завтрак в гостинице в командировке ндфл
Платим НДФЛ с командировочных расходов в 2021 году
Какие расходы возмещаются командированному работнику
Нередки случаи, когда для решения служебных вопросов работодатели вынуждены отправлять своих сотрудников за пределы места нахождения организации. Поездки на определенное время, по определенному служебному поручению руководителя в другой населенный пункт или за границу называются командировками.
Во время нахождения сотрудника в командировке ему выплачивается средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Расчет среднего заработка регламентируется положением «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», утвержденным постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (ч. 7 ст. 139 ТК РФ) и ст. 139 ТК РФ.
До начала командировки работодатель должен:
Данные аспекты регламентируются положением «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.
В соответствии с ТК РФ работнику возмещаются следующие расходы на командировку:
Как правило, в организации разрабатываются внутренние документы или коллективный договор, в котором определяются порядок и размер возмещения данных расходов.
Порядок возмещения расходов на командировку работникам различных федеральных государственных органов, учреждений и фондов, а также муниципальных учреждений определяется нормативными правовыми актами правительства РФ, органов местного самоуправления, государственной власти субъектов РФ (ч. 2 ст. 168 ТК РФ).
Что из командировочных облагается НДФЛ?
Частично облагаемыми НДФЛ являются суточные — они освобождены от налога только в пределах установленных НК РФ норм (п. 1 ст. 217 НК РФ).
Если руководитель принял решение возместить командированному работнику расходы сверх норм, то эта разница облагается НДФЛ.
П. 1 ст. 217 НК РФ устанавливает следующие нормы суточных:
В коллективном договоре, утвержденном в ООО «Система», установлено, что при командировках на территории РФ размер суточных для сотрудников инженерно-технического подразделения составляет 1 200 руб., для других сотрудников — 600 руб.
Бухгалтер ООО «Система» выдал главному инженеру Смирнову Н. А. при направлении в командировку с 2 по 17 марта на территории РФ суточные в сумме 1 200 руб.
Следовательно, НДФЛ с командировочных будет рассчитываться с суммы 500 руб. за каждый день нахождения в командировке, т. е. с разницы между выплаченными суточными и установленной законодательством необлагаемой нормой (1200 – 700 руб.).
Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы рассчитали НДФЛ с командировочных. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.
Какие командировочные расходы не облагаются НДФЛ
В НК РФ прописано, что же не включается в облагаемый подоходным налогом доход работника. Сюда относится в том числе компенсация работодателем следующих расходов (п. 1 ст. 217 НК РФ):
Компенсация данных расходов не облагается НДФЛ, если расходы подтверждены документально. Если такие документы отсутствуют, выплаченные компенсации освобождаются от обложения НДФЛ только в пределах установленных норм (п. 1 ст. 217 НК РФ).
Кроме того, работнику должны быть возмещены расходы по найму жилья в командировке (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ). Если сотрудник представит подтверждающие документы, то такие расходы компенсируются ему в полном объеме и не подлежат обложению НДФЛ. При отсутствии документов подоходным налогом не будет облагаться сумма в пределах норм, определенных п. 1 ст. 217 НК РФ.
Итоги
Компенсация командировочных расходов не облагается НДФЛ, если эти расходы подтверждены документально. Что касается налогообложения суточных, то они не облагаются НДФЛ только в пределах норм.
Как учесть стоимость завтрака, выделенного в счете гостиницы?
Многие гостиницы сейчас включают завтраки в стоимость проживания. И это, конечно, удобно. Но если проживающим окажется командированный организацией работник, то не исключено, что бухгалтеру придется поломать голову над учетом командировочных расходов в ситуации, когда в счете будет указано, что в стоимость проживания включается завтрак.
При этом гостиница может:
выделить стоимость завтрака в счете отдельной строкой;
не выделять стоимость завтрака в счете отдельной строкой, но указать, что завтрак там «сидит».
Получив такой счет, бухгалтер должен решить, учитывать ли стоимость завтрака в расходах организации, принимать ли к вычету НДС, начислять ли работнику «зарплатные налоги» на стоимость завтрака.
