заполненная личная карточка работника форма т 2 образец
Личная карточка сотрудника (форма Т-2)
Личная карточка сотрудника является обязательным документом, составляемым при приеме на работу. Вести ее обязаны все организации (вне зависимости от организационно-правовой формы) и ИП, имеющие наемных сотрудников.
Как правило, указанный документ составляется по унифицированной форме:
Примечание: организация вправе самостоятельно разработать форму личной карточки, с учетом требований, предъявляемых законодательством. Личная карточка должна быть распечатана на картоне типографским способом. Срок хранения указанного документа – 75 лет.
Основания для заполнения формы Т-2
Личная карточка заполняется сотрудником отдела кадров на основании следующих документов:
Особенности заполнение личной карточки работника
Раздел I
Раздел II
На граждан, находящихся в запасе:
П. 5 «Категория годности к военной службе» – сведения указываются в виде букв: А-годные к службе, Б – годные к службе, но с незначительными ограничениями, В – ограниченно годные, Г – временно не годные.
Примечание: если в военном билете данные о годности к военной службе отсутствуют в п. 5 указывается значение «А».
На граждан, подлежащих призыву:
Раздел III
Данные в указанный раздел вносятся в соответствии с приказом о приеме на работу.
Раздел IV-VII
В указанные разделы работодатель вносит сведения о повышении квалификации, переаттестации, профпереподготовки и наградах.
Раздел VIII
Содержит сведения об отпусках сотрудника.
Раздел IX
Данный раздел заполняется если сотрудник имеет право на социальные льготы.
Раздел Х
В качестве дополнительных сведений в указанном разделе работодатель может отразить наличие прав на вождение автомобиля, заграничного паспорта и т.п.
Бланк личной карточки работника
Унифицированная форма Т-2 (скачать бланк).
Унифицированная форма Т-2ГС (скачать бланк).
Унифицированная форма Т-4 (скачать бланк).
Образец заполнения личной карточки по форме Т-2
Ниже представлен образец заполнения личной карточки работника по форме Т-2:
Зачем нужна унифицированная форма Т-2
Форма Т-2 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 и представляет собой личную карточку сотрудника, которая содержит информацию о том, кто он такой, когда родился, где живет, а также отражает его семейный статус, информацию об уровне образования и профессиональном стаже. Указанные данные вносятся на основании:
С 2013 года применение унифицированных форм перестало быть обязательным, поэтому разработать бланк личной карточки работодатель может самостоятельно. Но большинство из них предпочитает пользоваться формой Т-2, предусматривающей наличие в ней полей для всех необходимых данных о сотруднике.
Бланк формы Т-2 можно скачать на нашем сайте:
Указанный документ составляется на каждого работника компании, при этом за ИП обязанность ведения данной формы не закреплена. Заполнение формы возлагается на сотрудников кадровых служб или уполномоченных на то лиц. По мере изменений данных о сотруднике в карточку вносятся корректировки на основании подтверждающих документов, например:
После увольнения сотрудника карточка остается в компании, т.к. ее сохранность должна быть обеспечена работодателем в течение 75 лет со дня оформления.
О том, какие сроки хранения установлены для документов, относящихся к кассовым, читайте в материале «Какой срок хранения кассовых документов?».
Из чего состоит бланк унифицированной формы Т-2
Карточка содержит 11 разделов:
1) основная информация о сотруднике;
2) информация из военного билета;
3) информация о работе на текущем месте;
4) сведения о проведении аттестации;
5–6) данные о повышение квалификации или переквалификации;
7) заслуги сотрудника;
8) информация об отпусках;
9) льготы социального характера;
10) прочая информация о сотруднике;
11) причина прекращения работы в компании.
Унифицированная форма Т-2: образец заполнения
Ниже представлен образец заполнения унифицированной формы Т-2.
Унифицированная форма Т-2 для ВУР
Карточка Т-2 также необходима для учета ВУР (военно-учетных работников). Согласно закону «О воинской обязанности и военной службе» от 06.03.1998 № 53-ФЗ работодатель должен вести воинский учет, который осуществляется на основании военных билетов сотрудников. Ранее существовала форма Т-2 ВУР, имеющая укороченный вид Т-2.
