заявление на выдачу командировочных расходов образец 2020
Как оформить заявление на командировочные расходы — образец заявки на выдачу аванса
Инициатором командировки всегда является работодатель. Исходя из значения термина (ст.166 ТК РФ), данный процесс необходим для разрешения рабочих моментов. В связи с этим, организация обязана обеспечить сотрудника всем необходимым, в том числе и денежными средствами (ст. 168 ТК РФ), для получения аванса на командировочные расходы работник пишет заявление.
Расходы на проезд до места командировки, найм жилья и суточные оплачиваются работодателем. Сумма выплат зависит от планируемых затрат и продолжительности командировки.
Нужно ли писать заявление на аванс на командировочные расходы?
Регламент ведения кассовых операций диктует обязательность написания заявления трудящимся на выдачу денег под отчет для выполнения задания руководства предприятия.
Со вступлением новых норм допускается выдача денег подрядчику, с которым подписан гражданский договор. Свою просьбу о выдаче наличности он также отражает в письменной форме.
Основное назначение заявления — подробное фиксирование целей и сроков выделения денежных средств.
Получив ходатайство, директор при одобрении ставит на бланке свою подпись для бухгалтерии, утверждая сроки командировки и сумму выдачи.
На основании просьбы трудящегося оформляется расходный кассовый ордер. Если на заявлении о выдаче аванса директор поставил свою подпись, то на расходном документе ее присутствие необязательно. Выплата сотруднику осуществляется на основании приказа, денежные средства перечисляются на расчетный счет или выдаются наличными.
Кто может подать заявку на оплату командировки?
При каждой выплате денежных средств на командировку следует оформлять заявление, данное правило распространяется также и на главу предприятия.
Во многих компаниях именно руководитель компании является подотчетным лицом и заявление все же оформляется. Более логичным является издание лишь приказа, но письменная просьба является обязательным условием выдачи средств для командировки.
В крупных корпорациях руководитель не пишет заявление сам себе, а, к примеру, адресатом является финансовый директор.
Аванс выдается сотруднику, направленному в командировку по приказу директора, при предъявлении удостоверения личности.
При наличии нотариальной доверенности выплата может осуществляться представителю работника.
Правильное оформление
Заявление составляется в свободном виде. Если на предприятии уже имеется готовый шаблон, то заполняется в соответствии с разработанным образцом.
На уровне законодательства нет особых требований к документу, обычно оно пишется на имя директора компании.
Информация содержащаяся в текстовой части бланка: срок выдачи наличности, дата и подпись заявителя, цели, на которые выдаются денежные средства.
Для принятия документа сотрудником бухгалтерии необходимо наличие следующих сведений:
Заявления, содержащие ошибки или опечатки, не принимаются к рассмотрению. На бланке должна присутствовать подпись бухгалтера, что доказывает его согласие на выдачу средств и свидетельствует о закрытии трудящимся отчетов по предыдущим поездкам.
Аванс на командировку допускается перечислять на расчетный счет сотрудника, в этом случае также необходимо взять с работника заявление (разъяснения Минфина от 25 августа 2014 г. № 03-11-11/42288).
В текстовой части прописываются все банковские реквизиты получателя. Данное заявление также является доказательством того, что перечисление на карту не является доходом (в назначении платежа указывается «подотчетные деньги»), не требуется удержание НДФЛ.
Частные предприниматели оформляют бланк в случае использования денег для хозяйственных нужд, для личного пользования документ не оформляется.
Постановление Правительства от 13.10.2008 г. №749 посвящено командировкам, пункт 10 предусматривает обязательную выдачу аванса на командировку. За собственные средства сотрудник не должен отправляться за пределы предприятия для выполнения задания директора. Конкретная сумма, выдаваемая трудящемуся, исходит из предварительной оценки расходов на проезд до места назначения, проживание в гостинице в населенном пункте, величины суточных, регламентированных локальным актом компании.
После поездки необходимо сдать авансовый отчет бухгалтеру, который осуществляет фактические расходы с заявленными. В итоге могут быть найдено нецелесообразное использование средств, на что работник не имел право (эти расходы не принимаются к учету сотрудником бухгалтерии).