Стоимость завтрака выделена в счете отдельной суммой
Учет стоимости завтрака в налоговых целях будет зависеть от того, какой вариант действий вы выберете.
ВАРИАНТ 1. Организация берет оплату завтрака на себя
ПОДХОД 1. Рискованный. Если уж руководитель принял решение возместить стоимость завтрака работнику, это означает, что он считает этот расход обоснованным. А следовательно:
— стоимость завтрака учитывайте при исчислении налога на прибыль как прочий расход, связанный с производством и реализацией ;
— входной НДС по расходам на питание принимайте к вычету в общем порядке ;
Однако такой подход однозначно вызовет претензии проверяющих, и его правомерность вам придется отстаивать в суде.
Примечание. До 2010 г. при налогообложении стоимости завтрака ЕСН надо было руководствоваться следующим.
При заселении в гостиницу надо либо отказываться от завтраков, либо договариваться с гостиницей, чтобы она не указывала отдельной строкой, что в стоимость проживания включен завтрак. Тогда у работника не будет дохода, облагаемого НДФЛ.
ВАРИАНТ 2. Организация с согласия работника взыскивает с него стоимость завтрака с учетом НДС
Этот вариант самый удобный. В этой ситуации:
— в расходах при исчислении налога на прибыль вы учитываете всю сумму суточных, выплаченную командированному работнику, и стоимость проживания в гостинице за минусом стоимости завтрака (с учетом НДС) ;
— у вас не будет входного НДС по затратам на питание, так как налог компенсируется за счет работника;
— вам не надо начислять «зарплатные налоги» на стоимость завтрака, так как у работника есть только расходы и нет никаких доходов.
Стоимость завтрака в счете отдельно не указывается
В этом случае вы также можете выбрать один из двух вариантов.
ВАРИАНТ 1. Попытаться выделить стоимость завтрака из услуг по проживанию. Для этого нужно направить письменный запрос в гостиницу. И после получения ответа из гостиницы о стоимости завтрака действовать по одному из двух вариантов, указанных выше.
ВАРИАНТ 2. Не выделять стоимость завтрака из услуг по проживанию. Тогда нужно:
— всю указанную в счете гостиницы стоимость проживания учесть в «прибыльных» расходах как расходы по найму помещения ;
— входной НДС по расходам на проживание принять к вычету в общем порядке ;
— не начислять «зарплатные налоги» на всю стоимость проживания.
Однако налоговикам этот вариант, конечно же, не понравится. Не исключено, что они при проверке сами сделают запрос в гостиницу о стоимости завтрака. И получив ответ, доначислят вам налог на прибыль, НДС и «зарплатные налоги».
* * *
Если в счете гостиницы не указывается, что в стоимость проживания включен завтрак, то у бухгалтера не будет проблем с учетом расходов по проживанию.
Впервые опубликовано в журнале «Главная книга» N 07, 2010
Прямо сейчас заберите у «Клерка» 4 000 рублей при подписке на « Клерк.Премиум» до 12 ноября.
Подробности и условия самой обсуждаемой акции «Клерка» здесь.
Замена суточных выплат расходами на питание
По-прежнему возникает много споров относительно выплаты суточных. Некоторые работодатели предпочитают вовсе не переводить своим сотрудникам суточные при направлении их в командировку, а возмещать уже фактически произведенные расходы на питание согласно предоставленным документам. Валентина Александрова, внутренний аудитор компании «Acsour», изучила правомерность такого метода.
1. Есть ли у работодателя обязанность компенсировать сотруднику затраты на питание в служебной командировке?
Нет. При направлении в командировку законодательно установлена обязанность компании компенсировать сотруднику расходы на проезд, наем жилья, суточные или полевое довольствие, а также иные траты, согласованные работодателем (ст. 168 ТК РФ). Соответственно, оплата питания командированного сотрудника не включена в список расходов, обязательных к возмещению. При этом Трудовой кодекс позволяет компенсировать любые другие затраты при условии их согласования с работодателем. Для этого организация должна установить перечень затрат и порядок их компенсации в соответствующем локальном нормативном акте. Следовательно, компенсация затрат на питание является правом, но не обязанностью.
