заявка на материальный пропуск образец
Письмо о допуске сотрудников на объект
Письмо о допуске сотрудников на объект составляется в свободной форме. Однако оно должно соответствовать общепринятым нормам и стандартам. Этот документ необходим для получения разрешения на вход на закрытую территорию какой-либо организации.
Составные части письма
Начинается письмо с описания адресата в правом верхнем углу документа. Перечисляются должность, название организации, фамилия и инициалы. Чуть ниже расположены наименование документа, дата его написания. Если в организации принята такая система, то – номер. Впоследствии посредством его письмо регистрируется в журнале исходящей корреспонденции.
Печать официальной бумаги лучше всего осуществлять на бланке организации. Если такой возможности нет, то в самом верху необходимо прописать все основные реквизиты организации отправителя. Это наименование, юридический адрес, ИНН, КПП, контактный телефон и прочая необходимая информация.
После обязательной для всех деловых писем шапки следует основная часть письма о допуске сотрудников на объект. В прикрепленном бланке она содержит:
Иногда в письме имеется дополнительное упоминание о том, что сотрудники прошли определенную подготовку, инструктажи по технике безопасности на объекте. Здесь все будет зависеть от специфики предприятия.
Сотрудники
Что касается конкретного списка, то, если работников немного, допустимо их перечисление в самом тексте приказа. Но на практике часто встречается ситуация, когда список работников весьма обширен.
В последнем случае таблица с ФИО сотрудников, их должностями и другими данными публикуется отдельно. При этом после основного текста письма находится ссылка на прикрепленное приложение в виде этого списка.
Если это необходимо, то отдельным приложением размещается список транспортных средств, на которые необходимо оформить постоянные либо временные пропуска.
Допуск
Вообще, у письма предусмотрена свободная форма оформления, так как требования к допуску у разных организаций могут быть различны:
Есть организации, у которых даже собственные сотрудники проходят на объект в нерабочее время по специальным спискам. Последние формируются руководителями подразделений и заверяются начальниками службы безопасности.
Если в компании работа идет посменно, то на пропусках делаются специальные пометки о сменности. Сотрудник одной смены не имеет права проходить в другую, если его нет в специально подготовленных и предоставляемых на КПП списках.
Исключения из правил
Ряд работников контролирующих служб пользуется привилегиями, не нуждается в предварительном оформлении документации, для того чтобы пройти на территорию организации. К ним относятся:
Все эти лица обязаны предъявлять соответствующие удостоверения. Подробнее о том, какие категории сотрудников могут быть допущены на объект без оформления пропусков, должно быть прописано в инструкции о контрольно-пропускном режиме, а также другом локальном нормативном акте организации. Последнее может именоваться как «Положение о пропускном и внутриобъектовом режиме» либо как-то иначе. В любом случае эта документация не должна противоречить Закону №2487-1 от 11 марта 1992 года.
Интересно, что вывоз земли, мусора и снега может производиться только через регистрацию на КПП. Никакой дополнительной документации на вывоз этих наименований не предусмотрено. Тогда как отходы производства типа опила следует оформлять как материальные ценности.
Нарушения
В случаях, когда на объект с введенной контрольно-пропускной системой пытаются проникнуть посторонние лица без предъявления пропусков, не значащиеся в списках, это считается нарушением контрольно-пропускного режима. Лица задерживаются и передаются работником службы безопасности организации. По каждому случаю отдельно дежурным по объекту составляется служебная записка.
Во избежание неприятных ситуаций руководителям сотрудничающих организаций рекомендуется заручиться поддержкой и ставить в известность контрагентов о том, что в течение конкретного промежутка времени их сотрудники должны находиться на охраняемой территории. Для этого и существует деловая переписка. В письме о допуске сотрудников на объект должен в приемлемой форме выражаться факт того, что пребывание сотрудников на территории необходимо для выполнения своих обязанностей.
Письмо о допуске сотрудников на объект
Если на предприятии установлен пропускной режим для сотрудников, то для посещения такого объекта нужно получить допуск. Для получения пропуска требуется направить письмо с таким ходатайством на имя директора предприятия или лица, отвечающего за пропускной режим.
