпусков, выплату компенсаций за неиспользованные отпуска и страховых взносов, уплаченных с данных выплат. При необходимости величины резервов (отложенных обязательств) корректируются.
Кредитовое сальдо по счету 1.401.60.ХХХ должно равняться кредитовому сальдо по счету 1.502.99.ХХХ.
Научитесь оптимизировать налоги законно и без рисков
«Клерк» запустил новые коллекции. В коллекции по оптимизации налогов вас ждут:
• 5 онлайн-курсов; • 15 вебинаров.
Разберетесь с АСК-НДС 2, налоговыми схемами в 2022 году: поймете какие использовать точно не стоит. Узнаете как законно сэкономить на налогах. Эксперты «Клерка» помогут безопасно структуризировать бизнес.
На коллекцию действует акция — 14.900 рублей. Полный список курсов и вебинаров по налоговой оптимизации смотрите здесь. Или заполните форму ниже — расскажем больше.
1 ноября начнут маркировать икру. Пока добровольно
С 1 ноября 2022 года по 31 августа 2023 года пройдет эксперимент по маркировке красной икры.
Кружки, концерты и кино в ДК облагаются налогом на прибыль 0%
С 1 января 2022 года применять ставку налога на прибыль 0% могут еще больше учреждений культуры. Льготу распространили на сельские ДК. Конкретные виды льготных услуг утверждает правительство.
Повышение квалификации
Реэкспортные хабы. Как бизнесу работать в новых условиях
В 2022 году российский бизнес столкнулся с рядом проблем. Многие компании вынуждены искать новые варианты поставок продукции из-за рубежа, так как налаженные логистические цепочки прервались, а ограничения валютных операций увеличили и без того длинные сроки оплаты товаров. Как продолжить бесперебойную работу и ввозить товары из-за рубежа, расскажем в статье.
Полицейские пришли в компанию с проверкой. Что делать бухгалтеру
Такая неприятная ситуация может случится с каждым. Главное — уметь правильно вести себя при проверке. А еще лучше, заблаговременно проводить профилактику рисков.
Программы из реестра российского ПО можно обновлять без НДС
Программы для ЭВМ не облагаются НДС, если они включены в реестр российского программного обеспечения. Речь идет о передаче исключительных прав на программы. С обновлениями ПО аналогичная история.
Мероприятия
Кто и как может проверять бизнес в 2022 году
Правительство РФ объявило мораторий на проверки бизнеса в 2022 году. С 14 марта не проводятся плановые надзорные мероприятия, а внеплановые чаще всего нужно согласовывать с прокуратурой. Но совсем расслабляться не стоит, потому что есть исключения. Рассказываем, кому из предпринимателей ждать визита инспектора и в каких случаях.
Если станок работает в три смены, но нему возможна ускоренная амортизация
К основной норме амортизации основных средств можно применять специальный коэффициент, но не выше 2.
Новые антикризисные меры для бизнеса: август 2022 года
Правительство вводит новые меры поддержки российской экономики: для МСП предусмотрены льготные кредиты на перестройку и развитие производства, водятся субсидии на переоборудование автомобилей на газ-топливо, начали принимать заявки для выдачи субсидий на ТВ-рекламу, расширили параллельный импорт и другое.
В командировку за свой счет. Почему личные автомобили лучше не использовать
В письме Минфина от 12.08.2022 № 03-03-06/1/78804 чиновники коротко и сухо напоминают, что нормы компенсации за использование личного авто в служебных целях никто не отменял. Поэтому фактическую компенсацию затрат компании придется оплачивать за свой счет. Что можно сделать?
Простить долги сотруднику. Сколько будет стоить широкий жест компании?
Бывает так, что организация дает заём ценному сотруднику, а позже за определенные заслуги этот долг может даже простить. Однако ошибочно будет полагать, что при таком раскладе никто никому не должен.
Резерв на оплату отпусков в текущем году должны создавать все работодатели. Исключение составляют только те, кому разрешено вести упрощенный учет.
Резерв на отпуска (далее также – РО) показывает величину обязательств перед работниками по оплате отпусков.
Компании сами решают, на какую из отчетных дат формировать РО. Допустимы варианты, когда РО создают:
Отметим, что наиболее предпочтителен первый вариант, т. к. он показывает полную картину по сложившейся ситуации с оплатой отпусков. Однако этот метод более трудоемкий и требует значительного времени бухгалтера.
Последний вариант – самый простой. К нему прибегает основное число компаний, которые составляют отчетность только по итогам года.
Второй вариант – золотая середина и считается более оптимальным с точки зрения эффективности и трудоемкости затрат по его расчету.
Выбранный метод компания закрепляет в приказе по утверждению учетной политики.
Бухгалтерский учет резерва отпусков
Резерв по отпускам в бухучете на выбранную отчетную дату формируют по дебету тех затратных счетов, на которые обычно начисляют зарплату и взносы:
Дебет 08, 20, 25, 26, 44 и др. – Кредит 96 – начисление резерва на оплату отпусков (отпускные и взносы во внебюджетные фонды).
Кредитовое сальдо по счету 96 «Резерв на оплату отпусков» на отчетную дату отражают в балансе предприятия по строке «Оценочные обязательства».
Проводки по начислению отпускных (компенсации за неиспользованный отпуск) и страховых взносов выглядят следующим образом:
Как рассчитать резерв отпусков
Законодательные акты не содержат порядка формирования резерва на оплату отпусков. Поэтому компания вправе самостоятельно разработать данный порядок и утвердить его приказом по учетной политике.
Для работы можно использовать несколько вариантов расчета РО. Эти варианты объединяет одно: всех работников делят на блоки, исходя из счета, на который начисляют зарплату. Другими словами, в один блок будут объединены сотрудники, чью оплату труда относят на счет 20, в другой блок – те, чью з/п начисляют на счет 25, и так далее.
Рассмотрим подробнее предлагаемые варианты.
Первый вариант расчета РО
Резерв предстоящих расходов на оплату отпусков формируют на основе среднедневного заработка каждого работника. Для расчета по каждому конкретному работнику определяют число неиспользованного отпуска на каждую расчетную дату (месяц, квартал, год).
Для расчета среднего дневного заработка применяют стандартную формулу, с которой вы можете ознакомиться в статье «Как правильно рассчитать отпускные в 2020 году».
Итак, РО каждого конкретного работника с учетом взносов во внебюджетные фонды рассчитывают по формуле:
РОр =Q× СрЗП × (1 + Твф / 100%)
Далее складывают РО по всем работникам. Полученная величина и будет резервом отпусков.
Второй вариант расчета РО
Если в первом варианте определяют средний заработок каждого конкретного работника, что довольно трудоемко, то во втором варианте можно определить среднедневной заработок работников, объединенных в соответствующие блоки (о распределении по блокам было сказано выше).
Поэтому в этом случае определяют количество дней неиспользованного отпуска по соответствующему блоку работников. Далее необходимо рассчитать среднедневной заработок по каждому блоку сотрудников за отчетный период (месяц, квартал или год). Это делают по формуле:
СрЗПб = ∑ /q/S
Далее надо определить сумму РО по каждому блоку работников:
РОб = (СрЗПб + СрЗПб × Твф) × Qб
В итоге полученные величины по всем блокам необходимо сложить и получить сумму РО.
Третий вариант расчета РО
В третьем варианте величину РО рассчитывают по итогам прошлого года. Для этого необходимо определить норматив по блоку работников на 31 декабря прошлого года. Делают это по формуле:
Данный норматив – постоянная величина. Он не меняется независимо от того, как компания будет корректировать РО – ежемесячно или каждый квартал.