2. Суточные и компенсация питания – это одно и то же? В чем отличие?
Это разные виды выплат, не связанные между собой. Выплата сотруднику суточных при направлении в командировку никак не зависит от того, компенсируются ли ему затраты на питание, поскольку это прямая обязанность работодателя. В некоторых судебных решениях арбитры подчеркивают, что целью суточных является покрытие дополнительных расходов сотрудника во время командировки, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (Апелляционное определение Московского областного суда от 28 сентября 2016 г. по делу № 33-26804/2016). Это компенсация тех неудобств, которые может испытывать сотрудник при выполнении своих обязанностей в другом городе.
3. Если работодатель компенсирует фактическую стоимость питания во время командировки, имеет ли он право не выплачивать при этом суточные?
Нет, не имеет. Выплата суточных при направлении работника в командировку является обязательной. При этом выплата является компенсационной и не связана с фактическим выполнением работником своих должностных обязанностей во время командировки. Суточные должны быть выплачены за каждый день нахождения в служебной поездке, даже если специалист по каким-либо причинам не исполнял в это время свои трудовые обязанности. Согласно позиции Роструда, даже если возник простой по вине сотрудника, компания не освобождается от обязанности выплатить ему суточные за весь период нахождения в командировке (письмо от 30 апреля 2008 г. № 1024-6).
4. Нужно ли начислять страховые взносы на суммы компенсации питания в командировке?
Да, нужно. Эту позицию поддерживает Минтруд, приводя следующие аргументы. Компенсация питания работникам не установлена напрямую трудовым законодательством. Соответственно, эти денежные компенсации, возмещающие сотрудникам их затраты на питание, являются выплатами в рамках трудовых отношений и поэтому должны облагаться страховыми взносами в общем порядке (письмо Минтруда России от 11 марта 2014 г. № 17-3/В-100).
5. Облагается ли НДФЛ компенсация питания сотрудника в служебной командировке?
По данному вопросу существуют различные точки зрения. По мнению Минфина, компенсация питания в командировке облагается НДФЛ, так как она не включена в список выплат, освобождаемых от налога в связи с командировкой, установленный в НК РФ (письмо от 14 октября 2009 г. № 03-04-06-01/263). Аналогичной позиции придерживается ФНС: возмещение расходов на питание сотрудника в заведениях общественного питания во время командировки является его доходом и облагается НДФЛ (письмо УФНС России по г. Москве от 14 июля 2006 г. № 28-11/62271). Однако судебная практика в этой области складывается противоречиво, на данный момент у арбитров нет однозначного мнения. В некоторых постановлениях указано, что со стоимости компенсации питания командированному сотруднику организация обязана удерживать НДФЛ (постановление ФАС Московского округа от 4 апреля 2013 г. № А40-51503/12-90-279). Суды указывают на то, что компенсация питания командированному сотруднику не упоминается в пункте 3 статьи 217 НК РФ, поэтому неправомерно освобождать эти выплаты от обложения НФДЛ.
Выплата сотруднику суточных при направлении в командировку никак не зависит от того, компенсируются ли ему затраты на питание, поскольку это прямая обязанность работодателя.
Есть и противоположные судебные постановления, аргументированные следующим образом: поскольку сотрудник во время командировки выполнял служебные задания, данные затраты были произведены в интересах его работодателя. Соответственно, компенсация его расходов на питание не подлежит обложению НДФЛ (постановление ФАС Северо-Западного округа от 23 марта 2009 г. № А05-8942/2008). Таким образом, из-за неоднозначности судебной практики есть риск, что налоговые органы потребуют удержать НДФЛ с сумм фактической компенсации расходов сотрудника на питание в командировке и данная точка зрения будет поддержана судом. Консервативное решение для работодателей – облагать НДФЛ этот вид компенсаций, в противоположном случае нужно быть готовым отстаивать свое мнение в судебном порядке.
6. Можно ли учитывать компенсацию питания в командировке для целей налога на прибыль?
