заявление на возмещение командировочных расходов образец
Приказ о возмещении расходов сотруднику
Приказ о возмещении расходов сотруднику — это официальное распоряжение директора. На основании документа работнику возмещаются все финансовые средства, которые были потрачены им из собственного кармана на нужды компании в период нахождения в командировке или в других обстоятельствах.
Что должно быть отображено
В шапке документа должно содержаться следующее:
В самом тексте должна быть указана следующая информация:
Гарантии для кадров организации
В статье 167 ТК РФ прописаны немаловажные моменты, на которые стоит обратить внимание, когда составляется приказ. Если компания решила отправить своего работника в командировку, то за ним в обязательном порядке сохраняются должность и среднемесячная оплата труда, кроме того, организация должна компенсировать все затраты.
Из вышесказанного следует, что для кадров организации (которые были отправлены в служебную командировку) установлены следующие гарантии:
Какие расходы должна компенсировать организация
Опираясь на статью 168 ТК РФ, организация, решившая отправить кого-либо из своего рабочего персонала в командировку, должна в обязательном порядке компенсировать:
Обратите внимание! Приказ о возмещение расходов должен оформляться только после того, как сотрудник приехал из командировки.
Сколько лет хранится документ в архиве
В архиве любой организации приказы хранятся:
В первом случае хранятся те приказы, в которых сотрудники были отправлены директором в международные командировки и командировки по РФ, срок которых составляет не более 10 дней. А что касается второго случая, то столько времени хранятся такие приказы о возмещении расходов, в которых было указано, что сотрудник отправляется:
Требования, которые необходимо соблюдать при заполнении документа
Во время составления приказа специалист должен соблюдать следующие требования:
Ошибки, которые допускаются во время заполнения документа
Чаще всего, заполняя приказ, специалист может допустить такие ошибки:
Как исправить допущенные ошибки
Если в документе была обнаружена ошибка, то необходимо выполнить следующее:
Заключение
Итак, если сотрудник потратил свои денежные средства на нужды организации во время служебной командировки, то компания обязана возместить ему все. Для этого необходимо правильно и грамотно составить приказ. В нем фиксируется максимальная денежная сумма, которую работник потратил из своего кармана на нужды компании. Но перед тем как издать приказ, работник в течение двух недель должен подать заявление о возмещении расходов вместе с подтверждающими документами.
Возмещаем сотруднику командировочные расходы
Понесенные расходы нужно возместить
Командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).
Понятно, что работник, направленный в командировку понесет определенные расходы. В соответствии с трудовым законодательством такие затраты работнику должны быть компенсированы. В частности, нужно возместить (ст. 168 ТК РФ):
Организации коммерческого сектора устанавливают порядок самостоятельно
Конкретный порядок возмещения расходов, в том числе, размер компенсации организации могут устанавливать самостоятельно.
Размер возмещения понесенных расходов может быть установлен организацией в зависимости от статуса командированного сотрудника. Совершенно не обязательно устанавливать единые для всех лимиты расходования денежных средств в служебных командировках. Так, для руководства компании может быть установлен повышенный размер компенсации командировочных расходов, а для рядовых сотрудников лимиты расходования денег в командировке могут быть более скромным (письмо Минтруда России от 14.02.2013 № 14-2-291).
Если сотрудником компании во время командировки допущен перерасход и израсходованы личные средства, можно написать заявление на возмещение понесенных расходов, приложив к нему подтверждающие документы (подробнее об этом см., «Сверхнормативные расходы возмещаем по заявлению (образец 2017)»).
Бюджетные организации руководствуются установленными правилами
Что касается организаций, финансируемых из бюджета, то порядок возмещения расходов, в частности, затрат на оплату проживания в командировке, устанавливается специальными нормативно-правовыми актами.
Для федеральных органов государственной власти, внебюджетных фондов и федеральных учреждений порядок возмещения расходов на командировки устанавливается Правительством РФ. Для региональных органов государственной власти и учреждений порядок устанавливается органами исполнительной власти субъектов РФ. Для органов местного самоуправления и муниципальных учреждений – местными органами исполнительной власти (ч.2, 3 ст. 168 ТК РФ, постановление Правительства РФ от 02.10.2002 №729).
Причем бюджетные учреждения могут увеличивать эти суммы за счет экономии бюджетных средств, а также денег, полученных от предпринимательской деятельности (п. 1, п. 3 постановления Правительства РФ от 02.10.2002 №729, письмо Минтруда России от 14.02.2013 №14-2-291).
