заявка на подбор сотрудника образец
Работа рекрутера и заказчика: всё, что нужно знать о заявке на подбор
⏱ Время прочтения — 4 минуты
Мы продолжаем серию материалов по итогам вебинара «Работа рекрутера и заказчика: закрываем вакансии быстро и без стресса» от hh.ru и Talantix. В первой статье мы рассказали, в чем разница массового и профессионального подбора, почему заявка на подбор нужна всегда и как важно не спутать заявку с текстом вакансии. Сегодня разберемся, как снять заявку и что в ней должно быть, чтобы подбор пошел как по маслу.
Как снять заявку?
Мы определились, этап заявки пропускать нельзя. Теперь разберемся, что важно зафиксировать, чтобы не ошибиться во время поиска. Вот что нужно сделать:
✅ Вместе с заказчиком составить список задач, которые предстоит выполнять будущему сотруднику, а также прописать портрет человека (знания, умения, навыки, компетенции), который с этими задачами сможет справиться.
✅ Подготовить список вопросов, которые рекрутер задает кандидату на интервью, чтобы проверить его соответствие описанным требованиям.
✅ Вместе с заказчиком определить индикаторы, по которым будут проверять кандидата — проявил он компетенцию или нет. Затем разработать по этим индикаторам систему оценки.
✅ Договориться с заказчиком о процессе отбора — правилах и сроках согласования.
Что должно быть в заявке?
Хорошо, если в компании есть типовые бланки под снятие заявки — это облегчит работу рекрутера. Заказчик может заполнить такой бланк самостоятельно или это сделает рекрутер во время обсуждения вакансии.
Вот что должно быть в заявке:
«Все заявки мы условно делим на две группы:
1) позиции, которые мы понимаем (тут важно не кого мы ищем, а на какие задачи — что человек будет делать, в какой команде, какие ближайшие перспективы, причем всё это нужно не столько для поиска, сколько для продажи позиции);
2) новые для нас и редкие вакансии (здесь всё детально прописываем — требования, ожидания, софтскилы, хардскилы).
Для первой группы позиций процесс поиска отлажен, мы собрали шаблонные воронки в рекрутинговой CRM Talantix, прописали терминологию по каждой из компетенций. А чтобы закрыть вакансии второй группы, приходится много общаться с заказчиком, уточнять детали. Для таких позиций мы сразу прописываем свою воронку, в том числе то, на каком этапе будет пересмотр требований, подкручивание процесса, если что-то пойдет не так. Также мы используем готовую инструкцию для составления профиля под поиск, что позволяет быстро оценить рынок и сопоставить результаты такой оценки с ожиданиями заказчика. Если есть несоответствия — скорректировать ожидания и уменьшить таким образом сроки поиска».
Вот так выглядит заявка на подбор в Talantix. Поля адаптированы под формат работных сайтов, а значит, вам не придется отдельно прописывать текст вакансии. В системе можно выбрать человека, который должен подтвердить заявку, например, это будет линейный руководитель.
Если коротко
Когда заявка снята, можно приступать к поиску. В следующей статье разберем, как найти и безболезненно согласовать «того самого» кандидата.
Автоматизировать работу с заказчиками найма поможет CRM для рекрутера Talantix — пройдите бесплатный тест-драйв системы, чтобы узнать, как ускорить наем на 30% и больше за счет автоматизации.
Служебная записка о необходимости нового сотрудника
Способность к решению сложных задач достигается за счет профессионализма персонала и количества сотрудников. Работа организации со временем может усложняться. В этом случае возникает потребность в расширении штата. Для реализации этой потребности нужна служебная записка о необходимости нового сотрудника.
Функции служебной записки
Служебная записка – это документ внутреннего характера. Составляется для донесения до высшего начальства какой-либо информации. Как правило, в записках содержатся просьбы. Если специалисты не справляются с нагрузкой, если объем работы увеличился, можно составить записку о необходимости принятия на работу нового сотрудника.
Записка оформляется в свободной форме. Но в ней должны присутствовать обязательные сведения. В частности, это ФИО и должность просителя, сформулированная просьба, основание для этой просьбы. Нужно также указать руководителя, которому адресуется записка.
