Во время работы в Эксель нередко требуется перенести или скопировать определенную информацию из одной таблицы в другую. Выполнить подобную процедуру, конечно же, можно вручную, когда речь идет о небольших объемах данных. Но что делать, если нужно обработать большие массивы данных? В программе Microsoft Excel на этот случай предусмотрена специальная функция ВПР, которая автоматически все сделает в считанные секунды. Давайте посмотрим, как это работает.
Описание функции ВПР
ВПР – это аббревиатура, которая расшифровывается как “функция вертикального просмотра”. Английское название функции – VLOOKUP.
С помощью данного инструмента Excel можно отыскать совпадение значения в заданном столбце и “подтянуть” необходимые данные в выбранную ячейку из другой таблицы. Чтобы было понятнее, давайте разберем, как работает функция на практическом примере.
Применение функции ВПР на практике
Допустим, у нас есть таблица с продажами товаров. В ней отсутствуют данные по цене каждой позиции, однако, они есть в другой таблице рядом.
Наша задача – заполнить недостающие в основной таблице цены, чтобы мы могли посчитать итоговые суммы по продажам.
Порядок действий в данном случае следующий:
Заключение
Таким образом, функция ВПР – один из самых полезных инструментов при работе в Excel, когда нужно сопоставить данные двух таблиц и перенести значения из одной в другую при совпадении заданных значений. Правильное использование данной функции позволит сэкономить немало времени и сил, позволив автоматизировать процесс заполнения данных и исключив возможные ошибки из-за опечаток и т.д.
Как сделать ВПР в Excel: пошаговая инструкция со скриншотами
Как перенести данные из одной таблицы в другую, если строки идут не по порядку? Разбираемся на примере каталога авто — переносим цены.
Иллюстрация: Meery Mary для Skillbox Media
ВПР (Vlookup, или вертикальный просмотр) — поисковая функция в Excel. Она находит значения в одной таблице и переносит их в другую. Функция ВПР нужна, чтобы работать с большими объёмами данных — не нужно самостоятельно сопоставлять и переносить сотни наименований, функция делает это автоматически.
Разберёмся, зачем нужна функция и как её использовать. В конце материала расскажем, что делать, если нужен поиск данных сразу по двум параметрам.
Зачем нужна функция ВПР и когда её используют
Представьте, что вы продаёте автомобили. У вас есть каталог с характеристиками авто и их стоимостью. Также у вас есть таблица с данными клиентов, которые забронировали эти автомобили.
Вам нужно сообщить покупателям, сколько стоят их авто. Перед тем как обзванивать клиентов, нужно объединить данные: добавить во вторую таблицу колонку с ценами из первой.
Просто скопировать и вставить эту колонку не получится. Искать каждое авто вручную и переносить цены — долго.
ВПР автоматически сопоставит названия автомобилей в двух таблицах. Функция скопирует цены из каталога в список забронированных машин. Так напротив каждого клиента будет стоять не только марка автомобиля, но и цена.
Ниже пошагово и со скриншотами разберёмся, как сделать ВПР для этих двух таблиц с данными.
ВПР может не работать, если таблицы расположены в разных файлах. Тогда лучше собрать данные в одном файле, на разных листах.
Шаг 1
Готовимся к работе с функцией ВПР в Excel
ВПР работает по следующему принципу. Функция просматривает выбранный диапазон первой таблицы вертикально сверху вниз до искомого значения‑идентификатора. Когда видит его, забирает значение напротив него из нужного столбца и копирует во вторую таблицу.
Подробнее о том, как определить все эти значения, поговорим ниже. А пока разберёмся на примере с продажей авто, где найти функцию ВПР в Excel и с чего начать работу.
Сначала нужно построить функцию. Для этого выделяем ячейку, куда функция перенесёт найденное значение.
В нашем случае нужно перенести цены на авто из каталога в список клиентов. Для этого добавим пустой столбец «Цена, руб.» в таблицу с клиентами и выберем ячейку напротив первого клиента.
Дальше открываем окно для построения функции ВПР. Есть два способа сделать это. Первый — перейти во вкладку «Формулы» и нажать на «Вставить функцию».
Второй способ — нажать на «fx» в строке ссылок на любой вкладке таблицы.
Справа появляется окно «Построитель формул». В нём через поисковик находим функцию ВПР и нажимаем «Вставить функцию».
Появляется окно для ввода аргументов функции. Как их заполнять — разбираемся ниже.
Шаг 2
Заполняем аргументы функции
Последовательно разберём каждый аргумент: искомое значение, таблица, номер столбца, интервальный просмотр.
Искомое значение — название ячейки с одинаковыми данными для обеих таблиц, по которым функция будет искать данные для переноса. В нашем примере это модель авто. Функция найдёт модель в таблице с каталогом авто, возьмёт оттуда стоимость и перенесёт в таблицу с клиентами.
Порядок действий, чтобы указать значение, выглядит так:
Выбранное значение переносится в построитель формул и одновременно появляется в формуле строки ссылок: fx=ВПР(A2).
Таблица — это диапазон ячеек, из которого функция будет брать данные для искомого значения. В этот диапазон должны войти столбцы с искомым значением и со значением, которое нужно перенести в первую таблицу.
В нашем случае нужно перенести цены автомобилей. Поэтому в диапазон обязательно нужно включить столбцы «Марка, модель» (искомое значение) и «Цена, руб.» (переносимое значение).
Для правильной работы ВПР искомое значение всегда должно находиться в первом столбце диапазона. У нас искомое значение находится в ячейке A2, поэтому диапазон должен начинаться с A.
Порядок действий для указания диапазона:
Выбранный диапазон переносится в построитель формул и одновременно появляется в формуле строки ссылок: fx=ВПР(A2;’каталог авто’!$A$2:$E$19).
Номер столбца — порядковый номер столбца в первой таблице, в котором находится переносимое значение. Считается по принципу: номер 1 — самый левый столбец, 2 — столбец правее и так далее.
В нашем случае значение для переноса — цена — находится в пятом столбце слева.
Чтобы задать номер, установите курсор в окно «Номер столбца» в построителе формул и введите значение. В нашем примере это 5. Это значение появится в формуле в строке ссылок: fx=ВПР(A2;’каталог авто’!$A$2:$E$19;5).
Интервальный просмотр — условное значение, которое настроит, насколько точно сработает функция:
В нашем случае нужно, чтобы функция подтянула точные значения цен авто, поэтому нам подходит первый вариант.
Ставим курсор в окно «Интервальный просмотр» в построителе формул и вводим значение: 0. Одновременно это значение появляется в формуле строки ссылок: fx=ВПР(A2;’каталог авто’!$A$2:$E$19;5;0). Это окончательный вид функции.
Шаг 3
Получаем результат ВПР
Чтобы получить результат функции, нажимаем кнопку «Готово» в построителе формул. В выбранной ячейке появляется нужное значение. В нашем случае — цена первой модели авто.
Дальше нужно протянуть это значение вниз до конца таблицы, чтобы функция нашла и перенесла цены всех оставшихся моделей. Для этого мы закрепляли интервал, когда заполняли аргументы.
Получилась таблица с ценами — можно звонить клиентам и сообщать о стоимости авто. Данные перенесены без ошибок, а потратили мы на это несколько минут.
Что делать, если нужен поиск сразу по двум критериям
В нашем примере модели автомобилей в таблицах не повторяются, поэтому мы ищем только по одному критерию — названию модели. Но бывают случаи, когда такой поиск не подходит.
Например, у нас несколько одинаковых моделей с разным цветом.
И по традиции есть таблица с клиентами, которые эти модели забронировали.
Если идти по классическому пути ВПР, получится такая функция: fx=ВПР(A29;’каталог авто’!$A$29:$E$35;5;0). В таком виде ВПР найдёт первую совпавшую модель и подтянет её стоимость. Параметр цвета не будет учтён.
Соответственно, цены у всех Nissan Juke будут 1 850 000 рублей, у всех Subaru Forester — 3 190 000 рублей, у всех Toyota C-HR — 2 365 000 рублей.
Поэтому в этом варианте нужно искать стоимость авто сразу по двум критериям — модель и цвет. Для этого нужно изменить формулу вручную. В строке ссылок ставим курсор сразу после искомого значения.
Дописываем в формулу фразу ЕСЛИ(‘каталог авто’!$B$29:$B$35=B29, где:
Итоговая функция такая: fx=ВПР(A29;ЕСЛИ(‘каталог авто’!$B$29:$B$35=B29;’каталог авто’!$A$29:$E$35);5;0). Теперь значения цен переносятся верно.
Совет: Попробуйте использовать новую функцию ПРОСМОТРX, улучшенную версию функции ВПР, которая работает в любом направлении и по умолчанию возвращает точные совпадения, что делает ее проще и удобнее в использовании, чем предшественницу.
Находите данные по строкам в таблице или диапазоне с помощью функции ВПР. Например, можно найти цену автомобильной детали по ее номеру или найти имя сотрудника по его идентификатору.
Самая простая функция ВПР означает следующее:
=ВПР(искомое значение; место для его поиска; номер столбца в диапазоне с возвращаемым значением; возврат приблизительного или точного совпадения — указывается как 1/ИСТИНА или 0/ЛОЖЬ).
Совет: Секрет функции ВПР состоит в организации данных таким образом, чтобы искомое значение (Фрукт) отображалось слева от возвращаемого значения, которое нужно найти (Количество).
Используйте функцию ВПР для поиска значения в таблице.
Значение для поиска. Искомое значение должно находиться в первом столбце диапазона ячеек, указанного в аргументе таблица.
Например, если таблица охватывает диапазон ячеек B2:D7, искомое_значение должно находиться в столбце B.
Искомое_значение может являться значением или ссылкой на ячейку.
Диапазон ячеек, в котором будет выполнен поиск искомого_значения и возвращаемого значения с помощью функции ВПР. Вы можете использовать именованный диапазон или таблицу, а также имена в аргументе вместо ссылок на ячейки.
Первый столбец в диапазоне ячеек должен содержать искомое_значение. Диапазон ячеек также должен содержать возвращаемое значение, которое нужно найти.
Номер столбца (начиная с 1 для крайнего левого столбца таблицы), содержащий возвращаемое значение.
Логическое значение, определяющее, какое совпадение должна найти функция ВПР, — приблизительное или точное.