Следует помнить, что наличие заявления при выдаче командировочных расходов требуется в обязательном порядке. При выдаче денежных средств без письменного обращения существует риск назначения штрафа по ст.15.1 КоАП в размере штрафа до 50 000 рублей.
Скачать образец
Полезное видео
Как написать заявление на выдачу аванса под отчет для командировочных расходов:
Деньги под отчет: пять главных правил и образцы заявления и приказа
Правила выдачи денег подотчет последний раз менялись 19.08.2017. Тогда же претерпели изменения некоторые кассовые операции. А последующие нововведения в проведении учета и налогообложения затронули порядок расчетов с подотчетниками.
Кто вправе получать деньги
Работодатель, по ч. 1 ст. 19 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», обязан организовать и вести внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной деятельности. Порядок контроля за выдачей денег подотчетным лицам определяет руководитель компании. Он издает приказ со списком лиц, обладающих правом на получение денежных средств из кассы организации.
Подотчетными являются лица, которым организация или ИП выдает деньги для выполнения поручений и которые обязаны предоставить отчет об их использовании. Ими выступают любые работники предприятия.
Как получить деньги
Для выдачи денег достаточно приказа или другого распорядительного документа компании от имени директора. Форма такого документа произвольная. Но в нем должны содержаться следующие реквизиты:
Заявление от работника
Приказ о подотчетных лицах
Какую сумму выдавать подотчет
Считается, что это ограничение превышать нельзя. Но есть и нюансы. Этот лимит на расходы установлен только для расчетов с другими организациями и ИП (см. п. 6 указаний ЦБ РФ № 3073-У). А на расчеты с физлицами, которыми выступают сотрудники предприятия, он не распространяется. Сюда входит заработная плата, социальные выплаты, личные нужды руководителя организации и выдача денежных средств подотчет. Учитывая это, выдача большей суммы не является нарушением кассовой дисциплины.
Необходим ли отчет за полученную сумму
Но это не значит, что оформлять авансовые отчеты по израсходованным суммам сотрудникам больше не нужно. Отчетные документы о потраченных деньгах работник в обязательном порядке передает в бухгалтерию.
Сроки отчета
Если срок возврата не установлен, сотрудник сдает отчет в тот же день, в который их получил. Указание на это имеется в письме ФНС от 24.01.2005 № 04-1-02/704.
А вот для командировочных расходов существуют особые условия авансового отчета. По п. 26 положения, утвержденного постановлением правительства РФ от 13.10.2008 № 749, сотрудник обязан отчитаться по ним в течение 3 рабочих дней со дня возвращения.
Что учесть в 2020 году
Оформляя документы по новым образцам для подотчета с 19 августа 2017 года, помните:
1. Если подотчетнику для приобретения товаров и услуг в интересах организации выдана доверенность и он предъявил ее продавцу, то продавец обязан отразить эти данные в выданном кассовом чеке.
2. Если продавец не в состоянии достоверно установить, что физическое лицо действует в интересах определенной организации, то выполнять это требование к оформлению чека он не обязан. В этом случае покупателем для продавца является само физлицо. И кассовый чек оформляется в обычном порядке.
Изменяем положение о ведении кассовых операций
Сотрудники вправе получать подотчетные средства наличными в кассе предприятия. Также допускается выдача компанией денег на банковскую карту, в том числе на зарплатную карту работника (см. указание № 3073-У, письмо Минфина России от 25.07.2014 № 03-11-11/42288). Чтобы это стало возможным, порядок расчета с подотчетными работниками следует зафиксировать в учетной политике компании.
Через кассу деньги выдаются в соответствии со следующими требованиями:
1. При оформлении кассовых документов бухгалтер обязан руководствоваться положениями указаний № 3210-У.
2. Деньги подотчетному лицу выдаются на основании приказа (или иного распорядительного документа) или по его письменному заявлению. Как указано в письме ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/2064, приказ подписывает директор, в нем указываются дата и регистрационный номер.
3. Срок, на который выданы подотчетные средства, устанавливается в распорядительном документе на их выдачу. Срок отчета (абз. 2 п. 6.3 указаний № 3210-У) составляет 3 дня. В течение этого времени подотчетник обязан отчитаться или вернуть деньги организации.