Поездки исполнителей по ГПД командировками не являются
Направить в командировку можно только сотрудника, с которым заключен трудовой договор. Дело в том, что трудовое законодательство не распространяется на лиц, с которыми у компании заключены гражданско-правовые договоры (ст. 11 ТК РФ). Значит, и командировками в понимании Трудового кодекса служебные поездки исполнителей по договорам гражданско-правового характера не являются (подробнее об этом см., «Служебная поездка внештатного сотрудника командировкой не является»).
Образец заявления на возмещение командировочных расходов
Порядок компенсации расходов по заявлению работника
В соответствии со ст. 168 ТК РФ работник имеет право на возмещение затрат на командировочные расходы. Суммы, которые он потратил в поездке из своих личных средств, не будут относиться к подотчетным. Для их возмещения сотруднику необходимо подать ходатайство с просьбой компенсировать фактические издержки.
Составленное и подкрепленное документально заявление визирует генеральный директор с указанием суммы и срока возмещения. После этого бухгалтерия обрабатывает документ и выдает средства работнику.
Об оплате однодневных поездок прочитайте в материале «Как оплачивается командировка на один день?».
Максимальных сроков выплат по подобному документу нет.
Затраты должны быть подтверждены документально. При выполнении этого условия они признаются при УСН после оплаты (ст. 346.17 НК РФ), а при ОСНО — на дату утверждения заявления (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Заявление составляется на имя генерального директора компании с указанием следующих сведений и реквизитов:
Нелишним будет также сослаться на локальные нормативные акты (приказы, распоряжения, должностные инструкции и пр.), в которых указана максимальная сумма суточных расходов, компенсируемых для данной категории работников.
Рассчитывайте командировочные расходы правильно, ознакомившись с нашим материалом «Как оплачивается командировка в выходной день (нюансы)?».
Для вашего удобства приведем здесь образец заявления на командировочные расходы. Скачать его можно ниже по ссылке:
Итоги
Трудовое законодательство позволяет работнику требовать от компании возмещения обоснованных издержек, осуществленных за время служебной поездки. Правильно составленное заявление позволит учесть эти суммы в составе расходной части по УСН и налогу на прибыль.
Служебная записка на командировку: зачем нужна и как ее составить
Для оформления командировки руководителю достаточно выпустить приказ и ознакомить с ним работника. А сотрудник после возвращения составляет и передает в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими документами. Кроме того, внутренним документооборотом могут быть предусмотрены и другие документы — заявления, распоряжения и т.д. Но в некоторых случаях работодателю понадобится один особый — служебная записка. О ней и расскажем сегодня. Также вы сможете скачать готовый образец.
Зачем нужна служебная записка
Какие обычно в командировке возникают расходы:
Кроме того, могут быть расходы на материалы, страховку, оплату пошлин и т.д. Но основных затрат всего три.
Представим себе, что работник должен был поехать в командировку поездом, прожить в гостинице четыре дня и вернуться. Но в итоге обстоятельства сложились так, что он отправился в поездку на личном автомобиле; вместо гостиницы, на которую рассчитывали изначально, ему пришлось снять посуточно квартиру по договору, а в командировке он пробыл меньше времени, чем планировалось.
В итоге то, что указано в приказе, и фактические условия командировки отличаются. К тому же, даже если в приказе было указано, что сотрудник направляется в поездку на своем авто, бухгалтер может не знать подробностей — какой это автомобиль, например.
Конечно руководитель может издать еще один приказ, которым утвердит новые сроки и способ проезда, но для этого может использоваться и служебная записка. Работнику достаточно изложить в ней обстоятельства, приложить документы, а руководителю завизировать расходы.
В п. 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» устанавливается, что:
Работодатель, в Положении о командировках или ином внутреннем нормативном акте, может предусмотреть и иные сведения, которые необходимо включить в записку (это не противоречит закону, ведь ни утвержденной формы служебной записки, ни жестких требований по ее заполнению нет). Это могут быть: данные об автомобиле, объяснения (например, почему сотрудник вместо гостиницы арендовал квартиру или задержался в дороге), информация об итогах командировки (ранее для этого использовался отчет о командировке, но он не является обязательным документом и его вполне можно объединить с запиской).
Благодаря служебной записке бухгалтер сможет точно определить, за какое количество дней нужно выплатить работнику суточные, узнать, на каком именно транспорте он ездил, где проживал, есть ли подтверждающие документы для этих расходов и почему сведения отличаются от указанных в приказе (если такие отличия есть).
