Инструкция: составляем письмо с просьбой о спонсорской помощи

Официальное письмо с просьбой о спонсорской помощи — это прошение о материальной или финансовой поддержке. Направить ходатайство допускается не только в благотворительный фонд, но и в любую организацию или даже ИП. Обращения о матподдержке особенно актуальны в период кризиса из-за эпидемии коронавируса.

В стране только начался период экономического кризиса из-за резкого падения цен на нефть и всемирной пандемии смертельной коронавирусной инфекции. Из-за неблагоприятной обстановки зафиксировано резкое снижение доходов граждан и организаций. Выручка снижается, предпринимателям и фирмам нечем платить заработную плату сотрудникам. Как результат снижается спрос на товары, работы и услуги.

Несмотря на многочисленные меры поддержки от государства (подробности в статье «Антикризисные меры на время карантина по коронавирусу: права и обязанности организаций»), бизнес оказался на грани банкротства. Беспроцентные кредиты и отсрочки по налогам не дают ожидаемого результата. Один из вариантов, как оставаться на плаву в период тяжелой экономической обстановке в стране — это обратиться за помощью.

К кому обратиться за помощью

Естественно, что просить поддержки у малого и среднего бизнеса, который сейчас наиболее уязвим из-за пандемии и падения цен на нефть, бессмысленно. Представителям СМП необходимо самим остаться на плаву. Следовательно, для получения хоть какой-то поддержки, необходимо обращаться к крупным компаниям.

Какие фирмы в приоритете:

В первую очередь необходимо заявить о проблеме местным властям. Уточните, возможно, в регионе есть программы, субсидии или гранты для поддержки бизнеса.

Политические партии, общественные организации и благотворительные фонды

Решить проблему с получением спонсорских денег помогут политики, общественные деятели и представители благотворительности.

Ресурсодобывающие и перерабатывающие предприятия

Это наиболее богатая отрасль промышленности, которая не прекратила свою деятельность в период пандемии коронавируса.

Крупные производственные компании

Промышленное производство — это отрасль экономики, которая тоже продолжила свою деятельность в период самоизоляции.

Компании, работающие в сфере интернет-технологий, связи и телекоммуникаций

Интернет-деятельность не попала под санкции из-за эпидемии. Практически все компании и ИП продолжили работать, но перешли в удаленный режим.

Средства массовой информации

Телевидение, интернет и печатные издания тоже продолжили работать в период изоляции. Вероятно, что сами компании (СМИ) не станут спонсорами, но они в силах заявить о проблеме в собственных изданиях.

Предприниматель вправе подать письмо с просьбой о финансовой помощи любому экономическому субъекту. Но рассмотрят ли это обращение, гарантий нет. Чтобы повысить шансы на поддержку от спонсора, соблюдайте рекомендации:

Это ключевые моменты в определении спонсора, но каждая ситуация индивидуальна, поэтому следует учитывать текущее положение дел, сферу бизнеса и экономическое положение.

Обязаны ли помочь

Благотворительность осуществляется исключительно по желанию жертвователя. Никаких законодательных норм и гарантий не предусмотрено, если благотворитель примет решение отказать в спонсорстве, то заставить его невозможно.

Поэтому так важно правильно и душевно составить прошение, чтобы получить положительный ответ на просьбу о благотворительной помощи в неблагоприятный экономический период.

Просящим фирмам следует понимать, что отказ в оказании матпомощи в настоящий момент, это не прихоть жертвователя. Сложное экономическое положение отразилось практически на всех сферах экономики. Вероятно, что спонсор сам терпит значительные убытки, поэтому и не в силах помочь материально.

Как правильно составить обращение

Единого шаблона, как просить о спонсорской помощи, не существует. Содержание письма определяется нюансами сложившихся обстоятельств. Но общие рекомендации есть.

