заявление на оплату проезда в отпуск северянам образец
Как оплачивается проезд до места отпуска работникам Крайнего Севера
Регионы Крайнего Севера характеризуются сложными условиями проживания, связанными с местными природно-климатическими особенностями. Поэтому социальное обеспечение занятых в указанной местности граждан предусматривает многочисленные привилегии и льготы, в числе которых оплачиваемая предприятием поездка в отпуск в пределах Российской Федерации.
В дополнение к оплачиваемым дням отдыха, предоставляемым гражданам на общих основаниях, установлен дополнительный оплачиваемый период для тех, кто трудится на территории Крайнего Севера (24 календарных дня) и в приравненных к ним регионах (16 календарных дней). Размещенные в этих районах организации должны возмещать сотрудникам траты на поездку в отпуск и на обратную дорогу за счет собственных ресурсов.
Кто и в каких случаях получает возмещение проезда на отдых
На льготный проезд могут рассчитывать только жители территории Крайнего Севера, имеющие официальную трудовую занятость в указанном регионе РФ.
Согласно ФЗ о государственных гарантиях (ст. 33) поездка по территории РФ к месту проведения отпуска и обратно оплачивается сотруднику средствами предприятия 1 раз за 2 года. При использовании дней отдыха на поездку по территории государств СНГ оплата производится при наличии соответствующего пункта в трудовом контракте, оформленном между организацией и гражданином.
В соответствии с правилами, определенными для работодателей северной полосы территории России (ПП РФ №456, 12.06.2008), возмещение затрат на дни в дороге производится с учетом некоторых моментов:
Важно! При подписании трудового контракта с работодателем желательно указать в тексте документа членов семьи сотрудника, которым полагается компенсация проезда при уходе в отпуск, тем самым удастся избежать возможных разногласий в будущем. Определение лиц, причисляемых к членам семьи, указано в ФЗ о прожиточном минимуме в РФ (№134, 20.10.1997).
Особенности оплаты льготного проезда
В отпуске компенсируется стоимость дороги в обе стороны при перемещении на транспорте:
Подлежит компенсации также оплата провоза багажа (до 30 кг на одного человека).
При поездке на личном транспортном средстве компенсируются расходы, рассчитанные по наименьшей стоимости самого короткого пути до конечного пункта маршрута. В этой ситуации работник должен передать в бухгалтерию предприятия документы, подтверждающие нахождение в рассматриваемый период вне северных территорий РФ.
Транспортные расходы на отдых самого сотрудника и членов его семьи финансируются за счет разных источников. Затраты по работнику включены в себестоимость продукции организации (ПП РФ №661, 01.07.1995), а выплата по членам его семьи производится из части прибыли, остающейся в распоряжении предприятия. Поэтому при отсутствии у организации прибыли оплата транспортных расходов, понесенных членами семьи сотрудника, не может производиться.
Возмещение стоимости расходов на транспорт выдается сотруднику перед отъездом на отдых исходя из предварительных расходов на транспорт, а итоговый расчет производится по предоставленным проездным документам по возвращении работника (членов его семьи) домой.
Если сотрудник посещал в указанный период несколько населенных пунктов на территории РФ, возмещаются затраты только до одного из пунктов (по выбору работника), а обратная дорога компенсируется по кратчайшему маршруту от выбранного пункта.
При путешествии в иные страны оплачивается перемещение до границы РФ и обратно от границы до дома.
Расчетным пунктом признается таможня на выезде и въезде из страны (пункт пропуска или аэропорт). Если сам ближайший аэропорт находится уже за пределами северной территории, то и работник, и члены его семьи доедут до него с полной компенсацией проезда.
Если работник не использовал свое право на отдых, то при увольнении ему полагается денежная компенсация.
Важно! Привилегии по транспортному возмещению не относятся к работникам вахтовой службы, не проживающим на северной территории.
Когда теряется право на компенсацию
При приближении окончания 2-летнего периода на право использования льготы (за 1-2 месяца) администрация предприятия письменно уведомляет об этом сотрудника.
По Постановлению Правительства РФ №455 возможность получения компенсации теряется, если она не использована в отведенный для этого период. Перенос дней отдыха или льготы для оплаты расходов на транспорт не допускается.