Вариант Приблизительное совпадение — 1/ИСТИНА предполагает, что первый столбец в таблице отсортирован в алфавитном порядке или по номерам, а затем выполняет поиск ближайшего значения. Это способ по умолчанию, если не указан другой. Например, =ВПР(90;A1:B100;2;ЛОЖЬ).
Вариант Точное совпадение — 0/ЛОЖЬ осуществляет поиск точного значения в первом столбце. Например, =ВПР(«Иванов»;A1:B100;2;ЛОЖЬ).
Начало работы
Для построения синтаксиса функции ВПР вам потребуется следующая информация:
Значение, которое вам нужно найти, то есть искомое значение.
Диапазон, в котором находится искомое значение. Помните, что для правильной работы функции ВПР искомое значение всегда должно находиться в первом столбце диапазона. Например, если искомое значение находится в ячейке C2, диапазон должен начинаться с C.
Номер столбца в диапазоне, содержащий возвращаемое значение. Например, если в качестве диапазона вы указываете B2:D11, следует считать B первым столбцом, C — вторым и т. д.
При желании вы можете указать слово ИСТИНА, если вам достаточно приблизительного совпадения, или слово ЛОЖЬ, если вам требуется точное совпадение возвращаемого значения. Если вы ничего не указываете, по умолчанию всегда подразумевается вариант ИСТИНА, то есть приблизительное совпадение.
Теперь объедините все перечисленное выше аргументы следующим образом:
=ВПР(искомое значение; диапазон с искомым значением; номер столбца в диапазоне с возвращаемым значением; приблизительное совпадение (ИСТИНА) или точное совпадение (ЛОЖЬ)).
Примеры
Вот несколько примеров использования функции ВПР.
Пример 1
Пример 2
Пример 3
Пример 4
Пример 5
С помощью функции ВПР вы можете объединить несколько таблиц в одну, если одна из таблиц содержит поля, общие для всех остальных. Это может быть особенно удобно, если вам нужно поделиться книгой с пользователями более старых версий Excel, которые не поддерживают функции данных с несколькими таблицами в качестве источников данных. Благодаря объединению источников в одну таблицу и изменению источника функции данных на новую таблицу, функцию данных можно использовать в более старых версиях Excel (при условии, что функция данных поддерживается в более старой версии).
Здесь столбцы A–F и H содержат значения или формулы, которые используют значения только на этом листе, а в остальных столбцах используется функция ВПР и значения столбца А (код клиента) и столбца B (адвокат) для получения данных из других таблиц.
Скопируйте таблицу с общими полями на новый лист и присвойте имя.
Щелкните Данные > Работа с данными > Отношения, чтобы открыть диалоговое окно «Управление отношениями».
Для каждого отношения в списке обратите внимание на следующее.
Поле, которое связывает таблицы (указано в скобках в диалоговом окне). Это искомое_значение для вашей формулы ВПР.
Имя связанной таблицы подстановки. Это таблица в вашей формуле ВПР.
Поле (столбец) в связанной таблице подстановки, содержащее данные, которые вам нужны в новом столбце. Эта информация не отображается в диалоговом окне «Управление отношениями». Чтобы увидеть, какое поле нужно получить, посмотрите на связанную таблицу подстановки. Обратите внимание на номер столбца (A=1) — это номер_столбца в вашей формуле.
Чтобы добавить поле в новую таблицу, введите формулу ВПР в первом пустом столбце, используя сведения, собранные на шаге 3.
В нашем примере столбец G использует адвоката ( искомое_значение) для получения данных ставки из четвертого столбца ( номер_столбца = 4) из таблицы листа «Адвокаты», тблАдвокаты ( таблица), с помощью формулы =ВПР([@Адвокат];тбл_Адвокаты;4;ЛОЖЬ).
Формула также может использовать ссылку на ячейку и ссылку на диапазон. В нашем примере это =ВПР(A2;’Адвокаты’!A:D;4;ЛОЖЬ).
Продолжайте добавлять поля, пока не получите все необходимые поля. Если вы хотите подготовить книгу, содержащую функции данных, которые используют несколько таблиц, измените источник данных для функции данных на новую таблицу.
В табличном редакторе Microsoft Excel множество различных формул и функций. Они позволяют сэкономить время и избежать ошибок – достаточно правильно написать формулу и подставить нужные значения.
В этой статье мы рассмотрим функцию ВПР (или VLOOKUP, что означает «вертикальный просмотр»). Функция ВПР помогает работать с данными из двух таблиц и подтягивать значения из одной в другую. Использовать ее удобно, когда нужно посчитать выручку или прикинуть бюджет, если в одной таблице указан прайс-лист, а в другой количество проданного товара.
Необходимо к каждому товару из таблицы слева добавить цену из прайса справа.
Как создать функцию ВПР в Excel
Необходимая последовательность значений в функции называется синтаксис. Обычно функция начинается с символа равенства «=», затем идет название функции и аргументы в скобках.
Записываем формулу в столбик цены (С2). Это можно сделать двумя способами:
Выделить ячейку и вписать функцию.
Выделить ячейку → нажать на Fx (Shift +F3) → выбрать категорию «Ссылки и массивы» → выбрать функцию ВПР → нажать «ОК».
После этого открывается окно, где можно заполнить ячейки аргументов формулы.
Синтаксис функции ВПР выглядит так:
В нашем случае получится такая формула:
Аргументы функции ВПР
Сейчас разберемся что и куда писать.
Со знаком равенства «=» и названием «ВПР» все понятно. Поговорим об аргументах. Они записываются в скобках через точку с запятой или заполняются в ячейки в окне функции. Формула ВПР имеет 4 аргумента: искомое значение, таблица, номер столбца и интервальный просмотр.
Искомое значение – это название ячейки, из которой мы будем «подтягивать» данные. Формула ВПР ищет полное или частичное совпадение в другой таблице, из которой берет информацию.
В нашем случае выбираем ячейку «A2», в ней находится наименование товара. ВПР возьмет это название и будет искать аналогичную ячейку во второй таблице с прайсом.
Таблица – это диапазон ячеек, из которых мы будем «подтягивать» данные для искомого значения. В этом аргументе используем абсолютные ссылки. Это значит, что в формуле таблица будет выглядеть как «$G$2:$H$11» вместо «G2:H11». Знаки «$» можно поставить вручную, а можно выделить «G2:H11» внутри формулы и нажать F4. Если этого не сделать, таблица не зафиксируется в формуле и изменится при копировании.
В нашем случае – это таблица с прайсом. Формула будет искать в ней совпадение с ячейкой, которую указали в первом аргументе формулы – A2 (Кофе). Нажимаем F4 и делаем ссылку абсолютной.
Номер столбца – это столбец таблицы, из которой нужно взять данные. Именно из него мы будем «подтягивать» результат.
Формула сканирует таблицу по вертикали.
Находит в самом левом столбце совпадение с искомым значением.
Смотрит в столбец напротив, очередность которого мы указываем в этом аргументе.
Передает данные в ячейку с формулой.
В нашем случае – это столбец с ценой продуктов в прайсе. Формула ищет искомое значение ячейки A2 (Кофе) в первом столбце прайса и «подтягивает» данные из второго столбца (потому что мы указали цифру 2) в ячейку с формулой.
Интервальный просмотр – это параметр, который может принимать 2 значения: «истина» или «ложь». Истина обозначается в формуле цифрой 1 и означает приблизительное совпадение с искомым значением. Ложь обозначается цифрой 0 и подразумевает точное совпадение. Приблизительный поиск и критерий «истина» обычно используют при работе с числами, а точный и «ложь» – в работе с наименованиями.
В нашем случае искомое значение – это текстовое наименование. Поэтому используем точный поиск – ставим цифру 0 и закрываем скобку.
Автозаполнение
В конце протягиваем формулу вниз до конца, в результате чего происходит автозаполнение.
Чтобы функция ВПР правильно сработала во время автозаполнения, искомое значение должно быть относительной ссылкой, а таблица – абсолютной.
В нашем случае искомое значение – A2. Это относительная ссылка на ячейку, потому что в ней нет знаков «$». Благодаря этому ссылка на искомое значение меняется относительно каждой строчки, когда происходит автозаполнение в другие ячейки: A2 → A3 → … → A11. Это удобно, когда необходимо повторить формулу на несколько строк, ведь ее не приходится писать заново.
Таблица зафиксирована абсолютной ссылкой «$G$2:$H$11». Это означает, что ссылки на ячейки не изменятся во время автозаполнения. Таким образом, расчет каждый раз будет корректным и опираться на таблицу.
ВПР и приблизительный интервальный просмотр
В предыдущем примере мы «подтягивали» значения из таблицы, используя точный интервальный просмотр. Он подходит для работы с наименованиями. Теперь разберем ситуацию, когда может понадобиться приблизительный интервальный просмотр.
Задача. В магазин привезли товар. Необходимо присвоить каждому товару размер партии, опираясь на его количество.
Решение. Заполняем формулу ВПР в ячейке «Партия», как было показано в предыдущем примере.
Разница в том, что теперь искомое значение – число, а интервальный просмотр – истина, что означает приблизительный поиск. Получается вот такой результат:
Что произошло? Аргумент «интервальный просмотр» имеет значение 1. Это значит, что формула ВПР ищет в таблице ближайшее меньшее искомое значение.
В нашем случае количество товара «Кофе» – 380. ВПР берет это число в виде искомого значения, после чего ищет ближайшее меньшее в соседней таблице – число 300. В конце функция «подтягивает» данные из столбца напротив («Крупная»). Если количество товара «Кофе» = 340 – это «Крупная партия». Важно, чтобы крайний левый столбец таблицы, которая указана в формуле, был отсортирован по возрастанию. В противном случае ВПР не сработает.
Итоги
Функция ВПР означает вертикальный просмотр. Она просматривает крайний левый столбец таблицы сверху вниз.
Функция ВПР в Excel: пошаговая инструкция с 5 примерами
Давайте теперь рассмотрим, как сделать поиск с ВПР и как она работает. Рассмотрим приемы ее применения в формулах Excel.
Как сделать ВПР в Excel: понятная пошаговая инструкция.