Учите следующие правила при составлении письма с просьбой о благотворительной помощи:

Письмо о получении благотворительной помощи составляйте с учетом правил деловой переписки. Панибратства и фамильярностей следует избегать. Ходатайство заверьте у руководителя компании/ИП. Отправить прошение допускается любым из перечисленных способов:

Пример ходатайства о получении спонсорской помощи

Вот заполненный образец письма с просьбой оказать спонсорскую помощь некоммерческой организации:

От НКО «Помощь пенсионерам города Примерный»

Депутату Законодательного собрания

Уважаемый Петр Петрович!

Я представитель некоммерческой организации «Помощь пенсионерам города Примерный». Мы занимаемся оказанием помощи одиноким пенсионерам. Наша работа заключается в следующей помощи жителям города Примерный:

Наша организация существует уже 5 лет. Ранее с финансированием деятельности мы справлялись сами, однако в связи с эпидемией коронавирусной инфекции, средств не хватает. Денежные средства необходимы на следующие цели:

Источник

Письмо-просьба

Письмо-просьба – один из наиболее распространенных вариантов деловой корреспонденции. В среде предпринимателей такие письма используются тогда, когда представители одной организации обращаются к другой с просьбой о какой-либо услуге. Такие послания могут применяться в совершенно разных ситуациях, например, при потребности получить сведения о продукции, увидеть образцы товара, встретить командировочного, согласовать какие-то действия и т.п.

Предлагаем вашему вниманию для скачивания общий шаблон такого документа:

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Правила составления письма-просьбы

Письмо-просьба по понятным причинам не имеет стандартного образца, но, несмотря на это оно является формой официального документа. Именно поэтому при его составлении следует придерживаться определенных норм, установленных правилами делопроизводства и деловой этики. Прежде чем перейти непосредственно к основным правилам его составления, следует отметить, что оно может быть адресовано, как группе лиц (например, менеджерам, сотрудникам бухгалтерского отдела, юристам и т.д.), так и какому-то конкретному адресату.

Как и любой другой документ, данное письмо должно содержать вводную часть, а именно:

Далее следует основная часть, касающаяся непосредственно просьбы. Она должна быть высказана с использованием любой производной формы от глагола «просить» («просим вас», «обращаемся с просьбой» и т.п.), а поскольку такое послание, в любом случае – ходатайство о какой-то услуге, оно должно быть написано в уважительной манере. Хорошо, если просьба будет предварена высказыванием комплимента («зная ваши большие возможности», «восхищаясь вашими организаторскими талантами» и т.п.).

Если в письме содержится сразу несколько просьб, то их нужно указать отдельными пунктами или абзацами.

Негласные правила переписки между организациями гласят о том, что ответ на многоступенчатую просьбу может быть отправлен также одним посланием, с отдельными комментариями по каждому пункту. Следует отметить, что такой вид переписки уменьшает объемы документооборота и значит, сокращает время на прочтение и обработку подобных писем.

Если письмо подразумевает получение ответа в определенный срок, то это необходимо максимально корректно обозначить в тексте послания.

Отправляют и получают письма, как правило, секретари организации (в крупных компаниях этим занимаются целые отделы). После составления или прочтения они передают их для ознакомления руководителю предприятия. Исключения составляют послания, с пометкой «конфиденциально» или «лично в руки» — такие письма передаются непосредственно адресату.

Инструкция по составлению письма-просьбы

Поскольку данное послание является частью корпоративной корреспонденции, то вначале него нужно указать автора, а именно: наименование компании-отправителя, ее фактический адрес и телефон для связи. Затем нужно внести данные об адресате: также название предприятия и конкретного получателя. Далее посередине строки можно сразу обозначить, что это письмо-просьба (но это необязательно).

Следующая часть письма касается непосредственно просьбы. Предварительно, желательно ее обосновать и уже затем высказывать саму суть просьбы. В завершение письмо нужно подписать (лучше, если это сделает руководитель компании или уполномоченное, доверенное лицо), а также поставить дату создания документа.