Важно! Неработающие в связи с уходом за ребенком и беременные работницы не могут использовать указанное право. Исключением будет ситуация, когда сотрудник прервет отпуск по уходу и напишет заявление на трудовой ежегодный отпуск. Тогда при выезде за пределы Севера стоимость дорожных затрат в оба конца будет компенсирована работодателем.
Налогообложение и страхование льготных выплат
Независимо от принятой на предприятии системы налогообложения компенсация затрат сотрудников на перемещение по территории страны к месту нахождения во время отпуска и обратно не облагается:
Освобождение от обложения налогами и взносами по страхованию определяется внутренними документами организации:
При работе по упрощенной системе обложения налогами учитываемая для расчета база предприятия не уменьшается на величину компенсационных расходов по проездам работников на отдых (ст. 346 НК РФ).
При оплате единого налога с разницы между расходами и доходами организация может учесть льготные проездные расходы сотрудников в составе затрат на оплату труда.
Нормы законодательства, используемые для расчета и выплаты проездных льгот
Распоряжения и нормы, используемые при определении размера и порядка оплаты денег на транспортные траты для работающих на предприятиях и организациях Крайнего Севера РФ, должны быть отражены в документах внутреннего распорядка организации и на законодательном уровне.
Кроме профсоюзных положений, трудовых и коллективных соглашений, основными определяющими нормативными актами служат следующие:
Компенсировать своим наемным сотрудникам и членам их семей следование к месту отдыха обязаны не только государственные работодатели Крайнего Севера, но и частные предприниматели.
Право на оплату затрат на транспорт работник получает после 1 года работы в организации и в последующие каждый второй год (четвертый, шестой и так далее) без учета времени фактического использования права на отдых.
Работник может получить возмещение за свои транспортные затраты на отдых не сразу в момент приобретения права, а в последующие годы трудовой деятельности. Сумма должна быть выплачена как при использовании отпуска за 1 год или объединенного за 2 года.
Важно! Нежелательно накапливать льготу по транспортным расходам, ведь работодатель по разным причинам может отказать в одномоментной выплате за несколько двухлетних периодов. В случае подачи сотрудником искового заявления судебным решением возможно присуждение работодателю произвести выплату не больше чем за три года, то есть истец не может воспользоваться правом транспортного возмещения за все периоды, кроме последнего.
Как оформить компенсацию оплаты проезда в отпуск
Для того, чтобы рассчитывать на возмещение денег за оплату проезда в отпуск, уходящему в него работнику северных предприятий следует написать своему руководству заявление. Он все равно будет писать его в обязательном порядке для ухода в отпуск. Нужно только, помимо обычных обязательных моментов, дополнительно включить туда некоторые данные:
Нужно обязательно приложить копии билетов или посадочные талоны до места отпуска (на самолет, поезд, водный транспорт), а также чеки на оплату перевозки багажа.
Если человек едет на собственном авто, к заявлению нужно будет приложить:
По получении данного заявления руководитель организации издает специальный приказ, который является основой для отдела кадров и бухгалтерии при начислении и выплате отпускных средств.
Подтверждение расходов нужно подать минимум за три дня до отъезда. После возвращения может быть произведен перерасчет.
Работодатель уклоняется от уплаты?
Лишить работника полагающейся ему выплаты на дорогу в отпуск не получится – на страже стоит закон, который накладывает на нарушителей прав работников серьезные санкции. Работодатель, не выполнивший свои обязанности по начислению и выплате данных средств, может быть оштрафован (ст. 5.27 КоАП РФ):
Особенности компенсации расходов на отпуск для «северян» в 2020 году
Автор: Зобова Е. П., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»
Согласно ст. 325 ТК РФ лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно. Но из-за пандемии коронавируса и введенных ограничительных мер, в том числе связанных с передвижением граждан по территории РФ, воспользоваться предоставленным правом в 2020 году указанным лицам практически невозможно.
Пропадает ли в этом случае данное право в 2020 году? Можно ли его перенести на следующий год? Как облагаются НДФЛ и страховыми взносами компенсационные выплаты? Можно ли учесть суммы компенсаций для целей налога на прибыль?
Право на компенсацию расходов на отпуск
Положениями ст. 1 и 33 Закона РФ от 19.02.1993 № 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях» и ст. 325 ТК РФ урегулирован порядок предоставления компенсаций расходов лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.