Далее на каждую отчетную дату (месяц, квартал или год) сумму отчислений в РО по блоку работников рассчитывают следующим образом:
В конце необходимо сложить найденные величины РО по всем блокам работников.
Налоговый учет
В отличие от бухгалтерского учета, в налоговом учете создание РО – право работодателя.
Также отличительная черта формирования РО в налоговом учете – способ создания. Он прописан в ст. 324.1 НК РФ. Данный способ предусматривает:
Если компания хочет избежать разниц в налоговом учете по РО, она может начислять резерв и в бухучете, и в налоговом учете одинаково:
В конце года проводят инвентаризации начисленного РО. Для корректировки РО необходимо рассчитать фактически сложившуюся сумму неотгулянных дней отпуска по состоянию на 31 декабря. Полученную сумму сравнивают с расчетной и при необходимости делают корректировку.
Итоги
В данном материале мы разобрали, что такое резерв отпусков и как его формировать. Также здесь представлены проводки начисления резерва на оплату отпусков.
Автор: Юлия Пыркова, бухгалтер-консультант Линии консультаций «ГЭНДАЛЬФ»
Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», бюджетный выпуск, весна 2020 г.
Кому и когда создавать резерв
Оплачиваемый отпуск за отработанное время должен предоставляться работникам (служащим) ежегодно. Также они имеют право претендовать на получение денежной компенсации за все неиспользованные отпуска, в том числе при увольнении по ТК РФ ст. 114, 115, 126, 127, ст. 46 Закона о государственной гражданской службе, ст. 21 Закона о муниципальной службе.
По данным нормам у учреждения возникает обязательство перед своими сотрудниками по гарантированной оплате отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск. Вместе с тем до момента фактического предоставления отпуска (назначения компенсации) размер отпускных (компенсации) и дата их выплаты остаются неопределенными.
Резерв отпусков создается на отчетную дату. Этой датой для учреждения могут быть:
последнее число каждого месяца – вариант более трудоемкий;
последнее число каждого квартала – этот вариант наиболее удобен;
31 декабря – этот вариант самый простой, но его могут применять лишь те организации, которые представляют участникам только годовую отчетность.
Какую дату для расчета резерва выбрать – учреждение решает самостоятельно и закрепляет это в своей Учетной политике.
Формирование резерва на оплату отпусков
Алгоритм формирования резерва закрепляется учреждением в учетной политике в соответствии с пунктом 302.1 Инструкции № 157н. При разработке порядка необходимо установить:
1) правила расчета оценочных значений (сумм резервов);
2) срок признания резервов в учете;
3) аналитические счета учета резервов (в рабочем плане счетов);
4) порядок инвентаризации резервов и отражение результатов в учете.
Рекомендации Минфина по расчету резервов отпусков изложены в Письме от 20.05.2015 № 02-07-07/28998, исходя из которого оценочное обязательство в виде резерва расходов на оплату отпусков за отработанное время предлагается создавать на последний день расчетного периода исходя из количества дней неиспользованного отпуска по всем сотрудникам на отчетный период.
Формировать резерв необходимо отдельно по следующим обязательствам:
на оплату отпуска работникам за фактически отработанное время;
на уплату начисленных с отпускных сумм взносов в фонды.
Существует несколько методов определения резерва на оплату отпусков и страховых взносов. Они описаны в таблице 1.
Таблица 1. Методы определения резерва отпусков
Метод 1: индивидуальный расчет по каждому сотруднику
Метод 2: расчет в целом по учреждению
Метод 3: расчет по отдельным категориям сотрудников
Резерв отп. = К x ЗП;
Резерв отп. = К x ЗПср;
Резерв отп. = К1 x ЗПср1 + К2 x ЗПср2 + К3 x ЗПср3;
Резерв страх взн. = К x ЗП x С,
К – количество не использованных дней отпуска за период с начала работы на дату расчета; ЗП – среднедневной заработок сотрудника на дату вычисления резерва; С – ставка страховых взносов
Резерв страх взн. = К x ЗПср x С,
К – общее количество не использованных сотрудниками дней отпуска за период с начала работы на дату расчета; ЗПср – средняя зарплата по всем сотрудникам по учреждению
Резерв страх взн. = (К1 x ЗПср1 + К2 x ЗПср2 + К3 x ЗПср3) x С,
К1, К2, К3 – количество всех дней неиспользованного отпуска каждой категории сотрудников; ЗПср1, ЗПср2, ЗПср3 – средняя зарплата, рассчитанная по каждой категории сотрудников
Первый метод при расчете резерва по каждому сотруднику более точный, но и более трудоемкий. Подходит для учреждений с небольшой численностью.
Второй метод является более приемлемым, но менее точно отражает сумму резерва.
Третий метод подойдет для расчета по каждой категории сотрудников, например, отдельно для руководителей, специалистов и иного персонала.
В учетной политике казенного учреждения предусмотрено определение «отпускного» резерва на 31 декабря исходя из данных о количестве дней неиспользованного отпуска и средней зарплаты по всех сотрудников в учреждении – метод 2.
На 31.12.2019 количество не использованных всеми работниками отпусков составило 790 дней, среднедневная зарплата за 2019 г. составила 1050 руб.
Сумма создаваемого резерва составит:
на оплату отпусков – 829 500,00 руб. (790 дн. * 1050 руб.);
на оплату страховых взносов, начисляемых с суммы отпускных, – 250 509,00 руб. (829 500,00 * 30,2 %).
Итого сумма сформированного резерва на 2020 год составит 1 080 009 руб. (829 500,00 + 250 509,00).
В соответствии с п. 302.1 Инструкции № 157н данные о состоянии и движении сумм, зарезервированных по выплате отпускных сотрудникам за фактически отработанное время, компенсаций за неиспользованный отпуск, в том числе при увольнении, а также платежи на обязательное социальное страхование формируются на счете 1.401.60. ХХХ «Резервы предстоящих расходов».
Для отражения данных обязательств на счетах санкционирования расходов применяется счет 1.502.99.ХХХ «Отложенные обязательства на иные очередные годы (за пределами планового периода)» (пункты 308, 309 Инструкции № 157н).
Создание резерва на оплату отпусков оформляется в бюджетном учете следующими бухгалтерскими записями, как в таблице 2.
Таблица 2. Бухгалтерские записи при создании резервов на оплату отпусков
Содержание операции
Дебет
Кредит
Создан резерв на оплату отпусков за фактически отработанное время (выплаты работникам и по страховым взносам)
1.401. 20. 211 (213) 1.109. 60.211 (213)
Отражены отложенные обязательства по резерву на оплату отпусков (выплаты работникам и по страховым взносам)
Инвентаризация резервов по отпускам
Исходя из того, что суммы резервов отражаются в учете в оценочном значении, а остаток резерва может быть перенесен на следующий год, учреждения должны проводить ежегодную инвентаризацию резервов перед составлением годовой отчетности в порядке, предусмотренном учетной политикой.
Сумма исчисленного резерва за отчетный период сравнивается с фактической суммой расходов на оплату отпусков, выплату компенсаций за неиспользованные отпуска и страховых взносов, уплаченных с данных выплат. При необходимости величины резервов (отложенных обязательств) корректируются.
Кредитовое сальдо по счету 1.401.60.ХХХ должно равняться кредитовому сальдо по счету 1.502.99.ХХХ.
