заявление на оплату проезда до места работы образец
Приложение N 2. Заявление о компенсации в виде возмещения фактически произведенных расходов на оплату стоимости проезда к месту отдыха и обратно (Форма)
к Административному регламенту
предоставления Пенсионным фондом
Российской Федерации государственной
услуги по предоставлению компенсации
расходов на оплату стоимости
проезда к месту отдыха на территории
Российской Федерации и обратно
пенсионерам, являющимся получателями
страховых пенсий по старости
и по инвалидности и проживающим
в районах Крайнего Севера
и приравненных к ним местностях
См. данную форму в MS-Word.
(наименование территориального органа Пенсионного фонда
ЗАЯВЛЕНИЕ О КОМПЕНСАЦИИ В ВИДЕ ВОЗМЕЩЕНИЯ ФАКТИЧЕСКИ
ПРОИЗВЕДЕННЫХ РАСХОДОВ НА ОПЛАТУ СТОИМОСТИ ПРОЕЗДА К МЕСТУ
(фамилия, имя, отчество (при наличии)
страховой номер индивидуального лицевого счета ___________________________,
принадлежность к гражданству _____________________________________________,
проживающий(ая) в Российской Федерации:
адрес места жительства ____________________________________________________
адрес места пребывания ____________________________________________________
адрес места фактического проживания _______________________________________
номер телефона ___________________________________________________________,
Наименование документа, удостоверяющего личность
2. Представитель (законный представитель недееспособного лица,
организация, на которую возложено исполнение обязанностей опекуна или
попечителя, доверенное лицо) (нужное подчеркнуть)
(фамилия, имя, отчество (при наличии) представителя; наименование
организации, на которую возложено исполнение обязанностей опекуна
или попечителя и фамилия, имя, отчество (при наличии) ее представителя)
адрес места жительства ____________________________________________________
адрес места пребывания ____________________________________________________
адрес места фактического проживания _______________________________________
адрес места нахождения организации ________________________________________
номер телефона ___________________________________________________________,
Наименование документа, удостоверяющего личность представителя
Наименование документа, подтверждающего полномочия представителя
Срок действия полномочий
В соответствии с Законом Российской Федерации от 19 февраля 1993 г.
N 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и
проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях»
прошу предоставить мне компенсацию в виде возмещения фактически
произведенных расходов на оплату стоимости проезда к месту отдыха на
территории Российской Федерации и обратно в сумме __________ руб. __ коп.
(наименование субъекта Российской Федерации, района, города, поселка,
иного населенного пункта)
Маршрут следования к месту отдыха и обратно
К заявлению прилагаю:
Проездные документы, документы о стоимости проезда (при необходимости)
Стоимость проезда (руб. коп.)
Настоящим подтверждаю, что на дату подачи заявления не работаю по
трудовому договору или по договору гражданско-правового характера,
предметом которого являются выполнение работ и оказание услуг, не
осуществляю иную деятельность, в период которой лицо подлежит обязательному
пенсионному страхованию в соответствии с Федеральным законом от 15 декабря
2001 г. N 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской
сведений предупрежден (предупреждена).
Прошу осуществлять информирование о ходе предоставления государственной
услуги путем передачи текстовых сообщений (сделать отметку в
соответствующем квадрате, указать нужное):
на адрес электронной почты
(адрес электронной почты гражданина (его представителя) (нужное подчеркнуть)
на абонентский номер устройства подвижной радиотелефонной связи
(абонентский номер гражданина (его представителя) (нужное подчеркнуть)
Для идентификации личности заявителя при обращении в территориальный
орган Пенсионного фонда Российской Федерации посредством телефонной связи
за имеющейся в распоряжении территориального органа Пенсионного фонда
Российской Федерации информацией, относящейся к его персональным данным,
использовать контрольную информацию (заполняется один из предложенных
вариантов в случае намерения заявителя получать указанную информацию
посредством телефонной связи):
вариант 1: ответ на секретный вопрос (сделать отметку в нужном квадрате при выборе указанного варианта):
Порядок возмещения транспортных расходов сотрудников
Что такое компенсация, и какие расходы персонала относятся к транспортным?
