заявка на сплит систему в кабинет образец
Служебная записка о приобретении оборудования
Организации для нормальной деятельности необходимо приобретать различное оборудование, технику, другие товары. Руководство не всегда может знать, что требуется докупить и почему. Чтобы информировать работодателя, сформулировать просьбу и обосновать необходимость приобретения, сотрудники составляют служебную записку. Разберемся, как правильно ее составить для приобретения оборудования.
Функции служебной записки
Служебная записка — это документ внутренней деловой переписки. Главная задача — информировать других сотрудников или руководство о чем-либо в организации. Один из видов таких документов — служебная записка о приобретении.
Ее уместно составлять, если основное средство организации больше не актуально, например, оборудование, компьютерные программы, или вышло из строя. Также ее пишут, если закончились какие-либо материальные ресурсы.
К сведению! Поскольку документ подтверждает обоснованность затрат в организации, то его необходимо хранить с другими документами, подтверждающими расходы, в течение 5 лет.
С помощью служебной записки можно выразить просьбу приобрести, кроме оборудования, принтеры, компьютеры, спецодежду, канцелярские товары и другие объекты основных средств и расходные материалы.
Общие правила составления
Написать служебную записку может абсолютно любой работник организации. Ее составляют на имя непосредственного начальника, а если компания или предприятие небольшое, то на имя руководителя.
При написании документа необходимо использовать официально деловой стиль, все формулировки должны быть четкими и понятными читающему. В тексте нужно указать марку, модель или иные характеристики запрашиваемого объекта, количество. Если запрашивают много предметов, то лучше оформить этот пункт в виде таблицы.
Текст не должен содержать разного рода ошибок. Не нужно использовать длинные, запутанные предложения, изъясняться нужно лаконично.
Как правило, в отделе кадров или у непосредственного руководителя уже есть образец служебной записки, по которому можно составить собственный документ.
Работодатель, изучив записку, должен принять решение о целесообразности покупки оборудования и издать приказ для выдачи денег на покупку подотчетному лицу или дать поручение бухгалтеру оплатить покупку.
Наниматель должен помнить, что обеспечение сотрудников оборудованием, документацией, техникой для решения их трудовых задач — это его прямая обязанность. Она прописана в ст. 22 ТК РФ. Заменить оборудование нужно, если оно морально устарело или произошла его поломка.
Как составить служебную записку на приобретение
Записку можно написать от руки или набрать на компьютере с последующей распечаткой. Составляют ее в свободной форме, поскольку унифицированного бланка не существует.
В документе нужно указать следующую информацию:
К сведению! Законодательство не устанавливает обязательный характер применения служебных записок и их регистрации. Однако некоторые компании регистрируют их в специальном журнале учета.
Образец служебной записки о приобретении оборудования
Генеральному директору
ООО «Вкусное меню»
Рассомахину И.И.
от заведующего складом № 3
Николаева А.А.
Довожу до Вашего сведения, что «15» января 2021 года на складе №3 сломался морозильный ларь. Оборудование не поддерживает нужную температуру для хранения продуктов. Прошу приобрести новый морозильный ларь Liebherr GTL 3005.
Как обосновать расходы на покупку и установку кондиционеров в офисе и отразить их в учете
Приближается лето, и, как показывает опыт прошлого года, побеспокоиться о приобретении кондиционеров (сплит-систем) лучше заранее. А бухгалтеру нужно не только правильно отразить в учете их покупку, но и правильно обосновать такие расходы в целях налогообложения.
Обосновываем расходы на покупку кондиционера
Базовые аргументы
Внимание! Офисные помещения с точки зрения СанПиНа тоже относятся к производственным.
Скорость ветра рассматривать не будем, а вот с оптимальными показателями температуры и влажности в теплый период года давайте познакомимся поближе.
