заверить налоговую декларацию в налоговой
Как правильно заверяется копия налоговой декларации?
При подаче декларации в бумажном виде сразу же возникает вопрос касательно того, как доказать в суде сам факт подачи декларации. Следовательно вопрос — как сотрудник налоговой инспекции должен заверить копию декларации, что бы она имела юридическую силу в суде?
Павел
Здравствуйте Павел. Для подтверждения подачи декларации в бумажном виде достаточно штампа ИФНС о её принятии, тем более в самой декларации имеется соответствующее место.
Заметил, что у нас любят просто пару штампов ставить которые не несут какой либо юридической силы и даже не расписываются.
Павел
Здравствуйте, для суда именно данного штампа достаточно и даты принятия
ВАС РФ в Решении № ВАС-5591/11 от 14.07.2011 скорректировал административный регламент ФНС РФ по исполнению государственной функции по бесплатному информированию налогоплательщиков о налогах, а также представлению форм налоговых деклараций и разъяснению порядка их заполнения.
Здесь ВАС РФ признал недействующей норму регламента по смыслу, придаваемой ей налоговыми органами, которая препятствует проставлению на копии налоговой декларации отметки о принятии налоговой декларации и дате ее получения.
Суд пояснил, что налоговая декларация может быть представлена налогоплательщиком в налоговый орган лично или через представителя, направлена в виде почтового отправления с описью вложения или передана в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Налоговый орган не вправе отказать в принятии налоговой декларации, представленной налогоплательщиком по установленной форме, и обязан проставить по его просьбе на копии налоговой декларации отметку о принятии и дату получения налоговой декларации.
Таким образом, НК РФ обязывает налоговый орган проставить на копии налоговой декларации отметку о получении налоговой декларации вне зависимости от способа доставки такой декларации — либо лично или через представителя, либо почтовым отправлением.
Во вложении решение ВАС РФ № ВАС-5591/11 от 14.07.2011 г.
Здравствуйте Павел. Для подтверждения подачи декларации в бумажном виде достаточно штампа ИФНС о её принятии, тем более в самой декларации имеется соответствующее место.
Горюнов Евгений
Здравствуйте. Если суду не будет достаточно того факта, что ИФНС заверила копию, то заявите ходатайство об истребований в ИФНС копии декларации и сведений о сроке её подачи.
Как заверять копии документов для налоговой
В настоящее время (с 04.01.2019) действуют требования к документам, представляемым в налоговую на бумаге, которые прописаны в приложении № 18 к приказу ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@. Смотрите, как нужно формировать пакет для ИФНС.
Толщина тома
Если документов много, разделите их на тома. В каждый том определите не более 150 листов. Все листы каждого тома прошейте и пронумеруйте сплошным способом арабскими цифрами, начиная с единицы.
Многостраничные документы объемом свыше 150 листов разделять не надо, один такой документ — один том.
Требования к прошивке
Прошивайте бумаги так, чтобы:
Прошейте документы толстой нитью, выведите ее концы на оборотную сторону последнего листа и свяжите.
Заверительная надпись
На оборотной стороне последнего листа каждого тома (части) в месте скрепления наклейте бумажную наклейку с заверительной надписью.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Требования заверять каждый лист подшивки в новых правилах нет. Заверяйте подшивку целиком. Нет в них и ограничений по размеру наклейки и нитей (раньше Минфин просил, чтобы наклейка была размером 40–60 мм на 40–50 мм, а концы нити не выходили за наклейку более чем на 2–2,5 см).
Эта надпись должна содержать:
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Подпись должна частично захватывать бумажную наклейку.
Ставить на наклейке слово «Верно», как того требует ГОСТ Р 7.0.97-2016, не нужно.
Пример наклейки с заверительной надписью вы найдете в «КонсультантПлюс». Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный доступ можно получить бесплатно.
Сопроводительное письмо
К подшивке обязательно оформите сопроводительное письмо. В нем укажите:
Нужна также опись представленных документов. Ее можно включить прямо в сопроводительное письмо или оформить отдельным документом.
Образец описи для налоговой можно увидеть здесь.
Важно! Рекомендации от «КонсультантПлюс»:
Желательно, чтобы факт передачи документов в инспекцию был подтвержден. Это позволит избежать штрафа, если по какой-то причине налоговый орган не зафиксирует, что вы исполнили требование. Подтверждение также понадобится, если документы будут истребованы повторно.
Подтвердить передачу документов можно.
Полностью рекомендацию можно увидеть в К+, получив бесплатный пробный доступ.
Копии или оригиналы, что готовить для налоговой?
Если вы подаёте декларацию 3-НДФЛ для получения налоговых вычетов, то для подтверждения права на них необходимо предоставить соответствующие документы.
Если вы отправляете декларацию онлайн, то необходимо приложить скан либо фото оригиналов документов; если вы сдаёте 3-НДФЛ на бумаге, то следует подготовить копии подтверждающих документов, но при себе иметь оригиналы.
Но возникает ряд вопросов: нужно ли заверять копии? Отдавать ли навсегда оригиналы? Это зависит от того, каким способом вы сдаёте декларацию 3-НДФЛ.