Для начала на простом примере разберем, как работает функция ВПР в Excel. Предположим, у нас есть две таблицы. Первая – это прайс-лист с наименованиями и ценами. Вторая – это заказ на покупку некоторых из этих товаров. Искать в прайс листе нужный товар и руками вписывать в заказ его цену – занятие очень утомительное. Ведь прайс с ценами может насчитывать сотни строк. Нам необходимо сделать всё автоматически.
Нам необходимо обнаружить интересующее нас наименование в первом столбце и возвратить (то есть показать в ответ на наш запрос) содержимое из желаемого столбца той же строки, где находится наименование.
Наш прайс-лист расположен в столбцах А и В. Список покупок – в E-H. Допустим, первая позиция в списке покупок – бананы. Нам нужно в столбце A, где указаны все наименования, найти этот товар, затем его цену поместить в ячейку G2.
Для этого в G2 запишем следующую формулу:
А теперь разберем подробно, как сделать ВПР.
Получилось? Теперь просто скопируйте формулу из G2 в G3:G8.
Отчет о продажах готов.
Также чтобы понять, что такое точное совпадение, попробуйте в A5 или в E2 изменить наименование товара. К примеру, добавьте пробел в конце. Внешне ничего не изменилось, но вы сразу же получите ошибку #Н/Д. То есть, товар не был обнаружен. В то же время, таких случайных ошибок можно легко избежать, о чем мы поговорим отдельно.
Особо остановимся на четвертом параметре. Мы указали ноль (можно было написать ЛОЖЬ), что означает «точный поиск». А что, если забыть его указать и закончить номером столбца, из которого извлекаются нужные данные?
Давайте еще раз шаг за шагом разберем, что в этом случае будет происходить.
К сожалению, «бананы» были в нашем прайс-листе ниже, но до них просто «не дошел ход». И в список покупок теперь записана неправильная цена.
При помощи этой инструкции мы рассмотрели только основы. А как реально этим можно пользоваться?
Как работает функция ВПР в Excel: несколько примеров для «чайников».
Предположим, нам необходимо из списка сотрудников выбрать данные определенного человека. Посмотрим, какие здесь есть тонкости.
Во-первых, нужно сразу определиться: точный либо приблизительный поиск нам нужен. Ведь они предъявляют разные требования к подготовке исходных данных.
Использование точного и приблизительного поиска.
Посмотрите, какие результаты выборки цен мы получаем с использованием приблизительного поиска на неупорядоченном массиве данных.
Обратите внимание, что четвертый параметр равен 1.
Кое-что из результатов определено верно, но в большинстве случаев – ошибки. Функция продолжает просматривать данные столбца D с наименованиями товаров до тех пор, пока не встретит значение больше, чем заданное ей в качестве критерия поиска. Тогда она останавливается и возвращает цену.
Поиск цены на египетские бананы закончился на первой же позиции, так как во второй записаны сливы. А это слово по правилам алфавита стоит ниже, чем «Бананы Египет». Значит, дальше искать не нужно. Получили 145. И не важно, что это цена абрикосов. Поиск цены на сливы происходил до тех пор, пока в D15 не встретилось слово, которое по алфавиту стоит ниже: яблоки. Остановились и взяли цену из предыдущей строки.
А теперь взгляните, как должно было все происходить, если все делать верно. Всего лишь делаем сортировку, как указано стрелкой.
Вы спросите: «А зачем тогда этот неточный просмотр, если с ним столько проблем?»
Он отлично подходит для выбора значений из определенных интервалов.
Допустим, у нас установлена скидка для покупателей в зависимости от количества приобретенного товара. Нужно быстро рассчитать, сколько процентов положено на совершенную покупку.
Если у нас количество товара 11 единиц, то мы просматриваем столбец D до тех пор, пока не встретим число, большее 11. Это 20 и находится оно в 4-й строке. Останавливаемся здесь. Значит, наша скидка расположена в 3-й строке и равна 3%.
При работе с интервалами вида «от – до» такая методика вполне пригодна.
И еще один небольшой совет.
Применяйте именованный диапазон.
Для упрощения работы с формулами можно создать именованный диапазон и в дальнейшем ссылаться на него. В нашем случае назовем его «ДанныеСотрудников» (помните, что пробелы здесь недопустимы).
В ячейке B2 мы будем вводить нужную фамилию, а в ячейках С2:F2 запишем формулы:
Как видите, отличаются они только номером столбца, из которого будет извлечена нужная информация. Вместо ЛОЖЬ можно использовать 0.
Какие здесь преимущества?
Формула с именованным диапазоном выглядит намного более дружественно, наглядно и понятно. Вместо скучных и безликих координат вы видите идентификаторы, которые рождают у вас некоторые ассоциации. Согласитесь, “price” или «цена» – это наверняка информация о ценах.
Используя именованный диапазон, просто нажмите
Меню – Формула – Диспетчер имён.
Затем в списке диапазонов найдите нужный вам диапазон и откорректируйте его. Изменения автоматически будут применены во всех формулах.
Использование символов подстановки и другие тонкости критерия поиска.
Как и в предыдущих примерах, при вводе фамилии происходит точный поиск. Но есть несколько моментов, о которых мы ранее не упоминали.
Это целесообразно делать, если мы знаем только часть значения аргумента.
Но при этом будьте внимательны – снова будет найдено только первое подходящее совпадение, как это показано на скриншоте. Это очень важное ограничение, которое нужно обязательно учитывать.
Теперь давайте посмотрим, как можно работать с символами подстановки, если условия отбора не вводятся вручную, а берутся из таблицы Excel.
Формула в ячейке F2 выглядит следующим образом:
Здесь мы используем оператор «склеивания» строк &.
Конструкция «*»&D2&»*» означает, что к содержимому ячейки D2 добавляются с обоих сторон звездочки *. То есть, мы ищем любое вхождение этого слова – перед ним и после него могут быть любые другие слова и символы. Как, например, произошло с товаром «персики». Первый параметр будет в нашем случае выглядеть как «*персики*». При поиске такой конструкции приемлемым вариантом будут определены «Консервированные персики (Турция)».
Использование нескольких условий.
Предположим, у нас есть список имен и фамилий. Нам нужно найти нужного человека и вывести сумму его дохода.
В F2 используем следующую формулу:
Разберем пошагово, как в этом случае работает ВПР.
В начале мы формируем условие. Для этого при помощи оператора & «склеиваем» вместе имя и фамилию, а между ними вставляем пробел.
Не забываем при этом пробел заключить в кавычки, иначе Excel не воспримет его как текст.
Затем в таблице с доходами ищем ячейку с именем и фамилией, разделенными пробелом.
Дальше все происходит по уже отработанной схеме.
Можно попробовать подстраховаться на тот случай, если между именем и фамилией введено несколько пробелов. Знак пробела в формуле заменяем на знак подстановки «*».
Но при этом имейте в виду, что совпадение имени и фамилии уже будет не совсем точным. Подобный пример мы рассматривали чуть выше.
Более сложные и точные способы работы с несколькими условиями мы рассмотрим отдельно. Смотрите ссылки в конце.
«Умная» таблица.
И еще одна рекомендация: используйте «умную» таблицу.
Бывает очень удобно сначала преобразовать поисковую таблицу (прайс-лист) в «умную» с помощью команды Главная – Форматировать как таблицу (Home – Format as Table в английской версии Excel), и затем указать во втором аргументе использовать имя созданной таблицы. Кстати, оно ей будет присвоено автоматически.
В этом случае размеры списка товаров с ценами нас уже не будут беспокоить в будущем. При добавлении новых товаров в прайс-лист, либо их удалении, размеры «умной таблицы» сами подстроятся.
Специальные инструменты для ВПР в Excel.
Интерактивный мастер ВПР проведет вас через необходимые параметры конфигурации поиска, чтобы построить идеальную формулу для заданных вами критериев. В зависимости от вашей структуры данных он будет использовать стандартную функцию ВПР или формулу ИНДЕКС+ПОИСКПОЗ, если будет нужно извлечь значения слева от столбца поиска.
Вот что вам нужно сделать, чтобы получить формулу под вашу задачу:
Давайте посмотрим всё в действии.
Стандартный ВПР.
Запускаем мастер Vlookup Wizard. Указываем координаты основной таблицы и таблицы поиска, а также ключевой столбец (из которого будем брать значения для поиска), колонку поиска (в котором будем их искать) и колонку результата (из него в случае успеха берем соответствующее значение и вставляем в основную таблицу). Просто заполняем все нужные поля, как это показано на рисунке ниже. Руками прописываем (или обозначаем при помощи мышки) только диапазоны. Поля же просто выбираем из раскрывающегося списка.
Как и в предыдущих примерах, наша задача — подобрать цену для каждого товара, извлекая ее из прайс-листа. Ежели область поиска (Цена) является крайним левым столбцом в зоне поиска, то вставляется обычная формула ВПР для точного соответствия:
Ничего руками писать не нужно.
После нажатия кнопки Insert справа от колонки с наименованиями товаров будет вставлена дополнительная, которая будет озаглавлена так же, как и столбец результата. Сюда будут записаны все найденные значения цены, причем в виде формулы. При необходимости вы сможете ее подправить либо использовать в других таблицах.
«Левый» ВПР.
Когда колонка результата (Цена) находится слева от области поиска (Прайс), то мастер автоматически вставляет формулу ИНДЕКС+ПОИСКПОЗ:
Мы рассматривали левый ВПР в отдельной статье. Там же вы можете посмотреть и формулы для ручного ввода. Здесь же мы получаем их автоматически, не вникая в тонкости синтаксиса и правильности написания.
Дополнительный бонус! Благодаря грамотному использованию ссылок на ячейки, полученные формулы ВПР можно копировать или перемещать в любой столбец без необходимости обновлять ссылки.
Надеемся, что наши пошаговые инструкции по использованию функции ВПР в таблицах Excel были доступны и понятны даже «чайникам». Безусловно, эти самые несложные рекомендации можно использовать только в самых простых случаях. Все более сложное мы рассмотрим отдельно.
Функция ВПР в Excel позволяет данные из одной таблицы переставить в соответствующие ячейки второй. Ее английское наименование – VLOOKUP.
Очень удобная и часто используемая. Т.к. сопоставить вручную диапазоны с десятками тысяч наименований проблематично.
Как пользоваться функцией ВПР в Excel
Допустим, на склад предприятия по производству тары и упаковки поступили материалы в определенном количестве.
Стоимость материалов – в прайс-листе. Это отдельная таблица.