Образец служебной записки
Руководителю отдела кадров Кольцову А.В.
От главбуха Ивановой Д.Д.
О потребности в приеме на работу нового сотрудника
За последние 3 месяца в отделе бухгалтерии наблюдается резкое увеличение объема работы. Связано это с расширением производства. В частности, был введен полиграфический цех. Это привело к перегруженности специалистов. Перегруженность негативно отражается на качестве учета.
В связи с этим прошу принять на работу нового бухгалтера. Полагаю, что это ускорит ведение учета, уменьшит количество ошибок.
Как сделать привлекательную заявку на подбор персонала
Есть два главных условия, на соблюдение которых нужно проверить будущую заявку. Первое — заявка должна быть привлекательной для соискателя. Второе — условия работы рекрутера должны быть адекватными. Если и там и там все отлично, шансы успешного и быстрого поиска взлетают в разы. Давайте разберемся детально.
Привлекательная заявка
Задача рекрутера — не только находить идеальных кандидатов, но и «продавать» им вакансии. Соискатель вашей мечты точно существует, и очень вероятно, что его удастся найти. Но захочет ли он работать у вас в компании?
Если вы ищете топового специалиста, а условия предлагаете, как для рядового сотрудника, ситуацию не спасет даже рекрутер-суперпрофессионал. И велик шанс, что за такую заявку даже браться никто не станет. Поэтому первое, что нужно сделать, — здраво оценить свои требования и предложить адекватные им условия труда. И если рекрутер-исполнитель советует вам пересмотреть условия вакансии, к этому стоит прислушаться без обид — он дает советы на основе своего опыта подбора и знания рынка.
Светлана Петровичева, основатель IT Recruiter School и рекрутер с серьезным опытом работы, дает такой совет:
«Бывают сложные ситуации с зарплатой: в компании могут видеть, что кандидат просто идеально вписывается, но другие сотрудники получают меньше. Как с этим быть? Здесь нужно понять, как быстро получится выстроить аналогичную воронку. Иногда проще предложить кандидату чуть больше денег, чем начинать все сначала. К тому же есть выход: не разглашать информацию о зарплате или дать немного другую должность, чтобы такую сумму обосновать».
Когда вы определились со своими пожеланиями и посчитали бюджет, остается только четко и обаятельно прописать все это в письменной форме.
Что значит четко
Кажется, что четкость — это проще простого, но многие вакансии выглядят неряшливо и внутренне противоречиво. Чтобы так не было, для начала разберитесь, кого и для каких задач вы ищете, то есть составьте портрет вашего идеального кандидата. Пропишите основные черты и важные для вас компетенции. Также хорошо, если вы знаете, кто точно не подойдет на должность и не впишется в команду.
Когда портрет составлен, изложите его письменно, разбивая на удобные для чтения блоки. И не забывайте о грамотности!
Например, вы ищете в команду инженера. Посмотрим, что обычно пишут и как сделать лучше.
Что значит обаятельно
Постарайтесь найти легкий и доброжелательный тон — такая заявка будет располагать к себе. Избегайте штампов и канцеляризмов, пишите просто, заинтересуйте соискателя.
Например, рассказывая о компании, не пишите много и абстрактно. Пускай это будет всего несколько предложений о ваших ценностях, достижениях или сплоченности команды.
Будьте оригинальны и найдите то, что сможет зацепить. Мы недавно писали о бренде работодателя и о том, что сегодня среди соискателей все больше миллениалов. Им недостаточно стабильности и хорошей зарплаты: работа должна быть увлекательной и резонировать с чувством смысла. Перед тем как составлять заявку, подумайте, какой человек вам нужен.
Например, у вас стартап и пора нанимать маркетолога. Скорее всего, вы не сможете предложить высокую зарплату, но для соискателя сильная сторона работы в стартапе — возможность быстро вырасти в руководителя отдела или директора по маркетингу. И больше свободы в действиях, возможность построить систему маркетинга с нуля. Опишите эти возможности — они могут стать решающим аргументом для амбициозного человека, который разделяет ваши взгляды и ценности.
Условия работы рекрутера
Если заказчик знает, чего хочет, и предлагает интересную вакансию с конкурентной зарплатой, рекрутеру грех не взяться за работу. Осталось только предложить ему адекватные условия сотрудничества. Разберем, что сюда входит.
