заполнение карточки справки форма 0504417 образец заполнения
Заполнение карточки справки форма 0504417 образец заполнения
Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Обзор документа
Письмо Минфина России от 21 апреля 2020 г. N 02-07-05/31888 Об особенностях оформления Карточки-справки (ф. 0504417) при условии работы по совместительству на основной работе
Министерство финансов Российской Федерации в ответ на обращение по вопросу оформления Карточки-справки (ф. 0504417) при условии работы по совместительству на основной работе сообщает следующее.
В соответствии со статьей 4 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» рассмотрению подлежат следующие виды обращений граждан:
предложения по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;
просьбы граждан о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщения о нарушении законов или иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц;
Содержащийся в обращении запрос не соответствует приведенным видам обращений граждан, подлежащих рассмотрению федеральными органами государственной власти.
Учитывая изложенное, а также принимая во внимание, что суть вопроса в обращении сводится к особенностям ведения организациями государственного сектора бухгалтерского учета, обращаем внимание, что подобные вопросы следует направлять в виде запроса организации (бюджетного учреждения), оформленного надлежащим образом (на бланке организации (бюджетного учреждения), подписанного уполномоченным лицом.
Вместе с тем сообщаем, что в соответствии с Методическими указаниями, утвержденными приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30.03.2015 N 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению» Карточка-справка (ф. 0504417) применяется для регистрации справочных сведений о заработной плате работника учреждения, в которой, помимо общих сведений о работнике, ежемесячно отражаются по всем источникам финансового обеспечения (деятельности) суммы начисленной заработной платы по видам выплат, суммы удержаний (по видам удержаний), сумма к выдаче.
Карточка-справка (ф. 0504417) заполняется на основании Расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401), Расчетной ведомости (ф. 0504402), которые применяются для отражения начислений заработной платы работникам учреждения, стипендий, пособий, иных выплат, осуществляемых на основе договоров (контрактов) с физическими лицами, выплат, произведенных работникам учреждения в течение месяца, и сумм, причитающихся к выплате в окончательный расчет, а также отражения налогов, удержанных из сумм начислений по оплате труда, и иных сумм удержаний.
Таким образом, все виды выплат, начислений и удержаний по каждому работнику учреждения аккумулируются в одной Карточке-справке (ф. 0504417).
| Заместитель директора Департамента бюджетной методологии и финансовой отчетности в государственном секторе | С.В. Сивец |
Обзор документа
Как пояснил Минфин, все виды выплат, начислений и удержаний по каждому работнику учреждения аккумулируются в одной Карточке-справке (ф. 0504417).
Карточка-справка (0504417) на одном листе (двух страницах) с отображением всех изменений постоянных начислений
Аннотация
Внешний отчет «Карточка-справка (0504417)» это доработанный типовой отчет «Карточка-справка (0504417)» («Карточка-справка (0504417) до 2015 года»), который формирует унифицированную форму 0504417 (0504417 до 2015 года) на одном листе (двух страницах) при двусторонней печати или постранично, т.е. либо только первую страницу, либо только вторую и третью страницы унифицированной формы на одной печатной странице. Также в отчет добавлена возможность отображения в таблице «Отметки о приеме на работу и переводах» всех изменений оплаты труда (постоянных начислений) в независимости от установленных настроек кадрового учета. Сортировка карточек-справок в отчете осуществляется по наименованию сотрудника в алфавитном порядке по возрастанию. Подробнее см. ниже.
Описание
Назначение
Функциональность
В шапку отчета «Карточка-справка (0504417) v1.x» добавлено два параметра: «Формировать» и «Отображать изменения оплаты труда».
Для того чтобы использовать постраничное формирование унифицированной формы необходимо установить флажок «Формировать», и выбрать одно из доступных значений: «Только страницу №1» (будет сформирована только первая страница формы карточки-справки сотрудника или все первые страницы карточек-справок, при формировании по нескольким или всем сотрудникам) или «Только страницы №2 и №3» (будут сформированы только вторая и третья страницы формы карточки-справки сотрудника на одной печатной странице или все вторые и третьи страницы карточек-справок, при формировании по нескольким или всем сотрудникам).
Если производственной необходимости в постраничном формировании нет (планируется двусторонняя печать или печать только на одной странице листа), тогда флажок «Формировать» устанавливать не нужно, и отчет сформирует все страницы унифицированной формы на двух страницах печатной формы. Размещение второй и третьей страниц унифицированной формы на одной странице печатной формы реализовано за счет уменьшения на две строки количества пустых строк в блоке «Выплачено заработной платы» в каждой из таблиц.
Для того чтобы на первой странице унифицированной формы в таблице «Отметки о приеме на работу и переводах» отобразить все изменения оплаты труда (постоянных начислений) необходимо установить флажок «Отображать изменения оплаты труда».
Если же отображать все изменения постоянных начислений не нужно, то флажок «Отображать изменения оплаты труда» необходимо снять, и тогда в таблице «Отметки о приеме на работу и переводах» будут отображены только изменения введенные документами «Приема на работу» и «Кадрового перевода», в независимости от установленных настроек кадрового учета (установлен / неустановлен флажок «Отображать изменения оплаты труда в личной карточке (Т-2)»).