При этом порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в федеральных государственных органах, государственных внебюджетных фондах РФ, федеральных государственных учреждениях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей установлен Постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 № 455.
Размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в государственных органах субъектов РФ, территориальных фондах обязательного медицинского страхования, государственных учреждениях субъектов РФ, устанавливаются нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ, в органах местного самоуправления, муниципальных учреждениях, – нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.
Для всех остальных работодателей порядок предоставления рассматриваемых компенсаций законодательно не урегулирован, они сами должны его установить – коллективными договорами, локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения выборных органов первичных профсоюзных организаций (при наличии), трудовыми договорами.
Работодатели, не относящиеся к бюджетной сфере и осуществляющие предпринимательскую и (или) иную экономическую деятельность в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, самостоятельно в рамках коллективного договора, локального нормативного акта или в трудовом договоре с работником устанавливают размер, условия и порядок предоставления работникам компенсации расходов на оплату стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно. В случае достижения соглашения между сторонами трудовых правоотношений о выплате такой компенсации ее объем может быть отличным от того, который установлен в ч. 1 – 7 ст. 325 ТК РФ, но в то же время учитывающим целевое назначение данной компенсации – максимально способствовать обеспечению выезда работника за пределы неблагоприятной природно-климатической зоны (Обзор судебной практики ВС РФ № 2 (2016)).
Особенности предоставления компенсаций на расходы на отпуск в 2020 году
В связи с пандемией коронавируса лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и имеющие право в соответствии со ст. 325 ТК РФ на оплату один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно (далее – компенсация расходов), в 2020 году практически не смогли воспользоваться своим правом.
В связи с этим принято Постановление Правительства РФ от 19.06.2020 № 887 «Об особенностях правового регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений в 2020 году»,которое вступило в силу 23.06.2020 и действует по 31.12.2020 включительно. Документ регулирует сложившуюся непростую ситуацию.
Если работник не воспользовался своим правом на компенсацию расходов в 2020 году…
Если лицо, имеющее право на компенсацию расходов на отпуск, не воспользовалось таким правом в 2020 году в связи с осуществляемыми в 2020 году ограничительными мерами по предупреждению распространения новой коронавирусной инфекции, то оно может реализовать это право в 2021 году.
Если двухлетний период заканчивается в 2020 году…
Если указанный период, за который работнику предоставляется право на компенсацию расходов, заканчивается в 2020 году и он его не использовал, то право на компенсацию расходов в 2021 – 2022 годах реализуется в 2022 году.
Если работник в 2020 году получил компенсацию на расходы на отпуск авансом, но не смог поехать в отпуск из-за ограничительных мер…
Полученные работником средства, выплаченные ему работодателем в 2020 году в качестве предварительной компенсации расходов, если он не воспользовался ими в связи с ограничительными мерами, не подлежат возврату работодателю в том случае, когда транспортная организация предусмотрела пролонгацию на 2021 год срока выполнения обязательств по перевозке пассажира исходя из суммы ранее внесенной провозной платы (либо пролонгацию действия проездных и перевозочных документов на 2021 год) или не возмещает средства за проездные и перевозочные документы.
Работники, оплатившие проездные и перевозочные документы, но не воспользовавшиеся ими в связи с ограничительными мерами, в течение семи рабочих дней с даты выхода работника из отпуска (окончания периода осуществления мер, если они распространялись на такого работника):
возвращают работодателю средства, полученные на приобретение проездных и перевозочных документов, в случае их возмещения в денежной форме транспортной организацией (исходя из возмещенной суммы);
информируют работодателя о пролонгации транспортной организацией на 2021 год срока выполнения обязательств по перевозке пассажира исходя из суммы ранее внесенной провозной платы либо о пролонгации действия проездных и перевозочных документов на 2021 год;
информируют работодателя о том, что транспортная организация не возвращает средства за проездные и перевозочные документы и не продлевает срок выполнения обязательств по перевозке, с приложением соответствующих документов. При необходимости работодатель вправе запросить у транспортной организации предоставление соответствующих документов.
Способы информирования работодателя в данном случае устанавливаются в локальных нормативных актах с учетом мнения представительного органа работников (при наличии такого представительного органа).
Отчет о произведенных расходах.