На данный вопрос нет однозначного ответа. Минфин придерживается мнения, что к иным расходам, связанным с командировкой, не относится компенсация расходов на питание (письмо Минфина России от 9 октября 2015 г. № 03-03-06/57885). Есть судебные постановления, как поддерживающие, так и опровергающие эту точку зрения, поэтому во избежание споров с налоговыми органами рекомендуется не принимать такие затраты для целей налога на прибыль.
7. Начисляются ли страховые взносы в случаях, когда стоимость питания включена в цену проживания в гостинице или авиабилета?
Нет, если стоимость питания не выделена отдельной строкой и не упоминается в счете гостиницы. Этого мнения придерживается Фонд социального страхования (Приложение к письму № 14-03-11/08-13985).
В письме Минздравсоцразвития от 5 августа 2010 года № 2519-19 тоже есть указание на то, что на стоимость проживания работника в гостинице (с учетом включения в нее стоимости завтрака) не начисляются страховые взносы. Если в счете из отеля не выделяется отдельно цена завтрака, но упоминается о нем, то есть вероятность претензий со стороны налоговых органов. Ведь в этом случае можно выяснить цену питания, например, при помощи запроса в администрацию гостиницы. Во избежание споров с ревизорами рекомендуется получить от гостиницы документы с указанием стоимости проживания командированного сотрудника без упоминания включенного в эту стоимость питания.
8. Нужно ли удерживать НДФЛ в аналогичном случае?
Нет, так же, как и в ситуации со страховыми взносами. Стоит отметить, что согласно официальной позиции Минфина оплата питания не является компенсацией расходов командированного сотрудника по найму жилья. Поэтому если организация оплачивает сотруднику питание в гостинице, то его стоимость, выделенная отдельной строкой в счете за проживание, подлежит обложению НДФЛ (письмо Минфина России от 14 октября 2009 г. № 03-04-06-01/263). Соответственно, для того, чтобы не начислять налог, необходимо, чтобы в документах на проживание не было упоминаний о включенной в него стоимости питания.
Энциклопедия решений. НДФЛ с возмещения расходов на проживание в командировке
НДФЛ с возмещения расходов на проживание в командировке
Ни ТК РФ, ни Положение не определяют вид помещения, в котором может проживать работник во время командировки. В связи с этим командированный работник вправе проживать не только в гостинице, но и в жилом помещении, не относящемся к гостиничному комплексу (см. постановления ФАС Северо-Западного округа от 26.02.2008 N А26-1621/2007, от 18.10.2007 N А56-8092/2007, от 28.11.2006 N А05-7474/2005-29). Например, работник может арендовать квартиру у юридического или физического лица.
Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов). При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы не облагаются НДФЛ фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы, в частности, по найму жилого помещения (двенадцатый абзац п. 3 ст. 217 НК РФ). Документально подтвержденные расходы на проживание в командировке в целях налогообложения НДФЛ не нормируются. При этом Минфин России указал, что такие расходы не облагаются НДФЛ даже в том случае, если они превысили предельные размеры, установленные локальным правовым актом организации (например Положением о командировках). Для этого необходимо письменное заявление работника с указанием причин перерасхода и решение работодателя о возмещении расходов в полном объеме (см. п. 1 письма Минфина России от 04.07.2012 N 03-04-06/6-204).
Если же документы, подтверждающие оплату найма жилого помещения, работником не представлены, то суммы таких расходов освобождаются от обложения НДЛФ в пределах лимитов: не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ либо 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке. Суммы возмещения организацией неподтвержденных расходов сотрудника по найму жилья, превышающие эти размеры, подлежат обложению НДФЛ (см. письма Минфина России от 28.04.2010 N 03-03-06/4/51, от 05.02.2008 N 03-04-06-01/30).
К расходам по найму жилого помещения, не облагаемых НДФЛ согласно п. 3 ст. 217 НК РФ, по мнению Минфина России, относятся также суммы возмещения организацией расходов работника по оплате коммунальных платежей в жилых помещениях, арендованных для проживания в период командировки. При этом в наличии должны быть соответствующие оправдательные документы, подтверждающие оплату коммунальных платежей за период проживания в помещении командированных сотрудников (см. письмо Минфина России от 05.12.2011 N 03-03-06/1/802).