Рекрутеры-фрилансеры хорошо знают рынок и вряд ли захотят работать за вознаграждение ниже рыночного уровня для подобных задач. В среднем их гонорар составляет один оклад кандидата или близкую к нему сумму. Если заявка сложная и нужен редкий специалист, то гонорар может составить и 2–3 оклада. Кстати, если собираетесь выставить заявку на HRspace, вы можете предварительно проконсультироваться со специалистами, и они подскажут, какая сумма будет оптимальной в вашем случае.
Второй момент — способ оплаты. На рынке применяют разные схемы, популярны такие:
Обратите внимание, что гарантийный период может совпадать или не совпадать с испытательным сроком. По сути, это время, за которое вы и кандидат должны принять окончательное решение о сотрудничестве.
Оптимальный вариант — выбирать третий способ оплаты и делить риски пополам. А если вознаграждение по заявке немного ниже рыночного, и вовсе советуем остановиться на варианте 100% за выход.
У такого подхода есть причины:
Не стоит забывать, что рекрутер-фрилансер забирает на себя часть рисков заказчика. Если бы вы держали человека в штате, то платили бы налоги, а зарплата бы не всегда соответствовала проделанной работе, ведь загрузка бывает неравномерной. Работая с человеком на аутсорсе, вы платите только за результат.
Вот что рассказывает рекрутер Виктория Шпак:
«Когда работаешь частным рекрутером, результат зависит не только от тебя, но и от заказчика, а также от наличия специалистов на рынке труда.
Не всегда удается рассчитать свой доход — количество заявок в работе каждый месяц разное. Часть заявок может быть аннулирована по просьбе заказчика, еще часть — это сложные позиции, где требуются редкие квалифицированные специалисты. В работе учитываю и то, что нужно платить налоги, оплачивать доступ к ресурсам и каналам поиска, почтовые пересылки и другие мелочи».
Если принять во внимание все перечисленное, то вариант оплаты 50 на 50% кажется очень оправданным.
Правила эффективного общения
Рекрутер будет более мотивирован и настроен на результат, если вы тоже включитесь в процесс поиска и не забудете про вежливость и доброжелательность.
Очень важно уважать чужое время и не пропадать без предупреждения. Кто захочет работать с заказчиком, которой выходит на связь с большими паузами и не находит время для интервью с найденными соискателями?
Манера общаться — также важный элемент образа заказчика и маркер его надежности. Рекрутер Александр Щербаков вот что говорит по этому поводу:
«Обращаю внимание на то, как человек общается, как отвечает на вопросы. Бывает, спрашиваешь одно, а отвечают совсем другое или вообще пропускают мимо ушей некоторые вопросы. Приходится по 3–4 раза переспрашивать, чтобы получить обратную связь по кандидату. Это тревожно».
Так что будьте внимательны, отвечайте четко и по делу. Да и правила хорошего тона никто не отменял. Мы не устаем повторять и рекрутерам, и заказчикам, что взаимное уважение и конструктивный настрой помогут разобраться в любой, даже самой сложной ситуации.
Что ж, теперь вы знаете все секреты удачной заявки. А найти для нее исполнителей можно, например, на HRspace.
Заявка на подбор персонала: образец и пример заполнения
Заявка на подбор персонала
Заявка на специалиста должна быть комплексной и максимально подробной! В ней следует сделать расширенное описании критериев подбора, факторах мотивации и каналах поиска персонала. Такую форму (анкету) можно составить по примеру техзадания, применяемому во многих отраслях бизнеса, когда компании-заказчику необходимо разработать техническое задание для поставщика услуг.
Заявка на подбор персонала:
образец пустой и пример заполненной формы
Как заполнять заявку на подбор персонала
Традиционный бланк на подбор персонала (руководителя, менеджера, инженера или рабочего), которую обычно предлагает заполнить специалист кадрового агентства, как правило, содержит пробелы. В ней часто не хватает конкретики, необходимой ему же самому для организации системного поиска, оценки и мотивации кандидата. Рекомендуем бланк (анкету) на предоставление персонала дополнить тремя параметрами, способными помочь рекрутеру вести результативный поиск кандидата и хорошо подготовиться к переговорам с ним (см. ниже рекомендации по заполнению бланка заявки).
1. Применяйте язык профессии персонала, которого ищете.
Каждый специалист ежедневно использует в своей деятельности определенный профессиональный язык (лексика, терминология, аббревиатура). Этот язык очень специфичен для каждой профессии и может быть использован рекрутером в качестве ключевых слов для поиска и предоставления кандидатуры на вакансию.
Допустим, ваша компания занимается проектированием, а вам в электротехнический отдел требуется работник по специальности Инженер-электрик на должность Инженера-проектировщика. В этой части бланка заявления на персонал можете перечислить профессиональную лексику, терминологию, аббревиатуру, относящиеся к специфике проектирования в данном проектном отделе, пример:
— проектирование объектов класса напряжения 0,4/6/10 кВ;
— выполнение разделов проекта «Электроснабжение, электроосвещение, электрооборудование»;
— разработка комплектов чертежей марок: ЭС, ЭО, ЭН, ЭМ.
Эта лексика и терминология будут использованы рекрутером в момент поиска специалистов в базах данных резюме самого кадрового агентства, а также во время поиска сотрудников в на сайтах по поиску персонала. А знание терминологии поможет ему при поиске в бизнес-справочниках предприятий, оказывающих проектные электротехнические услуги, в состав которых входит выпуск проектов по данным маркам проектирования и данному классу напряжения. Составлять подобный список организаций (о нем будет упомянуто ниже), ему необходимо для поиска в них сотрудника и предоставления его на вакансию заказчика.
2. Указывайте факторы мотивации кандидата.
2.1. Привлекательные факторы должности.
У каждой вакантной должности (рабочего места) есть свои привлекательные факторы. Самые очевидные – это размер дохода, возможность карьерного роста, социальный пакет. Существуют и неочевидные факторы, но очень важные для принятия решения соискателем оставить свое прежнее место работы и выйти на новое. К таким факторам можно отнести: высокую организацию труда внутри компании, возможность пройти профессиональное обучение за счет предприятия, участие в международном проекте, возможность работать с крупным и известным заказчиком и т. д..
О таких привлекательных факторах рекрутер агентства (или внутренний рекрутер вашего отдела кадров), должен узнать от вас как можно больше. Указывайте их в бланке на персонал.
Эти знания помогут рекрутеру:
В целом, возможность преподнести соискателям работу в вашей вакантной должности в привлекательном свете намного сокращает сроки выполнения заявки на предоставление персонала.
Менеджеру по подбору персонала (рекрутеру) можно передать презентационные материалы/документы о фирме, можете рассказать о ее достижениях, о клиентах, о реализованных проектах, о стабильности на рынке, о денежном обороте в год. Об отношении организации как работодателя к своим сотрудникам, о том, как строятся взаимоотношения внутри компании, о социальной программе для членов семей сотрудников и т.д.. Чем больше позитивного будет знать рекрутер о компании, тем легче ему будет убедить специалиста рассмотреть предложение о работе именно на вашем предприятии. Обязательно напишите в заявке (анкете) на подбор кандидата несколько строчек о том, почему ваше предприятие является привлекательным для сотрудников.
Работникам, которым рекрутер предлагает сменить место работы, крайне важно узнать как можно больше конкретики как о самой работе, так и о компании. Конкретика мотивирует и дает ощущение порядка и стабильности.
3. Указывайте список предприятий, в которых можно найти кандидата.
Один из эффективных способов поиска и подбора сотрудника с необходимым опытом работы – это поиск кандидата внутри компании, вид деятельности которых подразумевает получение персоналом нужного опыта работы.
Тот опыт и те навыки специалиста, которые требуются вашему предприятию, могут быть получены в конкретных фирмах, у которых есть конкретные названия. Поэтому обязательно, в последнем пункте заявления на персонал, указывайте список таких организаций. Подумайте и напишите хотя бы 10 организаций, в которых потенциальный претендент на вашу вакансию может работать в настоящее время.
Подобный список можно составить в таком порядке:
а) полное наименование предприятия;
б) вид деятельности (формулировки можно позаимствовать с сайта hh.ru);
в) ссылка на корпоративный сайт;
г) какие должности (включая смежные) кандидат может занимать в них ;
д) известные имена, должности, контакты в этих компаниях.
Заявка на рабочих
Вы можете использовать шаблон (образец) данной заявки для подбора рабочих (электрика, сантехника, сварщика, монтажника и д.р.). Но при заполнении заявки на работников квалифицированного ручного труда, нужно обратить внимание на разделы бланка:
Таким образом, чем больше информации вы сможете изложить в заявке на найм персонала (в приложении к договору с кадровым агентством или при оформлении внутренней заявки), тем больше рекрутер (или штатный кадровик) получит аналитического материала для организации системного поиска специалиста. Тем более успешными будут его переговоры и собеседования с возможными соискателями на вашу вакансию. Вы сократите срок предоставления персонала и ускорите момент, когда перед вами сядет новый сотрудник и напишет заявление о приеме на работу.
Заявка на подбор персонала — образец
Заявка на подбор персонала — документ, возникающий при поиске кандидата на занятие имеющейся у работодателя вакантной должности. О том, кому дается такая заявка, кто ее составляет и каково ее содержание, — в нашем материале.
Зачем нужна заявка на подбор персонала
Заявка на подбор персонала предназначается для облегчения поиска будущего работника. Поскольку досконально все требования к нему известны только непосредственному руководителю подразделения, в котором имеется вакансия, то этому руководителю и предстоит сформулировать перечень ключевых характеристик будущего работника, т. е. запросы по его:
Для того, как новый человек вольется в уже существующий коллектив, будут иметь значение его:
Очевидно, что самого будущего работника должны интересовать:
Для каждого конкретного рабочего места все перечисленные условия могут быть разными. Поэтому их конкретизируют.
Кроме того, заявка служит для обозначения срока, в течение которого хотелось бы решить вопрос закрытия вакансии.
Полезная информация от КонсультантПлюс
Узнайте здесь, как правильно понять, кто именно требуется на данную должность, почему человек подходит для этой работы (или нет), какие стоп-сигналы нужно выявить и отметить, чтобы не брать на работу явно неподходящих. Как точнее выяснить пожелания руководителя и задать ему именно те вопросы, которые помогут безошибочно отсеять неподходящих кандидатов еще на ранних этапах отбора? И что делать, если все это не помогло?
Способы подбора персонала
Подбор персонала работодатель может осуществлять 2-мя способами:
В первом случае заявка подается в кадровую службу. Составляет ее руководитель подразделения, нуждающегося в новом работнике. Формируется она в упрощенном варианте (возможно, в виде обычной служебной записки) и содержит только сведения, дополняющие информацию, и так уже имеющуюся в кадровой службе.
В то же время для самостоятельного поиска возможно и оформление заявки на специально созданном бланке, в который будет вынесена вся информация по вакансии, интересная и работодателю, и работнику. Наличие такого бланка с ответами на все возникающие вопросы удобно при проведении собеседования.
Разрабатывается такой бланк, как правило, кадровой службой. А заполняется он и руководителем будущего работника, и кадровиком. Последний для этого использует сведения из внутренних нормативных актов, действующих у работодателя, в частности, из:
При поиске работника через кадровое агентство туда помимо сведений, характеризующих вакансию, требования к конкретному человеку и условия его труда, необходимо будет также дать информацию о самом работодателе, описав:
Заявку в кадровое агентство обычно подают на бланке. Бланк в этом случае разрабатывает рекрутер, а заполняют его у работодателя те же лица, что и при самостоятельном поиске, — руководитель подразделения, в котором нужен работник, и специалист кадровой службы.
Содержание заявки на подбор персонала
По своему содержанию заявка на подбор персонала может различаться, поскольку единого бланка для нее не существует. Принципиальное отличие документа, подаваемого в рекрутинговое агентство, будет заключаться в наличии в нем раздела, посвященного сведениям о работодателе.
Прочая же информация для удобства работы с ней также может разбиваться на разделы. посвященные, например:
Вариант заполнения бланка, который может использоваться кадровой службой и войти составной частью в бланк, разрабатываемый рекрутинговым агентством, смотрите на нашем сайте.