Документ с просьбой о допуске работника на объект оформляется в произвольном стиле, в соответствии с общепринятыми нормами и стандартами в делопроизводстве.
В каких случаях необходимо?
Действие пропускного режима на объекте распространяется на все предприятие, в том числе, и на его структурные подразделения и филиалы. Пропуск выписывается в соответствии с Положением о пропускном порядке, утвержденном начальником объекта, составленном согласно закону № 2487-1 от 11.03.1992 года.
Для сотрудников, оформленных на работу, составляется приказ о выписки пропуска, с перечислением их Ф.И.О. Ответственность за контроль пропускного порядка несет охранная структура, а также руководители учреждений, осуществляющих охрану согласно заключённому договору.
Пропускной порядок предполагает контроль:
При потребности пройти на объект какому-либо лицу требуется руководителю организации, чей сотрудник должен посетить режимное предприятие, написать письмо с просьбой к руководителю объекта по выписке посетителю пропуска.
Письмо для получения пропуска на сотрудника может составляться в ситуациях, которые не предусмотрены утвержденным положением о пропускном режиме на предприятии.
Такими ситуациями могут оказаться:
Пропуск в перечисленных обстоятельствах выписывается на имя работника. При использовании ТС – на имя водителя, с указанием номерных знаков ТС.
В то же время некоторые служащие надзорных ведомств пользуется привилегиями, которые допускают посещение объекта без предварительного согласования с руководством.
К таким категориям служащих относятся:
Данная категория лиц может пропускаться без предварительного согласования с руководством предприятия, если в их должностные обязанности входит надзор за выполнением конкретного предприятия. При этом, они обязаны предъявлять свои служебные удостоверения.
Если на объект с пропускным режимом пытаются пройти сторонние лица без допуска, это относится к нарушению пропускного порядка. Лица должны быть задержаны и передаваться службе безопасности на предприятии, с составлением служебной записки.
Кто пишет?
Пропуск сотрудников режимного предприятия и сторонних лиц осуществляется согласно разработанному положению о пропускном порядке на предприятии, утвержденном руководителем режимного объекта. Допуск сотрудников на объект обязан осуществляется в установленное время и выполнятся по предварительным заявкам, согласованным с администрацией режимного объекта.
Письмо о выдаче пропуска должно отражать цель посещения человека. Составляется такое письмо руководством работника, который должен пройти через проходную режимного объекта, на имя руководителя посещаемого объекта. В письме должны отображаться данные лица, которому предстоит пройти через проходную режимного объекта, с отображения его Ф.И.О. и паспортных реквизитов.
Если пропуск требуется для группы лиц, то в письме требуется перечислить список сотрудников, с отображением их паспортных реквизитов. При этом, предприятие, выписывающее пропуск командированному посетителю, обязано обеспечить нераспространение личных данных.
Как написать?
Составляя письмо о допуске работника на предприятие, надо иметь ввиду, что унифицированного шаблона такого документа, утвержденного законодательством РФ, не существует. Данный документ можно составить в произвольном стиле на простом листе – формата А4, или на фирменном бланке организации, направляющей своего сотрудника в режимный объект.
Письмо должно быть написано в деловом тоне в соответствии с правилами оформления служебных документов, принятых в делопроизводстве. Если письмо составляется на простом листе бумаги, то вверху документа требуется отобразить полное наименование предприятия, отправляющего документ с просьбой о допуске сотрудников. Если письмо заполняется на фирменном бланке, то такую информацию заполнять не надо, так как она уже имеется на бланке.
Начало заполнения письма осуществляется с отображения «шапки», размещенной в правой верхней части листа, в которой указывается:
В левой части – напротив «шапки» отображается:
Немного ниже (под «шапкой») заполняется по середине строки наименование документа.
Следующий раздел представляет собой:
1) Обращение к адресату. Приемлемая форма обращения рекомендуется – по имени и отчеству.
2) Заполнение преамбулы, где понадобится отобразить основание для составления данного письма. Если посещение предполагает выполнение договорных требований, то понадобиться сослаться на договор, с указанием реквизитов:
3) Далее заполняется прошение о разрешении допуска сотрудников, с перечислением структурных отделов и помещений, куда требуется пройти сотрудникам с указанием сроков посещения.