В штате большинства компаний работают сотрудники, функционал которых связан с поездками. Это могут быть водители, курьеры, торговые агенты, менеджеры, а также офисные работники. Например, кассиру периодически нужно сдавать денежные средства в банк, а бухгалтеру – представлять документы в инспекцию. Такие издержки должны компенсироваться работодателем.
Компенсация – денежная выплата, которая связана с возмещением сотруднику затрат, возникших при выполнении его трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ).
К транспортным издержкам, которые подлежат возмещению работникам, относятся:
Работодатель вправе компенсировать сотрудникам стоимость проезда к месту работы. О нюансах, сроках и рисках таких выплат узнайте в КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
Если же работа сотрудника имеет разъездной характер, то работодатель должен возместить и затраты на аренду жилого помещения, и затраты на проезд, суточные и иные издержки, предусмотренные ст. 168.1 ТК РФ.
Приказ, заявление о компенсации и иные документы для подтверждения транспортных расходов
Все расходы компании, в том числе и транспортные, подлежащие возмещению сотруднику, должны удовлетворять условиям ст. 252 НК РФ: быть экономически оправданными и подтверждаться корректно оформленными документами. При этом работодатель может их компенсировать лишь при условии, что они осуществлены с его ведома и разрешения (письмо Минфина от 10.09.2015 № 03-03-07/52139). Рассмотрим, какие документы необходимо оформить в каждом конкретном случае.
Размеры и алгоритм возмещения расходов разъездным сотрудникам нужно прописать в коллективном договоре и соответствующих дополнительных соглашениях с ними (ст. 168.1 ТК РФ). Условие о разъездном характере работы также необходимо зафиксировать в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ).
Для обоснования служебных поездок как офисных, так и разъездных работников можно оформить единый нормативный акт компании, например, положение о компенсации транспортных затрат сотрудникам, в котором прописать все должности и порядок выплаты возмещений. Такой документ позволит оправдать разъезды как кассира, так и торгового агента и др.
Возмещению также подлежат расходы за использование автомобиля сотрудником в рабочих целях (ст. 188 ТК РФ). Для обоснования выплаты компенсации работник должен предоставить работодателю копию ПТС, заявление с перечислением должностного функционала, для которого требуется автомобиль, и указанием на то, как часто он используется.
Если сумма компенсации больше нормы, то в состав расходов, уменьшающих базу по прибыли, разница не включается (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ), а между бухгалтерским и налоговым учетом возникает расхождение.
ВАЖНО! Если работнику не принадлежит транспортное средство на праве собственности, то налоговики могут потребовать рассчитать с сумм компенсации НДФЛ и страховые взносы (письмо Минфина от 21.02.2012 № 03-04-06/3-42).
Если сотрудник использует собственный автомобиль в рабочих целях, то для оправдания затрат на ГСМ налоговики требуют оформить путевой лист (письмо ФНС от 02.06.2004 № 04-2-06/419@).
Однако Минфин считает, что налоговики не вправе обязать налогоплательщиков использовать какие-либо формы для налогового учета (письмо Минфина от 01.11.2013 № 03-03-06/1/46664).
Компания-работодатель также может заключить с сотрудником договор аренды авто и установить определенную сумму ее стоимости. Такие затраты включаются в состав прочих на основании подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ. Расходы на содержание автомобиля, такие как ГСМ, страхование, ремонт, техобслуживание и проч., по договору аренды несет арендатор, то есть работодатель (ст. 646 ГК РФ). В данном случае Минфин считает все расходы, при условии оформленных надлежащим образом первичных документов, обоснованными и подлежащими учету при расчете прибыли (письмо Минфина от 15.10.2010 № 03-03-06/1/649).
О нюансах учета при аренде авто у сотрудника читайте в статье «Нужно ли удерживать страховые взносы с аренды автомобиля?».
Такую компенсацию можно учесть только в том случае, если ее возможность прописана в коллективном договоре или положении о компенсации транспортных издержек. Кроме этого, обязательно наличие подтверждающих первичных документов, а для обоснования – заявления сотрудника о компенсации с детальным пояснением причин использования такси (например, ранний вылет самолета и т. п.). Если все вышеперечисленные условия выполнены, то такие издержки можно учесть при подсчете налога на прибыль (письмо Минфина от 08.11.2011 № 03-03-06/1/720).