Отчет о произведенных расходах с приложением подлинников проездных и перевозочных документов или их экземпляров на бумажном носителе (при оформлении в электронном виде), если работник воспользовался ими для проезда к месту использования отпуска и (или) обратно, представляется работником работодателю в течение трех рабочих дней с даты выхода работника из отпуска (с учетом периода осуществляемых по месту использования отпуска или по месту работы работника ограничительных мер, если они распространялись на такого работника).
Налогообложение компенсаций расходов на отпуск
Страховые взносы и компенсация
Положениями пп. 1 п. 1 ст. 420 и п. 1 ст. 421 НК РФ предусмотрено, что объектом и базой для начисления страховых взносов для организаций, производящих выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, подлежащим обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования, признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые, в частности, в рамках трудовых отношений, за исключением сумм, указанных в ст. 422 НК РФ.
Исходя из пп. 7 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежит обложению страховыми взносами стоимость проезда работника к месту использования отпуска и обратно и стоимость провоза багажа весом до 30 кг, а также стоимость проезда неработающих членов его семьи (мужа, жены, несовершеннолетних детей, фактически проживающих с работником) и стоимость провоза ими багажа, оплачиваемые плательщиком страховых взносов лицам, работающим и проживающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, в соответствии с законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления, трудовыми договорами и (или) коллективными договорами.
При этом в случае использования отпуска за пределами территории РФ не подлежит обложению страховыми взносами стоимость проезда или перелета работника и неработающих членов его семьи (включая стоимость провоза ими багажа весом до 30 кг), рассчитанная от места отправления до пункта пропуска через государственную границу РФ, в том числе международного аэропорта, в котором работник и неработающие члены его семьи проходят пограничный контроль в пункте пропуска через государственную границу РФ.
Вместе с тем исходя из положений ст. 9 Закона РФ от 01.04.1993 № 4730-1 «О Государственной границе Российской Федерации» под пунктом пропуска через государственную границу РФ понимается территория (акватория) в пределах, в частности, железнодорожной станции и аэропорта, открытых для международных сообщений (международных полетов), где в соответствии с законодательством РФ осуществляется пропуск лиц через государственную границу РФ.
Таким образом, при проведении отпуска работником организации, расположенной в районе Крайнего Севера, за пределами территории РФ не облагается страховыми взносами только стоимость его проезда к месту проведения отпуска и обратно – от места его жительства или работы до пункта пропуска через государственную границу РФ, в котором осуществляется прохождение работником паспортного контроля.
Как отмечено представителями Минфина, предусмотренное пп. 7 п. 1 ст. 422 НК РФ положение не противоречит нормам ст. 325 ТК РФ и ст. 33 Закона РФ № 4520-1, поскольку устанавливает только порядок обложения страховыми взносами тех или иных выплат в пользу работников для плательщиков-организаций и не ущемляет прав работников, проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях и работающих в организациях, расположенных в таких местностях, на компенсацию работодателем расходов по оплате стоимости проезда в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно, которые производятся в соответствии с вышеупомянутыми нормами ТК РФ и Закона № 4520-1 (Письмо от 31.01.2020 № 03-15-06/6028).
НДФЛ и компенсация
Что касается НДФЛ, п. 1 ст. 210 НК РФ установлено: при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, которые получены им как в денежной, так и в натуральной форме или право на распоряжение которыми у него возникло.
Доходом физических лиц согласно ст. 41 НК РФ признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и в отношении доходов физических лиц определяемая в соответствии с гл. 23 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ.
Перечень доходов, не подлежащих обложению налогом на доходы физических лиц, содержится в ст. 217 НК РФ.
В силу абз. 2 и 10 п. 1 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ, если иное не предусмотрено данным пунктом, все виды компенсационных выплат, установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с оплатой работодателем своим работникам, работающим и проживающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, стоимости проезда работника в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно и стоимости провоза багажа весом до 30 кг, а также стоимости проезда неработающих членов его семьи (мужа, жены, несовершеннолетних детей, фактически проживающих с работником) и стоимости провоза ими багажа, производимой в соответствии с законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ.
Иных положений, предусматривающих освобождение от налогообложения сумм компенсации работодателем проезда работника к месту проведения отпуска и обратно, ст. 217 НК РФ не содержит (письма Минфина России от 21.11.2019 № 03-04-05/90143, от 24.03.2020 № 03-04-06/22703).