4) Перечисление обязанностей сотрудников для прохождения на территорию объекта.
5) Обязательство об ответственности своих сотрудников, согласно договорных требований между контрагентами и законодательными нормами РФ.
6) Приложение, с перечислением списка сотрудников, которым нужно предоставить допуск к объекту.
7) Должность руководителя, который обязан подписать письмо.
8) Ф.И.О исполнителя, составившего письмо.
9) Контактный телефон исполнителя.
В некоторых ситуациях в письме можно дополнительно отметить то, что с сотрудниками проведена определенная подготовка, а также инструктажи по ОТ и ТБ на объекте. Это зависит от специфики объекта.
Содержание письма о допуске сотрудников на объект
Письмо о предоставлении допуска на объект составляется в соответствии с правилами оформления служебных писем. Несмотря на то, что утвержденного шаблона такого письма нет, такой документ непременно должен содержать следующую информацию:
Оформленное письмо, после подписания директором, отсылается адресату любым способом, который наиболее удобен отправителю.
Пример письма о допуске сотрудников на объект
Скачать образец, бланк
Сроки хранения
Распоряжением Минкультуры РФ № 558 от 25.09.2010 года переписка между предприятиями, государственными структурами, банковскими учреждениями, а также контрагентами компаний, обязана сохраняться в пределах 5-ти лет.
Следовательно, письмо о предоставлении допуска на объект сотрудников контрагентов требуется сохранять в предприятии на протяжении указанного периода. На практике предприятия, как правило, хранят все первичные документы у себя до 3-х лет (срок исковой давности), с последующей передачей по акту в местный архив, где такая переписка будет сохраняться, в соответствии с действующим законодательством РФ, в пределах 5-ти лет.
Инструкция: как написать заявление на получение пропуска на территорию организации
Заявление на выдачу пропуска — это официальный запрос сотрудника на получение документа, обеспечивающего свободный доступ на территорию предприятия. Порядок такого режима и формы необходимых документов компании закрепляют во внутренних нормативных актах.
Когда надо писать заявление на получение пропуска
Закон разрешает устанавливать на предприятиях пропускной режим. Он нужен, чтобы ограничивать доступ посторонних лиц на предприятия с вредными условиями производства и секретные объекты, не допускать выноса продукции или имущества с территории и регулировать время прибытия и ухода работников. С введенным порядком знакомят персонал и посетителей (п. 7 ст. 1.1 закона РФ от 11.03.1992 № 2487-1). В законе не указано, в каком нормативном акте следует прописать правила. Обычно утверждают специальные положения, в которых указывают правила, ответственных сотрудников за проведение контрольных мероприятий, формы разрешительных документов, образцы заявок на их оформление и др.
Для допуска людей и транспорта через КПП оформляют различные виды разрешительных документов:
Чтобы написать ходатайство о выдаче пропуска на рабочее место, персонал обращается в отдел кадров, службу безопасности или в секретариат. Это зависит от того, какое подразделение отвечает за выдачу разрешений для проходной. Обычно пропуск требуется:
Среди тех, кому разрешено беспрепятственно проходить в организации по служебным удостоверениям:
По какой форме писать заявление на пропуск
Обычно заявление пишут в произвольной форме. Но предпочтительнее составить для конкретного предприятия собственные бланки, которые соответствуют общепринятым стандартам, но с учетом специфики организации. У некоторых компаний особые требования безопасности на производстве, у других — допуск работников в выходные и праздничные дни по графику, сменам и т. д. Исходя из этих нюансов, составляют форму заявки на пропуск работников в ту или иную компанию.
В законе нет требования разрабатывать четкий образец или форму. Организации составляют ее по собственному усмотрению, а посетители вправе писать заявление в свободном стиле. Но для удобства рекомендуется составлять формы. В зависимости от специфики, составляют разные бланки — единый для всех или несколько. Например, одна форма требуется для временного посещения или разового визита в какой-либо цех. Другая — для постоянной работы в том же цеху.