Указанная форма состояла из 3 разделов:
Скачать бланк и образец формы Т-2 ВУР можно бесплатно, кликнув по картинке ниже:
О том, как оформляется увольнение работника при его призыве в армию, читайте в статье «Порядок увольнения в связи с призывом в армию (нюансы)».
Итоги
Унифицированная форма Т-2 заполняется на каждого сотрудника при приеме его на работу и продолжает заполняться и дополняться в течение всего периода работы в компании. Указанная форма используется также для ведения воинского учета.
Трудовое законодательство обязывает работодателей формировать на каждого сотрудника личную карточку. Необходимость ее ведения закреплена пунктом 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек. Расскажем, как заполнить личную карточку работника по форме Т-2.
Среди обязательных документов для формирования дел сотрудников личная карточка названа в Трудовом кодексе, а необходимость ее ведения закреплена пунктом 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек. Расскажем, как заполнить личную карточку работника по форме Т-2.
Для чего нужна личная карточка работника?
Унифицированная форма Т-2 была утверждена Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 и применяется с 3 апреля 2004 года. Формируется на каждого сотрудника, в том числе оформленного по совместительству. При приеме работника в организацию заполняются все необходимые реквизиты, которые впоследствии при изменениях в течение трудовой деятельности в рамках компании подлежат корректировке.
Личная карточка содержит информацию о работнике:
Как видим, это максимально полный набор данных о сотруднике, которым может располагать работодатель.
Как заполнить личную карточку работника по форме Т-2 в 2021 году
Юридическим лицам независимо от формы собственности необходимо применять унифицированную форму Т-2. При необходимости внесения каких-либо изменений, связанных с включением дополнительных строк, реквизитов и т.д., работодатель должен закрепить это приказом. Удалять из формы реквизиты запрещено.
Первоначальное заполнение личной карточки производится на основании документов, представленных работником при оформлении трудового договора, а также приказа о приеме на работу.
Пошаговое заполнение личной карточки можно описать следующим порядком:
Шапка документа:
Прописывается наименование организации в строгом соответствии с учредительными документами и заполняется таблица, где указываются:
Раздел I. Общие сведения:
Заполняется полная информация о сотруднике:
Дата и номер трудового контракта, на основании которого работник принят на работу.
Место рождения в соответствии с паспортом (найди нужный код ОКАТО поможет онлайн сервис ).
Сведения о гражданстве, вносим один из вариантов:
При знании иностранного языка заполняется соответствующая строка с указанием языка и степени его владения:
Сведения об образовании, включая все реквизиты в соответствии с представленными документами (наименование ОУ, год окончания, направление или специальность);
При наличии документа об окончании аспирантуры, адъюнктуры, докторантуры заполняется соответствующая таблица;
При наличии нескольких в основной прописывается, по которой принят на работу, а остальные вынести в строку «Другая». Это может пригодиться при переводе на другую должность.
Для указания семейного положения используется справочник ОКИН, в котором кодирование происходит в следующем порядке:
Правила заполнения формы Т-2 исключают применение формулировок «женат» или «холост».
Раздел II. Воинский учет:
При трудоустройстве гражданина, подлежащего воинскому учету, он обязан представить в кадровую службу военный билет или соответствующее удостоверение. На основании этих документов заполняется табличная часть личной карточки.
Внизу второго листа формы T2 работник кадровой службы ставит свою должность, личную подпись и расшифровку. Затем документ передается на ознакомление работнику, на которого она составлена, что подтверждается его личной подписью и датой ознакомления.
Раздел III. Сведения о работе:
В течение всего периода работы в компании здесь будет вноситься информация о всех изменениях, которые будут отражаться также в трудовой книжке работника. Первоначальная запись должна содержать сведения о приеме на работу.
Каждая запись должна подтверждаться подписью сотрудника, на которого личная карточка заведена.
Раздел IV. Аттестация:
В ряде организаций проводятся периодические аттестации работников, сведения о которых заносятся в данный раздел.
Разделы V и VI. Информация о повышении квалификации и профессиональной переподготовке.
В период трудовой деятельности работник вправе повышать уровень своей квалификации и представлять подтверждающие документы в кадровую службу организации. На основании их в личную карточку записываются сведения о:
Если инициатором повышения квалификации или переподготовки являлся работодатель, то заполняется графа «Основание».
Раздел VII. Награды и поощрения:
Все награды государственные или полученные от организации вносятся записями в трудовую книжку работника. Они дублируются в его личную карточку.
Раздел VIII. Отпуск:
Все виды отпусков, которые предоставляются сотруднику в период работы в организации, фиксируются в разделе формы Т-2. Они вносятся в соответствии с приказами, реквизиты которых указываются в графе «Основание».
В день начала отпуска кадровик заполняет графы 1-5, после окончания – графу 6.
Если происходит замена отпуска на денежную компенсацию, то:
В случае, когда графы данного раздела заполнены полностью, необходимо сделать дополнительный лист с аналогичной таблицей. Он вклеивается в карточку Т-2 и является продолжением раздела.
Раздел IX. Социальные льготы:
Работник может быть инвалидом, донором, ликвидатором ЧАЭС и т.п., что дает ему право на социальные льготы. Эти сведения и должны быть отражены в данном разделе.
Все, не вошедшие в иные разделы сведения о работнике, могут быть указаны в разделе «Дополнительные сведения».
Прекращение трудовых отношений (увольнение) работника влечет заполнение раздела XI.
В нем указывается дата увольнения и основание (приказ). Эти данные заверяются кадровым работником и увольняемым сотрудником.
Заполненный образец личной карточки работника 2021 года
Как и сколько хранится форма Т-2?
Личные карточки работников хранятся в подразделении кадровой службы организации, исключая свободный доступ к ним. Запрещено оставлять их без присмотра на рабочем столе. Для хранения таких документов должны быть предусмотрены металлические запираемые шкафы.
Срок хранения определяется, исходя из норм, применяемых к документам по личному составу. Он составляет 50 лет.
Форма Т-2: как заполнить личную карточку работника
Личная карточка работника — это документ, обязательный для каждого работодателя. Он заполняется на основании предоставленных сотрудником сведений об образовании, составе семьи, отношении к военной службе и прочей информации. Все записи заверяет и сотрудник, и представитель организации (ИП).
Что это за форма и когда она нужна
Все эти данные аккумулируются работодателем для выполнения обязанностей, предусмотренных законом. Например, информация о составе семьи позволит включить детей работника в список получателей новогодних подарков или путевок в летние лагеря. Сведения о дополнительном образовании или степень знания иностранного языка в личной карточке дадут возможность предложить сотруднику другую должность или отправить его в заграничную командировку. Данные о награждениях и стаже рассматриваются как основание для направления документов коллеги на награждение на более высоком уровне. Отсюда вывод: личная карточка сотрудника — очень удобный и полезный источник информации для работодателей.
Кто обязан вести карточки
Некоторые работодатели считают, что если приведенные в постановлении Госкомстата России первичные формы учета не являются обязательными, то заводить их в организации не стоит. Но не все так просто. Трудовой кодекс, действительно, напрямую не обязывает руководителей вести и заполнять эти бланки. Но в пункте 12 постановления правительства от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» говорится, что работодатель обязан знакомить сотрудника со всеми изменениями, вносимыми в трудовую книжку. Работник обязан подтвердить свое согласие подписью в личной карточке, в которую дублируются все вносимые в трудовую книжку записи.
Общие правила заполнения
Небольшая ремарка перед тем, как обсудить, как заполнить карточку Т-2. Существует унифицированная форма бланка, которую рекомендуется использовать. Работодатель имеет возможность его менять, а точнее, дополнять той информацией, которой, по его мнению, не хватает. Вместе с тем, важно понимать, что утвержденный на государственном уровне бланк разрабатывался с учетом обеспечения защиты персональных данных гражданина. И работодателю, если он хочет внести дополнения в форму Т-2, следует учитывать особенности законодательства в этой области. Представленный в этой статье пример заполнения личной карточки работника Т-2 дается на базе унифицированного бланка.