Учет транспортных затрат, подлежащих возмещению сотрудникам
В целях бухгалтерского учета компенсации, связанные с возмещением работникам затрат, понесенных при исполнении трудовых обязанностей согласно ст. 164 ТК РФ, собираются на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» в корреспонденции с затратными счетами. Проводки:
Дт 20 (23, 25, 26, 44) Кт 73 – отражена компенсация;
Дт 73 Кт 50 (51) – компенсация выплачена.
К налоговому учету при исчислении прибыли принимаются все компенсационные выплаты, за исключением сумм, превышающих нормы подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Какие расходы на проезд к месту командировки возмещаются работнику, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Менеджер отдела продаж ООО «Деметра» Петров В. В. использует собственный автомобиль в рабочих разъездах. Объем двигателя – более 2 000 м 3. Сумма компенсации равна 6 900 руб. Блок проводок будет выглядеть следующим образом:
Дт 26 Кт 73 – 1 500 руб. – начислена компенсация в пределах норм;
Дт 91.2 Кт 73 – 5 400 руб. (6 900 – 1 500) – компенсация, не принимаемая в налоговом учете.
Таким образом, сумма расходов в бухгалтерском учете превышает затраты в налоговом, и образуется постоянное налоговое обязательство, регулируемое нормами ПБУ 18/02.
Дт 99 Кт 68 – 1 080 руб. (5 400 × 20%) – начислен условный расход.
НДФЛ с компенсационных выплат работнику удерживать не нужно (письмо Минфина от 11.04.2013 № 04-03-06/11996).
Итоги
Компенсация транспортных расходов должна быть подтверждена корректно заполненной первичкой и экономически обоснована. Суммы затрат на выплату компенсаций учитываются при расчете прибыли в полном объеме, за исключением тех, что превышают установленные законом нормы.
Заявление на оплату проезда
Для некоторых категорий работников Трудовым кодексом предусмотрена возможность подать работодателю заявление на оплату проезда. Эти случаи не относятся к командировочным расходам: в соответствии со ст. 168 ТК РФ обязанность возместить расходы по проезду лежит на каждом работодателе независимо от организационно-правовой формы. Речь пойдет о том, как составить заявление на оплату проезда в специальных случаях.
Когда и кто оплачивает проезд, как составить документ на имя работодателя – на эти вопросы ответы можно найти ниже.
Заявление на оплату проезда
Пример заявления на оплату проезда
Заявление на оплату проезда
В соответствии со ст. 173 Трудового кодекса Российской Федерации и справкой-вызовом высшего учебного заведения «Томский государственный экономический институт» от 25.12.2016 г., прошу компенсировать фактически понесенные расходы на проезд к месту обучения по заочной форме по специальности «антикризисное управление» в г. Томск.
20 февраля 2017 г. Левыкин Б.С.
В каких случаях работника вправе подать заявление на оплату проезда
Работник, как наименее защищенная сторона в трудовых отношениях, имеет ряд гарантий. Среди них – возможность компенсировать понесенные расходы на оплату проезда или получить аванс на указанную цель.
Прежде всего, при приеме на работу ознакомьтесь с локальными правовыми актами организации – Правилами внутреннего распорядка, Положения об оплате труда. Возможно, коллективным договором или иными документами в организации приняты нормы об оплате работодателем проезда, например, к месту отпуска, по другим основаниям. Обычно такие документы содержат и утвержденный бланк заявления, требования к представляемым документам.
Когда такого акта нет, действуют общие нормы Трудового кодекса РФ. Право на оплату проезда к месту отдыха и обратно, провоз багажа в соответствии со ст. 325 кодекса имеют:
В соответствии со ст. 348.6 ТК РФ спортсмены и тренеры имеют право на компенсацию расходов по проезду к месту расположения спортивной сборной команды Российской Федерации и обратно, и связанные с участием в спортивных мероприятиях в составе такой команды.