Обычно письмо составляют по следующей структуре:
Если допуск требуется контрагентам или партнерам, то письмо пишут от имени юридического лица с просьбой оформить пропуск на сотрудников, которые пройдут на предприятие. Дополнительно указывают ссылку на договор о проведении работ или предоставлении услуг. Ниже прилагают перечень сотрудников. Если есть необходимость, то добавляют список транспортных средств, для которых потребуется оформить разрешение на въезд. Если для допуска на территорию конкретного предприятия требуется инструктаж по технике безопасности и охране труда, указать в письме, что работники прошли его.
Примеры заявлений на получение пропуска
Если это сотрудники организации, выполняющей техобслуживание и ремонт оборудования на предприятии по договору, то следует написать письмо о выдаче пропуска на территорию от имени юридического лица. Вот примерный образец такого письма:
Для установления личных контактов и проведения деловых мероприятий нередко руководство компании приглашает зарубежных партнеров. В этом случае потребуется заранее подготовить заявление в администрацию на пропуска для иностранных специалистов для участия в мероприятиях по сотрудничеству, проведению консультаций с коллегами.
Для постоянных работников предприятия, желающих проезжать через КПП на собственном автомобиле, заявления на выдачу пропуска на работу могут выглядеть так:
Директору Отдела службы безопасности
дополнительного образования детей
спортивная школа олимпийского резерва «АЛЛЮР»
О допуске сотрудников на территорию ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»
Прошу Вас выдать мне, Петрову Петру Петровичу, преподавателю верховой езды, разрешение для въезда на территорию ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» на личном автомобиле.
Данные автомобиля: BMW-3434, государственный номер А 555 СП 89, цвет синий, принадлежит мне.
Контактный телефон: + 7 (905) 5678906.
Преподаватель верховой езды Петров Петров П. П.
Методические рекомендации для образовательных учреждений ЦОУО по разработке документов в наблюдательное дело на посту охраны (стр. 4 )
 | Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах: 1 2 3 4 |
к Положению о внутриобъектовом и пропускном режимах
обслуживающего транспорта и других технических средств,
имеющих право въезда (выезда) на территорию ГБОУ
Фамилия, имя и отчество водителя
Руководитель ГБОУ ________________
к Положению о внутриобъектовом и пропускном режимах
Образцы пропусков, удостоверений (карточек)
и других документов, дающих право пропуска в ГБОУ
I. Образец пропуска для сотрудников ГБОУ
II. Образец пропуска для учащихся ГБОУ
III. Образец разового пропуска для посетителей ГБОУ
Лицевая сторона пропуска Обратная сторона пропуска
Разовый пропуск № _____
на «___» _______________ 201__ г.
Цель посещения и к кому следует: ___________________
Пропуск действителен до ____ час. ____ мин.
Дежурный администратор __________________________
Отметка сотрудника ГБОУ, принимавшего
посетителя, о времени окончания посещения
____ час. ____ мин. _________________ (роспись)
ПРИ ВЫХОДЕ СДАТЬ РАЗОВЫЙ ПРОПУСК!
Отметка сотрудника охраны о времени сдачи
разового пропуска и убытия посетителя
____ час. ____ мин. _________________ (роспись)
Руководитель ГБОУ _________________________
к Положению о внутриобъектовом и пропускном режимах
Образец заявки на выдачу разового пропуска
Руководитель ГБОУ ______________
«___» _________________ 2012 г.
Заявка на выдачу разового пропуска
Прошу выдать разовый пропуск на «___» _____________ 201__ г. для прохода в ГБОУ СОШ № 000 следующим посетителям:
Фамилия, имя и отчество посетителя
К кому следует (фамилия и инициалы сотрудника)
__________________________________ _______________ ___________________________
(должность сотрудника ГБОУ) (подпись) (фамилия и инициалы)
«___» __________________ 201__ г.
к Положению о внутриобъектовом и пропускном режимах
Образцы материальных пропусков
на вынос и внос имущества, подписей ответственных лиц
Образец материального пропуска на вынос и внос имущества
Центральное окружное управление образования Департамента образования города Москвы
МАТЕРИАЛЬНЫЙ ПРОПУСК № ___________
на вынос и внос имущества на «___ » ______________ 201_ г.