Служебную записку следует составлять на имя непосредственного начальника или того, кто направлял сотрудника в командировку и санкционировал расходы. Именно после того, как ответственное лицо (лица) завизирует расходы, записка должна попасть к бухгалтеру, чтобы он принял ее к учету.
Какие документы приложить к служебной записке
А вот остальные документы зависят от того, на каком именно транспорте работник передвигался.
Т.к. автомобиль или в собственности, или в аренде у организации, то есть договоры, карточки учета и т.п. Поэтому документы на само авто не понадобятся. Зато нужны документы по расходам на топливо — чеки.
Если сотрудник покупал топливо по корпоративной карте, то следует указать это в служебной записке. Подтверждающим документом об оплате будет выписка со счета.
Как правило, для того, чтобы такие расходы понести, работник должен предварительно согласовать с работодателем аренду (каршеринг), особенно, если изначально предполагался другой вариант поездки.
Планы на командировку могли измениться:
Если использование авто было внеплановым, сотруднику стоит дать пояснения — с чем связан выбор транспорта. Также необходимо предъявить такие документы как — договор аренды, чеки, акт приемки-передачи авто, акт оказания услуг (при аренде необязателен).
Если авто арендовано у физического лица вместо чека можно предъявить выписку со счета карты, подтверждающую перевод денег, расписку в получении наличных или чек из приложения «Мой налог», если физлицо является самозанятым.
Оплата таких расходов может происходить несколькими способами. Если это авто организация брала в аренду у сотрудника на время командировки, то нужно смотреть условия договора аренды:
По датам чеков можно косвенно определить сроки командировки и места, где побывал сотрудник. Если, например, он был командирован в Москву из Санкт-Петербурга, а чек на бензин у него из Тулы, то маршрут явно не совпадает и нужно запросить дополнительные объяснения или снять данные расходы из авансового отчета.
Главное — в служебной записке нужно отразить причины, по которым были понесены конкретные затраты. Примеры ситуаций, когда это может потребоваться:
Кстати, тоже можно сказать и о проезде в поезде или самолете, если сотруднику положена оплата за эконом, а он купил билеты в бизнес-класс, то должен объяснить свой выбор. Если это было пожеланием сотрудника — лететь классом получше, то ему могут компенсировать только часть стоимости билета, соответствующую эконом-классу (для этого работник может запросить у перевозчика справку о стоимости). Если же билетов эконом-класса не было, а полет нельзя было перенести, то руководитель может решить компенсировать полную стоимость билета.
Обратите внимание! В подпункте 12 пункта 1 статьи 264 НК указано, что принять в налоговом учете (по налогу на прибыль и аналогично для целей УСН) расходы на обслуживание в барах, ресторанах, в номере гостиницы нельзя (при условии, что такие услуги выделены в счете отдельно). Если же расходы включены в стоимость номера (например, по принципу all inclusive, «все включено») и отдельно не выделяются, то принять их в расходы можно.
Возместить сотруднику такие расходы и учесть их в бухгалтерском учете можно в любом случае, достаточно утверждения авансового отчета руководителем.
Т.е. сделана отметка принимающей стороной. В форме служебной записки можно заранее предусмотреть соответствующие графы. Или приложить такое подтверждение как отдельный документ (справку).
Документальное подтверждение изложенных в служебной записке обстоятельств — обязательно. Без подтверждения, все, что написано в документе — только ничем не подкрепленные слова работника.
Образец служебной записки
Форма служебной записки может быть заранее разработана организацией и включена в комплект документов, участвующих в документообороте.
Целесообразно сделать бланк приложением к Положению о командировках, с которым нужно знакомить работников под роспись. В этом случае они также должны будут ознакомиться с формой и требованиями по ее заполнению.
Читайте и другие статьи по теме командировок и авансовых отчетов из нашего блога:
Нюансы в оформлении командировочных
Процесс оформления командировочных подразумевает работу с несколькими документами. Заполнение некоторых из них имеет свои особенности. На что нужно обращать внимание?
Оформление работников в командировку начинается с Приказа о направлении работника в командировку. В нем указывается, на какой период работник отправляется в командировку, в какое место и с какими целями. Сопутствующим документом является служебное задание, в котором более подробно указываются цель командировки, этапы взаимодействия с контрагентами, клиентами, потенциальными покупателями или другими лицами.
После оформления приказа и служебного задания следует выплата авансовой суммы, предназначенной для расходования во время командировки. Аванс покрывает суточные расходы: проживание, питание и сопутствующие расходы (проезд до места).
Когда выплачивать аванс — до или после командировки?
Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).
Окончательные расчеты производятся по возвращении сотрудника из командировки, после составления им авансового отчета и перечисления всех расходов, которые были произведены. Если выданный до командировки аванс не покрывает эти расходы, то сотруднику выплачивается оставшаяся сумма. Но происходит это после утверждения авансового отчета директором организации или уполномоченным лицом, потому что зачастую бывают расходы, не обоснованные с точки зрения коммерческой деятельности. Предположим, в командировке сотрудник пообедал на крупную сумму в ресторане и приложил чек к авансовому отчету. Директор может посчитать эти расходы необоснованными, следовательно расходы в этом случае сотруднику не возместят.
Как выдавать командировочные — из кассы организации или перечислять на банковскую карту сотрудника?
В данном случае возможны оба варианта.
Если деньги выдаются из кассы, то делается отметка, что они выданы на командировочные расходы. Кроме того, к расходно-кассовому ордеру прикладывается заявление работника, в котором он просит выплатить ему денежные средства. Такое требование действует с 2012 года.
При перечислении командировочных на личную карту сотрудника в назначении платежа также указывается, что эти деньги на командировку или это суточные, в зависимости от того, как сформулирована в командировочном удостоверении цель командировки.
Заполнение командировочного удостоверения
Когда деньги получены, все документы оформлены, работнику выдается командировочное удостоверение, а затем в отделе кадров, бухгалтерии или у секретаря ему ставится штемпель о том, когда он выезжает в командировку (указывается дата), откуда выезжает, ставится подпись лица, подтверждающего выбытие сотрудника с места работы.
Дата, которой заполняются графы по убытию на обратной стороне командировочного удостоверения, считается датой, когда сотрудник командирован в место назначения. После прибытия на место командировки он ставит отметку о прибытии в бухгалтерии, у секретаря или другого лица, имеющего штемпель организации.
Бывает, что командированный сотрудник направляется в одно место, а ему для решения каких-то рабочих задач приходится отправляться в другие организации. В таких случаях на оборотной стороне командировочного удостоверения необходимо отражать все пункты, куда прибывает сотрудник и откуда он убывает, чтобы не возникло проблем в обосновании командировочных расходов.
Финальный этап заполнения оборотной стороны наступает, когда сотрудник возвращается в свою организацию. Отметку о прибытии в организацию он ставит в отделе кадров, и на этом оборотная сторона командировочного удостоверения считается заполненной. В течение трех рабочих дней после возращения из командировки сотрудник должен отчитаться и представить авансовый отчет обо всех произведенных расходах.
Как заполнить авансовый отчет
Авансовый отчет — это документ, к которому подшиваются все первичные документы, подтверждающие расходы.
На титульном листе вписываются:
На оборотной стороне авансового отчета работник указывает:
После заполнения оборотной стороны авансовый отчет предоставляется в бухгалтерию. Бухгалтерская служба заполняет в нижней части авансового отчета корешок, в котором указываются следующие данные: кто предоставил авансовый отчет, номер авансового отчета, дату, кто принял авансовый отчет. Корешок отрывается и передается работнику в качестве подтверждения, что он этот авансовый отчет сдал.
На что следует обращать внимание в части расходов?
1. Транспорт
Следует учитывать тот факт, что расходы на проезд в городском транспорте (троллейбусе, автобусе, трамвае) включены в суточные, поэтому работодатель имеет право их не возместить. Законом это не предусмотрено. Проезд в метро возмещается при условии предоставления чека и билета.
Расходы на пригородные поезда и поезда дальнего следования работодатель обязан возмещать. Также возмещается проезд на маршрутке из одного муниципального образования в другое. При этом проезд на маршрутке внутри города не возмещается.
2. Найм жилья
До 2012 года действовали ограничения на стоимость жилья. В настоящее время законодательно найм жилья никак не ограничивается, все зависит от того, как работник договорится с работодателем. Если работодатель внутренними документами разрешает нанимать жилье в пятизвездочном отеле, то работник может это сделать. Стоимость всей суммы в этом случае будет включена в расход.