Учет компенсаций для целей налога на прибыль
В отношении налога на прибыль организаций отметим, что расходы на компенсацию отпускных для «северян» учитываются в соответствии с п. 7 ст. 255 НК РФ: в составе расходов на оплату труда учитываются фактические расходы в виде среднего заработка, сохраняемого работникам на время отпуска, предусмотренного законодательством РФ, фактические расходы на оплату проезда работников и лиц, находящихся у этих работников на иждивении, к месту использования отпуска на территории РФ и обратно (включая расходы на оплату провоза багажа работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях) в порядке, предусмотренном действующим законодательством, – для организаций, финансируемых из соответствующих бюджетов, и в порядке, предусмотренном работодателем, – для иных организаций.
Таким образом, расходы в виде компенсации стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно могут учитываться при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль организаций в соответствии с п. 7 ст. 255 НК РФ в том случае, если такая обязанность предусмотрена трудовым законодательством РФ (Письмо Минфина России от 24.03.2020 № 03-04-06/22703).
Одновременно уточним, что на основании п. 25 ст. 255 НК РФ для целей налогообложения прибыли организаций учитываются все расходы, произведенные в пользу работника, предусмотренные коллективным, трудовым или локальным нормативным правовым актом организации, при условии, что такие расходы являются элементом системы оплаты труда, а также при условии их соответствия критериям ст. 252 НК РФ.
Компенсации лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеющим право на оплату один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно, в 2020 году будут выплачены с учетом особенно стей, установленных Постановлением Правительства РФ от 19.06.2020 № 887. Так, если лицо, имеющее право на компенсацию расходов на отпуск, не воспользовалось названным правом в 2020 году в связи с осуществляемыми в 2020 году ограничительными мерами по предупреждению распространения новой коронавирусной инфекции, то оно может реализовать это право в 2021 году. Причем если указанный период, за который работнику предоставляется право на компенсацию расходов, заканчивается в 2020 году и тот его не использовал, то право на компенсацию расходов в 2021 – 2022 годах реализуется в 2022 году.
Компенсации проезда к месту проведения отпуска и обратно, в том числе работающим в районах Крайнего Севера
Известно, что для районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей характерны суровые климатические условия, поэтому работникам Севера государство предоставляет особые льготы, одной из которых выступает компенсация проезда работника к месту проведения отпуска и обратно.
Кто имеет право на получение такой компенсации, в каком размере она выплачивается, как осуществляется бухгалтерский учет и налогообложение сумм таких компенсаций в коммерческой фирме, мы расскажем в статье более подробно.
Прежде чем перейти к рассмотрению темы статьи, напомним читателю, что Перечень районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей утвержден еще Постановлением Совета Министров СССР от 10.11.1967 N 1029 и действует до сих пор с учетом многочисленных изменений, внесенных в этот документ в разные годы.
Особенностям регулирования труда лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, посвящена одноименная глава 50 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ), статьей 313 которого определено, что лица, работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на получение государственных гарантий и компенсаций, установленных ТК РФ, другими федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации.
Одной из таких государственных гарантий лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, является компенсация оплаты один раз в два года за счет средств работодателя стоимости проезда и провоза багажа в пределах территории Российской Федерации к месту проведения отпуска и обратно. Данное право предоставлено статьей 325 ТК РФ, а также статьей 33 Закона Российской Федерации от 19.02.1993 N 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях»(далее — Закон РФ N 4520-1). При этом компенсация расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно лицам, работающим в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, устанавливается ТК РФ.
Обратите внимание! Государственные гарантии и компенсации, предусмотренные Законом РФ N 4520-1, распространяются также на районы Севера, которые не отнесены к районам Крайнего Севера и приравненным к ним местностям, но в которых начисляются районный коэффициент и процентная надбавка к заработной плате. Такая норма установлена пунктом 3 Постановления Верховного Совета Российской Федерации от 19.02.1993 N 4521-1 «О порядке введения в действие Закона Российской Федерации «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях».
Это же подтверждает и правоприменительная практика, в частности, такой вывод содержится в Постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 27.01.2012 по делу N А33-7364/2011.