Если вы отсылаете декларацию онлайн, например, через личный кабинет налогоплательщика или через специализированную компанию, то нужны фото или отсканированные копии оригиналов документов. Но есть ряд документов, которые физически не могут быть у вас в оригинале, например, лицензия медицинской организации — в этом случае достаточно копии.
Если вы сдаёте декларацию на бумажном носителе, то к ней нужно приложить копии подтверждающих документов. Однако обычно такие документы как справка 2-НДФЛ, справка об убытках, справка о дневном обучении или справка из медицинской организации и подобные отдаются в оригинале. То есть те, которые вы запрашиваете специально для налоговой инспекции.
Не лишним будет подготовить опись прилагаемых документов. В ней необходимо зафиксировать наименование каждого документа, его реквизиты и в каком виде он предоставлен инспектору (копия или оригинал). Советуем, если вы представляете декларацию на бумаге, распечатать её в двух экземплярах. Один комплект вы отдадите инспектору вместе с подтверждающими документами, на втором, который должен включать в себя декларацию и опись, попросите проставить отметки, что документы приняты и какой датой. Это поможет вам отстоять свою позицию в возможном споре, если инспекторы потеряют документы, задержат возврат или запросят документы повторно (подробнее о задержке возврата мы говорили в статье «Декларация с вычетом: когда я получу деньги из налоговой»).
Как физическое лицо заверять копии подтверждающих документов ни собственноручно, ни нотариально вы не обязаны. Однако возьмите с собой оригиналы, чтобы инспектор, в случае необходимости, мог их сличить.
Если за вас сдаёт документы представитель, то помимо вышеперечисленных документов он должен иметь нотариально заверенную доверенность.
Если при проведении камеральной проверки понадобится ещё какой-либо документ, инспектор вправе его запросить на основании письменно оформленного требования, по которому вы обязаны его представить в течение 10 рабочих дней (п. 3 ст. 93 НК РФ). Также контролёры вправе запросить и оригиналы документов, но только для ознакомления (абз. 7 п. 2 ст. 93 НК РФ). Не забывайте, что для возврата налога необходимо соответствующее заявление в оригинале, которое лучше сразу предоставить с основным комплектом документов. Об этом читайте в статье «Как заполнить заявление на возврат налога».
Хотите ещё больше статей о налогах? Обязательно подпишитесь на наши обновления – все самые актуальные материалы на эту и другие темы будут приходить сразу на вашу почту! И напоминаем, что клиенты «Открытие Брокер» могут получить консультацию у наших экспертов по налогам совершенно бесплатно – просто свяжитесь с нами любым удобным способом.
По просьбе налогоплательщика инспекция обязана распечатать и заверить бумажную копию электронной декларации
В ряде случаев, например, чтобы подтвердить сдачу налоговой отчетности перед третьими лицами, налогоплательщику может понадобиться копия декларации, заверенная инспекцией. А какие документы могут подтвердить факт сдачи отчетности, если декларации были отправлены в электронном виде? В такой ситуации, сообщает ФНС России, инспекция по просьбе налогоплательщика обязана распечатать и заверить бумажную копию декларации (письмо от 21.05.13 № ЗН-4-12/9056).
Специалисты налогового ведомства сначала напоминают, какой документ подтверждает сдачу электронной налоговой декларации. Таким документом является квитанция о приеме (п. 4 ст. 80 НК РФ). Налоговая декларация, отправленная в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (ТКС), считается принятой, если налогоплательщику поступила квитанция о приеме, подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица налоговой инспекции. Датой получения электронной налоговой декларации считается дата, указанная в квитанции. При этом, подчеркивают налоговики, у налогоплательщика нет обязанности обращаться в инспекцию с просьбой проставить отметку о приеме.
Однако если налогоплательщику необходима бумажная копия декларации с отметкой о приеме, он может получить ее в инспекции. По просьбе заявителя инспекция должна распечатать налоговую декларацию, принятую в электронном виде по ТКС, и проставить на ней отметку о приеме. Такая возможность предусмотрена пунктом 219 Административного регламента ФНС России*.
* Утв. приказом Минфина России от 02.07.12 № 99н.
Как представить документы по требованию налоговой инспекции
Способы представления документов
Если при камеральной проверке были потребованы различные документы, то в налоговую инспекцию их можно предоставить следующими способами (подп. 1 п. 2 ст. 93 НК РФ):
Налогоплательщик сам вправе выбрать, каким способом передавать ему документы по запросам и требованиям налоговиков (письмо ФНС России от 25.11.2014 № ЕД-4-2/24315).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Налогоплательщики, обязанные сдавать отчетность только в электронном виде, не вправе направлять уведомления о невозможности представления запрашиваемых ФНС документов почтой.
Подробности см. здесь.
ВАЖНО! Пояснения по НДС можно подать только в электронном формате. Подробности см. в этой статье.
Какие возможности предоставляют электронные личные кабинеты, узнайте из материалов:
Перечень документов, которые может затребовать ФНС зависит от вида мероприятия, которое проводится налоговиками. Какие документы подготовить в рамках проверок (выездной или камеральной), вне проверок, при встречных проверках, подробно рассказывают эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ и приступайте к изучению Готового решения бесплатно.