Отметим, что наряду с основными услугами, которые входят в оплату за проживание, гостиница может предоставлять и дополнительные услуги. По мнению контролирующих органов, не являются возмещением расходов по найму жилого помещения и не освобождаются от налогообложения НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ:
— возмещение стоимости услуг химчистки для командированного сотрудника. Указанные доходы подлежат обложению НДФЛ независимо от того, оказываются ли они гостиницей или иной организацией, если только они не включены в стоимость проживания в гостинице (см. письмо Минфина России от 23.05.2013 N 03-03-06/1/18308);
— возмещение стоимости питания (завтрака), если она выделена в счете гостиницы (см. письмо Минфина России от 14.10.2009 N 03-04-06-01/263). В аналогичном порядке облагаются НДФЛ суммы компенсации стоимости ресторанного питания в командировке (см. письма УФНС России по г. Москве от 07.05.2009 N 20-15/3/045313@, от 14.07.2006 N 28-11/62271). Поддерживают эту точку зрения и некоторые суды (см. постановления ФАС Московского округа от 13.12.2013 N Ф05-15227/13, Московского округа от 04.04.2013 N А40-51503/12-90-279, ФАС Поволжского округа от 14.07.2009 N А65-27027/2007, от 05.06.2007 N А12-18805/06). Однако существуют судебные решения, в которых указано, что стоимость завтраков (оплата стоимости питания) НДФЛ не облагается (см. постановления ФАС Московского округа от 19.12.2011 N А40-152815/10-116-694, от 07.11.2012 N А40-112186/11-20-455, ФАС Северо-Западного округа от 23.03.2009 N А05-8942/2008, ФАС Уральского округа от 28.04.2007 N Ф09-3004/07-С2, ФАС Центрального округа от 07.02.2007 N А62-3895/06).
Суды также отмечают, что выделение в счете, выставленном гостиницей, отдельных видов стандартных гостиничных услуг само по себе не означает, что это дополнительные услуги. Так, например, в постановлениях ФАС Уральского округа от 23.01.2008 N Ф09-4857/07-С2, от 22.03.2007 N Ф09-1880/07-С2 указано, что оплата работниками услуг, которые отдельной строкой выделены в счетах, выставленных гостиницей (за проживание, за телевизор, за холодильник и т. д.), вызвана необходимостью проживания в гостинице, не зависит от волеизъявления физического лица, а сами услуги являются стандартным набором обстановки жилого помещения гостиницы. Возмещение стоимости таких услуг НДФЛ не облагается.
Питание в гостинице, входящее в цену, включается в командировочные расходы
В счетах за гостиницу не была выделена стоимость питания, но налоговики выяснили, что она там есть. Однако суды свели все эти старания на нет.
Проверяя организацию выездным способом, налоговики решили, что завышены командировочные расходы. Причем, заявленные расходы полностью соответствовали первичным документам, но налоговую это не устроило. ИФНС запросила прайс-листы гостиниц с прейскурантами на проживание и питание, и выяснила, что услуги проживания, оплаченные фирмой, включали питание – завтрак, обед и ужин.
Налоговая поставила на вид, что командированные могли бы заказывать гостиницы и без питания, однако всегда выбирали «тарифный план» с едой. К тому же, эти люди получали еще и суточные – по 500 рублей в день, а при командировках в Москву – по 700 рублей. Так что, по мнению налоговиков, командированные просто обваривались за счет фирмы и отчасти – за счет бюджета, потому что расходы на питание учтены в целях налога на прибыль, к тому же, со стоимости пищи не уплачен НДФЛ. Вынося решение по проверке, налоговики это исправили.
Суды (дело № А44-12050/2017) исправили все назад, отменив доначисление обоих налогов. Стоимость питания в счетах за гостиницы не была выделена, и налоговики определили ее расчетным путем на основании прайсов. Суды отметили, что прайс-листы не являются первичными документами.
Более того: для подстраховки ИФНС запросила и получила от гостиниц новые счета, как бы взамен предъявленных фирмой, и в новых счетах уже была выделена стоимость питания. Но это в суде тоже не прокатило – ведь в реальные первичные документы не вносились изменения в установленном порядке, указала кассация (Ф07-16272/2018).