Необходимо узнать стоимость материалов, поступивших на склад. Для этого нужно подставит цену из второй таблицы в первую. И посредством обычного умножения мы найдем искомое.
Нажимаем ОК. А затем «размножаем» функцию по всему столбцу: цепляем мышью правый нижний угол и тянем вниз. Получаем необходимый результат.
Теперь найти стоимость материалов не составит труда: количество * цену.
Функция ВПР связала две таблицы. Если поменяется прайс, то и изменится стоимость поступивших на склад материалов (сегодня поступивших). Чтобы этого избежать, воспользуйтесь «Специальной вставкой».
Формула в ячейках исчезнет. Останутся только значения.
Быстрое сравнение двух таблиц с помощью ВПР
Функция помогает сопоставить значения в огромных таблицах. Допустим, поменялся прайс. Нам нужно сравнить старые цены с новыми ценами.
Данные, представленные таким образом, можно сопоставлять. Находить численную и процентную разницу.
Функция ВПР в Excel с несколькими условиями
До сих пор мы предлагали для анализа только одно условие – наименование материала. На практике же нередко требуется сравнить несколько диапазонов с данными и выбрать значение по 2, 3-м и т.д. критериям.
Таблица для примера:
Предположим, нам нужно найти, по какой цене привезли гофрированный картон от ОАО «Восток». Нужно задать два условия для поиска по наименованию материала и по поставщику.
Дело осложняется тем, что от одного поставщика поступает несколько наименований.
Рассмотрим формулу детально:
Функция ВПР и выпадающий список
Допустим, какие-то данные у нас сделаны в виде раскрывающегося списка. В нашем примере – «Материалы». Необходимо настроить функцию так, чтобы при выборе наименования появлялась цена.
Сначала сделаем раскрывающийся список:
Теперь нужно сделать так, чтобы при выборе определенного материала в графе цена появлялась соответствующая цифра. Ставим курсор в ячейку Е9 (где должна будет появляться цена).
Изменяем материал – меняется цена:
Так работает раскрывающийся список в Excel с функцией ВПР. Все происходит автоматически. В течение нескольких секунд. Все работает быстро и качественно. Нужно только разобраться с этой функцией.
Функция ВПР в Excel пошаговая инструкция с примерами
Функция ВПР может использоваться для поиска значения по строке в таблице в определённом массиве данных. Синтаксис нашей функции имеет следующий вид:
ВПР (искомое значение; диапазон поиска; номер столбца с входным значением; 0 (ЛОЖЬ) или 1 (ИСТИНА)).
ЛОЖЬ – точное значение, ИСТИНА – приблизительное значение.
Простейшая задача для функции ВПР. Например, у нас есть список лекарственных препаратов. Наша первая задача – найти стоимость препарата Хепилор.
В ячейке С12 начинаем писать функцию:
Поиск по столбце «Производитель» будет работать точно так же, нужно просто указать последовательность столбца, где находится нужная нам информация – заменяем цифру «3» в формуле (ячейка С27) на цифру «2»:
Есть определённая особенность, связанная со столбцами. Иногда в Excel-файле в таблицах некоторые ячейки объединяют. На картинке ниже в формуле на месте порядкового номера столбца у нас написана цифра «3», но результат – название производителя, а не цена, как в первом примере:
Использование функции ВПР для поиска по критерию в данном примере кажется не совсем уместной, ведь любую информацию о продукте можно сразу прочитать без поиска, но когда диапазон вмещает сотни, тысячи названий, она значительно ускорит процесс и сэкономит очень много времени сравнительно с самостоятельным поиском.
Использование функции ВПР для работы с несколькими таблицами и другими функциями
В следующем примере рассмотрим, как ещё мы можем использовать функцию для поиска и получения информации по критериям и комбинирование функции с функцией ЕСЛИОШИБКА. Например, мы имеем два отчета – отчет о количестве товара и отчет о цене за единицу товара, которые нам необходимы для подсчета стоимости. Опять же, с небольшим количеством данных это вполне можно сделать вручную, но, когда мы имеем большой объем, справиться с этим скорее и эффективнее нам поможет функция ВПР. В ячейке D3 начинаем писать функцию:
Таким образом, когда мы задаем формуле искомый критерий, она начинает поиск совпадений с верхней ячейки первого столбца (шаг 1 на картинке). Затем функция «читает» все критерии сверху вниз, пока не найдет точное совпадение (шаг 2). Когда ВПР дойдет до Хепилора, она отсчитает нужное количество столбцов вправо (шаг 3) и выдаст нам искомое значение для критерия – цену 86,90 (шаг 4):
Но сейчас у нас есть данные только по первому критерию. Для того чтобы заполнить третий столбец D первой таблицы до конца, нужно просто скопировать функцию до последнего критерия. Однако, на этом этапе для корректной работы диапазон, где совершается поиск, нужно закрепить, иначе массив данных «съедет» вниз и у нас ничего не получится. Для этого используем абсолютные ссылки для диапазона в ячейке D3 – выделяем курсором диапазон F3:G14 и нажимаем клавишу F4, после чего совершаем копирование формулы до конца таблицы:
В итоге мы получаем необходимый нам результат:
Однако, наш пример базировался на полном соответствии критериев с обеих таблиц – одинаковое количество товаров, одинаковые наименования. Но что, если, например, убрать последние четыре товара с отчета по ценам за упаковку? Тогда у нас будет ошибка #Н/Д в первой таблице в тех позициях, которые находятся на одной строке с искомым критерием:
Если вас не устраивает такое содержание ячеек, можно заменить значение ошибки. Для этого комбинируем функцию ВПР с функцией ЕСЛИОШИБКА. Синтаксис функции ЕСЛИОШИБКА(значение, значение_если_ошибка), таким образом значением у нас будет наша использованная функция ВПР, а значением если ошибка – то, что мы хотим видеть вместо #Н/Д, например, прочерк, но обязательно взятый в кавычки:
В результате мы получим красиво оформленную таблицу с надлежащим видом:
Использование приблизительного значения
Не всегда критерий, по которому происходит поиск, должен совпадать в таблицах точь-в-точь. Иногда будет достаточно некоторого диапазона, в который будет входить искомый критерий. Например, у нас есть список сотрудников с их показателями выполнения плана продаж и система мотивации, которая показывает нам сколько процентов премии от оклада заработали сотрудники:
Для корректной работы нужно убедиться, что границы диапазонов во второй таблице крайнего левого столбца размещены по возрастанию сверху вниз (шаг 1). Формула берёт выбранный нами критерий и осуществляет поиск в первом столбце второй таблицы (шаг 2), просматривая все значения сверху вниз (шаг 3). Как только функция находит первое значение, которое превышает критерий с первой таблицы, делает «шаг назад» (шаг 4) и считывает значение, которое соответствует найденому критерию (шаг 5). Иными словами, при неточном поиске функция ВПР ищет меньшее значение для искомого критерия:
Таким образом, наша функция будет выглядеть так:
И результат использования функции ВПР с приблизительным поиском имеет вот такой результат:
Например, сотрудник Ольга имеет премию размером 0%, поскольку она выполнила 76% продаж, тоесть перевыполнила план на 0%. А сотрудник Наталья совершила продажи на 21% выше нормы и была премирована на 20%, что мы и видим, если сравнить самостоятельно данные с двух таблиц.
На этих примерах применение функции ВПР не заканчивается, есть много других задач, с которыми удобно справляться этой функцией. Она облегчает работу с большим массивом данных, минимизирует ошибки сравнительно с самостоятельными расчетами, проста в понимании и применении.
Использование функции ВПР (VLOOKUP) для подстановки значений
Постановка задачи
Решение
В наборе функций Excel, в категории Ссылки и массивы(Lookup and reference) имеется функция ВПР(VLOOKUP). Эта функция ищет заданное значение (в нашем примере это слово «Яблоки») в крайнем левом столбце указанной таблицы (прайс-листа) двигаясь сверху-вниз и, найдя его, выдает содержимое соседней ячейки (23 руб.) Схематически работу этой функции можно представить так:
Заполняем их по очереди:
Все! Осталось нажать ОК и скопировать введенную функцию на весь столбец.
Ошибки #Н/Д и их подавление
Функция ВПР (VLOOKUP) возвращает ошибку #Н/Д (#N/A) если:
Если нужно извлечь не одно значение а сразу весь набор (если их встречается несколько разных), то придется шаманить с формулой массива. или использовать новую функцию ПРОСМОТРX (XLOOKUP) из Office 365.
Функция ВПР в Excel (на английском — VLOOKUP) по некоторому ключевому полю «подтягивает» данные из одного диапазона в другой. Ключевое поле должно присутствовать в обоих диапазонах данных (и там, куда «подтягиваем», и там, откуда берем данные).
Функция ВПР в Экселе: пошаговая инструкция
Представим, что перед нами стоит задача определить стоимость проданных товаров. Стоимость рассчитывается, как произведение количества и цены. Сделать это очень легко, если количество и цены находятся в соседних колонках. Однако данные могут быть представлены не в столь удобном виде. Исходная информация может находиться в совершенно разных таблицах и в другом порядке. В первой таблице указаны количества проданных товаров:
Во второй – цены:
Если перечень товаров в обеих таблицах совпадает, то, зная магическое сочетание Ctrl+C и Ctrl+V, данные о ценах можно легко подставить к данным о количестве. Однако очередность позиций в обеих таблицах не совпадает. Тупо скопировать цены и подставить к количеству не получится.
Поэтому мы не можем прописать формулу умножения и «протянуть» вниз на все позиции.
Что делать? Надо как-то цены из второй таблицы подставить к соответствующему количеству в первой, т.е. цену товара А к количеству товара А, цену Б к количеству Б и т.д.
Функция ВПР в Эксель легко справится с задачей.
Добавим вначале в первую таблицу новый столбец, куда будут подставляться цены из второй таблицы.
Для вызова функции с помощью Мастера нужно активировать ячейку, где будет прописана формула и нажать кнопку f(x) в самом начале строки формул. Появится диалоговое окно Мастера, где из списка всех функций нужно выбрать ВПР.
Кликаем по надписи «ВПР». Открывается следующее диалоговое окно.
Теперь нужно заполнить предлагаемые поля. В первом окошке «Искомое_значение» нужно указать критерий для ячейки, в которую мы вписываем формулу. В нашем случае это ячейка с наименованием товара «А».