Категория работ по уровню энергозатрат
Теплый период года (месяцы,
в которых среднесуточная
температура месяца >=
+10 град. C)
Оптимальная
температура
воздуха,
град. C
Относительная
влажность
воздуха, %
Из авторитетных источников
Бахвалова Александра Сергеевна, главный специалист-эксперт Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
«Действительно, в СанПиН 2.2.4.548-96 «Гигиенические требования к микроклимату производственных помещений. Санитарные правила и нормы» установлены оптимальные и допустимые величины показателей микроклимата на рабочих местах в производственных помещениях. А на основании положений ТК РФ работодатель обязан обеспечивать безопасность и условия труда, соответствующие государственным нормативным требованиям охраны труда и безопасности производства (Статьи 22, 163 ТК РФ).
Таким образом, расходы на приобретение кондиционеров, необходимых для поддержания в рабочих помещениях определенного микроклимата, требуемого СанПиН, могут быть учтены для целей налогообложения прибыли (Подпункт 7 п. 1 ст. 264 НК РФ)».
Так что одной отсылки к трудовому законодательству вполне достаточно, чтобы обосновать «кондиционерные» расходы.
Но не все бухгалтеры уверены в том, что проверяющих из налоговой инспекции так легко убедить. Поэтому некоторые более основательно готовятся к беседам с проверяющими.
Дополнительные аргументы для осторожных
Чтобы обезопасить себя от возможных вопросов проверяющих и в то же время особо не перетруждаться, можно сделать следующее.
Шаг 1. В локальном нормативном акте (например, в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка, положении об охране труда и организации отдыха (Статьи 8, 41, 189 ТК РФ)) прописываем обязанность работодателя оснастить рабочие помещения системой кондиционирования воздуха.
Шаг 2. Издаем приказ за подписью руководителя о приобретении и монтаже необходимого количества кондиционеров (или сплит-системы), в котором ссылаемся на нормы:
— ст. 223 Трудового кодекса РФ;
— СанПиН 2.2.4.548-96 «Гигиенические требования к микроклимату производственных помещений. Санитарные правила и нормы»;
— локального нормативного акта (и/или условия трудовых договоров).
С такими документами вам будет легче убедить проверяющих в необходимости приобретения кондиционеров.
Обоснование на «отлично»
Советуем руководителю
Если стоимость кондиционеров велика, лучше оформить протокол замеров температуры воздуха в помещении и зафиксировать, что она не соответствует нормативам. Это поможет обосновать расходы для целей налогообложения.
И никто не дает гарантии, что подобное не повторится. Да и жесткой временной привязки между покупкой кондиционера и данными замеров нет. К тому же в конце прошлого лета купить кондиционер было довольно проблематично.
Отражаем расходы в «прибыльном» налоговом учете
Итак, то, что расходы на покупку и установку кондиционеров обоснованны, мы с вами уже доказали. Рассмотрим теперь детальнее, как нужно учитывать такие расходы в налоговом учете.
Надо определиться, что такое кондиционер: основное средство или нет. Казалось бы, все просто: смотрим на стоимость кондиционера и сравниваем ее с лимитом, установленным Налоговым кодексом для амортизируемого имущества.
Однако особенность кондиционеров (сплит-систем) в том, что стоимость их установки может быть довольно дорогая (если, конечно, вы не решили купить «оконные» мобильные кондиционеры, вообще не требующие монтажа). И цену установки мы должны включить в первоначальную стоимость нашей климатической техники.
Аналогичной же позиции придерживаются и специалисты финансового ведомства.
Из авторитетных источников
Бахвалова А.С., Минфин России
«Расходы на монтаж кондиционера относятся к расходам на доведение указанного основного средства до состояния, в котором оно пригодно для использования, и включаются в его первоначальную стоимость.
Даже если стоимость самого кондиционера меньше лимита, установленного Налоговым кодексом для амортизируемого имущества (то есть не более 40 000 руб.), но общая сумма расходов на покупку кондиционера и его монтаж превышает этот лимит, то организация должна учесть кондиционер как основное средство».
Поэтому сначала надо определить стоимость кондиционера вместе с монтажом (а также с учетом других сопутствующих расходов на приобретение и установку) и только потом выбирать вариант учета:
(если) стоимость кондиционера с монтажом будет меньше или равна 40 000 руб., то такие затраты вы относите в прочие расходы, направленные на обеспечение нормальных условий труда, и единовременно списываете в том месяце, в котором кондиционер будет введен в эксплуатацию (Подпункт 7 п. 1 ст. 264 НК РФ);
(если) стоимость кондиционера с монтажом превысит 40 000 руб., то учитываете его как основное средство (Пункт 1 ст. 256, п. 1 ст. 257 НК РФ). Кстати, кондиционеры (как и другие бытовые приборы) относятся к 3-й амортизационной группе со сроком полезного использования свыше 3 лет и до 5 лет включительно (Классификация основных средств, включаемых в амортизационные группы, утв. Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 N 1).
Принимаем к вычету НДС
Как мы уже упомянули, в большинстве случаев кондиционеры и сплит-системы требуют монтажа и относятся к основным средствам. Поэтому стоимость кондиционера изначально отражается в бухучете на счете 07 «Оборудование к установке». Посмотрим, в какой момент по нему можно принять к вычету входной НДС.
Совет
Всем давно известно, что судебная практика (во главе с ВАС РФ) подтверждает правомерность вычета НДС по основным средствам в момент их отражения на счете 08. Ведь гл. 21 НК РФ не связывает право вычета по ОС с их постановкой на определенный счет в бухучете (Постановления Президиума ВАС РФ от 30.10.2007 N 8349/07, от 24.02.2004 N 10865/03). Но, как видим, позиция контролирующих органов неизменна. Поэтому лучше не держать кондиционеры (как и другие основные средства) без необходимости на счете 08, а поскорее перевести их на счет 01. Тогда у налоговой инспекции не будет вопросов к вычету НДС.
Пример. Отражение в бухгалтерском и налоговом учете покупки и монтажа кондиционера
Образец документа на покупку товара: как написать служебную записку на приобретение?
Служебная записка – универсальный в деловом мире способ передачи информации и запроса на то или иное действие.
Одна из самых распространенных категорий – служебная записка на покупку.
Предприятие живет своей жизнью, соответственно, у него есть потребности – в оргтехнике в инструментах и материалах, в спецодежде, в хозяйственных и в канцтоварах наконец…
Все тонкости в оформлении служебной записки будут рассказаны в данной статье.
В связи с какими приобретениями в фирме составляются служебные записки?
Обычно это происходит в связи с тем, что тот или иной материальный ресурс уже подходит к концу или близок к этому. Причем, ресурс, за наличие которого отвечает не сам работник, а руководитель подразделения или всего предприятия.
Например мебель – она имеет свойство ломаться, изнашиваться. То же самое относится к спецодежде – может быть, нужно заменить часть одежды или добавить новую партию в связи с пополнением штата работников.
Для чего при закупке на предприятии нужна эта бумага?
Это понятно из назначения документа (справочно-информативное). С его помощью заинтересованный человек уведомляет ответственное лицо о необходимости закупить те или иные товары и объясняет, почему нужно это сделать, в связи с каким событием возникла такая надобность. Например: сломался принтер, штат сотрудников пополнился и всем нужны компьютеры и форменная одежда. О написании служебной записки на приобретение оборудования вы можете узнать здесь, а как оформить данный документ на приобретение или замену компьютера вы узнаете в этом материале.
Что внутри документа?
Универсального стандарта для такого документа не установлено. Тем не менее,в крупных фирмах есть специальные шаблоны для таких записок – их можно найти в локальных документах компании, это касается и “бумажной” документации, и электронной почты (папка “Шаблоны”). Подробнее о правильном написании служебной записки читайте тут.
В последнем случае перед отправлением нужно активировать функцию оповещения о прочтении – так вы будете точно знать, прочитана служебная записка или нет.
Записка всегда будет содержать в себе следующие данные:
Оформляют служебную записку на стандартном листе бумаги А-4.
Начинать следует с “шапки” – она пишется, как правило, в правом верхнем углу документа.
В ней указывается, кому и от кого адресован документ. Далее, по центру, заглавными буквами – СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА. Ниже суть вопроса и просьба. Обычно пишут с использованием фраз “Прошу Вас…” “Довожу до Вашего сведения, что…”. Это считается правильным.
Писать служебку следует грамотным, четким и понятным языком. Стиль написания – деловой. Нужно избегать слишком сложных, громоздких и длинных фраз, также эмоциональной окрашенности. Абсолютно недопустимы лексические злоупотребления, слэнговая или просторечная лексика, тем более ругательная.
Это же относится и к ошибкам – грамматическим, орфографическим, лексическим и др. Если автор не знает, как нужно писать то или иное слово или фразу, нужно заменить их на более простые и понятные. О требованиях к написанию и правилах оформления служебных записок узнаете в отдельном материале.
Как грамотно составить и написать?
Cпецодежды (СИЗ)
В этом случае необходимо указать количество единиц для закупки и объяснить, в связи с чем это требуется. Нужно иметь в виду, что выдача спецодежды всегда нормирована – это зависит как от индивидуальной политики той или иной фирмы, так и установленных критериев для той или иной отрасли.
Приведем конкретный пример:
Заместителю ген. директора ООО “Пицца-Энерго” по работе с персоналом
от HR-менеджера Иванова И. И.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА №5
В связи с принятием на работу 2 человек на должность экспедиторов, прошу вас закупить 2 комплекта мужской спецодежды с логотипом ООО “Пицца-Энерго”.
Иванов Иван Иванович (подпись)
16 января 2016 года.
Мебели
Здесь следует указать, какую мебель и в какой отдел требуется закупить.
Как и везде, нужно четко обрисовать причину. Например.
Руководителю АХО ООО “Интерпресс” Меджидову А.А.
от менеджера HR-отдела Петровой М.И.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА №4
Прошу вас закупить стулья в количестве 10 штук для холла. В данный момент в холле стоит один диван и посетителям, пришедшим на собеседование или прием к сотруднику приходится ожидать своей очереди стоя.
Петрова Мария Ивановна (подпись)
Канцтоваров
Казалось бы, мелочь, но и здесь требуется обоснование производственной необходимостью. Например:
Руководителю департамента материально-технического обеспечения
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 3
В связи с увеличением штата прошу вас закупить дополнительно для отдела по работе с клиентами:
руководитель отдела по работе с клиентами
Иванова Ирина Ивановна (подпись)
Оргтехники (сканера, принтера)
В этом случае нужно точно указать, какой агрегат (принтер, мини- АТС,сканнер, итд) и какому отделу предназначается. Если марка имеет принципиальное значение, это тоже необходимо указать, например:
Директору по снабжению
от офис-менеджера Петровой Е.Е.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 5
Довожу до вашего сведения необходимость закупки следующей техники:
Петрова Елена Евгеньевна (подпись)
Телефона
Указывается марка телефона и его назначение – кому конкретно, в какой отдел. Например:
Директору по снабжению ЗАО “Альтерком”
от HR-менеджера Кузнецовой Е.В.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 8
Довожу до вашего сведения, что на рецепшен в холле только один телефон, в то время как работают два секретаря и это сильно затрудняет общение с клиентами. Прошу вас закупить телефон Panasonic KX-HDV100 для секретаря Михайловой Е.Е., принятой на должность второго секретаря 02 февраля 2017 года.
Кузнецова Елена Викторовна (подпись)
15 февраля 2017 года.
Инструментов
Здесь все стандартно – указывается, какой инструмент и в каком количестве, например:
Руководителю АХО ООО “Совремонт”
от бригадира Иванова И. И.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 1
Прошу вас закупить перфораторы BOSCH GBH 2-28 в количестве 10 штук.
Иванов Иван Иванович (подпись).
Настольной лампы
Обычно этот прибор указывается в списке канцтоваров, который потом офис-менеджер представляет директору, но можно и в частном порядке, например:
Офис-менеджеру ООО “Лейбштандарт” Александровой А.А.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 5
Прошу вас закупить офисную настольную лампу Ursula 281/1T-LEDBlacksand.