На основании ст. 173, 173.1 и 174 ТК РФ студентам учебных заведений, имеющих аккредитацию, успешно осваивающим получение образование по программам бакалавриата, специалитета или магистратуры по заочной форме один раз в год оплата проезда к месту учебы и обратно происходит за счет средств работодателя при предъявлении работником соответствующего заявления. Если работник получает среднее профессиональное образование, работодатель компенсирует ему 50 % стоимости проезда к месту учебы и обратно при заочной форме обучения.
Специальными законами установлено право на оплату проезда работников, которые относятся к категории инвалидов в рамках пользования пенсией по инвалидности. Но в таких случаях обращаться необходимо не к работодателю, а в органы соцзащиты по месту жительства.
Как составить заявление на оплату проезда
Документ составляется после подтверждения фактически понесенных расходов. Работник должен позаботиться о наличии не только самих билетов, но и квитанций, иных финансовых документов.
Для студентов ВУЗов и образовательных учреждений среднего профессионального образования дополнительно потребуется представить справку о прохождении обучения, желательно справку-вызов. В таких случаях оплата проезда является обязанностью работодателя один раз в год, не чаще. Если локальными актами не установлены дополнительные компенсации проезда.
Заявление на оплату проезда в случаях, когда такая льгота прямо предусмотрена законодательством РФ, должно быть удовлетворено путем перечисления на банковскую карту или выдачей наличных денежных средств, в противном случае можно обратиться с жалобой в трудовую инспекцию или прокуратуру.
14 вопросов по теме
Заявление о просьбе письменного отказа об оплате за проезд.
Подавайте заявление об оплате проезда по этому образцу. На своем экземпляре заявления попросить поставить отметку о принятии. Это будет доказательством вашего обращения. Письменный отказ может быть дан только по желанию администрации организации.
Можно получить деньги, если предоставить электронную распечатку от РЖД?
Обычно требуются официально оформленные на бланках проездные документы. Кроме того, вы можете взять подтверждающие документы в РДЖ после поездки. Нужно смотреть положение об оплате, действующее в вашей организации, возможно у вас и другой порядок.
Если в компании оплачивают льготные отпуска как самый дешевый плацкарт.
А добираюсь я к месту учебы на фирменном поезде (выходит дороже). Как оплатит мне работодатель проезд?
В вашей организации должно быть утвержденное положение, в котором описываются все вопросы оплаты проезда, в том числе при использовании проезда поездом. Без изучения этого документа что-то сказать конкретно сейчас нельзя.
Добрый день! Согласно ст. 173 ТК РФ работодатель должен мне оплатить проезд к мечту учебы. Но когда мы ходим в льготные отпуска оплата производится как самый дешевый плацкартный билет. К месту учебы я еду на фирменном поезде (т.е. дороже). Как обязаны мне оплатить проезд к месту учебы?
Изучите положение по оплате проезда. В таких случаях, как правило, к билетам прилагают справку о стоимости проезда, по которой и оплачивают расходы.
Какие документы нужно предоставить, если с отпуска будем возвращаться на личном автомобиле мужа? И второе: можо ли писать заявление на оплату проезда после отпуска?
Без заявления оплаты не будет, поэтому писать заявление нужно обязательно. Собирайте чеки с заправочных станций по пути следования из отпуска домой. Дома представите их в бухгалтерию по месту работы + справку из транспортной компании о расстоянии и расходе топлива до места отдыха. Возможно в вашей организации потребуются дополнительные документы.
Здравствуйте! Проживаю в городе расположенном в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.
Вопрос: Оплатят ли льготный проезд на автомобиле, если автомобиль не является моей собственностью. Имеется доверенность на право управления транспортным средством от собственника; я вписана в страховой полюс осаго как второй водитель.
Составьте дополнительно договор безвозмездного пользования автомобилем на этот период, хотя в судебной практике принимается в качестве доказательства личного использования транспортного средства и доверенность на право управления.