Следующее поле «Таблица». В нем нужно указать диапазон данных, где будет осуществляться поиск нужных значений. В нашем случае это вторая таблица с ценой. При этом крайний левый столбец выделяемого диапазона должен содержать те самые критерии, по которым осуществляется поиск (столбец с наименованиями товаров). Затем таблица выделяется вправо минимум до того столбца, где находятся искомые значения (цены). Можно и дальше вправо выделить, но это уже ни на что не влияет. Главное, чтобы выделенная таблица начиналась со столбца с критериями и захватывала нужный столбец с данными. Также следует обратить внимание на тип ссылок, они должны быть абсолютными, т.к. формула будет копироваться в другие ячейки.
Следующее поле «Номер_столбца» — это число, на которое столбец с искомыми данными (ценами) отстоит от столбца с критерием (наименованием товара) включительно. То есть отсчет идет, начиная с самого столбца с критерием. Если у нас во второй таблице оба столбца находятся рядом, то нужно указать число 2 (первый – критерий, второй — цены). Часто бывает, что данные отстоят от критерия на 10 или 20 столбцов. Это не важно, Excel все сосчитает.
Последнее поле «Интервальный_просмотр», где указывается тип поиска: точное (0) или приблизительное (1) совпадение критерия. Пока ставим 0 (или ЛОЖЬ). Второй вариант рассмотрен ниже.
Нажимаем ОК. Если все правильно и значение критерия есть в обеих таблицах, то на месте только что введенной формулы появится некоторое значение. Остается только протянуть (или просто скопировать) формулу вниз до последней строки таблицы.
Теперь легко рассчитать стоимость простым умножением количества на цену.
Формулу ВПР можно прописать вручную, набирая аргументы по порядку, и разделяя точкой с запятой (см. видеоурок ниже).
Особенности использования формулы ВПР в Excel
Функция ВПР имеет свои особенности, о которых следует знать.
2. Номер столбца, указываемый в третьем поле «Номер_столбца» при использовании Мастера функций, должен отсчитываться, начиная с самого критерия.
3. Функция ВПР из диапазона с искомыми данными выдает первое сверху значение. Это значит, что, если во второй таблице, откуда мы пытаемся «подтянуть» некоторые данные, присутствуют несколько ячеек с одинаковым критерием, то в рамках выделенного диапазона ВПР захватит первое сверху значение. Об этом следует помнить. К примеру, если мы хотим к цене товара подтянуть количество из другой таблицы, а там этот товар встречается несколько раз (в нескольких строках), то к цене подтянется первое сверху количество.
4. Последний параметр формулы, который 0 (нуль), ставить нужно обязательно. Иначе формула может криво работать.
5. После использования ВПР саму формулу лучше сразу удалить, оставив только полученные значения. Делается это очень просто. Выделяем диапазон с полученными значениями, нажимаем «копировать» и на это же место с помощью специальной вставки вставляем значения. Если таблицы находятся в разных книгах Excel, то очень удобно разорвать внешние связи (оставив вместо них только значения) с помощью специальной команды, которая находится по пути Данные → Изменить связи.
После вызова функции разрывания внешних связей появится диалоговое окно, где нужно нажать кнопку «Разорвать связь» и затем «Закрыть».
Это позволит удалить сразу все внешние ссылки.
Примеры функции ВПР в Excel
Для следующих примеров использования функции ВПР возьмем немного другие данные.
Требуется цены из второй таблицы подтянуть в первую. В качестве критерия здесь используется код. Ниже показаны этапы вычисления ВПР.
Вторая таблица меньше первой, т.е. некоторые коды в ней отсутствуют. Для отсутствующих позиций ВПР выдает ошибку #Н/Д.
Появление таких ошибок, кстати, можно использовать для пользы дела, когда нужно найти отличия в таблицах. Но, скорее всего, ошибки помешают.
Конструкция с функцией ЕСЛИОШИБКА
Вместе с функцией ВПР часто используют функцию ЕСЛИОШИБКА, которая «заглушает» ошибки #Н/Д и вместо них возвращает некоторое значение. Обычно это 0 или пусто.
Как видно, ошибок больше нет, а вместо них пустые ячейки.
Разные форматы критерия в таблицах
Одна из распространенных причин появления ошибок заключается в несовпадении форматов критериев в двух таблицах. Текстовый и числовой форматы воспринимаются функцией ВПР как разные значения. Возможны два варианта.
Первый случай, когда критерии в первой таблице сохранены как числа, а критерии во второй таблице – как текст.
В ячейках с числами, сохраненными как текст, в левом верхнем углу появляется зелененький треугольник. Можно выделить все такие числа и в раскрывающемся списке выбрать Преобразовать в число.
Такое решение используется довольно часто. Но оно не всегда подходит. Например, когда данные из второй таблицы регулярно выгружаются из какой-нибудь базы данных типа 1С. В подобных файлах вообще все сохранено как текст. И если мы планируем постоянно использовать такие данные, вставляя их в заранее подготовленный диапазон, то лучше, чтобы формулы работали без дополнительного вмешательства.
Автоматически изменить формат критерия во второй таблице нельзя, т.к. ссылка ведет на целый диапазон. Придется вмешиваться в ссылку на критерий в первой таблице. Для этого потребуется дописать функцию ТЕКСТ, которая изменит числовой формат на текстовый. Синтаксис функции ТЕКСТ предполагает обязательное указание формата. Достаточно задать формат #. Ниже картинка с готовой формулой.
Две ошибки по-прежнему связаны с тем, что эти товары отсутствую во второй таблице. Чтобы их заглушить, можно вновь воспользоваться функцией ЕСЛИОШИБКА.
Вторая ситуация, заключается в том, что «текстом» являются критерий из первой таблицы. Форматы снова не совпадают.
Как и в прошлый раз, будем вносить коррективы в функцию ВПР. Преобразовать «текст» в «число» еще проще. Достаточно к ссылке на «текстовый» критерий добавить 0 или умножить на 1.
Бывает еще и третья, смешанная ситуация. Она встречается гораздо реже. Это когда в первой и второй таблице критерии сохранены и как число, и как текст, вперемешку. Здесь потребуется задействовать сразу все описанные выше функции: ЕСЛИОШИБКА, ТЕКСТ и +0. Вначале прописываем ЕСЛИОШИБКА и в качестве первого аргумента этой функции записываем ВПР с какой-либо конструкцией для изменения формата. Например, ВПР с формулой ТЕКСТ. В качестве второго аргумента (т.е. того, что должно быть в случае ошибки) записываем вторую конструкцию ВПР с +0. Таким образом, если ВПР с функцией ТЕКСТ не выдает ошибку, значит все ОК. Но если первая конструкция возвращает ошибку #Н/Д, то функция ЕСЛИОШИБКА подставляет вторую конструкцию – ВПР с +0. Другими словами, мы вначале принудительно делаем все критерии текстовыми, а затем, числовыми. Таким образом, ВПР проверяет оба формата. Один из них совпадет с форматом во второй таблице. Немного громоздко получается, но в целом все работает.
Отсутствующие критерии по-прежнему вызывают ошибку #Н/Д. В таком случае всю формулу можно еще раз «обернуть» в ЕСЛИОШИБКА.
Функция СЖПРОБЕЛЫ для чистки текстового критерия
В качестве критерия рекомендуется брать уникальный код, в котором опечатки, характерные для текста, маловероятны. Но иногда все-таки кода нет и критерием выступает текст (названия организаций, фамилии людей и т.д.). В этом случае возможны случайные ошибки в написании. Одна из распространенных ошибок – лишние пробелы. Проблема решается просто с помощью функции СЖПРОБЕЛЫ для всех критериев. Сделать это можно внутри формулы ВПР, а можно и предварительно пройтись по всем критериям в обеих таблицах. Кому как удобней.
Подсчет номера столбца в большой таблице
Если во второй таблице много столбцов, да еще часть из них скрыта или сгруппирована, то подсчитать напрямую количество столбцов между критерием и нужными данными, весьма непросто. Есть прием, который позволяет вообще не считать эти столбцы. Для этого во время выделения второй таблицы следует посмотреть в нижний правый угол выделяемого диапазона. Там появляется подсказка о количестве выделенных строк и столбцов. Запоминаем число столбцов и вносим в формулу ВПР.
Здорово экономит время.
Интервальный просмотр в функции ВПР
Наступило время обсудить последний аргумент функции ВПР. Как правило, указываю 0, чтобы функция искала точное совпадение критерия. Но есть вариант приблизительного поиска, это называется интервальный просмотр.
Рассмотрим алгоритм работы ВПР при выборе интервального просмотра. Прежде всего (это обязательно), столбец с критериями в таблице поиска должен быть отсортированы по возрастанию (если числа) или по алфавиту (если текст). ВПР просматривает список критериев сверху и ищет равный, а если его нет, то ближайший меньший к указанному критерию, т.е. на одну ячейку выше (поэтому и нужна предварительная сортировка. После нахождения подходящего критерия ВПР отсчитывает указанное количество столбцов вправо и забирает оттуда содержимое ячейки, что и является результатом работы формулы.
Проще понять на примере. По результатам выполнения плана продаж каждому торговому агенту нужно выдать заслуженную премию (в процентах от оклада). Если план выполнен менее, чем на 100%, премия не положена, если план выполнен от 100% до 110% (110% не входит) – премия 20%, от 110% до 120% (120% не входит) – 40%, 120% и более – премия 60%. Данные находятся в следующем виде.
Требуется подставить премию на основании выполнения планов продаж. Для решения задачи в первой ячейке пропишем следующую формулу:
и скопируем вниз.
На рисунке ниже изображена схема, как работает интервальный просмотр функции ВПР.
Джеки Чан выполнил план на 124%. Значит ВПР в качестве критерия ищет во второй таблице ближайшее меньшее значение. Это 120%. Затем отсчитывает 2 столбца и возвращает премию 60%. Брюс Ли план не выполнил, поэтому его ближайший меньший критерий – 0%.
Предлагаю посмотреть видеоурок о работе ВПР из курса «Основные функции Excel».
Поиск значений с помощью функций ВПР, ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ
Совет: Попробуйте использовать новые функции ПРОСМОТРX и XMATCH, а также улучшенные версии функций, описанные в этой статье. Эти новые функции работают в любом направлении и возвращают точные совпадения по умолчанию, что упрощает и упрощает работу с ними по сравнению с предшественниками.