4. Выдача денег в подотчет из кассы оформляется расходным ордером. Возврат остатков подотчетных сумм — приходными ордерами. Деньги в подотчет вправе выдаваться и путем их перечисления на банковскую карту заявителя (письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288). Вернуть деньги подотчетнику разрешается путем перечисления средств на расчетный счет предприятия. Возможность безналичных подотчетных расчетов закрепляется в учетной политике.
5. Лимит сумм, которые выдаются в подотчет, не установлен. Предприятие вправе выдать подотчетному лицу деньги в любой сумме. Лимит расчетов (100 000 руб. по одному договору) необходимо учитывать только при расчете между предприятиями. В этом отношении изменения для подотчетных лиц не произошли.
6. Выдача денег в подотчет лицу, у которого имеется задолженность по подотчетным суммам, с 19.08.2017 не является нарушением закона.
7. Организации и ИП вправе выдавать деньги в подотчет не только тем работникам, которые трудятся на основе постоянного трудового договора, но и тем, кто состоит с предприятием в гражданско-правовых отношениях (письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-1-1-6/7859).
8. Выдача из кассы в подотчет оформляется проводкой Дт 71 Кт 50. При переводе денежных средств на карту — проводка Дт 71 Кт 51.
Главные правила
1. Под отчет выдается любая сумма.
2. С 19.08.2017 работнику, чтобы получить деньги подотчет, достаточно распоряжения руководителя компании. Заявление писать не обязательно.
3. Ранее до сдачи отчета за прошлую сумму работник не мог получить подотчетные, теперь ответ на вопрос: можно ли выдавать деньги в подотчет, если сотрудник не отчитался за предыдущий, — да, можно.
4. Подотчетные суммы разрешается переводить на банковские карты.
5. С 19.08.2017 обновлены локальные акты о расчетах с подотчетными лицами.
Ответственность
Последние изменения в заявлении на подотчет
Сегодня практически каждая компания сталкивается с необходимостью выдачи денежных средств (ДС) под авансовый отчет. Основной нормативный документ, регулирующий выдачу подотчетных сумм, – Указание ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У, а конкретно – п. 6.3 данного указания.
Если ранее заявление было обязательным элементом для выдачи подотчетных сумм, то с вступлением в силу 19.08.2017 указания ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У за фирмой закреплено право выдавать деньги под отчет на основании либо заявления работника, либо распорядительного документа руководителя.
ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 распорядительный документ можно составить на несколько выдач наличных денег одному или нескольким работникам. В этом случае нужно указать фамилию, сумму и срок, на который выдают деньги, по каждому работнику.
Выбранный порядок должен найти отражение в положении о расчетах с подотчетными лицами.
Разъяснения Центробанка о том, как оформить распорядительный документ на подотчет, см. в материале «Выдача денежных средств в подотчет — по какому документу?».
Полностью процедура выдачи и возврата подотчетных сумм отражена в системе КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ к К+ и переходите к рекомендациям экспертов.
Как выглядит заявление подотчетного лица о выдаче денег
Заявление составляется в произвольной форме и должно содержать следующие реквизиты (п. 6.3 указания 3210-У):
1 Сумму необходимых для покупки средств.
2 Срок, на который выдаются ДС.
3 Разрешающую визу руководителя и дату.
ВАЖНО! С 19.08.2017 допускается выдача средств подотчетному лицу, даже если оно не отчиталось по ранее полученным авансам (п. 1.3 указания № 4416-У).
Необходимость оформлять заявление при перечислении ДС на карту сотрудника или корпоративную карту компании законодательно не закреплена, поскольку указание № 3210-У регулирует только операции с денежной наличностью. Однако чиновники считают, что заявление работника все же необходимо (письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).
Однако многие бухгалтеры игнорируют нормы указаний ЦБ РФ и не требуют оформления ни заявлений подотчетными лицами, ни задокументированных распоряжений на выдачу подотчетных сумм от руководителя. Налоговики во время проверки могут посчитать такой подход нарушением и попытаться оштрафовать компанию на основании положений п. 1 ст. 15.1 КоАП «Нарушение порядка работы с денежной наличностью». Однако отдельный штраф именно за несоблюдение норм п. 6.3 указания № 3210-У не установлен. В связи с чем его можно будет оспорить в суде.