Частью 2 статьи 325 ТК РФ определено, что федеральные государственные органы, государственные внебюджетные фонды Российской Федерации, федеральные государственные учреждения оплачивают работнику стоимость проезда в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно любым видом транспорта (за исключением такси), в том числе личным, стоимость провоза багажа весом до 30 килограммов, а также стоимость проезда и провоза багажа к месту использования отпуска работника и обратно неработающим членам его семьи (мужу, жене, несовершеннолетним детям, фактически проживающим с работником) независимо от времени использования отпуска.
Обратите внимание на то, что в отношении выплаты компенсации членам семьи работника трудовое право вводит дополнительное условие — член семьи должен находиться на иждивении работника «северной» организации, ведь в статье 325 ТК РФ речь идет о неработающих членах семьи. Это подтверждает и мнение суда, выраженное в Постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 30.09.2008 по делу N Ф04-5843/2008(12318-А81-25).
Имейте в виду, что если член семьи работника не является иждивенцем (работает), то эта льгота на него не распространяется, что следует из Письма Минфина России от 18.11.2009 N 03-04-06-01/300.
Федеральные государственные органы, государственные внебюджетные фонды Российской Федерации, федеральные государственные учреждения в настоящее время применяют Правила компенсации расходов, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 12.06.2008 N 455 «О порядке компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в федеральных органах государственной власти (государственных органах) и федеральных государственных учреждениях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей» (далее — Правила).
Напомним, что государственные или муниципальные учреждения могут быть казенными, бюджетными или автономными, что следует из статьи 123.22 части первой Гражданского кодекса Российской Федерации. Названные выше Правила распространяются на все типы федеральных государственных учреждений (казенные, бюджетные и автономные), расположенные в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, что подтверждает и Решение Верховного Суда Российской Федерации от 02.08.2012 N АКПИ12-531 «О признании частично недействующим пункта 24 Изменений, которые вносятся в акты Правительства РФ, утв. Постановлением Правительства РФ от 17.12.2010 N 1045».
В соответствии с пунктом 4 Правил право на компенсацию расходов за первый и второй годы работы возникает у работника учреждения одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы.
Впоследствии у работника учреждения это право возникает:
Право на оплату стоимости проезда и провоза багажа у членов семьи работника учреждения возникает одновременно с возникновением такого права у работника учреждения, причем соответствующая оплата членам семьи производится при условии их выезда к месту использования отпуска работника (в один населенный пункт по существующему административно-территориальному делению) и возвращения (как вместе с работником, так и отдельно от него).
Согласно пункту 5 Правил расходы, подлежащие компенсации, включают в себя:
Если представленные работником учреждения документы подтверждают осуществленные расходы на проезд по более высокой категории проезда, чем установлено пунктом 5 Правил, то компенсация указанных расходов осуществляется на основании справки о стоимости проезда в соответствии с установленной категорией проезда, выданной работнику (членам его семьи) соответствующей транспортной организацией, на дату приобретения билета. При этом следует иметь в виду, что расходы на получение такой справки не компенсируются!
При отсутствии проездных документов компенсация расходов осуществляется при документальном подтверждении пребывания работника учреждения и членов его семьи в месте использования отпуска (при наличии документов, подтверждающих проживание в гостинице, санатории, доме отдыха, пансионате, кемпинге, на туристической базе, а также в другом подобном учреждении или удостоверяющих регистрацию по месту пребывания) на основании справки транспортной организации о стоимости проезда по кратчайшему маршруту следования к месту использования отпуска и обратно в размере минимальной стоимости проезда (пункт 7 Правил):
В том случае, если работник учреждения и члены его семьи добирались к месту использования отпуска и обратно личным транспортом, компенсация расходов производится в размере фактически осуществленных расходов на оплату стоимости израсходованного топлива, подтвержденных чеками автозаправочных станций, но не выше стоимости проезда, рассчитанной на основе норм расхода топлива, установленных для соответствующего транспортного средства, и исходя из кратчайшего маршрута следования. При этом пребывание работника и членов его семьи в месте использования отпуска должно быть документально подтверждено.
Если работник учреждения проводит отпуск в нескольких местах, то компенсируется стоимость проезда только к одному из этих мест (по выбору работника) (пункт 9 Правил).