«Отпускной» резерв: порядок формирования и использования
Автор: Мишанина М., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»
Формировать резерв на оплату отпусков должны все без исключения учреждения, независимо от источника финансового обеспечения данных выплат. Делается это в целях равномерного отнесения расходов на финансовый результат учреждения. О том, как рассчитать резерв отпусков и отразить в учете его создание и использование, поговорим далее.
Способы определения величины «отпускного» резерва
Порядок формирования резерва на оплату отпусков (методы оценки обязательств, дата признания в учете и т. д.) устанавливается учреждением в рамках формирования учетной политики (п. 302.1 Инструкции № 157н).
Для расчета «отпускного» резерва можно использовать рекомендации Минфина, приведенные в Письме от 20.05.2015 № 02-07-07/28998 (далее – Письмо № 02-07-07/28998). В нем предлагается оценочное обязательство в виде резерва расходов на оплату отпусков за фактически отработанное время определять на последний день расчетного периода (месяца, квартала, года) исходя из представленных кадровой службой сведений о количестве дней неиспользованного отпуска по всем сотрудникам на указанную дату.
При этом формировать резерв следует отдельно по обязательствам:
на оплату отпусков работникам за фактически отработанное ими время;
на уплату начисленных с отпускных сумм страховых взносов на обязательное социальное страхование, обязательное пенсионное страхование, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, обязательное медицинское страхование, обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
В письме также приведены следующие методики определения резерва на оплату отпусков и страховых взносов.
Методика 1.
Расчет производится персонифицированно (индивидуально) по каждому сотруднику:
Резерв отп. = К x ЗП;
Резерв стр. взн. = К x ЗП x С, где:
К – количество не использованных сотрудником дней отпуска за период с начала работы на дату расчета (конец каждого месяца, квартала, года);
ЗП – среднедневной заработок сотрудника, исчисленный по правилам расчета среднего заработка для оплаты отпусков на дату вычисления резерва;
С – ставка страховых взносов (здесь и далее).
Методика 2.
Расчет производится по учреждению в целом:
Резерв отп. = К x ЗПср;
Резерв стр. взн. = К x ЗПср x С, где:
К – общее количество не использованных всеми сотрудниками дней отпуска за период с начала работы на дату расчета (конец каждого месяца, квартала, года);
ЗПср – средняя заработная плата по всем сотрудникам учреждения в целом.
Методика 3.
Расчет осуществляется по отдельным категориям сотрудников (группам персонала):
Резерв отп. = К1 x ЗПср1 + К2 x ЗПср2 + К3 x ЗПср3;
Резерв стр. взн. = (К1 x ЗПср1 + К2 x ЗПср2 + К3 x ЗПср3) x С, где:
К1, К2, К3 – количество всех дней неиспользованного отпуска каждой категории сотрудников (группы персонала);
ЗПср1, ЗПср2, ЗПср3 – средняя зарплата, рассчитанная по каждой категории сотрудников (группе персонала).
Учетной политикой учреждения предусмотрено определение «отпускного» резерва по методике 2 на последний день каждого месяца исходя из представленных кадровой службой сведений о количестве дней неиспользованного отпуска по всем сотрудникам на указанную дату. По состоянию на 31.07.2019 общее количество не использованных работниками отпусков в целом по учреждению составляет 180 дн., среднедневная зарплата равна 850 руб.
Величина создаваемого резерва будет включать суммы:
на оплату отпусков – 153 000 руб. (180 дн. х 850 руб.);
на оплату страховых взносов, начисляемых с суммы отпускных, – 46 206 руб. (153 000 руб. х 30,2%).
Общая сумма сформированного резерва составит 199 206 руб. (153 000 + 46 206).
Учет формирования и использования резервов
Согласно п. 302.1 Инструкции № 157н информация о состоянии и движении сумм, зарезервированных в целях равномерного включения расходов на финансовый результат учреждения, по обязательствам, не определенным по величине и (или) времени исполнения, в частности по выплате отпускных сотрудникам за фактически отработанное время или компенсаций за неиспользованный отпуск, в том числе при увольнении, включая платежи на обязательное социальное страхование, отражается на счете 0 401 60 000 «Резервы предстоящих расходов».
В целях отражения указанных обязательств на счетах санкционирования расходов применяется счет 0 502 99 000 «Отложенные обязательства на иные очередные годы (за пределами планового периода)» (п. 308, 309 Инструкции № 157н).
В силу положений инструкций № 162н, 174н, 183н создание резерва на оплату отпусков оформляется следующими бухгалтерскими записями:
Казенные учреждения
Бюджетные и автономные учреждения
Сформирован резерв на оплату отпусков
1 401 20 211 (213) 1 109 60 211 (213)
1 401 60 211 (213)
0 401 20 211 (213) 0 109 60 211 (213)
0 401 60 211 (213)
Отражены отложенные обязательства в сумме сформированного резерва*
1 501 93 211 (213)
1 502 99 211 (213)
0 506 90 211 (213)
0 502 99 211 (213)
* Уточнение ранее сформированного резерва отражается на дату его расчета дополнительной бухгалтерской записью (увеличение ранее сформированного резерва) или записью, оформленной по способу «красное сторно» (уменьшение ранее сформированного резерва) (Письмо № 02-07-07/28998).
Расходы по оплате отпуска признаются в учете за счет суммы созданного резерва, то есть резерв должен использоваться только на покрытие тех затрат, в отношении которых он изначально создавался (п. 302.1 Инструкции № 157н).
В бухгалтерском учете операции по использованию «отпускного» резерва отразятся следующими проводками:
Создание резерва на оплату отпусков в налоговом учете
Какие особенности формирования резерва на оплату отпусков?
Как уже говорилось, вопрос о наличии резерва на оплату отпусков в налоговом учете решает само предприятие (ст. 324.1 НК РФ). Однако он неприемлем для хозсубъектов, ведущих учет кассовым способом (ст. 273 НК РФ).
Резерв позволяет осуществить равномерное в течение года распределение издержек по:
Указанное распределение помогает предприятиям отражать в налоговом учете практически равные показатели расходов ежемесячно. Резерв стоит сделать в тех случаях, когда в летний период у предприятия образуются убытки из-за увеличения расходов на оплату отпусков.
Об отражении перерасчета отпускных в ежеквартальном отчете по НДФЛ см. в статье «Как в 6-НДФЛ отразить пересчет отпускных?».
ВАЖНО! Возмещения за «неотгулянный» отпуск не входят в резерв (письмо Минфина РФ от 03.05.2012 № 03-03-06/4/29).
Наличие резерва так же, как его неиспользование, прописывается в учетной политике (далее — УП) по налоговому учету. Кроме того, в УП указывается:
ПО = Расходы на оплату отпуска (будущие) / Расходы на оплату труда (будущие).
Будущие суммы расходов на оплату отпуска и оплату труда — это:
ООО «Мечта» отразило в УП резерв в налоговом учете на 2022 год. Для расчета ПО ООО использует показатели 2021 года. По данным бухучета за 2021 год:
Ставка по взносам — 30,2% (в т.ч. травматизм).
Отпускные вместе со взносами в 2022 году = 800 000 × 30,2% + 800 000 = 1 041 600 руб.
Оплата труда с учетом страховых взносов в 2022 году = 10 000 000 × 30,2% + 10 000 000 = 13 020 000 руб.
ПО = 1 041 600 / 13 020 000 × 100% = 8%.
ВАЖНО! Расчет ПО может быть осуществлен в совокупности по всем сотрудникам компании или по группам согласно выполняемым обязанностям (письмо Минфина России от 07.12.2012 № 03-03-06/1/632).
Резерв = ПО × фактические расходы на оплату труда
Пример расчета суммы резерва рассмотрим в следующем разделе.
Отметим, что методы создания резерва в целях бухгалтерского учета могут отличаться от вышеуказанного, в связи с чем в учете образуются временные разницы согласно ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций» — отложенные налоговые обязательства (ОНО) и отложенные налоговые активы (ОНА). Если в налоговом учете резерв не создавался, то возникает ОНА, который списывается по ходу использования резерва в целях бухучета.
Проверьте, правильно ли вы рассчитали резерв отпускных в налоговом учете с помощью разъяснений от КонсультантПлюс. Получите бесплатно пробный доступ к системе и переходите к Готовому решению.
Как учитывается резерв на оплату отпусков в целях исчисления налога на прибыль?
С учетом п. 1 ст. 318 НК РФ суммы резерва на оплату отпусков в налоговом учете могут относится как к прямым, так и косвенным расходам, в связи с чем условия их распределения необходимо закрепить в УП (письмо Минфина России от 16.09.2013 № 03-03-06/1/38134).
В целях применения гл. 25 НК РФ суммы резерва — это расходы на оплату труда (п. 24 ст. 255 НК РФ).
ВАЖНО! Сами расходы на оплату отпуска, покрываемые за счет резерва, в целях гл. 25 НК РФ не признаются (письмо Минфина РФ от 01.04.2013 № 03-03-06/2/10401).
ООО «Мечта» начислило в январе 2022 года зарплату в сумме 700 000 руб. (продолжение примера 1).
Сумма резерва на 31.01.2022 = (700 000 × 30,2% + 700 000) × 8% = 72 912 руб., данная сумма будет отражена в налоговом регистре за январь 2022 года в качестве расходов на оплату труда и учтена при исчислении налога на прибыль.
Из указанного примера видно, что сумма резерва позволяет учесть расходы на отпускные, выраженные резервом, несмотря на то что в январе в отпуске никто не находился. В связи с чем выплаты даже по массовым отпускам в последующих месяцах, будут списаны за счет равномерных отчислений в резерв и не вызовут скачок расходов по налогу на прибыль.
Следует отметить, что по окончании года проводится инвентаризация резерва (абз. 1 п. 3 ст. 324.1 НК РФ), в соответствии с которой порядок учета сумм резерва может меняться.
Итогами инвентаризации может быть:
Результат инвентаризации отражается в акте или бухгалтерской справке.
Рассмотрим порядок учета резерва при наступлении любого из результатов:
Сумма резерва 2022 года − 790 000 руб., фактически израсходовано 750 000 руб. (в т. ч. страховые взносы). Остаток резерва 790 000 – 750 000 = 40 000 руб., указанная сумма будет отражена в составе внереализационного дохода.
Сумма резерва составила 790 000 руб., сумма реальных затрат — 800 000 руб. (в т. ч. страховые взносы). На покрытие расходов за счет средств резерва не хватило 800 000 – 790 000 = 10 000 руб. — расходы по оплате труда.
Следует отметить, что указанный алгоритм применим, если организация не планирует в будущем году создавать резерв. Если же о наличии резерва свидетельствует УП будущего периода, то остаток инвентаризации необходимо сравнить с резервом неиспользованных отпусков, который является уточнением резерва. Данный резерв определяется с учетом расходов на оплату неиспользованного отпуска.
ВАЖНО! Сумма уточненного резерва определяется по каждому сотруднику по формуле: Средний дневной заработок × Количество дней неиспользованного отпуска(письмо Минфина России от 11.01.2013 № 03-03-06/1/4).
На 31 декабря 2021 года остаток резерва составил 15 200 руб. УП предусмотрено формирование резерва на оплату отпусков 2022 года в налоговом учете. Оплата труда в 2021 году менеджера Молоткова составила 900 000 руб., остаток дней отпуска — 5. Тариф по взносам — 30,2% (в т. ч. травматизм).
Рассчитаем резерв по неиспользованному отпуску:
Средний дневной заработок (900 000 + 900 000 × 30,2%) / 12 / 29,3 = 3 332,76 руб.
Резерв 3 332,76 × 5 = 16 663,80 руб.
16 663, 80 – 15 200 = 1 463,80 руб.
Сумма 1 463,80 признается расходом на оплату труда, а сумма резерва 16 663,80 переносится на 2021 год.
На 31 декабря 2021 года остаток резерва составил 25 100 руб. УП предусмотрено формирование резерва на оплату отпусков 2022 года в налоговом учете. Расходы на оплату труда в 2021 году составили: бухгалтер Соткова — 500 000 руб. количество неиспользованных дней отпуска — 3, сотрудник отдела персонала Матвеева — 600 000 руб., неиспользованный отпуск — 4 дня.
ВАЖНО! При определении количества дней неиспользованного отпуска контролирующие органы рекомендуют учитывать только отпуска текущего года без учета прошлых лет (письмо Минфина России от 28.10.2013 № 03-03-06/1/45507).
Узнать, как складывается судебная практика по вопросу уменьшения налога на прибыль на величину резерва на оплату предстоящих отпусков, можно с помощью аналитической подборки от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный оналйн-доступ бесплатно.
Итоги
Создание резерва на оплату отпусков в налоговом учете необходимо прописать в УП — только в этом случае возможно его существование. Порядок отражения сумм резерва за текущий год при исчислении налога на прибыль во многом зависит от того предусмотрен УП резерв на следующий год или нет.
В конце года надо спланировать резерв по отпускам на 2020 год. В рекомендации три метода расчета с примерами, образцы и проводки для казенных, бюджетных и автономных учреждений.
Как создать резерв
Резерв на оплату отпусков создают бюджетные, автономные, казенные учреждения и органы власти (п. 302.1 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Чтобы создать резерв, следуйте пошаговому алгоритму.
Шаг 1. Выберите метод, каким будете определять резервы на оплату отпускных. Рассчитывать сумму резерва можно ежемесячно, ежеквартально или на год.
Есть три методики расчета резерва отпускных:
Резерв на уплату страховых взносов определяйте с учетом методики расчета резерва расходов на оплату отпусков. Также сумму страховые взносов учреждение вправе рассчитывать с учетом предельной величины базы для начисления взносов на основании данных за прошлый период и применяемого повышающего коэффициента.
Такие способы расчета рекомендовал Минфин в письме от 20.05.2015 № 02-07-07/28998. При выборе метода учитывайте количество сотрудников, трудоемкость расчета, есть ли компьютерные программы, в которых можно произвести расчеты.
Шаг 2. Выбранный метод и период на который рассчитываете резерв закрепите в учетной политике. Скачайте образец:
Порядок расчета резервов по отпускам
Шаг 3. Запросите в кадровой службе количество дней неиспользованного отпуска по всем сотрудникам на дату расчета.
Шаг 4. Рассчитайте среднюю заработную плату в целом по учреждению или среднедневной заработок по каждому сотруднику. Смотрите, как рассчитать среднедневной заработок и среднюю заработную плату.
Шаг 5. Рассчитайте резерв по методике, которую установили в учетной политике.
Метод расчета резерва по учреждению в целом
Метод расчет резерва по учреждению в целом наиболее простой, но менее точно отражает сумму резерва. Расчет страховых взносов делайте также по учреждению в целом. Метод приведен в пунктах 1.2, 2 приложения 3 к письму Минфина от 20.05.2015 № 02-07-07/28998.
1. Рассчитайте резерв на оплату отпусков:
2. Рассчитайте сумму страховых взносов:
3. Рассчитайте общую сумму резерва:
резерв на оплату отпусков
количество всех дней неиспользованного отпуска по учреждению
средняя заработная плата по учреждению
Резерв страховых взносов
Ставка страховых взносов
Пример: как рассчитать резерв на оплату отпусков по учреждению в целом
Учреждение формирует резерв на оплату отпусков. В учетной политике главный бухгалтер прописал: «Резерв на оплату отпусков определять ежемесячно на последний день месяца. Расчет резерва производить по среднему дневному заработку всего учреждения за последние 12 месяцев, предшествующих дате расчета резерва. Сумма страховых взносов при формировании резерва рассчитывается по всему учреждению».
Данные о количестве дней неиспользованного отпуска предоставляет кадровая служба. Учреждение применяет ставку страховых взносов 30,2 процента.
На 31 декабря 2019 года, по данным отдела кадров, количество неиспользованных дней отпусков всеми сотрудниками – 43 дня. Годовой фонд оплаты труда по учреждению за период с 1 января 2019 года по 31 декабря 2019 года составил 29 534 400 руб. Количество штатных единиц по состоянию на 1 января 2019 года – 70. Бухгалтер рассчитал средний дневной заработок в целом по учреждению:
29 534 400 руб. : 12 мес. : 70 чел. : 29,3 дн. = 1200 руб., где 29,3 – среднемесячное число календарных дней (ст. 139 ТК).
Затем бухгалтер определил: – сумму оплаты отпусков = 43 дн. × 1200 руб. = 51 600 руб.; – сумму страховых взносов = 51 600 руб. × 30,2% = 15 583,20 руб.
Резерв на оплату отпусков, который бухгалтер отразит в учете: 67 183,20 руб. (51 600 руб. + 15 583,20 руб.).
Метод расчета резерва по категории персонала
Метод расчета резерва отпусков по категориям сотрудников (группам персонала) упрощен, по сравнению с расчетом по каждому сотруднику. Резерв рассчитываете отдельно по каждой категории персонала. Например, отдельно для административного отдела, по основным работникам. Расчет страховых взносов также делайте по категории сотрудников.
Метод расчета отдельно по категориям сотрудников дан в пунктах 1.3, 2 приложения 3 к письму Минфина от 20.05.2015 № 02-07-07/28998.
Резерв рассчитывайте по такому алгоритму.
1. Рассчитайте резерв на оплату отпусков:
2. Рассчитайте сумму страховых взносов:
3. Рассчитайте общую сумму резерва:
резерв на оплату отпусков
количество всех дней неиспользованного отпуска каждой категории работников (группы персонала)
ЗПср1, ЗПср2, ЗПср3
средняя заработная плата, рассчитанная по каждой категории работников (группе персонала)
Резерв страховых взносов
Ставка страховых взносов
Пример: как рассчитать резерв на оплату отпусков по категории персонала
Учреждение формирует резерв на оплату отпусков. В учетной политике главный бухгалтер прописал: «Резерв на оплату отпусков определять ежемесячно на последний день месяца. Расчет резерва производить по среднему дневному заработку категории персонала за последние 12 месяцев, предшествующих дате расчета резерва. Сумма страховых взносов при формировании резерва рассчитывается по категории персонала». Данные о количестве дней неиспользованного отпуска предоставляет кадровая служба. Категории персонала подразделены на: руководителей, старших специалистов и младших специалистов. Учреждение применяет ставку страховых взносов 30,2 процента.
На 31 декабря 2019 года условия для расчета:
Категория сотрудников
Количество сотрудников, чел.
Количество неиспользованных дней отпуска
Годовой ФОТ, руб., с 01.01.2019 по 31.12. 2019
Бухгалтер рассчитал средний дневной заработок по категориям персонала: – руководители – 5 300 000 руб. : 12 мес. : 29,3 дн. : 5 чел. = 3014,79 руб.; – старшие специалисты – 9 800 000 руб. : 12 мес. : 29,3 дн. : 10 чел. = 2787,26 руб.; – младшие специалисты – 12 200 000 руб. : 12 мес. : 29,3 дн. : 20 чел. = 1734,93 руб., где 29,3 – среднемесячное число календарных дней (ст. 139 ТК).
Затем бухгалтер определил резерв на оплату по категориям персонала. 1. Руководители: – сумма оплаты отпусков = 15 дн. × 3014,79 руб. = 45 221,85 руб.; – сумма страховых взносов = 45 221,85 руб. × 30,2% = 13 657,00 руб. Итого резерв на оплату отпусков по категории «руководители»: 58 878,85 руб. (45 221,85 руб. + 13 657,00 руб.).
2. Старшие специалисты: – сумма оплаты отпусков = 11 дн. × 2787,26 руб. = 30 659,86 руб.; – сумма страховых взносов = 30 659,86 руб. × 30,2% = 9259,28 руб. Итого резерв на оплату отпусков по категории «старшие специалисты»: 39 919,14 руб. (30 659,86 руб. + 9259,28 руб.).
3. Младшие специалисты: – сумма оплаты отпусков = 15 дн. × 1734,93 руб. = 26 023,95 руб.; – сумма страховых взносов = 26 023,95 руб. × 30,2% = 7 859,23 руб. Итого резерв на оплату отпусков по категории «младшие специалисты»: 33 883,18 руб. (26 023,95 руб. + 7859,23 руб.).
Бухгалтер отразил в бухучете резерв на оплату отпусков по всем категориям персонала: 132 681,17 руб. (58 878,85 руб. + 39 919,14 руб. + 33 883,18 руб.).
Метод расчета резерва отдельно по каждому сотруднику
Метод расчета резерва по каждому сотруднику наиболее трудоемкий, но позволяет рассчитать сумму резерва максимально точно. Такой способ расчета подойдет учреждениям с небольшой численностью сотрудников. При методе расчета резерва на оплату отпусков по каждому сотруднику сумму страховых взносов также определяйте по каждому работнику.
Метод расчета по каждому сотруднику приведен в пунктах 1.1, 2.1 приложения 3 к письму Минфина от 20.05.2015 № 02-07-07/28998.
Общую сумму резерва рассчитывайте в таком порядке.
1. Рассчитайте резерв на оплату отпусков:
2. Рассчитайте сумму страховых взносов:
3. Определите общую сумму резерва:
резерв на оплату отпусков;
количество не использованных сотрудником дней отпуска за период с начала работы на дату расчета (конец каждого месяца, квартала, года);
среднедневной заработок сотрудника, исчисленный по правилам расчета среднего заработка для оплаты отпусков на дату расчета резерва
резерв страховых взносов
ставка страховых взносов
Пример: как рассчитать резерв на оплату отпусков по каждому сотруднику
Учреждение формирует резерв на оплату отпусков. В учетной политике главный бухгалтер прописал: «Резерв на оплату отпусков определять ежемесячно на последний день месяца. Расчет резерва производить по среднедневному заработку по каждому сотруднику за последние 12 месяцев, предшествующих дате расчета резерва. Сумма страховых взносов при формировании резерва рассчитывается по каждому работнику индивидуально».
Данные о количестве дней неиспользованного отпуска бухгалтерия запросила в отделе кадров. На основании этой информации бухгалтер рассчитал средний заработок по каждому сотруднику, резерв на оплату отпусков и страховые взносы.
Сотрудник
Дни неиспользованного отпуска, дн.
Среднедневной заработок, руб.
Резерв отпусков, руб.
Резерв по взносам, руб.
Общая сумма резерва
(К)
ЗП
К × ЗП
К × ЗП × С*
* Ставка страховых взносов (С) = 30,2%.
Ситуация: нужно ли включать в резерв на отпуск дни учебных отпусков
Учебный отпуск включите в расчет резерва на оплату отпусков, если сотрудник сообщил об отпуске до того, как вы сформировали резерв. Учреждение обязано предоставить и оплатить учебный отпуск сотруднику (ст. 173–176 ТК). Основание – справка-вызов учебного заведения и заявление сотрудника на отпуск. Смотрите, какими документами оформить учебный отпуск.
В какие сроки сотрудник должен уведомить работодателя и передать ему документы на отпуск, в законодательстве не сказано. Такой срок учреждение вправе закрепить в локальном акте, например Правилах трудового распорядка.
Резерв на оплату отпусков организации госсектора вправе рассчитывать на конец каждого месяца, квартала, года (письмо Минфина от 20.05.2015 № 02-07-07/28998). Период устанавливают в учетной политике. Таким образом, если сотрудник уведомит о предстоящем учебном отпуске до того, как вы сформировали резерв на оплату отпусков, дни отпуска войдут в расчет.
Если сотрудник подаст документы на отпуск, когда резерв рассчитан, отразите расходы в составе текущих расходов на оплату труда. Например, учреждение формирует резерв на отпуск в декабре на следующий квартал.
Сотрудник представил в декабре справку-вызов – в январе у него сессия. В этом случае включите учебный отпуск в расчет. Учебный отпуск включите в расчет резерва на оплату отпусков, если сотрудник сообщил об отпуске до того, как вы сформировали резерв.
Должностных лиц учреждения привлекут к административной ответственности за нарушения в правилах бухучета (ст. 15.15.6 КоАП). Если не отразить резерв по отпускам на счете 401.60 – оштрафуют до 30 000 рублей. Подробнее – в таблице.
За искажение данных по счету 401.60 в отчетности тоже могут оштрафовать. Штраф зависит от процента искажения отчетных показателей:
Все штрафы за нарушения в отчетности смотрите в таблице.
Как отразить в бухучете и отчетности
Оформите Бухгалтерскую справку, чтобы отразить резерв в учете. Скачайте образец:
На счете 401.60 «Резервы предстоящих расходов» отражают все резервы. Для учета резервов на оплату отпусков укажите отдельный код аналитики, например, на счете 401.61. Закрепите в учетной политике, что этот счет используется для резерва на оплату отпусков. Если начисляли зарплату сотрудникам по разным источникам финансирования, распределите сумму резерва на счете 401.61 по разным КФО 1, 2, 4, 5, 7.
Также сделайте проводки по отложенным обязательствам. Такой порядок – в пункте 308 Инструкции к Единому плану счетов № 157н. Смотрите рекомендации, как отразить отложенные обязательства по резервам в учете учреждений:
Проводки, как формировать и использовать резервы, зависят от типа учреждения.
В учете казенных учреждений:
Проводки содержатся в пунктах 124.1–124.2, 141.2 Инструкции № 162н.
Содержание операции
Дебет
Кредит
Сформирован резерв на оплату отпусков за фактически отработанное время – на сумму отложенных обязательств:
– на страховые взносы
Отражены в учете расходные обязательства по формированию резервов на оплату отпусков:
– на страховые взносы
Начислены расходы на использованный резерв:
– по выплате отпускных
– по выплате страховых взносов
Отражены в учете расходные обязательства по выплатам начисленных отпусков, производимых за счет ранее созданного резерва:
– на страховые взносы
X – код вида синтетического счета объекта учета.
В учете бюджетных учреждений:
Проводки содержатся в пунктах 160.1, 167 Инструкции № 174н.
Содержание операции
Дебет
Кредит
Сформирован резерв на оплату отпусков за фактически отработанное время – на сумму отложенных обязательств:
– на страховые взносы
Отражены в учете расходные обязательства по формированию резервов на оплату отпусков:
– на страховые взносы
Начислены расходы на использованный резерв:
– по выплате отпускных
– по выплате страховых взносов
Отражены в учете расходные обязательства по выплатам начисленных отпусков, производимых за счет ранее созданного резерва:
– на страховые взносы
X – код вида синтетического счета объекта учета.
В учете автономных учреждений:
Проводки содержатся в пунктах 189, 196 Инструкции № 183н.
Содержание операции
Дебет
Кредит
Сформирован резерв на оплату отпусков за фактически отработанное время – на сумму отложенных обязательств:
– на страховые взносы
Отражены в учете расходные обязательства по формированию резервов на оплату отпусков:
– на страховые взносы
Начислены расходы на использованный резерв:
– по выплате отпускных
– по выплате страховых взносов
Отражены в учете расходные обязательства по выплатам начисленных отпусков, производимых за счет ранее созданного резерва:
– на страховые взносы
X – код вида синтетического счета объекта учета.
Пример: как в бухучете отразить созданный и использованный резерв на оплату отпусков
Учреждение «Альфа» создает в бухучете резерв на оплату отпусков за фактически отработанное время. Учреждение в учетной политике для целей бухучета установило правила расчета резерва на оплату отпусков по учреждению в целом.
По данным кадровой службы, на 31 декабря 2019 года число заработанных отпускных дней всеми сотрудниками учреждения составляет 37 дней.Средний дневной заработок в учреждении за период с 1 января 2019 года по 31 декабря 2019 года равен 1580 руб.
Резерв на 2020 год рассчитывается с учетом взносов на обязательное пенсионное, социальное, медицинское страхование по суммарному тарифу 30 процентов и взносов на травматизм по тарифу 0,2 процента.
На 31 декабря 2019 года бухгалтер «Альфы» рассчитал величину резервов: 1. По выплатам работникам: 37 дн. × 1580 руб. = 58 460 руб. 2. По страховым взносам: 58 460 руб. × (30% + 0,2%) = 17 654,92 руб.
31 декабря 2019 года в учете бухгалтер сделал проводки:
Сформирован резерв на оплату отпусков сотрудников учреждения за фактически отработанное время:
– по выплатам работникам
– по страховым взносам
Принято отложенное обязательство на сумму созданного резерва:
– по выплатам работникам
– по страховым взносам
В апреле 2020 года сотруднику учреждения «Альфа» А.С. Кондратьеву был предоставлен основной оплачиваемый отпуск. Продолжительность отпуска – 10 календарных дней (с 13 по 22 апреля). Сумма отпускных – 1710 руб.
Страховые взносы с суммы отпускных составили:
В бухучете бухгалтер списал расходы на оплату отпусков за счет созданного резерва. То есть суммы начисленных отпускных в расходы текущего месяца включены не были. В учете бухгалтер сделал проводки:
Принято обязательство текущего финансового года за счет средств созданного резерва по выплате отпускных сотруднику
Начислены отпускные сотруднику за счет резерва
Принято обязательство текущего финансового года за счет средств созданного резерва по перечислению страховых взносов
Начислены обязательные страховые взносы за счет средств созданного резерва:
– на социальное страхование
– на медицинское страхование
– на пенсионное страхование
Начислены взносы на травматизм
Показатели резервов отпусков отражайте в Балансе, Отчете о финансовых результатах деятельности, Сведениях по дебиторской и кредиторской задолженности. Поставьте в них остаток по счету 401.60.