Положительная судебная практика уже имеется, например постановление 9-го Арбитражного апелляционного суда от 06.05.2013 № 09АП-11841/2013-АК. Кроме того, суды также принимали сторону налогоплательщиков и при иных нарушениях работы с наличностью, выявленных налоговиками в ходе проверки (постановление 9-го Арбитражного апелляционного суда от 13.05.2013 № 09АП-10884/2013).
Таким образом, выдача подотчетных сумм обязательно должна предваряться одним из документов: заявлением работника или приказом директора. Иначе возможны претензии проверяющих.
Образец заявления на получение денег в подотчет
Если в положении о расчетах с подотчетными лицами компания утвердила необходимость составления заявления на подотчет, то в целях экономии времени рекомендуем вам оформить соответствующий шаблон заявления — тогда сотрудникам останется вписать необходимые сведения и завизировать документ у руководителя.
Заполнить заявление может и сотрудник бухгалтерии, а после — подписать его у подотчетного лица. Кроме того, разрешающую визу вместо директора может проставить любой сотрудник, уполномоченный на это соответствующей доверенностью. Таким образом, процесс оформления заявлений предельно упростится.
Образец заявления на выдачу средств под отчет можно скачать на нашем сайте по ссылке ниже:
Проверьте, правильно ли вы отражаете в учете взаиморасчеты с подотчетными лицами, с помощью Готового решения от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Итоги
Действующее законодательство больше не содержит однозначное требование о необходимости оформления сотрудниками компании заявлений для получения денежных средств под авансовый отчет: выдачу денег можно оформлять и приказом руководителя. Однако если ваша компания определила в локальном нормативном акте, что подотчетные суммы выдаются по заявлению, то данный документ должен быть правильно оформлен и завизирован руководителем.
Образец заявления на возмещение командировочных расходов
Порядок компенсации расходов по заявлению работника
В соответствии со ст. 168 ТК РФ работник имеет право на возмещение затрат на командировочные расходы. Суммы, которые он потратил в поездке из своих личных средств, не будут относиться к подотчетным. Для их возмещения сотруднику необходимо подать ходатайство с просьбой компенсировать фактические издержки.
Составленное и подкрепленное документально заявление визирует генеральный директор с указанием суммы и срока возмещения. После этого бухгалтерия обрабатывает документ и выдает средства работнику.
Об оплате однодневных поездок прочитайте в материале «Как оплачивается командировка на один день?».
Максимальных сроков выплат по подобному документу нет.
Затраты должны быть подтверждены документально. При выполнении этого условия они признаются при УСН после оплаты (ст. 346.17 НК РФ), а при ОСНО — на дату утверждения заявления (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Заявление составляется на имя генерального директора компании с указанием следующих сведений и реквизитов:
Нелишним будет также сослаться на локальные нормативные акты (приказы, распоряжения, должностные инструкции и пр.), в которых указана максимальная сумма суточных расходов, компенсируемых для данной категории работников.
Рассчитывайте командировочные расходы правильно, ознакомившись с нашим материалом «Как оплачивается командировка в выходной день (нюансы)?».
Для вашего удобства приведем здесь образец заявления на командировочные расходы. Скачать его можно ниже по ссылке:
Итоги
Трудовое законодательство позволяет работнику требовать от компании возмещения обоснованных издержек, осуществленных за время служебной поездки. Правильно составленное заявление позволит учесть эти суммы в составе расходной части по УСН и налогу на прибыль.
Нюансы организации и оформления командировки
Общие понятия по командировкам
Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению руководителя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых происходит в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признают.
Срок командировки – продолжительность нахождения работника в командировке. Срок командировки определяет работодатель с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.
Днем выезда в командировку считают день отправления транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия транспортного средства к месту постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считают текущие сутки, а с 00.00 часов и позднее – последующие сутки.
Организация командировок
Разберем пошагово, как организовать направление работника в командировку.