зам. генерального директора Борисов Б.Б. (подпись)
16 марта 2016 года.
Автошин
В этом случае указывается марка шин и количество их, например:
Генеральному директору ООО “Кайра-Экспресс”
от начальника АХО Смирнова С.С.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 6
Прошу вас закупить для автомобилей компании шины pirelli scorpion verde all season 265/60 r18 110h в количестве 20 штук.
Смирнов Сергей Сергеевич (подпись)
Тогда вопроса с закупками не поднимется вообще – заинтересованное лицо отправляет записку, получатель принимает конкретные шаги для выполнения прошения.
Как правильно написать заявку на установку кондиционера в кабинете. На какие статьи сослаться, чтобы соблюдались сан. нормы.
Как правильно написать заявку на установку кондиционера в кабинете. На какие статьи сослаться, чтобы соблюдались сан. нормы.
Ответы на вопрос:
Ирина, для того чтоб написать своему руководителю заявку на установку кондиционера нет необходимости указывать нормативную базу, так как работодатель и без всяких нормативов может принять решение об установке. Если кондиционер нужен для создания соответствующих условий труда, то поднимите документы по вашему рабочему месту. У специалиста, который занимается вопросами охраны труда они должны быть. Руководствуясь данным заключением составляйте заявку.
Похожие вопросы
30.09.14 г. купили кондиционер, установка была в подарок. До сих пор не можем добиться установки. На какую статью сослаться в претензии, чтобы взыскать неустойку?
Работодатель говорит, что установка кондиционера запрещена, прав ли он?
Мы изучили все возможные нормы и правила представили их работодателю, но он все равно убежден в том что установка кондиционера запрещена.
В интернет-магазине объявлена акция. При покупке кондиционера, установка в подарок. При добавлении товара в корзину указано, что бесплатная установка включается автоматически. Счет оформлен в интернет-магазине. Товар доставлен и оплачен по банковской карте в день доставки. В день доставки кондиционера, я позвонил в магазин, чтобы уточнить дату установки кондиционера. Оператор сообщил, что в течении недели мне назначат дату и произведут установку кондиционера. Не дождавшись установки, через неделю я написал в интернет-магазин, чтобы уточнить дату установки, но получил ответ от оператора, что магазин отказывается бесплатно устанавливать кондиционер из-за того, что подарок (услуга по бесплатной установке) не включен в счет, оформленный в интернет-магазине. Это произошло из-за ошибка сайта. В момент оформления счета и оплаты кондиционера я не знал этого. Я предполагал, что подарок (услуга по бесплатной установке) включен в стоимость товара. Без бесплатной установки мне товар не нужен. Как мне расторгнуть договор?
Мы приобрели кондиционер в М видео, установка шла в подарок, стоимость кондиционера 16990 руб. Установщики запросили дополнительно 20000 руб за установку, так как считают ее сложной технически и акция эти расходы не покрывает. Могу ли я вернуть кондиционер в магазин? Его даже не распаковывали. И идет не соответствие с договором-установка в подарок.
Купили кондиционер, во время установки выяснилось, что компрессор с браком. Продажей и установкой занимались разные организации. Брак установлен и признан магазином который продал.
Как вернуть деньги за установку, снятие в последствии брака и повторную установку нового кондиционера?
У нас в офисе очень жарко. Директор отказывается ставить нам кондиционер. На какой документ можно сослаться, что кондиционер должен быть в кабинете для нормальной работы?
Так и пишите какова необходимость такой установки, можно сослаться на санитарные нормы и соблюдения условий труда, если например в кабинете много сотрудников, возможности проветривать нет, может у кого из сотрудников есть заболевания, т. е. обоснуйте необходимость установки.
Ofelia Мыслитель (6319) 6 лет назад
У нас стоит сервер в кабинете и мы с сис админом сослались на то, что оборудование нельзя перегревать, потому нам срочно нужен кондер. Вы можете тоже найти причину, подговорить админов, что бы те подствердили, что ваш компьютер-принтер-сканер-чайник или что еще может быть у вас. не может долго функционировать в этих условиях.