Следующий момент, который необходимо знать, — личную карточку ведет лицо, уполномоченное на ведение кадрового учета в организации. Документ оформляется в бумажном варианте. Если удобно дублировать сведения из него в электронном формате, следует воспользоваться компьютером. Но пока цифровые подписи в России в рамках трудовых взаимоотношений не распространены, и работники подписываются собственноручно. Карточки Т-2 ведут на бумаге и вписывают в них все данные вручную. В связи с этим отметим, что требований к цвету используемых чернил нет.
Что касается ошибок и исправлений, от них, к сожалению, не уйти. Поскольку специальная инструкция по заполнению личной карточки Т-2 не разработана, ориентируемся на правила заполнения трудовых книжек. Если при заполнении допустили неточность, неверную запись необходимо зачеркнуть одной линией (запись должна оставаться читаемой), рядом написать корректную формулировку, затем дописать «Исправленному верить» и расписаться.
Как заполнить по пунктам
Допустим, в ООО «ППТ.ру» в августе 2021 года устраивается экономист Иванов Иван Иванович. При приеме на работу от нового сотрудника потребуются следующие документы (на их основании записываются данные в форму):
Также кадровику необходим приказ о приеме на работу.
Когда все бумаги собраны, приступайте к оформлению бланка.
Начинаем заполнять бланк с шапки. Здесь следует указывать:
Раздел I носит название «Общие сведения». Здесь указываются:
Уже со второй строчки у кадровиков возникают сложности, потому что они не понимают, какие коды необходимо вписывать и откуда их брать. Код ОКАТО — номер населенного пункта (его района) в Общероссийском классификаторе объектов административно-территориального деления. В него часто вносят изменения, поэтому при заполнении желательно узнать точные сведения из проверенных источников.
Что касается аббревиатуры ОКИН, то она расшифровывается как Общероссийский классификатор информации о населении. Из этого списка кодов, которые поделены на 293 категории, и берут сведения для заполнения. Для удобства читателей приведем пример заполнения карточки Т-2: сводную таблицу кодов, которые понадобятся при оформлении строк 4, 5 и 6.
Что писать в строке
Какой код по ОКИН указывать
Гражданин РФ и иностранного государства (Республики Беларусь) (в скобках указать ту страну, подданным которой является работник)
Иностранный гражданин Республики Беларусь (указать ту страну, подданным которой является работник)
Личная карточка работника Т-2: образец заполнения
Личная карточка работника — это унифицированная форма Т-2, которая обязательна для каждого работодателя. С каждой внесенной в этот документ записью работник знакомится под подпись.
Для чего нужна форма Т-2
Документом первичного учета сведений о действующем и уволенном персонале предприятия является личная карточка работника по форме Т-2. Это документ, состоящий из одиннадцати разделов, из которых заполнение первого, второго, третьего и восьмого (при наличии у человека соответствующих прав) происходит при приеме на работу. Остальные разделы заполняются в процессе трудовой деятельности работника от руки или печатным способом. Все сведения вписывают на основании предоставленных при трудоустройстве и составленных в процессе работы сотрудника документов.
Закон предусматривает два случая, когда личная карточка необходима:
С учетом автоматизации большинства процессов и перехода на электронный документооборот заполнение этого документа, по мнению редакции, лишнее и представляет собой пережиток кадрового делопроизводства, отнимающий ресурсы на оформление и хранение. А хранить личную карточку надо постоянно, пока человек работает, и еще 75 лет после его увольнения. Но вести личную карточку исключительно в электронном варианте недопустимо, считают чиновники, поскольку в ней обязан расписываться работник, а при е-формате это невозможно.
Работник расписывается в документе минимум три раза:
В последующем, если человек переводится на другие должности и в его трудовую книжку вносятся соответствующие изменения, их фиксирует и личная карточка сотрудника по форме Т-2, где человек расписывается рядом с дублирующей записью, содержащей эти сведения.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие использовать классификаторы при заполнении личной карточки формы № Т-2. Используйте эти инструкции бесплатно.
Как заполнять
Предлагаем подробную инструкцию, как оформлять документ, и наглядный пример заполнения личной карточки работника Т-2 в 2021 году.
Шаг 1. Заполнение шапки
Заполнять личную карточку начинаем с шапки или основных реквизитов организации:
Шаг 2. Общие сведения
Заполняем реквизиты трудового договора. Дальнейшая инструкция по заполнению личной карточки Т-2 предусматривает указание фамилии, имени, отчества работника и другие его персональные данные.
Здесь же вписывают коды по ОКАТО и ОКИН. Код ОКАТО — это классификатор по административному и территориальному признаку. В Москве, Санкт-Петербурге, Челябинске и других городах коды различаются. Нужный код ищите в интернете. Код ОКИН — это классификатор информации о населении. Он включает в себя 293 раздела, каждый из которых содержит конкретный код.
Допускается указывать степень знания иностранного языка в личной карточке сотрудника таким образом:
Далее вписывают сведения об образовании.
Если у человека два высших образования или сотрудник дополнительно получил послевузовское профессиональное образование, указываем это в дополнительных графах.
В пункте 7 указываем профессию, которую работник получил в образовательном учреждении. При наличии двух и более профессий указываем ту, по которой человек принят на работу.
Вписываем стаж работы на дату заполнения, т. е. на момент приема. Информацию берем из трудовой книжки.
Общий стаж — это период трудовой деятельности, который дает возможность уйти на пенсию по старости.
Непрерывный стаж — это период трудовой деятельности, который учитывается при расчете пособий, в том числе по временной нетрудоспособности.
Стаж, дающий возможность получать надбавку за выслугу лет, — это время работы в определенных организациях и учреждениях и на определенных должностях, например:
Т-2 не содержит раздела по страховому стажу, поэтому в нашем примере лишь общий трудовой стаж, сведения о котором есть в трудовой книжке работника.
По мере работы в организации стаж сотрудника увеличивается. Первоначально заполнение сведений о стаже рекомендуется делать карандашом. Потом, при увольнении работника, впишите ручкой, чтобы не зачеркивать или не пользоваться корректорами.
Далее переходим к разделу личной карточки о семейном положении работника и составе его семьи.
Сведения для пункта 9 — состояние в браке в карточке Т-2 и семейное положение. Но если работник холост, рекомендуем указать это карандашом, женится — впишите ручкой. Если работник женат (замужем), пишите ручкой, если разведется, укажите документ, на основании которого брак расторгнут.
Указываем код по ОКИН состояния в браке:
В состав семьи вписывается муж (жена) и дети.
В личной карточке допускается указать родителей и братьев с сестрами, но это на ваше усмотрение (супруги, кстати, не являются близкими родственниками, это родство свойственное, а не кровное).
Далее заполняем паспортные и регистрационные данные, просто переписывая их.
Дату регистрации по месту проживания указывают по штампу в паспорте.
Заполнение графы «Номер телефона» желательно: например, человек не вышел на работу, воспользуетесь номером, позвоните и узнаете, что с ним. Желательно взять у сотрудника второй телефонный номер для связи.
Шаг 3. Сведения о воинском учете
Это один из самых сложных пунктов документа. Его заполнение происходит на основании:
Для пребывающих в запасе сведения о воинском учете в личной карточке вписывают по следующему принципу.
Первый пункт на офицеров запаса не заполняется:
В строку категории годности к воинской службе в личной карточке вписывается буквенное обозначение:
При отсутствии записи в военном билете о категории годности ставим категорию А.
Наименование военного комиссариата переписываем из военного билета.
Седьмой пункт подлежит заполнению, если:
Восьмой пункт заполняется на основании справки из военкомата о снятии с учета.
Так заполняется личная карточка Т-2 в разделе о воинском учете для призывников:
Первый, третий, четвертый и седьмой пункты не заполняются.
Во втором пункте необходимо написать, что работник подлежит призыву.
В пятом пункте указываются сведения из приписного:
Во всем остальном заполнение граф такое же, как у работников, пребывающих в запасе.
После заполнения этого раздела и работник кадровой службы, и новый сотрудник расписываются: первый — за внесение сведений, второй — за достоверность предоставленных сведений.
Шаг 4. Прием на работу и переводы
Заполнение этого раздела происходит на основании трудового договора и приказа о приеме.
Все формулировки и цифры необходимо брать из документов о приеме на работу.
В шестом столбце расписывается работник.
Сотруднику необходимо расписываться в личной карточке каждый раз, когда он переводится на другую работу, перемещается на другую должность и т. д., то есть всегда, когда вносится новая запись в его трудовую книжку.
Предположим, что нашего работника повышали в должности. В этом случае третий раздел выглядит следующим образом:
Срок внесения записи — одна неделя.
Сведения о временных переводах и об изменении окладов в личную карточку не вносятся.
Шаг 5. Аттестация
Если аттестация проводилась, в этом пункте записываются решение аттестационной комиссии и реквизиты приказа, в котором решение аттестационной комиссии утверждено работодателем.
В нашем случае это поле пока остается чистым.
Шаг 6. Повышение квалификации, профессиональная подготовка и награды
Эти разделы заполняются аналогично разделу «Аттестация»: если работодатель направляет сотрудника куда-то (повышать квалификацию, на переподготовку) или объявляет благодарность, заполнению подлежат соответствующие разделы личной карточки.
Если работодатель ничего не организует и никого никуда не направляет, разделы остаются чистыми.
Если сотрудник по своей инициативе обучится чему-нибудь новому и принесет свидетельство или диплом, сведения о пройденном обучении необходимо вписать в личную карточку. Подготовили для вас пример заполнения вида повышения квалификации в карточке Т-2, чтобы вы имели представление, как заполнять этот раздел.
Шаг 7. Отпуска
Сюда вносится информация обо всех отпусках:
Для каждого из отпусков необходимо указать подробную информацию. Вот как правильно заполнить личную карточку работника Т-2 в этом разделе:
Сюда же заносятся сведения о замене части отпуска денежной компенсацией.
Если человек трудится на предприятии давно и в отпуск ходит периодически, рано или поздно графы данного раздела закончатся. В этом случае необходимо сделать дополнительный лист, на котором продублирована таблица раздела. Лист надо вклеить.
Бывают ситуации, когда дата выхода работника из отпуска не совпадает с датой, указанной в приказе (по причине болезни или отзыва из отпуска). В этом случае необходимо аккуратно зачеркнуть некорректную запись (но сделать это так, чтобы старая запись была читаемой!) и внести новую, корректную. На полях Т-2 надо написать «Исправленному верить», указать реквизиты документа, в связи с которым произошел сдвиг сроков. Еще потребуются подпись, расшифровка и должность специалиста кадровой службы, записавшего изменения.
Шаг 8. Социальные льготы и дополнительные сведения
Заполнение этих разделов происходит на основании документов, подтверждающих права сотрудников на соответствующие льготы, со ссылкой на нормативные документы, которыми эти льготы установлены.
Не надо пугаться: если сотрудник — льготник, он сам принесет необходимые документы при оформлении личной карточки работника, в которых все написано, а если он не относится к этой категории, то и заполнение этих разделов не понадобится.
Шаг 9. Увольнение работника
Сюда заносят сведения из приказа о расторжении трудового договора в тех формулировках, которые указаны в приказе об увольнении.
В завершение кадровый специалист и уже бывший работник расписываются в личной карточке.
Хранение документов по форме Т-2
Личные карточки хранятся в специальных номенклатурных папках, отдельно от личных дел и приказов о приеме на работу (хотя логичнее хранить их вместе). Работодатели самостоятельно решают, где хранятся личные карточки по форме Т-2 в их организациях, но это должно быть такое место, чтобы посторонние не имели доступа к документам, не могли их достать и прочитать (требуется обеспечить безопасность персональных данных работников).
Личные карточки Т-2 действующего и уволенного персонала хранятся отдельно друг от друга.
Других требований к хранению не установлено.