3. Представительские расходы
Во время командировки делегации могут возникнуть различные дополнительные расходы, например, связанные с затратами на рестораны и т д. В таких случаях вступает в силу ограничение в части представительских расходов (не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный/налоговый период). Если это ограничение не будет преодолено, то все расходы можно учитывать при расчете налогов (налога на прибыль или налога в связи с применением УСН).
Что делать, если расходы превысили допустимые нормы? В таких случаях работодатель может возместить работнику все расходы, несмотря на то, что норма превышена, но учесть их при расчете налогов он сможет только в той части, на которую распространяется закон, а остальную часть списать на убытки.
Выплата суточных
Размер суточных
В настоящее время закон позволяет выплачивать суточные, которые не облагаются налогом на доходы физических лиц, в пределах 700 руб. в сутки. Но если, например, в командировку едет директор, то можно предположить, что 700 руб. в сутки ему не хватит. Ему могут назначить большую сумму, при этом сумма, превышающая 700 руб., будет облагаться налогом на доходы физических лиц в размере 13%.
В случае с загранкомандировками размер суточных варьируется в зависимости от того, в какую страну направляется командировочное лицо. Это также нормируется законом.
Документы, утверждающие размер суточных
Величина суточных утверждается приказом директора, в котором можно прописать, каким категориям работников какая величина суточных устанавливается. Можно установить любой критерий (по отделам, должностям, фамилиям и т д.), который можно однозначно толковать и использовать при указании суточных в приказе.
Расчет командировочных
Суточные выплачиваются за все дни нахождения сотрудника в командировке. Расчет командировочных производится по календарным дням из расчета среднего заработка.
Пример
Размер оклада сотрудника составляет 20 000 руб., он направляется в командировку. Но в прошлом месяце сотруднику выдали годовую премию в размере 100 000 руб. При расчете оплаты командировочных дней будет учитываться эта премия, выплаченная в прошлом месяце. Она будет влиять на величину, которая ежедневно начисляется сотруднику. Если бы он работал этот месяц в организации и не направлялся в командировку, то получил бы 20 000 руб. Но поскольку он поехал в командировку, то сумма, которую он получит, будет рассчитываться следующим образом:
Ошибки в расчете суточных
Иногда бухгалтер неправильно начисляет сумму командировочных, и работник начинает выяснять, как ему рассчитали средний размер заработной платы. Бывает, что не учли какие-то выплаты или вообще не посчитали командировку по среднему заработку, а просто начислили оклад. Работник имеет право потребовать начисления заработной платы по среднему заработку, что существенно увеличит его выплаты в текущем месяце.
Бывают случаи, когда происходит и наоборот. Например, в прошлом месяце сотрудник перешел с одной должности на другую, и средняя заработная плата оказалась меньше, чем его оклад. В этом случае заработная плата за время нахождения в командировке будет меньше.
Оплата выходных и переработок в командировке
Бывает, что сотруднику приходится не просто работать в командировке в выходной день, но еще и перерабатывать. Этого требуют служебные обстоятельства. В данном случае работнику необходимо предоставить подтверждение того, что у него действительно была переработка. Подтверждение может быть оформлено непосредственно в той организации, в которой он работал. Например, факт переработок могут подтвердить в отделе кадров. При этом, помимо подтверждения, важно также иметь задание своего работодателя, прямо указывающее на то, что рабочий день в эти дни длился дольше на два часа. Если работодатель не давал прямого указания на это, то он имеет право не оплачивать работнику эту переработку. Возможны случаи, когда недобросовестный работник вступает в сговор с той организацией, в которую приехал, и ему там оформляют документы, не соответствующие действительности. Любые переработки инициируются работодателем, сам работник не может себе продлить рабочий день.
То же самое касается и работы в выходные дни. Если работник, находясь в командировке, выходит на работу в выходные дни, то это должно быть согласовано с работодателем, должен быть оформлен приказ, и тогда его работа в выходные будет оплачена.
Если работодатель дает поручение сотруднику выйти и отработать в выходной или праздничный день, то оплата производится в соответствии с Трудовым кодексом в двойном размере. Но так как оплата командированного сотрудника производится из расчета средней заработной платы, то возникает вопрос, как ему посчитать работу в выходной день: увеличить в два раза средний заработок или оклад?
Работа в выходные дни в командировке оплачивается по двойному тарифу, то есть рассчитывается не средний заработок, а берется тариф или оклад, делится на количество рабочих дней, полученная в результате сумма умножается на 2.
Пример
Павел Тимохин, эксперт компании Фингуру