Светлана Мыслитель (7042) 6 лет назад
Служебная записка состоит из следующих частей:
1. «шапка». где указывается, кому она адресована (должность, фамилия, имя, отчество в дательном падеже)
2. дата составления и номер служебной записки
3. наименование документа (Служебная записка)
4. заголовок к тексту документа (говорит о предмете служебной записки)
6. должность составителя, подпись и расшифровка подписи – фамилия, имя, отчество автора служебной записки
Уважаемый! Служебная записка-документ, адресованный
руководителю предприятия или структурного подразделе-
ния, содержащий изложение какого-либо вопроса с вывода
ми и предложениями. Это документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями предприя
тия или должностными лицами. Составляется она, если вопрос не может быть решен устно. ОН (служебн. запис-ка) документ официально не принятый, т. к. не включен в классификац. документов РФ, но широко используемый в практике делопроиз-ва. Она должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий её содержание. В первой части текста излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию сл. зап. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях
которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами. Сл. зап. направляемые в выше стоящие органы, должны быть подписаны руководителем предприятия. Датой сл. зап. считается датаеё подписания. По основным вопросам деятельности пред.
направленные в выше стоящие органы хранятся постоянно по оперативно-хоз. деятельности- 5 лет.
Как написать служебную записку
Служебная записка служит основным инструментом для обмена служебной информацией между структурными подразделениями организации.
Применение записки обусловлено необходимостью документирования информационных взаимоотношений внутри каждой компании.
Данный вид документа используется для коммуникации на горизонтальном уровне, без привлечения вышестоящих должностных лиц. Например, от ведущего специалиста одного отдела к ведущему специалисту другого, от руководителя к руководителю, от служащего к служащему, при условии их равнозначного статуса. Письменное обращение подчиненного к руководителю носит название докладной записки.
При помощи служебных записок регулируются практически все вопросы, касающиеся деятельности организации, в частности, вопросы организационного, хозяйственного, информационного или материально-технического обеспечения.
В российском классификаторе ОКУД служебная записка не выделена в качестве самостоятельного документа. При ее составлении рекомендуется придерживаться требований, выраженных ГОСТом 6.30-2003 «УСД. УСОРД.
Требования к оформлению документов», что позволит соблюдать принцип однотипности оформления деловой документации. В целях упорядочивания внутреннего движения документов компании, каждая служебная записка должна иметь собственный регистрационный номер, присваиваемый ей при составлении.
Основными реквизитами являются:
Пример служебной записки о премировании скачать (Размер: 36,0 KiB | Скачиваний: 3 827)
Служебная записка на приобретение скачать (Размер: 23,0 KiB | Скачиваний: 3 703)
Устарел бланк или статья? Пожалуйста нажми!
Служебная записка на приобретение кондиционера
Как выглядит служебная записка на оплату такси?
Случается, что в учреждении или какой-либо фирме требуется съездить куда-то. Зачастую сотрудники используют в этих целях такси.
Казалось бы, мелочь, однако эта мелкая деталь подлежит учету, должна быть правильно оформлена. Есть множество нюансов при использовании такси в служебных целях. Рассмотрим их подробнее.
Поездка на такси. Необходимость или излишество?
Не всегда фирма способна предоставить служебную машину для своих сотрудников, это обычная практика. Тоже самое можно сказать о личном транспорте работников, он не всегда наличествует. Однако поездки по служебным делам зачастую необходимы.
Мог бы выручить общественный транспорт, но есть одна деталь: не всегда поездки на общественном транспорте уместны, так как могут перевозиться документы, какое-либо имущество организации, да и выглядят такие поездки не всегда корректно, особенно, если на общественном транспорте добираться, к примеру, на встречу с партнерами.
В таких случаях выручить может вызов такси.
Зачастую, излишеством такси может оказаться тогда, когда для доходов фирмы извоз сотрудников с помощью такси окажется чересчур затратным. Исходить из этой точки зрения может не только руководитель, но и налоговые службы, и этого стоит опасаться, так как подобные расходы могут быть не учтены для налогообложения.
Случаи целесообразности
Не так уж много случаев, при которых уместно использование такси. Главными условиями, при которых таковое можно счесть возможным, являются приносимая эффективность, доход от результата или рациональность.
Целесообразность поездок оценивать может сама фирма, однако она должна быть доказуема или обоснована для налоговой службы ввиду списания расходов на них.
Поэтому поездку на такси считать уместной в тех случаях, когда причинами для них являются:
Превышение полномочий
Превысить свои полномочия при расходах на такси сотрудник может в том случае, если данные расходы оказываются неоправданными. Это возможно в нескольких случаях. Во-первых, это может быть надуманная необходимость в такой поездке. Например, добраться в нужное место можно было с помощью общественного транспорта или пешком.
Также учитывается время при выяснении причин использования такси, то есть его было достаточно, чтобы воспользоваться общественным транспортом и не было никакой необходимости в спешке.
Неоправданность расходов может выясниться при расчете маршрута, которым следовал сотрудник на такси. Если маршрут был длиннее или имел беспричинные остановки и ожидание, к примеру, а оснований для этого нет. Иными словами, при поездке работник предприятия разрешал какие-то личные задачи, а не производственные.
В случае, если расходы денежных средств, которые понес сотрудник, оказываются неоправданными, руководитель имеет право на удержание из его заработной платы или сделать выговор означенному работнику.
Проводки по депонированной зарплате осуществляются в момент начисления. Подробнее здесь.
Служебная записка на оплату такси
Служебная записка необходима для диалога между отделами организации, когда недостаточно просто высказать требование, пожелание или нужду, а важно задокументировать обращение от нижестоящего лица к вышестоящему. В случае с компенсацией за проезд на такси нужно писать служебную записку. Ее, как правило, направляют непосредственно начальству, указывая причину для возмещения и связь с деятельностью фирмы.
Образец служебной записки на оплату такси:
1.01.2014 №1 г. Иваново
Довожу до вашего сведения, что была совершена поездка в командировку. Прошу о компенсации проезда на такси до аэропорта, поскольку вылет был совершен в позднее время суток.
Должность________________ Сидоров С.С.
Обоснование проблемы
Немаловажно, каким образом будут изложены основания в служебной записке. Естественно, что это обоснование должно быть правдивым и содержать неоспоримые факты, подтверждающие невозможность использования другого транспорта, общественного, например.
Обоснование может строиться на основе типа служебной записки: объяснительная (по уже совершенным действиям) или докладная (запрашивающая разрешение на действие).
В записке необходимо указать цель поездки, причину, почему для нее потребовались услуги такси. Здесь можно указать одну из вышеизложенных причин. В служебной записке обязательно должен быть указан точный маршрут, места и причины для возможных пересадок, сумма, которая потребуется или потребовалась, дата и время, чтобы подтвердить обоснованность производственных действий.
Кому подавать?
По поводу возмещения расходов на такси нужно обращаться именно со служебной запиской, обращена она должна быть не к бухгалтеру, как может показаться на первый взгляд, а непосредственно к руководителю. Бухгалтер осуществляет в дальнейшем распоряжение руководителя по компенсации расходов на транспорт.
Руководитель же в свою очередь обязан оценить обоснованность совершенных затрат и поставить свою резолюцию: одобрить или же отказать в компенсации.
При одобрении предложения сотрудника руководитель выносит решение и выписывает приказ, в соответствии с которым действует бухгалтер, совершая выплату затраченного работнику.
Смотрите также видео, как оформлять компенсацию работникам проезда на транспорте
Сопроводительные документы
К служебной записке до ее одобрения и впоследствии должны прилагаться сопроводительные документы.
В первую очередь, таким документом является чек от таксиста, в котором указаны километраж, затраты топлива, время, когда был выдан чек, а также данные фирмы и самого водителя, где можно еще раз уточнить всю необходимую информацию.
К сопроводительным документам стоит приложить билет на поезд или самолет, где указано время отбытия. Также обычно добавляется приказ руководителя организации на командировку, где указывается и необходимость использования такси, и служебная записка.
Дальнейшие действия руководителя
Кстати, о приказах. Роль руководителя четко связана именно с ними, поскольку его слово является решающим. Приказ о компенсации расходов сотруднику выписывается руководителем, и он относится к действиям, совершаемым по получении служебной записки от сотрудника.
Руководитель имеет право выплатить сотруднику компенсацию за проезд в такси, если:
Исполнение изложенного в приказе возлагается руководителем на работника бухгалтерии.
В соответствии с приказом сотрудник обязан заполнить предоставляемую бухгалтером форму авансового отчета, которую применяют при выдаче работнику средств на хозяйственные и административные нужды, и указать затраченную сумму.
К авансовому отчету прилагаются все документы, которые подтверждают экономическую обоснованность выдачи денежных средств. К ним относятся все чеки, транспортные и другие оправдательные документы.
Бухгалтер обязан проверить все данные, подтвердить, что целевое расходование денежных средств было оправданным, а также изучить все сопроводительные документы, правильность оформления и сумму. Также бухгалтер обязан указать на оборотной стороне отчета сумму расхода, принятую к учету. Проверенный отчет предоставляется руководителю, который его утверждает, затем бухгалтер его принимает к учету. Компенсация выдается работнику по кассовому ордеру.
Остаток от неиспользованного аванса сдается сотрудником с помощью приходного кассового ордера. По расходному кассовому ордеру сотруднику бухгалтерии может быть сдан перерасход по авансовому отчету. На основании авансового отчета происходит списание денежных сумм.
Каждый предприниматель должен знать, как снять ККМ с учёта. Смотрите здесь.
Статистика по оффшорам свидетельствует, что это прибыльное дело. Статья расскажет подробнее.
Приказ
Руководитель выписывает приказ на возмещение расходов на такси сотруднику, и никто другой. Форма написания приказа является свободной, не унифицированной и производится на бумаге формата А4.
Руководитель предприятия, если такие ситуации не редки, может выписать общий приказ о процедуре выплат компенсации расходов сотрудникам, руководствуясь которым будет действовать бухгалтер.
В этом случае можно будет точно определить, что именно и в какой срок обязан сделать работник, чтобы получить свою компенсацию, какие документы приложить. Таким приказом можно предусмотреть конкретные ситуации, при которых члены трудового коллектива смогут использовать такси, не получая предварительно денежные средства под отчет.
Еще стоит отметить, что руководителю, одобряющему поездку на такси, стоит упомянуть в ряде причин и тот факт, зачем вообще потребовался сторонний транспорт. То есть следует пояснить, что фирма не содержит служебного транспорта, а сотрудники не имеют личного.
Налогообложение
Расчет налогов с компенсаций сотрудникам проезда на такси производится в соответствии с системой налогообложения, используемой организацией. При расчете не учитывается НФДЛ в полном объеме, так как затрачиваемые сотрудником средства на поездку в такси не являются его личной экономической выгодой.
Если фирма используется общую систему налогообложения, значит налог на прибыль составляет 20%.
При расчете общей прибыли бухгалтер высчитывает расходы, которые уменьшили прибыль, понесенные в результате принесшей доход учреждению деятельности, в том числе и превышенная оплата за проезд, среди которых расход на проезд в такси.
Чтобы их можно было учитывать по ОСН, необходимо представить следующие документы:
Если организация использует упрощенную систему страхования, налогообложение расходов на проезд в такси будет зависеть от объекта, облагаемого налогами.
При следовании системе налогообложения ЕНВД оплата производится по вмененному доходу. Следовательно, расходы на проезд не оказывают влияния на налоговую базу. Если расходы на такси не имеют документального подтверждения, в этом случае предприятие имеет право возместить их своему сотруднику, но расчет налогов будет вестись иначе и учитываться такие расходы не будут.