Карточки справки форма 0504417
Опубликовано admin в 10.09.2019
>Карточка-справка (ф. 0504417)
Рассмотрим порядок заполнения карточки-справки. Скачайте пустой бланк формы 0504417 и образец заполнения ниже в статье.
Порядок заполнения карточки-справки 0504417
Применение карточки-справки ф. 0504417 закрепляется в учетной политике учреждения. Основанием является Приказ Минфина РФ № 52н от 30.03.2015 г. На законодательном уровне не прописано, когда следует распечатывать и как заполнять бланк: вручную или в электронном виде. Поэтому каждое учреждение вправе для себя решать, когда и как формировать в 2018 карточку-справку.
Пустой бланк формы ОКУД 0504417:
Так как карточка-справка относится к первичным учетным документам бухучета, то заполняет ее бухгалтер. В этом документе отражаются данные о заработной плате, которая начисляется работнику в течение всего года. Такие справочные сведения заносятся в карточку ежемесячно. Также в карточке указаны персональные данные работника:
Пять способов сократить бумажную работу по номенклатуре дел смотрите в шпаргалке
В карточке-справке ф. 0504417 должны быть отражены все начисленные и удержанные суммы по зарплате, а также суммы к выдаче по каждому человеку. Информация вносится по всем видам начислений и удержаний, а также по источникам финансирования.
Организация может по своему усмотрению использовать карточку-справку формы 0504417 для обобщения информации о суммах вознаграждения физлицу, выполнившему работы или услуги согласно заключенному договору между работником и учреждением. Данные о дополнительных выплатах отражаются в разделе «Отметки о приеме на работу и переводах». Заполняя этот раздел, необходимо отразить данные:
В унифицированную форму 0504417 разрешено вносить дополнительные реквизиты, но убирать уже имеющиеся запрещено, поэтому их нужно также заполнять.
Карточку-справку формы 0504417 подписывают исполнитель и ответственный исполнитель, указывают дату формирования.
При заполнении карточки в электронной программе могут возникнуть ошибки. Если проверка их выявит, документы придется переделывать в ручную, так как карточки-справки будут уже сформированы и подшиты.
Образец заполнения карточки 0504417
Пример заполнения Карточки-справки (ф. 0504417)Используйте как подсказку при заполнении отчета
В 2015 году был обновлен целый ряд бюджетных учетных документов. Один из них – форма 0504425. Для каких целей она применяется, как ее заполнять – рассмотрим на примере.
Для каких организаций действует
Записка-расчет об исчислении среднего заработка разработана для применения организациями госсектора:
другими получателями бюджетных средств.
Это первичный документ, служащий бухгалтерским регистром по заработной плате (отпускным и другим выплатам) для госучреждений – по его итогам бухгалтерия вносит записи по дебету и кредиту соответствующих счетов учета.
Несмотря на то, что форма, утвержденная Приказом Минфина 30.03.2015 № 52н, относительно новая, руководствоваться при ее заполнении следует, в том числе, Постановлением Правительства об исчислении средней зарплаты № 922 от 24.12.2007 – это подтверждает письмо Минфина от 27.10.2017 № 02-06-10/70870.
Когда используется
Форма 0504425 предназначена для начисления:
отпускных, в том числе основного и дополнительного отпусков;
компенсации при увольнении;
в других случаях, когда сохраняется средний заработок.
Может применяться, например, для следующих расчетов:
компенсации за дополнительный отпуск, использованный не полностью;
выходного пособия по сокращению штатов или ликвидации организации;
оплаты отпусков работникам в связи с учебой.
Как заполнить форму 0504425
Состоит форма из 3 частей:
В первой (заголовочной) указываются наименование организации и ее принадлежность, персональные данные работника.
Вторая часть (содержательная): раздел 1 содержит информацию, служащую основанием для дальнейших расчетов — количество дней, начисленные суммы, расчетный период и так далее; раздел 2 — сам расчет среднего заработка и выведение итоговой суммы для выплаты сотруднику.
Третья (оформляющая) – обязательно ставятся подписи ответственных лиц; в этой форме так оформляется не только последний лист документа, но и приведенные данные раздела 1 второй части (так как именно по ним будут рассчитываться причитающиеся к выплате работнику денежные средства).
Правила оформления записки-расчета о среднем заработке
Заполняется документ на основании соответствующего приказа, причем номера распоряжения об отпуске и записки-расчета должны совпадать. Данные, указанные в распорядительном документе (о датах отпуска, увольнения, периоде, за который применяется отпуск и т.д.), взятые на основании кадровых документов, переносятся в форму. Так как в Приложении 5 к Приказу Минфина № 52н говорится только об обязательном совпадении номеров приказа и записки-расчета при предоставлении отпуска, то для других случаев кадровой службе учреждения целесообразно установить свой порядок нумерации.
Основанием для заполнения строк (таблиц) расчета по заработной плате служит «Карточка-справка о заработной плате» (форма 0504417). Если для расчета установлен период – 12 месяцев, то цифры приводятся в таблице 1 («Заработок по месяцам»); если расчетный период составляет 3 месяца, то они вносятся в таблицу 2 («Начислено») по строкам 01, 02, 03.
Необходимо помнить, что в расчетный период не входят периоды, когда за работником сохранялась средняя зарплата, например:
отпуск по беременности и родам;
простои из-за вины работодателя.