Выдан _________________________________________ на право выноса (вноса) имущества:
(фамилия и инициалы)
Для вывоза (ввоза) вышеперечисленного имущества разрешить допуск на территорию образовательного учреждения автотранспорт ______________________________________
(марка и регистрационный номер машины)
________________________________ _______________ ___________________________
(должность) (подпись) (фамилия и инициалы)
Образцы подписей лиц, имеющих право выдачи материальных пропусков
Приказ от 30 апреля 2009 г. N 346 «Об утверждении Инструкции по пропускному и внутриобъектовому режиму в центральном аппарате Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору»
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
II. ПОРЯДОК ПРОПУСКА (ПРОХОДА) РАБОТНИКОВ СЛУЖБЫ И ПОСЕТИТЕЛЕЙ В ЗДАНИЯ ЦЕНТРАЛЬНОГО АППАРАТА СЛУЖБЫ
III. СЛУЖЕБНЫЕ УДОСТОВЕРЕНИЯ
IV. ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ЭЛЕКТРОННЫЕ КАРТЫ (ПРОПУСК)
V. РАЗОВЫЕ ПРОПУСКА
VI. ПОРЯДОК ВНОСА (ВЫНОСА) МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ В ЗДАНИЯ
VII. ОТКРЫТИЕ ДВЕРЕЙ ЗАПАСНЫХ ВЫХОДОВ ИЗ ЗДАНИЙ
VIII. ПОРЯДОК ПРОПУСКА (ВЪЕЗДА, ВЫЕЗДА) АВТОТРАНСПОРТА НА ОХРАНЯЕМУЮ ТЕРРИТОРИЮ ЦЕНТРАЛЬНОГО АППАРАТА СЛУЖБЫ
IX. ВНУТРИОБЪЕКТОВЫЙ РЕЖИМ
X. КОНТРОЛЬ ОБЕСПЕЧЕНИЯ ПРОПУСКНОГО И ВНУТРИОБЪЕКТОВОГО РЕЖИМОВ
Приложение 1
СПИСОК ДЛЯ ПРОХОДА РАБОТНИКОВ СЛУЖБЫ В ЗДАНИЯ В ВЫХОДНЫЕ И ПРАЗДНИЧНЫЕ ДНИ
на «___» _____________ 200_ г. Заместитель руководителя
для прохода в _____ Управление ________________________
в выходные и праздничные дни
| N п.п. | Фамилия, Имя, Отчество | Номер помещения | Время входа | Время выхода |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 1 | ||||
| 2 | ||||
| 3 | ||||
| 4 | ||||
| 5 | ||||
| 6 | ||||
| 7 | ||||
| 8 |
Начальник Административного управления
«___» ______________ 200_ г.
Начальник _____________ Управления
«___» _______________ 200_ г.
СПИСОК ДЛЯ ПРОХОДА РАБОТНИКОВ СТОРОННИХ ОРГАНИЗАЦИЙ В ЗДАНИЯ ДЛЯ ПРОВЕДЕНИЯ РАБОТ В ВЫХОДНЫЕ И ПРАЗДНИЧНЫЕ ДНИ, А ТАКЖЕ В НОЧНОЕ ВРЕМЯ СУТОК
на «___» _____________ 200_ г. Заместитель руководителя
для прохода в ______ Управление ________________________
в выходные и праздничные дни или для проведения работ в ночное время суток
| N п.п. | Фамилия, Имя, Отчество | Наименование организации | Номер помещения | Времявхода | Время выхода |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |
| 1 | |||||
| 2 | |||||
| 3 | |||||
| 4 | |||||
| 5 | |||||
| 6 | |||||
| 7 | |||||
| 8 |
Ответственный за проведение работ _________________________________________
(инициалы, фамилия, телефон)
Начальник ______________ Управления _______________________________________
«___» ______________ 200_ г. (подпись, инициалы, фамилия)
Начальник Административного управления ____________________________________
(подпись, инициалы, фамилия)
«___» _______________ 200_ г.