Предположим, у вас есть список номеров офисов, и вам нужно знать, какие сотрудники работают в каждом из них. Таблица очень угрюмая, поэтому, возможно, вам кажется, что это сложная задача. С функцией подытов на самом деле это довольно просто.
Функции ВВ., а также ИНДЕКС и ВЫБОРПОЗ — одни из самых полезных функций в Excel.
Примечание: Мастер подметок больше не доступен в Excel.
Ниже в качестве примера по выбору вы можете найти пример использования в этой области.
В этом примере B2 является первым аргументом —элементом данных, который требуется для работы функции. В случае СРОТ ВЛ.В.ОВ этот первый аргумент является искомой значением. Этот аргумент может быть ссылкой на ячейку или фиксированным значением, таким как «кузьмина» или 21 000. Вторым аргументом является диапазон ячеек C2–:E7, в котором нужно найти и найти значение. Третий аргумент — это столбец в диапазоне ячеек, содержащий ищите значение.
Четвертый аргумент необязателен. Введите истина или ЛОЖЬ. Если ввести ИСТИНА или оставить аргумент пустым, функция возвращает приблизительное совпадение значения, указанного в качестве первого аргумента. Если ввести ЛОЖЬ, функция будет соответствовать значению, заведомо первому аргументу. Другими словами, если оставить четвертый аргумент пустым или ввести ИСТИНА, это обеспечивает большую гибкость.
В этом примере показано, как работает функция. При вводе значения в ячейку B2 (первый аргумент) в результате поиска в ячейках диапазона C2:E7 (2-й аргумент) выполняется поиск в ней и возвращается ближайшее приблизительное совпадение из третьего столбца в диапазоне — столбца E (третий аргумент).
Четвертый аргумент пуст, поэтому функция возвращает приблизительное совпадение. Иначе потребуется ввести одно из значений в столбец C или D, чтобы получить какой-либо результат.
Если вы хорошо разучились работать с функцией ВГТ.В.В., то в равной степени использовать ее будет легко. Вы вводите те же аргументы, но выполняется поиск в строках, а не в столбцах.
Использование индекса и MATCH вместо ВРОТ
При использовании функции ВПРАВО существует ряд ограничений, которые действуют только при использовании функции ВПРАВО. Это означает, что столбец, содержащий и look up, всегда должен быть расположен слева от столбца, содержащего возвращаемого значения. Теперь, если ваша таблица не построена таким образом, не используйте В ПРОСМОТР. Используйте вместо этого сочетание функций ИНДЕКС и MATCH.
В данном примере представлен небольшой список, в котором искомое значение (Воронеж) не находится в крайнем левом столбце. Поэтому мы не можем использовать функцию ВПР. Для поиска значения «Воронеж» в диапазоне B1:B11 будет использоваться функция ПОИСКПОЗ. Оно найдено в строке 4. Затем функция ИНДЕКС использует это значение в качестве аргумента поиска и находит численность населения Воронежа в четвертом столбце (столбец D). Использованная формула показана в ячейке A14.
Дополнительные примеры использования индексов и MATCH вместо В ПРОСМОТР см. в статье билла Https://www.mrexcel.com/excel-tips/excel-vlookup-index-match/ Билла Джилена (Bill Jelen), MVP корпорации Майкрософт.
Попробуйте попрактиковаться
Если вы хотите поэкспериментировать с функциями подытовки, прежде чем попробовать их с собственными данными, вот примеры данных.
Пример работы с ВЛОКОНПОМ
Скопируйте следующие данные в пустую таблицу.
Совет: Прежде чем врезать данные в Excel, установите для столбцов A–C ширину в 250 пикселей и нажмите кнопку «Перенос текста» (вкладка «Главная», группа «Выравнивание»).
Работа с обобщающей таблицей подразумевает подтягивание в неё значений из других таблиц. Если таблиц очень много, ручной перенос заберет огромное количество времени, а если данные постоянно обновляются, то это уже будет сизифов труд. К счастью, существует функция ВПР, которая предлагает возможность автоматической выборки данных. Давайте рассмотрим конкретные примеры работы этой функции.
Определение функции ВПР
Название функции ВПР расшифровывается, как «функция вертикального просмотра». По-английски её наименование звучит – VLOOKUP. Эта функция ищет данные в левом столбце изучаемого диапазона, а затем возвращает полученное значение в указанную ячейку. Попросту говоря, ВПР позволяет переставлять значения из ячейки одной таблицы, в другую таблицу. Выясним, как пользоваться функцией VLOOKUP в Excel.
Пример использования ВПР
Взглянем, как работает функция ВПР на конкретном примере.
У нас имеется две таблицы. Первая из них представляет собой таблицу закупок, в которой размещены наименования продуктов питания. В следующей колонке после наименования расположено значение количества товара, который требуется закупить. Далее следует цена. И в последней колонке – общая стоимость закупки конкретного наименования товара, которая рассчитывается по вбитой уже в ячейку формуле умножения количества на цену. А вот цену нам как раз и придется подтянуть с помощью функции ВПР из соседней таблицы, которая представляет собой прайс-лист.
Как видим, цена картофеля подтянулась в таблицу из прайс-листа. Чтобы не проделывать такую сложную процедуру с другими товарными наименованиями, просто становимся в нижний правый угол заполненной ячейки, чтобы появился крестик. Проводим этим крестиком до самого низа таблицы.
Таким образом мы подтянули все нужные данные из одной таблицы в другую, с помощью функции ВПР.
Как видим, функция ВПР не так сложна, как кажется на первый взгляд. Разобраться в её применении не очень трудно, зато освоение этого инструмента сэкономит вам массу времени при работе с таблицами.
Сравнение таблиц – это задача, которую в Excel приходится довольно часто решать. Например, у нас есть старый прайс-лист и его новая версия. Нужно просмотреть, цены на какие товары изменились и на сколько.
Давайте для сравнения этих двух таблиц попробуем использовать функцию ВПР. Но отметим при этом, что существуют и другие альтернативные варианты сравнения таблиц, на которых мы также остановимся.
Итак, вот наши исходные данные.
По количеству строк сразу заметно, что во втором прайсе произошли какие-то изменения среди товаров. Да и цены на отдельные позиции также поменялись. Давайте сравним таблицы, попробуем определить изменения и представить их наиболее наглядно.
Для этого используем несколько способов.
1. Используем ВПР, чтобы сравнить две таблицы.
Создадим именованный диапазон B4:C19 и назовем его «прайс1». Так нам будет проще ссылаться на первоначальные данные.
Добавим к новым данным еще одну колонку и назовем ее «Цена старая». Для каждого наименования из прайс-листа №2 найдем соответствующую ему цену в №1.
В Н4 вводим формулу
и копируем ее вниз по столбцу.
Видим, что кое-где изменилась цена, и в четырех наименованиях формула ВПР возвратила ошибку #Н/Д. Это означает, что ранее этих товаров не было и цену для них обнаружить не удалось.
Чтобы придать результатам сравнения более красивый вид и чтобы можно было определить размер изменения цены, обработаем появившиеся сообщения об ошибке.
Для этого используем функцию ЕСЛИОШИБКА и вместо #Н/Д выведем ноль.
Изменим нашу формулу:
Теперь мы можем рассчитать отклонения новой цены от старой.
Можно показать результаты сравнения двух таблиц с использованием ВПР более наглядно и красиво. Давайте результаты сравнения вынесем отдельно.
Согласитесь, что такое сравнение выглядит гораздо аккуратнее и нагляднее.
Выглядит сложно и громоздко, но на самом деле все просто. Основа здесь та же, что и ранее: поиск в первой таблице «старой» цены каждого товара из новых данных.
То есть, ключевым является выражение ЕСЛИОШИБКА(ВПР(F4;прайс1;2;0);0).
Если найденное значение равно «новой» цене из ячейки G4, то выводим пустой пробел “”.
Значения смежных ячеек привязаны к этому результату.
Если ячейка J4 пуста, тогда ничего не выводим и в остальных:
В результате заполнены только те строки, в которых произошли изменения цены либо появился новый товар, которого первоначально не было.
Но есть один существенный недостаток в таком сравнении таблиц с использованием функции ВПР. Мы сравнили новые значения и старые, нашли изменения и новые товары. Но если какой-то товар ранее существовал, но теперь отсутствует, то этого мы не заметим. Придется повторить весь процесс в обратную сторону, взяв теперь за базу первую таблицу и сопоставляя ее со второй.
То есть, сравнивать придется в двух направлениях.
Согласитесь, не всегда хочется делать двойную работу.
2. Сравнение при помощи сводной таблицы.
Поскольку структура сравниваемых данных одинакова, то мы можем объединить их. Чтобы различить, откуда взяты какие значения, добавьте еще один столбец и укажите там источник данных – прайс1 или прайс2.
Используя наш предыдущий пример, это можно сделать следующим образом:
Теперь через меню Вставка-Сводная таблица создадим свод, можно на этом же листе для наглядности.
Как видите, сводная таблица выводит в алфавитном порядке все уникальные (неповторяющиеся) значения из обоих прайс-листов и напротив каждого из них проставляет соответствующую цену. Так очень легко можно отследить все изменения.
Чтобы не мешали, итоги по строкам и столбцам можно убрать. Для этого используйте вкладку Конструктор – Общие итоги – Отключить итоги для строк и столбцов.
Это еще один пример того, что у функции ВПР есть весьма достойные альтернативные варианты во многих случаях.
Главный недостаток здесь – данные нужно предварительно подготовить, объединив их в единый массив.
Следует также отметить, что с большими объемами данных сводные таблицы умеют работать гораздо быстрее, чем ВПР.
3. Стандартное сравнение.
Это самые простой и элементарный способ сравнить два столбца Excel на совпадения. Работать таким образом возможно как с числовыми значениями, так и с текстовыми.
Но для этого необходимо, чтобы наши таблицы имели одинаковую структуру. Проще говоря, у них должны быть одинаковые показатели по строкам (к примеру, фиксированный перечень товаров), и одинаковые показатели по столбцам (количество покупок товара).
Для примера сравним два прайса, записав в столбце I условие совпадения цены
При равенстве мы получим ответ «ИСТИНА», а если совпадения нет, будет «ЛОЖЬ». Копируем из I4 вниз по столбцу.