А в суммы заработка включаются все доходы, связанные с системой оплаты труда – не только зарплата, но и премии (пропорционально периоду), надбавки за классность, выслугу и прочие (п.2 Положения, утв. Постановлением № 922 от 24.12.2007). Не входят в него социальные выплаты (например, детские пособия, больничные), также не учитываются прочие, не связанные с трудовой деятельностью выплаты (п.3 Положения, утв. Постановлением 922).
Для расчета используется среднемесячное количество календарных дней — 29,3. Если месяц отработан не весь, то придется рассчитывать среднемесячное количество дней такого месяца – разделив 29,3 на общее число дней месяца и умножив затем на число отработанных.
Для наглядности приведем пример заполнения:
Колесова Мария Ивановна идет в отпуск с 14.01.2019 в соответствии с графиком отпусков на 28 календарных дней. Оклад вместе со всеми надбавками – 20000 рублей в месяц. В марте 2018 Мария Ивановна пробыла 5 дней на больничном, начислено за март 2018 года — 14968,55 рублей. Остальные месяцы отработаны полностью.
Среднемесячное количество дней в марте: 29,3/31 х (31-5) = 24,57, где 29,3 – установленное законодательством среднемесячное количество дней; 31 – количество календарных дней в марте; 5 – дни болезни.
За 3 рабочих дня января 2019 (с 09.01.2019 по 11.01.2019) начисленная заработная плата составит
20000/136 х (3 х 8) = 3529,41 руб., где 20000 руб. – оклад, 136 час. – норма времени по производственному календарю за январь, 3 – рабочие дни до отпуска, 8 час. – количество часов в рабочую смену.
Из начисленных сумм удерживается налог на доходы 13 %.
Рассчитаем отпускные и заполним форму.
Форма 0504425 (образец заполнения):
После заполнения верность указанных цифр заверяется подписями лиц, отвечающих за начисление и проверку, с расшифровкой их должностей и фамилий. Ставится дата заполнения. Завершающими этапами становятся выплаты причитающихся сумм сотруднику и занесение итогов в бухгалтерские регистры.
Шпаргалка для кадровика: сроки хранения кадровых документов
Вы здесь «Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2009, N 6 Организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью, наряду с государственными органами и органами местного самоуправления, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных действующим законодательством. Данная обязанность заставляет кадровика любой организации преодолевать соблазн сохранять только самые новые и интересные документы. Зачастую напуганные возможными санкциями сотрудники кадровых служб, ударяясь в противоположную крайность, предпочитают на всякий случай складировать всю документацию, так или иначе отражающую трудовые отношения между работниками и работодателем.
В результате на «вечное поселение» в организации обрекаются могучие кучи всех без разбора документов.
Основные виды и сроки хранения бухгалтерских документов 16.07.2012
Деятельность любой организации, так или иначе, всегда связана с документацией самого разного рода – это учредительные документы компании, организационно-распорядительные, кадровые, а также документы бухгалтерского и налогового учета.
Бухгалтерские и налоговые документы выступают документальным подтверждением доходов и расходов организации, поэтому субъект хозяйственной деятельности обязан организовать их надлежащее хранение. Статья 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» определяет, что организации обязаны хранить бухгалтерскую документацию в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но при этом минимальный срок хранения не может быть менее пяти лет. При определении конкретных сроков хранения бухгалтерской документации организации руководствуются Перечнем типовых управленческих архивных
Бухучет инфо
В соответствии с частью 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 данного Федерального закона.
К указанным перечням документов относятся: перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения и инструкции по применению этих перечней, утверждаемые уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства (в настоящее время — Росархив, ранее — Минкультуры России):утверждаемые федеральными органами государственной власти, иными государственными органами
Таблица сроков хранения документов для бухгалтерии, канцелярии, секретариата и других
04 апреля 2007 г. 10:00 Внимание! Нижеуказанный перечень и таблица прекратили действие, новый утвержден приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г.
N 558. Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» устарел и утратил силу, действующий закон – Рекомендуем почитать:
В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.
1. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские
Новое в хранении документов
Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 утвержден новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее – Перечень 2010, новый Перечень). Новый Перечень отличается от Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 06.10.2000 и признанного приказом Росархива от 26.08.2010 № 63 утратившим силу (далее – Перечень 2000), значительно большим – почти вдвое – объемом и, следовательно, бóльшим количеством наименований документов с указанием сроков их хранения. Кроме того, изменились и сроки хранения некоторых документов.
Таблица сроков хранения документов в организациях в 2019 году
С каждым днем архив данных любой организации возрастает.
Предлагаем вам краткий обзор новых видов документов, включенных в Перечень 2010, представляющих наибольший интерес для служб документационного обеспечения управления – секретариатов, канцелярий, общих отделов и др. Некоторые документы имеют бессрочную информативную стоимость, а другие быстро теряют практическую ценность. Как долго и какие документы нужно хранить, какой способ утилизации предусмотрен для отдельных типов документации? Эти и прочие вопросы четко рассмотрены и разъяснены существующим законодательством. Отбор документов, подлежащих государственному хранению, или установление сроков их сохранения происходит на основании данных экспертной оценки документов.
Для разного типа документации разработаны определенные сроки хранения:
Читайте также: Дела долгосрочной и постоянной периодики сохранения по завершении передают на хранение специальным подразделениям (на 2 года в справочных целях). После переходят в раздел архивных документов.
Период сохранения данных не зависит от носителя информации (электронный, бумажный).
Документы в кадрах обязательные
Начало ► Трудовое Право ► Трудовой договор, Увольнение
В таблице приведены кадровые документы, обязательных быть в организации. И список обязательных кадровых документов.
Указаны сроки хранения документооборота.
C января 2019 г. «микромалыши» вправе будут организовать упрощенный кадровый документооборот. Перечень
Карточка-справка (ф.
Форма 0504417 Карточка-справка используется в бюджетных учреждениях для регистрации сведений о зарплате каждого сотрудника. Форма 0504417 заполняется на основании расчетно-платежной ведомости ф.0504401 и простой расчетной ведомости ф.0504402.
Рассмотрим порядок заполнения карточки-справки.
Скачайте пустой бланк формы 0504417 и образец заполнения ниже в статье. Применение карточки-справки ф.
0504417 закрепляется в учетной политике учреждения. Основанием является Приказ Минфина РФ № 52н от 30.03.2015 г.
На законодательном уровне не прописано, когда следует распечатывать и как заполнять бланк: вручную или в электронном виде. Поэтому каждое учреждение вправе для себя решать, когда и как формировать в 2019 карточку-справку. Пустой бланк формы ОКУД 0504417: Карточка-справка Так как карточка-справка относится к первичным учетным документам бухучета, то заполняет ее бухгалтер.
В этом документе отражаются данные о заработной плате, которая начисляется работнику в течение всего года.
Кто не идёт вперед, тот идёт назад
Постановлением Правительства РФ от 6 февраля 2010 г.
«Инструкция о порядке допуска должностных лиц и граждан Российской Федерации к государственной тайне»
Положения документа вступают в силу с 1 мая 2010 г. Она заменит
«Инструкции о порядке допуска должностных лиц и граждан Российской Федерации к государственной тайне»
, утвержденную постановлением Правительства Российской Федерации от 28 октября 1995 г. № 1050 Ведение всей документации предусмотрено только на бумажных носителях, слово «электронный» в документе не используется вообще, но явного запрета на использование компьютеров для работы нет.
При изучении форм документов, которые создаются в процессе оформления допуска к государственной тайне, меня смутили требования, предъявляемые к порядку ведения некоторых документов.
Карточка справка работника форма 0504417 по ОКУД
Карточка-справка (форма 0504417)
Главная / Образцы / Карточка / На странице представлен образец документа «Карточка-справка (форма 0504417)» с возможностью скачать его в формате xls. Тип документа: Карточка
Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.
Размер файла документа: 94,5 кб
Эта карточка необходима для заполнения справки-карточки, содержащей информационных данных справочного характера по каждому сотруднику. Чтобы заполнить эту карточку, нужны данные расчетной и расчетно-платежной ведомостей. Прилагать вышеуказанные документы к карточке не нужно.
Форма заполняется каждый месяц и отражает удержания и начисления каждого сотрудника.
Как заполняется карточка-справка?
В первой таблице указываются такие данные:
В разделе о приеме на работу или переводе нужно записывать такую информацию:
В последней таблице указывается количество отработанных дней.
Карточка-справка визируется подписью исполнителя.
Скачать образец документа
Сохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.
Обратите внимание! Приведено лишь начало документа. Полную версию вы можете скачать по соответствующей ссылке. Сохраните этот документ сейчас. Пригодится. Вы нашли то что искали? * Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам! Смежные документы
Документы, которые также Вас могут заинтересовать:
Бланкер.ру
Форма по ОКУД №0504417 создана для ведения карточки-справки, которая используется для регистрации справочных сведений на каждого сотрудника. Заполнение основывается на расчетно-платежной ведомости (соответствующая форма 0504401), и простой расчетной ведомости (0504402). Законодательно не предусмотрено наличие приложений к карточке-справке.
Использование формы 0504417 в обязательном порядке указывается в учетной политике организации. Заполняется форма ежемесячно, в ней отражают начисления и удержания из зарплаты сотруднику, указываемому в заголовке форме. Учету при этом подлежат разные источники финансового обеспечения (субсидии, а также бюджетные и внебюджетные средства).
Первая таблица, предусмотренная в форме, содержит в отдельных графах такие сведения о сотруднике:
Раздел отметок о приеме на работу и переводах служит для внесения таких данных:
Последняя таблица формы содержит помесячную разбивку данных об отработанных днях, общем начислении и по отдельным видам, сумме удержаний и общей сумме, полагающейся к выдаче. Карточку-справку визируют подписями исполнитель, с указанием даты, и ответственный исполнитель.
>Карточка-справка ф. 0504417
Рассмотрим порядок заполнения карточки-справки. Скачайте пустой бланк формы 0504417 и образец заполнения ниже в статье.
Порядок заполнения карточки-справки 0504417
Применение карточки-справки ф. 0504417 закрепляется в учетной политике учреждения. Основанием является Приказ Минфина РФ № 52н от 30.03.2015 г. На законодательном уровне не прописано, когда следует распечатывать и как заполнять бланк: вручную или в электронном виде. Поэтому каждое учреждение вправе для себя решать, когда и как формировать в 2018 карточку-справку.
Пустой бланк формы ОКУД 0504417:
Так как карточка-справка относится к первичным учетным документам бухучета, то заполняет ее бухгалтер. В этом документе отражаются данные о заработной плате, которая начисляется работнику в течение всего года. Такие справочные сведения заносятся в карточку ежемесячно. Также в карточке указаны персональные данные работника:
Пять способов сократить бумажную работу по номенклатуре дел смотрите в статье журнала Учет в учреждении.
В карточке-справке ф. 0504417 должны быть отражены все начисленные и удержанные суммы по зарплате, а также суммы к выдаче по каждому человеку. Информация вносится по всем видам начислений и удержаний, а также по источникам финансирования.
Организация может по своему усмотрению использовать карточку-справку формы 0504417 для обобщения информации о суммах вознаграждения физлицу, выполнившему работы или услуги согласно заключенному договору между работником и учреждением. Данные о дополнительных выплатах отражаются в разделе «Отметки о приеме на работу и переводах». Заполняя этот раздел, необходимо отразить данные:
В унифицированную форму 0504417 разрешено вносить дополнительные реквизиты, но убирать уже имеющиеся запрещено, поэтому их нужно также заполнять.
Карточку-справку формы 0504417 подписывают исполнитель и ответственный исполнитель, указывают дату формирования.
При заполнении карточки в электронной программе могут возникнуть ошибки. Если проверка их выявит, документы придется переделывать в ручную, так как карточки-справки будут уже сформированы и подшиты.
>Стаж в карточке-справке
Первичные документы
Каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным документом. Нельзя принимать к учету документы, которыми оформлены несуществующие факты хозяйственной жизни (в т. ч. по мнимым и притворным сделкам). Об этом сказано в части 1 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункте 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.
Для организаций госсектора такие формы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
При создании первичных документов для целей бухучета используйте унифицированные формы. Если для какой-либо операции унифицированная форма не предусмотрена, учреждение может разработать ее самостоятельно. Формы документов, разработанные самостоятельно, утвердите в учетной политике. Такой вывод следует из положений пунктов 6 и 8 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.*
Первичный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 9 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).
Первичные документы составляются на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 5 ст.9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).
Вправе ли организации госсектора применять самостоятельно разработанные формы кадровых документов смотрите в рекомендации Системы Госфинансы.
Формы документов не унифицированы
Первичные учетные документы, формы которых не унифицированы, должны содержать обязательные реквизиты:
Такой порядок приведен в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункте 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, разделах III, IV Порядка, утвержденного приказом Казначейства России от 30 ноября 2012 г. № 19н.
действительный государственный советник РФ 3-го класса
Спецвыпуск журнала «Зарплата в учреждении». Доступен для скачивания!
Узнайте сейчас:
☑ Справки с места работы. Шпаргалка для бухгалтера
☑ Внезапный отпуск: как оформить без нарушений
☑ Расчет отпускных при зарплате из двух источников финансирования
☑ Как выбрать лучшего соискателя на должность бухгалтера-расчетчика
2.Ситуация: Как отражать сведения о зарплате в карточке-справке (ф. 0504417)
Данные о зарплате (справочные сведения о зарплате), начисленной сотруднику в течение календарного года, отражайте в карточке-справке (ф. 0504417). Ее применение закрепите в учетной политике учреждения.
Карточки-справки заполняйте ежемесячно. В них указывайте все начисления и удержания по зарплате каждого сотрудника (по видам выплат, удержаний) по всем источникам финансового обеспечения (средства бюджета, субсидии, внебюджетные источники). Сведения о дополнительных выплатах сотруднику отражайте в разделе «Отметки о приеме на работу и переводах». При его заполнении укажите следующие данные:
Карточки-справки заполняйте на основании расчетно-платежных ведомостей, расчетных ведомостей.
начальник отдела методологии бюджетного контроля и аудита департамента бюджетной политики и методологии Минфина России
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
3.Статья: Учет и хранение карточки-справки
Каковы правила хранения карточки-справки ( ф. 0504417 )? Можно ли ее распечатать на обычной бумаге формата А4 с двух сторон листка и подшить, наклеив расчетные листки, или обязательно бумага должна быть плотной, как картон?
В соответствии с приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н карточка-справка ( ф. 0504417 ) применяется для регистрации справочных сведений о заработной плате работника учреждения. Она заполняется на основании расчетно-платежной ведомости ( ф. 00504401 ), расчетной ведомости ( ф. 0301010 ). Учреждение вправе ее использовать для обобщения сведений о суммах вознаграждения, начисленного (выплаченного) физическому лицу – исполнителю работ (услуг) по гражданско-правым договорам, заключенным учреждением.
В законодательных и нормативных актах не содержится прямого указания на плотность бумаги, используемой для распечатки отдельных унифицированных форм первичной документации или учетных регистров. Однако при выборе бумажного носителя следует учитывать возможность выполнения требований по хранению документов, а также обеспечения сохранности данных в течение всего срока хранения.
В случае с карточкой-справкой целесообразным является использование более плотной бумаги (при заказе бланков в типографии или при распечатке электронных форм собственными силами). Это обусловлено значительным сроком хранения – 75 лет после оформления, а также тем, что в течение трех лет после закрытия данные карточки могут использоваться весьма интенсивно (для расчета среднего заработка в различных случаях, в том числе для расчета пособий по временной нетрудоспособности).*
В.Р. Захарьин,
эксперт по бюджетному учету, к. э. н.
ЖУРНАЛ «УЧЕТ В СФЕРЕ ОБРАЗОВАНИЯ», № 2, ФЕВРАЛЬ 2013
4.Статья: Заполнение карточки-справки по сотрудникам
Следует ли заполнять вручную ежемесячно карточки-справки по сотрудникам (форма 0504417), если в организации ведется автоматизированный учет (с помощью программы, которая позволяет формировать и распечатывать эти формы на бумаге)?
Первичные учетные документы составляются на бумаге или при наличии технических возможностей субъекта учета на машинных носителях – в виде электронного документа с использованием электронно-цифровой подписи (п. 7 Инструкции по применению Единого плана счетов, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н). Правила документооборота, технология обработки учетной информации и иные решения, необходимые для организации и ведения бухгалтерского учета, учреждение утверждает в своей учетной политике (п. 6 Инструкции).*
Д.Н. Каримов,
консультант по бюджетному учету и налогам
ЖУРНАЛ «УЧЕТ В БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ», № 3, МАРТ 2012
* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.
Не нашли ответ на свой вопрос?
Задайте его экспертам «Системы Госфинансы»
КАРТОЧКА-СПРАВКА (Ф. 0504417): РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОФОРМЛЕНИЮ И ДОРАБОТКЕ
Вне зависимости от формы автоматизации учета все государственные (муниципальные) учреждения здравоохранения обязаны использовать первичные учетные документы по унифицированным формам классов 03, 04 и 05 ОКУД, которые утверждены приказом Минфина России от 15.12.2010 № 173н (далее — Приказ № 173н). Порядок применения некоторых из них, например Карточки-справки (ф. 0504417), необходимо определить в учетной политике учреждения.
Основной момент — учетная политика
При формировании Карточки-справки по форме ОКУД 0504417 (далее — Карточка) у бухгалтеров-расчетчиков изначально возникало много вопросов. Самый простой из них: кто должен вносить информацию в графах по персональным данным: бухгалтерия или отдел кадров? Поскольку Карточка — одна из форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, то и заполнять ее должен бухгалтер. Как правило, это бухгалтер-расчетчик — тот, кто исчисляет средний заработок при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях. Такой порядок должен быть закреплен в Графике документооборота, который можно приложить к учетной политике учреждения.
Другие проблемы были связаны с недостатком квалификации разработчиков бухгалтерских программ, например:
— заработная плата, начисленная сотруднику в рублях и копейках, в карточке формируется без копеек;
— в разделе «Сведения об использовании отпусков» не отражаются дата и номер приказа об отпуске и за какой период он предоставляется, в то время как при расчете отпуска при заполнении Записки-расчета (ф.0504425) эти сведения необходимы, и они должны быть перенесены из Карточки.
Обратите внимание. Доступ к полному содержимому данного документа ограничен.
В данном случае предоставлена только часть документа для ознакомления и избежания плагиата наших наработок.
Для получения доступа к полным и бесплатным ресурсам портала Вам достаточно зарегистрироваться и войти в систему.
Удобно работать в расширенном режиме с получением доступа к платным ресурсам портала, согласно прейскуранту.
Карточка-справка, №417 (код по ОКУД 0504417) формат А5 (пустая внутри)
Карточка- справка имеет строки:
— Учреждение (централизованная бухгалтерия)
— Структурное подразделение
— Фамилия, имя, отчество
— По ОКПО
— По КСП
— Табельный номер
Графы:
— Дата рождения
— Квалификация, категория
— Образование
— Звание или ученая степень
— Стаж работы
— Основной оклад (ставка)
— Количество: детей, иждивенцев
— Группа инвалидности
— Дата выхода на пенсию
Отметки о приеме на работу и переводах (графы):
1. Приказ
1.1. Дата
1.2. №
2. Наименование подразделения
3. Должность
4. Плановый аванс
5. виды и суммы постоянных начислений заработной платы, надбавок, доплат и т. д. (гр. 6-13)
Сведения об использовании отпусков:
1. Приказ:
1.1. Дата
1.2. №
2. За период
3. Начало и конец
4. Количество дней
1 лист плотной бумаги-картона 160 гр, формата 420х148 мм. с двух сторон. складывается пополам и получается А5 210х148 мм
>КАРТОЧКА-СПРАВКА (Ф. 0504417): РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОФОРМЛЕНИЮ И ДОРАБОТКЕ
Вне зависимости от формы автоматизации учета все государственные (муниципальные) учреждения здравоохранения обязаны использовать первичные учетные документы по унифицированным формам классов 03, 04 и 05 ОКУД, которые утверждены приказом Минфина России от 15.12.2010 № 173н (далее — Приказ № 173н). Порядок применения некоторых из них, например Карточки-справки (ф. 0504417), необходимо определить в учетной политике учреждения.
Основной момент — учетная политика
При формировании Карточки-справки по форме ОКУД 0504417 (далее — Карточка) у бухгалтеров-расчетчиков изначально возникало много вопросов. Самый простой из них: кто должен вносить информацию в графах по персональным данным: бухгалтерия или отдел кадров? Поскольку Карточка — одна из форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, то и заполнять ее должен бухгалтер. Как правило, это бухгалтер-расчетчик — тот, кто исчисляет средний заработок при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях. Такой порядок должен быть закреплен в Графике документооборота, который можно приложить к учетной политике учреждения.
Другие проблемы были связаны с недостатком квалификации разработчиков бухгалтерских программ, например:
— заработная плата, начисленная сотруднику в рублях и копейках, в карточке формируется без копеек;
— в разделе «Сведения об использовании отпусков» не отражаются дата и номер приказа об отпуске и за какой период он предоставляется, в то время как при расчете отпуска при заполнении Записки-расчета (ф.0504425) эти сведения необходимы, и они должны быть перенесены из Карточки.
Подобные технические проблемы решаются в ходе планового обновления бухгалтерских программ. Однако большая часть вопросов требует доработки стандартных версий.
Проблема: Автоматизированное заполнение Карточки не учитывает требования ревизоров о суммировании отдельных данных по каждому источнику в графе «Итого» единой Карточки.
Решение: Если учреждение имеет два источника финансирования, то можно использовать возможности структуры граф, отражающих данные по каждому месяцу (они имеют по две свободные ячейки).
Недостатки решения: Даже те учреждения, которые уже перешли на одноканальное финансирование, редко имеют только два источника. Помимо приносящей доход деятельности существуют спонсорские поступления и другие источники. В этом случае требуются доработка программы и внесение изменений в учетную политику.
Нередко разработчики программного обеспечения, чтобы доказать свою компетентность, советуют бухгалтерам оспаривать требования ревизоров, которые не подкреплены ссылками на положения законодательства. Такое решение не всегда приемлемо. Тем более что пункт 1 Приложения № 5 к Приказу № 173н (далее — Методические указания) допускает возможность внесения необходимых исправлений в форму Карточки. В частности, разрешено:
— изменять формат, так как он носит рекомендательный характер;
— вводить дополнительные реквизиты и показатели для отражения аналитических данных, формируемых согласно учетной политике (при условии сохранения обязательных реквизитов и показателей, предусмотренных формой документа, утвержденной Приказом № 173н).
Измененную форму необходимо утвердить в учетной политике учреждения. Примечательно, что урегулирование проблемы за счет положений учетной политики продемонстрировано и в последнем письме Минфина России от 31.01.2012 № 02-06-10/324. На вопрос учреждения о порядке отражения в Карточке дополнительных выплат работнику муниципального медицинского учреждения были даны практические рекомендации.
Минфин России рекомендует в учетной политике учреждения закрепить следующий порядок применения Карточки-справки (ф. 0504417), в частности ее раздела «Отметки о приеме на работу и переводах» (далее — Раздел):
— графы 1 и 2 Раздела отражают дату и номер приказа учреждения, на основании которого производятся доплаты;
— графы 3 и 4 Раздела отражают наименование структурного подразделения и должность работника;
— графа 5 Раздела отражает размер заработной платы;
— графы 6 — 13 Раздела отражают виды и суммы постоянных начислений на заработную плату, надбавок и доплат.
Положения учетной политики ограничиваются пунктом 1 Методических указаний. В частности, недопустимо удаление отдельных реквизитов из формы первичных учетных документов (регистров бухгалтерского учета), утвержденных Приказом № 173н.
Форма Карточки предусматривает место для подклейки расчетных листов. Однако это не означает, что учреждение обязано распечатывать такие листки в двух экземплярах ( для работника и для подклейки). Унифицированная форма расчетного листка не утверждена, таким образом учреждение не обязано распечатывать и хранить второй экземпляр (п. 7, п. 14 Инструкции № 157н). Конкретный порядок хранения, подшивки учреждение вправе предусмотреть, например, в приказе об учетной политике.
Изменение учетной политики
Если ревизоры требуют включать в Карточку дополнительные данные, то можно внести изменения в учетную политику. Формулировка может быть краткой:
от «___» ___________ ____ г.
В целях обеспечения полноты отражения в бухгалтерском учете соответствующей информации к требованиям ревизоров, отраженным в акте № ____ от «___» _______ ____ г., принято решение включить в форму Карточки-справки (форма 0504417) дополнительных показателей, а именно:
1. «Отработано дней (часов)»;
Также в приказе об изменении учетной политики можно отразить и другие обоснования принятого решения:
Доработка Карточки производится на основе унифицированной формы документа в соответствии:
— с последним абзацем пункта 7 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета…, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н;
— с положениями глав 15 и 16 ТК РФ, в которых сказано, что работодатель может вести учет отработанного времени не только в днях, но и в часах;
— с Методическими указаниями, согласно которым Карточка применяется для регистрации справочных сведений о заработной плате работника учреждения;
— с Расчетной ведомостью (форма 0301010), на основе которой заполняется карточка. Форма указанной ведомости предусматривает формирование показателя «Отработано дней (часов)».
…
Настройки программы
Некоторые проблемы можно решить, выбрав соответствующие настройки в бухгалтерской программе.
Блок 1
Проблема: У части работников в Карточке не заполняется графа «Стаж работы». Для работников, оформивших листок нетрудоспособности, программа автоматически заполняет только поле «стаж работы для б/л», который включает в себя стаж работы у других работодателей.
Решение: Для того чтобы в Карточке была отражена дата начала работы в учреждении, можно воспользоваться стандартными настройками некоторых бухгалтерских программ. Как правило, в настройках конкретных форм имеется возможность изменения порядка заполнения поля «Стаж».
Блок 2
Проблема: Если у сотрудника в течение года менялся оклад, то в графе «Основной оклад (ставка)» проставляется последний действующий.
Решение: Для того чтобы в Карточке была отражена дата начала работы в учреждении, можно воспользоваться стандартными настройками некоторых бухгалтерских программ. Как правило, в настройках конкретных форм также имеется возможность изменения порядка заполнения поля «Стаж».
В некоторых случаях для того, чтобы произвести необходимую настройку, следует получить от разработчика файл с кодом.
Проблема: Проверяющие сделали замечание: если какая-то из строк раздела «Отметки о приеме на работу» Карточки начала действовать в предыдущем году (или годах), то в следующий год должна переноситься дата, с которой эта выплата начала действовать. Например, если оклад присвоен с 1 декабря 2010 года, то в карточке за 2011 год в первой строке должна быть проставлена именно эта дата, а не 1 января 2011 года, которая проставляется автоматически.
Решение: Разработчик прислал код настройки печати, который позволил осуществить требование проверяющих. Графически код выглядел так
Fl_1day(N,2,0)=0; // для таблицы ФОТ
// 0 — первая дата ограничивается началом периода, 1 — нет
Иногда требования проверяющих расходятся и стандартные настройки, измененные разработчиками программного обеспечения при очередном обновлении, одними пользователями воспринимаются с одобрением, у других вызывают удивление.
Проблема: При попытке настроить вид отпуска полностью исчезает соответствующая графа за весь период.
Пояснение разработчиков: Некоторые проверяющие считают, что вид отпуска должен быть отражен в графе только в том случае, если он не используется.
Читаем инструкции разработчиков
Большинство разработчиков программного обеспечения пишет подробные инструкции по использованию автоматизированных систем. В некоторых случаях достаточно просто четко следовать указаниям.
Проблема: В графе 5 «Заработная плата» раздела «Отметки о приеме на работу» Карточки по уволенному работнику проставляется сумма 0.00, что не соответствует действительности.
Решение: При увольнении необходимо добавить строку в раздел «Отметки о приеме на работу и переводах», но заполнить только первую часть (дата, подраздел, должность). При этом часть с суммами и видами не меняется, хотя графа 5 «Заработная плата» остается пустой.
Необходима доработка
В некоторых случаях необходимо обратиться к разработчикам программного обеспечения для того, чтобы они доработали стандартную версию бухгалтерской программы.
Проблема: Работница учреждения здравоохранения замещает следующие должности:
— медицинская сестра по основному месту работы на 1 ставку;
— санитарка на основании приказа о внутреннем совместительстве на 0,5 ставки;
— фельдшер на основании приказа о внутреннем совместительстве на 0,5 ставки.
Оба приказа на внутреннее совместительство оформлены в один день — 5 июля 2011 года. При этом в разделе Карточки «Отметки о приеме на работу и переводах» виды и суммы постоянных начислений заработной платы отражены с 5 июля 2011 года по внутреннему совместительству. Таким образом, при просмотре Карточки создается впечатление, что суммы, начисленные за внутреннее совместительство, заменяют собой предыдущую строку, где были указаны другие необходимые данные — виды начислений по основному месту работы. При этом для обеих строчек должность указана исключительно по основному месту работы — медицинская сестра.
Решение: Необходимо менять показатели вручную или приобретать специальную доработку стандартной версии. В любом случае можно настроить печать Карточки отдельно по основному месту работы и по внутреннему совместительству. Некоторые программы при запросе печати автоматически выдают запрос о том, как печатать: все вместе либо раздельно.
Как правило, можно не опасаться за результативные показатели Карточки. Однако бывают и досадные недоразумения.
Если в течение месяца были невыходы сотрудника на работу, то некоторые программы в строке «Отработано дней» отражают именно невыходы. Явки при этом не считают (Рисунок 1).
Рисунок 1. Заполнение карточки ф. 0504417
Доработки необходимы и в других случаях, которые могут быть отмечены проверяющими как нарушения:
— в графе 5 «Заработная плата» раздела «Отметки о приеме на работу» Карточки должны стоять не только размер процентного отношения к окладу (например, за вредные условия труда или районный коэффициент), но и сумма, которая соответствует указанному проценту;
— в типовой Карточке под начисления (удержания) выделено определенное количество строк. Если видов расчетов больше, чем строк, то в отчете отражается только та часть, которая соответствует количеству строк. Итоговые суммы программа определяет правильно, однако их невозможно просуммировать в распечатанной на бумаге Карточке;
— отражение на первой странице распечатанной Карточки граф «Виды и суммы постоянных начислений» и «Виды и суммы постоянных удержаний».
При отсутствии финансовых средств на оплату доработок стандартной программы, а также штатного программиста можно попытаться найти необходимые варианты доработок в Интернете. Большинство доработок представляют собой простые программы, которые не встраиваются в основную бухгалтерскую программу, а работают «снаружи», не мешая, таким образом, стандартным обновлениям. При этом необходимо учитывать, что нередко подобные бесплатные программки выкладываются разработчиками, чтобы собрать информацию по результатам тестирования. Что проще — пользоваться, по сути, сырым программным обеспечением или исправить карточку вручную — бухгалтер должен решить самостоятельно.