В Балансе (ф. 0503130 и ф. 0503730) резервы отразите в разделе III «Обязательства» по строке 520 «Резервы предстоящих расходов» (п. 18 Инструкции № 191н, п. 19 Инструкции № 33н).
В Отчете о финансовых результатах (ф. 0503121, ф. 0503721) показатель резервов отразите в строке 560 «Резервы предстоящих расходов». Если дебетовые обороты превышают кредитовые, показатель будет со знаком минус (п. 96 Инструкции № 191н, п. 53 Инструкции № 33н).
В Сведениях (ф. 0503169 и ф. 0503769) данные по резервам отразите в кредиторской задолженности по соответствующим номерам счетов в разрезе кодов КОСГУ (п. 167 Инструкции № 191н, п. 69 Инструкции № 33н).
Смотрите в таблице, в каких формах отчетности отразить резервы.
В каких формах отчетности отразить резервы
Бюджетная отчетность
Бухгалтерская отчетность
Как отразить в налоговом учете
Учтите резервы в составе внереализационных расходов при расчете налога на прибыль, если такие резервы созданы в платной деятельности. Об этом сказано в пункте 1 статьи 267.3, подпункте 19.3 пункта 1 статьи 265 НК. Сумму резерва, которую учреждение использовало не полностью, включите в состав внереализационных доходов. Чтобы рассчитать ежемесячные отчисления в резерв, составьте специальный расчет или смету. В нем укажите предполагаемую годовую сумму расходов на оплату труда и выплат с учетом страховых взносов и процент ежемесячных отчислений в резервы (письмо Минфина от 25.10.2016 № 03-03-06/2/62147). Смотрите, как учесть резервы в налоговом учете.
За каждый отработанный год сотруднику предоставляется право на отдых минимум 28 дней. Обязательно формируется график отпусков, по которому работники выбирают путевки, а работодатель рассчитывает отпускные. Полученная сумма направляется в резерв отпусков.
Когда создается?
Резерв обязателен для всех компаний, кроме тех, что функционируют на упрощенной системе. Рассчитать сумму можно для одного из трех периодов:
Самый простой вариант – ежегодный учет. Вам нужно рассчитать сумму на весь год и отправить в резерв. Если никаких изменений по сотрудникам не произойдет, то вы избежите лишней работы. На самом деле – это очень рискованный способ. Увольнение и прием на работу новых сотрудников приведут к ошибке данных, в итоге проблем станет только больше. Резерв каждый месяц – самый точный, но для некоторых трудозатратный, поэтому можно использовать компромисс – ежеквартальный учет.
Налоговый учет
Отчитываться по резерву в налоговую – это добровольное решение. Если вы заносите в расходы резерв отпусков, то уже вносить сами отпускные и страховые выплаты не нужно. В случае решения в пользу ведения учета, вы избегаете временных разниц, но вам нужно внести дополнения в учетную политику:
Рассчитать процент отчислений можно по формуле: «Расчет отпускных со страховыми взносами» делим на «Сумму расходов на оплату труда со страховыми взносами».
В декабре по данным резерва нужно провести инвентаризацию. Вычислить число оставшихся дней по каждому сотруднику и сумму выплат отпускных на каждого сотрудника. После подсчетов нужно сравнить фактическую сумму с резервом. Если сумма в резерве больше, то ее списывают в нереализованные расходы, а если меньше, то ее нужно восполнить.
1С производит учет резерва и начислений в автоматическом и ручном режиме. Автоматический режим недоступен крупным компаниям, штат которых превышает 60 человек. Владельцы бизнесов поменьше могут настроить самостоятельное заполнение. Перейдем к настройке: «Зарплата и кадры», «Настройка зарплаты», «Порядок учета зарплаты».
Выбираем организацию и нажимаем «Изменить». В новой вкладке нам нужен раздел «Резервы отпусков». Ставим галочку в пункте «Формировать резерв отпусков».
Инвентаризация пройдет автоматически в декабре. Указанное количество дней будет уменьшаться. Если деньги за этот период еще останутся в резерве, то они будут отправлены на счет 91.01 «Прочие доходы». Теперь нам нужно перейти к самому учету. Он возможен только после перечисления зарплаты за месяц. Снова выбираем «Зарплата и кадры», но теперь нас интересует раздел «Резервы отпусков». В открывшемся окне нажмите «Создать».
Заполняем новый документ:
Осталось только провести и нажать «Показать проводки и другие движения документа», чтобы убедиться в правильности заполнения. Сам учет резерва будет проходить по следующим счетам:
Теперь попробуем создать резерв для компаний с большим штатом сотрудников.
Создание резерва вручную
Ручное управление не сложнее, чем настройка автоматического учета. Сначала нам нужно снова проделать путь: «Зарплата и кадры», «Настройки зарплаты», «Порядок учета зарплаты», «Настройки учета зарплаты». Само окно «Резервы отпусков» будет выглядеть немного иначе. Ставим галочку напротив строки «Формировать резерв отпусков».
Возвращаемся в меню «Зарплата и кадры», «Резерв отпусков». В новом окне заполняем: месяц, организацию, дату. В строке «Операция», мы нажимаем «Корректировка остатков». В таблице представлено два раздела: «Обязательства и резервы текущего месяца» и «Обязательства и резервы по сотрудникам». Начинать заполнение лучше с сотрудников. В таком случае резервы текущего месяца заполнятся автоматически.
Нажимаем кнопку «Добавить». Появилась новая строка, где нужно указать сотрудника, подразделение. В графе «Способ отражения» выберите как учитываются затраты на оплату труда в подразделении. Следующая графа: «Обязательство (резерв)». В строке «БУ» нужно указать сумму резерва для бухгалтерского учета, а в строке «НУ» – для налогового. Таким же образом заполняется пункт «Страховые взносы». Здесь указываются суммы для Бухгалтерского учета (БУ) и налогового (НУ), только здесь в сумму входят взносы по страховке на случай недееспособности сотрудника. В колонке «ФСС НС и ПЗ» нужно вбить сумму для обоих учетов на случай несчастного случая.
Проверяем введенные данные и нажимаем «Провести». Теперь можно посмотреть движение документа. Если все получилось верно, то учет будет проведен по счетам: 96.01.1 и 96.01.2.
Списание оценочных обязательств
Способ проведения списания зависит от автоматического или ручного режима. Пользователям автоматического режима нужно перейти в меню «Зарплаты и кадры», «Все начисления», «Отпуск». В новом окне заполните данные по отпуску сотрудника. После чего проводим документ и смотрим результат проводки.
Проводим страховые взносы: «Зарплата и кадры», «Все начисления», «Начисление зарплаты».
В ручном режиме списание происходит с помощью документа «Начисление заработной платы». Для оплаты нужно указать счет 96.01.1 и резерв из справочника «Оценочные обязательства и резервы». Получить информацию о расходах на оплату труда и отпусков можно из отчета «Анализ расходов на оплату труда». Для этого пройдите по пути: «Зарплата и кадры», «Отчеты по зарплате».
Отчеты
После того, как все операции проведены мы можем составить отчеты по проделанной работе:
Резерв отпусков – это обязательный бухучет, который можно рассчитать за месяц, квартал и год. Вести налоговый учет при этом не обязательно, но он избавит вас от учета временной разницы. Владельцы небольших компаний могут настроить автоматическое заполнение. Бухгалтеры компаний, где больше 60 человек в штате заполняют учет вручную. Если у вас остались вопросы или возникли сложности, вы можете обратиться в службу поддержки «АСТЭК».