Представление документов в электронной форме
Передать налоговикам требуемые документы в безбумажной форме можно по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) с применением усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) через оператора электронного документооборота (ЭДО) или через сайт ФНС России (подробности об этом способе см. по ссылке).
Как получить электронную подпись, узнайте из публикации.
Благодаря такой возможности вы:
На подготовку и представление документов у вас есть:
Отсчет сроков производится со дня получения требования о представлении документов.
Скан-образы бумажных документов: на что ориентироваться при их представлении
При передаче налоговикам скан-образов документов, составленных на бумажном носителе, ориентируйтесь:
Решая вопрос о том, в какой форме представить налоговикам истребуемые документы, не забывайте, что отдельные документы налоговики принимают исключительно в электронной форме. Подробнее об этом узнайте по ссылке.
Как подписать ксерокопии документов
Если документы представляются в бумажном виде, то следует придерживаться ряда правил.
Ксерокопии документов необходимо заверить у руководителя или другого уполномоченного лица. Можно также скрепить их печатью, если она есть у организации. Но это необязательно. Налоговики разрешают не заверять представляемые копии печатью, даже если компания или ИП не отказалась от печати в своей деятельности (письмо ФНС России от 05.08.2015 № БС-4-17/13706@).
Уполномоченное лицо действует на основании доверенности, выданной руководителем. Доверенность должна быть составлена в соответствии с требованием законодательства (ст. 185-189 ГК РФ и подп. 1 п. 3 ст. 29 НК РФ).
Подпись на ксерокопии проставляется в соответствии с порядком оформления, определенном в п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 (постановление Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст). Этот стандарт указывает, в каком порядке должны стоять надписи. Это выглядит таким образом:
Должность заверяющего Личная подпись Инициалы, фамилия
Необходимо учитывать, что установленный порядок носит рекомендательный характер, поэтому считается необязательным (подп. 4 п. 1 ГОСТ Р 6.30-2003). Таким образом, надписи могут находиться в любом месте документа.
Нотариально удостоверять копии документов не требуется (п. 2 ст. 93 НК РФ). Но может возникнуть ситуация, когда без нотариуса не обойтись. Узнайте об этом из следующего раздела.
Нужно ли ИП заверять доверенность у нотариуса
Если документы предпринимателя для предоставления в налоговую инспекцию заверяются уполномоченным лицом, то необходима доверенность, заверенная у нотариуса (подп. 4 п. 2 ст. 11, подп. 2 п. 3 ст. 29 НК РФ).
Такого же мнения придерживаются:
Как оформить копии документов
Если законодательством не предусмотрена копия документов, заверенная нотариусом, то налоговые инспекторы не имеют право требовать заверенных копий (подп. 2 п. 2 ст. 93 НК РФ, дополнительно письмо Минфина России от 07.12.2009 № 03-04-05-01/886).
Поэтому налоговым инспекторам предоставляются копии документов, заверенные руководителем.
Многостраничная копия документа обязательно прошивается и ставится единая заверительная надпись на прошивке. Листы нумеруются, и общее количество проставляется на заверительной надписи. Прошивать листы необходимо с таким условием, чтобы впоследствии не было расшития пачки, и был свободный доступ для ксерокопирования любого листа. Все даты, подписи должны быть хорошо видны на копии документа (письма Минфина России от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142, ФНС России от 13.09.2012 № АС-4-2/15309@ (п. 21)).
Указанные письма относятся к встречным проверкам. Так как условия представления документов по требованию налоговых органов одинаковы, то могут применяться и к камеральным проверкам (п. 2 ст. 93, подп. 3 п. 5 ст. 93.1 НК РФ).
Не следует для копии документов применять использованные листы. На обратной стороне ставятся данные об исполнителе документа – фамилия, инициалы и номер телефона (письмо от 01.02.2010 № 03-02-07/1-35).
Об особенностях оформления ответов на требования ФНС отвечает эксперт КонсультантПлюс Климова М. А. Получите бесплатный пробный доступ к системе и переходте к видеолекции.
Требование отсканированного варианта документа неправомерно
Действия налоговых инспекторов считаются неправомерными, если кроме заверенной копии документов запрашивается отсканированный вариант документа на дисках или в электронном виде.
В налоговом законодательстве не предусмотрено представление отсканированного варианта документа на дисках или в электронном виде, если ранее была представлена бумажная копия (ст. 93 НК РФ).
Какие штрафы ожидают компанию, если она не представит документы по встречной проверке, см. в статье «Какой штраф за непредоставление документов по встречной проверке?».
В какие сроки необходимо успеть подготовить и передать налоговикам документы, узнайте здесь.
Когда можно не исполнять требования налоговиков, мы рассказывали в этой публикации.
Итоги
Если налоговики запросили у вас документы, можете представить их на бумаге или в электронном виде. Бумажные копии нужно заверить подписью руководителя и определенным образом сшить, а принести в налоговую можно лично (либо через представителя) или отправить заказным письмом по почте.
При передаче документов электронным способом нужно учесть требования приказа ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@.