Приложение 3. ОБРАЗЕЦ ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ПОСЕЩЕНИЙ
| N п.п. | Дата посещения | Время посещения | Ф.И.О. посетителя, организация | Цель посещения | Кто разрешил посещение |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Приложение 4
СПИСОК ДЛЯ ПРОХОДА ИНОСТРАННОЙ ДЕЛЕГАЦИИ (ОТДЕЛЬНЫХ ИНОСТРАННЫХ ГРАЖДАН) В ЗДАНИЯ СЛУЖБЫ
на «___» ______________ 200_ г. Заместитель начальника Управления
для прохода в помещение N ____
| N п.п. | Фамилия, Имя иностранного гражданина | Номер помещения | Время входа | Время выхода |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 1 | ||||
| 2 | ||||
| 3 | ||||
| 4 | ||||
| 5 | ||||
| 6 | ||||
| 7 | ||||
| 8 |
(Ф.И.О., структурное подразделение, телефон)
Начальник структурного подразделения,
ответственного за прием ______________________ /Ф.И.О./
Приложение 5. ОБРАЗЕЦ
[TABLE_NAME]ЖУРНАЛ ВЫДАЧИ СЛУЖЕБНЫХ УДОСТОВЕРЕНИЙ И ПЕРСОНАЛЬНЫХ ЭЛЕКТРОННЫХ КАРТ (ПРОПУСКОВ)[/TABLE_NAME]
| N п.п. | Ф.И.О. | Должность,подразде- ление | Номер удо-стовере- ния/карты | Основа-ние длявыдачи | Датавы- дачи | Росписьв полу-чении | Дата сдачи удостовере-ния/карты | Приме-чание |
| 1 | 2 | 4 | 3 | 5 | 6 | |||
Приложение 6. ОБРАЗЕЦ
| N п.п. | Ф.И.О. | Подразделение | Должность | Основание (номерприказа, дата) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Начальник Административного управления ________________________________
(подпись, инициалы, фамилия)
Приложение 7
ЗАЯВКА НА ВЫДАЧУ РАЗОВОГО ПРОПУСКА В ЗДАНИЕ
Заместитель руководителя Ростехнадзора
«___» _____________ 200__ г.
Прошу выдать разовый пропуск на «__» _____________ 200__ г. для прохода в _________ Управление следующим посетителям:
| N п.п. | Фамилия, Имя, Отчество посетителя | Место работы посетителя (наименованиеорганизации) | Ф.И.О. работника, к которому следуетпосетитель, номер помещения | Цель посещения | Время прохода в здание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Начальник _____ Управления ___________________________________
(подпись, инициалы, фамилия)
«__» __________________ 200_ г.
Приложение 8. ОБРАЗЕЦ
МАТЕРИАЛЬНЫЙ ПРОПУСК N __________________
на вынос материальных ценностей из здания N_____
«___» _____________ 200__ г.
Основание на вынос ____________________________________________________
Через ______________________ Управление _______________________________
| N п.п. | Наименование материальныхценностей | Зав./инв. номер | Количество материальных ценностей (прописью) |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
Материально ответственное лицо
Финансового управления _____________________________ /Ф.И.О./
Материальные ценности проверены и вынесены «___» _______ 200_ г.
________________________________ /Ф.И.О. работника охраны/
Приложение 9. ОБРАЗЕЦ
МАТЕРИАЛЬНЫЙ ПРОПУСК НА ВЫНОС МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ, ПРИНАДЛЕЖАЩИХ __________________________
МАТЕРИАЛЬНЫЙ ПРОПУСК N __________
на вынос материальных ценностей
«___» _____________ 200__ г.
Основание на вынос ____________________________________________________
| N п.п. | Наименование материальныхценностей | Зав./инв. номер | Количество материальных ценностей (прописью) |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
Материально ответственное лицо
Организации _________________________ /Ф.И.О./
Материально ответственное лицо
Службы __________________________________ /Ф.И.О./
Материальные ценности проверены
и вынесены «___» _______ 200_ г.
________________________________ /Ф.И.О. работника охраны/