Итак, на первом этапе инициатор готовит служебную записку или обоснование командировки с указанием:
В обосновании должен быть указан перечень предполагаемых расходов работника – затраты по найму жилого помещения, расходы на проезд к месту командировки и обратно, дополнительные транспортные расходы на ГСМ и т. д.
На втором этапе с учетом обоснования руководитель компании принимает решение о командировании работника, руководствуясь следующими принципами:
Примеры цели командировки в случае выезда за рубеж могут быть такие:
Оформление документов на командировку
После согласовательной части идет документальное оформление командировки.
Так, на третьем шаге выпускают приказ о направлении работника в командировку. Его готовит обычно кадровая служба на основании положительного решения директора компании.
После подписания приказа и ознакомления с ним командируемого работника на четвертом этапе заказывают билеты и гостиницу.
Почему важно оформлять проездные документы только после издания приказа? Потому что в любой момент планы руководства могут измениться и командировка не состоится. В этом случае ваши расходы на проезд и найм жилья будут признаны необоснованными.
Работник может самостоятельно заняться оформлением проездных и гостиницы. Однако для упорядочивания расходов желательно заказ билетов и проживания доверить отдельному сотруднику, который будет оформлять данные расходы в соответствии с установленными нормами. В этом случае нужно сделать предварительный расчет для начисления командировочных.
Пример бланка расчета на сумму командировочных вы можете бесплатно скачать с нашего сайта здесь:
Оплата командировки
И последний шаг перед тем как направить работника в командировку – выдача командировочных под отчет.
Деньги могут быть выданы наличными из кассы или перечислены на банковскую карту работника, т. к. сейчас многие компании отказались от ведения кассы и все расходы оплачивают по безналу.
Одобренный предварительный расчет на командировку будет приложен к расходному кассовому ордеру или к платежному поручению на перечисление и будет оправдательным документом.
При согласовании предварительного расчета бухгалтерия делает отметку, если у работника есть задолженность по ранее полученным авансам. Как правило, при наличии задолженности по прошедшей командировке новые суммы аванса не выдают. В исключительных случаях аванс выдают за минусом задолженности.
Суммы неподтвержденных (излишне перечисленных) командировочных расходов удерживают из заработной платы работника на основании заявления.
Если работник не успел получить перед командировкой под отчет денежные средства – в случае срочного выезда в связи с производственной необходимостью – возмещение расходов производят после его возвращения из служебной командировки (при наличии подтверждающих документов).
Оформление отчетов по результатам командировок за пределы РФ
Зарубежные командировки всегда привлекают внимание проверяющих органов. Поэтому лучше заранее к ним подготовиться и оформить отчет о командировке на имя руководителя.
С формой такого отчета вы можете ознакомиться здесь:
Документы, подтверждающие затраты работника по командировке за пределы РФ, принимают с построчным переводом на русский язык.
Авансовый отчет
По возвращении из командировки работник обязан передать в бухгалтерию авансовый отчет с приложением следующих оправдательных документов:
Прочие расходы на командировку
Кроме основных расходов в период командировки у работника могут быть и прочие расходы. Для того, чтобы бухгалтерия смогла их возместить и принять к учету, работник должен предоставить подтверждающие документы:
• за пользование постелью;
• уплата страховых сборов (вкл. страховой сбор по обязательному и добровольному личному страхованию пассажиров на транспорте);
• оплата регистрационных взносов;
• оплата услуг по оформлению проездных документов;
• возврат билетов, штрафы (при наличии приказа об отмене/изменении/сокращении/продлении командировки);
• счета гостиниц по оказанию дополнительных услуг (страховка, пользование холодильником).
Также у работника могут быть расходы на оплату багажа – при перевозке документов, запчастей и иного оборудования, если данная задача предусмотрена приказом на командировку. Их возмещают командированному работнику в полном объеме на основании подтверждающих документов.
Подводим итоги
Организация командировки проходит в несколько этапов.
Подтверждающие документы оформляют как до служебной поездки (приказ, предварительный расчет, документы на выдачу денежных средств и оплату расходов), так и после (отчет о командировке, авансовый отчет, документация, подтверждающая дополнительные компенсируемые работнику расходы).