Этот способ сравнения таблиц – самый элементарный, поэтому останавливаться на нем более не будем.
4. Использование формул массива вместе с ВПР.
Здесь все гораздо сложнее. Вновь вернемся к нашим исходным данным и разместим списки товаров и цен на двух листах рабочей книги: «Прайс1» и «Прайс2».
Создадим из наименований товаров в каждой из таблиц именованный диапазон, как это показано на рисунке.
Назовем их соответственно «прайс_1» и «прайс_2». Так нам легче будет разбираться в формулах.
Результаты сравнения таблиц вынесем также на отдельный лист «Сравнение».
Поскольку это формула массива, то не забудьте завершить ее ввод комбинацией клавиш Ctrl+Shift+Enter.
В результате получим список уникальных (неповторяющихся) значений из всех имеющихся у нас наименований товаров.
Рассмотрим процесс пошагово. Формула последовательно берет значения из списка наименований. Затем при помощи функции СЧЕТЕСЛИ определяется количество совпадений с каждым из значений в ячейках, находящихся выше этого значения. Если результат СЧЕТЕСЛИ равен нулю, значит это наименование ранее не встречалось и можно его занести в список.
Функция ПОИСКПОЗ вычисляет номер позиции этого уникального значения и передает его в функцию ИНДЕКС, которая, в свою очередь, по номеру позиции извлекает значение из массива и записывает его в ячейку.
Поскольку это формула массива, то мы последовательно проходим по всему списку от начала до конца, повторяя все эти операции.
Если первая таблица закончилась, то возникает ошибка. ЕСЛИОШИБКА реагирует на это и начинает таким же образом перебирать значения второй таблицы. Когда и там возникает ошибка, то возвращается пустая строка “”.
Скопируйте эту формулу по столбцу вниз. Список уникальных значений готов.
Затем добавим еще два столбца, в которых при помощи функции ВПР запишем результат сравнения двух таблиц по каждому наименованию товара.
Не забудьте, что это тоже формула массива (Ctrl+Shift+Enter).
Можно для наглядности выделить несовпадения цветом, используя условное форматирование.
Напомним, что для этого надо использовать меню Главная – Условное форматирование – Правила выделения ячеек – Текст содержит…
Ну и если значение существует в таблице, то логично было бы его вывести в таблице сравнения.
Заменим в нашей формуле значение «Есть» на функцию ВПР:
В итоге наше формула преобразуется к виду:
Аналогично в С5 :
Напомним, что на листах Прайс1 и Прайс2 находятся наши сравниваемые таблицы.
Для сравнения двух таблиц, тем не менее вы можете выбрать любой из этих методов исходя из собственных предпочтений.
Как пользоваться функцией ВПР в Excel: пример с двумя таблицами
ВПР в Excel очень удобный и часто используемый инструмент для работы с таблицами как с базой данных и не только. Данная функция проста в освоении и очень функциональна при выполнении.
Благодаря гармоничному сочетанию простоты и функциональности ВПР пользователи активно ее используют в процессе работы с электронными таблицами. Но стоит отметить, что у данной функции достаточно много недостатков, которые ограничивают возможности. Поэтому ее иногда нужно использовать с другими функциями или вообще заменять более сложными. Для начала на готовом примере применения функции рассмотрим ее преимущества, а потом определим недостатки.
Как работает функция ВПР в Excel: пример
Функция ВПР предназначена для выборки данных из таблицы Excel по определенным критериям поиска. Например, если таблица состоит из двух колонок: «Наименование товара» и «Цена». Рядом находится другая таблица, которая будет искать в первой таблице по наименованию товара и получать значение соответствующей цены.
В поле «Исходное значение» вводим ссылку на ячейку под наименованием товара второй таблицы D3. В поле «Таблица» вводим диапазон всех значений первой таблицы A2:B7. В поле «Номер столбца» вводим значение 2, так как во втором столбце у нас находиться цена, которую мы хотим получить при поиске товара. И нажимаем ОК.
Теперь под заголовком столбца второй таблицы «Товар» введите наименования того товара по котором нам нужно узнать его цену. И нажмите Enter.
Функция позволяет нам быстро находить данные и получать по ним все необходимые значения из больших таблиц. Это похоже на работу с базами данных. Когда к базе создается запрос, а в ответ выводятся результаты, которые являются ответом на критерии запроса.
Функция ВПР в Excel и две таблицы
Немного усложним задание, изменив структуру и увеличив объем данных в таблице. Расширьте объем данных первой таблицы, добавив столбцы: «январь», «февраль», «март». Там запишем суммы продаж в первом квартале как показано на рисунке:
Как видите вторую таблицу так же нужно немного изменить, чтобы не потерять суть задачи.
Теперь нам нужно сделать выборку данных с помощью функции ВПР отдельно по товару и просуммировать продажи за первый квартал. Для этого переходим в ячейку H3 и после вызова функции заполняем ее аргументы следующим образом:
Теперь вводите в ячейку G3 наименование товара, в ячейке H3 получаем сумму продаж в первом квартале по данному товару.
Происходит сравнение двух таблиц в Excel функцией ВПР и как только определяется совпадение запрашиваемых данных, сразу подставляется их значения для суммирования функцией СУММ. Весь процесс выполняется циклически благодаря массиву функций о чем свидетельствуют фигурные скобки в строке формул.
Примечание. Если ввести вручную крайние фигурные скобки в строку формул то это не приведет ни ка какому результату. Выполнить функцию циклическим массивом можно только через комбинацию горячих клавиш: CTRL+SHIFT+ENTER.
Стоит отметить, что главным недостатком функции ВПР является отсутствие возможности выбрать несколько одинаковых исходных значений в запросе.
Другими словами если в нашей таблице повторяются значения «груши», «яблока» мы не сможем просуммировать всех груш и яблок. Для этого нужно использовать функцию ПРОСМОТР(). Она очень похожа на ВПР но умеет хорошо работать с массивами в исходных значениях.
Функция ВПР (VLOOKUP) в Excel используется для поиска данных из одной таблицы и сопоставления их с данными из другой таблицы.
Функция ВПР в Excel для чайников
На примере ниже, в таблице справа, мы хотим подставить данные результатов экзамена по математике для студента Сидорова. Нам известны данные по всем студентам из таблицы слева. Используя формулу, мы можем подставить необходимые для нас данные.
Синтаксис
=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup]) – английская версия
=ВПР(искомое_значение, таблица, номер_столбца, [интервальный_просмотр]) – русская версия
Аргументы функции
Дополнительная информация
Примеры использования ВПР в Excel
Пример 1. Ищем результат экзамена для студента
На примере ниже, в левой колонке таблицы указан список студентов. В правой части таблицы указаны итоговые баллы по экзаменам этих студентов.
Перед нами стоит задача узнать, какой балл получил студент Петров по Физике.
Узнать это мы можем с помощью формулы ниже:
=VLOOKUP(“Петров”,$A$3:$E$10,3,0) – английская версия
=ВПР(“Петров”;$A$3:$E$10;3;0) – русская версия
Формула выше состоит из четырех аргументов:
Ниже, наглядно изображено как работает по примеру наша функция.
Сначала, она ищет в крайней левой колонке диапазона данных фамилию “Петров”. Поиск происходит сверху вниз.
Как только Excel нашел точное совпадение “Петров” в диапазоне данных, система “шагает” в право, на третью колонку для отображения искомых данных.
Используя этот подход вы можете получить любые данные по каждому студенту и учебному предмету.
Например, чтобы найти результаты экзамена для студента Пескова по Химии, нам нужна формула:
=VLOOKUP(“Песков”, $A$20:$E$28,4,0) – английская версия
=ВПР(“Песков”;$A$20:$E$28;4;0) – русская версия
В приведенном выше примере фамилия студента указана в двойных кавычках. Также, можно использовать ссылку на ячейку с искомым значением. Ссылка на ячейку делает формулу динамической.
Например, если у вас есть ячейка с фамилией, и вы ищете оценку по математике, результат будет автоматически обновляться при изменении имени учащегося (как показано ниже):
Если в качестве аргумента поиска будет введена фамилия студента, которой нет в диапазоне данных, функция выдаст ошибку.
Пример 2. Двухфакторный поиск данных
На примере выше мы указывали вручную в качестве атрибута “номер_столбца” порядковый номер колонки с данными.
Но что, если мы хотим сделать поиск динамическим? Что если, мы хотим вводить имя студента и название предмета и функция автоматически выведет нужные данные? Для этого нам потребуется использовать двух факторный поиск.
Ниже пример двух факторного поиска:
Чтобы сделать двух факторную формулу поиска, важно сделать выбор данных из колонок динамическим. Так, когда пользователь меняет название предмета: Физика, Математика и т.д., в формуле изменяется соответствующий атрибут столбца с данными.
Чтобы сделать это, нам потребуется функция MATCH (ПОИСКПОЗ) в качестве аргумента отвечающего за порядковый номер колонки.
Так будет выглядеть формула для двухфакторного поиска:
=VLOOKUP($G$5,$A$4:$E$12,MATCH($H$4,$A$3:$E$3,0),0) – английская версия
=ВПР($G$5;$A$4:$E$12;ПОИСКПОЗ($H$4;$A$3:$E$3;0);0) – русская версия
В формуле выше используется функция MATCH (ПОИСКПОЗ) , которая отвечает за порядковый номер колонки с данными. MATCH (ПОИСКПОЗ) принимает название учебного предмета как значение поиска (в ячейке “H4”) и возвращает его позицию в диапазоне ячеек “A2:E2”.
Если указать “Математика”, Excel вернет “2”, поскольку “Математика” находится в ячейке “B2” (вторая по счету в этом массиве).
Пример 3. Используем выпадающий список при двух факторном поиске
Используя способ из примера №2, нам требуется делать много ручной работы. Высок риск допустить ошибку и потратить много времени, особенно, если вы работаете с большим объемом данных.
Здесь лучше использовать выпадающие списки как значения для поиска (в нашем примере это фамилии студентов и учебные предметы).
Основываясь на тех данных, что вы выберете из выпадающего списка, функция автоматически выведет необходимые данные, как это указано на примере ниже:
Такой подход позволяет создать дашборд, с помощью которого вы легко сможете обрабатывать большие списки с данными.
Ниже мы рассмотрим, как сделать такую таблицу.
Для этого нам потребуется формула из Примера №2:
=VLOOKUP($G$5,$A$4:$E$12,MATCH($H$4,$A$3:$E$3,0),0) – английская версия
=ВПР($G$5;$A$4:$E$12;ПОИСКПОЗ($H$4;$A$3:$E$3;0);0) – русская версия
Данные поиска были преобразованы в выпадающие списки.
Чтобы сделать выпадающий список, нужно:
Теперь у вас появится раскрывающийся список в ячейке “G4”. Аналогично, вы можете создать его в “H3” для предметов.
Пример 4. Трех факторный поиск данных ВПР
Что такое трех факторный поиск?
В Примере 2 мы использовали одну таблицу с оценками для студентов по разным предметам. Это пример двухфакторного поиска, поскольку мы используем две переменные для получения оценки (фамилия студента и предмет).
Теперь предположим, что к концу года студент прошел три уровня экзаменов: «Вступительный», «Полугодовой» и «Финальный экзамен».
Трехсторонний поиск – это возможность получить отметки студента по предмету с определенным уровнем экзамена.
Вот пример трехстороннего поиска:
В приведенном выше примере, функция ищет данные в трех разных таблицах с данными («Вступительный», «Полугодовой» и «Финальный экзамен») и возвращает значения оценок студента по определенному предмету по конкретному уровню экзамена.
Для таких расчетов нам поможет формула:
=VLOOKUP(G5,CHOOSE(IF(H3=”Вступительный”,1,IF(H3=”Полугодовой”,2,3)),$A$4:$E$12,$A$16:$E$24,$A$28:$E$36),MATCH(H4,$A$3:$E$3,0),0) – английская версия
=ВПР(G5;ВЫБОР(ЕСЛИ(H3=”Вступительный”;1;ЕСЛИ(H3=”Полугодовой”;2;3));$A$4:$E$12;$A$16:$E$24;$A$28:$E$36);ПОИСКПОЗ(H4;$A$3:$E$3;0);0) – русская версия
Эта формула использует функцию CHOOSE (ВЫБОР), чтобы убедиться, что данные выбраны из правильной таблицы. Давайте проанализируем часть формулы CHOOSE (ВЫБОР):
CHOOSE(IF(H3=”Вступительный”,1,IF(H3=”Полугодовой”,2,3)),$A$4:$E$12,$A$16:$E$24,$A$28:$E$36),MATCH(H4,$A$3:$E$3,0),0) – английская версия
ВЫБОР(ЕСЛИ(H3=”Вступительный”;1;ЕСЛИ(H3=”Полугодовой”;2;3));$A$4:$E$12;$A$16:$E$24;$A$28:$E$36);ПОИСКПОЗ(H4;$A$3:$E$3;0);0) – русская версия
Такой подход делает массив таблиц динамическим и трех факторным.
Пример 5. Получаем последнее значение колонки с помощью функции VLOOKUP (ВПР)
С помощью ВПР вы можете вычислить последнее число из списка.
Я не думаю, что вам когда-нибудь понадобится какой-то расчет, в котором участвует такое большое число. Но с его помощью мы можем получить последнее число в списке.
Предположим, у вас есть набор данных (в диапазоне ячеек A1:A14), как показано ниже, и вы хотите получить число из последней ячейки в списке.
Для этого нам подойдет следующая формула:
=VLOOKUP(9.99999999999999E+307,$A$1:$A$14,TRUE) – английская версия
=ВПР(9.99999999999999E+307;$A$1:$A$14;ИСТИНА)
Обратите внимание, что в формуле выше используется приблизительная точность совпадения данных (несмотря на это нет необходимости упорядочивать список).
Вот как работает функция с приблизительной точностью совпадения данных. Она просматривает левую колонку сверху вниз.
В нашем примере работает третий сценарий.
Число 9.99999999999999E + 307 это самое большое число, которое можно использовать в Excel, когда оно используется как критерий поиска, тогда функция VLOOKUP (ВПР) возвращает последнее число из списка.
Таким же образом вы можете использовать этот принцип для возврата последнего текстового элемента из списка. Вот формула, которая может это сделать:
=VLOOKUP(“яяя”,$A$1:$A$14,1,TRUE) – английская версия
=ВПР(“яяя”;$A$1:$A$14;1;ИСТИНА) – русская версия
Здесь действует та же логика. Система просматривает все названия из списка. Так как “яяя” самое большое текстовое значение => результатом вычисления будет самое крайнее значение из списка данных.
Пример 6. Частичный поиск с использованием символов подстановочных знаков и ВПР
Символы подстановки в Excel могут быть полезными во многих ситуациях.
Частичный поиск необходим, когда вам нужно искать значение в списке, в котором нет точного соответствия искомым данным.
Например, у вас есть набор данных, как показано ниже, и вы хотите найти компанию “ABC” в списке, но в списке есть только “ABC Ltd” вместо “ABC”.
Вы не можете использовать “ABC” в качестве значения поиска, так как в столбце “A” нет точного соответствия. Приблизительное совпадение часто приводит к ошибочным результатам и требует сортировки списка в порядке возрастания.
Однако, вы можете использовать подстановочный знак в VLOOKUP (ВПР) для более точного соответствия данных.
Введите следующую формулу в ячейку “D2” и перетащите ее в другие ячейки:
=VLOOKUP(“*”&C2&”*”,$A$2:$A$8,1,FALSE) – английская версия
=ВПР(“*”&C2&”*”;$A$2:$A$8;1;ЛОЖЬ) – русская версия
Как это работает?
В формуле, указанной выше мы добавили к значению поиска “звездочки” с двух сторон. Указывая такие “звездочки” вы даете Excel понять, что готовы осуществить поиск, при котором в искомых данных как в начале так и в конце значения могут быть любые другие слова, буквы или цифры.
Таким образом, осуществляя поиск, Excel будет понимать, что необходимо искать значение, которое содержит слово из ячейки “С2” (в нашем примере).
Например, в ячейке “C2” указано название компании “ABC”, поэтому функция просматривает значения в диапазоне данных “A2:A8” и ищет “ABC”. Она находит соответствие в ячейке “A2”, так как та содержит слово “ABC” в “ABC Ltd”. Не имеет значения, есть ли какие-либо символы слева или справа от “ABC”.
Примечание: ВПР всегда возвращает первое совпадающее значение и перестает искать дальше. Поэтому, если у вас есть название компании “ABC Ltd”. и “ABC Corporation” в списке, она вернет первый по порядку и проигнорирует остальные.
Пример 7. Функция ВПР возвращает ошибку, несмотря на совпадение в значении поиска
Это может свести вас с ума, когда вы увидите, что имеется соответствующее значение поиска, а функция возвращает ошибку.
Например, у вас в таблице есть очевидное соответствие (Иван), но система по-прежнему возвращает ошибку.
Рассматривая значения в таблице глубже, вы можете заметить, что в диапазоне данных значение “Иван “ написано с пробелом. Если в диапазоне данных по которым вы осуществляете поиск есть пробелы до значений, после или между словами, то функция их не сопоставит.
Решение есть, и зовут его – функция TRIM. Она удаляет все лишние пробелы в значениях.
Ниже формула, которая поможет вам сопоставить данные несмотря на лишние пробелы в диапазоне данных.
=VLOOKUP(“Иван”,TRIM($A$2:$A$15),1,0) – английская версия
=ВПР(“Иван”,СЖПРОБЕЛЫ($A$2:$A$15);1;0) – русская версия
Пример 8. Функция ВПР в Excel с несколькими условиями
Функция в своей базовой форме может искать одно значение поиска и возвращать соответствующие данные из указанного диапазона данных.
Но часто нам необходимо использовать VLOOKUP с поиском по несколькими критериям.
Представим, что у вас есть таблица с результатами экзаменов студентов по трем уровням экзамена: «Вступительный», «Полугодовой» и «Финальный экзамен»:
Сопоставить данные по конкретному студенту, предмету и уровню экзамена с помощью функции ВПР – нелегкая задача, так как сопоставляя данные по студенту и предмету, она будет выдавать результат первого совпадения, но далеко не факт, что этот результат будет корректным и соответствовать необходимому уровню экзамена.
Осуществить поиск по студенту + названию предмета + уровню экзамена можно с помощью создания вспомогательного столбца, как показано на примере ниже:
Протяните эту формулу в каждую ячейку столбца данной таблицы. Таким образом мы создадим уникальный ID, по которому мы можем сопоставлять данные.
Благодаря вспомогательному столбцу мы избежали того, что при сопоставлении данных, функция будет выдавать данные по не нужному уровню экзамена.
Теперь вы можете использовать значения вспомогательного столбца в качестве значений поиска.
Ниже формула, с помощью которой удобно сопоставлять данные из вашей таблицы в список студентов, распределенных по уровню экзамена.
=VLOOKUP($F3&”|”&G$2,$C$2:$D$19,2,0) – английская версия
=ВПР($F3&”|”&G$2;$C$2:$D$19;2;0) – русская версия
С помощью этой формулы мы объединили имя студента и уровень экзамена, чтобы получить значение поиска которое мы проверяем его во вспомогательном столбце и получить данные.
Пример 9. Обработка ошибок с помощью функции ВПР
Функция возвращает ошибку каждый раз, когда не может сопоставить значение поиска в заданном диапазоне данных.
В Excel есть возможность заменить сообщения об ошибке на заданное вами текстовое или числовое значение типа “Нет”, “Не доступно”, “Нет данных” и.т.д.
На примере ниже, мы пытаемся сопоставить результаты экзамена студента Ивана из таблицы. Но так как данных по Ивану в таблице нет, функция выдает ошибку.
Для того, чтобы заменить сообщение ошибки на какое-то более формальное значение нам поможет функция ЕСЛИОШИБКА(IFERROR) :
=IFERROR(VLOOKUP(D2,$A$2:$B$7,2,0),”Нет данных”) – английская версия
=ЕСЛИОШИБКА(ВПР(D2;$A$2:$B$7;2;0);”Нет данных”) – русская версия
Функция ЕСЛИОШИБКА(IFERROR) проверяет, если в результате вычислений по формуле выдается ошибка, то она выдает, то значение, которое вы указали в функции ЕСЛИОШИБКА(IFERROR), например “Нет данных”.