Создание и учет резерва отпусков в казенном учреждении
Автор: Анастасия Хахулина, методист Департамента проектов внедрения и консалтинга компании «ИНДУСТРИЯ ИНФОРМАТИКИ»
Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», бюджетный выпуск, апрель 2021
Для упорядочивания учета выплат сотрудникам с 2021 г. вступил в силу федеральный стандарт бухгалтерского учета «Выплаты персоналу». Он устанавливает единые требования к порядку признания, первоначальной и последующей оценки обязанностей и обязательств учреждения перед своими работниками.
На что повлиял новый стандарт
Федеральный стандарт «Выплаты персоналу» был утвержден приказом Минфина РФ от 15.11.2019 года № 184н для применения в органах власти и местного самоуправления, органах управления государственных внебюджетных фондов, получателей бюджетных средств, государственных и муниципальных автономных и бюджетных учреждениях. В соответствии с ним для госсектора были выделены две группы выплат: текущие и отложенные. Чем же они отличаются?
Текущие выплаты всегда имеют определенных срок исполнения, характеризуются конкретным размером и объектом их учета является отдельное денежное обязательство. А вот объектом отложенных выплат является отдельное обязательство перед физлицом, размер которого нужно рассчитать путем оценки обязательств на неопределенный период действия.
К ним относятся:
оплата основных и дополнительных отпусков сотрудникам за отработанное время;
компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении сотрудника или по заявлению;
страховые взносы, начисленные на вышеуказанные пункты.
Чтобы оценить отложенные выплаты необходимо сформировать резерв, который можно создать по следующему алгоритму:
В учетной политике закрепить выбранный метод расчета.
Определить в кадровом производстве количество неиспользованного отпуска по всем сотрудникам.
Рассчитать среднюю заработную плату в целом по учреждению или среднедневной заработок по каждому сотруднику.
Рассчитать резерв по выбранному методу.
Методов для расчета резерва всего три: по учреждению в целом, по категориям сотрудников и по отдельному работнику. Подробное описание каждого из этих методов вы можете найти в письме Минфина РФ от 20 мая 2015 г. №02-07-07/28998.
Как рассчитать резервы страховых взносов и отпусков
Резерв на оплату страховых взносов рассчитывается согласно методике расчета резерва на оплату отпусков.
Исключения составляют госучреждения, которым сложно выполнять расчет с применением рекомендованных Минфином методов. В этом случае для расчета норматива берутся данные за прошлый год, т.е. вся сумма фактически выплаченных прошлогодних отпускных делится на общий фонд заработной платы и полученный результат умножается на ФОТ за определенный период. Аналогично рассчитываются и взносы.
Для равномерного отнесения на финансовый результат отложенных расходов в бюджетном учете используется счет 401.60. Учет резерва на данном счете позволяет получить полные и достоверные сведения об обязательствах учреждения по методу начисления, который предусматривает отражение расходов в периоде, к которому они относятся, независимо от того, когда выплачены средства.
По истечении каждого отработанного месяца у сотрудника возникает право на соответствующие дни отпуска, а у работодателя – обязанность по предоставлению выплат за эти дни. Соответственно, появляется основание для отражения обязательств на счете 401.60. Если брать во внимание резерв на оплату отпусков, то можно использовать отдельный счет 401.61, но для этого его нужно закрепить в учетной политике. С учетом трудозатрат учреждение может установить удобную периодичность для начисления, например, один раз в месяц или реже.
Операции санкционирования на иные очередные годы (за пределами планового периода) учитываются на счете 500.90. Для отражения отложенных обязательств предназначен счет 502.99.
Проводки для учета отпусков
Давайте обратимся к проводкам, которые нужно формировать по учету отпусков в казенном учреждении:
Сформирован резерв на отпускные: Дт 1 401.20 211 Кт 1 401.61 211 Дт 1 109 ХХ 211
Сформирован резерв на страховые взносы: Дт 1 401.20 213 Кт 1 401.61 213 Дт 1 109 ХХ 213
Обратите внимание: если вдруг сумма начисленных отпускных превышает размер рассчитанного вами резерва, то в этом случае часть придется отнести на текущие расходы в Дт счетов 1 401.20 211 и 1 401.20 213.
Бухгалтерские записи по формированию вышеуказанных проводок отражаются на основании Бухгалтерской справки (ф. 0504833) и расчетов величины резервов.
Бланк «Бухгалтерской справки»
В текущем году отпускные и страховые взносы начисляются за счет созданного ранее резерва согласно Расчетно-платежной ведомости, Расчетной ведомости, Записке-расчету об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска.
Несмотря на то что польза от ведения учета резервов очевидна, это достаточно трудоемкий процесс и за отказ от создания обязательств должностные лица учреждения могут быть привлечены к административной ответственности. Если резерв не будет отражен на счете 401.60, грозит штраф до 30 000 рублей. А за искажение данных по счету 401.60 в отчетности предусмотрены следующие штрафы:
От 1% до 10% – от 1000 до 5000 рублей.
От 1% до 10% на сумму свыше 100 000 до 1 млн. рублей включительно – от 5000 до 15 000 руб.
Примеры расчета отпусков в казенном учреждении
Пример 1.
Учреждение в своей учетной политике закрепило метод расчета в целом по учреждению.
На 31 декабря 2021 г. количество неиспользованного отпуска по всем сотрудникам составило 53 дня. Среднедневная заработная плата в целом равна 1432 рубля. Учреждение применяет ставку страховых взносов в размере 30,2 %. Применяем формулу:
К* – количество всех дней неиспользованного отпуска каждой категории работников;
Зпср* – средняя заработная плата, рассчитанная по каждой категории работников;
С – ставка страховых взносов.
Производим расчет: 53 дня*1432 руб. + 53 дня *1432 руб. * 30.2 % = 98 816,6 руб.
Пример 2.
Учреждение в своей учетной политике закрепило метод расчета по категориям сотрудников.
На 31 декабря 2021 г. количество неиспользованного отпуска по всем сотрудникам категории руководители составило 16 дней, у бухгалтерии – 10. Среднедневной заработок равен 2000 руб. и 1500 руб. соответственно.
Определяем резерв отпусков для категории руководители:
Определяем резерв отпусков для категории бухгалтерия:
Бухгалтер по итогу должен отразить в резерв по всем категориям 61 194 рублей.
Пример 3.
Учреждение в своей учетной политике закрепило метод расчета по каждому сотруднику.
В этом случае используется формула:
Р = К × Зп + К × Зп × С
К – количество не использованных сотрудником дней отпуска за период с начала работы на дату расчета;
Зп – среднедневной заработок сотрудника, рассчитанный по правилам расчета среднего заработка для оплаты отпусков на дату расчета резерва;
С – ставка страховых взносов.
На 31 декабря 2021 г., количество неиспользованных дней отпусков всех сотрудников – 21 день, в том числе: Иванов И.И. – 6, Петров П.П. – 15. Среднедневной заработок 1524 руб. и 1750 руб. соответственно.
Резерв отпусков Иванова равен 9144 руб., а у Петрова – 26 250 руб.
Резерв по взносам Иванова равен 2761,49 руб., а у Петрова – 7927,50 руб.
Общая сумма резерва у Иванова равна 11 905,49 руб., а у Петрова – 34 177,50 руб.