как должно быть составлено заявление о компенсации расходов по льготному отпуску(проезд по территории РФ)
Как оформить и учесть оплату сотрудникам проезда на общественном транспорте
Довольно часто исполнение профессиональных обязанностей сотрудников фирмы связано с разъездами на общественном транспорте. Такие расходы осуществляются за счет организации и оплачиваются сотрудникам согласно нормам ТК РФ. Порядок оплаты проезда при исполнении служебных обязанностей, отражения затрат в учете – тема нашей статьи.
По результатам налоговой проверки, проведенной в отношении хозяйственного общества, налоговая инспекция установила, что организация оплачивала работникам проезд на городском транспорте общего пользования, такси без подтверждающих документов, предусмотрев в положении об оплате труда для ряда работников надбавку за передвижной характер труда. Налог при выплате надбавки не удерживался и в бюджет не перечислялся, что послужило основанием для привлечения общества к ответственности, предусмотренной статьей 123 НК РФ.
Организация оспорила решение налоговой инспекции в арбитражном суде.
Посмотреть решение суда
Обоснование расходов
Расходы на проезд, компенсируемые работнику, упоминаются в ряде статей ТК РФ. Так, ст. 57 ч. 2 говорит об обязательном включении упоминания о разъездном характере работы в трудовой договор, чтобы обосновать компенсацию. Необходимость оплаты проезда сотрудникам следует из ст. 129-1 (здесь уточняется, что компенсационная выплата является частью заработной платы).
Вопрос: Нужно ли облагать НДФЛ оплату работникам проезда на железнодорожном транспорте общего пользования от места жительства к месту работы, предусмотренную коллективным договором?
Посмотреть ответ
Кроме того, выделены отдельные ситуации:
Исполнение законодательных норм возможно тремя путями:
Порядок компенсации или оплаты проезда прописывается в ЛНА фирмы. Отдельный документ принимается, как правило, если перемещения на общественном транспорте касаются большого числа сотрудников.
Список сотрудников, которым оплачивается проезд, утверждается приказом.
Бухгалтерский учет
В бухгалтерском учете для отражения таких операций могут использоваться три счёта:
Счета корреспондируют со счетами затрат, суммы относятся на соответствующее подразделение. Следует сразу сказать, что участие в проводках счета 70 может привести к спорам с налоговиками. Как правило, компенсации не облагаются налогом на доходы, взносами, но присутствие таких сумм на счете 70 дает ФНС основание это сделать. Ситуация может вылиться в судебное разбирательство.
В зависимости от способа оплаты схема проводок может быть различной. Приведем несколько примеров.
Деньги выдаются под отчет:
Организацией покупаются проездные:
Проездные могут приобретаться и через подотчетное лицо, тогда проводка на оприходование будет иметь вид Дт 50/3 Кт 71.
На заметку! Оприходование проездных на счет 50/3 «Денежные документы» производится по залоговой стоимости.
Третий вариант — организацией выдается фиксированная сумма. Здесь проводки аналогичны расчетам по подотчетным суммам, но используется счет 73: Дт 20 (23, 44 и др.) Кт 73 – фиксированная сумма учтена в расходах. Такой способ удобен, если сотрудник осуществляет многократные поездки на наземном общественном транспорте. На основании предполагаемого количества поездок составляется экономический расчет, документ утверждается руководителем. Если сотрудник отсутствовал часть месяца на работе (болел, взял незапланированный отпуск), суммы пересчитываются пропорционально. Неиспользованные средства переносятся на следующий месяц.
Заметим, что здесь возможна ситуация, когда налоговые органы признают сумму доплатой к заработной плате, а не компенсацией и потребуют начислить НДФЛ, взносы, ведь документально ее работник подтвердить не сможет.
В таком случае для включения ее в расходы по оплате труда необходимо четкое обоснование с использованием реальных цен на проезд, действующих в регионе.
Налоги
Оплата проезда не облагается налогом на доходы и взносами (письмо Минфина №03-04-05/46903 от 06/07/18 г., письмо ФСС №02-03-16/08-526П от 02/04/10 г.). «Проездные» суммы не облагаются НДС (ст. 149 НК РФ п.2-7), за исключением такси, в том числе маршрутного. Об этом следует помнить при установлении фиксированной суммы работнику за проезд.
Их можно включать в расходы по налогу на прибыль, как прочие, относящиеся к производству и реализации (ст. 264 НК РФ, п. 1-49), при условии документальной обоснованности.
Работающие на УСН уменьшать затраты на суммы оплаты проезда не могут, поскольку в ст. 346.16 п. 1 они напрямую не поименованы. Такие разъяснения не раз давал и Минфин и ФНС. С этой точкой зрения, однако, можно поспорить, если считать оплату проезда выплатой, связанной с режимом работы сотрудника (подпункт 6 п. 1 указанной статьи), и сделать на этом акцент в трудовом договоре, ЛНА фирмы.
Как оплачивается проезд до места отпуска работникам Крайнего Севера
Регионы Крайнего Севера характеризуются сложными условиями проживания, связанными с местными природно-климатическими особенностями. Поэтому социальное обеспечение занятых в указанной местности граждан предусматривает многочисленные привилегии и льготы, в числе которых оплачиваемая предприятием поездка в отпуск в пределах Российской Федерации.
В дополнение к оплачиваемым дням отдыха, предоставляемым гражданам на общих основаниях, установлен дополнительный оплачиваемый период для тех, кто трудится на территории Крайнего Севера (24 календарных дня) и в приравненных к ним регионах (16 календарных дней). Размещенные в этих районах организации должны возмещать сотрудникам траты на поездку в отпуск и на обратную дорогу за счет собственных ресурсов.
Кто и в каких случаях получает возмещение проезда на отдых
На льготный проезд могут рассчитывать только жители территории Крайнего Севера, имеющие официальную трудовую занятость в указанном регионе РФ.
Согласно ФЗ о государственных гарантиях (ст. 33) поездка по территории РФ к месту проведения отпуска и обратно оплачивается сотруднику средствами предприятия 1 раз за 2 года. При использовании дней отдыха на поездку по территории государств СНГ оплата производится при наличии соответствующего пункта в трудовом контракте, оформленном между организацией и гражданином.
В соответствии с правилами, определенными для работодателей северной полосы территории России (ПП РФ №456, 12.06.2008), возмещение затрат на дни в дороге производится с учетом некоторых моментов:
Важно! При подписании трудового контракта с работодателем желательно указать в тексте документа членов семьи сотрудника, которым полагается компенсация проезда при уходе в отпуск, тем самым удастся избежать возможных разногласий в будущем. Определение лиц, причисляемых к членам семьи, указано в ФЗ о прожиточном минимуме в РФ (№134, 20.10.1997).
Особенности оплаты льготного проезда
В отпуске компенсируется стоимость дороги в обе стороны при перемещении на транспорте:
Подлежит компенсации также оплата провоза багажа (до 30 кг на одного человека).
При поездке на личном транспортном средстве компенсируются расходы, рассчитанные по наименьшей стоимости самого короткого пути до конечного пункта маршрута. В этой ситуации работник должен передать в бухгалтерию предприятия документы, подтверждающие нахождение в рассматриваемый период вне северных территорий РФ.
Транспортные расходы на отдых самого сотрудника и членов его семьи финансируются за счет разных источников. Затраты по работнику включены в себестоимость продукции организации (ПП РФ №661, 01.07.1995), а выплата по членам его семьи производится из части прибыли, остающейся в распоряжении предприятия. Поэтому при отсутствии у организации прибыли оплата транспортных расходов, понесенных членами семьи сотрудника, не может производиться.
Возмещение стоимости расходов на транспорт выдается сотруднику перед отъездом на отдых исходя из предварительных расходов на транспорт, а итоговый расчет производится по предоставленным проездным документам по возвращении работника (членов его семьи) домой.
Если сотрудник посещал в указанный период несколько населенных пунктов на территории РФ, возмещаются затраты только до одного из пунктов (по выбору работника), а обратная дорога компенсируется по кратчайшему маршруту от выбранного пункта.
При путешествии в иные страны оплачивается перемещение до границы РФ и обратно от границы до дома.
Расчетным пунктом признается таможня на выезде и въезде из страны (пункт пропуска или аэропорт). Если сам ближайший аэропорт находится уже за пределами северной территории, то и работник, и члены его семьи доедут до него с полной компенсацией проезда.
Если работник не использовал свое право на отдых, то при увольнении ему полагается денежная компенсация.
Важно! Привилегии по транспортному возмещению не относятся к работникам вахтовой службы, не проживающим на северной территории.
Когда теряется право на компенсацию
При приближении окончания 2-летнего периода на право использования льготы (за 1-2 месяца) администрация предприятия письменно уведомляет об этом сотрудника.
По Постановлению Правительства РФ №455 возможность получения компенсации теряется, если она не использована в отведенный для этого период. Перенос дней отдыха или льготы для оплаты расходов на транспорт не допускается.
Важно! Неработающие в связи с уходом за ребенком и беременные работницы не могут использовать указанное право. Исключением будет ситуация, когда сотрудник прервет отпуск по уходу и напишет заявление на трудовой ежегодный отпуск. Тогда при выезде за пределы Севера стоимость дорожных затрат в оба конца будет компенсирована работодателем.
Налогообложение и страхование льготных выплат
Независимо от принятой на предприятии системы налогообложения компенсация затрат сотрудников на перемещение по территории страны к месту нахождения во время отпуска и обратно не облагается:
Освобождение от обложения налогами и взносами по страхованию определяется внутренними документами организации:
При работе по упрощенной системе обложения налогами учитываемая для расчета база предприятия не уменьшается на величину компенсационных расходов по проездам работников на отдых (ст. 346 НК РФ).
При оплате единого налога с разницы между расходами и доходами организация может учесть льготные проездные расходы сотрудников в составе затрат на оплату труда.
Нормы законодательства, используемые для расчета и выплаты проездных льгот
Распоряжения и нормы, используемые при определении размера и порядка оплаты денег на транспортные траты для работающих на предприятиях и организациях Крайнего Севера РФ, должны быть отражены в документах внутреннего распорядка организации и на законодательном уровне.
Кроме профсоюзных положений, трудовых и коллективных соглашений, основными определяющими нормативными актами служат следующие:
Компенсировать своим наемным сотрудникам и членам их семей следование к месту отдыха обязаны не только государственные работодатели Крайнего Севера, но и частные предприниматели.
Право на оплату затрат на транспорт работник получает после 1 года работы в организации и в последующие каждый второй год (четвертый, шестой и так далее) без учета времени фактического использования права на отдых.
Работник может получить возмещение за свои транспортные затраты на отдых не сразу в момент приобретения права, а в последующие годы трудовой деятельности. Сумма должна быть выплачена как при использовании отпуска за 1 год или объединенного за 2 года.
Важно! Нежелательно накапливать льготу по транспортным расходам, ведь работодатель по разным причинам может отказать в одномоментной выплате за несколько двухлетних периодов. В случае подачи сотрудником искового заявления судебным решением возможно присуждение работодателю произвести выплату не больше чем за три года, то есть истец не может воспользоваться правом транспортного возмещения за все периоды, кроме последнего.
Как оформить компенсацию оплаты проезда в отпуск
Для того, чтобы рассчитывать на возмещение денег за оплату проезда в отпуск, уходящему в него работнику северных предприятий следует написать своему руководству заявление. Он все равно будет писать его в обязательном порядке для ухода в отпуск. Нужно только, помимо обычных обязательных моментов, дополнительно включить туда некоторые данные:
Нужно обязательно приложить копии билетов или посадочные талоны до места отпуска (на самолет, поезд, водный транспорт), а также чеки на оплату перевозки багажа.
Если человек едет на собственном авто, к заявлению нужно будет приложить:
По получении данного заявления руководитель организации издает специальный приказ, который является основой для отдела кадров и бухгалтерии при начислении и выплате отпускных средств.
Подтверждение расходов нужно подать минимум за три дня до отъезда. После возвращения может быть произведен перерасчет.
Работодатель уклоняется от уплаты?
Лишить работника полагающейся ему выплаты на дорогу в отпуск не получится – на страже стоит закон, который накладывает на нарушителей прав работников серьезные санкции. Работодатель, не выполнивший свои обязанности по начислению и выплате данных средств, может быть оштрафован (ст. 5.27 КоАП РФ):