Как отправить письмо

Внимание к подобным мелочам даст понять адресату, насколько уважительно относится к нему оппонент, а также лишний раз подчеркнет значимость просьбы. Единственное, что следует помнить – письма через обычную почту идут долго, поэтому послание нужно отправлять заранее, чтобы документ вовремя был доставлен получателю.

После отправления письма

Данное послание, как любой другой документ должен быть зарегистрирован в журнале исходящей документации. Точно также получатель письма регистрирует приход корреспонденции. В случае недоразумений, случающихся в деловых отношениях, фиксация факта отправки и получения писем поможет быстро разобраться в ситуации.

Примеры составления писем-просьб с пояснениями

Итак, мы уяснили, что письмо-просьба представляет собой письмо, в котором содержится просьба к получателю. Цель текста – побудить получателя выполнить действие, выгодное отправителю. В письме должна содержаться сформулированная просьба, обоснование ее. Желательно сформулировать прошение так, чтобы обосновать, почему получателю должно быть выгодно выполнить просьбу. Отправитель должен не просто знать правила составления текста, но и учитывать психологические нюансы. Далее рассмотрим конкретные шаблоны-примеры в зависимости от ситуации.

Письмо-просьба о выделении денежных средств

Письмо составляется в том случае, если нужно добиться выделения средств от государства, спонсоров, физических лиц.

От НКО «Помощь пенсионерам»
Депутату Законодательного собрания
Иванову И. И.

Здравствуйте, Иван Иванович. Я представитель некоммерческой организации «Помощь пенсионеров». Мы занимаемся оказанием помощи одиноким пенсионерам: приносим продукты, помогаем в уборке и ремонте.

Наша организация существует уже 5 лет. Ранее с финансированием деятельности мы справлялись сами, однако, в связи с расширением НКО, средств начало не хватать. Деньги нам нужны на аренду помещения, выплату зарплат сотрудникам, покупку оборудования.

На недавнем собрании Правительства президент упомянул о сложном положении пенсионеров, заметил, что ситуацию нужно срочно менять. В связи с этим прошу у вас 200 000 рублей на нужды НКО «Помощь пенсионеров».

С уважением, Петрова А. А.

Вышеприведенный текст составлен по всем правилам. В нем есть:

Также указана конкретная сумма средств, в которой нуждается коммерческая организация.

Письмо-просьба о поставке товара

Письмо обычно направляется партнерам компании. В тексте желательно обосновать обоюдную выгоду для обеих компаний.

Начальнику компании «ААА»
Иванову И. И.
От руководителя компании «БББ»
Петрова Б. Б.

Здравствуйте, Иван Иванович. Мы желаем заказать у вашей компании комплект продукции (уточнить). Вашим товаром мы заинтересовались на региональной выставке.

Если вы согласны, просим сообщить условия поставки и удобные для вас сроки. Гарантируем своевременную оплату. Надеемся, это станет началом взаимовыгодного сотрудничества.

Наши контакты: (уточнить).

С уважением, Борис Борисович.

Письмо-просьба о предоставлении скидки

Обычно такие тексты направляются поставщикам компании. К примеру, организация организует выставки. У нее есть поставщик – типография, которая поставляет брошюры, стенды, буклеты и прочее. Стоимость услуг довольно высока. Наступил кризис, и компании стало сложно оплачивать товары типографии. Это вполне может стать повод для того, чтобы попросить скидку.

Начальнику компании «Восток»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Запад»
Петрова Б. Б.

Здравствуйте, Иван Иванов. Нашей организации коснулся финансовый кризис. Количество заключенных договоров с нами сократилось на 20%. К сожалению, кризис затронул не только нас, но и наших клиентов. Люди не могут платить за наши услуги в том же объеме, что и ранее. Поэтому мы предоставили скидку на билеты в размере 25%.

В связи со сложной финансовой ситуацией, наша компания просит вас о скидке в размере 15% на оставшиеся полгода сотрудничества по договору.

Мы разослали письма с просьбой о скидке всем нашим поставщикам. Если 20% наших партнеров предоставит нам выгодные условия, наша компания устоит в сложное время и не закроется. Нам уже предоставили скидку арендодатели и телефонная компания.

Мы надеемся сохранить взаимовыгодные отношения с вашей типографией.

С уважением, Борис Петров.

В письме есть следующие важные пункты:

Текст нужно составить так, чтобы письмо дочитали до конца и согласились на предложенные условия.

Письмо-просьба о снижении арендной платы

Арендная плата «съедает» бюджеты большинства организации. Ее уменьшение позволяет компании продержаться на плаву в сложное время. Письмо следует направлять арендодателю.

Начальнику компании «Плюс»
Иванову П. П.
От руководителя компании «Минус»
Петрова И. И.

Здравствуйте, Петр Петрович. Нашу компанию затронул финансовый кризис. Покупательная способность потребителей уменьшилась, доходы бизнеса уменьшились. В связи с этим просим вас снизить арендную плату на 10%.

За все время нашего сотрудничества мы ни разу не задерживали выплаты. Надеемся, что вы пойдете нам на уступки, и мы сохраним наши деловые отношения. Мы гарантируем своевременную оплату аренды, несмотря на тяжелые финансовые условия.

С уважением, Иван Иванович.

В письме важно упомянуть то, что прежде компания выполняла свои обязательства в полной мере. Арендодатель должен быть уверен в том, что арендодатель будет и в дальнейшем осуществлять выплаты. Получатель также должен понимать, что если он не согласиться на предложенные условия, арендатор откажется от его услуг.

Письмо-просьба об оплате задолженности

Задолженности крайне часто возникают при взаимодействии между компаниями. Если организация настроена на дальнейшее сотрудничество с контрагентом, у которого образовался долг, направляется письмо-просьба.

Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.

Уважаемый Иван Иванович, просим вас погасить задолженность перед нашей компанией в размере 200 000 рублей. Все это время мы продолжали сотрудничество с вами, надеясь на продолжение деловых отношений. Однако сейчас мы вынуждены приостановить предоставление услуг в связи с отсутствием выплат.

Сумма вашего долга составляет 200 000 рублей. Просим оплатить его до 1 марта 2017 года. Если задолженность не будет погашена, мы будем вынуждены решать вопрос в судебном порядке.

С уважением, Петр Петрович.

В письме обязательно нужно указать следующие пункты:

В тексте можно упомянуть о длительном успешном сотрудничестве с организацией. Это должна быть именно просьба, а не требование. Требование составляется по другому шаблону.

Письмо-просьба об отсрочке платежа поставщику

Организация поставила компании партию продукции, однако не оплатила ее. Образовался долг, но дебитора отсутствуют средства для оплаты. В этом случае имеет смысл составлять письмо-просьбу об отсрочке.

Начальнику компании «Где деньги»
Сидорову П. П.
От руководителя компании «Деньги вот-вот будут»
Иванова И. И.

Уважаемый Петр Петрович, мы не оплатили долг в размере 200 000 рублей. От своей задолженности мы не уклоняемся, однако сейчас выплаты в полном объеме сделать не можем в связи с тяжелым финансовым состоянием.

На протяжении 2 лет мы поддерживали с вами успешные деловые отношения, не срывали сроков выплат. Сегодня мы просим о рассрочке платежа. Наша компания готова оплатить задолженность в два этапа:

Обещаем вам своевременное внесение платежей. Спасибо за понимание.

С уважением, Иван Иванович.

Письмо-просьба оплатить за другую организацию

Задолженность компании может быть выплачена другой организацией. Разумеется, юридическое лицо не будет оплачивать доли просто так. Обычно письмо-просьба направляется должнику компании или другому лицу, которое имеет обязательства перед компанией.

Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.

Уважаемый Иван Иванович, у вас существует долг перед нашей компанией в размере 300 000 рублей. У нашей организации также появился долг перед другой компанией в размере 200 000 рублей. Просим вас оплатить нашу задолженность перед кредитором в размере 200 000 рублей. Взамен мы предоставим вам рассрочку на остаток долга, о которой вы просили ранее. Спасибо за понимание.

С уважением, Петр Петрович.

Письмо-просьба о содействии в решении вопроса

Перед любыми компаниями могут вставать сложные проблемы, с которыми невозможно разобраться без посторонней помощи. Письмо-просьба о содействии может направляться при необходимости, к примеру, проведения мероприятий. Прошение отправляется в коммерческие организации, государственные структуры.

Директору компании «ААА»
Петрову Б. Б.
От общественной организации
«Дарим добро»

Уважаемый Борис Борисович, я являюсь представителем общественной организации «Дарим добро». Мы занимаемся организацией и проведением праздников для детей из приюта.

Мы просим вас о помощи в организации поставок питания на праздник. Разумеется, на мероприятии мы упомянем вас и вашу компанию. На празднике будут присутствовать представители законодательного собрания, общественности.

Связаться с нами вы можете по телефону ХХХ

С уважением, Иван Иванович.

Подводя итог

Объединим все правила составления письма-просьбы. Сначала нужно представиться, рассказать о своей деятельности. Но вступительная часть не должна быть затянута. Наша цель – побудить получателя прочитать письмо. Если текст будет слишком длинным, получатель вряд ли дочитает его до конца. Затем нужно приступить к изложению своей просьбы. Обязательна точность: указание сроков, суммы средств. Важно понять, что получатель должен почувствовать свою выгоду. А потому в письме нужно указать, почему организации будет выгодно выполнить просьбу. В завершении нужно вежливо и без заискивания попрощаться.

Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Источник

Памятка для родителей о добровольных пожертвованиях

по привлечению и расходованию благотворительных средств образовательными учреждениями Ставропольского края

Не секрет, что многие образовательные учреждения в настоящее время находятся в затруднительном финансовом положении: средств, выделяемых учредителем, зачастую не достаточно на развитие учреждений.

Те родители, которые понимают это, готовы пожертвовать часть своих денег с тем, чтобы их ребенок находился в отремонтированных помещениях, заниматься на современном спортивном оборудовании, чтобы в процессе работы учитель или воспитатель мог использовать качественные наглядные пособия, аудио- и видеоматериалы и т. п.

Тем не менее, средства родителей являются все-таки благотворительной помощью учреждению, и должны жертвоваться добровольно, без всякого принуждения. К тому же родители (другие благотворители) имеют право знать, куда направлены средства и использованы ли они по назначению.

В соответствии с Законом Российской Федерации «Об образовании», Федеральным Законом «О благотворительной деятельности и благотворительных организациях», в целях упорядочения процедуры привлечения добровольных пожертвований и целевых взносов физических и юридических лиц образовательными учреждениями края, установления надлежащего контроля за их целевым использованием, исключения коррупционной составляющей в действиях руководителей образовательных учреждений министерство образования Ставропольского края разработало Памятку, в которой даются разъяснения по порядку привлечения благотворительных средств.

П А М Я Т К А Д Л Я Р О Д И Т Е Л Е Й

Добровольными пожертвованиями физических и (или) юридических лиц образовательным учреждениям являются добровольные взносы родителей, спонсорская помощь организаций, учреждений, предприятий, любая добровольная деятельность граждан и юридических лиц по бескорыстной (безвозмездной или на льготных условиях) передаче имущества, в том числе денежных средств, бескорыстному выполнению работ, предоставлению услуг, оказанию иной поддержки.

Добровольные пожертвования физических и (или) юридических лиц привлекаются образовательными учреждениями края в целях восполнения недостающих учреждению бюджетных средств для выполнения уставной деятельности.

Добровольные пожертвования могут привлекаться образовательным учреждением как от родителей детей, обучающихся в данном образовательном учреждении, так и от других физических и юридических лиц, изъявивших желание осуществить благотворительную помощь. При этом осуществляться она должна в соответствии с заключенными на основании законодательства Российской Федерации договорами «О благотворительной деятельности».

Администрация образовательного учреждения в лице уполномоченных работников (директора, его заместителей, педагогических работников и других) вправе обратиться за оказанием спонсорской помощи образовательному учреждению как в устной (на родительском собрании, в частной беседе), так и в письменной (в виде объявления, письма) форме.

Пожертвования физических или юридических лиц могут привлекаться образовательным учреждением только на добровольной основе. Отказ в оказании спонсорской помощи или внесении добровольных пожертвований не может сопровождаться какими-либо последствиями для детей.

Не допускается принуждение граждан и юридических лиц в каких-либо формах, в частности путем:

— внесения записей в дневники, тетради обучающихся, воспитанников, в том числе находящихся в родственных, семейных и приятельских отношениях с жертвователями о необходимости внесения денежных средств и (или) товаров и материалов;

— принятия решений родительских собраний, обязывающих внесение денежных средств;

— занижения оценок обучающимся, воспитанникам в случае неоказания их родителями (законными представителями) помощи в виде денежных средств и т.д.

При обращении за оказанием помощи образовательное учреждение обязано проинформировать физическое или юридическое лицо о целях привлечения помощи (осуществление текущего ремонта, укрепление материальной базы, проведение мероприятий по укреплению здоровья детей и т.д.).

Спонсорская или благотворительная помощь может выражаться в добровольном безвозмездном личном труде родителей по ремонту помещений образовательного учреждения, оказании помощи в проведении мероприятий и т.д.

Расходование привлеченных средств образовательным учреждением должно производиться в соответствии с целевым назначением взноса.

Использование привлеченных средств должно осуществляться на основе сметы расходов, трудового соглашения и актов выполненных работ.

— конкретная цель использования средств;

— дата внесения средств./

Добровольные пожертвования могут быть переданы учреждению в наличной форме, по безналичному расчету, в натуральном виде, в форме передачи объектов интеллектуальной собственности, с обязательным отражением в учетных регистрах.

Передача денег в наличной форме осуществляется в соответствии с письменным заявлением лица, передающего средства. При передаче денежных взносов по безналичному расчету в платежном документе должно быть указано целевое назначение взноса.

Добровольные пожертвования предприятий, организаций и учреждений, денежная помощь родителей вносятся через учреждения банков, бухгалтерию учреждения, централизованную бухгалтерию органа управления образованием, и должны учитываться на текущем счете по специальным средствам с указанием целевого назначения взноса.

Общественные органы, органы школьного самоуправления в соответствии с их компетенцией могут осуществлять контроль за переданными учреждению средствами. Администрация учреждения обязана представить отчет об использовании добровольных пожертвований по требованию органа общественного самоуправления.

При привлечении добровольных взносов родителей на ремонт образовательного учреждения и другие расходы, связанные с деятельностью учреждения, администрация обязана представлять письменные отчеты об использовании средств, выполнении работ совету учреждения или другому общественному органу для рассмотрения на классных собраниях, общешкольных конференциях и т.д.

Данная информация в обязательном порядке должна размещаться на официальном сайте образовательного учреждения.

Не допускается использование добровольных пожертвований образовательным учреждением на цели, не соответствующие уставной деятельности и не в соответствии с пожеланием лица, совершившего пожертвование.

Ответственность за целевое использование добровольных пожертвований несет руководитель образовательного учреждения.

Орган управления образованием несет ответственность за осуществление контроля за работой по использованию подведомственными учреждениями добровольных пожертвований в соответствии с Положением (Порядком), принятым образовательными учреждениями.

Источник