Обратите внимание! Как разъяснили специалисты Минздравсоцразвития России в своем Письме от 20.02.2009 N 194-13, в каждом конкретном случае вопрос о том, проводил ли работник свой очередной отпуск в нескольких местах или следовал через пункты остановки проездом, руководство компании решает на основании объяснительной записки работника и представленных проездных документов. Данные разъяснения ФНС России Письмом от 20.03.2009 N ВЕ-17-5/63@ направила для руководства в работе нижестоящим налоговым органам.
Также компенсации подлежит стоимость обратного проезда от того же места к месту постоянного жительства по фактическим расходам (при условии проезда по кратчайшему маршруту следования) или на основании справки о стоимости проезда в соответствии с установленными пунктом 5 Правил категориями проезда, выданной транспортной организацией, но не более фактически осуществленных расходов.
Если работник проводит отпуск за пределами Российской Федерации, в том числе по туристической путевке, то компенсация расходов производится по проезду железнодорожным, воздушным, морским, речным, автомобильным транспортом до ближайших к месту пересечения границы Российской Федерации железнодорожной станции, аэропорта, морского (речного) порта, автостанции с учетом требований, установленных Правилами. При этом основанием для выплаты компенсации, кроме перевозочных документов, является копия заграничного паспорта (при предъявлении оригинала) с отметкой органа пограничного контроля (пункта пропуска) о месте пересечения Государственной границы Российской Федерации.
Если поездки за пределы Российской Федерации воздушным транспортом осуществляются без посадки в ближайшем к месту пересечения Государственной границы Российской Федерации аэропорту, то для выплаты компенсации работник должен представить справку, выданную транспортной организацией, осуществлявшей перевозку, о стоимости перевозки по территории Российской Федерации, включенной в стоимость перевозочного документа (билета) (пункт 10 Правил).
Указанная в справке стоимость определяется транспортной организацией как процентная часть стоимости воздушной перевозки согласно перевозочному документу, соответствующая процентному отношению расстояния, рассчитанного по ортодромии маршрута полета воздушного судна в воздушном пространстве Российской Федерации (ортодромия по Российской Федерации), к общей ортодромии маршрута полета воздушного судна.
Чтобы получить компенсацию стоимости проезда к месту проведения отпуска и обратно, работник учреждения должен обратиться к своему работодателю с письменным заявлением, причем подать такое заявление следует не позднее чем за 2 недели до начала отпуска (пункт 11 Правил). В заявлении указываются:
На основании заявления работодатель должен выдать работнику необходимые суммы в порядке предварительной компенсации расходов.
Для окончательного расчета работник учреждения обязан в течение 3 рабочих дней с даты выхода из отпуска представить отчет об осуществленных расходах с приложением подлинников проездных и перевозочных документов (билетов, багажных квитанций, других транспортных документов), подтверждающих расходы работника учреждения и членов его семьи.
Если работник не воспользовался средствами, выплаченными ему учреждением в порядке предварительной компенсации расходов, в целях проезда к месту проведения отпуска и обратно, он обязан их вернуть работодателю (пункт 12 Правил).
В силу целевого характера данных выплат суммы компенсации «проездных» расходов не суммируются в случае, когда работник и члены его семьи своевременно не воспользовались правом на оплату стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно. По этой же причине в случае увольнения работника никакой компенсации неиспользованного права бесплатного проезда и провоза багажа к месту отпуска и обратно не производится.
В статье 325 ТК РФ закреплено, что размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих:
Обратите внимание! Статьей 325 ТК РФ предусмотрена компенсация расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно при условии предоставления работнику оплачиваемого ежегодного отпуска.
Если работник находится в отпуске по беременности и родам, в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет, в отпуске без сохранения заработной платы, в ежегодном оплачиваемом отпуске с последующим увольнением, то поездка к месту использования отдыха и обратно не компенсируется.
Если же нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления установлены дополнительные гарантии в части иных видов отпусков, то указанные работники в этом случае могут воспользоваться правом на компенсацию расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа. Данные выводы содержатся в пункте 6 Обзора Верховного Суда Российской Федерации практики рассмотрения судами дел, связанных с осуществлением гражданами трудовой деятельности в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, утвержденного Президиумом Верховного Суда Российской Федерации 26.02.2014.
Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс